Hintergrund der Initiativuntersuchung

1. Im Jahr 2010 führte das EPSO ein „neues Modell“für Auswahlverfahren für festangestellte Bedienstete der EU-Organe ein, das sich aus CBT-Zulassungstests und Assessment-Center-Tests (Abschlusstests) zusammensetzt. Dieses neue Modell wurde eingeführt, um das gesamte Auswahlverfahren zu beschleunigen.[1]

2. Bei den Auswahlverfahren des "alten Modells" wurden die Nachweise der Bewerber überprüft, bevor die Einladungen zur Abschlussprüfung (schriftliche/mündliche Prüfungen) erteilt wurden. Dies bedeutete, dass alle Bewerber, die zur Abschlussprüfung eingeladen wurden, in die Reserveliste aufgenommen werden konnten, wenn sie diese Prüfung bestanden hatten.

3. Das Verfahren des EPSO bei den Auswahlverfahren nach dem neuen Muster besteht darin, dass die Prüfungsausschüsse nur die Belege der Bewerber prüfen, die die Abschlussprüfungen eines Auswahlverfahrens, d. h. die Prüfungen im Assessment-Center, bestanden haben. Akzeptieren die Prüfungsausschüsse die Belege der erfolgreichen Bewerber nicht, werden diese abgelehnt und nicht in die Reserveliste aufgenommen.

4. Es wäre wohl besser für die Bewerber, wenn sie vor den Prüfungen des Assessment-Centers, auf die sie sich normalerweise vorbereiten, über die Entscheidung der Prüfungsausschüsse über ihre Belege informiert würden und Zeit, Mühe und sogar Geld investieren würden. Dies ist insbesondere deshalb der Fall, weil die Relevanz der Berufserfahrung der Bewerber, auf die in ihren Belegen verwiesen wird, für die Aufgaben der Stelle, für die sie sich bewerben (eine Zulassungsvoraussetzung für EPSO-Auswahlverfahren), nicht immer objektiv offensichtlich ist. Wenn sich die Bewerber der Relevanz der Berufserfahrung für die Aufgaben nicht bewusst sind, werden sie letztendlich im Auswahlverfahren erfolglos bleiben, auch wenn sie im Assessment-Center erfolgreich sind.

5. Es scheint auch, dass die Teilnahme an den Assessment-Center-Tests von Bewerbern, die letztlich wegen fehlender - oder unzureichender - Belege abgelehnt werden, aus wirtschaftlicher Sicht möglicherweise nicht gerechtfertigt ist. Die Einladungen zum Assessment-Center sind mit EU-Kosten verbunden, die vermieden werden könnten, wenn die Belege der Bewerber vor der Einladung zum Assessment-Center überprüft würden.

6. Aus den Informationen, die das EPSO auf seiner Website [2] und im Leitfaden für allgemeine Auswahlverfahren [3] zur Verfügung stellt, geht nicht hervor, warum das derzeitige Verfahren die Prüfung der Belege erst im allerletzten Moment vorsieht, d. h. wenn die erfolgreichen Bewerber bereits nach den Prüfungen des Assessment-Centers ermittelt wurden.

7. Die Bürgerbeauftragte war daher der Ansicht, dass die oben genannten Fragen vom EPSO geklärt werden müssten. Nach Artikel 228 AEUV ist der Europäische Bürgerbeauftragte befugt, von sich aus Untersuchungen zu möglichen Missständen bei der Tätigkeit der Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft durchzuführen. Der Bürgerbeauftragte beschloss daher, die vorliegende Initiativuntersuchung einzuleiten, um EPSO die Möglichkeit zu geben, den Zeitplan der Prüfungsausschüsse für die Bewertung der Qualifikationen der Bewerber auf der Grundlage der beigefügten Belege zu erläutern.

Gegenstand der Initiativuntersuchung

8. In seinem Schreiben zur Einleitung dieser Initiativuntersuchung verwies der Bürgerbeauftragte auf eine Beschwerde gegen EPSO in Bezug auf das allgemeine Auswahlverfahren EPSO/AST/112/10 und wies darauf hin, dass der Sachverhalt dieser Beschwerde seine Aufmerksamkeit auf die Fragen lenke, die Gegenstand dieser Initiativuntersuchung seien. Er bittet das EPSO um Auskunft darüber, ob der Prüfungsausschuss bei Auswahlverfahren, bei denen nicht mehr als 100 Bewerber für Prüfungen im Assessment-Center in Frage kommen, die Nachweise, insbesondere im Zusammenhang mit der Ausbildung und der Berufserfahrung, überprüfen könne, bevor die Einladungen zum Assessment-Center veröffentlicht würden.

9. Der Bürgerbeauftragte forderte EPSO auf, in seiner Antwort i) die möglichen Einsparungen für den EU-Haushalt aufgrund eines solchen Ansatzes zu berücksichtigen; ii) das Interesse der Bewerber, informiert zu werden, wenn ihre Berufserfahrung als nicht relevant erachtet wird, bevor sie Zeit und Mühe in die Tests des Assessment-Centers investieren; und iii) die Tatsache, dass bei den Auswahlverfahren nach dem alten Muster die Belege überprüft wurden, bevor die Einladungen zu schriftlichen/mündlichen Prüfungen erteilt wurden.

Die Untersuchung

10. Am 19. Januar 2012 ersuchte der Bürgerbeauftragte das EPSO um eine Stellungnahme. Am 31. Mai 2012 übermittelte das EPSO seine Antwort.

Analyse und Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

A. Zeitplan der Prüfungsausschüsse für die Beurteilung der Qualifikationen der Bewerber auf der Grundlage von Belegen

Argumente des EPSO

11. EPSO verwies auf das allgemeine Auswahlverfahren EPSO/AST/112/10 („das Auswahlverfahren“). Der Prüfungsausschuss habe die Liste der Bewerber erstellt, die bei den Zulassungstests die höchsten Gesamtpunktzahlen erzielt hätten und aufgrund der Angaben in ihrer Online-Bewerbung die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens aufgeführten allgemeinen und besonderen Bedingungen erfüllten. Diese Kandidaten wurden dann zu den Assessment-Center-Tests eingeladen. EPSO zufolge bedeutet dies, dass alle Bewerber, die zu den Assessment-Center-Tests eingeladen wurden, auf der Grundlage der Informationen in ihrer Online-Bewerbung die in der Bekanntmachung geforderten allgemeinen und besonderen Bedingungen erfüllten.

12. Nach Überprüfung der Nachweise könnte der Prüfungsausschuss der Auffassung sein, dass die Nachweise bestimmter Bewerber die Angaben in ihrer Online-Bewerbung nicht oder nicht ausreichend bestätigen/validieren. Unter Bezugnahme auf das oben genannte Auswahlverfahren erläuterte EPSO: „Es geht nicht darum, ob ... Die Berufserfahrung [der Bewerber] war für die in der Bekanntmachung beschriebenen Aufgaben relevant, sondern vielmehr eine Frage der Vorlage von Nachweisen für die in der Online-Bewerbung enthaltenen Informationen. Der Prüfungsausschuss hatte auf der Grundlage dieser Informationen bereits entschieden, dass ihre Berufserfahrung für die Zulassung der Bewerber relevant sei, allerdings unter der Voraussetzung, dass diese Informationen später durch die erforderlichen Nachweise belegt würden." Nach Ansicht des EPSO wussten die Bewerber, wie sie die Informationen in ihrer Online-Bewerbung so zu formulieren hatten, dass sie den Prüfungsausschuss davon überzeugten, dass sie für die Zulassung zum Auswahlverfahren in Betracht kämen, aber einige konnten diese Informationen nicht mit den erforderlichen Unterlagen untermauern.

13. Das Stadium, in dem die Belege überprüft werden, kann sich von Wettbewerb zu Wettbewerb ändern, aber nur in sehr Ausnahmefällen besteht ein Organ immer noch darauf, dass die Bekanntmachung so abgefasst wird, dass die Belege zu einem früheren Zeitpunkt überprüft werden. Insbesondere bei Auswahlverfahren mit einer hohen Zahl von Bewerbern ist es kostengünstiger und zeiteffizienter, die vollständige Überprüfung „nur vor der Aufnahme der erfolgreichen Bewerber in die Reserveliste“durchzuführen.

14. Das EPSO führte einen Vergleich zwischen den Kosten durch, die durch die beiden Verfahrensansätze verursacht wurden: ersterer Ansatz, bei dem die Belege vor den abschließenden Prüfungen überprüft wurden; und den derzeitigen Ansatz, bei dem sie erst nach diesen Tests überprüft werden. Im Auswahlverfahren wurden insgesamt 499 Bewerber zu den Assessment-Center-Tests eingeladen, und nur 193 waren erfolgreich. Nach dem derzeitigen System, bei dem nur die Belege der Bewerber geprüft werden, die die Prüfungen des Assessment-Centers bestanden haben, musste der Prüfungsausschuss nur 193 Dossiers prüfen, anstatt der 499 Dossiers, die er nach dem früheren Ansatz hätte prüfen müssen. Dies führte dazu, dass weniger als die Hälfte der Arbeitsstunden benötigt wurde, um die Überprüfung durchzuführen. Die Überprüfung der Belege ist sehr zeitaufwändig und "arbeitsintensiv". Die Erfahrung zeigt, dass nur eine sehr begrenzte Zahl von Bewerbern nicht in der Lage ist, den erforderlichen Nachweis für die Informationen zu erbringen, die sie in ihrer Online-Bewerbung bereitstellen. Für das Auswahlverfahren waren letztlich nur 11 (von 193) Bewerbern nicht in der Lage, die erforderlichen Belege zur Begründung der Angaben in ihrer Online-Bewerbung vorzulegen. EPSO ist davon überzeugt, dass die derzeitige Methode im Vergleich zum früheren Ansatz zu echten Einsparungen beim EU-Haushalt führt.

15. Darüber hinaus wurde in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens die Zahl der Bewerber, die zu den Prüfungen des Assessment-Centers eingeladen werden sollten, als ein Vielfaches (2,5-faches) der Zahl der Bewerber festgelegt, die in die Reserveliste aufgenommen werden konnten. Aus diesem Grund hätte die Überprüfung der Belege vor der Versendung der Einladungen zu den Assessment-Center-Tests die Zahl der eingeladenen Bewerber nicht verringert und somit nicht zu weiteren Einsparungen für den EU-Haushalt geführt. Für das fragliche Auswahlverfahren hätte dies zu einer Situation geführt, in der anstelle der elf Bewerber, die letztlich nicht in der Lage waren, die erforderlichen Belege vorzulegen, elf weitere Bewerber eingeladen worden wären.

16. Das EPSO kam zu dem Schluss, dass der Prüfungsausschuss in Bezug auf die Bewerber, die zum Assessment-Center eingeladen wurden, über ihre Eignung entschieden und sie auf der Grundlage von Informationen, die sie in ihren Online-Bewerbungen bereitgestellt hatten, zu den Prüfungen des Assessment-Centers zugelassen hat. Die Beschränkung der Prüfung der Zulassungskriterien auf die Unterlagen der Bewerber, die in die Reserveliste aufgenommen werden können, bedeutet einen erheblichen Zeitgewinn und verkürzt somit die Dauer der Zulassungsphase.

17. Bevor die Bewerber Zeit und Mühe in die Assessment-Center-Tests investieren, haben sie ein Interesse daran, darüber informiert zu werden, ob ihre Berufserfahrung als relevant erachtet wird oder nicht. EPSO ist davon überzeugt, dass dies im derzeitigen System der Fall ist. Legen die Bewerber im Einklang mit der von ihnen unterzeichneten ehrenwörtlichen Erklärung Unterlagen vor, die die online übermittelten Informationen belegen, ändert die Überprüfung dieser Unterlagen nichts an ihrer Eignung.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

18. Zunächst weist die Bürgerbeauftragte darauf hin, dass nach den geltenden Regeln für Auswahlverfahren die vom Prüfungsausschuss nach den Prüfungen des Assessment-Centers zu prüfenden Belege in der Regel diejenigen sind, die die in ihrer Online-Bewerbung abgegebenen Erklärungen der Bewerber zu folgenden Punkten bestätigen: i) Staatsbürgerschaft; ii) Berufserfahrung; und iii) akademische Qualifikationen.[4]

19. Der Bürgerbeauftragte hat bereits Beschwerden erhalten, denen zufolge der Prüfungsausschuss bei der Überprüfung der Belege in der letzten Phase des Auswahlverfahrens diese Unterlagen nicht als ausreichenden Nachweis für die erforderlichen Qualifikationen betrachtet hat, selbst wenn ein Bewerber auf Belege in seinem Besitz Bezug genommen und dabei in die Online-Bewerbung Informationen über seine spezifischen Bescheinigungen [5] oder seine spezifischen Arbeitsverträge und/oder Rechnungen über Zeiten der selbstständigen Erwerbstätigkeit [6] aufgenommen hat (auf deren Grundlage er später in die CBT aufgenommen wurde).

20. Der Bürgerbeauftragte ist daher nicht vollständig von der Auffassung des EPSO überzeugt, dass i) die Angabe der einschlägigen Berufserfahrung/Diplome in der Online-Bewerbung und ii) die Verfügbarkeit derselben Daten in den Belegen, die sich im Besitz der Bewerber befinden, wirksame Garantien für die Bewerber darstellen, dass der Prüfungsausschuss diese Dokumente bei der Prüfung einzeln nach den Bewertungstests als ausreichend erachtet. In diesem Zusammenhang möchte der Bürgerbeauftragte an dieser Stelle auf das Argument hinweisen, das EPSO in vielen Untersuchungen des Bürgerbeauftragten vorgebracht hat (und das er nicht bestreitet), nämlich dass die Prüfungsausschüsse einen weiten Ermessensspielraum in Bezug auf die Relevanz der Belege haben, einen Ermessensspielraum, der in der Rechtsprechung der Unionsgerichte anerkannt wird.

21. Daraus folgt, dass Bewerber, die sich für die Teilnahme an einem Auswahlverfahren entscheiden und im Besitz spezifischer Belege sind, möglicherweise nicht immer sicher sind, ob die Prüfungsausschüsse diese Unterlagen abschließend bewerten. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass sich die Bewerber auf die Assessment-Tests vorbereiten müssen. Dies beinhaltet eine Investition in Zeit und oft auch in Geld. Daher wäre es für sie besser gewesen, wenn sie vor einer solchen Investition gewusst hätten, wie der Prüfungsausschuss endgültig über ihre Belege entschieden hat.

22. Dieselbe Situation kann auch aus einer anderen Perspektive betrachtet werden. Stellt ein Bewerber in seiner Online-Bewerbung zunächst die Informationen über seine Qualifikationen zur Verfügung, wird er dann auf der Grundlage dieser Informationen in das CBT aufgenommen, durchläuft das CBT- und das Bewertungsverfahren erfolgreich und entscheidet der Prüfungsausschuss am Ende, dass seine Belege nicht ausreichen, so tritt dieser Bewerber tatsächlich an die Stelle eines anderen Bewerbers im Assessment-Center, dessen Belege ausreichen könnten, der aber Ergebnisse in den CBT-Tests erzielt hat, die knapp unter dem festgelegten Schwellenwert für eine feste Anzahl von Bewerbern liegen, die zum Assessment-Center eingeladen werden sollen. In diesem Zusammenhang nimmt der Bürgerbeauftragte die Erklärung des EPSO in seiner Stellungnahme zur Kenntnis, wonach die Zahl der zum Assessment-Center zugelassenen Bewerber mehr oder weniger fest ist. Aus diesem Grund hätte die Überprüfung der Belege vor dem Versenden der Einladungen zu den Assessment-Center-Tests die Zahl der eingeladenen Bewerber nicht verringert und daher nicht zu weiteren Einsparungen für den EU-Haushalt geführt. Für das betreffende Auswahlverfahren hätte dies zu einer Situation geführt, in der anstelle der elf Bewerber, die letztlich nicht in der Lage waren, die erforderlichen Belege vorzulegen, elf weitere Bewerber eingeladen worden wären. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten kann eine solche Situation, wenn auch hypothetisch, Zweifel daran aufkommen lassen, ob das Auswahlverfahren tatsächlich die Möglichkeit bietet, die am besten verdienenden Bewerber auf die Reserveliste zu setzen.

23. Der Bürgerbeauftragte ist dankbar, dass EPSO in seiner Stellungnahme seinem ursprünglichen Vorschlag gefolgt ist und Argumente zur Unterstützung des betreffenden Verfahrens vorgebracht hat, die i) mögliche finanzielle Vorteile für den EU-Haushalt und ii) mögliche Zeitersparnisse betreffen. Der Bürgerbeauftragte ist jedoch auch nicht vollständig von all diesen Argumenten überzeugt.

24.  Das Argument des EPSO (siehe oben, Nr. 22), dass die Zahl der Bewerber, die zu den Prüfungen des Assessment-Centers eingeladen werden sollen, mehr oder weniger fest sei, hat seine Berechtigung darin, nachzuweisen, dass der Zeitpunkt der Prüfung der Belege keine Auswirkungen auf die EU-Kosten wie die Reise- und Aufenthaltskosten der Bewerber hat. Unabhängig davon, ob die Belege vor oder nach den Prüfungen des Assessment-Centers geprüft werden, sind die Reise- und Aufenthaltskosten der Bewerber immer gleich, da die gleiche feste Anzahl von Bewerbern zum Assessment-Center eingeladen wird.

25. Andererseits könnte man, auch wenn die Betriebskosten des Assessment-Centers nicht dadurch beeinträchtigt werden, dass die Belege vor oder nach der Einladung zu den Prüfungen des Assessment-Centers geprüft werden, weil das Assessment-Center in der EPSO-Zentrale in Brüssel ständig betriebsbereit ist, tatsächlich argumentieren, dass es einen schlechten Zeit- und Geldeinsatz gibt, wenn die Mitglieder des Prüfungsausschusses Assessment-Tests für Bewerber durchführen, die nicht zugelassen worden wären, wenn ihre Belege zuvor geprüft worden wären und die auf jeden Fall nicht in die Reservelisten aufgenommen werden könnten, selbst wenn sie diese Tests bestanden hätten.

26. Darüber hinaus machte EPSO im Wesentlichen geltend, dass die Prüfungsausschüsse mehr Zeit benötigten, um die Unterlagen aller Bewerber zu prüfen, die zu Prüfungen des Assessment-Centers eingeladen worden seien, als nur die Unterlagen derjenigen zu prüfen, die diese Prüfungen bestanden hätten.

Diese Aussage des EPSO muss jedoch im Zusammenhang mit der Dauer des Verfahrens für das gesamte Auswahlverfahren, d. h. etwa 6-8 Monate, analysiert werden. In diesem Zusammenhang gibt es keinen signifikanten zeitlichen Unterschied, wenn der Prüfungsausschuss die Belege vor und nach den Assessment-Center-Tests überprüft. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass vernünftigerweise davon ausgegangen werden kann, dass ein erfahrenes Mitglied eines professionellen Prüfungsausschusses an einem Arbeitstag problemlos in der Lage sein sollte, rund 100 Dossiers (unterstützende Unterlagen) zu überprüfen. Daraus folgt, dass zwischen der Anzahl der Tage, die für die Prüfung von 499 Dossiers benötigt werden (der Dossiers aller Bewerber, die zu den Prüfungen des Assessment-Centers des Auswahlverfahrens eingeladen wurden, auf das EPSO in der Stellungnahme Bezug genommen hat), und nur 193 Dossiers (der Dossiers aller Bewerber, die diese Prüfungen bestanden haben) ein relativ geringer Unterschied bestünde. Die mit einer solchen Vorgehensweise eingesparte Zeit scheint daher minimal zu sein [7]. Wenn mehr als ein Mitglied des Prüfungsausschusses für diese Prüfungen zuständig wäre (was der Normalfall sein sollte), wäre die Zeitersparnis natürlich minimal, insbesondere im Vergleich zu der Zeit, die die "unzulässigen Bewerber" für die langen und kostspieligen Prüfungen des Assessment-Centers benötigten.

27. Angesichts der vorstehenden Feststellungen ist die Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Klarstellung des EPSO zu den Vorteilen des Verfahrens zur Prüfung der Belege nach den Bewertungstests nicht ganz überzeugend ist. Da dieses Verfahren jedoch, wie das EPSO betont hat, auf ausdrücklichen Wunsch der Organe, für die das EPSO die Auswahlverfahren organisiert, durchgeführt wird, ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass weitere Untersuchungen zum EPSO im vorliegenden Fall nicht gerechtfertigt sind.

B. Schlussfolgerungen

Der Bürgerbeauftragte schließt daher die vorliegende Initiativuntersuchung mit folgender Schlussfolgerung ab:

Weitere Untersuchungen in dieser Angelegenheit sind nicht gerechtfertigt.

EPSO wird über diesen Beschluss unterrichtet.

P. Nikiforos Diamandouros

Geschehen zu Straßburg am 19. Dezember 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] ABl. 2011, C 315A, S. 1. Gleiches gilt für die neueste Fassung des Leitfadens (ABl. 201270A).

[4] Leitfaden für allgemeine Auswahlverfahren, Ziffer 6.1.4.

[5] Beispielsweise betrifft die Beschwerde 962/2011/AN Belege zum Nachweis akademischer oder gleichwertiger Qualifikationen. Der Beschwerdeführer nahm an einem EPSO-Auswahlverfahren teil, für das ein Diplom erforderlich war, das den Abschluss einer einjährigen Ausbildung in dem betreffenden Bereich bescheinigte. Der Beschwerdeführer verfügte über ein vom Institut du Monde Arabe ausgestelltes Berufszeugnis, aus dem hervorgeht, dass die Dauer der Ausbildung in dem betreffenden Bereich bestand. Sie erwähnte dies in ihrem Bewerbungsformular. Nachdem sie die Prüfungen des Assessment-Centers mit hervorragenden Noten bestanden hatte, wurde sie von der Reserveliste ausgeschlossen, da ihr Ausbildungsnachweis angeblich nicht als von einer Schule ausgestelltes Diplom angesehen werden konnte. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung, der abgelehnt wurde. Der Fall ist noch nicht abgeschlossen.

[6] Die Beschwerde 2518/2011/MHZ betrifft Belege zum Nachweis der Berufserfahrung. Der Beschwerdeführer war bei den Assessment-Center-Tests erfolgreich. Der Prüfungsausschuss entschied jedoch auf der Grundlage der vorgelegten Unterlagen, dass ihre Berufserfahrung nicht ausreichte, um in die Reserveliste aufgenommen zu werden. Nachdem der Bürgerbeauftragte die Stellungnahme des EPSO und die Bemerkungen des Beschwerdeführers erhalten hatte, beschloss er, weitere Untersuchungen durchzuführen, die noch nicht abgeschlossen sind.

[7] Sicherlich nicht länger als zwei oder drei Tage, wenn nur eine Person die Überprüfung durchführen würde.