Sie möchten Beschwerde gegen ein EU-Organ oder eine EU-Einrichtung einlegen?
- DE Deutsch
Maschinelle Übersetzungen können Fehler enthalten, die die Klarheit und Genauigkeit beeinträchtigen können. Der Bürgerbeauftragte übernimmt keine Haftung für etwaige Unstimmigkeiten. Die zuverlässigsten Informationen und die größte Rechtssicherheit finden Sie in der verlinkten Originalversion auf Englisch.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Sprachen- und Übersetzungsregelung.
Beschluss in der Sache 682/2014/JF über die Anforderung der Europäischen Kommission, dass Personen, die Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten beantragen, ihre Postanschrift angeben müssen
Entscheidung
Fall 682/2014/JF - Geöffnet am Dienstag | 20 Mai 2014 - Empfehlung vom Freitag | 16 Dezember 2016 - Entscheidung vom Dienstag | 19 Dezember 2017 - Betroffene Institution Europäische Kommission ( Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt ) - Land Spanien
Die Europäische Kommission weigerte sich, einen Antrag der Organisation Access Info Europe auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu registrieren, da sie keine Postanschrift angegeben hatte. Access Info Europe beschwerte sich darüber, dass es der Kommission nicht gestattet sein sollte, eine Postanschrift von jemandem zu verlangen, der einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten stellt.
Der Bürgerbeauftragte nahm die administrativen Gründe der Kommission für die Anfrage nach einer Postanschrift zur Kenntnis. Die Kommission brachte vor, dass Einzelpersonen ohne die Angabe einer Postanschrift leicht (und missbräuchlich) einen Antrag unter einer erfundenen Identität, einer unklaren Identität oder unter der Identität einer dritten Person stellen können. Es gab bereits mehrere solcher konkreten Fälle. Die Kommission hat auch ein rechtliches Argument vorgebracht. Sie machte geltend, dass sie rechtlich verpflichtet sei, ihre Entscheidungen über den Zugang zu Dokumenten per Post in Papierform zu übermitteln („notifizieren“).
Der Bürgerbeauftragte zweifelte nicht an dem tatsächlichen Hintergrund. Sie stellte jedoch fest, dass es unverhältnismäßig sei, die Postanschriftspflicht auf alle Personen anzuwenden, die Zugang beantragten. Erscheint ein Antrag unter falscher Identität, kann die Kommission die Person einfach auffordern, ihr eine Postanschrift, einen Personalausweis oder ein anderes Identifizierungsmittel zu übermitteln.
Die Auffassung der Kommission, dass sie rechtlich verpflichtet sei, alle ihre Entscheidungen auf Papier zu übermitteln, war nicht überzeugend. Der Bürgerbeauftragte wies darauf hin, dass die Praxis der Kommission für das 21. Jahrhundert archaisch sei und dass sie in zahlreichen anderen identischen oder ähnlichen Verwaltungsverfahren in der EU-Verwaltung nicht erkennbar sei.
Die Bürgerbeauftragte gab im Lichte ihrer Feststellungen geeignete Empfehlungen ab. Diese wurden von der Kommission abgelehnt. In ihrem Beschluss zum Abschluss der Untersuchung unterbreitete die Bürgerbeauftragte Verbesserungsvorschläge zur Modernisierung der Praktiken der Kommission. Außerdem forderte sie die Kommission erneut auf, den spezifischen Antrag auf Zugang zu Dokumenten, den die Klägerin noch verfolgen wollte, endgültig zu registrieren und zu bearbeiten.
Empfehlung des Bürgerbeauftragten [1] (2016)
1. In ihrer Empfehlung forderte die Bürgerbeauftragte die Kommission auf, nicht mehr von allen Antragstellern die Angabe ihrer Postanschrift zu verlangen, wenn eine geeignete alternative Anschrift für den Schriftverkehr angegeben wird.
2. Sie empfahl der Kommission ferner, den Antrag des Beschwerdeführers zu registrieren und umgehend zu bearbeiten.
3. Schließlich schlägt sie vor, dass die Kommission alternative Online-Systeme oder elektronische Kommunikationsmittel für ihre Entscheidungen über Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten in Betracht zieht.
Bewertung des Bürgerbeauftragten nach der Empfehlung
4. Die Kommission lehnte die Empfehlung des Bürgerbeauftragten ab, nicht mehr von allen Antragstellern die Angabe ihrer Postanschrift zu verlangen, wenn eine geeignete alternative Anschrift für den Schriftverkehr angegeben wird. Er wiederholte im Wesentlichen die Argumente seiner früheren Ausführungen und betonte, dass „die Kommission respektvoll darauf hinweist, dass es ihr freisteht, über die Verwendung des am besten geeigneten Systems für die Notifizierung von Beschlüssen gemäß der Verordnung 1049/2001 zu entscheiden, solange dieses System den rechtlichen Anforderungen entspricht ...“.
5. Die Kommission teilte dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie der Empfehlung des Bürgerbeauftragten, den Antrag des Beschwerdeführers zu registrieren und umgehend zu bearbeiten, nicht nachgekommen sei. Sie erklärte jedoch, dass sie dies nun tun würde, wenn der Beschwerdeführer weiterhin an der Registrierung seines Antrags interessiert sei.
6. Die Kommission reagierte auf den Vorschlag der Bürgerbeauftragten für alternative Online-Systeme mit der Feststellung: „Während die Kommission mögliche künftige Änderungen der Art und Weise, wie sie ihre Verwaltungsentscheidungen mitteilt, nicht ausschließt, gibt es derzeit keine zufriedenstellenden alternativen Möglichkeiten, Rechtssicherheit zu gewährleisten und einen Missbrauch des Rechts auf Zugang der Öffentlichkeit zu vermeiden ...“.
7. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kommission die Empfehlungen der Bürgerbeauftragten und ihren Verbesserungsvorschlag nicht akzeptiert hat.
8. Die Bürgerbeauftragte bedauert den Standpunkt der Kommission in diesem Fall, der ihrer Ansicht nach in Bezug auf Sachverhalt und Recht falsch ist. Sie ist besonders besorgt darüber, dass die Antwort der Kommission ihrem eigenen Rat widerspricht, dass die EU-Verwaltung selbst das digitale Zeitalter voll und ganz annimmt und die Nutzung elektronischer Kommunikation maximiert.
9. Der Bürgerbeauftragte hat die Praxis, die Identität von Personen, die einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten stellen, von Fall zu Fall zu überprüfen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die Ausübung dieses Rechts missbraucht wird, uneingeschränkt unterstützt. Auf dieser Grundlage in jedem Fall vorzugehen, ist jedoch respektlos gegenüber den Bürgern und ihren Grundrechten gemäß der EU-Charta. Die Bürgerbeauftragte hat in dieser Untersuchung Ratschläge zu alternativen Arbeitsmethoden erteilt und dies in Ausübung ihres auf dem Vertrag beruhenden Mandats zur Aufdeckung von Missständen in der Verwaltungstätigkeit und zur Abgabe von Empfehlungen zur Beseitigung dieser Missstände getan. Die Bürgerbeauftragte bedauert zutiefst, dass die Europäische Kommission diesen Rat widerlegt hat, was eindeutig bedeutet, dass sie, solange ihre Systeme und Verfahren „legal“ sind, der Auffassung ist, dass keine Notwendigkeit besteht, Verbesserungen zum Nutzen der Bürger und im Einklang mit den allgemeinen Grundsätzen einer guten Verwaltung in Betracht zu ziehen.
10. Zum Abschluss dieser Untersuchung macht die Bürgerbeauftragte neben der Bestätigung ihrer Feststellungen zu Missständen in der Verwaltungstätigkeit einen weiteren Verbesserungsvorschlag.
11. In Bezug auf den spezifischen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, der in diesem Fall gestellt wurde, kann der Bürgerbeauftragte bestätigen, dass der Beschwerdeführer weiterhin an den angeforderten Dokumenten interessiert ist. Erneut bedauert der Bürgerbeauftragte zutiefst, dass die Kommission beschlossen hat, alle sehr klaren Hinweise auf den anhaltenden Wunsch nach Zugang der Öffentlichkeit zu den angeforderten Dokumenten zu ignorieren. Das Beharren auf erneuten Anträgen und Verfahrensformalitäten, wenn sie unnötig sind und keinem offensichtlichen nützlichen Zweck dienen, zeigt einen Mangel an Achtung der Grundrechte der Bürger. Die Kommission wird daher gebeten, den Antrag bei Eingang des vorliegenden Beschlusses förmlich zu registrieren und ihn rasch und in jedem Fall innerhalb der in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Frist zu bearbeiten.
Schlussfolgerungen
Auf der Grundlage der Untersuchung dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte die Untersuchung mit folgenden Schlussfolgerungen ab:
Die Anforderung der Kommission, dass alle Personen, die den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten beantragen, ihre Postanschrift für ihre Papierpostsendungsmodalitäten angeben müssen, ist ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit.
Das Versäumnis der Kommission, sich zu registrieren und auf den Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu Dokumenten zu antworten, war ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit.
Zusätzlich zu den vorstehenden Schlussfolgerungen macht der Bürgerbeauftragte folgenden Verbesserungsvorschlag:
Der Bürgerbeauftragte fordert die Kommission auf, in dem in Artikel 15 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen interinstitutionellen Ausschuss eine Peer-Review der in diesem Fall behandelten Fragen anzustreben.
In Artikel 15 heißt es:
„1. Die Organe entwickeln bewährte Verwaltungspraktiken, um die Ausübung des durch diese Verordnung garantierten Zugangsrechts zu erleichtern.
2. Die Organe setzen einen interinstitutionellen Ausschuss ein, um bewährte Verfahren zu prüfen, mögliche Konflikte anzugehen und künftige Entwicklungen beim Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu erörtern.“
Der Bürgerbeauftragte schlägt vor, bei Anfragen, die per E-Mail eingehen, zu vereinbaren, dass die Verantwortung für die Zuverlässigkeit dieses Kommunikationsmittels bei der Person liegt, die den Antrag stellt, was z. B. bedeutet, dass es diesem Absender überlassen bleibt, ein zuverlässiges E-Mail-System zu wählen, das Organ über mögliche Probleme in Bezug auf Volumenbegrenzungen zu informieren und zu überprüfen, ob die von dem Organ erhaltene Korrespondenz als Spam gefiltert wird. Damit sollten Bedenken ausgeräumt werden, die die Organe in Bezug auf die Mitteilung der hier in Rede stehenden Beschlüsse haben könnten.
Wenn die Auffassung fortbesteht, dass die Versendung von Entscheidungen per E-Mail nicht mit den rechtlichen Anforderungen im Einklang steht, schlägt der Bürgerbeauftragte vor, dass im Ausschuss nach Artikel 15 Absatz 2 eine Peer-Review dieses Standpunkts durchgeführt wird, in der auch speziell auf die Behauptung eingegangen werden könnte, dass es derzeit keine Alternative zur Versendung von Entscheidungen per Post in Papierform gibt. Dabei wird die Kommission ermutigt, beispielsweise die ehrgeizige „Digitale Agenda“ der EU zu berücksichtigen, die die Kommission vor sieben Jahren auf den Weg gebracht hat. Darüber hinaus wird empfohlen, der weit verbreiteten Nutzung elektronischer Online-Kommunikationssysteme, einschließlich elektronischer Signaturen, Rechnung zu tragen, die in ganz Europa von öffentlichen Verwaltungen verwendet werden.
Der Bürgerbeauftragte möchte bis Ende des ersten Quartals 2018 über das Ergebnis einer solchen Peer-Review informiert werden.
Die anderen Teilnehmer des genannten Ausschusses nach Artikel 15 Absatz 2 (Parlament und Rat) werden gesondert über den vorliegenden Beschluss und die Vorschläge unterrichtet.
Der Beschwerdeführer und der Präsident der Europäischen Kommission werden über diese Entscheidung unterrichtet.
Emily O'Reilly
Europäischer Bürgerbeauftragter
Straßburg, 19.12.2017
[1] Weitere Informationen über den Hintergrund der Beschwerde, die Argumente der Parteien und die Untersuchung des Bürgerbeauftragten finden Sie im vollständigen Text des Lösungs- und Empfehlungsvorschlags des Bürgerbeauftragten sowie in den entsprechenden Stellungnahmen und Kommentaren, die unter folgender Adresse abrufbar sind:
https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark
Die Empfehlung folgte einem Versuch, den Fall durch einen Lösungsvorschlag zu lösen, dessen Hauptteil jedoch von der Kommission abgelehnt wurde. Die Kommission verzichtete lediglich darauf, Personen aufzufordern, bei der Einreichung von Anträgen auf Dokumente ihren Tätigkeitsbereich anzugeben.