Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer ist ein Unternehmen, das ein Konsortium leitet, das im Rahmen der EuropeAid-Rahmenvertragskommission 2007 zwei Einzelverträge erhalten hat: i) Vertrag Nr. X über die Organisation von drei Konferenzen in Budapest, Bukarest und Rom und ii) Vertrag Nr. Y über die Organisation des libanesischen Landwirtschaftsforums. Die Beschwerde betrifft die Förderfähigkeit der Kosten, die dem Beschwerdeführer bei der Ausführung der beiden Verträge entstanden sind.

2. Der Vertrag Nr. X sah ein Gesamtbudget von 199,991,00 EUR für die drei Konferenzen vor. Die Kosten für die ersten beiden Veranstaltungen beliefen sich auf 80 621,66 EUR (Bukarest) bzw. 62 474,00 EUR (Budapest). Da somit bereits insgesamt 143 095,66 EUR des Vertragshöchstbetrags von 199,991,00 EUR ausgegeben worden waren, musste der Beschwerdeführer die Kosten der letzten Konferenz auf dieser Grundlage berechnen. Aufgrund eines Berechnungsfehlers vertrat der Beschwerdeführer jedoch die Auffassung, dass die veranschlagten Kosten für die Konferenz in Rom (83 319,00 EUR) immer noch innerhalb der vertraglich zulässigen Grenzen lagen. In Wirklichkeit überstiegen diese Mittel den noch verfügbaren Betrag um 26 423,66 EUR. Der Haushalt für die Konferenz von Rom wurde von der Kommission genehmigt. Erst nach der dritten Konferenz stellte der Beschwerdeführer den Fehler fest. Daraufhin entschuldigte sie sich für diesen Fehler und forderte die Kommission auf, den überhöhten Betrag von 31 488,97 EUR zu erstatten [1]. Die Kommission lehnte dies jedoch ab.

3. Der Vertrag Nr. Y verpflichtete das Konsortium, die Niederschrift des libanesischen Landwirtschaftsforums zu verfassen und in drei Sprachen (Arabisch, Französisch und Englisch) zur Verfügung zu stellen. Die Kommission lehnte es jedoch ab, die vom Beschwerdeführer vorgelegten Transkripte zu akzeptieren und die damit verbundenen Kosten zu erstatten, da die Transkripte unzuverlässig waren.

4. Am 22. Mai 2012 wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Gegenstand der Untersuchung

5. Der Beschwerdeführer machte die folgenden Behauptungen und Behauptungen geltend.

Vorwürfe

1. Durch die Entscheidung, die dem Beschwerdeführer bei der Ausführung des Vertrags Nr. X entstandenen Kosten, die aufgrund eines Schreibfehlers nicht ordnungsgemäß im Haushaltsplan ausgewiesen wurden, nicht zu erstatten, hat die Kommission nicht im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung gehandelt.

2. Mit der Entscheidung, die Kosten, die dem Beschwerdeführer für die Vorbereitung der Niederschrift der Arbeiten des libanesischen Landwirtschaftsforums und die Übersetzung dieses Dokuments (Vertrag Nr. Y) entstanden sind, nicht zu erstatten, hat die Kommission nicht im Einklang mit den Grundsätzen der guten Verwaltung, insbesondere den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit und des Vertrauensschutzes, gehandelt.

Forderungen

1. Die Kommission sollte dem Beschwerdeführer 31 488,97 EUR als Kosten für die Ausführung des Vertrags Nr. X erstatten.

2. Die Kommission sollte dem Beschwerdeführer 21 5189,20 EUR als Kosten für die Vorbereitung des Transkripts des Verfahrens im Zusammenhang mit dem Vertrag Nr. Y und die Übersetzung dieses Transkripts erstatten.

Die Untersuchung

6. Am 21. Juni 2012 leitete der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung ein und forderte die Kommission auf, eine Stellungnahme abzugeben. Da die vorliegende Untersuchung des Bürgerbeauftragten die Ausführung von zwei EuropeAid-Verträgen betrifft, für die zwei verschiedene Kommissionsmitglieder zuständig sind, hat die Kommission zwei getrennte Stellungnahmen abgegeben. Die beiden Stellungnahmen wurden dem Beschwerdeführer übermittelt, der am 27. März bzw. am 30. April 2013 Stellung nahm.

Analyse und Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

Vorbemerkung

7. Die Bürgerbeauftragte weist darauf hin, dass die Grundsätze der guten Verwaltung zwar für die Organe verbindlich sind, wenn sie im Rahmen vertraglicher Vereinbarungen mit Einzelpersonen handeln, der Umfang der Überprüfung, die sie in Vertragsfällen durchführen kann, jedoch begrenzt ist. Die Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass sie nicht versuchen sollte, festzustellen, ob eine der Parteien einen Vertragsbruch begangen hat, wenn die Angelegenheit strittig ist. Diese Frage kann nur von einem zuständigen Gericht wirksam behandelt werden, das die Möglichkeit hätte, die Argumente der Parteien zum einschlägigen Recht anzuhören und widersprüchliche Beweise in allen strittigen Tatsachenfragen zu bewerten.

8. Die Bürgerbeauftragte ist daher der Ansicht, dass sie in Fällen, die vertragliche Streitigkeiten betreffen, berechtigt ist, ihre Untersuchung auf die Prüfung zu beschränken, ob das beteiligte Organ oder die beteiligte Einrichtung der Union ihr eine kohärente und angemessene Darstellung der Rechtsgrundlage für ihr Handeln gegeben hat und warum sie der Ansicht ist, dass ihre Auffassung der vertraglichen Position gerechtfertigt ist. Wenn dies der Fall ist, würde die Bürgerbeauftragte zu dem Schluss kommen, dass ihre Untersuchung keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit ergeben hat. Diese Schlussfolgerung berührt nicht das Recht der Parteien, ihren Vertragsstreit von einem Gericht prüfen und entscheiden zu lassen.

A. Behauptung, die Kommission habe zu Unrecht die Mehrkosten, die dem Beschwerdeführer im Zusammenhang mit dem Vertrag Nr. X entstanden seien, nicht erstattet

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

9. Zur Stützung seiner Behauptung brachte der Beschwerdeführer vor, dass i) die tatsächlichen Kosten für die Organisation der Konferenz von Rom von der Kommission genehmigt worden seien; und ii) der aufgetretene Berechnungsfehler von der Kommission offensichtlich und erkennbar war.

10. In ihrer Stellungnahme betonte die Kommission, dass sie dem Beschwerdeführer deutlich gemacht habe, dass sie sicherstellen müsse, dass die Mittel für die Konferenz in Rom die nach den Ereignissen in Bukarest und Budapest verbleibenden Mittel nicht übersteigen. Der Beschwerdeführer hatte jedoch ein Budget vorgelegt, das die verbleibenden Mittel überstieg. Erst fünf Monate nach der Konferenz in Rom wurde der Fehler vom Beschwerdeführer aufgedeckt.

11. Nach alledem räumte die Kommission ein, dass ihre Dienststellen selbst den Berechnungsfehler bei der Vorlage des Haushaltsplans für die Konferenz von Rom durch den Beschwerdeführer nicht aufgedeckt hatten. Unter diesen Umständen erklärte sich die Kommission bereit, eine unentgeltliche Zahlung in Höhe von 50 % des betreffenden Betrags von 26 423,66 EUR, d. h. 13 211,83 EUR, zu leisten.

12. In seiner Stellungnahme stellte der Beschwerdeführer klar, dass er mit dem von der Kommission angebotenen Betrag nicht zufrieden war. Sie forderte die Kommission auf, einen Betrag von 31 488,97 EUR zu erstatten, erklärte sich jedoch bereit, bestimmte andere Kosten abzuschreiben [2]. Der Beschwerdeführer machte ferner geltend, dass die Kommission wegen der Verzögerung bei der Zahlung dieses Betrags Zinsen zahlen müsse.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

13. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass es keinen Zweifel daran geben kann, dass die Hauptverantwortung dafür, dass die Kosten der Konferenz von Rom innerhalb des Budgets blieben, das im Rahmen des entsprechenden Vertrags zur Verfügung stand, beim Beschwerdeführer lag. Gleichzeitig scheint es klar zu sein, dass dieser Haushalt von der Kommission genehmigt werden musste und dass die Kommission dabei nicht festgestellt hat, dass der vom Beschwerdeführer vorgeschlagene Haushalt die noch verfügbaren Mittel deutlich überstieg. Die Kommission habe daher fahrlässig gehandelt. Der Bürgerbeauftragte sieht jedoch nicht ein, warum der Anteil der Kommission an der Verantwortung für diesen Fehler als größer angesehen werden sollte als der Anteil des Beschwerdeführers.

14. Der Bürgerbeauftragte nimmt mit Befriedigung zur Kenntnis, dass die Kommission in ihrer Stellungnahme klargestellt hat, dass sie die teilweise Verantwortung für den aufgetretenen Fehler übernommen hat, und angeboten hat, dem Beschwerdeführer eine Ex-gratia-Zahlung in Höhe von 50 % der Differenz zwischen dem von ihr genehmigten Budget für die Konferenz in Rom und dem Betrag, der für diese Konferenz tatsächlich noch zur Verfügung stand, zu leisten. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass der Vorschlag der Kommission unter den Umständen des Falles äußerst vernünftig und fair ist. Sie ist besonders erfreut darüber, dass die betreffende Dienststelle [3] diesen Vorschlag von sich aus unterbreitet hat, ohne darauf zu warten, vom Bürgerbeauftragten dazu aufgefordert zu werden. Der Bürgerbeauftragte begrüßt daher den proaktiven Ansatz der Kommission und vertraut auch darauf, dass die vorgeschlagene Ex-gratia-Zahlung in Höhe von 13 211,83 EUR an den Beschwerdeführer geleistet wird.

15. Es trifft zu, dass der Beschwerdeführer deutlich gemacht hat, dass er mit dem oben genannten Angebot nicht zufrieden ist, und erwartet, dass die Kommission einen viel höheren Betrag zahlt, zusammen mit Zinsen auf das, was der Beschwerdeführer als Zahlungsverzug betrachtet. Der Bürgerbeauftragte sieht jedoch keinen Grund, die Kommission zu einer Verbesserung ihres Angebots zu verpflichten. Es sei darauf hingewiesen, dass es der Beschwerdeführer selbst war, der der Kommission einen Haushalt für die Konferenz von Rom vorlegte, der die noch verfügbaren Mittel deutlich überstieg.

16. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission angemessene Schritte unternommen hat, um die Angelegenheit in Bezug auf die erste Behauptung des Beschwerdeführers und seine erste Forderung beizulegen.

B. Behauptung, die Kommission habe zu Unrecht bestimmte Kosten für den Vertrag Nr. Y nicht erstattet

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

17. Zur Stützung des zweiten Vorwurfs machte der Beschwerdeführer geltend, dass i) die Entscheidung der Kommission unverhältnismäßig sei; ii) die Kommission die schwierigen Umstände, unter denen das Forum stattfand, nicht berücksichtigt hat; und iii) der Projektmanager der Kommission hatte die Stenographen vorgeschlagen und die Übersetzung des Transkripts ins Französische und Englische verlangt, bevor er die Qualität des Transkripts bewertete.

18. Die Kommission wies darauf hin, dass die Transkription der Verhandlungen eine sehr heikle Aufgabe sei, da es sich bei den Teilnehmern der betreffenden Konferenz um Vertreter von Fraktionen und Berufsverbänden im Libanon handele. Die schließlich eingegangene Niederschrift enthielt offensichtliche Fehler in Bezug auf die Namen der dazwischenliegenden Redner. Nach Überprüfungen stellte sich heraus, dass die Namen der Redner während der Konferenz nicht ordnungsgemäß registriert worden waren. Daher war es unmöglich zu wissen, wer was gesagt hatte. Infolgedessen hatte das Transkript keinen Wert. Folglich war die Kommission nicht in der Lage, den Bericht über diese hochrangige Konferenz an ihre externen Partner weiterzugeben, was dem Zweck des Transkripts und seiner Übersetzungen zuwiderlief.

19. Die Kommission brachte vor, dass sie anteilig gehandelt habe, da sie sich hätte entscheiden können, keine Zahlungen an den Beschwerdeführer im Rahmen der entsprechenden Vertragsüberschrift zu leisten. Stattdessen schlug die Kommission als Zeichen des guten Willens vor, diese Rubrik in mehrere Unterposten aufzuteilen und die Übersetzung der Dokumente, die die Kommission dem Beschwerdeführer zur Verfügung gestellt hatte, d. h. den Teil der Arbeit, der in akzeptabler Weise geleistet wurde, zu bezahlen. Die Kommission teilte ferner mit, dass der Beschwerdeführer das Transkript mehr als 180 Tage nach Ablauf der entsprechenden Frist übermittelt habe. Allein dies hätte die Kommission berechtigt, den Beschwerdeführer auf der Grundlage des Vertrags um Schadenersatz in Höhe von rund 5 000 EUR zu ersuchen. Trotz der kostspieligen Zeit- und Energiebemühungen der Kommission, die vertraglich geschuldete Abschrift zu erhalten, trotz der inakzeptablen Qualität der Abschrift und trotz der langen Verzögerungen beschloss die Kommission jedoch, diese Entschädigung nicht zu beantragen.

20. In Bezug auf das zweite unterstützende Argument des Beschwerdeführers erklärte die Kommission, dass sie dem Argument des Beschwerdeführers, dass die Umstände schwierig seien, nicht folgen könne, da die Diskussionen nicht lebhafter seien als in früheren Foren, die von einem anderen Rahmenvertragspartner organisiert worden seien und für die die Kommission genaue Abschriften erhalten habe. Außerdem wäre es bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten die vertragliche Pflicht des Beschwerdeführers gewesen, die Kommission unverzüglich zu unterrichten, falls er sich für nicht in der Lage hielt, die betreffenden Aufgaben zu erfüllen. Der Beschwerdeführer hat jedoch während der Konferenz nie derartige Bedenken geäußert.

21. In Bezug auf das dritte unterstützende Argument des Beschwerdeführers stellte die Kommission fest, dass der Vertrag den Beschwerdeführer weder dazu verpflichtete noch dazu aufforderte, die betreffende Aufgabe an Unterauftragnehmer zu vergeben. Dies lag somit vollständig in der Verantwortung des Beschwerdeführers, und gemäß den Vertragsbedingungen war er daher für die Handlungen, Versäumnisse und Fahrlässigkeit seiner Unterauftragnehmer verantwortlich. Daher entlastete die schlechte Leistung des Unterauftragnehmers den Beschwerdeführer nicht von jeglicher vertraglicher Verantwortung. Darüber hinaus stellte sie fest, dass Abschnitt 2.2 der Leistungsbeschreibung insofern klar sei, als es die Pflicht des Beschwerdeführers sei, die Übersetzung des Transkripts in französischer und englischer Sprache offiziell zu übermitteln, bevor er seine Qualität beurteile.

22. Die Kommission stellte abschließend fest, dass die Annahme des Antrags des Beschwerdeführers dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und damit dem Interesse des EU-Steuerzahlers zuwiderliefe.

23. In seiner Stellungnahme hielt der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest. Er fügte hinzu, dass er auch davon ausgehe, dass wegen eines seiner Ansicht nach verspäteten Zahlungsverzugs der Kommission Zinsen gezahlt würden.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

24. In Anbetracht der vorstehenden einleitenden Bemerkung des Bürgerbeauftragten stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass der Standpunkt der Kommission angemessen und verhältnismäßig ist, und sie ist nicht der Ansicht, dass der Beschwerdeführer ein stichhaltiges Argument vorgebracht hat, das seine diesbezügliche Auffassung in Zweifel zieht.

25. Obwohl sich die Kommission nicht speziell mit der Frage des berechtigten Vertrauens des Beschwerdeführers in Bezug auf diesen Vertrag befasst hat, ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass der Beschwerdeführer angesichts der genannten ihm bekannten Probleme in Bezug auf die Vertragserfüllung und in Ermangelung spezifischer Zusicherungen kein berechtigtes Vertrauen in die Erstattung der entstandenen Kosten haben konnte.

26. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen kommt der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die zweite Behauptung des Beschwerdeführers nicht aufrechterhalten werden kann. Folglich kann auch das diesbezügliche Vorbringen des Beschwerdeführers keinen Erfolg haben.

C. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage ihrer Untersuchung dieser Beschwerde schließt die Bürgerbeauftragte diese mit folgenden Schlussfolgerungen ab:

In Anbetracht des Vorschlags der Kommission, eine Ex-gratia-Zahlung in Höhe von 13 211,83 EUR zu leisten, die nach der Einleitung der Untersuchung des Bürgerbeauftragten eine gerechte und gerechte Lösung darstellt, ist sie der Ansicht, dass die Kommission die Angelegenheit beigelegt hat und somit kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit in Bezug auf die erste Behauptung des Beschwerdeführers mehr vorliegt. Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Änderung des Standpunkts der Kommission und vertraut darauf, dass sie die vorgeschlagene Ex-gratia-Zahlung an den Beschwerdeführer leisten wird.

In Bezug auf den zweiten Vorwurf und das damit zusammenhängende Vorbringen wurde kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt.

Der Beschwerdeführer und die Kommission werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly

Geschehen zu Straßburg am 14. März 2014

[1] Der Beschwerdeführer machte geltend, dass ihm dieser Betrag erstattet werden sollte und nicht 26 423,66 EUR, da seiner Ansicht nach die für die Konferenz von Rom genehmigten Kosten 88 384,31 EUR und nicht 83 319,00 EUR betrugen.

[2] Diese Posten beliefen sich auf insgesamt 7 078 EUR.

[3] In diesem Zusammenhang stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die mit dem Fall des Beschwerdeführers befasste Dienststelle der Kommission zwar zu Beginn die GD Relex war, die Stellungnahme des Organs jedoch von Baroness Catherine Ashton, Leiterin des Europäischen Auswärtigen Dienstes und Vizepräsidentin der Europäischen Kommission, übermittelt wurde.