Preguntas y respuestas sobre el derecho de acceso del público a los documentos

1. ¿Qué es el derecho de acceso del público a los documentos de la UE?

Los Tratados de la UE y la Carta de los Derechos Fundamentales de la UE otorgan al público el derecho a solicitar copias de los documentos en poder de las instituciones, órganos y organismos de la UE (instituciones de la UE). Las instituciones de la UE deben conceder acceso a los documentos solicitados, salvo en determinadas circunstancias establecidas en la legislación y la normativa europea (véase la pregunta 8).

2. ¿Cómo se aplica el derecho de acceso del público a la administración de la UE?

Las disposiciones generales que dan efecto a este derecho se establecen en el Reglamento 1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos de la UE.

El Reglamento 1049/2001 se aplica directamente a la Comisión Europea, al Consejo de la UE y al Parlamento Europeo, que han adoptado Reglamentos internos que establecen el modo de aplicación del Reglamento 1049/2001. El Consejo Europeo también aplica el Reglamento 1049/2001 y el Reglamento interno pertinente del Consejo de la UE.

Las otras tres instituciones de la UE, el Tribunal de Justicia de la UE, el Tribunal de Cuentas Europeo y el Banco Central Europeo, aplican otras disposiciones que difieren en distintos grados de las del Reglamento 1049/2001, pero que generalmente se inspiran en él.

3. ¿Quién puede presentar una solicitud de acceso público a los documentos?

Todo ciudadano de la UE, cualquier persona que resida en un Estado miembro de la UE o cualquier «persona jurídica» registrada en un Estado miembro de la UE (como una empresa, organización o asociación) tiene derecho a solicitar acceso público a un documento de la UE.

Una institución tiene derecho a solicitar sus datos de contacto para tramitar su solicitud de acceso, así como para comprobar si es residente o ciudadano de la UE.

4. ¿A qué puede solicitar el acceso público ?

El término «documento» significa cualquier contenido (palabras, números, símbolos, código informático, imágenes, sonidos) en cualquier formato (como documentos en papel o electrónicos, correos electrónicos, mensajes de texto o grabaciones sonoras, visuales o audiovisuales). El derecho de acceso del público a los documentos se aplica a los documentos relativos a las políticas, actividades y decisiones que son competencia de la institución. De conformidad con el Reglamento 1049/2001, todas las instituciones están obligadas a llevar un registro de los documentos que obran en su poder.

Las personas físicas pueden solicitar acceso a documentos que saben que existen, pero también pueden solicitar acceso a cualquier documento en poder de una institución relacionado con un asunto específico y definido, sin conocer la descripción exacta de los documentos en cuestión. Si bien no hay límite a la cantidad de documentos que pueden solicitarse, de conformidad con el Reglamento 1049/2001, las instituciones de la UE pueden negarse a tramitar la solicitud de documentos muy extensos o de un gran número de documentos. No obstante, en tales casos, primero deben intentar alcanzar una solución adecuada con el solicitante.

5. ¿En qué lenguas se puede presentar la solicitud y recibir los documentos?

Las personas físicas pueden presentar una solicitud de acceso a documentos en cualquiera de las veinticuatro lenguas oficiales de la UE y la institución está obligada a responder en esa lengua. Cuando una institución concede el acceso a un documento, divulga el documento en la lengua o lenguas en las que existe, pero no está obligada a traducir el documento.

6. ¿Cuál es el procedimiento y el calendario para solicitar el acceso a los documentos?

Las personas físicas deben solicitar el acceso a los documentos por escrito. Algunas instituciones disponen de formularios o portales en línea para tramitar las solicitudes, lo que contribuye a acelerar la tramitación. Al presentar la solicitud, las personas físicas deben facilitar información sobre su identidad e indicar los documentos que desean.

Al recibir una solicitud, las instituciones normalmente acusan recibo. Las instituciones deben responder en un plazo de quince días hábiles a partir del registro de una solicitud, a menos que necesiten aclaraciones sobre la solicitud. En el caso de solicitudes complejas o de gran extensión, podrán ampliar el plazo quince días más.

Si una institución deniega el acceso a una solicitud invocando una de las excepciones previstas en el Reglamento 1049/2001 (véase la pregunta 8), la persona física puede solicitar a la institución que revise su decisión (presentando una «solicitud confirmatoria»). Se aplica el mismo calendario que a la solicitud inicial.

Si una institución mantiene su decisión de denegar el acceso (o no responde en el plazo establecido), las personas físicas pueden dirigirse al Defensor del Pueblo Europeo o a los tribunales de la UE (véase la pregunta 7).

7. ¿En qué circunstancias puede la institución, órgano u organismo de la UE denegar el acceso a los documentos?

El Reglamento 1049/2001 establece determinadas circunstancias excepcionales en las que una institución de la UE puede denegar el acceso a los documentos (artículo 4 del Reglamento). Estas excepciones incluyen si la institución considera que la divulgación de la información supondría un perjuicio para el interés público en determinados ámbitos sensibles o para la privacidad de las personas (de conformidad con la legislación de la UE en materia de protección de datos). Las excepciones también abarcan la protección de los procedimientos de toma de decisiones en curso, los procedimientos jurídicos o los intereses comerciales.

Al invocar estas excepciones para denegar el acceso, la institución debe demostrar que no existe un interés público superior que justifique la divulgación de los documentos.

8. Qué hacer cuando se deniega la solicitud de acceso. ¿Cuál es el procedimiento de recurso para las decisiones de denegación de acceso a documentos?

Las personas físicas pueden presentar una reclamación al Defensor del Pueblo Europeo si la institución ha rechazado, total o parcialmente, su solicitud a raíz de una revisión (una decisión confirmatoria) o si no responde en el plazo establecido. El Defensor del Pueblo intenta tramitar tales reclamaciones con la mayor rapidez posibles y ha implantado, a este fin, un procedimiento acelerado (Fast-Track). El Defensor del Pueblo está facultado para examinar los documentos en cuestión y puede recomendar su divulgación.

Las personas físicas también pueden acudir a los tribunales de la UE si la institución ha rechazado, total o parcialmente, su solicitud tras una revisión.

9. ¿Qué normas se aplican a la información medioambiental?

El acceso a la información y a los documentos, la participación del público en la toma de decisiones y el acceso a la justicia en materia de medio ambiente se rigen a nivel internacional por el denominado Convenio de Aarhus (1998), que vincula a las instituciones de la UE y se ha incorporado al Derecho de la UE. Se considera que existe un interés público particular en la transparencia en relación con la información medioambiental y la toma de decisiones, y dicha información debe ser de fácil acceso. Las instituciones de la UE pueden seguir invocando las excepciones previstas en el Reglamento 1049/2001 para denegar el acceso, pero estas excepciones deben interpretarse de manera restrictiva, teniendo en cuenta el interés público atendido por la divulgación.

10. ¿Se publican los documentos divulgados a raíz de una solicitud de acceso a documentos?

El hecho de que una institución deba divulgar un documento a un solicitante no implica que la institución tenga la obligación de publicarlo de forma proactiva. Sin embargo, las instituciones tienen la obligación de poner los documentos a disposición directa en la mayor medida posible, por ejemplo, poniéndolos a disposición en sus sitios web o a través de sus registros públicos de documentos.

Las personas a las que se conceda acceso a los documentos podrán publicarlos, salvo cuando la institución indique que son necesarias restricciones, por ejemplo si el documento está amparado por derechos de autor u otros derechos de propiedad intelectual.

11. ¿Qué normas se aplican a los documentos «clasificados»?

Los documentos sensibles pueden ser clasificados con el fin de proteger los intereses esenciales de la UE, en particular en materia de seguridad pública, defensa y asuntos militares. De conformidad con el Reglamento 1049/2001, las personas físicas pueden solicitar acceso a documentos clasificados. Estas solicitudes solo pueden ser tramitadas por personas habilitadas para consultar dichos documentos, y una institución no está obligada a confirmar la existencia de un documento sensible.