Straßburg, den 20. Dezember 2006

Sehr geehrter Herr S.,

Am 11. Februar 2006 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde über die Art und Weise der Bearbeitung eines telefonischen Auskunftsersuchens durch den Rat der Europäischen Union eingereicht. Mit E-Mails vom 16. und 17. März 2006 übermittelten Sie weitere Informationen zu Ihrer Beschwerde.

Am 31. März 2006 leitete ich die Beschwerde an den Generalsekretär des Rates weiter. Der Rat hat seine Stellungnahme am 11. Juli 2006 in schwedischer Sprache übermittelt. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies wünschen, bis zum 31. Oktober 2006. Von Ihnen sind keine Anmerkungen eingegangen.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers handelt es sich bei den relevanten Fakten zusammenfassend um Folgendes:

Am 6. Februar 2006 rief er die Europäische Kommission an, um zu fragen, ob die Kommission oder der Rat der Europäischen Union irgendwelche Verpflichtungen oder Möglichkeiten hätten, ihre Unterstützung für Dänemark in seiner Uneinigkeit mit einer Reihe muslimischer Länder zum Ausdruck zu bringen. Der Anruf erfolgte unter der Nummer +3222991111 und, soweit er sich erinnert, kurz nach Mittag. Die Person bei der Kommission, die seinen Anruf beantwortete, gab ihren Namen nicht an, aber sie erklärte, dass die Frage für sie zu kompliziert sei, um sie zu beantworten. Sie schlägt vor, dass er Herrn Solana direkt im Rat anrufe und ihm dazu folgende Telefonnummer gebe: +3222856111. Bei dieser Nummer des Rates antwortete eine männliche Person. Die antwortende Person gab jedoch auch ihren Namen nicht an. Der Beschwerdeführer bat um Herrn Solana und wurde einer Sekretärin übergeben, die ihren Namen nicht angab und ihm mitteilte, dass er nicht mit Herrn Solana sprechen könne. Die Sekretärin sagte, dass die Frage nicht einfach zu beantworten sei, und sie habe ihn an die Person weitergeleitet, die für die Kontakte mit der Presse verantwortlich sei. Auch diese Person konnte die Frage nicht beantworten.

Am nächsten Tag wandte er sich an die Vertretung der Kommission in Stockholm und sprach mit dem Rechtsanwalt von Eurojus, der seinen Namen angab. Der Rechtsanwalt gab eine Antwort per E-Mail, die zwar interessante Informationen über die Gemeinsame Außen- und Sicherheitspolitik der Europäischen Union enthielt, aber seine Frage nicht beantwortete. Der Anwalt war jedoch zumindest hilfreich und zeigte ein echtes Interesse daran, zu helfen.

Die Frage blieb somit unbeantwortet, und der Beschwerdeführer war mit der Art und Weise, wie er bei der Kontaktaufnahme mit Brüssel behandelt wurde, unzufrieden. Niemand zeigte Interesse an der Beantwortung seiner Frage oder verwies ihn an jemanden, der antworten konnte. Die Tatsache, dass keiner der Personen, mit denen er gesprochen hatte, sich darum kümmerte, seinen Namen anzugeben, machte die Dinge noch komplizierter.

Der Beschwerdeführer machte geltend, dass der Rat bei der Bearbeitung seines telefonischen Auskunftsersuchens vom 6. Februar 2006 nicht im Einklang mit seiner Politik der größeren Offenheit und Freundlichkeit gegenüber den Bürgern gehandelt habe(1).

DIE ANFRAGE

Stellungnahme des Rates

Der Rat äußerte sich in seiner Stellungnahme zusammenfassend wie folgt:

Ihre Politik in Bezug auf die Beantwortung von Telefongesprächen von Mitgliedern der Öffentlichkeit ist im Kodex für gute Verwaltungspraxis des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und seiner Bediensteten in ihren beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit(2) (im Folgenden „Kodex“) festgelegt. Die einschlägigen Artikel des Kodex sehen Folgendes vor:

„Artikel5 Höflichkeit

Die Bediensteten handeln gewissenhaft, korrekt, höflich und zugänglich. Bei der Beantwortung von Korrespondenz, Telefonaten oder sonstigen beruflichen Kontakten mit der Öffentlichkeit bemühen sie sich, so hilfreich wie möglich zu sein.

Artikel 6 Bereitstellung von Informationen

1. Die Bediensteten stellen der Öffentlichkeit die angeforderten Informationen zur Verfügung, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Sie stellen sicher, dass die Informationen so klar und verständlich wie möglich sind.

2. Ist ein Bediensteter aus Gründen der Vertraulichkeit und/oder im Einklang mit den geltenden Vorschriften (insbesondere Artikel 17 des Statuts) der Auffassung, dass er nicht in der Lage ist, die angeforderten Informationen weiterzugeben, so sind die Gründe dafür der betroffenen Person mitzuteilen.

Artikel 8 Telefongespräche

1. Bei der Anrufbeantwortung müssen sich die Bediensteten selbst und ihren Dienst ausweisen. Sie stellen auch die Identität des Anrufers fest. Sofern dies nicht aus Gründen der Vertraulichkeit gemäß Artikel 6 Absatz 2 verhindert wird, stellen sie die angeforderten Informationen zur Verfügung oder leiten den Anrufer an die entsprechende Quelle weiter. Wenn sie jedoch zögern, ob diese Informationen bereitgestellt werden können, konsultieren sie ihre Hierarchie oder verweisen Anrufer an ihren Vorgesetzten.

2. Ist ein mündliches Auskunftsersuchen ungenau oder komplex, so kann der angesprochene Bedienstete die betreffende Person auffordern, das Auskunftsersuchen schriftlich zu formulieren.“

Der Rat ist entschlossen, diese Leitlinien zu befolgen. Es hat jedoch keine Spur von den vom Beschwerdeführer genannten Ereignissen und kann daher nicht überprüfen, ob seine Darstellung der Tatsachen zutreffend ist. Wenn tatsächlich ein oder mehrere Beamte des Rates ihre Namen nicht angegeben haben, bedauert der Rat diese Unterlassung. Die Mitarbeiter des Generalsekretariats werden regelmäßig darauf hingewiesen, wie wichtig die Einhaltung des Kodex ist.

Der Beschwerdeführer macht geltend, die Kommission habe ihm die Telefonnummer von Herrn Solana mitgeteilt. Es ist nicht ganz sicher, ob die Beschwerde auch die Tatsache betrifft, dass der Beschwerdeführer nicht persönlich mit Herrn Solana sprechen konnte. Dennoch möchte der Rat die Gelegenheit nutzen, um klarzustellen, dass es nicht die Aufgabe von Herrn Solana ist, Fragen der Öffentlichkeit persönlich zu beantworten, selbst wenn sein sehr arbeitsreicher Zeitplan es ihm erlauben würde, dies zu tun. Es gibt keinen Mitgliedstaat, in dem Personen, die ähnliche Ämter wie Herr Solana innehaben, eine andere Praxis haben. Unter diesen Umständen ist es nicht unvernünftig, die Öffentlichkeit an die Pressestelle zu verweisen.

Ebenso ist es nicht unvernünftig, dass ein Sekretär und ein Pressesprecher nicht in der Lage waren, eine Antwort zu geben. In diesem Zusammenhang sei daran erinnert, dass der Beschwerdeführer sich erkundigen wollte, ob die Institutionen in der Lage oder verpflichtet waren, Dänemark in seinem Konflikt mit mehreren muslimischen Ländern zu unterstützen, was bedeutete, die Position der Institution zum Ausdruck zu bringen. Zu diesem Zeitpunkt prüfte der Rat noch seinen ausführlichen Standpunkt zu diesem Thema.

Unter diesen Umständen ist schwer vorstellbar, welche aussagekräftige Antwort dem Beschwerdeführer hätte gegeben werden können, zumal eine telefonische Antwort leicht als offizieller Standpunkt des Rates, der noch keinen Standpunkt eingenommen hatte, missverstanden werden konnte.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Der Beschwerdeführer wurde aufgefordert, zu der Stellungnahme des Rates Stellung zu nehmen. Vom Beschwerdeführer gingen keine Stellungnahmen ein.

DER BESCHLUSS

1 Bearbeitung des Auskunftsersuchens des Beschwerdeführers durch den Rat

1.1 Die Beschwerde betrifft die Art und Weise, in der das telefonische Auskunftsersuchen des Beschwerdeführers vom Rat bearbeitet wurde. Dem Beschwerdeführer zufolge rief er am 6. Februar 2006 die Kommission an, um zu fragen, ob die Kommission oder der Rat Verpflichtungen oder Möglichkeiten hätten, Dänemark in seiner Uneinigkeit mit einer Reihe muslimischer Länder zu unterstützen. Die Person bei der Kommission, die seinen Telefonanruf beantwortete, erklärte, dass die Frage für sie zu kompliziert sei, um sie zu beantworten, und schlug vor, Herrn Solana direkt beim Rat anzurufen. Dazu wurde ihm folgende Telefonnummer zur Verfügung gestellt: +3222856111. Bei dieser Nummer des Rates antwortete eine männliche Person. Die antwortende Person gab jedoch auch ihren Namen nicht an. Der Beschwerdeführer bat um Herrn Solana und wurde einer Sekretärin übergeben, die ihren Namen nicht angab und ihm mitteilte, dass er nicht mit Herrn Solana sprechen könne. Die Sekretärin sagte, dass die Frage nicht einfach zu beantworten sei, und sie habe ihn an die Person weitergeleitet, die für die Kontakte mit der Presse verantwortlich sei. Auch diese Person konnte die Frage nicht beantworten. Die Frage blieb somit unbeantwortet, und der Beschwerdeführer war mit der Art und Weise, wie er bei der Kontaktaufnahme mit Brüssel behandelt wurde, unzufrieden. Dem Beschwerdeführer zufolge zeigte niemand Interesse an der Beantwortung seiner Frage oder verwies ihn an jemanden, der antworten konnte. Die Tatsache, dass keiner der Personen, mit denen gesprochen wurde, sich darum kümmerte, seinen Namen anzugeben, machte die Dinge noch komplizierter. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass der Rat bei der Bearbeitung seines telefonischen Auskunftsersuchens vom 6. Februar 2006 nicht im Einklang mit seiner Politik der größeren Offenheit und Freundlichkeit gegenüber den Bürgern gehandelt habe(3).

1.2 Der Rat verwies auf die Artikel 5, 6 und 8 seines Kodex für gute Verwaltungspraxis des Generalsekretariats des Rates der Europäischen Union und seines Personals in ihren beruflichen Beziehungen zur Öffentlichkeit(4) und versicherte dem Bürgerbeauftragten, dass er sich verpflichtet, diese Leitlinien zu befolgen. Der Rat argumentierte ferner, dass er, da er keine Spur von den vom Beschwerdeführer genannten Ereignissen habe, nicht überprüfen könne, ob seine Darstellung der Tatsachen korrekt sei. Wenn tatsächlich ein oder mehrere Beamte des Rates ihre Namen nicht angegeben haben, bedauert der Rat diese Unterlassung. Die Mitarbeiter des Generalsekretariats werden regelmäßig darauf hingewiesen, wie wichtig die Einhaltung des Kodex ist. Nach Ansicht des Rates ist es nicht Aufgabe von Herrn Solana, Fragen der Öffentlichkeit persönlich zu beantworten, selbst wenn sein sehr arbeitsreicher Zeitplan es ihm erlauben würde, dies zu tun, und es ist nicht unvernünftig, Mitglieder der Öffentlichkeit an die Pressestelle zu verweisen. Ebenso ist es nicht unvernünftig, dass ein Sekretär und ein Pressesprecher nicht in der Lage waren, eine Antwort zu geben. In diesem Zusammenhang sei daran erinnert, dass der Beschwerdeführer sich erkundigen wollte, ob die Institutionen in der Lage oder verpflichtet waren, Dänemark in seinem Konflikt mit mehreren muslimischen Ländern zu unterstützen, was bedeutete, die Position der Institution zum Ausdruck zu bringen. Zu diesem Zeitpunkt erörterte der Rat noch seinen ausführlichen Standpunkt zu diesem Thema. Unter diesen Umständen ist schwer vorstellbar, welche aussagekräftige Antwort dem Beschwerdeführer hätte gegeben werden können, zumal eine telefonische Antwort leicht als offizieller Standpunkt des Rates, der noch keinen Standpunkt eingenommen hatte, missverstanden werden konnte.

1.3 Vor der Prüfung des Vorwurfs des Beschwerdeführers hält es der Bürgerbeauftragte für notwendig, auf das Argument des Rates einzugehen, dass er, da er keine Spur von den vom Beschwerdeführer genannten Ereignissen habe, nicht überprüfen könne, ob seine Darstellung der Tatsachen korrekt sei. Der Bürgerbeauftragte versteht voll und ganz, dass eine Beschwerde über den Inhalt und die Umstände von Telefongesprächen für eine Verwaltung schwierig sein kann, da keine schriftlichen Aufzeichnungen über diese Gespräche vorliegen können. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass die vorliegende Beschwerde kurz nach den entsprechenden Telefongesprächen eingereicht und nur wenige Wochen später an den Rat weitergeleitet wurde. Es hätte daher nicht unmöglich sein dürfen, die relevanten Tatsachen festzustellen. Der Bürgerbeauftragte stellt in diesem Zusammenhang jedoch fest, dass der Rat nicht erläutert hat, ob und wenn ja, auf welche Weise er versucht hat, die vom Beschwerdeführer genannten Ereignisse nachzuvollziehen. Der Bürgerbeauftragte stellt in diesem Zusammenhang ferner fest, dass es dem Rat zumindest hätte möglich sein müssen, die letzte Person zu ermitteln und zu konsultieren, mit der der Beschwerdeführer gesprochen hat. Er weist ferner darauf hin, dass der Rat zwar betont habe, dass er nicht überprüfen könne, ob die Darstellung des Sachverhalts durch den Beschwerdeführer korrekt sei, die Tatsache, dass die entsprechenden Telefongespräche stattgefunden hätten, jedoch nicht bestritten habe. Unter diesen Umständen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass er berechtigt ist, seine Beurteilung auf die Darstellung der Ereignisse durch den Beschwerdeführer zu stützen.

1.4 Bei der Analyse des Vorwurfs des Beschwerdeführers erinnert der Bürgerbeauftragte daran, dass in Artikel 12 Absatz 1 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis(5) ("Kodex") festgelegt ist, dass "[d]er Beamte dienstleistungsorientiert, korrekt, höflich und in den Beziehungen zur Öffentlichkeit zugänglich sein [muss]. Bei der Beantwortung von Korrespondenz, Telefonanrufen und E-Mails bemüht sich der Beamte, so hilfreich wie möglich zu sein, und beantwortet die gestellten Fragen so vollständig und genau wie möglich." In Artikel 12 Absatz 2 des Zollkodex heißt es weiter: "Ist der Beamte für die betreffende Angelegenheit nicht zuständig, leitet er den Bürger an den zuständigen Beamten weiter." Der Bürgerbeauftragte erinnert auch daran, dass Artikel 22 Absatz 2 des Zollkodex bestimmt: "Ist ein mündliches Auskunftsersuchen zu kompliziert oder zu umfassend, um behandelt zu werden, so rät der [zuständige] Beamte dem Betroffenen, seinen Antrag schriftlich zu formulieren."

1.5 Hinsichtlich der Verpflichtung des Personals des Rates, Anrufer an den zuständigen Beamten zu richten, hält es der Bürgerbeauftragte nicht für unangemessen, dass der Beschwerdeführer mit seinem Auskunftsersuchen an die Pressestelle verwiesen wurde. Da das Pressebüro des Rates dafür zuständig ist, Journalisten Informationen und Unterlagen zu Themen zur Verfügung zu stellen, die im Rat und in seinen Vorbereitungsgremienerörtert werden (6), sollte es sich in der Regel des Standpunkts des Rates zu verschiedenen Fragen bewusst sein.

1.6 Der Bürgerbeauftragte ist jedoch nicht von dem Argument des Rates überzeugt, dass es nicht unangemessen sei, dass der Pressesprecher nicht in der Lage sei, eine Antwort auf den Antrag des Beschwerdeführers zu geben, da der Rat zu diesem Zeitpunkt noch keinen Standpunkt zu diesem Thema eingenommen habe, und von dem weiteren Argument des Rates, dass es unter solchen Umständen schwer vorstellbar sei, welche sinnvolle Antwort dem Beschwerdeführer hätte gegeben werden können. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass der Pressesprecher dem Beschwerdeführer diese Informationen hätte zur Verfügung stellen können und müssen, wenn der Grund, warum der Pressesprecher keine Antwort auf die Frage des Beschwerdeführers geben konnte, darin bestand, dass es noch keinen Standpunkt des Rates zu diesem Thema gab. Wenn der Pressesprecher nicht in der Lage gewesen wäre, eine Antwort zu geben, weil er nicht über die erforderlichen Kenntnisse verfügte, hätte er dem Beschwerdeführer raten müssen, ein schriftliches Auskunftsersuchen gemäß Artikel 22 Absatz 2 des Zollkodex zu stellen. Es scheint jedoch, dass dem Beschwerdeführer im vorliegenden Fall weder solche Informationen noch solche Ratschläge erteilt wurden. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar, und der Bürgerbeauftragte wird diesbezüglich eine kritische Bemerkung machen.

1.7 In Bezug auf das Argument des Beschwerdeführers, dass sich das Personal des Rates bei der Beantwortung des Telefons nicht identifiziert habe, ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass die Anforderung in Artikel 12 Absatz 1 des Zollkodex, dass die Beamten dienstorientiert, korrekt, höflich und zugänglich in den Beziehungen zur Öffentlichkeit sein müssen, bedeutet, dass die Beamten bei der Beantwortung des Telefons Informationen darüber bereitstellen müssen, an wen der Anrufer gelangt ist. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass dieser Ansatz in Artikel 8 des Kodex für gute Verwaltungspraxis des Rates bestätigt wird, in dem festgelegt ist, dass sich die Bediensteten bei der telefonischen Beantwortung selbst und ihren Dienst ausweisen müssen. Der Bürgerbeauftragte nimmt jedoch die Erklärung des Rates zur Kenntnis, dass der Rat diese Unterlassung bedauert, wenn tatsächlich ein oder mehrere Beamte des Rates ihre Namen nicht angegeben haben. Dem Rat zufolge wird das Personal regelmäßig darauf hingewiesen, wie wichtig es ist, sich an seinen Kodex für gute Verwaltungspraxis zu halten. Angesichts der Tatsache, dass der Rat sein Bedauern darüber zum Ausdruck gebracht hat, dass es in dieser Hinsicht zu einer Unterlassung gekommen ist, und nachdem er dem Bürgerbeauftragten versichert hat, dass er sich verpflichtet, seinen Kodex für gutes Verwaltungsverhalten einzuhalten, sieht der Bürgerbeauftragte keinen Grund, weitere Untersuchungen zu diesem Aspekt der Beschwerde durchzuführen.

2 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde ist hinsichtlich der Behandlung des Auskunftsersuchens des Beschwerdeführers durch den Rat folgende kritische Bemerkung zu machen:

Der Bürgerbeauftragte ist nicht von dem Argument des Rates überzeugt, dass es nicht unangemessen sei, dass der Pressesprecher nicht in der Lage sei, eine Antwort auf den Antrag des Beschwerdeführers zu geben, da der Rat zu diesem Zeitpunkt noch keinen Standpunkt zu dieser Angelegenheit eingenommen habe, und von dem weiteren Argument des Rates, dass es unter solchen Umständen schwer vorstellbar sei, welche sinnvolle Antwort dem Beschwerdeführer hätte gegeben werden können. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass der Pressesprecher dem Beschwerdeführer diese Informationen hätte zur Verfügung stellen können und müssen, wenn der Grund, warum der Pressesprecher keine Antwort auf die Frage des Beschwerdeführers geben konnte, darin bestand, dass es noch keinen Standpunkt des Rates zu diesem Thema gab. Wenn der Pressesprecher nicht in der Lage war, eine Antwort zu geben, weil er nicht über die erforderlichen Kenntnisse verfügte, hätte er dem Beschwerdeführer raten müssen, ein schriftliches Auskunftsersuchen gemäß Artikel 22 Absatz 2 des Zollkodex zu stellen. Es scheint jedoch, dass dem Beschwerdeführer im vorliegenden Fall weder solche Informationen noch solche Ratschläge erteilt wurden. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

Da dieser Aspekt des Falles Verfahren betrifft, die sich auf bestimmte Ereignisse in der Vergangenheit beziehen, ist es nicht angebracht, eine gütliche Beilegung der Angelegenheit anzustreben.

Der Bürgerbeauftragte hat keinen Grund gefunden, die Frage weiterzuverfolgen, ob die Beamten des Rates ihre Namen bei der Anrufbeantwortung nicht angegeben haben.

Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Generalsekretär des Rates wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Der Beschwerdeführer machte dieselbe Behauptung gegen die Kommission geltend, die als gesonderter Fall behandelt wird (Beschwerde 415/2006/TN) und eine gesonderte Entscheidung beinhalten wird.

(2) ABl. 2001, C 189, S. 2.

(3) Der Beschwerdeführer machte dieselbe Behauptung gegen die Europäische Kommission geltend. Die Beschwerde gegen die Kommission wird als gesonderter Fall behandelt (Beschwerde 415/2006/TN) und wird eine gesonderte Entscheidung beinhalten.

(4) ABl. 2001, C 189, S. 2.

(5) Der Europäische Kodex für gute Verwaltungspraxis ist auf der Website des Bürgerbeauftragten abrufbar (http://www.ombudsman.europa.eu/code/pdf/de/code2005_de.pdf).

(6) Siehe Seite 8 des Medienleitfadens des Rates. Der Leitfaden ist auf der Website des Rates abrufbar (http://www.consilium.europa.eu/uedocs/cmsUpload/EN_MGUIDE%20INT.pdf).