Questions et réponses sur le droit d’accès du public aux documents

1. Qu’entend-on par droit d’accès du public aux documents de l’UE?

En vertu des traités de l’UE et de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, le public a le droit de demander des copies des documents détenus par les institutions, organes et organismes de l’UE (institutions de l’UE). Les institutions de l’UE doivent accorder l’accès aux documents demandés, sauf dans certaines circonstances prévues par le droit et les règles de l’Union (voir question 8).

2. Comment le droit d’accès du public s’applique-t-il à l’administration de l’UE?

Les règles générales donnant effet à ce droit sont énoncées dans le règlement (CE) nº 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents de l’UE.

Le règlement (CE) nº 1049/2001 s’applique directement à la Commission européenne, au Conseil de l’UE et au Parlement européen, qui ont adopté un règlement intérieur définissant ses modalités d’application. Le Conseil européen applique également le règlement (CE) nº 1049/2001 et le règlement intérieur pertinent du Conseil de l’UE.

Les trois autres institutions de l’UE, à savoir la Cour de justice de l’UE, la Cour des comptes européenne et la Banque centrale européenne, appliquent des règles distinctes qui varient à différents degrés de celles du règlement (CE) nº 1049/2001, mais qui, de manière générale, s’en inspirent.

3. Qui peut introduire une demande d’accès du public aux documents?

Tout citoyen de l’UE, toute personne résidant dans un État membre de l’UE ou toute «personne morale» immatriculée dans un État membre de l’UE (telle qu’une société, une organisation ou une association) a le droit de demander un accès public à un document de l’UE.

Une institution a le droit de demander vos coordonnées aux fins du traitement de votre demande d’accès, y compris de vérifier si vous êtes résident ou citoyen de l’UE.

4. À quoi le public peut-il demander l’accès?

Le terme «document» désigne tout contenu (mots, nombres, symboles, code informatique, images, sons) sous quelque forme que ce soit (documents papier ou électroniques, courriels, messages textuels ou enregistrements sonores, visuels ou audiovisuels, par exemple). Le droit d’accès du public aux documents s’applique aux documents relatifs aux politiques, activités et décisions relevant de la compétence de l’institution. Conformément au règlement (CE) nº 1049/2001, toutes les institutions sont tenues de tenir un registre des documents qu’elles détiennent.

Les particuliers peuvent demander l’accès à des documents dont ils savent qu’ils existent, mais ils peuvent également demander l’accès à tout document détenu par une institution concernant un sujet précis et défini, sans connaître la description exacte des documents en question. Bien que le nombre de documents pouvant être demandés ne soit pas limité, les institutions de l’UE peuvent, en application du règlement (CE) nº 1049/2001, refuser de traiter une demande portant sur des documents très longs ou sur un très grand nombre de documents. Toutefois, dans de tels cas, ils doivent d’abord tenter de parvenir à un arrangement équitable avec la personne qui demande l’accès.

5. Dans quelles langues une demande peut-elle être introduite et les documents reçus?

Les particuliers peuvent introduire une demande d’accès à des documents dans l’une des 24 langues officielles de l’UE et l’institution est tenue de répondre dans cette langue. Lorsqu’une institution accorde l’accès à un document, elle le divulgue dans la/les langue(s) dans laquelle/lesquelles il existe mais elle n’est pas tenue de le traduire.

6. Quels sont la procédure et le calendrier relatifs à une demande d’accès à des documents?

Les personnes physiques doivent demander l’accès aux documents par écrit. Certaines institutions ont mis en place des formulaires ou des portails en ligne pour traiter les demandes, ce qui peut contribuer à accélérer le traitement des demandes. Lors de l’introduction de la demande, les personnes physiques doivent fournir des informations sur leur identité et identifier les documents qu’elles sollicitent.

Lorsqu’elles reçoivent une demande, les institutions doivent normalement en accuser réception. Les institutions sont tenues de répondre dans un délai de 15 jours ouvrables à compter de l’enregistrement d’une demande, sauf si elles doivent préciser la demande. Pour les demandes complexes ou volumineuses, les institutions peuvent prolonger le délai de 15 jours.

Si une institution refuse l’accès à une demande, en invoquant l’une des exceptions prévues par le règlement (CE) nº 1049/2001 (voir question 8), l’intéressé(e) peut demander à l’institution de revoir sa décision (en formulant une «demande confirmative»). Le même calendrier s’applique que pour la demande initiale.

Si une institution maintient sa décision de refuser l’accès (ou ne répond pas dans le délai imparti), les intéressés peuvent saisir le Médiateur européen ou les juridictions de l’UE (voir question 7).

7. Dans quelles circonstances l’accès peut-il être refusé par une institution, un organe ou un organisme de l’UE?

Le règlement (CE) nº 1049/2001 énonce certaines circonstances exceptionnelles dans lesquelles une institution de l’UE peut refuser l’accès à des documents (article 4 du règlement). Ces exceptions incluent le cas où l’institution estime que la divulgation porterait atteinte à l’intérêt public dans certains domaines sensibles ou porterait atteinte à la vie privée des personnes (conformément au droit de l’Union en matière de protection des données). Les exceptions couvrent également la protection des procédures décisionnelles en cours, des procédures judiciaires ou des intérêts commerciaux.

En invoquant ces exceptions pour refuser l’accès, l’institution doit démontrer qu’il n’existe aucun intérêt public supérieur justifiant la divulgation des documents.

8. Que faire en cas de refus d’une demande d’accès? Quelles sont les voies de recours contre les décisions refusant l’accès à des documents?

Les particuliers peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur européen si l’institution a rejeté, en tout ou en partie, leur demande à la suite d’un réexamen (décision confirmative) ou si elle ne répond pas dans le délai applicable. Le Médiateur cherche à traiter ces plaintes le plus rapidement possible et, à cette fin, a mis en place une procédure accélérée. Le Médiateur a le pouvoir d’inspecter les documents en cause et peut recommander leur divulgation.

Les particuliers peuvent également saisir les juridictions de l’Union si l’institution a rejeté, en tout ou en partie, leur demande à la suite d’un réexamen.

9. Quelles sont les règles applicables aux informations relatives à l’environnement?

L’accès aux informations et aux documents, la participation du public au processus décisionnel et l’accès à la justice en matière d’environnement sont régis au niveau international par la «convention d’Aarhus» (1998), qui est contraignante pour les institutions de l’UE et a été intégrée au droit de l’Union. Il est considéré qu’il existe un intérêt public particulier à la transparence en ce qui concerne les informations et la prise de décision en matière d’environnement, et que ces informations devraient être facilement accessibles. Les institutions de l’UE peuvent toujours invoquer les exceptions prévues par le règlement (CE) nº 1049/2001 pour refuser l’accès, mais ces exceptions doivent être interprétées de manière restrictive, en tenant compte de l’intérêt public servi par la divulgation.

10. Les documents divulgués à la suite d’une demande d’accès à des documents sont-ils publiés?

Le fait qu’une institution doive divulguer un document à un demandeur ne signifie pas que l’institution a l’obligation de publier le document de sa propre initiative. Toutefois, les institutions ont le devoir de rendre les documents directement accessibles dans toute la mesure du possible, par exemple en les mettant à disposition sur leur site web et/ou par l’intermédiaire de leur registre public de documents.

Les personnes qui se voient accorder l’accès aux documents peuvent les publier, sauf si l’institution indique que des restrictions sont nécessaires, par exemple si le document est couvert par le droit d’auteur ou d’autres droits de propriété intellectuelle.

11. Quelles sont les règles applicables aux documents «classifiés»?

Les documents sensibles peuvent être classifiés afin de protéger les intérêts essentiels de l’UE, notamment dans les domaines de la sécurité publique, de la défense et des questions militaires. Conformément au règlement (CE) nº 1049/2001, les personnes peuvent demander l’accès à des documents classifiés. Ces demandes ne peuvent être traitées que par des personnes habilitées à consulter ces documents, et une institution n’est pas dans l’obligation de confirmer l’existence même d’un document sensible.