Spørgsmål og svar vedrørende retten til aktindsigt

1. Hvad er retten til aktindsigt i EU-dokumenter?

I henhold til EU-traktaterne og chartret om grundlæggende rettigheder har offentligheden ret til at anmode om kopier af dokumenter, som EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer (EU-institutionerne) ligger inde med. EU-institutionerne skal give aktindsigt i de dokumenter, der er anmodet om aktindsigt i, med undtagelse af visse tilfælde, der er fastsat i EU's love og regler (se spørgsmål 8).

2. Hvordan finder retten til aktindsigt anvendelse på EU's administration?

De generelle regler, der gennemfører denne ret, er fastsat i forordning 1049/2001 om aktindsigt i EU's dokumenter.

Forordning (EF) nr. 1049/2001 finder direkte anvendelse på Europa-Kommissionen, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Parlamentet, som har vedtaget en forretningsorden, der fastsætter, hvordan de skal anvende forordning (EF) nr. 1049/2001. Det Europæiske Råd anvender også forordning nr. 1049/2001 og den relevante forretningsorden for Rådet for Den Europæiske Union.

De tre andre EU-institutioner – EU-Domstolen, Den Europæiske Revisionsret og Den Europæiske Centralbank – anvender særskilte regler, der i forskellig grad afviger fra, men generelt er inspireret af forordning (EF) nr. 1049/2001.

3. Hvem kan anmode om aktindsigt?

Alle EU-borgere, personer, der har bopæl i en EU-medlemsstat, eller juridiske personer, der er registreret i en EU-medlemsstat (f.eks. en virksomhed, organisation eller sammenslutning), har ret til at anmode om aktindsigt i et EU-dokument.

En institution har ret til at anmode om dine kontaktoplysninger for at behandle din anmodning om aktindsigt, bl.a. for at kontrollere, om du er bosiddende eller statsborger i EU.

4. Hvad giver aktindsigten adgang til?

Betegnelsen "dokument" omfatter al indhold (ord, tal, symboler, computerkoder, billeder og lyd) i et hvilket som helst format (f.eks. dokumenter i papirformat eller elektronisk format, e-mails, tekstbeskeder eller lyd- eller billedoptagelser eller audiovisuelle optagelser). Retten til aktindsigt gælder for dokumenter, der vedrører politik, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens ansvarsområde. I henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 skal alle institutioner føre et register over deres dokumenter.

Du kan anmode om aktindsigt i dokumenter, som du har kendskab til, men du kan også anmode om adgang til alle andre dokumenter, en institution er i besiddelse af, og som vedrører et specifikt, nøjere afgrænset område, uden at du kender til den nøjagtige beskrivelse af de pågældende dokumenter. Selv om der ingen grænse er for, hvor mange dokumenter der kan anmodes om aktindsigt i, kan EU-institutionerne i henhold til forordning nr. 1049/2001 afvise at behandle en anmodning om aktindsigt i meget omfangsrige dokumenter eller et meget stort antal dokumenter. I sådanne tilfælde skal de dog først forsøge at nå frem til en rimelig løsning sammen med den person, der anmoder om aktindsigt.

5. På hvilke sprog kan du indgive anmodningen og modtage dokumenter?

Du kan anmode om aktindsigt på et hvilket som helst af de 24 officielle EU-sprog, og institutionen er forpligtet til at svare dig på dette sprog. Hvis en institution giver aktindsigt i et dokument, skal den offentliggøre dokumentet på det eller de sprog, det findes på, men er ikke forpligtet til at oversætte dokumentet.

6. Hvilken proceduren og hvilke tidsfrister gælder der for anmodninger om aktindsigt?

Anmodninger om aktindsigt i dokumenter skal indgives skriftligt. Visse institutioner har indført online formularer eller online portaler til behandling af anmodninger, hvilket gør, at anmodningerne kan behandles hurtigere. Når du indgiver din anmodning, skal du oplyse om din identitet og angive, hvilke dokumenter du ønsker adgang til.

Når de modtager anmodningen, skal institutionerne normalt bekræfte modtagelsen. Institutionerne har 15 arbejdsdage til at svare fra og med registreringen af anmodningen, medmindre de har brug for yderligere præciseringer i forhold til anmodningen. Ved komplicerede eller omfattende anmodninger kan institutionerne forlænge fristen med 15 dage.

Hvis en institution afslår at give aktindsigt i en anmodning under påberåbelse af en af undtagelserne i forordning nr. 1049/2001 (se spørgsmål 8), kan du anmode institutionen om at tage sin afgørelse op til fornyet overvejelse (ved at fremsætte en "genfremsat anmodning"). Den samme tidsfrist gælder som for den oprindelige anmodning.

Hvis en institution fastholder sin afgørelse om at give afslag på aktindsigt (eller ikke svarer inden for den gældende frist), kan du henvende dig til Den Europæiske Ombudsmand eller EU's retsinstanser (se spørgsmål 7).

7. Under hvilke omstændigheder kan en EU-institution eller et EU-organ, -kontor eller -agentur give afslag på aktindsigt?

Forordning (EF) nr. 1049/2001 fastsætter visse undtagelsestilfælde, hvor en EU-institution kan nægte at give aktindsigt (forordningens artikel 4). Disse undtagelser omfatter tilfælde, hvor offentliggørelse efter institutionens mening ville være til skade for beskyttelsen af offentlighedens interesser på visse følsomme områder eller ville være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred (i overensstemmelse med EU's databeskyttelseslovgivning). Undtagelserne omfatter også beskyttelsen af igangværende beslutningsprocedurer, retlige procedurer eller kommercielle interesser.

Når institutionen afslår aktindsigt på baggrund af disse undtagelser, skal den godtgøre, at der ikke foreligger en mere tungtvejende offentlig interesse, der kan begrunde offentliggørelsen af dokumenterne.

8. Hvad hvis du får afslag på anmodningen om aktindsigt? Hvad er klageproceduren for afgørelser om afslag på aktindsigt?

Du kan indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand, hvis institutionen helt eller delvist har afvist din anmodning efter en fornyet undersøgelse (en bekræftende afgørelse) eller undlader at svare inden for den gældende frist. Ombudsmanden søger at behandle sådanne klager så hurtigt som muligt og har til dette formål indført en hurtig procedure. Ombudsmanden har beføjelse til at undersøge de omtvistede dokumenter og kan fremsætte en henstilling om offentliggørelse af dokumenterne.

Du kan også indbringe en sag for en af Unionens retsinstanser, hvis institutionen helt eller delvist har afvist din anmodning efter en fornyet vurdering.

9. Hvilke regler gælder der for miljøoplysninger?

Adgang til oplysninger og dokumenter, offentlig deltagelse i beslutningsprocesser og adgang til klage og domstolsprøvelse på miljøområdet reguleres på internationalt plan af den såkaldte Århuskonvention (1998), som er bindende for EU-institutionerne og indarbejdet i EU-retten. Der anses for at være en særlig offentlig interesse i gennemsigtighed med hensyn til miljøoplysninger og beslutningstagning, og sådanne oplysninger bør være lette at få adgang til. EU-institutionerne kan stadig påberåbe sig de undtagelser, der er fastsat i forordning (EF) nr. 1049/2001, for at begrunde afslag på aktindsigt, men disse undtagelser skal fortolkes restriktivt og under hensyntagen til de offentlige interesser, som offentliggørelsen tjener.

10. Offentliggøres dokumenter, der er blevet udleveret, efter en anmodning om aktindsigt?

Den omstændighed, at en institution skal udlevere et dokument til den, der har fremsat anmodningen, indebærer ikke, at institutionen af sig selv er forpligtet til at offentliggøre dokumentet. Institutionerne har imidlertid pligt til at gøre dokumenter direkte tilgængelige i videst muligt omfang, f.eks. ved at gøre dem tilgængelige på deres websteder og/eller via deres offentlige registre over dokumenter.

Personer, der får aktindsigt, kan offentliggøre dokumenterne, medmindre institutionen angiver, at der er behov for begrænsninger, f.eks. hvis dokumentet er omfattet af ophavsret eller andre intellektuelle ejendomsrettigheder.

11. Hvilke regler gælder der for "klassificerede" dokumenter?

Følsomme dokumenter kan klassificeres for at beskytte EU's væsentlige interesser, navnlig i forbindelse med offentlig sikkerhed, forsvar og militære anliggender. I henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 kan du anmode om aktindsigt i klassificerede dokumenter. Sådanne anmodninger kan kun behandles af personer, der er godkendt til at få adgang til sådanne dokumenter, og en institution er ikke forpligtet til at bekræfte, at der overhovedet findes et følsomt dokument.