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Beschluss in der Sache 66/2016/DK über die Tätigkeit der Exekutivagentur des Europäischen Forschungsrats in Bezug auf einen Antrag auf Zugang zu Dokumenten
Entscheidung
Fall 66/2016/DK - Geöffnet am Mittwoch | 17 Februar 2016 - Entscheidung vom Donnerstag | 21 Dezember 2017 - Betroffene Institution Exekutivagentur des Europäischen Forschungsrats ( Kein Missstand festgestellt ) - Land Vereinigtes Königreich
Der Fall betraf den Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu zwei E-Mails, die vom privaten E-Mail-Konto des Präsidenten des Verwaltungsrats der Exekutivagentur des Europäischen Forschungsrats an die Mitglieder des Wissenschaftlichen Rates der Agentur gesendet wurden. Als die Agentur den Zugang mit der Begründung verweigerte, dass die beiden E-Mails nicht in ihrem Besitz waren, da sie von einem privaten Konto gesendet wurden, wandte sich der Beschwerdeführer an den Europäischen Bürgerbeauftragten.
Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu diesem Thema ein, woraufhin der Präsident des Verwaltungsrats der Agentur Kopien der beiden E-Mails zur Verfügung stellte. Daher könnte die Agentur den Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu den E-Mails gemäß der Verordnung 1049/2001 [1] prüfen. Anschließend gewährte die Agentur dem Beschwerdeführer teilweisen Zugang zu den Dokumenten. Der Bürgerbeauftragte erhielt vollständige Kopien der beiden E-Mails und konnte überprüfen, ob die Schwärzungen in den dem Beschwerdeführer offengelegten Kopien gerechtfertigt waren.
Der Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung daher mit der Feststellung ab, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt.
Hintergrund der Beschwerde
1. Im Oktober 2015 beantragte der Beschwerdeführer bei der Exekutivagentur des Europäischen Forschungsrats [2] (im Folgenden „Agentur“), ihm Zugang zu bestimmten Dokumenten gemäß der Verordnung 1049/2001 zu gewähren. Die Agentur gewährte teilweisen Zugang zu sieben Dokumenten und uneingeschränkten Zugang zu einem Dokument. Nur Dokumente, die sich im Besitz der Agentur befänden, d. h. Dokumente, die von der Agentur stammten oder bei ihr eingegangen seien und sich in ihrem Besitz befänden, könnten nach der Verordnung 1049/2001 berücksichtigt werden.
2. Im November 2015 ersuchte der Beschwerdeführer die Agentur, ihm unter anderem Zugang zu zwei E-Mails zu gewähren, die Mitglieder des Wissenschaftlichen Rates vom privaten E-Mail-Konto des Präsidenten des Wissenschaftlichen Rates der Agentur erhalten [3].
3. Im Dezember 2015 antwortete die Agentur dem Beschwerdeführer, dass die beiden fraglichen E-Mails nicht in ihrem Besitz seien, da sie vom privaten E-Mail-Konto des Präsidenten gesendet worden seien. Daher konnte die Agentur dem Beschwerdeführer keinen Zugang zu diesem Schreiben gewähren.
4. Unzufrieden mit der Antwort der Agentur und in Anbetracht der Tatsache, dass die vom privaten E-Mail-Konto des Präsidenten gesendeten E-Mails arbeitsbezogen waren, wandte sich der Beschwerdeführer an den Europäischen Bürgerbeauftragten, um sich über die Weigerung der Agentur, die E-Mails offenzulegen, zu beschweren.
Die Untersuchung
5. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu den folgenden in der Beschwerde aufgeworfenen Fragen ein:
1) Die ERCEA sollte die strittigen E-Mails anfordern, die vom privaten E-Mail-Konto des Präsidenten an die Mitglieder des Wissenschaftlichen Rates gesendet werden.
2) Die ERCEA sollte dem Beschwerdeführer anschließend Zugang zu diesen E-Mails gewähren.
6. Im Laufe der Untersuchung erhielt die Agentur die Kopien der beiden fraglichen E-Mails vom Präsidenten und gewährte anschließend teilweisen Zugang zu ihnen. Nach Übermittlung dieser Informationen an den Bürgerbeauftragten führte das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten eine Inspektion in den Räumlichkeiten der Agentur durch.
Bewertung des Bürgerbeauftragten
7. Im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung erhielt die Agentur vom Präsidenten Kopien der beiden fraglichen E-Mails und veröffentlichte sie dem Beschwerdeführer, wenn auch in einer geschwärzten Fassung. Daher hat die Agentur die ursprünglich festgestellten Probleme gelöst.
8. Es bleibt jedoch die Frage, ob die Agentur dem Beschwerdeführer zu Recht nur teilweisen Zugang zu den beiden fraglichen E-Mails gewährt hat.
9. Die Agentur erklärte, dass die teilweise Offenlegung auf der Grundlage von Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung 1049/2001 gerechtfertigt sei. In dieser Bestimmung heißt es, dass die Organe den Zugang zu einem Dokument verweigern, wenn seine Verbreitung den Schutz der Privatsphäre und der Integrität des Einzelnen beeinträchtigen würde, insbesondere im Einklang mit den EU-Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten. Nachdem die Agentur Kopien der beiden E-Mails erhalten hatte, konsultierte sie den Präsidenten zu deren möglicher Offenlegung. Der Präsident stimmte der Offenlegung der E-Mails grundsätzlich zu. Die Agentur musste ferner bestimmte Teile der E-Mails unkenntlich machen, um die personenbezogenen Daten anderer Personen zu schützen, insbesondere die Namen und E-Mail-Adressen der Empfänger der E-Mails sowie die Namen der im Text der E-Mails genannten Personen.
10. In seinen Bemerkungen zur obigen Antwort der Agentur bestätigte der Beschwerdeführer den Eingang der beiden E-Mails in einer geschwärzten Fassung. Er dachte jedoch, dass die beiden E-Mails so stark redigiert waren, dass es schwierig war, sie zu verstehen. Er vermutete auch, dass viel mehr geschwärzt wurde als personenbezogene Daten, und wollte daher die E-Mails mit Ausnahme personenbezogener Daten im Hinblick auf das öffentliche Interesse in dieser Angelegenheit vollständig erhalten.
11. Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten führte daraufhin eine Einsichtnahme in die Akte der Agentur durch, die die nicht geschwärzten Fassungen der beiden fraglichen E-Mails enthielt, und hielt auch ein Treffen mit den Vertretern der Agentur ab, um bestimmte Fragen im Zusammenhang mit der Einsichtnahme zu stellen.
12. Nach Prüfung der vollständigen Fassung der beiden E-Mails stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die geschwärzten Teile tatsächlich die Art von Informationen und Erklärungen darstellen, die unter die Ausnahmeregelung zum Schutz der Privatsphäre und der Integrität von Personen fallen können. In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass dies zwingend vorgeschrieben ist und die Organe daher verpflichtet sind, den Zugang zu den darin enthaltenen Dokumenten zu verweigern. Zur Begründungspflicht hinsichtlich der Anwendbarkeit der geltend gemachten Ausnahme weist der Bürgerbeauftragte darauf hin, dass es zwar Sache des betreffenden Organs sei, nachzuweisen, dass die Dokumente, zu denen Zugang beantragt werde, tatsächlich unter die geltend gemachte Ausnahme fielen, dass es jedoch manchmal unmöglich sein könne, die Notwendigkeit der Vertraulichkeit vollständig zu begründen, ohne den ausgenommenen Inhalt des Dokuments offenzulegen und damit der Ausnahme ihren eigentlichen Zweck zu nehmen.
13. In Bezug auf den Wunsch des Beschwerdeführers, dass die beiden E-Mails vollständig im Hinblick auf das öffentliche Interesse an der Angelegenheit offengelegt werden sollten, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die einschlägige Ausnahme in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b im Gegensatz zu einigen anderen Ausnahmen in der Verordnung 1049/2001 nicht einem überwiegenden öffentlichen Interesse an der Offenlegung unterliegt. Das ist eine absolute Ausnahme.[4]
14. Daher ist die Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Agentur die Bestimmungen der Verordnung 1049/2001 korrekt angewandt hat, als sie beschlossen hat, nur teilweisen Zugang zu den beiden fraglichen E-Mails zu gewähren. Der Bürgerbeauftragte stellt somit keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Agentur fest.
15. Schließlich stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Agentur zu Recht E-Mails, die von privaten E-Mail-Konten gesendet und empfangen wurden, als unter die Verordnung 1049/2001 fallend behandelt hat, wenn sie berufliche Angelegenheiten im Zusammenhang mit den Aufgaben der Agentur betreffen. Sie begrüßt das erklärte Bekenntnis der Agentur zu den Grundsätzen der Offenheit und Transparenz.
Schlussfolgerung
Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab:
Der Bürgerbeauftragte stellt keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Agentur fest.
Der Beschwerdeführer und die Exekutivagentur des Europäischen Forschungsrats werden über diesen Beschluss unterrichtet.
Emily O⇔Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte
Straßburg, 21.12.2017
[1] Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43). Abrufbar unter: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.
[2] Die Exekutivagentur des Europäischen Forschungsrats (ERCEA) setzt die vom Wissenschaftlichen Rat festgelegte Strategie des Europäischen Forschungsrats (ERC) um und ist für die laufende Verwaltung der Finanzhilfen zuständig. Weitere Informationen unter: https://erc.europa.eu/about-erc/erc-executive-agency-ercea.
[3] Der Wissenschaftliche Rat ist das Leitungsgremium des Europäischen Forschungsrats und legt die wissenschaftliche Förderstrategie und -methodik fest. Es handelt im Namen der wissenschaftlichen Gemeinschaft in Europa, um Kreativität und innovative Forschung zu fördern. Die Mitglieder des Wissenschaftlichen Rates werden von der Europäischen Kommission auf Empfehlung eines unabhängigen Ausschusses ernannt. Vorsitzender des Wissenschaftlichen Rates ist der Präsident des Europäischen Forschungsrats. Die ERC-Exekutivagentur setzt die vom Wissenschaftlichen Rat festgelegte ERC-Strategie um und ist für die laufende Verwaltung der Finanzhilfen zuständig.
[4] Eine Offenlegung kann erfolgen, wenn dies im Einklang mit der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 über den Datenschutz steht.