Straßburg, den 14. Dezember 2007

Sehr geehrter Herr A.,

Am 26. Juli 2005 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen das Europäische Amt für Personalauswahl (EPSO) eingereicht. Ihre Beschwerde betraf die Ablehnung Ihrer Bewerbung im Rahmen des allgemeinen Auswahlverfahrens EPSO/B/19/03 (ABl. C 52A vom 27.2.2004) für die Erstellung einer Reserveliste für Produktionskoordinatoren (Amt für Veröffentlichungen OPOCE/EU), da Sie nicht über die erforderliche Berufserfahrung verfügten.

Am 31. August 2005 leitete ich die Beschwerde an den Direktor des EPSO weiter. Am 24. Oktober 2005 erhielt ich eine Stellungnahme von EPSO. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 9. Dezember 2005 übermittelt haben.

Am 22. Mai 2006 habe ich mich schriftlich an den Direktor des EPSO gewandt und das EPSO gebeten, a) eine Stellungnahme zu einigen Ihrer Bemerkungen abzugeben; und b) bestimmte Dokumente, die den Fall betreffen. Die Antwort des EPSO erhielt ich am 12. Juli 2006 und übermittelte sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme. Meine Dienststellen scheinen keine derartigen Stellungnahmen erhalten zu haben.

Am 26. Februar 2007 übermittelte ich EPSO einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung Ihrer Beschwerde. Am selben Tag wurde Ihnen auch eine Kopie meines Vorschlags zugesandt. Am 4. April 2007 antwortete EPSO auf meinen Vorschlag. Am 16. Mai 2007 habe ich Ihnen eine Kopie der Antwort des EPSO mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt. Meine Dienststellen scheinen keine Anmerkungen erhalten zu haben.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer nahm am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/B/19/03 zur Erstellung einer Reserveliste für Verwaltungsassistenten (Maltesisch) im Bereich der Produktionskoordinierung teil. Mit Schreiben vom 23. Mai 2005 wies der Prüfungsausschuss den Antrag des Beschwerdeführers mit der Begründung zurück, dass er „keinen Nachweis dafür erbracht [hat], dass er über Erfahrung verfügt, die den Anforderungen der Punkte A.II.2 und C.2 der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens entspricht. In diesen Punkten ist festgelegt, dass die Bewerberinnen und Bewerber bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist (31. März 2004) über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung verfügen müssen, die den unter Punkt A.I der Bekanntmachung des allgemeinen Auswahlverfahrens beschriebenen Aufgaben entspricht, seit sie das Diplom der Sekundarstufe II erworben haben, das sie für die Zulassung zum Auswahlverfahren qualifiziert.“

Mit Schreiben vom 10. Juni 2005 an den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses brachte der Beschwerdeführer seine Ablehnung der Beurteilung des Ausschusses zum Ausdruck, vertrat die Auffassung, dass er über mehr als drei Jahre Erfahrung in Bezug auf die Aufgaben des Produktionskoordinators verfüge, da er mit Lieferanten zu tun habe und in den Bereichen Einkauf, Logistik sowie IT/Presse tätig gewesen sei, und ersuchte den Ausschuss, seine streitige Bewertung zu überdenken und ihn über das Ergebnis zu unterrichten. Mit Schreiben vom 1. Juli 2005 teilte der Vorsitzende des Prüfungsausschusses dem Beschwerdeführer mit, dass der Prüfungsausschuss seinen Antrag erneut geprüft und seine Ablehnung bestätigt habe, da "[d]ie Unterlagen, die mit [seinem] Antrag d [id] vorgelegt wurden, es dem Prüfungsausschuss nicht ermöglichen, zu dem Schluss zu gelangen, dass die erforderliche Berufserfahrung in dem gewählten Bereich, der Produktionskoordination, erworben wurde"(Hervorhebung im Original).

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten machte der Beschwerdeführer insbesondere geltend, dass das EPSO nicht zufriedenstellend erläutert habe, warum es der Auffassung sei, dass der Beschwerdeführer nicht über die erforderliche Berufserfahrung verfüge. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu diesem Vorwurf ein.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme des EPSO

In seiner Stellungnahme äußerte sich das EPSO wie folgt:

Der Beschwerdeführer stellte einen Antrag für das allgemeine Auswahlverfahren EPSO/B/19/03 auf Erstellung einer Reserveliste für Verwaltungsassistenten (Maltesisch) in den Bereichen Produktionskoordinierung und Korrekturlesen für die Erstellung von Veröffentlichungen. Der Beschwerdeführer bewarb sich um Feld 1 „Koordinierung der Produktion“. Die Aufgaben der „Koordinierung der Produktion“ wurden in Abschnitt A Ziffer I Feld 1 der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens festgelegt.

In der ersten Phase des Auswahlverfahrens mussten die Bewerberinnen und Bewerber drei Multiple-Choice-Vorauswahltests ablegen (Punkt B Nummer 1 der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens). Der Beschwerdeführer bestand die Vorauswahltests und wurde zur zweiten Stufe des Auswahlverfahrens zugelassen.

Die zweite Stufe erforderte, dass die Bewerber eine vollständige Bewerbung mit Unterlagen einreichen, die die in ihrer Bewerbung enthaltenen Informationen belegen. Anschließend prüfte der Prüfungsausschuss die vollständigen Bewerbungen der Bewerber, um eine Liste der Bewerber zu erstellen, die alle in Abschnitt A Ziffer II der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens genannten Zulassungskriterien erfüllten und als solche zur nächsten Phase des Auswahlverfahrens zugelassen werden konnten. Der vollständige Antrag des Beschwerdeführers wurde anhand der in Abschnitt A Ziffer II der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens genannten Zulassungskriterien geprüft.

Die in Abschnitt A Abschnitt II Nummer 2 der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens genannte Zulassungsvoraussetzung sieht vor, dass die Bewerberinnen und Bewerber nach Erwerb ihres Abschlusses der Sekundarstufe II und vor dem 31. März 2004 eine mindestens dreijährige Berufserfahrung in dem gewählten Bereich erworben haben müssen, der den in Abschnitt A Abschnitt I beschriebenen Aufgaben entspricht. Im Fall des Beschwerdeführers war der relevante Bereich die Produktionskoordinierung.

Auf der Grundlage der vom Beschwerdeführer in seiner vollständigen Bewerbung vorgelegten Informationen vertrat das EPSO die Auffassung, dass der Beschwerdeführer die in Abschnitt A Abschnitt II Nummer 2 der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens festgelegte Zulassungsvoraussetzung nicht erfüllte, da er nicht über die erforderliche Berufserfahrung in den unter Abschnitt A Abschnitt I der genannten Bekanntmachung beschriebenen Aufgaben verfügte. Mit Schreiben vom 23. Mai 2005 teilte der Prüfungsausschuss dem Beschwerdeführer seine vorstehende Bewertung mit.

Bei der Bestimmung der Berufserfahrung des Beschwerdeführers wurde eines der vom Beschwerdeführer zur Unterstützung seines Antrags vorgelegten Dokumente als besonders relevant angesehen. Bei dem Dokument handelt es sich um eine vom Beschwerdeführer unterzeichnete persönliche Erklärung, in der es heißt:

"…Obwohl ich über Erfahrung mit der von Ihnen erwähnten Aufgabe verfüge, muss ich erwähnen, dass meine Erfahrung nicht direkt mit der Produktionskoordinierung in einem Korrekturlesen-Kontext zusammenhängt (da ich glaube, dass ein solcher Beruf in Malta nicht einmal existiert) …" (Hervorhebung von EPSO in seiner Stellungnahme).

Bei diesem Dokument handelt es sich um eine ausdrückliche Erklärung, in der der Beschwerdeführer erklärt, dass ihm die Berufserfahrung im Bereich der Produktionskoordinierung fehlt. Trotz dieser ausdrücklichen Erklärung beantragte der Beschwerdeführer mit Schreiben vom 10. Juni 2005 die Überprüfung der Entscheidung des Prüfungsausschusses und machte geltend, dass seine Berufserfahrung mit den in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens beschriebenen Aufgaben der Produktionskoordinierung in Zusammenhang stehe. Der Beschwerdeführer legte jedoch keine weiteren Unterlagen bei, um seine frühere Erklärung zu widerlegen.

Nach Prüfung der Bewerbungsunterlagen des Beschwerdeführers teilte der Prüfungsausschuss dem Beschwerdeführer mit Schreiben vom 1. Juli 2005 mit, dass „die mit Ihrer Bewerbung vorgelegten Unterlagen es dem Prüfungsausschuss nicht ermöglichen, zu dem Schluss zu gelangen, dass die erforderliche Berufserfahrung in dem gewählten Bereich, der Produktionskoordinierung, erworben wurde“(Hervorhebung durch EPSO in seiner Stellungnahme). In demselben Schreiben bestätigte EPSO die Entscheidung, den Beschwerdeführer nicht zur nächsten Phase des Auswahlverfahrens zuzulassen.

Das EPSO unterrichtete den Beschwerdeführer rechtzeitig über die Entscheidungen des Prüfungsausschusses und übermittelte auf das Auskunftsverlangen des Beschwerdeführers hin eine "angemessen begründete Antwort unter Berücksichtigung aller dem Prüfungsausschuss zur Verfügung gestellten Unterlagen und insbesondere nach Prüfung seiner persönlich unterzeichneten Erklärung über seine Berufserfahrung".

EPSO betonte, dass der Beschwerdeführer auf der letzten Seite des Antragsformulars die Abschlusserklärung unterzeichnet habe. „Ich erkläre ehrenwörtlich, dass die Angaben in diesem Antrag und in der beigefügten Anlage wahrheitsgetreu und vollständig sind.“(Unterstreichung des EPSO).

Daher hatte der Prüfungsausschuss keinen Grund, die Gültigkeit der Erklärung des Beschwerdeführers in Bezug auf sein Fehlen der erforderlichen Berufserfahrung in Frage zu stellen, zumal alle in seiner Akte enthaltenen Belege bestätigten, dass er die Anforderung an die Berufserfahrung in dem in seiner Bewerbung ausgewählten Bereich nicht erfüllte.

In Anbetracht der bisherigen Rechtsprechung haben die Gerichte der Europäischen Gemeinschaft in ständiger Rechtsprechung den Grundsatz bestätigt, dass ein Prüfungsausschuss nur verpflichtet ist, die von den Bewerbern vorgelegten Informationen und Unterlagen zu prüfen, um ihre Berufserfahrung nach den in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens festgelegten Anforderungen beurteilen zu lassen. Es obliegt den Bewerbern sicherzustellen, dass sie dem Prüfungsausschuss alle erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen, damit dieser prüfen kann, ob sie die Anforderungen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens erfüllen. Im Fall von Herrn A. ist dies nicht geschehen.

Zu den Gründen für die Entscheidung des Prüfungsausschusses ist festzustellen, dass die Gründe für die Entscheidung, Herrn A. nicht zum Auswahlverfahren zuzulassen, sowohl in dem Schreiben, mit dem er über diese Entscheidung unterrichtet wurde, als auch in dem Schreiben, mit dem diese Entscheidung bestätigt wurde, klar dargelegt waren und dass dieses Schreiben ausreichende Gründe enthielt, die es ihm ermöglichten, die Gültigkeit der Entscheidung zu beurteilen.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Die Anmerkungen des Beschwerdeführers lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Der Beschwerdeführer betonte, dass der Ausdruck "nicht unmittelbar mit der Produktionskoordinierung im Rahmen des Korrekturlesens verbunden"in der oben genannten persönlichen Erklärung zu seiner Berufserfahrung bedeute, dass seine Berufserfahrung "nicht unmittelbar …, d. h. im Namen" (Hervorhebung durch den Beschwerdeführer) mit der "Produktionskoordinierung im Rahmen des Korrekturlesens"zusammenhänge, dass sich seine Berufserfahrung jedoch auf die mit der Produktionskoordinierung verbundenen Aufgaben beziehe. Der Beschwerdeführer fügte hinzu, dass er nicht der Ansicht sei, dass die Stelle des Produktionskoordinators in Malta existiert.

Der Beschwerdeführer argumentierte, dass EPSO den Begriff "Produktionskoordinierung"nicht streng auslegen sollte, um festzustellen, ob die Bewerber über die erforderliche Berufserfahrung in diesem Bereich verfügten, sondern den Bereich der "Produktionskoordinierung"als eine Vielzahl von Aufgaben betrachten und als solche prüfen sollte, ob die Bewerber Erfahrung mit diesen Aufgaben hatten.

Der Beschwerdeführer fügte hinzu, dass, wenn EPSO das Erfordernis der Berufserfahrung in der Produktionskoordination als Erfahrung als "Produktionskoordinator"interpretiert, d. h. als Erfahrung in einer benannten Stelle und nicht als Erfahrung in den Aufgaben im Zusammenhang mit der Produktionskoordination, nur Bewerber mit Berufserfahrung als "Produktionskoordinator"zur nächsten Stufe des Auswahlverfahrens zugelassen werden sollten.

Der Beschwerdeführer beantragte, ihn im Vergleich zu anderen Bewerbern fair zu behandeln, und erklärte, dass EPSO, wenn es garantieren könne, dass nur Bewerber mit Berufserfahrung als „Produktionskoordinator“für die nächste Phase des Auswahlverfahrens zugelassen würden, dies als angemessene Antwort auf seine Bedenken akzeptieren werde.

Der Beschwerdeführer machte jedoch geltend, dass EPSO seine Berufserfahrung falsch eingeschätzt habe, wenn die Auslegung der Berufserfahrung des EPSO in der Produktionskoordinierung tatsächlich Erfahrung in den Aufgaben im Zusammenhang mit der Produktionskoordinierung und nicht Erfahrung in einer benannten Stelle des „Produktionskoordinators“sei. Der Beschwerdeführer wiederholte, dass seine Berufserfahrung im Wesentlichen mit den in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens beschriebenen Aufgaben der Produktionskoordinierung zusammenhänge. Er behauptet, dies ergebe sich aus seinem Antrag, seinen Belegen und "Informationen, die die Schiedsrichter zur Verfügung stellen könnten, wenn sie [EPSO] mit ihnen in Kontakt treten würden".

Weitere Anfragen

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme des EPSO und der Anmerkungen des Beschwerdeführers schienen weitere Untersuchungen erforderlich zu sein.

Am 22. Mai 2007 forderte der Bürgerbeauftragte EPSO auf, zu den Argumenten des Beschwerdeführers Stellung zu nehmen, wonach

1. EPSO sollte den Begriff „Produktionskoordinierung“nicht formalistisch angehen, sondern ihn vielmehr als eine Reihe von Aufgaben betrachten und prüfen, ob die Bewerber über die erforderliche Berufserfahrung in diesem Bereich verfügen;

2. Der in der Erklärung des Beschwerdeführers über seine Berufserfahrung verwendete Ausdruck "nicht unmittelbar" hatte die Bedeutung, dass seine Erfahrung nur "im Namen" nicht relevant für "die Produktionskoordinierung im Rahmen des Korrekturlesens" war; und das

3. Wie sich aus seinem Antrag und den ihm beigefügten Unterlagen ergibt und auf der Grundlage von „Informationen, die die Schiedsrichter vorlegen könnten, wenn [EPSO] mit ihnen in Kontakt tritt“, war seine Erfahrung jedoch im Wesentlichen mit den in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens beschriebenen Aufgaben der Produktionskoordinierung verbunden.

Der Bürgerbeauftragte forderte ferner:

a) eine Kopie des ursprünglichen Schreibens, mit dem der Prüfungsausschuss den Beschwerdeführer über die Ablehnung seines Antrags unterrichtet hat;

b) eine Kopie des Antrags des Beschwerdeführers und der beigefügten Unterlagen, auf die im Schreiben des Prüfungsausschusses vom 1. Juli 2005 an den Beschwerdeführer Bezug genommen wird.

Antwort des EPSO

Als Antwort auf die weiteren Untersuchungen des Bürgerbeauftragten äußerte sich das EPSO wie folgt:

Gemäß den Artikeln 5 und 6 des Anhangs III des Statuts und der geltenden Rechtsprechung kann nur der Prüfungsausschuss für ein Auswahlverfahren über die Relevanz der Berufserfahrung eines Bewerbers entscheiden oder von ihm zusätzliche Unterlagen und Klarstellungen verlangen.

Der Prüfungsausschuss prüft die Berufserfahrung, die die Bewerber in den ihren Bewerbungsformularen beigefügten Unterlagen nachweisen müssen. Diese Nachweise müssen für die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens beschriebenen Funktionen relevant sein. Die Aufgabe der Kammer besteht dann darin, durch Prüfung der Belege zu prüfen, ob die Bewerber über die im Fachgebiet des Auswahlverfahrens erforderliche Berufserfahrung verfügen. In der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens, die sich auf die vorliegende Beschwerde bezieht, wurde ausdrücklich festgelegt, dass in den Nachweisen über die Berufserfahrung der Beginn und das Ende der Berufserfahrung sowie die genaue Art der ausgeführten Aufgaben klar angegeben sein müssen.

Auf der Grundlage dieses Grundsatzes und nach Prüfung der vom Bewerber mit seiner Bewerbung vorgelegten Belege kam der Prüfungsausschuss zu dem Schluss, dass er keine der in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens genannten Bedingungen erfüllte, nämlich drei Jahre Berufserfahrung in technischen und typografischen Produktionen von Veröffentlichungen.

EPSO verwies ausdrücklich auf fünf Belege, die der Beschwerdeführer mit seiner Bewerbung übermittelt hatte. Das EPSO weist ferner darauf hin, dass nur eines dieser Dokumente als Berufserfahrung der in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens geforderten Art berücksichtigt werden könne, nämlich eine Bescheinigung der zentralen Druckereien in Luxemburg, mit der bescheinigt werde, dass er vom 1. August 2003 bis zum 15. März 2004 siebeneinhalb Monate lang als Korrekturleser gearbeitet habe.

Der Kandidat gab in seinem Bewerbungsformular ohne Nachweis an, dass er ab dem 21. April 2004 als "Sekretär" im Europäischen Parlament tätig war. Da der Prüfungsausschuss in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens jedoch verlangte, dass die Bewerber zum 31. März 2004 über eine angemessene Berufserfahrung verfügten, konnte er keine nach diesem Zeitpunkt erworbene Berufserfahrung berücksichtigen.

Bei der Prüfung, ob die Bewerber die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens genannten Zulassungsvoraussetzungen erfüllen, kann der Prüfungsausschuss nur die Angaben in seinem Bewerbungsformular und die von ihnen zur Unterstützung ihrer Bewerbungen vorgelegten Nachweise berücksichtigen. Es obliegt den Bewerbern, diese Informationen und Unterlagen vorzulegen, insbesondere wenn sie in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens dazu aufgefordert wurden.

Das EPSO hat ferner klargestellt, dass nach Artikel 2 Absatz 2 des Anhangs III des Statuts von den Bewerbern zusätzliche Informationen oder Unterlagen verlangt werden können. Diese Bestimmung gibt dem Vorstand jedoch lediglich die Befugnis (Unterstreichung durch das EPSO), den Kandidaten um zusätzliche Informationen zu bitten, falls Zweifel an einem der vorgelegten Dokumente bestehen sollten.

Bei der Prüfung der Unterlagen, die der Beschwerdeführer seiner Bewerbung beifügte, konnte der Prüfungsausschuss nicht feststellen, dass der Bewerber über die erforderliche Berufserfahrung verfügte. Darüber hinaus führte die Aussage des Beschwerdeführers, dass seine Erfahrung "nicht direkt mit der Produktionskoordinierung in einem Korrekturlesen-Kontext zusammenhängt [...]", zu der eindeutigen Entscheidung des Prüfungsausschusses, dass seine Erfahrung nicht mit dem Bereich der Produktionskoordinierung zusammenhängt.

Der Beschwerdeführer wurde aufgefordert, zu der Antwort des EPSO Stellung zu nehmen, wenn er dies wünschte. Von ihm gingen keine Kommentare ein.

VORSCHLAG FÜR DIE FREUNDLICHE LÖSUNG DES BÜRGERS

Nach Berücksichtigung der Argumente der Parteien und der Akten gelangte der Bürgerbeauftragte nach einer mit Gründen versehenen Analyse der relevanten Fragen zu der vorläufigen Schlussfolgerung, dass der Prüfungsausschuss es zu Unrecht versäumt hatte, dem Beschwerdeführer angemessene, individualisierte Gründe für die Ablehnung seines Antrags vorzulegen. Darüber hinaus schien dieser Mangel im Rahmen der Untersuchung nicht behoben worden zu sein. Der Bürgerbeauftragte schlug dem EPSO daher eine einvernehmliche Lösung der Beschwerde vor. Insbesondere schlug die Bürgerbeauftragte vor, dass EPSO erwägen könne, angemessen zu erläutern, warum die vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen es dem Prüfungsausschuss nicht ermöglichten, zu dem Schluss zu gelangen, dass der Beschwerdeführer die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens geforderte Berufserfahrung erworben habe.

EPSO reagierte positiv auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten und legte Erläuterungen vor, die seiner Ansicht nach dem Vorschlag des Bürgerbeauftragten entsprachen. Die Antwort des EPSO wurde an den Beschwerdeführer weitergeleitet, der dazu keine Bemerkungen vorbrachte.

DER BESCHLUSS

1 Behauptung, das EPSO habe nicht zufriedenstellend erläutert, warum der Beschwerdeführer nicht über die erforderliche Berufserfahrung verfügte

1.1 Der Beschwerdeführer nahm am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/B/19/03 zur Erstellung einer Reserveliste für Verwaltungsassistenten (Maltesisch) im Bereich der Produktionskoordinierung teil. Mit Schreiben vom 23. Mai 2005 wies der Prüfungsausschuss des EPSO den Antrag des Beschwerdeführers mit der Begründung zurück, dass er „keinen Nachweis dafür erbracht [hat], dass er über Erfahrung verfügt, die den Anforderungen der Punkte A.II.2 und C.2 der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens entspricht“. Mit Schreiben vom 10. Juni 2005 an den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses des EPSO teilte der Beschwerdeführer seine Ablehnung der Bewertung des Ausschusses mit und vertrat die Auffassung, dass er tatsächlich über mehr als drei Jahre Erfahrung in Bezug auf die Aufgaben des Produktionskoordinators verfüge. Dem Beschwerdeführer zufolge lag dies daran, dass er mit Lieferanten zu tun hatte und im Einkauf, in der Logistik und in den Bereichen I.T./Press tätig war. Er ersuchte daher den Ausschuss, seine streitige Bewertung zu überdenken und ihn über das Ergebnis zu unterrichten. Mit Schreiben vom 1. Juli 2005 teilte der Vorsitzende des Prüfungsausschusses des EPSO dem Beschwerdeführer mit, dass der Prüfungsausschuss seinen Antrag erneut geprüft und seine Ablehnung bestätigt habe, da „[d]ie Unterlagen, die mit seinem Antrag d [id] vorgelegt wurden, es dem Prüfungsausschuss nicht ermöglichen, zu dem Schluss zu gelangen, dass die erforderliche Berufserfahrung in dem gewählten Bereich, der Produktionskoordination, erworben wurde“(Hervorhebung im Original).

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten machte der Beschwerdeführer geltend, dass das EPSO nicht zufriedenstellend erläutert habe, warum es der Ansicht sei, dass er nicht über die erforderliche Berufserfahrung verfüge. Nach Prüfung dieser Behauptung legte der Bürgerbeauftragte EPSO einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung der Beschwerde vor. Dieser Vorschlag stützte sich auf die nachstehenden Erwägungen (Ziffern 1.2 - 1.6).

1.2 Nach ständiger Rechtsprechung muss die in Artikel 190 EG-Vertrag vorgeschriebene Begründung dem streitigen Rechtsakt angemessen sein und die Überlegungen des Organs, das den fraglichen Rechtsakt erlassen hat, klar und eindeutig zum Ausdruck bringen. Dies sollte so erfolgen, dass die Betroffenen die Gründe für die Maßnahme erfahren und ihre Überprüfung erleichtern können. Die Begründungserfordernisse hängen von den Umständen des Einzelfalls ab, insbesondere vom Inhalt der fraglichen Maßnahme, von der Art der angeführten Gründe und vom Interesse, das die Adressaten der Maßnahme oder andere von ihr unmittelbar und individuell betroffene Parteien an Erläuterungen haben können (1).

Insbesondere muss die Entscheidung eines Prüfungsausschusses, einen Bewerber nicht zu einem Auswahlverfahren zuzulassen, die Bedingungen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens angeben, die nicht erfüllt sind. Betrifft das Auswahlverfahren eine große Zahl von Bewerbern, so kann sich der Prüfungsausschuss zunächst darauf beschränken, die Gründe für die Ablehnung zusammenfassend darzulegen und die Bewerber nur über die Kriterien und das Ergebnis der Auswahl zu unterrichten. Gleichwohl muss der Prüfungsausschuss den Bewerbern, die dies beantragen, anschließend eine individuelle Erklärung geben (2).

1.3 Im vorliegenden Fall teilte der Prüfungsausschuss dem Beschwerdeführer mit Schreiben vom 23. Mai 2005 mit, dass er seinem Antrag nicht stattgegeben habe, da er "keinen Nachweis erbracht habe, aus dem hervorgehe, dass er über Erfahrung verfüge, die den Anforderungen der Punkte A.II.2 und C.2 der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens entspreche. In diesen Punkten ist festgelegt, dass die Bewerberinnen und Bewerber bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist (31. März 2004) über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung verfügen müssen, die den unter Punkt A.I der Bekanntmachung des allgemeinen Auswahlverfahrens beschriebenen Aufgaben entspricht, seit sie das Diplom der Sekundarstufe II erworben haben, das sie für die Zulassung zum Auswahlverfahren qualifiziert." Mit Schreiben vom 10. Juni 2005 an den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses hat der Beschwerdeführer i) seine Ablehnung gegenüber der Bewertung des Prüfungsausschusses zum Ausdruck gebracht; ii) ist der Ansicht, dass er über mehr als drei Jahre Erfahrung in Bezug auf die Aufgaben des Produktionskoordinators verfüge, da er mit Lieferanten zu tun habe und in den Bereichen Einkauf, Logistik sowie I.T./Presse tätig sei; und iii) den Ausschuss aufzufordern, seine streitige Bewertung zu überdenken und ihn über das Ergebnis zu unterrichten. Dem Prüfungsausschuss hätte daher klar sein müssen, dass der Beschwerdeführer entweder die Zulassung zum Auswahlverfahren beantragte oder zumindest eine Entscheidung erwirkte, die eine hinreichend ausführliche und individuelle Begründung für seinen Ausschluss vom Auswahlverfahren enthielt, um die Stichhaltigkeit dieser Entscheidung überprüfen zu können. Bei der Bestätigung seiner ursprünglichen Bewertung musste der Prüfungsausschuss daher klar und hinreichend detailliert darlegen, warum der Beschwerdeführer zu Unrecht davon ausging, dass er die Anforderungen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens in Bezug auf die Berufserfahrung erfüllte.

1.4 Nichtsdestotrotz hat der Prüfungsausschuss dies versäumt. Mit Schreiben vom 1. Juli 2005 bestätigte der Prüfungsausschuss seine Entscheidung, den Beschwerdeführer nicht zur nächsten Phase des Auswahlverfahrens zuzulassen, und erklärte, dass die mit Ihrer Bewerbung vorgelegten Unterlagen es dem Prüfungsausschuss nicht ermöglichen, zu dem Schluss zu gelangen, dass die erforderliche Berufserfahrung auf dem gewählten Gebiet, d. h. die Koordinierung der Produktion, erworben wurde. Daher wiederholte der Prüfungsausschuss im Wesentlichen nur die in seinem vorherigen Schreiben vom 23. Mai 2005 zum Ausdruck gebrachte Schlussfolgerung, ohne zu erläutern, warum die vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen es ihm nicht ermöglichten, festzustellen, dass der Beschwerdeführer die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens geforderte Berufserfahrung in der Produktionskoordinierung erworben hatte. Unter diesen Umständen schien der Prüfungsausschuss es versäumt zu haben, dem Beschwerdeführer angemessene, individuelle Gründe für die Ablehnung seines Antrags zu nennen (3). Das war ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit.

1.5 Ferner ist zu prüfen, ob das EPSO im Rahmen dieser Untersuchung eine angemessene, individualisierte Begründung geliefert hat. EPSO hat erklärt, dass a) aus den Unterlagen zur Begründung des Antrags des Beschwerdeführers in keiner Weise hervorgehe, dass er über die erforderliche Erfahrung in Bezug auf die Produktionskoordinierung verfüge; und b) der Prüfungsausschuss kam zu dem Schluss, dass der Beschwerdeführer nicht über die erforderliche dreijährige Berufserfahrung in der technischen und typografischen Produktion von Veröffentlichungen verfügte und dass seine Erfahrung nicht mit dem Bereich der Produktionskoordinierung zusammenhing. Aus dem unter Punkt 3 genannten Grund können diese Erklärungen nicht als Abhilfe für das Versäumnis angesehen werden, angemessene, individualisierte Erklärungen für die Ablehnung des Antrags des Beschwerdeführers vorzulegen.

EPSO erklärte in seiner Stellungnahme zur Beschwerde auch, dass eines der vom Beschwerdeführer zur Stützung seiner Bewerbung vorgelegten Dokumente als besonders relevant angesehen werde, da es die Berufserfahrung des Beschwerdeführers bestimme. Bei dem Dokument handelte es sich um eine vom Beschwerdeführer unterzeichnete persönliche Erklärung, in der er erklärte:

"…Obwohl ich über Erfahrung mit der von Ihnen erwähnten Aufgabe verfüge, muss ich erwähnen, dass die Erfahrung, die ich habe, nicht direkt mit der Produktionskoordinierung in einem Korrekturlesen-Kontext zusammenhängt (da ich glaube, dass ein solcher Beruf in Malta nicht einmal existiert) …"

EPSO betonte, dass es sich bei diesem Dokument um eine ausdrückliche Erklärung handele, in der der Beschwerdeführer erklärt, ihm fehle es an Berufserfahrung im Bereich der Produktionskoordinierung. Der Prüfungsausschuss lehnte den Antrag des Beschwerdeführers unter Berücksichtigung der von ihm vorgelegten Belege, einschließlich der oben genannten persönlichen Erklärung, ab.

Aus dem oben genannten Dokument des Beschwerdeführers geht jedoch nicht hervor, dass er nicht über die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens geforderte Berufserfahrung verfügte oder dass es ihm an Berufserfahrung im Bereich der Produktionskoordinierung mangelte. In dem Dokument heißt es, dass der Beschwerdeführer über Berufserfahrung in der (in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens) genannten Aufgabe verfügte, seine Erfahrung jedoch nicht "in direktem Zusammenhang mit der Produktionskoordinierung in einem Korrekturlesen-Kontext"stand, ein Satz, der in dem Teil der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens über die erforderliche Berufserfahrung nicht zu finden ist (4). Insoweit ist auch darauf hinzuweisen, dass sich der Prüfungsausschuss, wie EPSO ausgeführt hat, nicht ausschließlich auf diese Erklärung des Beschwerdeführers gestützt hat, um seine Bewerbung abzulehnen, sondern auch auf seine Prüfung (gegen die Anforderungen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens) der anderen vom Beschwerdeführer im Zusammenhang mit seiner Berufserfahrung vorgelegten Unterlagen.

Wie bereits erwähnt, hat das EPSO jedoch nicht hinreichend konkret erläutert, warum diese anderen vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen es dem Prüfungsausschuss nicht ermöglichten, festzustellen, dass der Beschwerdeführer die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens geforderte Berufserfahrung in der Produktionskoordinierung erworben hatte.

1.6 Unter diesen Umständen kam der Bürgerbeauftragte vorläufig zu dem Schluss, dass der unter Ziffer 1.4 genannte Missstand in der Verwaltungstätigkeit im Rahmen seiner Untersuchung offenbar nicht behoben wurde. Er unterbreitete daher einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung, in dem er vorschlug, dass EPSO erwägen könne, angemessen zu erläutern, warum die vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen es dem Prüfungsausschuss nicht ermöglichten, zu dem Schluss zu gelangen, dass der Beschwerdeführer die in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens geforderte Berufserfahrung erworben habe.

1.7 Am 4. April 2007 antwortete das EPSO auf den freundlichen Vorschlag des Bürgerbeauftragten. EPSO wies darauf hin, dass es dem Bürgerbeauftragten in seiner Antwort vom 26. Juni 2006 eine Kopie aller vom Bewerber zum Zeitpunkt der Bewerbung vorgelegten Belege beigefügt habe, auf deren Grundlage der Ausschuss entschieden habe, dass er die Voraussetzungen für die Berufserfahrung nicht erfülle. Das einzige Belegdokument, das für die Zwecke des Auswahlverfahrens als einschlägige Berufserfahrung anerkannt werden konnte, war das Dokument der zentralen Druckereien in Luxemburg.

In Bezug auf die Erfahrung des Bewerbers im Unternehmen ETC Employment and Training Corporation (Malta) stellte das EPSO fest, dass eine Reihe beruflicher Tätigkeiten aufgeführt waren, die nicht mit der Art der in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens aufgeführten Funktionen zusammenhängen: "Fast-Food-Crew-Mitglied", "Schüler", "Geschäftsführer", "Klerk", "Einkaufsleiter" und "Buchhalter". In Bezug auf die Bescheinigung der maltesischen Normungsbehörde stellte das EPSO fest, dass der Bewerber als „Accounts Clerk“ beschäftigt war und nicht auf die Erstellung von Veröffentlichungen Bezug genommen wurde. Darüber hinaus merkte EPSO an, dass in der Bescheinigung des "Hôtel Milano Due" in Malta die Effizienz des Bewerbers erwähnt werde, ohne weitere Informationen über die Art seiner Funktionen zu geben. Dies galt auch für das Zertifikat der Firma "ESI limited" in Malta, in dem die Sorgfalt und die Arbeitsfähigkeit des Bewerbers erwähnt wurden, ohne weitere Angaben zur Art seiner Aufgaben zu machen.

Da der Großteil der Berufserfahrung des Beschwerdeführers für die Art der in der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens genannten Aufgaben nicht relevant war und die einzige einschlägige Berufserfahrung des Bewerbers siebeneinhalb Monate dauerte, konnte der Prüfungsausschuss Herrn A. daher nicht zum Auswahlverfahren zulassen.

Das EPSO betrachtete diese Erklärung als Erfüllung der Forderung des Bürgerbeauftragten nach einer einvernehmlichen Lösung.

Die Antwort des EPSO wurde dem Beschwerdeführer mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt. Der Bürgerbeauftragte hat offenbar keine solchen Bemerkungen erhalten.

1.8 Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass EPSO seinen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung akzeptiert und die darin vorgeschlagenen Erläuterungen vorgelegt hat. Darüber hinaus wurde die Angemessenheit dieser Erläuterungen vom Beschwerdeführer nicht bestritten, der zu der oben genannten Antwort von EPSO auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung keine Bemerkungen vorbrachte. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass EPSO als Reaktion auf seinen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung geeignete Maßnahmen ergriffen hat.

2 Schlussfolgerung

Nach der positiven Antwort von EPSO auf seinen entsprechenden Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass EPSO als Reaktion auf den Vorwurf des Beschwerdeführers geeignete Maßnahmen ergriffen hat. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Direktor des EPSO wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Siehe z. B. Rechtssache C-266/05 P, Sison gegen Rat (noch nicht in der amtlichen Sammlung veröffentlicht), Randnr. 80, unter Berufung auf Rechtssache C-367/95 P, Kommission gegen Sytraval und Brink's France, Slg. 1998, I-1719, Randnr. 63.

(2) Siehe Rechtssache T-55/91, Fascilla/Parlament, Slg. 1992, II-1757, Randnrn. 32, 33 und 35. Vgl. Rechtssache 225/87, Belardinelli gegen Gerichtshof [1989] 2353, Rn. 7.

(3) Vgl. z. B. Rechtssache T-55/91, Fascilla/Parlament, Slg. 1992, II-1757, Randnrn. 34-35.

(4) Punkt A.II.2 der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens EPSO/B/19/03 lautet: „Nach dem Abschluss der Sekundarstufe II und vor dem 31. März 2004 müssen die Bewerber eine mindestens dreijährige Berufserfahrung in dem gewählten Bereich erworben haben, der den in Abschnitt A Abschnitt I beschriebenen Aufgaben entspricht.“(Hervorhebung im Original)

Punkt A.I derselben Bekanntmachung des Auswahlverfahrens lautet:

"ZÖLLE

Feld 1: Produktionskoordination

Von den Produktionskoordinatoren wird erwartet, dass sie unter Aufsicht den Produktionsprozess von Veröffentlichungen in Papier- oder elektronischer Form auf der Grundlage eines von einem Autor bereitgestellten Manuskripts koordinieren. Hierbei handelt es sich um:

– Erstellung von Kostenvoranschlägen auf der Grundlage bestehender Verträge,
– Erstellung von Produktionsplänen in Bezug auf die vertraglichen Fristen,
– Koordinierung und Überwachung der administrativen und technischen Arbeiten im Zusammenhang mit der Erstellung von Veröffentlichungen,
– Erstellung von Veröffentlichungen in Bezug auf Zusammensetzung und Layout,
– Verbindung zwischen den Ursprungsabteilungen und den Korrektoren, um die Kohärenz sowohl innerhalb der einzelnen Dokumente als auch zwischen ihren verschiedenen Sprachfassungen zu gewährleisten,
– Überprüfung der Nachweise in allen Phasen,
– Vorlage des endgültigen Nachweises für die Erstellung und/oder Verbreitung,
– Koordinierung mit den Verbreitungsmaßnahmen,
– Durchführung der technischen Überprüfung der Rechnungen,
– Erstellung technischer Spezifikationen und Durchführung technischer Bewertungen von Ausschreibungen für Veröffentlichungen.“