Mistoqsijiet u Tweġibiet dwar id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti

1. X’inhu d-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-UE?

It-Trattati tal-UE u l-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-UE jagħtu lill-pubbliku d-dritt li jitlob kopji ta’ dokumenti fil-pussess tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE (l-istituzzjonijiet tal-UE). L-istituzzjonijiet tal-UE jridu jagħtu aċċess għad-dokumenti mitluba, ħlief f’ċerti ċirkostanzi stabbiliti fil-liġi u r-regoli Ewropej (ara l-mistoqsija 8).

2. Kif japplika d-dritt ta’ aċċess pubbliku għall-amministrazzjoni tal-UE?

Ir-regoli ġenerali li jagħtu effett lil dan id-dritt huma stabbiliti fir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-UE.

Ir-Regolament 1049/2001 japplika direttament għall-Kummissjoni Ewropea, il-Kunsill tal-UE u l-Parlament Ewropew, li adottaw regoli ta’ proċedura li jistabbilixxu kif japplikaw ir-Regolament 1049/2001. Il-Kunsill Ewropew japplika wkoll ir-Regolament 1049/2001 u r-regoli ta’ proċedura rilevanti tal-Kunsill tal-UE.

It-tliet istituzzjonijiet l-oħra tal-UE — il-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE, il-Qorti Ewropea tal-Awdituri u l-Bank Ċentrali Ewropew — japplikaw regoli separati li jvarjaw fi gradi differenti minn iżda li huma ġeneralment ispirati mir-Regolament 1049/2001.

3. Min jista’ jagħmel talba għal aċċess pubbliku għad-dokumenti?

Kwalunkwe ċittadin tal-UE, kwalunkwe persuna residenti fi Stat Membru tal-UE jew kwalunkwe “persuna ġuridika” rreġistrata fi Stat Membru tal-UE (bħal kumpanija, organizzazzjoni jew assoċjazzjoni) għandu d-dritt li jitlob aċċess pubbliku għal dokument tal-UE.

Istituzzjoni hija intitolata li titlob id-dettalji ta’ kuntatt tiegħek għall-fini tal-ipproċessar tat-talba tiegħek għal aċċess, inkluż li tivverifika jekk intix resident jew ċittadin tal-UE.

4. Il-pubbliku, għal xiex jista’ jitlob aċċess ?

It-terminu “dokument” jimplika kwalunkwe kontenut (kliem, numri, simboli, kodiċi tal-kompjuter, stampi, ħsejjes) fi kwalunkwe format (bħal dokumenti stampati jew elettroniċi, emails, messaġġi testwali jew tal-ħoss, reġistrazzjonijiet viżivi jew awdjoviżivi). Id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti japplika għad-dokumenti relatati mal-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet fl-isfera ta’ responsabbiltà tal-istituzzjoni. Skont ir-Regolament 1049/2001, l-istituzzjonijiet kollha huma meħtieġa jżommu reġistru tad-dokumenti li jkollhom.

L-individwi jistgħu jitolbu aċċess għal dokumenti li jafu li jeżistu iżda jistgħu jitolbu wkoll aċċess għal kwalunkwe dokument miżmum minn istituzzjoni relatat ma’ kwistjoni speċifika u definita, mingħajr ma jkunu jafu d-deskrizzjoni eżatta tad-dokumenti inkwistjoni. Filwaqt li ma hemm l-ebda limitu għall-ammont ta’ dokumenti li jistgħu jintalbu, skont ir-Regolament 1049/2001, l-istituzzjonijiet tal-UE jistgħu jirrifjutaw li jittrattaw talba għal dokumenti kbar ħafna jew għal għadd kbir ħafna ta’ dokumenti. Madankollu, f’każijiet bħal dawn, l-ewwel għandhom jippruvaw jilħqu soluzzjoni ġusta mal-persuna li titlob l-aċċess.

5. B’liema lingwi tista’ ssir talba u t-twassil tad-dokumenti?

L-individwi jistgħu jagħmlu talba għal aċċess għad-dokumenti fi kwalunkwe waħda mill-24 lingwa uffiċjali tal-UE u l-istituzzjoni hija obbligata twieġeb b’din il-lingwa. Meta istituzzjoni tagħti aċċess għal dokument, hija tiżvela d-dokument fil-lingwa/i li fiha/fihom jeżisti iżda ma għandha l-ebda obbligu li tittraduċi d-dokument.

6. X’inhuma l-proċedura u l-iskeda ta’ żmien biex jintalab aċċess għad-dokumenti?

L-individwi jridu jitolbu aċċess għad-dokumenti bil-miktub. Xi istituzzjonijiet għandhom fis-seħħ formoli jew portali online biex jittrattaw it-talbiet, li jistgħu jgħinu biex it-talbiet jiġu pproċessati aktar malajr. Meta jagħmlu t-talba, l-individwi għandhom jipprovdu informazzjoni dwar l-identità tagħhom u jidentifikaw id-dokumenti li jridu.

Meta jirċievu talba, l-istituzzjonijiet għandhom normalment jirrikonoxxu l-irċevuta. L-istituzzjonijiet huma meħtieġa jwieġbu fi żmien 15-il jum ta’ xogħol mir-reġistrazzjoni ta’ talba, sakemm ma jkollhomx bżonn jiċċaraw it-talba. Għal talbiet ikkumplikati jew kbar, l-istituzzjonijiet jistgħu jestendu l-iskadenza bi 15-il jum.

Jekk istituzzjoni tirrifjuta l-aċċess għal talba, billi tinvoka waħda mill-eċċezzjonijiet skont ir-Regolament 1049/2001 (ara l-mistoqsija 8), l-individwu jista’ jitlob lill-istituzzjoni tirrevedi d-deċiżjoni tagħha (billi tagħmel “applikazzjoni konfermatorja”). L-istess skeda ta’ żmien tapplika għat-talba inizjali.

Jekk istituzzjoni żżomm id-deċiżjoni tagħha li tirrifjuta l-aċċess (jew ma tweġibx fiż-żmien applikabbli), l-individwi jistgħu jirrikorru għand l-Ombudsman Ewropew jew il-Qrati tal-UE (ara l-mistoqsija 7).

7. Taħt liema ċirkostanzi l-aċċess jista’ jiġi rrifjutat minn istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-UE?

Ir-Regolament 1049/2001 jistabbilixxi ċerti ċirkostanzi eċċezzjonali li fihom istituzzjoni tal-UE tista’ tirrifjuta l-aċċess għal dokumenti (l-Artikolu 4 tar-Regolament). Dawn l-eċċezzjonijiet jinkludu jekk l-istituzzjoni tqis li l-iżvelar idgħajjef l-interess pubbliku f’ċerti oqsma sensittivi jew idgħajjef il-privatezza tal-individwi (konsistenti mal-liġi tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data). L-eċċezzjonijiet ikopru wkoll il-protezzjoni ta’ proċeduri ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet, proċeduri legali jew interessi kummerċjali li jkunu għaddejjin.

Meta tinvoka dawn l-eċċezzjonijiet biex iżżomm l-aċċess, l-istituzzjoni trid turi li ma hemm l-ebda interess pubbliku prevalenti li jiġġustifika l-iżvelar tad-dokumenti.

8. X’għandek tagħmel meta talba għal aċċess tiġi rrifjutata. X’inhu l-proċess tal-appelli għal deċiżjonijiet li jirrifjutaw l-aċċess għad-dokumenti?

L-individwi jistgħu jressqu lment lill-Ombudsman Ewropew jekk l-istituzzjoni tkun irrifjutat, kompletament jew parzjalment, it-talba tagħhom wara rieżami (deċiżjoni konfermatorja) jew tonqos milli twieġeb fil-perjodu ta’ żmien applikabbli. L-Ombudsman tfittex li tittratta tali lmenti malajr kemm jista’ jkun u, għal dan il-għan, stabbiliet Proċedura rapida. L-Ombudsman għandha s-setgħa li tispezzjona d-dokumenti inkwistjoni u jista’ jagħmel rakkomandazzjoni li d-dokumenti jiġu żvelati.

L-individwi jistgħu wkoll iressqu kawża quddiem il-Qrati tal-UE jekk l-istituzzjoni tkun ċaħdet, kompletament jew parzjalment, it-talba tagħhom wara rieżami.

9. Liema regoli japplikaw għall-informazzjoni ambjentali?

L-aċċess għall-informazzjoni u d-dokumenti, il-parteċipazzjoni pubblika fit-teħid tad-deċiżjonijiet u l-aċċess għall-ġustizzja fi kwistjonijiet ambjentali huma rregolati fil-livell internazzjonali mill-hekk imsejħa Konvenzjoni ta’ Aarhus (1998), li torbot lill-istituzzjonijiet tal-UE u ġiet inkorporata fid-dritt tal-UE. Huwa meqjus li hemm interess pubbliku partikolari fit-trasparenza rigward l-informazzjoni ambjentali u t-teħid ta’ deċiżjonijiet, u tali informazzjoni għandha tkun faċilment aċċessibbli. L-istituzzjonijiet tal-UE xorta jistgħu jinvokaw l-eċċezzjonijiet previsti skont ir-Regolament 1049/2001 biex jirrifjutaw l-aċċess, iżda dawn l-eċċezzjonijiet iridu jiġu interpretati b’mod restrittiv, filwaqt li jitqies l-interess pubbliku moqdi bl-iżvelar.

10. Id-dokumenti li ġew żvelati wara talba għal aċċess għad-dokumenti huma ppubblikati?

Il-fatt li istituzzjoni għandha tiżvela dokument lil applikant ma jfissirx li l-istituzzjoni għandha l-obbligu li tippubblika d-dokument b’mod proattiv. Madankollu, l-istituzzjonijiet għandhom id-dmir li jagħmlu d-dokumenti disponibbli direttament kemm jista’ jkun, pereżempju billi jagħmluhom disponibbli fuq is-siti web tagħhom u/jew permezz tar-reġistri pubbliċi tad-dokumenti tagħhom.

Individwi li jingħataw aċċess għad-dokumenti jistgħu jippubblikaw id-dokumenti, ħlief meta l-istituzzjoni tindika li huma meħtieġa restrizzjonijiet, pereżempju jekk id-dokument ikun kopert mid-drittijiet tal-awtur jew drittijiet oħra ta’ proprjetà intellettwali.

11. Liema regoli japplikaw għad-dokumenti “klassifikati”?

Dokumenti sensittivi jistgħu jiġu ddeżinjati kklassifikati sabiex jiġu protetti l-interessi essenzjali tal-UE, b’mod partikolari fis-sigurtà pubblika, id-difiża u kwistjonijiet militari. Skont ir-Regolament 1049/2001, l-individwi jistgħu jitolbu aċċess għal dokumenti klassifikati. Tali talbiet jistgħu jiġu pproċessati biss minn individwi b’awtorizzazzjoni biex jikkonsultaw tali dokumenti, u istituzzjoni mhijiex meħtieġa tikkonferma li jeżisti dokument sensittiv.