Kérdések és válaszok a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés jogával kapcsolatban

1. Mit jelent az uniós dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés joga?

Az EU-Szerződések és az Európai Unió Alapjogi Chartája biztosítják a nyilvánosság tagjai számára azt a jogot, hogy másolatot kérjenek az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek (az uniós intézmények) birtokában lévő dokumentumokról. Az uniós intézményeknek biztosítaniuk kell a kért dokumentumokhoz való hozzáférést, kivéve, ha az európai jogszabályokban és szabályokban meghatározott bizonyos körülmények állnak fenn (lásd a 8. kérdést).

2. Hogyan alkalmazandó a nyilvános hozzáférés joga az uniós közigazgatásra?

Az e jogot érvényre juttató általános szabályokat az uniós dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet rögzíti.

Az 1049/2001/EK rendelet közvetlenül alkalmazandó az Európai Bizottságra, az Európai Unió Tanácsára és az Európai Parlamentre, amelyek eljárási szabályzatot fogadtak el az 1049/2001/EK rendelet alkalmazásának módjáról. Az Európai Tanács is alkalmazza az 1049/2001/EK rendeletet és az Európai Unió Tanácsának vonatkozó eljárási szabályzatát.

A három másik uniós intézmény – az Európai Unió Bírósága, az Európai Számvevőszék és az Európai Központi Bank – különböző mértékben eltérő, de általában véve az 1049/2001/EK rendelet szellemiségének megfelelő külön szabályokat alkalmaz.

3. Ki kérelmezhet dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférést?

Bármely uniós polgárnak, uniós tagállamban lakóhellyel rendelkező személynek vagy valamely uniós tagállamban bejegyzett „jogi személynek” (például vállalatnak, szervezetnek vagy egyesületnek) joga van ahhoz, hogy nyilvános hozzáférést kérjen az uniós dokumentumokhoz.

Az intézmények jogosultak arra, hogy egyrészt a hozzáférés iránti kérelem feldolgozása céljából bekérjék a kérelmező elérhetőségi adatait, másrészt pedig ellenőrizzék, hogy a kérelem benyújtója uniós polgár, illetve az EU-ban lakó- vagy telephellyel rendelkező természetes vagy jogi személy-e.

4. Milyen dokumentumokhoz, illetve információkhoz kérhetnek hozzáférést a nyilvánosság tagjai?

A „dokumentum” kifejezés magában foglal minden, bármilyen formátumban (például papíralapú vagy elektronikus dokumentumok, e-mailek, szöveges üzenetek vagy hang-, kép- vagy audiovizuális felvételek) rendelkezésre álló tartalmat (szavak, számok, szimbólumok, számítógépes kód, képek, hangok). A dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés joga az adott intézmény hatáskörébe tartozó szakpolitikákkal, tevékenységekkel és döntésekkel kapcsolatos dokumentumokra vonatkozik. Az 1049/2001/EK rendelet értelmében minden intézmény köteles nyilvántartást vezetni a birtokában lévő dokumentumokról.

A kérelmezők hozzáférést kérhetnek olyan dokumentumokhoz, amelyekről tudják, hogy léteznek, de hozzáférést kérhetnek valamely intézmény birtokában lévő, egy konkrét, meghatározott üggyel kapcsolatos dokumentumokhoz is anélkül, hogy tisztában lennének a szóban forgó dokumentumok pontos leírásával. Bár a kérhető dokumentumok száma nem korlátozott, az 1049/2001/EK rendelet értelmében az uniós intézmények megtagadhatják a jelentős terjedelmű vagy nagy számú dokumentumra vonatkozó kérelmek elbírálását. Ilyen esetekben azonban először arra kell törekedniük, hogy a kérelmezővel együttműködve méltányos megoldást találjanak.

5. Milyen nyelveken lehet kérelmet benyújtani és milyen nyelveken kérhetők dokumentumok?

A kérelmezők a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmet az EU 24 hivatalos nyelvének bármelyikén benyújthatják, és az adott intézmény köteles ezen a nyelven válaszolni. Amennyiben egy intézmény hozzáférést biztosít valamely dokumentumhoz, a dokumentumot azon a nyelven vagy nyelveken bocsátja rendelkezésre, amelyen az létezik, de nem köteles fordítást biztosítani.

6. Milyen eljárást és határidőket kell követni a dokumentumokhoz való hozzáférés kérelmezése során?

A dokumentumokhoz való hozzáférést írásban kell kérelmezni. Egyes intézmények online űrlapokat vagy portálokat működtetnek a kérelmek kezelésére, ami elősegítheti a kérelmek gyorsabb feldolgozását. A kérelem benyújtásakor a kérelmezőknek tájékoztatást kell adniuk személyazonosságukról, és azonosítaniuk kell azokat a dokumentumokat, amelyekre igényt tartanak.

A kérelem beérkezésekor az intézményeknek rendszerint vissza kell igazolniuk a kézhezvételt. Az intézményeknek a kérelem nyilvántartásba vételét követő 15 munkanapon belül kell válaszolniuk, kivéve, ha pontosításra van szükségük a kérelemmel kapcsolatban. Összetett vagy nagy terjedelmű kérelmek esetén az intézmények 15 nappal meghosszabbíthatják a határidőt.

Ha egy intézmény az 1049/2001/EK rendelet szerinti kivételek valamelyikére hivatkozva (lásd a 8. kérdést) megtagadja a hozzáférést egy kért dokumentumhoz, illetve információhoz, a kérelmező („megerősítő kérelem” benyújtásával) felkérheti az intézményt döntésének felülvizsgálatára. Erre az esetre ugyanaz a határidő vonatkozik, mint az eredeti kérelemre.

Amennyiben az intézmény fenntartja a hozzáférés megtagadására vonatkozó határozatát (vagy nem válaszol az alkalmazandó határidőn belül), a kérelmező az európai ombudsmanhoz vagy az uniós bíróságokhoz fordulhat (lásd a 7. kérdést).

7. Milyen körülmények között tagadhatja meg a hozzáférést egy uniós intézmény, szerv, hivatal vagy ügynökség?

Az 1049/2001/EK rendelet meghatároz bizonyos kivételes körülményeket, amelyek fennállása esetén egy uniós intézmény megtagadhatja a dokumentumokhoz való hozzáférést (a rendelet 4. cikke). E kivételek közé tartozik, ha az intézmény úgy ítéli meg, hogy a közzététel bizonyos érzékeny területeken aláásná a közérdeket vagy sértené a személyiség védelmét (az uniós adatvédelmi joggal összhangban). A kivételek a folyamatban lévő döntéshozatali eljárások, a jogi eljárások, illetve a kereskedelmi érdekek védelmére is kiterjednek.

A hozzáférés megtagadását lehetővé tevő kivételekre való hivatkozáskor az intézménynek bizonyítania kell, hogy nem áll fenn olyan nyomós közérdek, amely indokolná a dokumentumok közzétételét.

8. Mit kell tenni a hozzáférés iránti kérelem elutasítása esetén? Milyen eljárást kell követni a dokumentumokhoz való hozzáférést elutasító határozatokkal szembeni fellebbezés során?

A kérelmezők panaszt nyújthatnak be az európai ombudsmanhoz, ha az intézmény a felülvizsgálatot követően a kérelmet részben vagy egészben elutasította (megerősítő határozat) vagy az alkalmazandó határidőn belül nem válaszol. Az ombudsman arra törekszik, hogy az ilyen panaszokat a lehető leggyorsabban kezelje, ezért bevezette a gyorsított eljárást. Az ombudsman betekinthet a szóban forgó dokumentumokba, és javasolhatja a dokumentumok hozzáférhetővé tételét.

A kérelmezők az uniós bíróságokhoz is fordulhatnak, ha az intézmény felülvizsgálatot követően részben vagy egészben elutasította kérelmüket.

9. Milyen szabályok vonatkoznak a környezeti információkra?

A környezeti ügyekben az információkhoz és dokumentumokhoz való hozzáférést, a nyilvánosságnak a döntéshozatalban történő részvételét és az igazságszolgáltatáshoz való jog biztosítását nemzetközi szinten az úgynevezett Aarhusi Egyezmény (1998) szabályozza, amely köti az uniós intézményeket, és amelyet beépítettek az uniós jogba. Tekintettel arra, hogy különös közérdek fűződik a környezeti információk és az ezekkel kapcsolatos döntéshozatal átláthatóságához, ezeknek az információknak könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük. Az uniós intézmények ennek ellenére továbbra is hivatkozhatnak az 1049/2001/EK rendeletben meghatározott kivételekre a hozzáférés megtagadásakor, de ezeket a kivételeket megszorítóan kell értelmezni, figyelembe véve a közzététel által szolgált közérdeket.

10. Nyilvánosságra hozzák-e azokat a dokumentumokat, amelyeket a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelem nyomán tettek közzé?

Az a tény, hogy az intézménynek valamely dokumentumot a kérelmező rendelkezésére kell bocsátania, nem jelenti azt, hogy az intézmény köteles a dokumentumot proaktív módon nyilvánosságra is hozni. Az intézmények azonban kötelesek a dokumentumokat a lehető legnagyobb mértékben közvetlenül hozzáférhetővé tenni, például a honlapjukon és/vagy nyilvános dokumentum-nyilvántartásukon keresztül.

A dokumentumokhoz hozzáféréssel rendelkező személyek közzétehetik a dokumentumokat, kivéve, ha az intézmény jelzi, hogy korlátozásokra van szükség, például ha a dokumentumra szerzői jog vagy más szellemitulajdon-jog vonatkozik.

11. Milyen szabályok vonatkoznak a „minősített” dokumentumokra?

Az érzékeny dokumentumok az EU alapvető érdekeinek – különösen közbiztonsági, védelmi és katonai ügyekben történő – védelme érdekében minősített dokumentumokká nyilváníthatók. Az 1049/2001/EK rendelet értelmében a kérelmezők minősített dokumentumokhoz való hozzáférést is kérelmezhetnek. Az ilyen kérelmeket csak olyan személyek dolgozhatják fel, akik engedéllyel rendelkeznek az ilyen dokumentumokba való betekintésre, és az intézmény nem köteles megerősíteni, hogy az adott minősített dokumentum létezik.