Straßburg, den 20. Dezember 2006

Sehr geehrter Herr X,

am 18. März 2006 beschwerten Sie sich beim Europäischen Bürgerbeauftragten, dass der Ausschuss der Regionen ("der Ausschuss") Reisekosten für ein Vorstellungsgespräch nicht erstattet habe. In einer E-Mail vom 4. April 2006 übermittelten Sie eine Reihe von Unterlagen zur Untermauerung Ihrer Beschwerde.

Am 11. April 2006 leitete ich die Beschwerde dem Präsidenten des Ausschusses zu. Der Ausschuss übermittelte seine Stellungnahme am 16. Juni 2006. Diese leitete ich an Sie weiter und bot Ihnen an, bis zum 31. Juli 2006 Anmerkungen zu machen. Bis zu diesem Termin gingen keine Anmerkungen von Ihnen ein.

In Telefongesprächen mit der für Ihren Fall zuständigen Sachbearbeiterin am 31. Oktober und 22. November 2006 erklärten Sie jedoch, dass Sie mit der Behandlung von Teilen Ihrer Beschwerde durch den Ausschuss zufrieden seien. Sie machten weitere Anmerkungen zu dem Teil Ihrer Beschwerde, der Ihres Erachtens nicht zufriedenstellend gelöst worden war.

Ich möchte Ihnen nunmehr die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen mitteilen.

DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer absolvierte am 19. Oktober 2005 ein Vorstellungsgespräch beim Ausschuss der Regionen ("der Ausschuss"). Am selben Tag beantragte er die Erstattung seiner Reisekosten und reichte die Bordkarten für die Hinreise ein. Am 29. Oktober 2005 übermittelte er dem Ausschuss ein Einschreiben mit den Bordkarten der Rückreise und einer Bestätigung der Fluggesellschaft sowie einem Nachweis über die Belastung seiner Kreditkarte. Weil er keine Antwort erhalten hatte, nahm er am 23. Dezember 2005 per E-Mail Kontakt mit dem Ausschuss auf. Am 10. Januar 2006 teilte der Ausschuss ihm mit, dass er keinen Nachweis darüber erhalten habe, dass der Beschwerdeführer den fraglichen Betrag tatsächlich gezahlt habe. Ferner wurde dem Beschwerdeführer mitgeteilt, dass die Bordkarten für die Rückreise nicht vorlägen. Der Beschwerdeführer antwortete, dass er die geforderten Unterlagen per Einschreiben übermittelt habe. Am 14. Januar 2006 sandte er dem Ausschuss Kopien der Dokumente. Am 19. Januar 2006 wurde ihm mitgeteilt, dass die eingereichten Dokumente für die Erstattung ausreichend seien. Hinsichtlich des Einschreibens bekräftigte der Ausschuss, dass er ein derartiges Schreiben nicht erhalten habe, und bat den Beschwerdeführer um genauere Informationen, um nachprüfen zu können, was mit dem Schreiben geschehen sei. Der Beschwerdeführer wandte sich am 18. Februar 2006 erneut an den Ausschuss, um daran zu erinnern, dass er noch keine Erstattung erhalten habe.

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten erklärte der Beschwerdeführer, dass er noch keine Antwort auf seine E-Mail vom 18. Februar 2006 und auch keine Zahlung erhalten habe.

Der Beschwerdeführer rügte, dass der Ausschuss seinen Antrag auf Erstattung von Reisekosten nicht angemessen behandelt habe. Er forderte,

1. dass seine Reisekosten so schnell wie möglich erstattet werden sollten,
2. dass ihm anteilige Zinsen wegen verspäteter Erstattung gezahlt werden sollten, und
3. dass die Verfahrensabläufe bei der Erstattung verbessert werden sollten.

DIE UNTERSUCHUNG

Die Stellungnahme des Ausschusses der Regionen

In seiner Stellungnahme erklärte der Ausschuss, dass Auslagen gemäß seiner Entscheidung Nr. 015/04 nach Übermittlung entsprechender Nachweise, etwa Fahrscheine und Bordkarten, erstattet würden.

Der Beschwerdeführer habe erst am 16. Januar 2006(1) Kopien der erforderlichen Unterlagen per E-Mail übermittelt. Der Ausschuss habe das Einschreiben mit den Originalunterlagen nicht erhalten, das der Beschwerdeführer am 29. Oktober 2005 gesandt habe. Er habe diesen Sachverhalt jedoch berücksichtigt und ausnahmsweise die Erstattung auf Grundlage der Kopien vorgenommen.

Gemäß der Haushaltsordnung(2) sei die Frist für die Erstattung auf den 2. März 2006 festgesetzt worden. Die Zahlung (EUR 1058,95) sei jedoch erst am 29. April 2006 geleistet worden. Dies sei auf eine interne Umstrukturierung im fraglichen Zeitraum zurückzuführen gewesen.

Dem Beschwerdeführer seien Zinsen wegen verspäteter Zahlung für den Zeitraum vom 3. März bis 29. April 2006 in Höhe von EUR 9,79 gezahlt worden.

Zur Forderung des Beschwerdeführers, dass die Verfahrensabläufe bei der Erstattung verbessert werden sollten, erklärte der Ausschuss, dass die Zahlungsverzögerung auf außergewöhnliche Umstände zurückzuführen gewesen sei und dass seine Verfahren keiner Revision bedürften.

Die Anmerkungen des Beschwerdeführers

Vom Beschwerdeführer gingen keine Anmerkungen ein.

In einem Telefonat mit der zuständigen Sachbearbeiterin am 31. Oktober 2006 erklärte der Beschwerdeführer, dass er mit der Behandlung des Falls durch den Ausschuss insofern zufrieden sei, als er die ausstehende Zahlung sowie eine Zinszahlung erhalten habe.

Er erklärte jedoch, dass er nicht mit der Haltung des Ausschusses einverstanden sei, dass seine Verfahren nicht verbesserungsbedürftig seien. Der Ausschuss habe ihn nicht informiert, dass er die für die Erstattung notwendigen Unterlagen nicht erhalten habe. Ferner habe er erklärt, die Zahlungsverzögerung sei auf eine interne Umstrukturierung zurückzuführen gewesen. Der Beschwerdeführer war der Ansicht, der Ausschuss hätte ihn über diese Umstrukturierung unterrichten können.

Der Beschwerdeführer gelangte jedoch in diesem Telefongespräch und in einem weiteren Telefonat vom 22. November 2006 zu der Schlussfolgerung, dass der Fall abgeschlossen werden könne, falls der Bürgerbeauftragte keine Hinweise darauf habe, dass das von ihm geschilderte Problem grundsätzlicherer Natur sei. Er dankte dem Bürgerbeauftragten für seine Unterstützung.

DIE ENTSCHEIDUNG

1 Verspätete Erstattung von Reisekosten

1.1 Der Beschwerdeführer absolvierte am 19. Oktober 2005 ein Vorstellungsgespräch beim Ausschuss der Regionen ("der Ausschuss"). Am 29. Oktober 2005 sandte er dem Ausschuss per Einschreiben die erforderlichen Unterlagen für die Erstattung seiner Reisekosten. Nachdem ihm mitgeteilt worden war, dass der Ausschuss die Unterlagen nicht erhalten hatte, übermittelte er ihm am 14. Januar 2006 Kopien der Unterlagen. Am 19. Januar 2006 wurde ihm mitgeteilt, dass die Unterlagen für die Erstattung ausreichend seien.

1.2 In seiner am 18. März 2006 übermittelten Beschwerde an den Bürgerbeauftragten erklärte der Beschwerdeführer, dass er keine Antwort auf seine Nachfrage erhalten habe, die er am 18. Februar 2006 an den Ausschuss gesandt habe, und dass er die ausstehende Zahlung noch immer nicht erhalten habe. Er forderte, (i) dass seine Reisekosten so schnell wie möglich erstattet werden sollten, (ii) dass ihm anteilige Zinsen wegen verspäteter Erstattung gezahlt werden sollten und (iii) dass die Verfahrensabläufe bei der Erstattung verbessert werden sollten.

1.3 In seiner Stellungnahme erklärte der Ausschuss, dass er das Einschreiben mit den Originalunterlagen nicht erhalten habe. Er habe diesen Sachverhalt jedoch berücksichtigt und ausnahmsweise die Erstattung auf Grundlage der Kopien der Unterlagen vorgenommen. Die Frist für die Erstattung sei der 2. März 2006 gewesen. Der Ausschuss erkannte jedoch an, dass die Zahlung (EUR 1058,95) erst am 29. April 2006 geleistet worden sei. Dem Ausschuss zufolge sei dies auf eine interne Umstrukturierung im fraglichen Zeitraum zurückzuführen gewesen. Der Ausschuss erklärte, dass er dem Beschwerdeführer Zinsen wegen verspäteter Zahlung für den Zeitraum von 3. März bis 29. April 2006 in Höhe von EUR 9,79 gezahlt habe. Hinsichtlich der Forderung des Beschwerdeführers, dass die Verfahrensabläufe bei der Erstattung verbessert werden sollten, erklärte der Ausschuss, dass die Zahlungsverzögerung auf außergewöhnliche Umstände zurückzuführen gewesen sei und dass seine Verfahren keiner Revision bedürften.

1.4 Vom Beschwerdeführer gingen keine Anmerkungen ein. In einem Telefongespräch mit der zuständigen Sachbearbeiterin erklärte der Beschwerdeführer jedoch, dass er mit der Behandlung seines Falls durch den Ausschuss insofern zufrieden sei, als er die ausstehende Zahlung und eine Zinszahlung erhalten habe. Daher hat der Ausschuss offenbar Schritte unternommen, um diesen Aspekt der Beschwerde beizulegen.

1.5 Bezüglich seiner Forderung, dass die Verfahrensabläufe bei der Erstattung verbessert werden sollten, erklärte der Beschwerdeführer jedoch, dass er nicht mit der Haltung des Ausschusses einverstanden sei. Er argumentierte, dass der Ausschuss ihn nicht davon unterrichtet habe, dass er die für die Erstattung erforderlichen Unterlagen nicht erhalten hatte. Ferner habe er erklärt, dass die Zahlungsverzögerung auf eine interne Umstrukturierung zurückzuführen gewesen sei. Der Beschwerdeführer vertrat die Auffassung, dass der Ausschuss ihn über diese Umstrukturierung hätte unterrichten können. Aus den Gesprächen des Beschwerdeführers mit der zuständigen Sachbearbeiterin ergab sich jedoch, dass er nicht wünschte, diese Fragen weiter zu verfolgen.

1.6 Daher ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass der Beschwerdeführer seine Forderung zurückgenommen hat, dass die Verfahrensabläufe des Ausschusses bei der Erstattung verbessert werden sollten. Es erscheint jedoch angemessen, eine weitere Anmerkung zu dieser Frage zu machen.

2 Schlussfolgerung

Aus der Stellungnahme des Ausschusses der Regionen und den Anmerkungen des Beschwerdeführers geht hervor, dass der Ausschuss Schritte zur Beilegung der Angelegenheit unternommen und dadurch den Beschwerdeführer zufrieden gestellt hat. Der Bürgerbeauftragte schließt daher den Fall ab.

Der Präsident des Ausschusses der Regionen wird ebenfalls von dieser Entscheidung unterrichtet werden.

WEITERE ANMERKUNGEN

Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die administrativen Standards des Ausschusses der Regionen weiter verbessert würden, wenn der Ausschuss Zahlungsvorgänge wie den Vorgang, der dem vorliegenden Fall zugrunde liegt, systematisch überprüfen würde, insbesondere (i) indem er mit Antragstellern Kontakt aufnimmt, wenn bestimmte Dokumente fehlen, die für die Abwicklung der Zahlung erforderlich sind, und (ii) indem er Antragsteller über möglicherweise eintretende Verzögerungen und deren Gründe auf dem Laufenden hält.

Mit freundlichen Grüßen

 

Professor Dr. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Offensichtlich bezieht sich der Ausschuss auf die E-Mail des Beschwerdeführers vom 14. Januar 2006.

(2) Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, ABl. L 248 von 2002, S.1.