Straßburg, den 16. Juli 2008

Sehr geehrter Herr A.,

Am 5. August 2005 reichten Sie im Namen von CINAR Ltd. (im Folgenden „CINAR“) beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission ein. Ihre Beschwerde betraf eine externe Prüfung und die anschließenden Phasen in vier Forschungsverträgen (1), die im Rahmen der vierten und fünften Programme der Kommission für Forschung und technologische Entwicklung (FTE) geschlossen wurden. Diese Prüfung wurde am 20./21. August 2002 in den Räumlichkeiten des CINAR durchgeführt.

Am 13. September 2005 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter.

Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 11. Januar 2006 übermittelt. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 4. April 2006 übermittelt haben.

Am 29. Januar 2008 übermittelten Sie mir ein weiteres Schreiben, in dem Sie mich über den Abschluss der Untersuchung des OLAF informierten, die die oben genannten vier Verträge umfasste.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

Ich entschuldige mich für die lange Zeit, die es gedauert hat, um meine Anfrage abzuschließen.

DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer ist Direktor eines Unternehmens namens CINAR Ltd. (im Folgenden „CINAR“), einem kleinen High-Tech-Unternehmen mit Fachwissen in den Bereichen Kohle- und Biomasseverbrennung und Emissionskontrolle. Sie hat technische Dienstleistungen erbracht und an verschiedenen Forschungs- und Entwicklungsprojekten teilgenommen, die von der Europäischen Kommission gefördert wurden. Zwischen Juni 1998 und Mai 2000 schloss CINAR als Auftragnehmer vier Forschungsverträge (2) mit der Kommission über sieben Forschungsprojekte ab, die im Rahmen des Vierten Rahmenprogramms ("RP4") und des Fünften Rahmenprogramms ("RP5") durchgeführt wurden.

Am 20./21. August 2002 besuchten ein Vertreter des Referats Externe Prüfung der Generaldirektion Forschung (GD RTD) der Kommission und zwei Wirtschaftsprüfer die Büros des CINAR, um die oben genannten vier Forschungsaufträge zu prüfen.

Am 15. September 2003 genehmigte die Kommission den von den Prüfern erstellten Prüfbericht. Sie wies die Erläuterungen und Beweise, einschließlich der Gehaltsabrechnungsnachweise, die später von CINAR vorgelegt wurden, zurück, da sie nicht früher vorgelegt worden waren. Darüber hinaus wurden die Personal- und damit verbundenen Gemeinkosten, die CINAR als förderfähige Kosten geltend gemacht hatte, nicht berücksichtigt.

Am 28. Februar 2005 traf sich der Beschwerdeführer mit dem Vertreter der Kommission, um die Schlussfolgerungen der Prüfung zu klären, war aber nicht erfolgreich.

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten behauptete der Beschwerdeführer, dass die Kommission CINAR in Bezug auf die oben genannte externe Prüfung von 2002 und die nachfolgenden Phasen unfair behandelt habe.

Der Beschwerdeführer argumentierte zunächst, dass sich die Vertreter von CINAR vor den Prüfern wie Kriminelle fühlten, und (...) sogar eine rassistische Bemerkung wurde während einer der Interviewsitzungen geäußert", und dass "das Ziel der Prüfung an eine Besessenheit zu grenzen scheint, uns zu schließen ".

Zweitens machte der Beschwerdeführer geltend, dass das Recht auf Privatsphäre von CINAR nicht beachtet werde, da persönliche und vertragliche Angaben und Informationen über die Gehälter der Bediensteten angefordert würden. Nach Ansicht des Beschwerdeführers wurde dies "bitter toleriert".

Drittens brachte der Beschwerdeführer vor, dass CINAR aufgefordert worden sei, nicht zusammenhängende und ungerechtfertigte Informationen vorzulegen, d. h. Informationen über „alle anhängigen Vorschläge“, obwohl nur ein Bruchteil dieser Vorschläge von der Kommission finanziert worden sei.

Viertens argumentierte der Beschwerdeführer, dass, obwohl nur ein Teil der Gehaltsabrechnungsinformationen fehlte, die externen Prüfer eine unfaire Erklärung abgegeben hätten, dass "keine Gehaltsabrechnungsinformationen von CINAR eingeholt wurden".

Das fünfte Argument betraf im Wesentlichen die Rolle des Prüfers der Kommission von der Fertigstellung des Prüfberichts durch die externe Prüfungsgesellschaft bis zum Treffen mit Vertretern des CINAR am 28. Februar 2005. Insbesondere kritisierte der Beschwerdeführer die Entscheidung des Prüfers der Kommission, den von externen Prüfern erstellten Prüfbericht zu genehmigen und alle Erläuterungen und Nachweise des Beschwerdeführers allein deshalb abzulehnen, weil sie nicht früher vorgelegt worden seien.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission Hintergrund

CINAR schloss vier Forschungsverträge (3) mit der Kommission ab.

Am 6. Juni 2002 beantragte die GD RTD eine Finanzprüfung in den Räumlichkeiten des CINAR. Um einen Prüfungsbericht von einer unabhängigen und professionellen Quelle zu erhalten, hat die Kommission beschlossen, diesen Prüfungsauftrag an eine externe Prüfungsgesellschaft, Littlejohn Frasier ("LF"), auszulagern (4). Zu diesem Zweck wurde im Juli 2002 eine spezifische Vereinbarung mit LF geschlossen, und die Kommission benannte einen eigenen Prüfer des Referats Externe Prüfung, der mit LF zusammenarbeiten sollte.

Am 6. Juni 2002 teilte die Kommission CINAR per Einschreiben mit, dass die Prüfung in ihren Räumlichkeiten beginnen werde, und beschrieb ihren Umfang wie folgt:

1. Überprüfung der Angemessenheit und Rechenschaftspflicht der bei CINAR betriebenen Kostenrechnungs- und Rechnungssysteme; und
2. Überprüfung der Ausgaben für die Forschungsverträge, um festzustellen, ob der Kommission die bei der Durchführung des Forschungsprojekts angefallenen Ausgaben in Übereinstimmung mit den vertraglichen Bestimmungen in Rechnung gestellt wurden.

In diesem Schreiben forderte die Kommission CINAR ferner auf, dem Prüfer der Kommission innerhalb eines Monats nach Erhalt dieses Schreibens die folgenden Unterlagen oder Informationen vorzulegen:

(1) Eine unterzeichnete und datierte Kopie aller Arbeitsverträge aller Personen, die mit den oben genannten Verträgen belastet sind, zusammen mit einer Angabe, ob diese Personen derzeit noch bei Cinar Ltd. beschäftigt sind.

(2) Organigramm der Cinar Ltd, in dem Name und Funktion des Managements und gegebenenfalls des Verwaltungsrats angegeben sind. Ein weiterer Hinweis auf die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die für Cinar Ltd. arbeiten.

(3) Antwort auf folgende Frage: Werden die Konten von Cinar von Mitarbeitern von Cinar oder von externen Buchhaltern geführt? Wenn letzteres zutrifft, geben Sie uns bitte alle Einzelheiten an."

In seiner Antwort vom 8. Juli 2002 erklärte CINAR, dass seine Buchführung von seinen Buchhaltern geführt werde, an die sich der Prüfer der Kommission wenden sollte, falls weitere Informationen erforderlich seien.

Nach weiteren Vereinbarungen zwischen LF und CINAR wurde am 20./21. August 2002 eine vereinbarte Vor-Ort-Prüfung durchgeführt. Die Kommission legte Kopien der ausführlichen Protokolle der Prüfung vor.

Am 29. Mai 2003 übermittelte die Kommission dem CINAR per Einschreiben den Entwurf des Prüfberichts der externen Prüfer zur Stellungnahme. CINAR antwortete zunächst vorläufig mit Schreiben vom 19. Juni 2003. Eine endgültigere Antwort wurde am 30. Juli 2003 übermittelt. Die Kommission änderte den Prüfbericht jedoch nicht im Lichte der Anmerkungen von CINAR und übermittelte ihm am 15. September 2003 den unveränderten abschließenden Prüfbericht.

Die Kommission betonte in ihrer Stellungnahme die Probleme der Prüfer bei der Einholung einschlägiger Informationen vom CINAR. Aus der Prüfung ergebe sich, dass entgegen dem, was CINAR in seinem Schreiben vom 8. Juli 2002 erklärt habe, von den Buchhaltern von CINAR keine relevanten Prüfungsinformationen zur Verfügung stünden.

Die Kommission verwies auf den Prüfbericht, in dem die externen Prüfer im Wesentlichen erklärten, dass die unterstützenden Informationen des CINAR zur Geltendmachung von Kosten für die betreffenden Verträge unzureichend seien, da

• es wurden keine Gehaltsabrechnungsinformationen für die Prüfung vorgelegt;
• die für die Prüfung vorgelegten Arbeitszeittabellen entsprachen nicht den in den Kostenaufstellungen angegebenen Stunden;
• Rechnungen zur Validierung der geltend gemachten Reisekosten und Verbrauchsmaterialien für TESSA, ENDASH und VISCON konnten nicht gefunden werden;
• es wurden keine Berechnungen vorgelegt, um nachzuweisen, auf welcher Grundlage Gemeinkosten geltend gemacht wurden; und
• Die zulässige Abschreibung für ENDASH-Geräte wurde falsch berechnet.

Darüber hinaus wurden im Prüfbericht Probleme in den folgenden Bereichen aufgeführt:

• Finanzverwaltung des Projekts;
• Beschreibung der wichtigsten internen Kontrollen;
• Prüfung der internen Kontrollen des Buchführungssystems;
• Arbeitszeittabellen, Gehaltsabrechnungen, Rechnungen von Lieferanten und Gemeinkosten;
• Einrichtung eines separaten Kostenrechnungssystems für Projekte;
• Trennung der Kosten im Zusammenhang mit EG-finanzierten Projekten von den Kosten, die bei der Ausführung von Arbeiten für Privatkunden anfallen, sowie der Aufgaben zwischen den CINAR-Mitarbeitern.

Nach Ansicht der Kommission wurde das Finanzmanagement der Verträge auf der Grundlage der Synthese des Prüfberichts nicht in akzeptabler Weise durchgeführt und entsprach nicht den Anforderungen des Vertrags. Die überhöhten Beträge beliefen sich bei den vier geprüften Verträgen offenbar auf rund 300 000 GBP.

Die Kommission behauptete, dass es in der Antwort von CINAR vom 25. September 2003 keine relevanten Beweise gebe, die die allgemeinen Feststellungen des Prüfberichts untergraben hätten. Die Kommission antwortete CINAR am 13. November 2003, und bis Ende 2004 gingen keine weiteren Antworten von CINAR ein.

Da Beamte nach den Vorschriften verpflichtet seien, dem OLAF Unregelmäßigkeiten und Betrugsverdacht mitzuteilen, habe die GD RTD das OLAF am 14. April 2004 über den Prüfbericht des CINAR informiert. Das OLAF beschloss, eine Untersuchung einzuleiten (OF/2004/0203) und teilte dem CINAR mit Schreiben vom 28. Juni 2005 die Gründe für seine Untersuchungen mit.

Die Kommission stellte fest, dass die meisten Sachverhalte, auf die sich die Beschwerde stützte, mit Entwicklungen zusammenhingen, die entweder während der Durchführung der Prüfung (20.-21. August 2002) oder vor der Übermittlung des Prüfberichts an den Beschwerdeführer (29. Mai 2003) eintraten. Die Kommission machte geltend, dass in beiden Fällen die auf diesen Sachverhalt gestützte Frist für die Einreichung einer Beschwerde beim Bürgerbeauftragten nicht eingehalten worden sei. Im Geiste einer guten Zusammenarbeit mit dem Bürgerbeauftragten ging die Kommission jedoch auf alle Bemerkungen des Beschwerdeführers ein.

Argumentation zum Verhalten der Prüfer

In Bezug auf das Verhalten der Prüfer während des Besuchs in den Räumlichkeiten von CINAR am 20./21. August 2002 merkte die Kommission an, dass in dem Prüfbericht, der dem Beschwerdeführer am 29. Mai 2003 übermittelt wurde, Folgendes festgestellt wurde:

"[der Prüfer der Kommission] fragte [den Beschwerdeführer], ob er der Ansicht sei, dass das angewandte Prüfverfahren aus seiner Sicht korrekt sei. [Der Beschwerdeführer] antwortete, dass er der Ansicht sei, dass das Prüfverfahren während des gesamten Vor-Ort-Besuchs korrekt angewandt worden sei.“

Erst in ihrem Schreiben vom 25. September 2003 habe CINAR das fragliche Argument erstmals vorgebracht.

In Bezug auf die angebliche „rassische Bemerkung“betonte die Kommission, dass der Beschwerdeführer nicht angegeben habe, welche Bemerkung gemacht worden sei, die als „rassisch“ eingestuft werden könne, und auch nicht angegeben habe, wer sie abgegeben habe. Dennoch bestritt der Prüfer der Kommission nachdrücklich, dass während des Vor-Ort-Besuchs Bemerkungen vorgebracht wurden, die als "rassisch" eingestuft werden könnten.

Die Kommission hielt die Äußerung einer solchen Stellungnahme für inakzeptabel, aber unter den gegebenen Umständen war es nicht möglich, dieses Argument weiter zu behandeln.

In Bezug auf die angebliche „Besessenheit, CINAR zu schließen“, argumentierte die Kommission, sie habe lediglich eine Prüfung nach den für solche Prüfungen üblichen Verfahren und wie in den EG-Verträgen vorgesehen durchgeführt. Darüber hinaus hatte sie die Prüfung unter gebührender Berücksichtigung aller potenziellen Garantien für das geprüfte Unternehmen durchgeführt, wie z. B. die Anwesenheit unabhängiger externer Prüfer zur Durchführung der Prüfung und die Übermittlung der vorläufigen Prüfungsfeststellungen an CINAR zur Stellungnahme. CINAR legte jedoch die einschlägigen Kostenbegründungsunterlagen nicht vor, und die endgültigen Prüfungsfeststellungen wurden auf dieser Grundlage festgestellt.

Argument zur Nichteinhaltung des Rechts auf Privatsphäre

Die Kommission vertrat die Auffassung, dass die geprüften Verträge folgende Bestimmungen enthielten:

a) Die beiden geprüften Verträge, die unter das RP4 fallen:

Artikel 24 des Anhangs II: 24.1: „Die Kommission oder die von ihr ermächtigten Personen sind berechtigt, Audits bis zu zwei Jahre nach Abschluss oder Kündigung des Vertrags durchzuführen. Sie haben zu jeder angemessenen Zeit vollständigen Zugang vor Ort zu dem mit dem Projekt befassten Personal und zu allen Unterlagen, Computeraufzeichnungen und Ausrüstungen im Zusammenhang mit dem Projekt oder sind gegebenenfalls berechtigt, die Vorlage solcher Unterlagen zu verlangen.

Art. 22 des Anhangs II bestimmt: „Jeder Auftragnehmer führt regelmäßig und im Einklang mit den üblichen Rechnungsführungsübereinkommen des Staates, in dem er niedergelassen ist, ordnungsgemäße Bücher und geeignete Unterlagen, um die gemeldeten Kosten und Stunden zu belegen und zu begründen. Diese werden für Prüfungen zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus müssen gemäß Anhang E, den Artikeln 18 bis 21 und der Muster-Kostenaufstellung die Namen der an dem Projekt beteiligten Personen angegeben werden. CINAR hat in einigen Fällen nicht die erforderlichen Angaben zu solchen Namen gemacht.

b) Die beiden geprüften Verträge, die unter das 5. RP fallen, enthielten im Vergleich zum 4. RP ähnliche und noch strengere Bestimmungen.

Aus den vorstehenden Ausführungen ergebe sich, dass die Prüfer, um zu überprüfen, ob CINAR die Personalkosten korrekt geltend gemacht habe, nicht nur prüfen müssten, wer an diesen Projekten gearbeitet habe, sondern auch, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für die Projekte aufgewendet habe, zu welchem Gehalt und ob diese Gehälter tatsächlich von CINAR an diese Mitarbeiter gezahlt worden seien.

Argumentation in Bezug auf nicht zusammenhängende und ungerechtfertigte Informationen

Die Kommission betonte, dass sie während des Vor-Ort-Besuchs am 20./21. August 2002 zwei Dokumente mündlich angefordert und CINAR zwei Wochen Zeit gegeben habe, diese Informationen vorzulegen. Dieser Antrag wurde als Teil der operativen Schlussfolgerungen im Protokoll der Sitzung mit dem Beschwerdeführer vom 20. August 2002 festgehalten. Sie lauten wie folgt:

"[der Prüfer der Kommission] hat [den Beschwerdeführer] gebeten, die beiden folgenden Dokumente vorzulegen:

1) eine (bis zu zwei Seiten lange) Erklärung, warum CINAR für die Personalkosten für die gleichen Zeiträume zwischen verschiedenen Vertragsvorschlägen unterschiedliche Durchschnittssätze zugrunde gelegt hat,

2) Der oben aufgeführte Zeitplan enthält alle von der EG finanzierten Projekte, an denen CINAR ab dem 1. Januar 1997 teilgenommen hat, sowie eine Beschreibung der Mitarbeiter des CINAR, die an jedem Projekt gearbeitet haben.

[Der Beschwerdeführer] erklärte sich bereit, diese Unterlagen vorzulegen —

[Der Prüfer der Kommission] beantragte sodann, dass das Auditteam CINAR-Mitarbeiter befragen darf, denen die geprüften Verträge in Rechnung gestellt wurden und die an ihnen gearbeitet haben. [Der Beschwerdeführer] hatte keine Einwände gegen diesen Antrag.“

Obwohl der Beschwerdeführer ohne Vorbehalte zugestimmt hatte, diese Unterlagen vorzulegen, bestätigte die Kommission, dass sie keines von beiden erhalten hatte.

Die externen Prüfer hatten in ihrer E-Mail vom 5. September 2002 ihren Antrag auf die oben genannten Dokumente (1) und (2) wiederholt. Darüber hinaus forderten sie eine jährliche Angabe des prozentualen Umsatzes, der mit den EG-Beiträgen erzielt wurde; Kopien bestimmter Arbeitsverträge, Diplombescheinigungen, Arbeitszeitnachweise und Rechnungen; sowie eine Erklärung, in der die Unterschiede bei den Durchschnittssätzen für verschiedene Aufträge, die gleichzeitig ausgeführt werden, erläutert werden.

Am 19. September 2002 sandte der Rechnungsprüfer der Kommission eine E-Mail, in der er um Erklärungen zu zwei CINAR-Mitarbeitern bat, um das Bestehen ihrer Arbeitsverträge zu bestätigen, die im Rahmen der Betriebsprüfung nicht ermittelt werden konnten.

Da keine der oben genannten angeforderten Informationen eingegangen war, wurde dem Beschwerdeführer am 24. September 2002 eine weitere E-Mail zu dieser Angelegenheit übermittelt.

Am 25. September 2002 erhielten die externen Rechnungsprüfer einige Informationen vom Beschwerdeführer auf dem Postweg. Die Gehaltsabrechnungsinformationen für alle an den Projekten beteiligten Forscher wurden jedoch nicht bereitgestellt.

Am 8. Oktober 2002 sandten die externen Prüfer dem Beschwerdeführer erneut eine E-Mail mit der Frage, wann die verbleibenden Punkte behandelt würden, und bestätigten, dass alle diese Informationen erforderlich seien, um die von der Kommission geltend gemachten Kosten vollständig zu belegen.

Am 9. Oktober 2002 antwortete der Beschwerdeführer per E-Mail: „Nach einem ruhigen Sommer war ich sehr beschäftigt, und es wird immer noch bis Ende des Monats dauern, und ich habe Mühe, Zeit zu finden, um Ihre Anfragen zu beantworten. Ich werde nächste Woche in Italien sein, wo wir einen Verbrennungskurs organisieren."Er legte die angeforderten prozentualen Informationen über die EG-Beiträge vor.

Am 14. Oktober 2002 übermittelte der Rechnungsprüfer der Kommission seine E-Mail vom 19. September 2002 erneut.

Am 30. Oktober 2002 richteten die externen Prüfer eine E-Mail an den Beschwerdeführer und forderten die Informationen an, die sie bereits in ihrer E-Mail vom 5. September 2002 angefordert, aber noch nicht erhalten hatten. Die Prüfer erklärten auch, dass die Gehaltsabrechnungsinformationen, aus denen die tatsächlichen Vergütungen für die an den Projekten beteiligten Forscher hervorgehen, die wichtigsten noch ausstehenden Informationen seien.

Am 8. November 2002 richteten die externen Prüfer eine E-Mail an den Beschwerdeführer, in der sie eine Frist für die Übermittlung aller noch ausstehenden Informationen bis zum 30. November 2002 setzten.

Am 11. November 2002 entschuldigte sich der Beschwerdeführer für die Verzögerung und teilte ihnen mit, dass er zwei Wochen lang nicht in seinem Büro sein und versuchen werde, nach Ablauf dieser Frist weitere Informationen zu übermitteln.

Am 27. November 2002 übermittelten die externen Rechnungsprüfer dem Beschwerdeführer ein förmliches Schreiben, in dem sie bestätigten, dass die Frist vom 30. November 2002 für die Übermittlung noch offener Informationen weiterhin gilt. Die Prüfer erklärten ferner, dass für den Fall, dass diese Informationen nicht zur Verfügung gestellt würden, der Prüfbericht auf tatsächlich zur Verfügung gestellten Informationen beruhen würde und die Kosten entsprechend nicht berücksichtigt würden. In diesem Schreiben wird nochmals darauf hingewiesen, welche Informationen noch ausstehen.

Am 27. November 2002 übermittelte der Prüfer der Kommission dem Beschwerdeführer eine E-Mail, in der er die im oben genannten Schreiben der externen Prüfer gesetzte Frist wiederholte.

Am 4. Dezember 2002 sandte der Beschwerdeführer eine E-Mail an die externen Rechnungsprüfer, in der er auf das oben genannte Schreiben antwortete und sich im Wesentlichen weigerte, die verbleibenden Informationen zur Verfügung zu stellen, da sie "derzeit über unsere Personalressourcen hinausgingen". In Bezug auf die fehlenden Gehaltsabrechnungsinformationen gab der Beschwerdeführer an, dass dies in den Händen seines "(...) früheren Buchhalters lag, der leider nicht erreichbar war."

Am 13. Januar 2003 fragte die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach Ablauf der Frist, ob es einem Mitarbeiter möglich sei, die Buchhalter von CINAR zu besuchen, um die erforderlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen zu erhalten.

Am 14. Januar 2003 gab der Beschwerdeführer an, dass er die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ermächtigt habe, sich an die Buchhalter von CINAR zu wenden.

Am 30. Januar 2003 richteten die externen Rechnungsprüfer ein Schreiben an die Buchhalter von CINAR, in dem sie vor jedem Besuch ihrer Geschäftsräume Informationen über die Gehaltsabrechnung verlangten.

Da keine Antwort bezüglich der Bereitstellung von Gehaltsabrechnungsinformationen einging, riefen die externen Rechnungsprüfer die Buchhalter zweimal an, um jedes Mal mitzuteilen, dass der betreffende Buchhalter nicht im Büro war.

Am 4. März 2003 wurde den Buchhaltern von CINAR aufgrund der fehlenden Antwort ein zweites Schreiben übermittelt. Die externen Rechnungsprüfer schickten dem Beschwerdeführer eine E-Mail, in der sie ihn aufforderten, dafür zu sorgen, dass die Rechnungsprüfer von CINAR eine Antwort erhalten, um den Prüfungsbericht zu vervollständigen. Die externen Prüfer betonten: "Wenn diese Informationen nicht eingehen, werden wir gezwungen sein, entsprechend zu schlussfolgern."

Am 5. März 2003 antworteten die Buchhalter von CINAR, dass die Gehaltsabrechnung von CINAR erstellt worden sei und dass sie keine Kopien der Gehaltsabrechnungsunterlagen aufbewahrt hätten.

Zwischen dem 5. März und dem 28. Mai 2003 übermittelte der Beschwerdeführer keine zusätzlichen Informationen. Die Prüfer hatten daher keine andere Wahl, als den Bericht auf der Grundlage der verfügbaren Informationen zu vervollständigen.

Am 29. Mai 2003 wurde eine Kopie des Berichts per Einschreiben an CINAR übermittelt, um deren Stellungnahme einzuholen.

Am 19. Juni 2003 übermittelte der Beschwerdeführer eine vorläufige Antwort auf den Bericht.

Am 24. Juli 2003 übermittelten die Prüfer dem Beschwerdeführer eine E-Mail, in der sie den Eingang seiner vorläufigen Antwort bestätigten und erklärten, dass CINAR bis zum 28. August 2003 entweder eine ausführlichere Antwort auf den Bericht oder die erforderlichen Unterlagen vorlegen müsse.

Am 30. Juli 2003 antwortete der Beschwerdeführer mit einem kurzen Schreiben, in dem er betonte, dass die Prüfung weiterhin angefochten werde und dass CINAR die von den Prüfern übermittelte Fassung nicht akzeptieren könne. Der Beschwerdeführer legte 34 Kopien der Gehaltsabrechnungsinformationen über die Zahlungen an die an vier Verträgen beteiligten Forscher bei. Er erklärte, dass den Rechnungsprüfern Kopien dieser Gehaltsabrechnungen ausgehändigt worden seien.

Am 3. September 2003 antworteten die externen Prüfer, dass die beigefügten Gehaltsabrechnungsinformationen nur das VISCON-Projekt beträfen. Sie bestritt, dass sie Kopien von Gehaltsabrechnungen entweder während des Besuchs oder nach mehreren Anfragen nach diesen Informationen erhalten hatte. Als Gehaltsabrechnungen angefordert wurden, wurde den Prüfern mitgeteilt, dass es nicht möglich sei, auf diese Informationen aus dem Gehaltsabrechnungssystem zuzugreifen, und dass es notwendig sei, sich an die Buchhalter des Beschwerdeführers zu wenden. Sie erklärten ferner, dass bei CINAR erhebliche zusätzliche Arbeiten vor Ort erforderlich seien und dass a) die Korrespondenz langwierig sei, um die erforderlichen Nachweise zu erhalten; b) die Tatsache, dass LF seinen Bericht bis zur Endphase abgeschlossen hatte; und c) dass alle zusätzlich gesammelten Nachweise zur Neufassung des Berichts führen würden, die Kosten dieser zusätzlichen Prüfungsarbeiten und die Erstellung des Berichts von CINAR zu den geschätzten Kosten von etwa 2 900 GBP ohne Mehrwertsteuer zu tragen wären.

Die Kommission argumentierte in ihrer Stellungnahme, dass die angeforderten Dokumente und Informationen aus den folgenden Gründen nicht unabhängig oder unverhältnismäßig seien, wie aus der Beschwerde hervorgeht:

i) CINAR hatte in seinen Vertragsvorschlägen im selben Jahr unterschiedliche Durchschnittssätze für "höhere Ingenieure" und "Ingenieure" verwendet, und die Unterschiede bei den Gemeinkostensätzen für die RP4-Verträge waren sehr hoch (von 40 % bis 100 %).

ii) CINAR hatte in einigen Fällen die Namen der Schlüsselpersonen, die für die Projekte tätig waren, nicht erwähnt. Stattdessen wurden manchmal nur Personalstärken angegeben. Da 55 % des Einkommens von CINAR aus privater Beratung stammen, war es unmöglich, die Arbeit des CINAR-Personals an EG-finanzierten Projekten mit der Arbeit an anderen Arbeiten in Einklang zu bringen. Die Prüfer wollten einen klaren Überblick darüber erhalten, wie es einem eher kleinen Unternehmen wie CINAR gelungen ist, so viele Stunden für EG-Projekte zu arbeiten, zusätzlich zu Beratungstätigkeiten außerhalb der EG oder anderen Tätigkeiten. Im Prüfbericht heißt es: "[t]hus, wenn es nicht möglich war, zu testen, wie effektiv der Auftragnehmer in der Lage ist, Kosten im Zusammenhang mit EG-finanzierten Projekten von Kosten zu trennen, die bei der Ausführung von Arbeiten von Privatkunden anfallen"(5);

iii) Da CINAR auch Verträge mit anderen Generaldirektionen der Kommission als der GD RTD hatte, war es gerechtfertigt, ein vollständiges Bild dieser Verträge zu erhalten. Die Zahl der EU-Projekte, die von der GD RTD im Rahmen des 4. und 5. RP finanziert wurden, betrug weniger als 20;

iv) Im Gesamtbild dessen, was während des Vor-Ort-Besuchs wirklich verlangt wurde, konzentrierte sich der CINAR auf einen Punkt von geringer Bedeutung, nämlich die Vorschläge, die zum Zeitpunkt des Prüfbesuchs noch ausstanden. Die Kommission räumte ein, dass sie nicht zur Kenntnis genommen habe, dass Herr W., einer der externen Rechnungsprüfer, diesen Punkt in sein Schreiben vom 29. November 2002 aufgenommen habe, und entschuldigte sich dafür. Er hielt jedoch an der Auffassung fest, dass dieser besondere Antrag gerechtfertigt sei, um ein Gesamtbild darüber zu erhalten, wie und welche CINAR-Mitarbeiter an welchen EU-Projekten beteiligt sein würden, da fast alle CINAR-Mitarbeiter bereits an anderen EU-finanzierten Projekten beteiligt zu sein schienen.

Argument, dass nur ein Teil der Gehaltsabrechnungsinformationen fehlte

In Bezug auf das Argument von CINAR, dass „zusammenfassende Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen vorgelegt“ wurden, wurde dies im Prüfbericht eindeutig widerlegt. Die Kommission sah keinen Grund, warum die Prüfer angeben würden, dass sie bestimmte Informationen nicht erhalten hätten, wenn das Gegenteil der Fall wäre. Wären die Informationen eingegangen, wären sie im Prüfbericht entweder positiv oder negativ erwähnt worden. Der Prüfer der Kommission bestätigte, dass während des Vor-Ort-Besuchs keine Gehaltsabrechnungsinformationen eingingen und dass die Prüfer von CINAR selbst direkt an die Buchhalter von CINAR weitergeleitet wurden.

Schließlich stellte sich jedoch heraus, dass die Buchhalter keine Gehaltsabrechnungsinformationen aufbewahrten. Der CINAR-Buchhalter erklärte in einem Schreiben vom 5. März 2003:

„Vielen Dank für Ihre Schreiben und wir entschuldigen uns für die Verzögerung bei der Beantwortung. Die Gehaltsabrechnung wurde von CINAR Limited und nicht von uns selbst erstellt, und wir nahmen keine Kopien der Gehaltsabrechnungsunterlagen an, als wir die Büros des Unternehmens besuchten, um die Konten vorzubereiten (...)".

Argument im Zusammenhang mit der Rolle des Prüfers der Kommission

Das fünfte Argument betraf im Wesentlichen die Rolle des Prüfers der Kommission von der Fertigstellung des Prüfberichts durch die externe Prüfungsgesellschaft bis zum Treffen mit Vertretern des CINAR am 28. Februar 2005.

Im März 2003 stellte sich für die Kommission heraus, dass die Rechnungsprüfer die erforderlichen Informationen nicht von den Buchhaltern von CINAR einholen würden. Die Tatsache, dass die Kommission sie nicht von CINAR beziehen konnte, war bereits aus der Vor-Ort-Prüfung in den Räumlichkeiten von CINAR im August 2002 ersichtlich. Die Kommission erinnerte ferner daran, dass CINAR keine Angaben zu seinen Gemeinkostenberechnungen gemacht hatte. Unter diesen Umständen forderte der Prüfer der Kommission die externen Prüfer auf, ihren Entwurf des Prüfberichts dem CINAR vorzulegen, wobei er berücksichtigte, dass das Prüfverfahren dem CINAR während des Vor-Ort-Besuchs klar erläutert und im Prüfbericht wie folgt beschrieben worden war:

"Schließlich beriet [der Prüfer der Kommission] [den Beschwerdeführer] über die Verfahren, die in Bezug auf den erstellten Prüfbericht einzuhalten sind, und zitierte aus Artikel 26 Absatz 3 des Fünften Rahmenvertrags: Auf der Grundlage der bei der Rechnungsprüfung getroffenen Feststellungen wird ein vorläufiger Bericht erstellt. Er übermittelt die Kommission dem betreffenden Auftragnehmer, der innerhalb eines Monats nach Erhalt dazu Stellung nehmen kann.

Der Abschlussbericht wird dem betreffenden Auftragnehmer übermittelt. Dieser kann der Kommission innerhalb eines Monats nach Erhalt seine Stellungnahme übermitteln. Die Kommission kann beschließen, die nach Ablauf dieser Frist übermittelten Bemerkungen nicht zu berücksichtigen.

Auf der Grundlage der Schlussfolgerungen der Prüfung ergreift die Kommission alle geeigneten Maßnahmen, die sie für erforderlich hält, einschließlich der Ausstellung einer Einziehungsanordnung in Bezug auf alle oder einen Teil der von ihr geleisteten Zahlungen.“

Somit wurde der Entwurf des Prüfberichts mit Einschreiben vom 29. Mai 2003 übermittelt, so dass CINAR kurz nach dem 29. Mai 2003 umfassend über die darin enthaltenen Fakten und Feststellungen informiert wurde. CINAR antwortete mit Schreiben vom 19. Juni 2003, dessen letzter Absatz wie folgt lautet: "Unter diesen Umständen waren wir verpflichtet, unseren Buchhalter sowie eine Anwaltskanzlei zu konsultieren, um eine endgültigere Antwort auf Ihren Bericht vorzubereiten, die Ihnen so bald wie möglich übermittelt wird".

Mit Schreiben vom 30. Juli 2003 übermittelte CINAR einige Informationen. Die externen Prüfer analysierten die Stellungnahme und übermittelten sie dem CINAR mit Schreiben vom 3. September 2003. In diesem Schreiben bestritten sie die Aussage des Beschwerdeführers, dass ihnen bei ihrem Besuch in den Räumlichkeiten "Kopien der Gehaltsabrechnungen für die an allen vier geprüften Projekten beteiligten Forscher" ausgehändigt worden seien.

Nach Ansicht der Kommission war das Referat Externe Prüfung der Auffassung, dass CINAR genügend Zeit und ausreichend Gelegenheit hatte, relevante Informationen vorzulegen (auch in Bezug auf die Berechnung der Gemeinkosten, zu denen CINAR völlig stillschweigend Stellung genommen hatte), und entschied, dass es in diesem Stadium an der Zeit sei, dass die Kommission Stellung nehme. Die Kommission hat dies mit eingeschriebenem Schreiben vom 15. September 2003 getan, in dem sie an die Gesamtgeschichte erinnerte und auf die in den Schreiben des CINAR vom 19. Juni und 30. Juli 2003 enthaltenen Bemerkungen einging. Der letzte Absatz des oben genannten Schreibens der Kommission an CINAR lautet wie folgt:

„Um jedoch das Verteidigungsrecht und das Recht auf rechtliches Gehör in vollem Umfang zu wahren, können Sie (vgl. Artikel 26.3 des Anhangs II der Viscon- und Korrosionsverträge) innerhalb eines Monats nach Eingang dieses Schreibens Bemerkungen zu dem beigefügten Abschlussbericht übermitteln. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Kommission nicht verpflichtet ist, nach Ablauf dieser Frist eingegangene Bemerkungen zu berücksichtigen. Vorbehaltlich dessen wird der Hof diese Prüfung als abgeschlossen betrachten, und die zuständigen Dienststellen der Kommission werden die Prüfungsergebnisse umsetzen.“

CINAR antwortete mit Schreiben vom 25. September 2003, und die Kommission antwortete am 13. November 2003 unter Angabe des letzten Absatzes:

"Abschließend stellen wir fest, dass Ihr Schreiben vom 25. September 2003 keine neuen Elemente oder relevanten Argumente enthält, die die Feststellung des Prüfberichts in Zweifel ziehen würden. Dementsprechend sind wir nicht in der Lage, den Prüfbericht oder unseren in unserem Schreiben vom 15. September 2003 enthaltenen Standpunkt zu überprüfen oder zu ändern. Da der CINAR ausreichend Zeit hatte, um die angeforderten Informationen vorzulegen, und angemessene Gelegenheit hatte, Bemerkungen zu übermitteln, betrachten wir diese Prüfung nun als endgültig abgeschlossen.“

Spätere Sitzung vom 28. Februar 2005

Die Kommission betonte, dass CINAR zwischen November 2003 und Dezember 2004 schweigt. Nach einigen E-Mails erklärte sich die Kommission bereit, sich am 28. Februar 2005 mit Vertretern des CINAR zu treffen, obwohl der CINAR den genauen Gegenstand der Sitzung nicht angegeben hatte und sie (bereits im Schreiben der Kommission vom 15. September 2003) klar darüber informiert worden war, dass andere FTE-Dienste als das Referat Externe Prüfung für die Umsetzung der nunmehr endgültigen Prüfungsfeststellungen zuständig waren. Darüber hinaus hatte CINAR in seiner E-Mail vom 3. Februar 2005 auf folgende Behauptung hingewiesen (die am nächsten Tag von der Kommission zurückgewiesen wurde):

„Ich habe eine Frage. Die britischen Wirtschaftsprüfer waren unserer Meinung nach in jeder Hinsicht drakonisch. Gerüchten zufolge wird ihnen eine Provision auf eingezogene Mittel gezahlt. Das scheint mir ziemlich unglaublich. Können Sie dieses Gerücht bitte leugnen?

Das interne Protokoll der Sitzung, das von einem Vertreter der Prüfer des Referats Externe Prüfung erstellt wurde, widerspricht eindeutig den in Seite 3 Absatz 2 der Beschwerde von CINAR an den Bürgerbeauftragten über die Genehmigung des Prüfberichts und die Ablehnung der Erläuterungen und Beweise des Beschwerdeführers aufgeworfenen Fragen, da sie nicht früher übermittelt wurden. In diesem Protokoll heißt es u. a.:

„1. [Der Prüfer der Kommission] erinnerte sowohl [den Prüfer der GD RTD] als auch [den Beschwerdeführer] an die Vorgeschichte der Prüfung, wenn

• In dem Schreiben, in dem die (von der Prüfungsgesellschaft [ LF] durchzuführende) Prüfung angekündigt wurde, wurde klar angegeben, welche Unterlagen als Nachweis für die geltend gemachten Kosten anzusehen wären. Sie stellte auch die spezifische Frage, wo die Konten von CINAR geführt wurden. Die Antwort darauf war, dass [die Buchhalterfirma von CINAR] die Bücher für CINAR aufbewahrte.
• Bei der Kontaktaufnahme mit dem Buchhalter von CINAR wurde den Rechnungsprüfern mitgeteilt, dass der Buchhalter tatsächlich nichts hatte. Daher konnten keine Gehaltsabrechnungsinformationen nachgewiesen werden.
• CINAR konnte die meisten Gehaltsabrechnungen des Personals, das den EG-Verträgen in Rechnung gestellt wurde, nicht erstellen.
• Ich konnte nicht beweisen, dass sie bezahlt wurden.
• Die Gehaltsabrechnungsformulare konnte er [sic] nicht zeigen.
• Die Rechnungen von Unterauftragnehmern schienen aufgrund des Fehlens einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht rechtmäßig zu sein, und außerdem konnte CINAR nicht nachweisen, dass sie bezahlt worden waren.
• Die Ergebnisse der Prüfung wurden dem CINAR mit dem Schlussfolgerungsschreiben [15. September 2003] mitgeteilt. Die Antworten von CINAR waren sehr vage, dass [sic] keines der Probleme beantwortete.
• wenn er anerkennt, dass CINAR aufgrund des von CINAR mit der Kommission unterzeichneten Vertrags die für den Vertrag aufgewendeten Kosten nachweisen musste und CINAR dies versäumt hatte. Daher wurde die Prüfung abgeschlossen und die Ergebnisse den betreffenden Direktionen zur Durchführung übermittelt.

2. [Der Beschwerdeführer ] und LF räumten ein, dass es einige Probleme im Zusammenhang mit ihrer Verwaltung gab, da es sich bei ihnen alle um technische und nicht um finanzielle [Personal] handelte. Sie hatten daher die Buchhaltung ausgelagert, aber es gab Probleme mit der Kommunikation; [der Beschwerdeführer] macht jedoch geltend, dass die Gehaltsabrechnungsinformationen für alle Mitarbeiter mit Ausnahme eines Personals an die Kommission übermittelt worden seien. [Der Prüfer der Kommission] ist nicht im Besitz dieser Informationen und hat diese nie gesehen. [Der Beschwerdeführer] und FL machen beide geltend, dass die Rechnungen der Unterauftragnehmer rechtmäßig seien und den Anforderungen des britischen Rechts entsprächen.

3. [Der Prüfer der Kommission] informierte sie über die sehr strenge Aufgabentrennung, die bei der GD RTD der Kommission und der GD RTD durchgeführt wird. Das Referat Audit führt die Prüfung durch und übermittelt die Schlussfolgerung des Ergebnisses zur Durchführung an die betreffende Direktion. Die Prüfstelle darf die Umsetzung der Ergebnisse in keiner Weise beeinflussen. Nur der Anweisungsbefugte in der Direktion kann Entscheidungen über die Nichtumsetzung oder teilweise Umsetzung der Prüfungsergebnisse treffen. CINAR müsste sich an die betreffenden Direktionen wenden und sie von ihren Argumenten überzeugen [z. B. im Zusammenhang mit den durchgeführten technischen Arbeiten]. [Der Prüfer der Kommission] ist bereit, CINAR die Kontaktdaten zur Verfügung zu stellen.

4. [Der Prüfer der Kommission] teilte CINAR ferner mit, dass das Referat externe Prüfung auf Antrag der betreffenden Direktionen bereit sei, eine weitere Prüfung durchzuführen, erklärte jedoch, dass CINAR im Falle einer solchen Prüfung sicherstellen müsse, dass alle Kosten ordnungsgemäß erfasst und zusammen mit einem Zahlungsnachweis belegt würden und dass keine Ausnahmen akzeptiert würden. [Der Beschwerdeführer] stimmte dem zu.“

Darüber hinaus konnte die Kommission keine Verhandlungen mit einem geprüften Unternehmen führen, um zu einer bestimmten Prüfungsfeststellung zu gelangen. Nur auf der Grundlage klarer, substanzieller und auf Gegenseitigkeit beruhender Informationen und Unterlagen können etwaige Prüfungsfeststellungen berücksichtigt werden.

Ungefähr im Juni 2005 erfuhr das Referat Externe Prüfung von einer E-Mail des Beschwerdeführers an einen Finanzbeauftragten der Direktion J der GD RTD, in der es hieß: „[Der Prüfer der Kommission] stimmte zu, das Ergebnis der Prüfung zu überprüfen, und versprach uns am Ende der Sitzung eine Antwort auf unseren Fall.“ Am 10. Juni 2005 antwortete der Prüfer der Kommission wie folgt:

„In dieser Sitzung [28. Februar 2005] habe ich klar dargelegt, dass die Rolle des Referats für externe Prüfungen (GD RTD R4) „erschöpft“ war, da die Prüfung des CINAR durch die Kommission 2003 abgeschlossen wurde. Darüber hinaus wies ich darauf hin, dass ich aufgrund der Trennung der Aufgaben innerhalb der Kommission nicht in der Lage war, die Prüfungsfeststellungen zu überprüfen und mich an deren Umsetzung zu beteiligen, da dies in der alleinigen Verantwortung der Anweisungsbefugten der zuständigen operativen Direktionen der GD RTD lag.“

Schlussfolgerungen der Kommission

Die Kommission kam daher zu dem Schluss, dass i) sie ihre vertraglichen Rechte zur Durchführung einer Prüfung von vier ihrer Verträge mit CINAR ordnungsgemäß ausgeübt hatte; ii) er ist der Auffassung, dass sich die Prüfer jederzeit korrekt verhalten haben; iii) der CINAR über die Ergebnisse auf dem Laufenden gehalten wurde, ihm ausreichend Zeit und Gelegenheit geboten wurde, sich zu verteidigen und die angeforderten Informationen bereitzustellen; iv) die Art der Auskunftsersuchen klar war; und v) es habe keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit und keine unlautere Behandlung gegeben.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Der Beschwerdeführer hielt an seiner Beschwerde fest und machte geltend, dass er der Kommission und LF die fehlenden Informationen übermittelt habe, als sich ihr Bericht noch im Entwurfsstadium befunden habe. Die Schlussfolgerungen der Kommission stützten sich jedoch ausschließlich auf den Berichtsentwurf, obwohl sie zu diesem Zeitpunkt die Gehaltsabrechnung und die Arbeitszeitnachweise zu Personal- und Gemeinkosten eingesehen hatte.

Da das CINAR von drei Mitgliedern des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) besucht worden war, die zu diesem Zeitpunkt alle CINAR-Projekte von 1996 bis 2006, einschließlich der bereits geprüften, eingehend untersuchten Projekte, war es über die begrenzten Ressourcen des CINAR hinaus möglich, eine ausführliche und zeilenweise Antwort auf die Stellungnahme der Kommission zu geben.

Unter Bezugnahme auf die nicht schlüssigen Feststellungen des Berichtsentwurfs zu den vier geprüften Verträgen, die zu diesem Zeitpunkt vom OLAF geprüft wurden, schlug der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten vor, weitere Maßnahmen in Bezug auf diese Beschwerde auszusetzen.

Am 29. Januar 2008 übermittelte der Beschwerdeführer eine weitere Mitteilung, in der er den Bürgerbeauftragten über den Abschluss der Untersuchung des OLAF informierte, die die oben genannten vier Verträge umfasste.

DER BESCHLUSS

1 Vorbemerkungen

1.1 Der Europäische Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Europäische Kommission im Laufe der Untersuchung Bedenken hinsichtlich der Zulässigkeit der vorliegenden Beschwerde vom 5. August 2005 geäußert hat. Die Zulässigkeitsvoraussetzung der zweijährigen Frist für die Einlegung einer Beschwerde beim Bürgerbeauftragten sei nicht erfüllt gewesen, da der Sachverhalt, auf den sich die Beschwerde gestützt habe, am 20./21. August 2002 (Datum der Prüfung) und am 29. Mai 2003 (Datum der Übermittlung des Entwurfs des Prüfberichts) eingetreten sei.

1.2 Der Bürgerbeauftragte versteht aus den obigen Ausführungen nicht, dass die Kommission die Zuständigkeit des Bürgerbeauftragten für die Bearbeitung des vorliegenden Falles in Frage stellen wollte. Er weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass sich die Beschwerde nicht nur auf die Prüfung beziehe, die tatsächlich mehr als zwei Jahre vor der Einreichung der Beschwerde bei ihm stattgefunden habe, sondern auch auf die Ereignisse, die sich aus der Prüfung ergeben hätten und somit danach stattgefunden hätten. Zu diesen Ereignissen gehörte die Aufforderung der Kommission vom 15. September 2003 an den Beschwerdeführer, innerhalb eines Monats zu dem Entwurf des Prüfberichts Stellung zu nehmen, um das Verteidigungsrecht des Beschwerdeführers und das Recht auf rechtliches Gehör in vollem Umfang zu wahren.

Dennoch begrüßt der Bürgerbeauftragte die Erklärung der Kommission, dass sie im Geiste einer guten Zusammenarbeit mit dem Bürgerbeauftragten beschlossen hat, auf alle Bemerkungen des Beschwerdeführers einzugehen.

1.3 Ferner stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer in seinen Bemerkungen die Untersuchung des OLAF erwähnt hat. Er weist jedoch darauf hin, dass die vorliegende Beschwerde ursprünglich gegen die Kommission eingereicht wurde und die Fragen im Zusammenhang mit den Untersuchungen des OLAF daher in der vorliegenden Entscheidung des Bürgerbeauftragten nicht behandelt werden.

1.4 Schließlich stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer ihn in seinen Bemerkungen aufgefordert hat, einstweilige Maßnahmen anzuwenden und die Durchführung der Schlussfolgerungen der Prüfung auszusetzen. Der Bürgerbeauftragte stellt daher klar, dass er im Gegensatz zu den Gerichten nicht befugt ist, einstweilige Maßnahmen anzuordnen.

2 Behauptete unfaire Behandlung

2.1 Der Beschwerdeführer, ein kleines Beratungsunternehmen mit Fachwissen in den Bereichen Kohle- und Biomasseverbrennung und Emissionskontrolle, schloss mit der Kommission vier Forschungsverträge im Rahmen des Vierten Rahmenprogramms ("RP4") und des Fünften Rahmenprogramms ("RP5") über das Programm für Forschung und technologische Entwicklung ("FTE"). Diese Aufträge betrafen die Forschung in den Bereichen Biomasse, toxische Metalle und ausgewählte Emissionen chlorierter Verbindungen sowie Korrosion und optimierte Kontrolle der Leistung der Brennerbanken und verbesserte Lebensdauer der Anlagen (Projekte/Verträge VISCON, TESSA, CORROSION und ENDASH).

Auf der Grundlage der einschlägigen Bestimmungen dieser Verträge beschloss die Kommission, die Rechnungslegung des Beschwerdeführers im Zusammenhang mit der Ausführung der genannten Verträge zu prüfen. Die Kommission hat die Prüfung einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft übertragen, aber auch ihr eigenes Prüfungsreferat war beteiligt.

Am 20./21. August 2002 überprüften die externen Prüfer die Unterlagen in den Räumlichkeiten des Beschwerdeführers und befragten die Mitarbeiter des Beschwerdeführers.

Anschließend fand zusätzlich zu den Treffen zwischen dem Beschwerdeführer und der Kommission ein Schriftwechsel zwischen i) dem Beschwerdeführer und den externen Prüfern statt; ii) die externen Rechnungsprüfer und die Buchhalter des Beschwerdeführers; und iii) dem Beschwerdeführer und der Kommission.

Der Beschwerdeführer machte im Wesentlichen eine unfaire Behandlung durch die Kommission in Bezug auf eine externe Prüfung und ihre nachfolgenden Phasen geltend. Der Beschwerdeführer hat fünf spezifische Argumente zur Stützung seiner Behauptung vorgelegt („Argumente i bis v“).

2.2 Die Kommission nahm zu den einzelnen Argumenten des Beschwerdeführers gesondert Stellung. Zusammenfassend vertrat sie die allgemeine Auffassung, dass sie ihre vertraglichen Rechte zur Durchführung einer Prüfung von vier ihrer Verträge mit CINAR ordnungsgemäß ausgeübt habe. Sie vertrat die Auffassung, dass sich die Prüfer jederzeit korrekt verhalten hätten. CINAR wurde über die Feststellungen der Prüfer auf dem Laufenden gehalten und bot ausreichend Zeit und Gelegenheit, sich zu verteidigen und die angeforderten Informationen bereitzustellen. Die Art der Auskunftsverlangen war klar. Die Kommission kam zu dem Schluss, dass ihre externen Prüfer und sie selbst den Beschwerdeführer fair behandelten. Die Kommission behauptete ferner, dass der Beschwerdeführer während des Vor-Ort-Besuchs in den Räumlichkeiten von CINAR erklärt habe, dass er der Ansicht sei, dass das Prüfverfahren während des gesamten Vor-Ort-Besuchs korrekt angewandt worden sei.

2.3 Der Bürgerbeauftragte wird sich mit der vorliegenden Behauptung befassen, indem er sich auf jedes der spezifischen Argumente (i) bis (v) bezieht, die der Beschwerdeführer zur Stützung dieser Behauptung vorgebracht hat.

Argument (i) zum Verhalten der Prüfer

2.4 Der Beschwerdeführer argumentierte, dass CINAR-Vertreter sich vor den Auditoren wie Kriminelle fühlten, und (...) sogar ein rassistischer Kommentar wurde während einer der Interviewsitzungen geäußert". Darüber hinaus argumentierte der Beschwerdeführer, dass "das Ziel der Prüfung an eine Besessenheit zu grenzen scheint, uns zu schließen".

2.5 In Bezug auf die Erklärung zur "Besessenheit, CINAR zu schließen", widersprach die Kommission, dass sie lediglich eine Prüfung nach den in den EG-Verträgen vorgesehenen normalen Verfahren und unter Beachtung aller potenziellen Garantien für das geprüfte Unternehmen durchgeführt habe. In Bezug auf die "rassische" Bemerkung betonte die Kommission, dass der Beschwerdeführer weder angegeben habe, welche Bemerkung gemacht worden sei, die als "rassisch" eingestuft werden könne, noch habe er festgestellt, wer eine solche Bemerkung gemacht habe.

2.6 Der Bürgerbeauftragte weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass er nach Ansicht der Kommission auf der Grundlage der einschlägigen Bestimmungen in Artikel 24 Absatz 1 des Anhangs II der betreffenden Verträge berechtigt war, die Prüfung bis zu zwei Jahre nach Abschluss des Vertrags durchzuführen. Darüber hinaus wurde das Verfahren im Zusammenhang mit der Prüfung in Anhang II Artikel 26 („Prüfung“) der Verträge festgelegt.

2.7 Aus den vorliegenden Beweisen geht hervor, dass die externen Prüfer der Kommission und der Prüfer der Kommission den Beschwerdeführer mehrfach mit Schreiben und E-Mails (5. September, 19. September, 24. September, 8. Oktober, 14. Oktober, 30. Oktober, 8. November und 27. November 2002 sowie am 13. Januar und 4. März 2003) um Auskünfte ersucht haben, um die fraglichen Unterlagen zu vervollständigen. Darüber hinaus trafen sie sich am 28. Februar 2005 mit dem Beschwerdeführer, um seine Argumente zu hören.

2.8 Vor diesem Hintergrund ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass der Beschwerdeführer keine stichhaltigen Beweise vorgelegt hat, um sein Argument zu untermauern, dass die Prüfung darauf ausgerichtet war oder "der Ausdruck einer obsessiven Anstrengung" war, CINAR zu schließen.

2.9 Darüber hinaus stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass (i) die Kommission in ihrer Stellungnahme nachdrücklich bestritten hat, dass ihre Beamten oder externen Prüfer "rassische" oder andere Kommentare abgegeben haben, die die Mitarbeiter des geprüften Unternehmens dazu veranlasst haben, sich als Kriminelle zu fühlen, und (ii) der Beschwerdeführer dieses besondere Argument in seinen nachfolgenden Bemerkungen nicht näher erläutert hat. Daher hält es der Bürgerbeauftragte nicht für sinnvoll, weitere Untersuchungen in Bezug auf diese beiden Argumente in Bezug auf das Verhalten der Prüfer durchzuführen.

Argument (ii) zur Nichteinhaltung des Rechts auf Privatsphäre

2.10 Der Beschwerdeführer machte geltend, dass das Recht auf Privatsphäre von CINAR nicht beachtet worden sei, da persönliche und vertragliche Angaben, einschließlich der Höhe der an einzelne Forscher gezahlten Gehälter, verlangt worden seien.

2.11 Die Kommission stützte sich auf die Bestimmungen der geprüften Verträge und stellte zusammenfassend fest, dass der Beschwerdeführer i) Bücher führen und während einer Prüfung mit allen darin enthaltenen detaillierten Informationen gemäß dem für die Buchführung geltenden nationalen Recht zur Verfügung stellen musste. Im Einklang mit diesen Bestimmungen wurde der Beschwerdeführer auch aufgefordert, ii) die Namen der Personen anzugeben, die im Rahmen der vier Verträge und zusätzlich in Bezug auf zwei der Verträge tätig sind. die Zeit, die einzelne Personen für die Projekte aufgewendet haben; für welches Gehalt; und ob dieses Gehalt tatsächlich von CINAR gezahlt worden war. Die Kommission erklärte ferner, dass diese Informationen erforderlich seien, um zu prüfen, ob der von CINAR für seine Personalkosten geltend gemachte Betrag korrekt sei.

2.12 Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die Erläuterungen der Kommission angemessen sind, und stellt keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit in Bezug auf das Vorbringen des Beschwerdeführers fest (ii).

Argument (iii) in Bezug auf nicht zusammenhängende und ungerechtfertigte Informationen

2.13 Der Beschwerdeführer argumentierte, dass die Kommission nicht zusammenhängende und ungerechtfertigte Informationen angefordert habe, wie z.B. "eine vollständige Liste aller Vorschläge sowie Projekte, die (...) nicht Gegenstand einer Prüfung sein müssen, da nur ein Bruchteil der Vorschläge [des CINAR] von der Kommission angenommen und finanziert wurde."

2.14 In ihrer Stellungnahme begründete die Kommission ihre Notwendigkeit, diese Dokumente zu konsultieren, da CINAR zum Zeitpunkt der Prüfung zusammenfassend bereits an einer Reihe weiterer anhängiger EU-finanzierter Projekte beteiligt war, an denen fast alle Mitarbeiter von CINAR gearbeitet hatten. Daher hielten es die Prüfer für gerechtfertigt, zu prüfen, ob noch Personal zur Verfügung stand, dessen Arbeit von anderen Projekten, die von CINAR durchgeführt wurden, getrennt werden konnte, so dass sie zur Ausführung der fraglichen Verträge eingestellt werden konnten. Die Kommission stellte ferner fest, dass CINAR bei den Gemeinkostensätzen für RP4-Verträge sehr große Unterschiede (von 40 % bis 100 %) verwendete und die Namen der wichtigsten Mitarbeiter, die für die Projekte tätig waren, nicht erwähnte.

2.15 Angesichts der vorstehenden Erläuterungen erscheint die Forderung der Kommission nach einer vollständigen Liste aller Vorschläge und Projekte angemessen. Darüber hinaus erklärte sich der Beschwerdeführer, wie von der Kommission vorgetragen und vom Beschwerdeführer nicht bestritten, bereit, während des Vor-Ort-Besuchs am 20./21. August 2002 Informationen über alle Vorschläge vorzulegen, und diese Vereinbarung wurde im Protokoll des Besuchs festgehalten. Daher stellt der Bürgerbeauftragte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf das Vorbringen des Beschwerdeführers fest (iii).

Argument iv), dass nur ein Teil der Gehaltsabrechnungsinformationen fehlte, und Argument v zur Rolle des Prüfers der Kommission

2.16 Der Beschwerdeführer argumentierte, dass die externen Prüfer im Prüfbericht (Entwurf und Abschlussbericht) eine falsche Aussage gemacht hätten, dass "keine Gehaltsabrechnungsinformationen von CINAR eingeholt wurden". Er argumentierte, dass er einen Teil der Gehaltsabrechnungsinformationen zur Verfügung gestellt habe.

2.17 Die Kommission behauptete, ihr Prüfer habe bestätigt, dass während des Vor-Ort-Besuchs keine Gehaltsabrechnungsinformationen eingegangen seien und dass die Prüfer an die Buchhalter von CINAR verwiesen worden seien, die ihrerseits bestritten hätten, dass sie über solche Unterlagen verfügten.

2.18 Der Bürgerbeauftragte weist jedoch darauf hin, dass sich dieser nach seinem Verständnis des Vorbringens des Beschwerdeführers auf die teilweisen Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen zum VISCON-Projekt bezog, die seinem Schreiben an die externen Rechnungsprüfer vom 30. Juli 2003 beigefügt waren, d. h. auf die Zeit nach a) dem Besuch vor Ort, b) der Anhörung der Buchhalter des Beschwerdeführers und c) dem Entwurf des Prüfberichts, der ihm am 29. Mai 2003 vorgelegt wurde.

In diesem Zusammenhang hat der Beschwerdeführer auch sein Argument v) vorgebracht, dass der Prüfer der Kommission, obwohl er diese Informationen (unabhängig vom Zeitpunkt) tatsächlich vorgelegt habe, ungerecht gehandelt habe, weil er den von den externen Prüfern erstellten Prüfbericht nicht geändert, sondern als endgültig akzeptiert habe.

Der Beschwerdeführer konzentrierte sich daher auf die Rolle des Prüfers der Kommission vom Zeitpunkt der Fertigstellung des Prüfberichts durch die externe Prüfungsgesellschaft bis zum Treffen mit Vertretern des CINAR am 28. Februar 2005. Insbesondere kritisierte der Beschwerdeführer die Entscheidung des Prüfers der Kommission, den von den externen Prüfern erstellten Prüfbericht zu genehmigen und alle Erläuterungen und Nachweise des Beschwerdeführers allein deshalb abzulehnen, weil sie nicht früher vorgelegt worden seien.

2.19 Der Bürgerbeauftragte stellt zunächst fest, dass die externen Prüfer in ihrer Antwort vom 3. September 2003 auf das Schreiben des Beschwerdeführers vom 30. Juni 2003, das die teilweisen Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen enthielt, erklärten, dass der Prüfbericht bereits bis zum 29. Mai 2003 abgeschlossen sei. Sie erklärten auch, dass, wenn sie auf der Grundlage der jetzt vorgelegten teilweisen Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen den Prüfbericht ändern würden, dies einen erheblichen Mehraufwand erfordern würde und die Kosten dieser zusätzlichen Arbeit von CINAR getragen werden müssten. Der Betrag dieser zusätzlichen Arbeit belief sich auf etwa 2 900 GBP ohne Mehrwertsteuer. Es scheint, dass der Beschwerdeführer eine solche Zahlung nicht geleistet hat.

2.20 Ohne zum Antrag der externen Prüfer auf eine solche Zahlung Stellung zu nehmen, stellt sich daher die Frage, ob der Prüfer der Kommission Maßnahmen ergreifen könnte, um den abschließenden Prüfbericht vom 15. September 2003 zu ändern und vom Berichtsentwurf vom 29. Mai 2003 abzuweichen, um die zwischenzeitlich übermittelten teilweisen Gehaltsabrechnungsinformationen zu berücksichtigen.

2.21 Angesichts der von beiden Parteien übermittelten Informationen stellt der Bürgerbeauftragte daher fest, dass der Beschwerdeführer nach dem Besuch vor Ort am 20./21. August 2002 durch Schreiben (6) der Kommission, die sowohl an den Beschwerdeführer als auch an die Buchhalter von CINAR gerichtet waren, mehrere Möglichkeiten erhalten hatte, angemessene Belege vorzulegen, insbesondere die vollständigen Gehaltsabrechnungsinformationen nach der Prüfung.

Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass die Kommission bei vielen Gelegenheiten, auch in ihrer E-Mail vom 5. September 2002, betont hat, wie wichtig es ist, vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen bereitzustellen, indem sie betont hat, dass dies die wichtigste noch ausstehende Information sei.

Darüber hinaus hatte die Kommission dem Beschwerdeführer klargestellt, dass die Prüfer für den Fall, dass diese Informationen nicht eingehen, gezwungen wären, ihren Bericht ohne ihn abzuschließen. Dem Beschwerdeführer wurde eine letzte Frist bis zum 30. November 2002 gesetzt, bis zu der er die vollständigen Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen vorlegen konnte.

Es scheint jedoch, dass der Beschwerdeführer nicht die vollständigen, sondern nur teilweisen Gehaltsabrechnungsinformationen vorgelegt hat und dies nur acht Monate nach Ablauf der oben genannten Endfrist getan hat. Außerdem habe sie nicht erläutert, warum sie die Frist nicht einhalten könne.

2.22 In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist nicht ersichtlich, dass der Prüfer der Kommission dem Beschwerdeführer gegenüber unfair gehandelt hat, indem er den Abschlussbericht nicht auf der Grundlage der teilweisen Gehaltsabrechnungsinformationen geändert hat. Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass die Kommission in den Prüfbericht Kopien sowohl des Schreibens des Beschwerdeführers vom 30. Juli 2003 als auch der Antwort der externen Prüfer vom 3. September 2003 aufgenommen hat, in denen dem Beschwerdeführer für die teilweisen Gehaltsabrechnungsinformationen gedankt wurde (7). Daher scheint die Kommission in ihrem Prüfbericht zutreffend auf die teilweise Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen hingewiesen zu haben. Der Bürgerbeauftragte stellt daher keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf das Argument des Beschwerdeführers fest (iv).

2.23 Was die Rolle des Prüfers der Kommission im Allgemeinen betrifft, so nimmt der Bürgerbeauftragte i) die ihm im Rahmen dieser Untersuchung übermittelten Informationen zur Kenntnis; ii) insbesondere die einschlägigen Bestimmungen für die geprüften Verträge JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 und ENK5-CT99-0025; iii) die einschlägigen Feststellungen des Prüfberichts, wonach die Finanzverwaltung dieser Verträge nicht in akzeptabler Weise durchgeführt wurde und der Bericht nicht den Anforderungen des Vertrags entsprach; und iv) die ausführlichen Erläuterungen, die die Kommission in ihrer Stellungnahme gegeben hat. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass weder der Prüfer der Kommission noch die Kommission den Beschwerdeführer in Bezug auf die externe Prüfung und die nachfolgenden Phasen ungerecht behandelt haben.

Aus der Erläuterung der Kommission in ihrem Gutachten geht vielmehr hervor, dass ihr Prüfer die Bestimmungen der einschlägigen Verträge angewandt hat. Darüber hinaus scheint es, dass dem Beschwerdeführer die Möglichkeit gegeben worden war, seine Rechte zu verteidigen, bevor die abschließende Prüfung genehmigt wurde.

Der Bürgerbeauftragte stellt daher keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit in Bezug auf das Vorbringen des Beschwerdeführers fest (v).

3 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde scheint es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf die Argumente des Beschwerdeführers zur Stützung seiner Behauptung der Missbräuchlichkeit gegeben zu haben. In Bezug auf das Argument bezüglich der Äußerung angeblicher "rassischer" Äußerungen oder sonstiger Bemerkungen, die dazu führten, dass sich die Mitarbeiter des geprüften Unternehmens als Kriminelle fühlten oder dass die Prüfung Ausdruck eines obsessiven Bemühens war, CINAR aus den unter Punkt 2.9 dargelegten Gründen zu schließen, ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind.

Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Die Prüfung betraf die folgenden Forschungsverträge, die zwischen der Kommission und CINAR als Auftragnehmer geschlossen wurden: i) JOR3-CT98-0285 über die Anwendung der Nutzung und die Emissionen von Biomasserückständen aus industriellen Verbrennungsanlagen - ENDASH; ii) ENV4-CT97-0597 über die Quantifizierung und Kontrolle von mit toxischen Metallen angereicherten Submikropartikeln und ausgewählten Emissionen chlorierter Verbindungen aus mit alternativen Brennstoffen befeuerten Zementöfen - TESSA; iii) ENK5-CT99-0002 über feuerfeste Korrosion in Kohleverbrennungskesseln - CORROSION; und iv) ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimized Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime - VISCON.

(2) Die Vertragslaufzeiten waren wie folgt: ENDASH vom 1. Januar 1999 bis zum 31. Dezember 2001; TESSA vom 1. Juni 1998 bis zum 30. November 2000; KORROSION vom 1. Mai 2000 bis 30. April 2003; und VISCON vom 1. April bis 31. März 2003.

(3) Siehe Fußnote 1.

(4) LF war Mitglied des internationalen I/A-Prüfnetzwerks, mit dem die Kommission zu diesem Zeitpunkt einen Rahmenvertrag hatte. Zu diesem Zweck wurde im Juli 2002 eine spezifische Vereinbarung mit diesem Unternehmen geschlossen.

(5) Prüfbericht, S. 7 (Abschnitt 4.1).

(6) Insbesondere E-Mails vom 5. September, 24. September, 8. Oktober und 27. November 2002 sowie Schreiben vom 27. November 2002 und 13. Januar, 30. Januar und 4. März 2003.

(7) Siehe Prüfbericht, S. 71-73 (Schreiben des Beschwerdeführers vom 30. Juli 2003) und S. 74 (Erwiderung von Littlejohn Frasier vom 3. September 2003).