Vragen en antwoorden over het recht van het publiek op toegang tot documenten

1. Wat houdt het recht van het publiek op toegang tot EU-documenten precies in?

De Verdragen en het Handvest van de grondrechten van de EU voorzien in het recht voor burgers om kopieën van documenten op te vragen die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties van de Unie (de EU-instellingen). De instellingen moeten de opgevraagde documenten toegankelijk maken, tenzij er aan bepaalde voorwaarden is voldaan die specifiek in de Europese wet- en regelgeving zijn neergelegd (zie vraag 8).

2. Hoe wordt het recht op toegang van het publiek toegepast op het EU-bestuur?

De algemene voorschriften voor de uitoefening van dit recht zijn vastgesteld in Verordening nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van de EU.

Verordening nr. 1049/2001 is rechtstreeks van toepassing op de Europese Commissie, de Raad van de Europese Unie en het Europees Parlement, die elk een reglement van orde hebben aangenomen waarin de toepassing van de verordening wordt geregeld. Ook de Europese Raad past Verordening nr. 1049/2001 toe en doet dit aan de hand van het reglement van orde van de Raad van de EU.

De drie andere EU-instellingen – het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese Rekenkamer en de Europese Centrale Bank – passen hun eigen regels toe, die tot op zekere hoogte van elkaar verschillen maar wel allemaal grotendeels gebaseerd zijn op Verordening nr. 1049/2001.

3. Wie kan om toegang tot documenten verzoeken?

Elke EU-burger, iedereen die in een EU-lidstaat woont en alle “rechtspersonen” (bijv. bedrijven, organisaties of verenigingen) die in een EU-lidstaat gevestigd zijn hebben het recht om toegang tot een EU-document aan te vragen.

De betrokken instelling mag de contactgegevens van de verzoeker opvragen om het verzoek te kunnen verwerken, bijvoorbeeld om na te gaan of de verzoeker een ingezetene of burger van de EU is.

4. Waartoe kan het publiek toegang krijgen?

Onder “document” wordt alle mogelijke inhoud (woorden, nummers, symbolen, computercode, beelden, geluiden) in alle mogelijke formaten (op papier of in elektronische vorm, e-mails, tekstberichten, audio- of videomateriaal of audiovisuele opnamen) verstaan. Het publiek heeft recht op toegang tot documenten betreffende materie die verband houdt met beleidsmaatregelen, acties en besluiten die tot de bevoegdheid van de betrokken instelling behoren. Op grond van Verordening nr. 1049/2001 zijn alle instellingen verplicht een register bij te houden waarin de documenten in hun bezit zijn opgenomen.

Toegang kan worden aangevraagd tot specifieke documenten waarvan de verzoeker weet dat de betrokken instelling ze in haar bezit heeft, maar het is ook mogelijk om bij een instelling alle documenten op te vragen over een welbepaald onderwerp, zonder dat de verzoeker daarbij exact hoeft te weten om welke documenten het gaat. De hoeveelheid documenten die kan worden opgevraagd, is niet begrensd. Volgens Verordening nr. 1049/2001 kunnen EU-instellingen evenwel weigeren om verzoeken te behandelen die betrekking hebben op zeer omvangrijke documenten of een zeer groot aantal documenten. In dergelijke gevallen moet de betrokken instelling echter wel eerst proberen om in overleg met de verzoeker een billijke oplossing te vinden.

5. In welke talen kunnen verzoeken worden ingediend en kunnen documenten worden ontvangen?

Verzoeken om toegang tot documenten kunnen in alle 24 officiële talen van de EU worden ingediend, en de betrokken instelling is verplicht om in dezelfde taal op het verzoek te antwoorden. Instellingen verlenen toegang (in voorkomend geval) tot opgevraagde documenten in de beschikbare ta(a)l(en), maar zijn niet verplicht om een vertaling ter beschikking te stellen.

6. Welke procedures en termijnen gelden er voor het opvragen van documenten?

Toegang tot documenten moet schriftelijk worden aangevraagd. Sommige instellingen bieden onlineformulieren of -portalen aan voor het indienen van verzoeken, wat de afhandeling vlotter kan laten verlopen. Verzoekers moeten in hun verzoek informatie verschaffen over hun identiteit en aangeven welke documenten zij willen verkrijgen.

Normaal gezien moeten instellingen de ontvangst van een verzoek bevestigen. Zij moeten binnen 15 werkdagen na registratie van het verzoek een antwoord verstrekken, tenzij nadere precisering nodig is. In het geval van ingewikkelde of omvangrijke verzoeken kan deze termijn met 15 dagen worden verlengd.

Als het verzoek wordt afgewezen op grond van een van de in Verordening nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen (zie vraag 8), kan de verzoeker de instelling vragen om haar besluit te herzien (door een “confirmatief verzoek” in te dienen). Voor een confirmatief verzoek gelden dezelfde termijnen als voor het oorspronkelijke verzoek.

Als de instelling bij haar afwijzend besluit blijft (of niet binnen de voorgeschreven termijn antwoordt), mag de verzoeker een klacht indienen bij de Europese Ombudsman of beroep instellen tegen de instelling bij de rechterlijke instanties van de EU.

7. Wanneer kunnen de instellingen, organen en instanties van de EU toegang tot een document weigeren?

In Verordening nr. 1049/2001 is voorzien in uitzonderlijke omstandigheden waarin EU-instellingen de toegang tot een document kunnen weigeren (artikel 4). Dit is onder meer mogelijk als de instelling van mening is dat de openbaarmaking van het betreffende document het openbaar belang op bepaalde gevoelige gebieden in het gedrang zou brengen of de persoonlijke levenssfeer van individuen zou ondermijnen (in overeenstemming met de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming). Ook lopende besluitvormingsprocedures, juridische procedures en commerciële belangen genieten bescherming op grond van de uitzonderingsregeling.

Instellingen die deze uitzonderingen inroepen om de toegang tot een document te weigeren, moeten aantonen dat er geen hoger openbaar belang bestaat dat openbaarmaking van het document gebiedt.

8. Mijn verzoek is geweigerd – wat nu? Hoe kan er beroep worden aangetekend tegen besluiten tot weigering van toegang tot documenten?

Als de toegang tot een opgevraagd document volledig of gedeeltelijk wordt geweigerd naar aanleiding van de herziening van een afwijzend besluit (een confirmatief besluit) of indien de betrokken instelling niet binnen de voorgeschreven termijn op een verzoek reageert, kan de verzoeker een klacht indienen bij de Europese Ombudsman. De Ombudsman streeft ernaar dergelijke klachten zo snel mogelijk te behandelen en heeft daartoe een versnelde procedure ingesteld. De Ombudsman is bevoegd om de betreffende documenten te onderzoeken en een aanbeveling uit te vaardigen tot openbaarmaking ervan.

Als de toegang tot een opgevraagd document volledig of gedeeltelijk wordt geweigerd naar aanleiding van de herziening van een afwijzend besluit, kan de verzoeker beroep instellen tegen de instelling bij de rechterlijke instanties van de EU.

9. Welke regels gelden er voor milieu-informatie?

De toegang tot informatie en documenten, de inspraak van het publiek in de besluitvorming en de toegang tot de rechter in milieugerelateerde aangelegenheden worden op internationaal niveau geregeld door het Verdrag van Aarhus (1998), dat bindend is voor de EU-instellingen en is opgenomen in het Unierecht. De transparantie van informatie en besluitvorming op milieugebied wordt geacht van bijzonder openbaar belang te zijn en dergelijke informatie moet vlot toegankelijk worden gemaakt. De EU-instellingen kunnen met betrekking tot milieuzaken weliswaar nog steeds de uitzonderingen van Verordening nr. 1049/2001 inroepen, maar in dergelijke gevallen moeten die uitzonderingen restrictief worden opgevat en moet er rekening worden gehouden met het openbare belang bij openbaarmaking.

10. Worden de naar aanleiding van een verzoek om toegang openbaargemaakte documenten gepubliceerd?

Instellingen moeten bepaalde documenten weliswaar toegankelijk maken voor verzoekers, maar dat betekent niet dat zij verplicht zijn om die documenten proactief te publiceren. Zij moeten documenten wel zo breed mogelijk beschikbaar maken, bijvoorbeeld door ze op hun website te publiceren en/of in hun openbare documentenregisters op te nemen.

Personen die toegang krijgen tot een document mogen dat document publiceren, behalve wanneer de betrokken instelling bepaalde beperkingen oplegt. Dat kan bijvoorbeeld worden gedaan als het document onder het auteursrecht of andere intellectuele-eigendomsrechten valt.

11. Welke regels gelden er voor “gerubriceerde” documenten?

Gevoelige documenten kunnen worden gerubriceerd om de wezenlijke belangen van de EU te beschermen, in het bijzonder op het gebied van openbare veiligheid, defensie en militaire aangelegenheden. Krachtens Verordening nr. 1049/2001 is het mogelijk om een verzoek in te dienen om toegang tot gerubriceerde documenten. Dergelijk verzoeken mogen uitsluitend worden behandeld door personen die het recht hebben zelf van deze documenten kennis te nemen. De betrokken instelling is niet verplicht om het bestaan van een gevoelig document te bevestigen.