Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer ist spanischer Staatsangehöriger, der sich um die Teilnahme an einem vom EPSO organisierten Einstellungsverfahren beworben hat.[1] Der Beschwerdeführer hat die Frist für die Buchung des computergestützten Tests (CTB) versäumt, angeblich weil das EPSO ihm nicht rechtzeitig eine automatische Einladung übermittelt hatte. Als EPSO sich in dieser Angelegenheit an EPSO wandte, teilte es dem Beschwerdeführer das Datum mit, an dem die betreffende Einladung in seinem EPSO-Konto [2] zur Verfügung gestellt worden war, und erklärte, dass die Verantwortung für die Überprüfung des EPSO-Kontos bei den Bewerbern liege, die an Einstellungsverfahren teilnahmen.

2. Daraufhin fragte der Beschwerdeführer EPSO, wie es sicher sein könne, dass ihm die Nachricht an diesem Tag zugesandt worden sei. Tatsächlich hatte er sich während des Buchungszeitraums zweimal in sein EPSO-Profil eingeloggt, um an einer anderen Bewerbung zu arbeiten. Er sah die Einladungsnachricht jedoch erst, nachdem die Frist für die Buchung des CBT abgelaufen war. Das EPSO antwortete, dass die Einladungen zur Buchung des CBT in allen Konten der Bewerber am selben Tag zur Verfügung gestellt worden seien und dass es nicht mehr möglich sei, eine Buchung vorzunehmen.

Die Untersuchung

3. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der Beschwerde ein und ermittelte die folgenden Behauptungen und Behauptungen:

Vorwürfe

Das EPSO hat es versäumt, eine automatische Aufforderung zur Buchung des computergestützten Tests (CBT) rechtzeitig an das EPSO-Profil des Beschwerdeführers zu senden, wie dies bei den anderen Bewerbern der Fall war, was dazu führte, dass er zu Unrecht vom Einstellungsverfahren ausgeschlossen wurde.

Forderungen

1. In den automatischen Mitteilungen des EPSO an die Bewerber sollten das Datum und die Uhrzeit, zu der sie gesendet, zugestellt und in einem EPSO-Profil gelesen werden, deutlich angegeben werden.

2. EPSO sollte den Beschwerdeführer zur Teilnahme am CBT einladen.

4. Der Bürgerbeauftragte hielt es als ersten Schritt für angemessen, die Akte des EPSO in diesem Fall zu prüfen, um die Stichhaltigkeit der Behauptung des Beschwerdeführers zu beurteilen.

Einsichtnahme in die Akte

5. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten führte die Kontrolle am 9. September 2015 in den Räumlichkeiten des EPSO durch. Die vorläufige Schlussfolgerung des Untersuchungsteams nach der Kontrolle lautete, dass EPSO es nicht versäumt hat, dem Beschwerdeführer eine automatische Einladung zur rechtzeitigen Teilnahme am CBT zu übermitteln [3].

6. Der Inspektionsbericht wurde dem Beschwerdeführer zur Stellungnahme vorgelegt, der mit der vorläufigen Bewertung nicht einverstanden war und argumentierte, dass EPSO nachweisen müsse, dass er die Nachricht einsehen könne.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

7. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Nachricht, mit der die Bewerber aufgefordert wurden, das CBT zu buchen, zweifellos erstellt und anschließend gleichzeitig in allen Bewerberprofilen aktiviert wurde, auch in den Profilen des Beschwerdeführers. Aus den von EPSO während der Kontrolle vorgelegten Dokumenten geht eindeutig hervor, dass die Einladung im EPSO-Profil des Beschwerdeführers im Abschnitt des entsprechenden Auswahlverfahrens enthalten ist. Das EPSO-Profil scheint eine geschlossene IT-Umgebung zu sein (im Gegensatz zu E-Mail-Diensten, die über verschiedene Server betrieben werden, was manchmal die Verzögerung bei der Übermittlung elektronischer Nachrichten erklärt), in der das Senden und Empfangen von Nachrichten ein und denselben technischen Schritt zu bilden scheint. Die Aktivierung der Nachricht im Profil eines Bewerbers impliziert daher einen sofortigen Empfang derselben Nachricht im EPSO-Profil des Bewerbers.

8. Obwohl der Beschwerdeführer geltend macht, dass er die Einladungsnachricht in seinem EPSO-Profil während des Zeitraums für die Buchung der CBT nicht einsehen konnte, hat der Bürgerbeauftragte daher nichts gefunden, was dieses Argument stützen könnte. Die Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die vom EPSO bei der Kontrolle vorgelegten Informationen zusammengenommen einen ausreichenden Beweis dafür darstellen, dass es dem Beschwerdeführer die entsprechende Einladung rechtzeitig übermittelt hat. Die Tatsache, dass sich der Beschwerdeführer in dem Zeitraum, in dem er seine CBT hätte buchen können, zweimal in sein EPSO-Konto eingeloggt hatte, beweist nicht, dass die entsprechende Nachricht nicht einsehbar war, sondern bestätigt lediglich, dass er die Einladung nicht zur Kenntnis genommen hat (das EPSO-Profil des Beschwerdeführers besteht aus mehreren Einstellungsverfahren, die angeklickt und geöffnet werden müssen, um die entsprechenden Nachrichten einzusehen).

9. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen stellt der Bürgerbeauftragte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit des EPSO in Bezug auf die Behauptung des Beschwerdeführers fest. Die Behauptung des Beschwerdeführers, dass EPSO ihn zur Teilnahme am CBT einladen sollte, kann daher keinen Erfolg haben.

10. In Bezug auf die Behauptung des Beschwerdeführers bezüglich der Rückverfolgbarkeit von Nachrichten in den Profilen der Bewerber stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO diesen angesprochenen Punkt noch nicht angesprochen hat. EPSO hat sich jedoch im Rahmen der Nachprüfung verpflichtet, rechtzeitig auf den Standpunkt des Beschwerdeführers zu antworten. Da diese Angelegenheit nicht in direktem Zusammenhang mit der Hauptbeschwerde des Beschwerdeführers bezüglich seines Ausschlusses vom Einstellungsverfahren steht, hält es der Bürgerbeauftragte nicht für gerechtfertigt, diese Angelegenheit im Rahmen dieser Untersuchung weiterzuverfolgen. Sie vertraut darauf, dass EPSO seine Zusicherung, dem Beschwerdeführer zu antworten, weiterverfolgen wird. Sollte der Beschwerdeführer jedoch innerhalb einer angemessenen Frist keine zufriedenstellende Antwort erhalten, könnte er erwägen, diesbezüglich eine neue Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einzureichen.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte sie mit folgender Schlussfolgerung ab:

Der Bürgerbeauftragte stellt keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit des EPSO fest.

Der Beschwerdeführer und EPSO werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly

Straßburg, den 28.10.2015

ANHANG: Auszug aus dem Inspektionsbericht

Die geprüfte Datei

Die Vertreter des EPSO legten zur Einsichtnahme folgende Unterlagen vor:

a) Ausdrucke der Backoffice-Ansicht des EPSO-Profils des Beschwerdeführers sowie der eigenen EPSO-Profilansicht des Beschwerdeführers;

b) eine Liste der EPSO-Bewerber, die am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/301/15 teilnehmen (einschließlich des Beschwerdeführers); und

c) Ausdrucke der EPSO-Profilunterseite des Beschwerdeführers mit den Meldungen zum allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/301/15.

Allgemeine Punkte und Anmerkungen

Als Dokument (a) - Ausdruck der Backoffice-Ansicht des EPSO

Dieses Dokument bietet einen Überblick über die Identifizierungs- und Kontaktdaten des Beschwerdeführers sowie über die EPSO-Einstellungsverfahren, für die er sich beworben hat. Außerdem werden darin die Besuche des Beschwerdeführers in seinem EPSO-Profil aufgeführt.

Aus der Prüfung des Dokuments geht hervor, dass sich der Beschwerdeführer während der Zeit, in der die Bewerber aufgefordert wurden, ihre CBT zu buchen (d. h. zwischen dem 6. und 18. Mai 2015), sowohl am 8. als auch am 12. Mai 2015 in sein EPSO-Profil eingeloggt hat.

Zu Dokument b) – Liste der EPSO-Bewerber, die am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/301/15 teilnehmen (Auswahl)

Aus dem Dokument geht hervor, dass der Beschwerdeführer die Einladung am 22. Mai 2015 um 10.32 Uhr, d. h. vier Tage nach Ablauf der Frist für die Buchung des Tests, gelesen hat.

Die Liste zeigt auch das Datum der Erstellung der Einladungsnachricht (24. April 2015). In diesem Zusammenhang erklärten die Vertreter des EPSO, dass die Einladungsnachricht im System erstellt wird, bevor sie von den Bewerbern aktiviert und einsehbar wird. Die Liste scheint nachzuweisen, dass die Nachricht am 24. April 2015 ordnungsgemäß in den EPSO-Profilen der Bewerberinnen und Bewerber erstellt wurde und dass die anderen EPSO-Kandidaten am 5. Mai 2015 mit der Lektüre der Nachricht begonnen haben. Nur der Beschwerdeführer hat die Nachricht nicht rechtzeitig gelesen. Die Liste gibt nicht an, ab welchem genauen Zeitpunkt die Nachricht sichtbar war.

Zu Dokument c) – Mitteilungen zum allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/301/15

Das besagte Nachrichtenfeld im EPSO-Profil des Beschwerdeführers zeigt deutlich die Einladung des EPSO zur Buchung des CBT.

Die Vertreter des EPSO erklärten, dass das EPSO in einem Schreiben an den Beschwerdeführer antworten und sich entschuldigen werde. Das Schreiben des EPSO wird dem Bürgerbeauftragten zur Information übermittelt.

Vorläufige Schlussfolgerung

Aus den geprüften Dokumenten und auf der Grundlage der Stellungnahmen der Vertreter des EPSO geht hervor, dass sich der Beschwerdeführer in dem Zeitraum, in dem er eine CBT hätte buchen können (nämlich am 8. und 12. Mai 2015), in sein EPSO-Konto eingeloggt hat.

Es gibt keinen Anhaltspunkt dafür, dass die Tatsache, dass der Beschwerdeführer die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für das allgemeine Auswahlverfahren EPSO/AD/301/15 nicht gesehen hat, auf einen technischen Fehler zurückzuführen ist. Tatsächlich gibt es keine Anhaltspunkte dafür, dass EPSO technische Probleme bei der Versendung von Einladungen an Bewerber zur Teilnahme am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/301/15 hatte. Die den Vertretern des Bürgerbeauftragten vorgelegten Nachweise deuten darauf hin, dass das EPSO am 24. April 2015 eine Einladungsnachricht an alle Bewerberinnen und Bewerber verfasst hat, die anschließend ab dem 5. Mai 2015 im EPSO-Profil der Bewerberinnen und Bewerber lesbar war.

In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen scheint es EPSO nicht versäumt zu haben, dem Beschwerdeführer eine automatische Einladung zur rechtzeitigen Teilnahme am CBT zu übermitteln.

[1] Allgemeines Auswahlverfahren EPSO/AD/301/15.

[2] Das EPSO-Konto ist der persönliche Bereich der Bewerberinnen und Bewerber, die sich für ein allgemeines Auswahlverfahren bewerben. Es enthält Daten über ihr persönliches Profil, wie Name und Qualifikationen, sowie Nachrichten, die von EPSO gesendet werden.

[3] Weitere Informationen sind dem beigefügten Auszug aus dem Kontrollbericht zu entnehmen.