DER HINTERGRUND DER BESCHWERDE

1. Das Institut für Chemische Technik der Universität X (das "Institut") schloss 1994 und 1996 zwei Forschungs- und Entwicklungsverträge mit der Europäischen Kommission ab.

2. Der erste Forschungsvertrag wurde am 2. November 1996 unterzeichnet. Die Laufzeit des Vertrags begann am 1. Dezember 1996 und endete am 31. Mai 2000. Der Gesamtbeitrag aus den im Rahmen des Vertrags zugewiesenen Gemeinschaftsmitteln belief sich auf 150 000 EUR. Innerhalb von zwei Monaten wurde eine Vorauszahlung in Höhe von 60 000 EUR an das Institut geleistet.

3. Die erste Phase des Projekts erstreckte sich auf den Zeitraum vom 1. Dezember 1996 bis zum 30. November 1997. Die wissenschaftlichen und finanziellen Berichte für diesen Zeitraum wurden vom Institut am 18. Juli 1999 vorgelegt. Diese Berichte wurden von der Kommission am 13. Juli 2004 genehmigt. Die akzeptierten Gesamtkosten für diesen Zeitraum beliefen sich auf 4704,58 Euro (die von der Vorauszahlung in Höhe von 60 000 Euro abgezogen wurden).

4. Die zweite Projektphase erstreckte sich auf den Zeitraum vom 1. Dezember 1997 bis zum 30. November 1998. Die wissenschaftlichen und finanziellen Berichte über diesen Zeitraum wurden vom Institut am 18. Juli 1999 vorgelegt und von der Kommission am 13. Juli 2004 genehmigt. Die akzeptierten Gesamtkosten für diesen Zeitraum beliefen sich auf 25 868,10 EUR (die ebenfalls von der Vorauszahlung abgezogen wurden).

5. Die dritte Phase betraf den Zeitraum vom 1. Dezember 1998 bis zum 30. November 1999 und die letzte Phase den Zeitraum vom 1. Dezember 1999 bis zum 31. Mai 2000. Die Beschwerdeführer gaben an, dass die wissenschaftlichen und finanziellen Berichte zu diesen Zeiträumen vom Institut am 30. Oktober 2001 vorgelegt worden seien. Die geltend gemachten Kosten beliefen sich auf 57 363 EUR (für den dritten Zeitraum) und 37 512 EUR (für den letzten Zeitraum). Die Kosten für den dritten und vierten Zeitraum wurden von der Kommission jedoch nicht erstattet.

6. Am 10. November 2003 richtete die Kommission ein förmliches Schreiben an das Institut, in dem sie um „Verpassung von Kostenaufstellungen“ ersuchte. In ihrem Schreiben teilte die Kommission dem Institut mit, dass die Kommission beschließen werde, keine weitere Erstattung vorzunehmen und den Vertrag abzuschließen, wenn die angeforderten Kostenaufstellungen nicht innerhalb der angegebenen Frist (ein Monat nach Erhalt des Schreibens) vorgelegt würden. Die Kommission gab an, dass das Schreiben am 17. November 2003 beim Institut eingegangen sei. Laut einem der Beschwerdeführer (dem Koordinator des Projekts) war dieses Schreiben "mislaidisch" (er erklärte, dass er das Schreiben nicht gesehen habe und sich seines Verbleibs nicht bewusst sei).

7. Im Juli 2004 forderte die Kommission das Institut auf, 29 428,32 EUR von der ursprünglichen Vorauszahlung in Höhe von 60 000 EUR zurückzuzahlen. Da das Institut auch im Rahmen eines zweiten Forschungsvertrags gefördert wurde, zog die Kommission diesen Betrag von den Zahlungen ab, die dem Institut im Zusammenhang mit diesem Vertrag geschuldet wurden.

8. Am 27. Juli 2004 teilte das Institut der Kommission mit, dass es dem Standpunkt der Kommission in dieser Angelegenheit nicht zustimme. Das Institut stellte ihm erneut Kopien aller einschlägigen Kostenaufstellungen zur Verfügung.

9. Am 21. August 2004 übermittelte der Koordinator des Projekts der Kommission ein Fax, in dem er den Standpunkt des Instituts ausführlich erläuterte. Er forderte die Kommission auf, die Lage neu zu bewerten. Er fügte Kopien aller Kostenaufstellungen für den ersten Forschungsvertrag bei. Die Kommission hat dieses Fax nicht beantwortet.

10. Am 30. September 2004 übermittelte das Institut der Kommission einen förmlichen Zahlungsantrag. Die Kommission lehnte den förmlichen Zahlungsantrag am 20. Oktober 2004 ab.

11. Am 25. November 2004 teilte der Projektkoordinator der Kommission mit, dass er dem Standpunkt der Kommission nicht zustimme. Er erklärte, er habe die „fehlenden“ Kostenaufstellungen vorgelegt und beantragt, die ausstehende Zahlung zu leisten. Außerdem bat er um Informationen über alle möglichen Beschwerdeverfahren. Am 29. November 2004 teilte die Kommission dem Institut in einem Schreiben mit, dass sie den ersten Forschungsauftrag nicht "wiedereröffnen" werde. Sie legte keine Informationen über mögliche Beschwerdeverfahren vor.

12. Das Institut hat das Generalsekretariat der Kommission am 1. Dezember 2005 schriftlich davon in Kenntnis gesetzt. Das Generalsekretariat antwortete am 21. Dezember 2005, dass es nicht die geeignete Dienststelle sei, um sich mit der Angelegenheit zu befassen, und leitete den Schriftverkehr an die zuständige Dienststelle weiter. Die zuständige Dienststelle (bei der es sich um dieselbe Dienststelle handelte, die dem Institut am 29. November 2004 geantwortet hatte) lehnte den Zahlungsantrag erneut ab, es sei denn, das Institut legte den Nachweis dafür vor, dass die Kostenaufstellungen der Kommission tatsächlich am 18. Juli 1999 oder am 30. Oktober 2001 übermittelt worden waren. Am 10. März 2006 übermittelte der Beschwerdeführer der Kommission erneut die Kostenaufstellungen.

13. Am 25. Mai 2006 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass er nicht nachweisen könne, dass er die Berichte am November 2001 übermittelt habe, und bestätigte ihren Standpunkt, dass der Vertrag geschlossen bleibe.

DER GEGENSTAND DER ANFRAGE

14. Der Bürgerbeauftragte verstand es, dass die Beschwerdeführer zusammenfassend geltend machten, dass die Europäische Kommission

1. zu Unrecht die Genehmigung der vom Institut vorgelegten Kostenaufstellungen verweigert und sich anschließend zu Unrecht geweigert hat, Zahlungen zu leisten, die nach Ansicht der Beschwerdeführer gemäß den Bestimmungen des ersten Forschungsvertrags fällig waren;
2. seine Entscheidungen, die aufgrund des ersten Forschungsvertrags fälligen Zahlungen zu verzögern und zu verweigern, nicht hinreichend begründet haben;
3. es versäumt hat, dem Institut Informationen über mögliche Beschwerdeverfahren zur Verfügung zu stellen;
4. es versäumte, auf die Anfragen des Beschwerdeführers unverzüglich zu reagieren.

15. Der Bürgerbeauftragte verstand es, dass die Beschwerdeführer zusammenfassend geltend machten, dass die Kommission

1. ihren Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem ersten Forschungsvertrag nachkommen, indem sie dem Institut 67 404 EUR zahlen;
2. ihre Rückforderungsentscheidung in Bezug auf den zweiten Forschungsauftrag zurückzuziehen und den wiedereingezogenen Betrag von 29 428,32 EUR an das Institut zurückzuzahlen.

DIE ANFRAGE

16. Die Beschwerde (vom 21. November 2006) ging am 18. Dezember 2006 beim Bürgerbeauftragten ein. Am 10. Januar 2007 leitete der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung der Beschwerde ein und forderte die Kommission auf, bis zum 30. April 2007 eine Stellungnahme abzugeben. Am 7. Mai 2007 übermittelte die Kommission ihre Stellungnahme, die den Beschwerdeführern am 9. Mai 2007 mit der Aufforderung zur Stellungnahme bis zum 30. Juni 2007 übermittelt wurde. Die Bemerkungen der Beschwerdeführer gingen am 10. Oktober 2007 beim Bürgerbeauftragten ein. Am 25. April 2008 unterbreitete der Bürgerbeauftragte einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung und ersuchte die Kommission, ihm bis zum 30. Juni 2008 zu antworten. Am 17. Juli 2008 antwortete die Kommission auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung. Am 22. Juli 2008 übermittelte der Bürgerbeauftragte den Beschwerdeführern die Antwort und forderte sie auf, bis zum 30. September 2008 Stellung zu nehmen. Am 8. Oktober 2008 gab der Bürgerbeauftragte dem Antrag der Beschwerdeführer auf Verlängerung der Frist bis zum 15. November 2008 statt. Am 3. November 2008 übermittelten die Beschwerdeführer Anmerkungen zur Antwort der Kommission auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung.

ANALYSE UND SCHLUSSFOLGERUNGEN DES BÜRGERS

Vorbemerkungen

17. Die erste und die zweite Behauptung sowie die beiden Behauptungen stehen in engem Zusammenhang. Aus Gründen der Klarheit hält es der Bürgerbeauftragte daher für notwendig, sich gemeinsam mit den ersten und zweiten Behauptungen der Beschwerdeführer und den damit verbundenen Behauptungen zu befassen.

A. Behauptungen, die Kommission habe sich zu Unrecht geweigert, Kostenaufstellungen zu genehmigen, und ihre Entscheidungen, Zahlungen zu verzögern und abzulehnen, nicht hinreichend begründet, und die damit verbundenen Behauptungen Argumente,

die dem Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

18. Die Beschwerdeführer gaben an, dass das Institut bis Oktober 2001 alle einschlägigen wissenschaftlichen und finanziellen Berichte vorgelegt habe, die im Rahmen des Vertrags erforderlich seien.

19. Das Institut hatte nach dem 10. November 2003 (dem Datum, an dem die Kommission das förmliche Schreiben mit der Aufforderung zur Übermittlung der „Verpassenskostenaufstellungen“ absandte) wiederholt per E-Mail und Telefon mit der Kommission Kontakt aufgenommen. Den Beschwerdeführern zufolge teilte die Kommission dem Institut jedoch trotz wiederholter Mitteilungen nicht mit, dass weitere Informationen fehlten. Dem Institut war daher nicht bekannt, dass Kostenaufstellungen, von denen es annahm, dass sie bereits 2001 vorgelegt worden waren, tatsächlich fehlten.

20. Die Beschwerdeführer erklärten, dass das Institut trotz des Versäumnisses, auf die Aufforderung der Kommission vom 10. November 2003 zu den fehlenden Kostenaufstellungen zu antworten, viele Versuche unternahm, festzustellen, welche Informationen fehlten. Die Beschwerdeführer waren der Ansicht, dass eine Verzögerung bei der Bereitstellung von Kostenaufstellungen zwar eine Verzögerung bei der Zahlung von Mitteln rechtfertigen kann (bis die Kostenaufstellungen vorgelegt werden), eine solche Verzögerung jedoch nicht die vollständige Zurückhaltung von Zahlungen rechtfertigen sollte.

21. Die Beschwerdeführer erklärten, dass die Zahlungsverweigerung zwar gegen das Vertragsrecht verstoße, aber auch gegen den Kodex für gute Verwaltungspraxis der Kommission verstoße, wonach die Anwendung des Kodex niemals zu Verwaltungs- oder Haushaltslasten führen dürfe, die in keinem Verhältnis zum erwarteten Nutzen stünden. Darüber hinaus argumentierten die Beschwerdeführer, dass eine solche Position gegen Artikel 6 Absatz 1 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis verstoße, wonach die Beamten bei Entscheidungen sicherstellen müssen, dass die ergriffenen Maßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zu dem verfolgten Ziel stehen.

22. Die Kommission erklärte in ihrer Stellungnahme, dass ihr Standpunkt in vollem Einklang mit Artikel 21 Absatz 4 der Allgemeinen Bedingungen des Vertrags stehe, der wie folgt lautete:

„Die Kommission kann beschließen, weitere Kosten nicht zu berücksichtigen oder keine weitere Erstattung vorzunehmen, nachdem sie einen Monat zuvor schriftlich mitgeteilt hat, dass sie die endgültigen Kostenaufstellungen nicht erhalten hat.“

23. Die Kommission kam zu dem Schluss, dass sie sich daher nicht zu Unrecht geweigert habe, die Kostenaufstellungen zu genehmigen, und dass sie sich nicht zu Unrecht geweigert habe, die folgende Zahlung zu leisten. Die Kommission erklärte, sie habe den vom Institut und von der Kommission unterzeichneten Vertrag angewandt. Dabei stellte die Kommission fest, dass sie nicht gegen den Kodex für gute Verwaltungspraxis verstoßen habe.

24. Zur Frage, ob die Kommission gegen den Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis verstoßen habe, wonach die von Beamten ergriffenen Maßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zu dem verfolgten Ziel stehen müssten, erklärte die Kommission, sie habe den Vertrag zwischen dem Institut und der Kommission angewandt. Die Kommission kam zu dem Schluss, dass sie dadurch nicht gegen den Kodex für gute Verwaltungspraxis verstoßen habe.

25. Zu dem Vorwurf, die Kommission habe ihre Entscheidungen, Zahlungen aufgrund des ersten Forschungsvertrags zu verzögern und abzulehnen, nicht hinreichend begründet, erklärte die Kommission, dass die Zahlungen abgelehnt worden seien, weil das Institut die Kostenaufstellungen nicht innerhalb der im Vertrag festgelegten Fristen vorgelegt habe. Die Kommission wies darauf hin, dass dies in ihrem der Stellungnahme beigefügten Schriftwechsel klar dargelegt worden sei.

26. In Beantwortung der von der Kommission in ihrer Stellungnahme vorgebrachten Argumente wiesen die Beschwerdeführer darauf hin, dass die Kommission in ihrer Stellungnahme nicht auf ihre Argumente zur Unverhältnismäßigkeit der verhängten Sanktion eingegangen sei. In diesem Zusammenhang wiesen die Beschwerdeführer darauf hin, dass alle technischen Ziele des Projekts erreicht und sogar übertroffen worden seien. Alle wissenschaftlichen Berichte wurden korrekt eingereicht. Die Beschwerdeführer wiesen ferner darauf hin, dass alle Kostenaufstellungen (je nach Standpunkt) vor oder nach Ablauf der Frist eingereicht worden seien. Sie wiesen darauf hin, dass sich das von der Kommission behauptete Vergehen auf den fehlenden Nachweis beziehe, dass die angeblich "fehlenden" Kostenaufstellungen fristgerecht vorgelegt worden seien. Die Beschwerdeführer stellten ferner fest, dass das Institut trotz der äußerst schwierigen Hürden, die die Kommission geschaffen habe, alle seine Verpflichtungen erfüllt habe, z. B. wenn es Korrespondenz ignoriert habe oder sich bei der Beantwortung und Zahlung verzögert habe.

Vorläufige Bewertung des Bürgerbeauftragten, die zu einem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung führt

27. Die Kommission verhängte eine Gesamtsanktion in Höhe von 96 873 EUR gegen das Institut, da der Beschwerdeführer die fehlenden Kostenaufstellungen nicht innerhalb der im Schreiben der Kommission vom 10. November 2003 (1) gesetzten Frist vorgelegt hatte.

28. Es wurde nicht bestritten, dass der Beschwerdeführer die "fehlenden"Kostenaufstellungen bis spätestens August 2004 vorgelegt hat. Die Kommission hat die inhaltliche Angemessenheit dieser Kostenaufstellungen nicht in Frage gestellt. Es wurde nicht bestritten, dass alle technischen Ziele des Projekts erreicht worden waren. Zusammenfassend ist festzustellen, dass die Kommission die im August 2004 vorgelegten Kostenaufstellungen nur deshalb zurückgewiesen hat, weil sie bei der Kommission nach Ablauf der im Schreiben an das Institut vom 10. November 2003 gesetzten Frist eingegangen sind.

29. In ihrer Stellungnahme an den Bürgerbeauftragten erklärte die Kommission, dass ihre Entscheidung, die Einziehungsanordnung zu erteilen und alle weiteren Zahlungen abzulehnen, mit Artikel 21 Absatz 4 der Allgemeinen Bedingungen vereinbar sei. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass Artikel 21 Absatz 4 der Allgemeinen Bedingungen für den Vertrag wie folgt lautet:

"Die Kommission kann beschließen, keine weiteren Kosten zu berücksichtigen oder keine weitere Erstattung vorzunehmen, nachdem sie einen Monat zuvor schriftlich mitgeteilt hat, dass sie die endgültigen Kostenaufstellungen nicht erhalten hat " (Hervorhebung durch den Bürgerbeauftragten).

Nach Artikel 21 Absatz 4 hat die Kommission das vertragliche Recht, weitere Kostenaufstellungen nicht zu berücksichtigen oder keine weitere Erstattung vorzunehmen, nachdem sie einen Monat zuvor schriftlich mitgeteilt hat, dass sie die endgültigen Kostenaufstellungen nicht erhalten hat. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass das Bestehen eines vertraglichen Rechts keine Verpflichtung zur Ausübung dieses Rechts impliziert. Nach Artikel 21 Absatz 4 ist die Kommission nämlich nicht verpflichtet, weitere Kosten nicht zu berücksichtigen oder keine weitere Erstattung vorzunehmen, nachdem sie schriftlich eine einmonatige Mitteilung über den Nichterhalt der endgültigen Kostenaufstellungen gemacht hat. Vielmehr liegt es im Ermessen der Kommission, ob sie dieses vertragliche Recht tatsächlich ausübt oder nicht.

30. Der Umfang des Ermessensspielraums der Kommission gemäß Artikel 21 Absatz 4 der Allgemeinen Bedingungen richtet sich nach den geltenden Rechtsvorschriften, einschließlich der Bestimmungen der Haushaltsordnung (2) und ihrer Durchführungsbestimmungen (3). Darüber hinaus sollte die Kommission bei der Ausübung ihres Ermessens auch die Grundsätze der guten Verwaltung und die allgemeinen Grundsätze des europäischen Rechts berücksichtigen.

31. Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist ein seit langem etablierter allgemeiner Grundsatz des europäischen Rechts (4). Nach ständiger Rechtsprechung der Gemeinschaftsgerichte verlangt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, dass die von einem Gemeinschaftsorgan erlassenen Maßnahmen nicht die Grenzen dessen überschreiten, was zur Erreichung seiner legitimen Ziele geeignet und erforderlich ist, und dass, wenn mehrere geeignete Maßnahmen zur Auswahl stehen, die am wenigsten belastende zu wählen ist und die verursachten Nachteile nicht in einem angemessenen Verhältnis zu den verfolgten Zielen stehen dürfen (5).

32. Gemäß der Haushaltsordnung und ihren Durchführungsbestimmungen muss ein Gemeinschaftsorgan bei der Verhängung von verwaltungsrechtlichen und finanziellen Sanktionen auch den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachten. Der Bürgerbeauftragte erinnert daran, dass beispielsweise in Artikel 103 der Haushaltsordnung im Zusammenhang mit Finanzhilfen Folgendes festgelegt ist:

„Ist das Vergabeverfahren oder die Vertragserfüllung mit wesentlichen Fehlern oder Unregelmäßigkeiten oder Betrug behaftet, so setzen die Organe die Vertragserfüllung aus.

Sind solche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrugsfälle dem Auftragnehmer anzulasten, so können die Organe darüber hinaus im Verhältnis zur Schwere der Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrugsfälle die Zahlung verweigern oder bereits gezahlte Beträge einziehen"(Hervorhebung nur hier).

In Artikel 114 Absatz 3 der Haushaltsordnung heißt es:

„Der Anweisungsbefugte kann gemäß den Artikeln 93 bis 96 und den Durchführungsbestimmungen zu diesen Artikeln gegen Antragsteller, die nach Absatz 2 ausgeschlossen sind, wirksame, verhältnismäßige und abschreckende verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen verhängen.“(Hervorhebung nur hier).

33. Der Bürgerbeauftragte war sich darin einig, dass die Kommission im Interesse einer ordnungsgemäßen Verwaltung berechtigt ist, Fristen für die Vorlage von Kostenaufstellungen im Rahmen von von der Gemeinschaft finanzierten Forschungsprogrammen vorzuschreiben. Der Bürgerbeauftragte stimmte auch zu, dass die Kommission berechtigt sein könnte, bestimmte Sanktionen für die verspätete Vorlage solcher Dokumente zu verhängen.

34. Zwar kann die Kommission bei verspäteter Vorlage von Unterlagen bestimmte Sanktionen verhängen, doch müssen diese Sanktionen zumindest mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit vereinbar sein. Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit dürfen die von einem Gemeinschaftsorgan erlassenen Maßnahmen nicht die Grenzen dessen überschreiten, was zur Erreichung seiner legitimen Ziele angemessen und erforderlich ist. Besteht die Wahl zwischen mehreren geeigneten Maßnahmen, so ist auf die am wenigsten belastende Maßnahme zurückzugreifen.

35. Der Bürgerbeauftragte wies die Kommission auf die einschlägige Rechtsprechung hin, insbesondere auf The Queen, ex parte E. D. & F. Man (Sugar) Ltd/Intervention Board for Agricultural Produce (IBAP), wo der Gerichtshof Folgendes feststellte:

"(…) der automatische Verfall der gesamten Sicherheit im Falle eines Verstoßes, der erheblich weniger schwerwiegend ist als die Nichterfüllung der Hauptpflicht, die die Sicherheit selbst gewährleisten soll, ist als zu drastische Sanktion im Hinblick auf die Funktion der Ausfuhrlizenz anzusehen, die ordnungsgemäße Verwaltung des betreffenden Marktes zu gewährleisten"(Hervorhebung hinzugefügt)(6).

36. Angesichts der oben dargelegten Umstände, insbesondere der Höhe der Sanktion (96 873 EUR) im Vergleich zu den Gesamtausgaben (127 404 EUR), hielt der Bürgerbeauftragte die von der Kommission verhängte Sanktion für offensichtlich unverhältnismäßig.

37. Bei der Beurteilung der angemessenen Höhe einer solchen Sanktion war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass die besonderen Merkmale des Vertrags, insbesondere der Umfang des Vertrags, und die Frage, ob die andere Partei alle ihre sonstigen vertraglichen Verpflichtungen erfüllt habe, berücksichtigt werden müssten.

38. Hinsichtlich der Frage, ob das Institut seinen sonstigen vertraglichen Verpflichtungen nachgekommen sei, stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission weder die Qualität der durchgeführten Forschungsarbeiten noch die inhaltliche Angemessenheit der im August 2004 vorgelegten Kostenaufstellungen in Frage gestellt habe. Es hat sich nämlich gezeigt, dass der einzige Grund, den die Kommission für die Verweigerung weiterer Zahlungen und für den Erlass der Einziehungsanordnung angeführt hat, darin bestand, dass die Kostenaufstellungen bei ihren Dienststellen nach Ablauf der im Schreiben an das Institut vom 10. November 2003 gesetzten Frist eingegangen sind.

39. Der Bürgerbeauftragte stellte schließlich fest, dass in Artikel 87 Absatz 1 der Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung Folgendes festgelegt ist:

„Der zuständige Anweisungsbefugte kann auf die Einziehung einer festgestellten Forderung ganz oder teilweise verzichten, wenn die Einziehung nicht mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit vereinbar ist“(Hervorhebung nur hier).

40. In Anbetracht der vorstehenden Schlussfolgerungen gelangte der Bürgerbeauftragte zu der vorläufigen Schlussfolgerung, dass möglicherweise Missstände in der Verwaltungstätigkeit der Kommission aufgetreten sind. In Artikel 3 Absatz 5 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten heißt es: "So weit wie möglich bemüht sich der Bürgerbeauftragte mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Einrichtung um eine Lösung, um den Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu beseitigen und der Beschwerde nachzukommen."Der Bürgerbeauftragte unterbreitete daher den folgenden Vorschlag für eine freundliche Lösung.

„Die Kommission sollte erwägen, die Einziehungsanordnung im Zusammenhang mit dem zweiten Forschungsvertrag zu stornieren oder auf sie zu verzichten. Die Kommission sollte auch erwägen, eine Zahlung an das Institut für die ausstehenden Beträge zu leisten, die in den Finanzberichten für den dritten und vierten Zeitraum verlangt werden, nachdem sie eine eingehende Überprüfung der vorgelegten Kostenaufstellungen vorgenommen hat."

Die Argumente, die dem Bürgerbeauftragten nach seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung vorgelegt wurden

41. In ihrer Antwort erklärte die Kommission, sie sei nicht damit einverstanden, dass die Ausübung ihrer vertraglichen Rechte gegenüber dem Institut eine "Strafe" darstelle. Er stellte fest, dass nach der Haushaltsordnung und den Durchführungsbestimmungen eine "Strafe" eine Sanktion ist, die sich aus Rechtsvorschriften oder vertraglichen Bestimmungen (liquidierter Schadenersatz) ergibt. Da im Vertrag über die verspätete Einreichung von Dokumenten keine „Strafe“ vorgesehen ist, ist die Kommission nicht berechtigt, eine Vertragsstrafe für die verspätete Einreichung von Dokumenten zu verhängen. Die Kommission macht daher geltend, sie könne der Auffassung des Bürgerbeauftragten nicht zustimmen, dass die Höhe der Sanktion offensichtlich unverhältnismäßig gewesen sei, nur weil ihrer Ansicht nach keine Sanktion verhängt worden sei.

42. Angesichts der Tatsache, dass Artikel 20 Absatz 5 der Allgemeinen Bedingung ausdrücklich nur auf „endgültige Kostenaufstellungen“ Bezug nimmt, ist die Kommission jedoch bereit, den Vorschlag für eine freundliche Lösung teilweise anzunehmen. Zusammenfassend ist die Kommission bereit, die im Rahmen des ersten Forschungsvertrags vorgelegten Kostenaufstellungen des dritten Berichtsjahres zu prüfen. Die Kommission hält jedoch an ihrer Auffassung zu den Kostenaufstellungen für den vierten (und letzten) Berichtszeitraum fest und wird diese nicht berücksichtigen.

43. Die Kostenaufstellungen, die berücksichtigt werden, sind daher:

Berichtszeitraum 1 (erstmals 1999 vorgelegt) - 4 703 EUR

Berichtszeitraum 2 (erstmals 1999 vorgelegt) - 25 929 EUR

Berichtszeitraum 3 (im Jahr 2004 vorgelegt) - 57 363 EUR

44. Der zu zahlende Gesamtbetrag, nämlich 87 995 EUR, wird um 3 781 EUR gekürzt, um Artikel 14 Absatz 3 der Allgemeinen Bedingungen Rechnung zu tragen, der die Übertragungen zwischen den Kostenkategorien auf 20 % der ursprünglichen Mittelzuweisung beschränkt. Dies bedeutet, dass die Kommission bereit ist, einen zusätzlichen Betrag von 53 705,32 EUR zu zahlen, wodurch sich der Gesamtbetrag, der im Rahmen des ersten Forschungsvertrags gezahlt wird, nach Angaben der Kommission auf 84 277 EUR erhöht (7).

45. Die Kommission stellte ferner fest, dass, als die Beschwerdeführer 2003 die Kostenaufstellungen für die Zeiträume 1 und 2 erneut vorlegten, die geltend gemachten Beträge höher waren als die 1999 vorgelegten Kosten. Die Differenz belief sich auf 1 896 EUR. Dieser Betrag ist nicht in den oben in Rn. 43 angeführten Beträgen enthalten.

46. Die Beschwerdeführer erklärten in ihren Erklärungen, dass das Institut den Vorschlag der Kommission akzeptiert, die Angelegenheit durch Zahlung von 53 705,32 EUR an das Institut zu regeln. Das Institut begrüßt die Tatsache, dass die Kommission das Dossier erneut geöffnet und zumindest teilweise zugestimmt hat, den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine freundliche Lösung anzunehmen. Die Beschwerdeführer dankten dem Bürgerbeauftragten für die Unterstützung des Instituts und für den Vorschlag für eine freundliche Lösung.

Bewertung des Bürgerbeauftragten nach seinem Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung

47. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission dem Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine freundliche Lösung teilweise zugestimmt hat. Die Beschwerdeführer haben das Angebot der Kommission angenommen. Daher ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen in Bezug auf die ersten und zweiten Behauptungen und die damit verbundenen Behauptungen gerechtfertigt sind.

B. Behauptung, die Kommission habe es versäumt, dem Institut Informationen über mögliche Beschwerdeverfahren zur Verfügung zu stellen

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

48. Am 25. November 2004 ersuchten die Beschwerdeführer in ihrem Schriftwechsel mit der Kommission um Informationen über alle möglichen Beschwerdeverfahren. Die Kommission hat die angeforderten Informationen in ihrer Antwort vom 29. November 2004 nicht vorgelegt.

49. In ihrer Stellungnahme an den Bürgerbeauftragten räumte die Kommission ein, dass sie keine Informationen über die möglichen Beschwerdeverfahren vorgelegt hatte, und entschuldigte sich für diese Aufsicht.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

50. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass es wichtig ist, die interessierten Parteien über die ihnen zur Verfügung stehenden Beschwerdeverfahren zu informieren, insbesondere als Reaktion auf spezifische Auskunftsersuchen im Zusammenhang mit solchen Beschwerdeverfahren. Die Kommission hat jedoch ihren Fehler im vorliegenden Fall anerkannt und sich dafür entschuldigt. Der Bürgerbeauftragte geht auf dieser Grundlage davon aus, dass die Kommission versuchen wird, solche Fehler in Zukunft zu vermeiden. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen in Bezug auf diese Behauptung gerechtfertigt sind.

C. Behauptung, die Kommission habe nicht unverzüglich auf die Anfragen des Beschwerdeführers reagiert

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

51. In ihrer Stellungnahme an den Bürgerbeauftragten räumte die Kommission ein, dass es bei der Beantwortung eines Schreibens vom 12. November 1999 und eines Fax vom 21. August 2004 zu Verzögerungen gekommen sei. Sie entschuldigte sich für diese Verzögerungen. Sie wies auch darauf hin, dass sie in allen anderen Fällen umgehend reagiert habe.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

52. Der Bürgerbeauftragte hält es für wichtig, umgehend auf den Schriftwechsel zu reagieren. Die Kommission hat jedoch ihren Fehler im vorliegenden Fall anerkannt und sich dafür entschuldigt. Der Bürgerbeauftragte geht auf dieser Grundlage davon aus, dass die Kommission versuchen wird, solche Fehler in Zukunft zu vermeiden. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen in Bezug auf diese Behauptung gerechtfertigt sind.

D. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchungen zu dieser Beschwerde stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission dem Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine freundliche Lösung teilweise zugestimmt hat. Die Beschwerdeführer haben das Angebot der Kommission angenommen. Daher ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen im Zusammenhang mit dem ersten und zweiten Vorwurf und den damit verbundenen Behauptungen gerechtfertigt sind. Im Zusammenhang mit dem dritten und vierten Vorwurf sind keine weiteren Ermittlungen gerechtfertigt. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Die Beschwerdeführer und die Kommission werden über diese Entscheidung unterrichtet.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Geschehen zu Straßburg am 5. Dezember 2008

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(1) Angeblich beliefen sich die nicht gezahlten Gesamtkosten auf 96 873 EUR (d. h. 57 363 EUR für den dritten Zeitraum, 37 512 EUR für den letzten Zeitraum und zusätzliche 1 998 EUR für den ersten und zweiten Zeitraum).

(2) Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1).

(3) Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 1).

(4) Rechtssache 11/70, Handelsgesellschaft mbH gegen Einfuhr- und Vorratsstelle für Getreide und Futtermittel, Slg. 1970, 1125. Siehe auch Artikel 5 des Vertrags über die Europäische Union.

(5) Siehe z. B. Rechtssache 15/83, Denkavit Nederland, Slg. 1984, 2171, Randnr. 25; Rechtssache T-260/94, Air Inter/Kommission, Slg. 1997, II-997, Randnr. 144; Rechtssache T-216/96, Conserve Italia Soc. Coop. arl/Kommission, Slg. 1999, II-3139, Randnr. 101; Rechtssache T-186/00 Conserve Italia Soc. Coop. rl/Kommission, Slg. 2003, II-719, Randnr. 83; Rechtssache T-306/00 Conserve Italia Soc. Coop. rl/Kommission, Slg. 2003, II-5705, Randnr. 127. Siehe auch Artikel 6 Absatz 1 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis.

(6) Rechtssache 181/84, The Queen, ex parte E. D. & F. Man (Sugar) Ltd gegen Intervention Board for Agricultural Produce (IBAP), Slg. 1985, 2889, Randnrn. 29-30. Siehe auch Rechtssache C-161/96, Südzucker Mannheim/Ochsenfurt AG und Hauptzollamt Mannheim, Slg. 1998, I-281, Randnrn. 25, 30 und 31; Rechtssache T-340/99, Arne Mathisen AS, mit Sitz in Værøy (Norwegen) gegen Rat, Slg. 2002, II-2905, Randnrn. 106 und 126; Rechtssache T-199/99, Sgaravatti Mediterranea Srl/Kommission, Slg. 2002, II-3731, Randnr. 120; Verbundene Rechtssachen T-141/99, T-142/99, T-150/99 und T-151/99, Vela Srl/Kommission, Slg. 2002, II-4547, Randnr. 395; Rechtssache T-33/02, Britannia Alloys & Chemicals Ltd/Kommission, Slg. 2005, II-4973, Randnr. 26; und Rechtssache 21/85, Maas/Bundesanstalt für Landwirtschaftliche Marktordnung, Slg. 1986, 3537, Randnr. 23.

(7) Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Beschwerdeführer tatsächlich 4 704,58 EUR bzw. 25 868,10 EUR für den ersten bzw. zweiten Berichtszeitraum erhalten hat. Da die Kommission bereit ist, einen zusätzlichen Betrag von 53 705,32 EUR zu zahlen, beläuft sich der an das Institut gezahlte Gesamtbetrag auf 84 278 EUR.