Vorwort

Ich freue mich, den diesjährigen Bericht „Putting it Right?“ vorzulegen, in dem untersucht wird, wie die Organe der EU den in meinen Untersuchungen unterbreiteten Vorschlägen nachgekommen sind. Die EU-Organe reagieren bei der überwiegenden Mehrheit der Untersuchungen gut, und bei den 2017 abgeschlossenen Fällen lag die Befolgungsquote insgesamt bei 81 %. Dies ist ein gutes Ergebnis, aber die Institutionen müssen mehr tun, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern, insbesondere wenn ich eine Empfehlung zur Behebung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit ausspreche.

Die Institutionen haben auf 80 der 99 Vorschläge, die ich zur Korrektur oder Verbesserung ihrer Verwaltungspraxis gemacht habe, positiv reagiert. Es gab 148 andere Fälle, in denen ich der Ansicht war, dass die Organe Schritte unternommen hatten, um ihre Arbeitsweise zu verbessern. Acht der 14 Institutionen wiesen eine Compliance-Rate von 100 % auf, während die Europäische Kommission - auf die die meisten Fälle entfallen - eine Compliance-Rate von 76 % aufwies.

Die Bürgerinnen und Bürger erwarten von der EU-Verwaltung, dass sie die Dinge in Ordnung bringt, wenn sie schief geht, und dass sie die Dinge für die Zukunft verbessert. Das ist es, was ein Ombudsmann erreichen will. Ich werde die Umsetzung meiner Vorschläge und Empfehlungen weiterhin überwachen, damit die Bürgerinnen und Bürger darauf vertrauen können, dass ihre Beschwerden angegangen und ihnen zugehört werden.

Ich ermutige die EU-Verwaltung, weiter darauf hinzuarbeiten, ihre Interaktion mit der Öffentlichkeit zu verbessern. Ich freue mich darauf, Beispiele für die gute Arbeit zu erfahren, die die Organe und Einrichtungen im Rahmen unseres bevorstehenden „Good Administration Award“ leisten, dessen zweite Ausgabe wir kürzlich ins Leben gerufen haben.

Emily O'Reilly

Dezember 2018

Bericht

1. Einleitung

Dieser Bericht gibt Aufschluss darüber, wie die EU-Organe ^[1] auf Vorschläge der Bürgerbeauftragten in 2017 abgeschlossenen Fällen reagiert haben. Diese Vorschläge kommen in Form von Lösungen, Empfehlungen und Anregungen.

In Abschnitt 3 über die Auswirkungen der Arbeit des Bürgerbeauftragten werden die Lösungen, Empfehlungen und Vorschläge des Bürgerbeauftragten erläutert. Die neuen Durchführungsbestimmungen ^[2] (im Folgenden „UZ“), die am 1. September 2016 in Kraft traten, haben die von uns verwendeten Begriffe ^{in gewissem Maße beeinflusst [3].} Alle in diesem Bericht behandelten Untersuchungen wurden nach Inkrafttreten der neuen UZ abgeschlossen.

In Abschnitt 3 werden auch die Auswirkungen der Arbeit des Bürgerbeauftragten in anderen Fällen beschrieben, in denen die Beschwerde von der Institution beigelegt wurde oder der Bürgerbeauftragte beschloss, eine strategische Initiative zu starten ^[4].

Es gibt auch Zusammenfassungen von Fällen, die eine „besondere Erwähnung“ als führende Beispiele in jeder Kategorie rechtfertigen.

2. Befugnisse und Verfahren des Bürgerbeauftragten

Der Bürgerbeauftragte hilft Einzelpersonen, Unternehmen und Verbänden, die ein Problem mit einer EU-Institution haben ^[5]. Gleichzeitig dient der Bürgerbeauftragte dem öffentlichen Interesse, indem er die Institutionen dabei unterstützt, die Qualität der von ihnen erbrachten Dienstleistungen zu verbessern. Neben der Untersuchung von Beschwerden kann der Bürgerbeauftragte auch auf eigene Initiative Untersuchungen einleiten.

Die Organe sind verpflichtet, dem Bürgerbeauftragten die für die Durchführung einer Untersuchung erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Der Bürgerbeauftragte kann alle Akten einer Institution einsehen und Zeugenaussagen von Bediensteten entgegennehmen. Diese Befugnisse sind im Statut des Bürgerbeauftragten ^[6] (im Folgenden „Statut“) festgelegt. Wenn dies in einem Fall erforderlich oder angemessen ist, kann der Bürgerbeauftragte das Organ auffordern, seinen Standpunkt zu überarbeiten, Rechtsbehelfe einzulegen oder allgemeine Änderungen für die Zukunft vorzunehmen. Wenn das Organ auf eine Feststellung von Missständen in der Verwaltungstätigkeit in unbefriedigender Weise antwortet, kann der Bürgerbeauftragte die politische Aufmerksamkeit auf einen Fall lenken, indem er dem Europäischen Parlament einen Sonderbericht vorlegt.

3. Auswirkungen der Arbeit des Bürgerbeauftragten

a. Lösungen

Ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass eine Beschwerde schnell gelöst werden kann, kann er dem betreffenden Organ auf der Grundlage von Artikel 3 Absatz 5 des Statuts ^{einen Lösungsvorschlag unterbreiten [7].} Die neuen IPs haben es einfacher und schneller gemacht, Lösungen zu finden, die Missstände in der Verwaltung beheben.

b. Empfehlungen

Empfehlungen können immer dann ausgesprochen werden, wenn der Bürgerbeauftragte Missstände in der Verwaltungstätigkeit feststellt. Die an die Organe gerichteten Empfehlungen werden gleichzeitig auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht.

Wird die Empfehlung von der Institution abgelehnt, schließt die Bürgerbeauftragte den Fall ab, indem sie ihre Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit bestätigt. Der Bürgerbeauftragte kann dem Europäischen Parlament einen Sonderbericht über alle Untersuchungen vorlegen, die mit der Feststellung von Missständen in der Verwaltungstätigkeit abgeschlossen werden, die nach Auffassung des Bürgerbeauftragten von erheblichem öffentlichem Interesse sind. Wird die Empfehlung angenommen, schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit diesem Hinweis ab.

c. Anregungen

Verbesserungsvorschläge zielen darauf ab, eine systemische Verbesserung der EU-Verwaltung zu gewährleisten. Sie werden entweder in der Entscheidung, mit der der Fall abgeschlossen wird, oder in einem früheren Stadium der Untersuchung getroffen.

d. Beigelegte Fälle

Der Bürgerbeauftragte kann eine Untersuchung zu einem frühen Zeitpunkt abschließen, ohne eine Lösung vorzuschlagen, wenn das Organ den Fall spontan beilegt, nachdem es darüber informiert wurde.

e. Strategische Initiativen

Der Bürgerbeauftragte kann sich dafür entscheiden, strategisch wichtige Themen zu verfolgen, ohne eine Untersuchung einzuleiten, indem er eine sogenannte „strategische Initiative“^{eröffnet [8].} Ziel dieser Initiativen ist es, mit den Institutionen Vorschläge zu wichtigen Themen auszutauschen, auf Angelegenheiten von öffentlichem Interesse aufmerksam zu machen oder mehr über ein bestimmtes Thema zu erfahren, bevor entschieden wird, ob eine Untersuchung eingeleitet werden muss. Im Jahr 2017 eröffnete die Bürgerbeauftragte acht strategische Initiativen und schloss sechs ab.

4. Reaktion der Organe auf den Bürgerbeauftragten in 2017 abgeschlossenen Fällen

a. Erreichte oder teilweise erreichte Lösungen

Die EU-Organe haben in 2017 abgeschlossenen Fällen insgesamt 20 Lösungsvorschläge angenommen ^[9]. Zwei Lösungsvorschläge wurden von der Kommission abgelehnt ^[10].

Tabelle 1 - Von Instituten erzielte oder teilweise erzielte Lösungen

Institution	Lösungen (teilweise) erreicht
Europäische Kommission	9
Europäischer Auswärtiger Dienst	1
Europäische Investitionsbank	2
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)	1
Europäische Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex)	4
Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit	1
Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur	2
Insgesamt	20

 

Fall 1616/2016/MDC: Wie die Europäische Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) mit ihrem Einsatz in Bulgarien mit einem Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Berichten über „schwere Vorfälle“ umgegangen ist

Ein Journalist, der von Frontex „Operations“ in Bulgarien Zugang zu „Serious Incident Reports“ (SIRs) ^[11] beantragt und erhalten hatte, war der Ansicht, dass Frontex nicht alle SIR aus dem Zeitraum identifiziert habe, der unter seinen Antrag falle. Er beschwerte sich beim Bürgerbeauftragten, dass i) Frontex durchweg nicht alle SIR über Operationen in Bulgarien ermittelt habe; und ii) bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit werden SIR von Frontex in einer Weise geschwärzt, die nicht mit den EU-Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Einklang steht ^[12].

Im Anschluss an ihre Untersuchung schlug die Bürgerbeauftragte Frontex vor, i) zusätzliche SIR offenlegen, die während der Inspektion des Bürgerbeauftragten ermittelt wurden; ii) so bald wie möglich Instrumente zu entwickeln, um die Identifizierung von Dokumenten in seinem Aufzeichnungssystem zu erleichtern; iii) sich verpflichten, besser zu erklären, warum Dokumente geschwärzt werden oder nicht offengelegt werden; und iv) die Schwärzungen, die sie bei einigen der vom Beschwerdeführer beantragten SIR vorgenommen hat, im Hinblick auf die Gewährung eines weiteren teilweisen Zugangs zu ihnen neu zu bewerten.

Frontex nahm die Lösungsvorschläge an und ergriff Maßnahmen zu ihrer Umsetzung. Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass eine Lösung gefunden wurde, und schloss die Untersuchung ab.

b. Angenommene oder teilweise angenommene Empfehlungen

Die EU-Organe haben in 2017 abgeschlossenen Fällen insgesamt 11 Empfehlungen angenommen oder teilweise akzeptiert ^[13].

Fünf Empfehlungen wurden von der Kommission abgelehnt, eine vom Europäischen Auswärtigen Dienst, eine von der EIB und eine vom Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF). Diese Fälle wurden mit Feststellungen zu Missständen in der Verwaltungstätigkeit abgeschlossen.

Tabelle 2 - Vom Organ akzeptierte oder teilweise akzeptierte Empfehlungen

Institution	Empfehlungen (teilweise) akzeptiert
Europäische Kommission	7
Europäische Zentralbank (EZB)	1
Europäischer Auswärtiger Dienst	1
Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss	2
Insgesamt	11

 

Sache OI/6/2014/NF: Zusammensetzung und Transparenz der Expertengruppen der Europäischen Kommission

Diese strategische Untersuchung befasste sich mit den Gruppen, die von der Kommission eingesetzt wurden, um externe Sachverständige in bestimmten Politikbereichen zu beraten. Der Bürgerbeauftragte führte eine öffentliche Konsultation durch und unterbreitete der Kommission eine Reihe von Vorschlägen, wie Gewährleistung einer ausgewogenen Zusammensetzung der Sachverständigengruppen, einschließlich der Frage, wie die Verfahren für die Auswahl ihrer Mitglieder verbessert werden können; Verbesserung der Vereinbarkeit und der Synergien mit dem Transparenzregister ^[14]; Stärkung der Interessenkonfliktpolitik für einzelne Sachverständige, die in persönlicher Eigenschaft ernannt werden; und die im öffentlichen Register der Sachverständigengruppen verfügbaren Informationen zu verbessern. Der Bürgerbeauftragte

Ferner richtete sie zwei spezifische Empfehlungen an die Kommission, um die Transparenz der Arbeit der Sachverständigengruppen zu verbessern: dass die Protokolle der Sitzungen der Sachverständigengruppen aussagekräftig und detailliert sind und dass die Beratungen der Gruppen standardmäßig nicht vertraulich sind.

Im Laufe der Untersuchung reformierte die Kommission ihr Expertengruppensystem weitgehend im Einklang mit den Vorschlägen des Bürgerbeauftragten und überarbeitete die geltenden Vorschriften ^[15]. Insbesondere machte die Kommission das Auswahlverfahren für Mitglieder von Expertengruppen transparenter, führte eine neue Strategie für Interessenkonflikte für einzelne Experten ein und führte die Anforderung ein, dass Organisationen und selbstständige Einzelpersonen im Transparenzregister registriert werden müssen, um in Expertengruppen ernannt zu werden.

Die Kommission hat auch die Transparenz der Arbeit der Expertengruppen verbessert. Sitzungsprotokolle müssen nun „sinnvoll und vollständig“ sein, und Expertengruppen können beschließen, öffentlich darüber zu beraten. Die Bürgerbeauftragte betrachtete dies als gute Fortschritte, wird jedoch überwachen, wie die Kommission die Transparenz der Arbeit ihrer Expertengruppen weiter verbessert.

Sache 454/2014/PMC: Die Praxis des Europäischen Auswärtigen Dienstes (EAD), unbezahlte Praktika in EU-Delegationen anzubieten

Der Bürgerbeauftragte untersuchte die Praxis des EAD, nur unbezahlte Praktika in EU-Delegationen anzubieten, nachdem ein ehemaliger Praktikant eine Beschwerde eingereicht hatte, in der er argumentierte, dass dadurch junge Menschen aus weniger wohlhabenden Verhältnissen diskriminiert würden.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass unbezahlte Praktika zu einer diskriminierenden Situation führen können, da Personen aus weniger privilegierten Verhältnissen eher die finanziellen Mittel für solche Praktika fehlen. Sie stellte fest, dass die Praxis des EAD einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstelle, und empfahl dem EAD daher, allen Praktikanten, einschließlich derjenigen in den EU-Delegationen, eine angemessene Vergütung zu zahlen.

Der EAD akzeptierte die Empfehlung und führte nach Zustimmung der „Haushaltsbehörden“ neue Vorschriften ein, um sicherzustellen, dass diese Praktika nun bezahlt werden ^[16]. 

Fall 1688/2015/JAP: Die Entscheidung der Europäischen Kommission, Mittel von einem Teilnehmer an einem EU-Projekt zu älteren Menschen und IKT zurückzufordern

Der Beschwerdeführer ist eine in Belgien ansässige gemeinnützige Organisation, die an einem EU-finanzierten Projekt teilnahm, das darauf abzielte, die Probleme älterer Menschen mithilfe von IKT-Lösungen anzugehen. Eine Finanzprüfung ergab, dass das vom Beschwerdeführer zur Erfassung der Arbeitszeit verwendete System unzuverlässig war. Infolgedessen bemühte sich die Kommission, mehr als 85 000 EUR vom Beschwerdeführer zurückzufordern.

Während der Untersuchung stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Prüfer auch anerkannt hatten, dass die Arbeit des Beschwerdeführers an zwei spezifischen „Lieferungen“ legitim war, ebenso wie die damit verbundene Arbeitszeit. Sie hielt dies für ungerecht und

unverhältnismäßig, dass die Kommission wegen der allgemeinen Mängel des Zeiterfassungssystems alle Mittel zurückfordern wollte. Die Bürgerbeauftragte stellte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission fest und empfahl ihr, ihre Entscheidung zu überarbeiten und den Betrag, den sie einziehen wollte, entsprechend zu kürzen.

Die Kommission akzeptierte die Empfehlung der Bürgerbeauftragten uneingeschränkt und stimmte zu, den wiedereinzuziehenden Betrag um fast 37 000 EUR zu kürzen.

Das folgende Beispiel betrifft einen Fall, in dem die Empfehlungen der Bürgerbeauftragten nicht akzeptiert wurden und die Bürgerbeauftragte den Fall abgeschlossen hat, um ihre Feststellungen zu Missständen in der Verwaltungstätigkeit zu bestätigen.

Sache 682/2014/JF: Die Anforderung der Europäischen Kommission, dass Personen, die Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten beantragen, ihre Postanschrift angeben müssen

In diesem Fall ging es um die Weigerung der Kommission, einen Antrag einer Nichtregierungsorganisation auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu registrieren, da sie keine Postanschrift angegeben hatte. Die Bürgerbeauftragte stimmte zwar zu, dass die EU-Organe geeignete und verhältnismäßige Maßnahmen ergreifen müssen, um die Identität der Personen zu überprüfen, die Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten beantragen, war jedoch der Ansicht, dass sie auch einen möglichst breiten und einfachen Zugang gewährleisten sollten.

Der Bürgerbeauftragte gab diesbezüglich Empfehlungen ab. Insbesondere forderte sie die Kommission auf, sich zu registrieren und den Antrag des Beschwerdeführers unverzüglich zu bearbeiten und von denjenigen, die Zugang zu Dokumenten beantragen, keine Postanschrift mehr zu verlangen, wenn sie eine geeignete alternative Kontaktform (z. B. eine E-Mail-Adresse) zur Verfügung stellten. Da die Kommission die Empfehlungen ablehnte, schloss der Bürgerbeauftragte den Fall mit zwei Feststellungen zu Missständen in der Verwaltungstätigkeit ab.

Im Rahmen dieser Untersuchung unterbreitete der Bürgerbeauftragte der Kommission auch Vorschläge zur Modernisierung des Umgangs mit Anträgen auf Zugang zu Dokumenten. Einer der Vorschläge war, dass die Kommission alternative Online-Systeme oder elektronische Kommunikationsmittel in Betracht ziehen sollte. Nach Abschluss der Untersuchung teilte die Kommission dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie die Möglichkeit der Einrichtung eines neuen elektronischen Notifizierungssystems für den Zugang zu Dokumentenanträgen prüfe.

c. Folgemaßnahmen zu Verbesserungsvorschlägen

Insgesamt wurden 58 Vorschläge in 26 Fällen unterbreitet, die 2017 abgeschlossen wurden [17]. Viele dieser Vorschläge wurden in Initiativuntersuchungen unterbreitet. Die Weiterverfolgung der Vorschläge war in 84 % der Fälle zufriedenstellend. Dies ist niedriger als im Vorjahr (94 %).

Tabelle 3 - Zufriedenstellende Antworten auf 2017 unterbreitete Vorschläge nach Organen

Institution	Vorschläge	Zufriedenstellende Antworten	% der Zufriedenstellende Antworten
Europäisches Parlament	1	0	0%
Europäische Kommission	35	28	80%
Europäischer Auswärtiger Dienst	3	3	100%
Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss	1	1	100%
Europäische Investitionsbank	1	1	100%
Europäisches Amt für Personalauswahl	7	6	86%
Europäische Umweltagentur	1	1	100%
Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit	1	1	100%
Europäische Arzneimittel-Agentur	5	5	100%
Europäisches Unterstützungsbüro für Asylfragen	1	1	100%
Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur	2	2	100%
Insgesamt	58	49	84%

Initiativuntersuchung OI/2/2016/RH: Umgang der Europäischen Kommission mit Dossiers zur Toxizität chemischer Stoffe

Der Fall betraf den Umgang der Kommission mit Dossiers zur Bewertung chemischer Stoffe gemäß den REACH-Vorschriften der EU ^[18]. Im Rahmen der Untersuchung wurden insbesondere Verzögerungen bei der Bearbeitung von Dossiers zur Bewertung der Reproduktionstoxizität von 216 chemischen Stoffen untersucht. Aufgrund der im Laufe ihrer Untersuchung erzielten Fortschritte schloss die Bürgerbeauftragte den Fall ab, forderte die Kommission jedoch auf, Bericht zu erstatten, um zu bestätigen, dass sie die vereinbarten Maßnahmen ergriffen hatte. Die Bürgerbeauftragte forderte auch alle an der Weiterverfolgung der Bewertungen chemischer Stoffe im Rahmen von REACH beteiligten Parteien auf, einen systemischen Mangel anzugehen, der in ihrer Untersuchung festgestellt wurde, nämlich den Mangel an Anreizen für diejenigen, die chemische Stoffe registrieren, um ihre Dossiers zu aktualisieren.

Die Kommission erstattete dem Bürgerbeauftragten Bericht und beschrieb die Fortschritte, die sie bei der Bearbeitung der Dossiers erzielt hatte. Er räumte ein, dass es nach wie vor Probleme gebe, Unternehmen dazu zu bringen, ihre Registrierungsdossiers zu aktualisieren, und dass er nach Konsultation der einschlägigen Parteien, auch durch neue sekundäre Rechtsvorschriften, 2019 Vorschläge unterbreiten werde, um dies zu beheben.

Initiativuntersuchung OI/6/2016/AB: Vermeidung von Interessenkonflikten mit den „Sonderberatern“ der Europäischen Kommission

Diese strategische Untersuchung untersuchte die Vorschriften und Praktiken der Kommission, um sicherzustellen, dass ihre „Sonderberater“, die die Kommissionsmitglieder beraten, keine Interessenkonflikte haben, die sich aus ihren Tätigkeiten außerhalb der Kommission ergeben.  Während der Untersuchung begrüßte der Bürgerbeauftragte, dass die Kommission die Formulierung der Aufgaben von Sonderberatern verbessert habe. Sie war auch positiv über die Maßnahmen

sie erstellt hatte, um die Risiken möglicher Interessenkonflikte zu mindern. Sie stellte jedoch fest, dass die Kommission nicht immer überzeugend darlegte, warum sie der Auffassung war, dass Nebentätigkeiten von Sonderberatern keine potenziellen Risiken darstellen.

Der Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass die Kommission ihre Verfahren weiter verbessern könnte, und unterbreitete zehn Vorschläge. Diese konzentrierten sich auf: einen proaktiveren Ansatz für die Bewertung der Risiken von Konflikten zu verfolgen, bevor sie sich zu echten Problemen entwickeln; Nutzung klarer und wirksamer Minderungsmaßnahmen zur Bewältigung der entstehenden Risiken; Verbesserung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Informationen über Sonderberater.

Die Kommission stimmte zu, dass weitere Fortschritte bei der Bewertung der Risiken von Interessenkonflikten und bei der Anwendung spezifischerer und operativer Minderungsmaßnahmen zur Bewältigung dieser Risiken erforderlich sind. Er räumte ein, dass er die Mandate von Sonderberatern besser formulieren und Beispiele für die Bewertung potenzieller Konflikte annehmen könnte.

Die Kommission verpflichtete sich ferner, die bestehende vertragliche Verpflichtung der Sonderberater, jede neue Tätigkeit, die sie übernehmen, zu melden, in vollem Umfang anzuwenden. Sie kam ferner überein, die Veröffentlichung der Erklärungen über die Tätigkeiten und Zuverlässigkeitserklärungen von Sonderberatern im Internet in Erwägung zu ziehen. Die Bürgerbeauftragte begrüßte die Zusage der Kommission, ihre Verfahren weiter zu verbessern, und verpflichtete sich, die Untersuchung innerhalb von zwei Jahren weiterzuverfolgen.

Sache 1475/2016/JAS: Wie die Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA) eine Risikobewertung im Zusammenhang mit Impfstoffen gegen das humane Papillomavirus (HPV) durchführte

In diesem Fall ging es darum, wie die EMA eine Risikobewertung im Zusammenhang mit HPV-Impfstoffen durchführte. Mit dem sogenannten „Referralverfahren“ sollte geprüft werden, ob ein ursächlicher Zusammenhang zwischen der HPV-Impfung und zwei Syndromen besteht, fand aber keinen Zusammenhang. Die Beschwerdeführer waren mit der wissenschaftlichen Arbeit, auf der diese Feststellung beruhte, nicht einverstanden und äußerten Bedenken hinsichtlich der Transparenz und Unparteilichkeit des Verfahrens.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein, um zu bewerten, ob die EMA über die erforderlichen Verfahrensgarantien verfügte, um sicherzustellen, dass die Prüfung wissenschaftlicher Nachweise vollständig und unabhängig ist, und ob diese Garantien in diesem Fall ordnungsgemäß angewandt wurden.

Als Reaktion auf einen Vorschlag der Bürgerbeauftragten während ihrer Untersuchung stimmte die EMA zu, die Vertraulichkeitsanforderungen an ihre Experten zu überprüfen, damit sie Details der wissenschaftlichen Debatte öffentlich diskutieren können, sobald diese Debatte abgeschlossen ist. Die Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der EMA gebe, schlug jedoch vor, dass sie proaktiv so viele Informationen wie möglich über die wissenschaftliche Arbeit ihrer internen beratenden Ausschüsse veröffentlichen und erwägen sollte, Listen aller relevanten Dokumente im Zusammenhang mit jedem Befassungsverfahren zu veröffentlichen oder andere Möglichkeiten in Betracht zu ziehen, interessierten Personen zu helfen, die Dokumente zu identifizieren, die sie erhalten möchten.

Die Bürgerbeauftragte ist erfreut darüber, dass die EMA insgesamt ihre Bereitschaft gezeigt hat, auf ihre Vorschläge einzugehen. Sie überprüft derzeit ihre Vertraulichkeitsanforderungen. Sie hat sich auch verpflichtet, den Zugang zu Produktinformationen zu verbessern, und entwickelt öffentlichkeitsfreundlichere Informationen über ihre Bewertungsverfahren. Die EMA entwickelt auch ihre Website neu, um die Benutzerfreundlichkeit und die Suchfunktion für Dokumente zu verbessern. Die EMA widersprach dem Vorschlag des Bürgerbeauftragten, Listen mit

relevante Dokumente öffentlich zugänglich. Der Bürgerbeauftragte ist jedoch der Auffassung, dass die EMA durch die Einrichtung eines Teams, das bei Anträgen auf Zugang zu Dokumenten helfen soll, eine akzeptable Alternative gefunden hat.

Fall 7/2016/PL: Die Sprachen, die in den von der Europäischen Kommission organisierten öffentlichen Konsultationen zur Verfügung stehen

Der Fall betraf die Tatsache, dass öffentliche Konsultationen auf der Website der Kommission häufig nicht in allen Amtssprachen der EU verfügbar waren. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein, in deren Rahmen die Kommission eine neue Sprachenpolitik für öffentliche Konsultationen vorbereitete. Zu den neuen Maßnahmen gehört beispielsweise die Übersetzung der öffentlichen Konsultationen im Zusammenhang mit dem Arbeitsprogramm der Kommission in alle EU-Amtssprachen. Mit der neuen Politik wurde auch ein Verfahren eingeführt, um festzulegen, in welche Sprachen andere öffentliche Konsultationen übersetzt werden sollten.

Der Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung ab, schlug der Kommission jedoch vor, die Auswirkungen ihrer neuen Sprachenpolitik genau zu überwachen und zu prüfen, inwieweit sie den Grundsatz einhält, dass öffentliche Konsultationen in allen Amtssprachen der EU zur Verfügung gestellt werden sollten. Die Bürgerbeauftragte schlug ferner vor, dass die Kommission auf ihrer speziellen Website zu öffentlichen Konsultationen einen Abschnitt mit einer Beschreibung ihrer neuen Sprachenpolitik und einer Erläuterung, warum einige Konsultationen nicht in allen EU-Sprachen verfügbar sind, aufnimmt.

In ihrer Antwort auf die Folgemaßnahmen stellte die Kommission fest, dass die Zahl der übersetzten öffentlichen Konsultationen bereits erheblich gestiegen ist. Es hat auch eine Erklärung seiner Sprachpolitik online enthalten. Die Bürgerbeauftragte wird die Lage im Rahmen einer umfassenderen öffentlichen Konsultation, die sie zum Sprachengebrauch in den EU-Organen eingeleitet hat, weiterhin beobachten.

d. Erfüllungsquoten für 2017 abgeschlossene Fälle

Bei den Vorschlägen des Bürgerbeauftragten für 2017 abgeschlossene Fälle lag die Gesamteinhaltungsrate bei 81 %. Die Organe reagierten positiv auf 80 der 99 Vorschläge des Bürgerbeauftragten zur Korrektur oder Verbesserung ihrer Verwaltungspraxis ^[19]. Die Compliance-Rate basiert auf der Anzahl der positiven Antworten auf die Lösungsvorschläge, Empfehlungen und Vorschläge, die in 2017 abgeschlossenen Fällen gemacht wurden. Es gab weitere 148 Fälle, in denen der Bürgerbeauftragte der Ansicht war, dass die Organe Schritte unternommen hätten, um ihre Arbeitsweise zu verbessern.

Wie aus Tabelle 4 hervorgeht, variiert die Compliance-Rate von Institut zu Institut. Acht der 14 untersuchten Organe wiesen eine Compliance-Rate von 100 % auf, während die Kommission - auf die die meisten Fälle entfallen - eine Compliance-Rate von 76 % aufwies.

Während diese Statistiken häufig auf sehr wenigen Fällen beruhen, bedeutet jedes Ergebnis, das unter 100 % liegt, dass das Organ einem Vorschlag des Bürgerbeauftragten nicht nachgekommen ist.

Bei den Empfehlungen des Bürgerbeauftragten gab es eine geringere Compliance-Rate als bei Lösungsvorschlägen oder Vorschlägen. Die Organe akzeptierten 11 der 19 abgegebenen Empfehlungen.

Tabelle 4 - Gesamteinhaltungsrate nach Instituten

Institution	Lösungen, Empfehlungen, Anregungen	Zufriedenstellende Antworten	% der Zufriedenstellende Antworten
Europäisches Parlament	1	0	0%
Europäische Kommission	58	44	76%
Europäische Zentralbank (EZB)	1	1	100%
Europäischer Auswärtiger Dienst	6	5	83%
Europäischer Wirtschafts- und Sozialausschuss	3	3	100%
Europäische Investitionsbank	4	3	75%
Europäisches Amt für Personalauswahl	7	6	86%
Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)	2	1	50%
Europäische Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex)	4	4	100%
Europäische Umweltagentur	1	1	100%
Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit	2	2	100%
Europäische Arzneimittel-Agentur	5	5	100%
Europäisches Unterstützungsbüro für Asylfragen	1	1	100%
Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur	4	4	100%
Insgesamt	99	80	81%

5. Schlussfolgerung

Dieser Bericht stellt eine jährliche Anstrengung dar, um die Einhaltung der Vorschläge des Bürgerbeauftragten aus statistischer Sicht zu messen. In einigen Fällen werden die Auswirkungen nicht unbedingt in einer jährlichen Compliance-Rate erfasst. Es gibt beispielsweise Fälle, in denen die Organe einem Vorschlag des Bürgerbeauftragten zu einem späteren Zeitpunkt nachkommen können.

Beispielsweise forderte der Bürgerbeauftragte die Kommission im Juli 2015 auf, proaktiv Entscheidungen zu veröffentlichen, die sie zur Genehmigung von Tätigkeiten nach der Amtszeit ehemaliger Kommissionsmitglieder trifft, sowie die Stellungnahmen zu diesen Tätigkeiten des Ad-hoc-Ethikausschusses, eines dreiköpfigen Beratungsgremiums ^[20] . Die Kommission lehnte damals aus Datenschutzgründen und zum Schutz kommerzieller Informationen ab. Im September 2017 legte die Kommission jedoch einen neuen Entwurf eines Verhaltenskodex für Kommissionsmitglieder vor, der die proaktive Veröffentlichung dieser Beschlüsse und der damit verbundenen Stellungnahmen des Ausschusses vorsieht. Dies wurde im Februar 2018 förmlich angenommen ^[21]. Der Bürgerbeauftragte begrüßt diese Fortschritte.

Wo es möglich ist, ist es vorzuziehen, Verbesserungen früher herbeizuführen. Dies ist der erste Bericht, der Fälle enthält, die ausschließlich im Rahmen der neuen IP abgeschlossen wurden. Der Hauptzweck der neuen IPs besteht darin, es uns zu ermöglichen, Fälle effizienter zu bearbeiten und die Dinge zu beschleunigen. Wir sind dabei, ihre Auswirkungen zu bewerten und werden im kommenden Jahr darüber berichten.

 

[1] Kurz gesagt, in diesem Bericht wird der Begriff "Institution"verwendet, um sich auf alle Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU zu beziehen.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/de/resources/provisions.faces

[3] Im Rahmen der neuen UZ werden in der Regel „Empfehlungen“ verwendet, um alle festgestellten Missstände in der Verwaltungstätigkeit zu beheben, bevor eine Untersuchung abgeschlossen wird. In der Vergangenheit verwendete die Bürgerbeauftragte den Begriff „kritische Bemerkung“, als sie einen Fall mit der Feststellung von Missständen in der Verwaltungstätigkeit abschloss. Die neuen IP ersetzten das Konzept der „kritischen Bemerkungen“ durch das einfache und klare Konzept der „Feststellungen von Missständen in der Verwaltungstätigkeit“. Wird eine Empfehlung vom Organ abgelehnt, wird der Fall mit einer „Feststellung von Missständen in der Verwaltungstätigkeit“ abgeschlossen.

In den neuen IP wurde auch das Konzept der „weiteren Bemerkungen“ durch das Konzept der „Verbesserungsvorschläge“ ersetzt, mit denen eine systemische Verbesserung der EU-Verwaltung sichergestellt werden soll.

[4] Siehe Abschnitt 3e unten.

[5] Gemäß Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union ist der Bürgerbeauftragte befugt, Missstände bei der Tätigkeit der Organe der Union zu untersuchen, mit Ausnahme des Gerichtshofs der Europäischen Union in Ausübung seiner Rechtsprechungsfunktion.

[6] Beschluss 2008/587 des Europäischen Parlaments vom 18. Juni 2008 zur Änderung des Beschlusses 94/262 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (ABl. L 189, S. 25).

[7] In Artikel 3 Absatz 5 des Statuts heißt es: „So weit wie möglich bemüht sich der Bürgerbeauftragte um eine Lösung mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Einrichtung, um den Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu beseitigen und der Beschwerde nachzukommen.“

[8] Weitere Informationen zu den strategischen Initiativen der Bürgerbeauftragten finden Sie unter folgendem Link: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/strategic-initiatives

[9] In zwei dieser Fälle gab es zwar keinen formellen Lösungsvorschlag, aber die Organe akzeptierten die Vorschläge des Bürgerbeauftragten im Laufe der Untersuchung. Das Ergebnis dieser Fälle wurde als „Lösung (teilweise) erreicht“ ausgewiesen.

[10] In vier Fällen lehnten die Organe Lösungsvorschläge und die nachfolgenden Empfehlungen ab. Um Doppelzählungen zu vermeiden, enthalten die Statistiken in diesen Fällen nur die negativen Folgemaßnahmen zu den Empfehlungen.

[11] Ein „schwerwiegender Vorfall“ wird von Frontex als ein Ereignis oder Ereignis definiert, das sich auf eine Frontex-Mission oder ihr Image oder die Sicherheit der Teilnehmer an der Mission auswirken oder für diese relevant sein kann. Beispiele hierfür sind Verletzungen der Grundrechte, des EU-Rechts, des Völkerrechts im Zusammenhang mit dem Zugang zu internationalem Schutz und des Frontex-Verhaltenskodex. Die Berichte über schwerwiegende Zwischenfälle werden von einem Frontex-Standortzentrum gesammelt und analysiert.

[12] Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145, S. 43).

[13] Eine teilweise Annahme einer Empfehlung liegt vor, wenn das Institut tatsächlich konstruktiv auf zentrale Punkte der Empfehlung reagiert hat.

[14] Das EU-Transparenzregister ist ein öffentliches Register, das von der Kommission und dem Europäischen Parlament gemeinsam geführt wird und Informationen über die Organisationen und Interessenvertreter bereitstellen soll, die mit den Organen interagieren.

[15] Beschluss der Kommission zur Festlegung horizontaler Vorschriften für die Einsetzung und Arbeitsweise von Sachverständigengruppen der Kommission, 30. Mai 2016, C(2016) 3301 final.

[16] Beschluss des Generaldirektors für Haushalt und Verwaltung des Europäischen Auswärtigen Dienstes vom 21. Dezember 2017, abrufbar unter folgendem Link:  https://eeas.europa.eu/sites/eeas/files/admin2017_28_of_21.12.2017_0.pdf

[17] Wird in einem Beschluss zum Abschluss einer Untersuchung ein Vorschlag gemacht, so wird das Organ in der Regel aufgefordert, innerhalb von sechs Monaten zu antworten. Da die betreffenden Organe noch nicht geantwortet haben, umfassen die Statistiken in diesem Bericht nicht:

i) zwei Vorschläge, die im Beschluss zum Abschluss des Verfahrens 266/2016/PMC gegen die Kommission gemacht wurden, und

ii) ein Vorschlag im Beschluss über den Abschluss des Verfahrens 639/2017/TN gegen das Europäische Amt für Personalauswahl.

[18] Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe (ABl. L 396 vom 30.12.2006, S. 1).

[19] Siehe Fußnoten 9-10.

[20] https://www.ombudsman.europa.eu/de/correspondence/de/61417

[21] Beschluss der Kommission vom 31. Januar 2018 über einen Verhaltenskodex für die Mitglieder der Europäischen Kommission, mit dem der Verhaltenskodex vom 20. April 2011 und der Beschluss der Kommission zur Einsetzung des Ad-hoc-Ethischen Ausschusses vom 21. Oktober 2003 aufgehoben und ersetzt werden.