Sehr geehrte Frau X,

Der Bürgerbeauftragte hat eine Beschwerde gegen den EDSA wegen seiner Weigerung erhalten, der Öffentlichkeit Zugang zu vorbereitenden Dokumenten zu gewähren, die Erklärungen, Fragen, Stellungnahmen und Bedenken der Datenschutzbehörde enthalten und zur Annahme von Dokumenten des EDSA führen, die als 04/2021 ^[1], 02/2020 ^[2], 01/2029 ^[3] und OUT2021-0119 ^[4] identifiziert wurden. In seinem Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten beim EDSA verwies der Beschwerdeführer auf die Feststellungen des Bürgerbeauftragten in der Sache 386/2022/AMF ^[5]. In diesem Fall beschloss der EDSA, einen breiteren Zugang zu den anonymisierten Stellungnahmen der nationalen Aufsichtsbehörden in den Vorbereitungsdokumenten für seine Leitlinien für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Online-Diensten zu gewähren.

Der EDSA hat 103 Dokumente (oder Teile von Dokumenten) ermittelt, die in den Anwendungsbereich des Antrags fallen. Sie hat der Öffentlichkeit uneingeschränkten Zugang zu 21 Dokumenten gewährt und den Zugang (ganz oder teilweise) zu den übrigen 82 Dokumenten verweigert. Der EDSA hat argumentiert, dass die Offenlegung dieser Dokumente seinen Beschlussfassungsprozess ernsthaft untergraben würde ^[6]. Der EDSA hat hinzugefügt, dass die Offenlegung einiger der in einem der Dokumente enthaltenen Informationen den Zweck und das Ergebnis einer laufenden Untersuchung untergraben würde ^[7]. Darüber hinaus enthalten Teile der Dokumente personenbezogene Daten und mussten geschwärzt werden, um die Privatsphäre und Integrität der betroffenen Personen zu schützen ^[8].

In seinem Zweitbeschluss vom 14. Januar 2022 erklärte der EDSA, dass „die Veröffentlichung früherer Fassungen der Entwürfe der Dokumente Verwirrung stiften würde. Diese Entwürfe von Dokumenten sind Teil der internen Beratungen und Vorabkonsultationen im EDSA und spiegeln nicht unbedingt den Standpunkt des EDSA als Ganzes wider.“ Der EDSA ist der Auffassung, dass die von seinen Mitgliedern, seinem Sekretariat oder der Europäischen Kommission in verschiedenen Phasen der Verhandlungen geäußerten Standpunkte „Schnappschüsse“aus dem Ausarbeitungsprozess sind. Der EDSA fügte hinzu, dass „die öffentliche Zugänglichmachung von Bemerkungen einzelner Mitglieder und/oder des Personals des Sekretariats des EDSA [...] den Beschlussfassungsprozess des EDSA ernsthaft beeinträchtigen würde, da die Mitglieder weniger wahrscheinlich ihre unzensierten Ansichten zu einer Angelegenheit teilen würden, wenn sie im Voraus wüssten, dass diese später veröffentlicht würden (auch wenn sie anonymisiert wären).“ Schließlich ist der EDSA der Auffassung, dass die Feststellungen der Bürgerbeauftragten in der Sache 386/2022/AMF keinen Präzedenzfall für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit durch den EDSA darstellen. Sie prüft solche Anträge stets von Fall zu Fall.

Wir haben beschlossen, eine Untersuchung dieser Beschwerde einzuleiten.

In der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 ist festgelegt, dass Anträge auf Zugang umgehend bearbeitet werden sollten. Im Einklang mit diesem Grundsatz ist der Bürgerbeauftragte auch bestrebt, solche Fälle so schnell wie möglich zu behandeln.

In einem ersten Schritt halten wir es für erforderlich, die im Antrag des Beschwerdeführers in Rede stehenden Dokumente zu überprüfen. Ich wäre dankbar, wenn der EDSA uns bis zum 2. Februar 2022 eine Kopie aller Dokumente, zu denen der Zugang der Öffentlichkeit teilweise oder vollständig verweigert wurde, vorzugsweise in elektronischer Form per verschlüsselter E-Mail ^[9], zur Verfügung stellen könnte.  

Die Dokumente, die Gegenstand des Antrags auf Zugang der Öffentlichkeit sind, werden vertraulich behandelt, zusammen mit allen anderen Unterlagen, die der EDSA mit uns teilt und die er als vertraulich bezeichnet. Dokumente dieser Art werden entsprechend diesem vertraulichen Status behandelt und gespeichert und kurz nach Abschluss der Untersuchung aus den Akten des Bürgerbeauftragten gelöscht.

Der Standpunkt des EDSA wurde in seinem Zweitbeschluss dargelegt. Sollte der EDSA jedoch zusätzliche Stellungnahmen abgeben wollen, die von der Europäischen Bürgerbeauftragten bei dieser Untersuchung berücksichtigt werden sollen, wären wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns diese innerhalb von fünfzehn Arbeitstagen nach Eingang dieses Schreibens, d. h. am 16. Februar 2022, übermitteln könnten.

Die für den Fall zuständige Untersuchungsbeauftragte, Frau Angela Marcos Figueruelo.

Mit freundlichen Grüßen,

Rosita Hickey
Direktorin für Anfragen

Straßburg, 26.1.2022

[1] Erklärung des EDSA 04/2021 zu „Internationalen Übereinkünften einschließlich Übertragungen“

[2] EDSA-Leitlinien 02/2020 zu „Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe a und Artikel 46 Absatz 3 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/679 für die Übermittlung personenbezogener Daten zwischen Behörden und Stellen im EWR und außerhalb des EWR“

[3] Erklärung des EDSA 01/2019 zum US Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)

[4] Antwort des EDSA an die niederländische MdEP Sophie in 't Veld vom 7. Juli 2021 mit dem Aktenzeichen OUT2021-0119

[5] Abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/146504

[6] Artikel 4 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung 1049/2001

[7] Artikel 4 Absatz 2 dritter Gedankenstrich der Verordnung 1049/2001

[8] Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001

[9] Verschlüsselte E-Mails können an unsere dedizierte Mailbox gesendet werden.