Hintergrund der Beschwerde

1. Die Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten betrifft die Weigerung des EPSO, dem Beschwerdeführer eine Kopie des Bewertungsbogens eines Prüfungsausschusses zu übermitteln.

2. Der Beschwerdeführer nahm am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/181-182/ teil. Sie wurde nicht zur Teilnahme an der Assessment-Center-Phase eingeladen, da sie nur 40 Punkte für ihre Qualifikationen erhielt (die Mindestpunktzahl betrug 41 Punkte).

3. Die Beschwerdeführerin beantragte eine Überprüfung des Ergebnisses und eine Kopie des Bewertungsbogens zu ihren Qualifikationen. EPSO antwortete, dass ihr Antrag nach Ablauf der Frist für die Stellung eines Auskunfts- oder Überprüfungsersuchens gestellt worden sei (EPSO erklärte, dass die Anträge innerhalb von 10 Kalendertagen nach Veröffentlichung der Ergebnisse hätten gestellt werden müssen).

Gegenstand der Untersuchung

4. Die Beschwerdeführerin behauptete [1], EPSO habe ihr zu Unrecht den Zugang zum Bewertungsbogen des Prüfungsausschusses zu ihren Qualifikationen verweigert.

5. Die Beschwerdeführerin forderte EPSO auf, ihr eine Kopie des Bewertungsbogens zur Verfügung zu stellen, der vom Auswahlausschuss für die Bewertung ihres Antrags verwendet wurde.

Die Untersuchung

6. Die Bürgerbeauftragte leitete am 23. Mai 2012 eine Untersuchung ein und ersuchte EPSO, bis zum 30. September 2012 eine Stellungnahme zu der Beschwerde abzugeben. Die Stellungnahme wurde dem Beschwerdeführer mit einer Aufforderung zur Stellungnahme bis zum 30. November 2012 übermittelt. Der Beschwerdeführer gab keine Stellungnahme ab.

7. In seinem Schreiben zur Einleitung der Untersuchung forderte der Bürgerbeauftragte das EPSO auf, bei der Ausarbeitung seiner Stellungnahme zu prüfen, ob die Frist von zehn Tagen für die Anforderung von Informationen angesichts der folgenden Erwägungen gerechtfertigt ist.

8. Erstens scheint eine Frist von zehn Tagen für die Beantragung einer Überprüfung aus praktischen Gründen gerechtfertigt zu sein, doch gibt es keine solche Rechtfertigung dafür, eine kurze Frist für die Einholung von Informationen vorzuschreiben.

9. Zweitens schränkt die zeitliche Beschränkung des Rechts einer Person auf Einsicht in ihre Akte unmittelbar zwei Grundrechte ein, nämlich das in Artikel 41 der Charta der Grundrechte verankerte Recht auf Einsicht in die eigene Akte und das in Artikel 8 Absatz 2 der Charta der Grundrechte verankerte Recht auf Einsicht in selbst erhobene Daten und (gegebenenfalls) auf deren Berichtigung.

10. Drittens schränkt die kurze Frist für die Einholung von Informationen indirekt auch die Grundrechte auf gerichtliche Überprüfung und Beschwerde beim Bürgerbeauftragten ein. Der Bürgerbeauftragte stellte in diesem Zusammenhang fest, dass ein Kandidat nicht verpflichtet ist, eine interne Überprüfung zu beantragen, bevor er vor Gericht geht oder sich an den Bürgerbeauftragten wendet. Für die Ausübung dieser Grundrechte gilt die jeweilige Frist von zwei Monaten oder zwei Jahren.

11. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass, wenn ein Kandidat innerhalb der 10-Tage-Frist Informationen anfordert, die Antwort wahrscheinlich nicht schnell genug ankommt, um es dem Kandidaten zu ermöglichen, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob er eine Überprüfung beantragt oder nicht. Da die kurze Frist für die Beantragung einer Überprüfung angemessen ist, besteht die einzige Möglichkeit, das Überprüfungsverfahren wirksam zu gestalten, darin, allen Bewerbern automatisch das Bewertungsbogen über ihre Qualifikationen (in Bezug auf die Zulassungsphase) und die Antworten auf ihre schriftlichen/praktischen Prüfungen (in Bezug auf die Phase des Assessment-Centers) zur Verfügung zu stellen.

12. Angesichts der kurzen Frist für die Beantragung einer Überprüfung bat der Bürgerbeauftragte das EPSO außerdem, ihm mitzuteilen, ob es die Einrichtung eines Systems in Erwägung gezogen hat, mit dem automatische E-Mails an die Bewerber generiert werden, in denen sie darüber informiert werden, dass neue Informationen in ihren EPSO-Profilen enthalten sind.

13. Am 8. Juli 2013 unterbreitete der Bürgerbeauftragte dem EPSO einen Empfehlungsentwurf zu der Beschwerde und ersuchte um eine ausführliche Stellungnahme des EPSO. Das EPSO übermittelte seine ausführliche Stellungnahme am 30. September 2013 und weitere Informationen am 29. Oktober 2013. Die ausführliche Stellungnahme des EPSO zu dem Empfehlungsentwurf wurde der Beschwerdeführerin mit der Bitte übermittelt, gegebenenfalls bis zum 30. November 2013 Stellung zu nehmen. Der Bürgerbeauftragte erhielt keine Stellungnahme des Beschwerdeführers.

Analyse und Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

A. Die Verweigerung des Zugangs zum Bewertungsbogen

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

14. Die Beschwerdeführerin machte geltend, dass ihr Zugang zu dem Bewertungsbogen gewährt werden sollte, der für die Bewertung ihres Antrags verwendet wurde, damit sie sehen könne, welche Kriterien sie als nicht erfüllt erachtet habe.

15. In seiner Stellungnahme teilte das EPSO mit, dass der Beschwerdeführerin am 20. August 2010 mitgeteilt worden sei, dass sie nicht zum Assessment-Center des Auswahlverfahrens eingeladen worden sei, da ihr der Prüfungsausschuss bei der Beurteilung ihrer Qualifikationen weniger Punkte als das erforderliche Minimum zuerkannt habe. Nachdem die Beschwerdeführerin eine Überprüfung und eine Kopie des Bewertungsbogens beantragt hatte und ihr mitgeteilt worden war, dass ihre Anträge verjährt seien, ersuchte sie mit E-Mail vom 15. September 2010 erneut um Übermittlung des Bewertungsbogens, der vom Prüfungsausschuss für die Bewertung ihres Antrags verwendet wurde. Mit E-Mail vom 12. November 2010 teilte EPSO der Beschwerdeführerin mit, dass ihr Antrag an das Sekretariat des Auswahlverfahrens weitergeleitet worden sei.

16. Nach Ansicht des EPSO implizieren die Argumente der Beschwerdeführerin, dass sie der Ansicht sei, dass ihr keine ausreichenden Gründe für die Verweigerung des Zugangs zum Bewertungsbogen gegeben worden seien. Die Begründungspflicht nach Artikel 296 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union ist jedoch mit der Wahrung des Geheimnisses in Einklang zu bringen, das gemäß Artikel 6 des Anhangs III des Statuts für die Tätigkeit der Prüfungsausschüsse gilt. Die Wahrung dieses Geheimnisses schließt es aus, die Position einzelner Mitglieder der Prüfungsausschüsse oder Einzelheiten im Zusammenhang mit persönlichen oder vergleichenden Bewertungen von Bewerbern offenzulegen.

17. Das EPSO führte weiter aus, dass bei der Prüfung der Eignung der Bewerber die Verfahren des Prüfungsausschusses vor allem vergleichender Art seien und daher unter die Geheimhaltung dieser Verfahren fielen. Folglich stellt nach ständiger Rechtsprechung die Mitteilung der erzielten Noten eine ausreichende Begründung für Entscheidungen der Prüfungsausschüsse dar und ermöglicht es den Unionsgerichten, eine angemessene gerichtliche Kontrolle durchzuführen. Darüber hinaus kann ein Prüfungsausschuss nach ständiger Rechtsprechung nicht verpflichtet werden, bei der Begründung des Scheiterns eines Bewerbers bei einer Prüfung anzugeben, welche der Antworten des Bewerbers als unzureichend angesehen wurden, oder zu erläutern, warum. Eine solche ausführliche Begründung ist nicht erforderlich, um dem Gerichtshof (und damit der Anstellungsbehörde) die Ausübung seiner Kontrollbefugnis zu ermöglichen und es dem Bewerber folglich zu ermöglichen, zu entscheiden, ob es angebracht ist, eine Beschwerde einzureichen oder gegebenenfalls eine Klage vor Gericht zu erheben.

18. Das EPSO vertrat daher die Auffassung, dass der Beschwerdeführer alle Informationen erhalten habe, die nach geltendem Recht zur Erfüllung der Begründungspflicht erforderlich seien. Das EPSO entschuldigte sich jedoch dafür, dass es auf die E-Mail des Beschwerdeführers vom 12. November 2010 nicht geantwortet hatte.

19. Als Reaktion auf die Bedenken des Bürgerbeauftragten hinsichtlich der Frist von zehn Tagen erklärte das EPSO, dass das Recht der Bewerber auf Erhalt von Informationen vorsehe, dass erfolglose Bewerber Informationen und Unterlagen erhalten könnten, die es ihnen ermöglichen, eine fundierte Entscheidung über den Nutzen einer Anfechtung der Entscheidung des Prüfungsausschusses zu treffen, ohne die Geheimhaltung der Verfahren des Prüfungsausschusses zu beeinträchtigen. Nach neuerer Rechtsprechung ist die Frist von zehn Tagen gerechtfertigt, weil sie es den erfolglosen Bewerbern ermöglicht, mindestens einen Monat vor Ablauf der Frist für die Einlegung eines Rechtsmittels beim Gericht oder für die Einreichung einer Beschwerde beim EPSO Informationen und Unterlagen zu erhalten [2]. Das EPSO sah daher keine mittelbare Einschränkung des Grundrechts, eine gerichtliche Überprüfung zu beantragen oder beim Bürgerbeauftragten Beschwerde einzulegen.

20. Nach Ansicht des EPSO kann das in Artikel 8 Absatz 2 der Charta der Grundrechte verankerte Recht auf Zugang zu selbst erhobenen Daten und deren Berichtigung nicht beeinträchtigt werden, da die betroffene Person gemäß Artikel 14 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 über den Schutz personenbezogener Daten [3] das Recht hat, unverzüglich unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen. Gemäß Nummer 3.9 der Stellungnahme des EDSB [4] "Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten der Europäischen Kommission zum System der Einstellung von Dauerbediensteten der Europäischen Organe oder der Einrichtungen, Ämter und Agenturen der Gemeinschaft im Wege eines Auswahlverfahrens" vom 24. Februar 2006 "kann das Berichtigungsrecht ... selbstverständlich nur auf Sachdaten Anwendung finden. Zugeteilte Marken könnten unter keinen Umständen ein Recht auf Berichtigung durch die betroffene Person haben.“

21. In Bezug auf den Vorschlag, allen Bewerbern automatisch die Bewertungsbögen über ihre Qualifikationen in der Zulassungsphase sowie die Antworten auf ihre schriftlichen oder praktischen Prüfungen in der Phase des Assessment-Centers zur Verfügung zu stellen, machte das EPSO erneut geltend, dass die Verfahren des Prüfungsausschusses, wenn die Eignung der Bewerber festgestellt werde, vergleichender Natur seien und daher unter die Geheimhaltung im Zusammenhang mit solchen Verfahren fielen.

22. In Bezug auf den Vorschlag, dass automatische E-Mails generiert werden könnten, um die Bewerber über neue Informationen in ihren EPSO-Profilen zu informieren, erklärte EPSO, dass es eine „Robomail“-Benachrichtigung entwickelt habe, mit der die Bewerber benachrichtigt werden, wenn sie eine neue Nachricht in ihrem EPSO-Konto haben. EPSO wies jedoch darauf hin, dass es sich um eine zusätzliche Dienstleistung handele, aus der die Bewerber keine Rechte ableiten könnten.

Bewertung des Bürgerbeauftragten, die zu einem Empfehlungsentwurf führte

23. Das EPSO machte insgesamt geltend, dass der Beschwerdeführerin aufgrund der Geheimhaltung, die das Verfahren der Prüfungsausschüsse nach Art. 6 des Anhangs III des Statuts umfasse, kein Zugang zum Bewertungsbogen für ihre Qualifikationen gewährt werden könne. In diesem Zusammenhang wiederholte der Bürgerbeauftragte seine Feststellung im Rahmen seiner Initiativuntersuchung OI/5/2005/PB [5]: die Bestimmung des Statuts, wonach die Arbeiten der Prüfungsausschüsse geheim sein müssen, steht der Offenlegung der Bewertungskriterien oder der detaillierten Aufschlüsselung der Noten für eine bestimmte Prüfung gegenüber den Bewerbern nicht entgegen. Das Ergebnis dieser Initiativuntersuchung war, dass sich das EPSO verpflichtete, den Bewerbern ein Bewertungsbogen zur Verfügung zu stellen, in dem nicht nur die globale Endnote, sondern auch die verwendeten Bewertungskriterien und die für jedes Kriterium vergebenen Teilnoten angegeben sind.

24. Der Bürgerbeauftragte wies in diesem Zusammenhang ferner darauf hin, dass gemäß Fußnote 1 der einschlägigen Bekanntmachung des Auswahlverfahrens „[c] nicht zum Assessment-Center eingeladene Bewerber und Bewerberinnen innerhalb von zehn Tagen nach Bekanntgabe der Ergebnisse eine Kopie des Bewertungsbogens des Prüfungsausschusses zu ihren Qualifikationen erhalten können, indem sie einen Antrag stellen.“ Daher hat das EPSO selbst den Standpunkt vertreten, dass der Bewertungsbogen während des Zeitraums von zehn Tagen nach der Mitteilung der Ergebnisse an die Bewerberinnen und Bewerber nicht unter die Geheimhaltung im Zusammenhang mit den Beratungen des Prüfungsausschusses fiel. Wenn der Bewertungsbogen während dieses Zeitraums logisch und notwendigerweise nicht unter die Geheimhaltung der Arbeiten des Prüfungsausschusses fiele, verstand der Bürgerbeauftragte nicht, mit welchem Begründungsverfahren er nach diesem Zeitraum unter die Geheimhaltung der Arbeiten des Prüfungsausschusses hätte fallen können.

25. In Bezug auf den Verweis des EPSO auf die jüngste Rechtsprechung stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass das Urteil, auf das sich das EPSO bezog, die Verpflichtung des EPSO unterstreicht, die Fristen für die Beantwortung von Auskunftsersuchen der Bewerber einzuhalten, damit diese ihr Recht ausüben können, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob sie die Entscheidungen der Prüfungsausschüsse anfechten oder nicht [6]. Obwohl sich das Urteil auch auf die kurze Frist für die Einreichung von Auskunftsersuchen durch die Bewerber bezieht [7], deutet es nicht darauf hin, dass ein Recht der Bewerber, Informationen über diese Frist hinaus zu erhalten, ausgeschlossen wäre.

26. Auf der Grundlage der vorstehenden Ausführungen konnte die Bürgerbeauftragte die Argumente des EPSO für seine Weigerung, der Beschwerdeführerin Zugang zum Bewertungsbogen des Prüfungsausschusses zu ihren Qualifikationen zu gewähren, nicht überzeugen, wodurch ihr Grundrecht auf Zugang zu ihrer Akte [8] und zu den sie betreffenden Daten [9] eingeschränkt wurde. Der Bürgerbeauftragte befasste sich mit der ungerechtfertigten Ablehnung des EPSO, die einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt, und legte den folgenden Empfehlungsentwurf vor:

Unter Berücksichtigung der Feststellungen der Bürgerbeauftragten sollte EPSO der Beschwerdeführerin eine Kopie ihres Bewertungsbogens zu ihren Qualifikationen zur Verfügung stellen.

27. Der Bürgerbeauftragte erkannte die durch das "Robomail"-System erzielte Verbesserung in Bezug auf die Unterrichtung der Bewerber an. Er schließt jedoch nicht aus, dass weitere Verbesserungen vorgenommen werden könnten. Da das EPSO keine triftigen Gründe dafür vorbringt, das Bewertungsbogen geheim zu halten, und um den Bewerbern das größtmögliche Recht auf Überprüfung zu gewähren, könnte das EPSO die Möglichkeit überdenken, allen Bewerbern automatisch ihre Bewertungsbögen zur Verfügung zu stellen. Der Bürgerbeauftragte erklärte, dass er diese Frage bei der Bewertung der mit Gründen versehenen Stellungnahme des EPSO zu dem Empfehlungsentwurf weiter berücksichtigen und den Standpunkt des EPSO auch in dieser Hinsicht begrüßen werde.

Die Argumente, die der Bürgerbeauftragte nach dem Empfehlungsentwurf vorgebracht hat

28. In seiner ausführlichen Stellungnahme zu dem Empfehlungsentwurf erklärte das EPSO, dass es derzeit ein Projekt durchführe, mit dem die Qualität seiner Kommunikation mit den Bewerbern verbessert werden solle. Dabei geht es unter anderem um die Festlegung klarer und öffentlicher Leitlinien für Fälle wie die des Beschwerdeführers. EPSO betont, dass es Transparenz in seinen Prozessen für besonders wichtig hält. Dies wird durch die Einführung der neuen Wettbewerbsmethodik mit einem neuen Modell der Bekanntmachungen von Auswahlverfahren und einem Leitfaden für allgemeine Auswahlverfahren belegt, der die gemeinsamen Regeln für alle Wettbewerbsverfahren enthält.

29. Das EPSO erklärte, dass es seit der Organisation des Auswahlverfahrens, an dem der Beschwerdeführer teilgenommen habe, seine Strategie überarbeitet habe und den Bewerbern, die sich für allgemeine Auswahlverfahren beworben hätten, nun automatisch Informationen über die Bewertung ihres Talent-Screening-Programms zur Verfügung stelle. Das EPSO erklärte, dass es daher den Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten übernehmen und dem Beschwerdeführer die angeforderten Informationen übermitteln werde.

30. Anschließend übermittelte das EPSO dem Bürgerbeauftragten eine Kopie seines Schreibens an die Beschwerdeführerin, in dem es der Beschwerdeführerin das Bewertungsbogen mit den Kriterien, der Gewichtung und den für ihre Qualifikationen vergebenen Punkten übermittelte.

Bewertung des Bürgerbeauftragten nach dem Empfehlungsentwurf

31. EPSO hat der Beschwerdeführerin eine Kopie ihres Bewertungsbogens zu ihren Qualifikationen zur Verfügung gestellt. Das EPSO hat auch seine allgemeine Politik in dieser Hinsicht geändert und stellt den Bewerbern nun automatisch Informationen über die Bewertung ihrer Qualifikationen zur Verfügung. Das EPSO hat daher den Empfehlungsentwurf uneingeschränkt akzeptiert und die Bedenken des Bürgerbeauftragten in Bezug auf die Unterrichtung der Bewerber ausgeräumt. Der Bürgerbeauftragte dankt EPSO für seinen konstruktiven und transparenten Ansatz in dieser Angelegenheit.

B. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchung dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte diese mit der folgenden Schlussfolgerung ab:

Das EPSO hat den Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten angenommen.

Der Beschwerdeführer und EPSO werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly

Geschehen zu Straßburg am 23. Januar 2014

[1] Die Beschwerdeführerin machte ferner geltend, dass EPSO sie zu Unrecht von der Teilnahme am allgemeinen Auswahlverfahren ausgeschlossen habe und dass EPSO (1) ihren Antrag neu zu bewerten; und (2) Falls die nach Anspruch 1 beantragte Neubewertung ergeben würde, dass sie zu dieser Phase des Auswahlverfahrens hätte eingeladen werden müssen, gestatten Sie ihr, an der Phase des Assessment-Centers teilzunehmen. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass es aus den folgenden Gründen keine ausreichenden Gründe gab, diese Behauptung und diese Behauptungen in seine Untersuchung aufzunehmen. Angesichts der organisatorischen und zeitlichen Zwänge bei der Organisation von Auswahlverfahren hielt es die Bürgerbeauftragte für angemessen, dass EPSO strenge und kurze Fristen für Anträge auf Überprüfungen in den verschiedenen Phasen der Auswahlverfahren festlegte. Das Ziel des Vorwurfs und der damit verbundenen Ansprüche konnte nur dadurch erreicht werden, dass diese stichhaltigen Gründe für die Festsetzung strenger Fristen außer Acht gelassen wurden.

[2] Urteil des Gerichtshofs vom 18. September 2012, Martorell/Kommission, F-96/09, noch nicht in der amtlichen Sammlung veröffentlicht, Randnr. 47.

[3] Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000

zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Gemeinschaft

Organe und Einrichtungen und zum freien Datenverkehr, ABl. 2001, L 8, S. 1.

[4] Europäischer Datenschutzbeauftragter.

[5] Die Entscheidung ist abrufbar unter: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Rechtssache F-96/09, Martorell/Kommission, zitiert in Fußnote 3. Rn. 48 des Urteils lautet: „Aus der soeben vorgenommenen Analyse ergibt sich, dass die strikte Einhaltung des den Bewerbern zuerkannten spezifischen Rechts durch das EPSO sowohl in Bezug auf den Inhalt dieses Rechts als auch auf die Antwortfrist die Pflichten widerspiegelt, die sich aus dem Grundsatz der guten Verwaltung, dem Recht der Öffentlichkeit auf Zugang zu Dokumenten und dem Recht auf einen wirksamen Rechtsbehelf gemäß den Art. 41, 42 und 47 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union ergeben. Daher kann die Nichtbeachtung des spezifischen Rechts, das den Bewerbern zuerkannt wurde, durch EPSO nicht nur dazu führen, dass sie eine Klage erheben oder eine Beschwerde einreichen, ohne über ausreichende Informationen zu verfügen, sondern auch eine rechtswidrige Handlung bei der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben darstellen, die unter bestimmten Umständen zu einem Anspruch des Bewerbers auf Entschädigung führen könnte" (inoffizielle Übersetzung und Hervorhebung hinzugefügt).

[7] Urteil Martorell/Kommission (oben in Fn. 3 angeführt, Randnr. 47).

[8] Artikel 41 Absatz 2 Buchstabe b der Charta der Grundrechte der Europäischen Union.

[9] Artikel 8 Absatz 2 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union