# Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Beschwerde 1357/2004/ELB gegen die Europäische Kommission
- Autor: Europäischer Ombudsmann
- Datum: null
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/de/decision/de/2190)
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Straßburg, den 6. Juli 2005   

Sehr geehrter Herr T.,

Am 6. Mai 2004 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission über das Verfahren zur Bewertung der Ausschreibung und zur Vergabe von Aufträgen *für das Projekt EuropeAid/113676/D/SV/PL mit dem Titel „Phare-Technical assistance for JI* [(1)](#(1)){#Footnote1} *projects (PL0103.08)"* eingereicht.

Am 3. Juni 2004 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 17. August 2004 übermittelt. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 25. November 2004 übermittelt haben.

Am 23. Februar 2005 habe ich Ihnen schriftlich mitgeteilt, welche Fortschritte bei der Bearbeitung Ihrer Beschwerde erzielt wurden.

Am 29. März 2005 teilte ich der Kommission mit, dass ich ihre Akte einsehen müsse, und am 3. Mai 2005 führten meine Dienststellen die Nachprüfung durch.

Am 13. Mai 2005 habe ich Sie über die Nachprüfung informiert.

Am 31. März 2005 und am 19. Mai 2005 haben Sie mir schriftlich für die Informationen über den Stand Ihrer Beschwerde gedankt.

Sie haben sich an meine Dienststellen telefonisch gewandt, um Informationen über den Stand Ihrer Beschwerde zu den folgenden Terminen anzufordern: 14. Juli 2004, 3. Januar 2005 und 7. Juni 2005.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE
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Nach Ansicht des Beschwerdeführers lassen sich die relevanten Fakten und die Chronologie der Ereignisse wie folgt zusammenfassen:

Der Beschwerdeführer ist Geschäftsführer von Eurostrategies und war einer der drei Bieter, die am Ausschreibungsverfahren für ein Projekt mit dem Titel *„Phare-Technische Unterstützung für JI-Projekte (PL0103.08)"* (EuropeAid/113676/D/SV/PL) teilgenommen haben. Das Verfahren wurde am 30. Oktober 2003 vom öffentlichen Auftraggeber für das Phare-Programm für grenzübergreifende Zusammenarbeit in Polen eingeleitet. Das Projekt zielte darauf ab, dem polnischen Grenzschutz und der polnischen Polizei technische Hilfe zu leisten, um ein EU-Leistungsniveau bei der Kriminalitätsbekämpfung und beim Grenzmanagement sowie bei der Verwaltung der Einwanderungs- und Visumpolitik zu erreichen.

Am 22. Januar 2004 teilte der öffentliche Auftraggeber in Beantwortung des Schreibens des Beschwerdeführers vom 21. Januar 2004 mit, dass der Bewertungsausschuss seine Stellungnahme zu den eingereichten Angeboten abgegeben habe und dass der Bewertungsbericht am 8. Januar 2004 der Delegation der Europäischen Kommission in Warschau übermittelt worden sei.

Am 29. Januar 2004 teilte der öffentliche Auftraggeber dem Beschwerdeführer mit, dass das Verfahren auf Empfehlung der Delegation annulliert worden sei und dass mit Unternehmen, die Angebote eingereicht hätten, ein Verhandlungsverfahren durchgeführt werde. Der öffentliche Auftraggeber wies ferner darauf hin, dass die Hauptschwächen des Angebots des Beschwerdeführers die unbefriedigenden Profile von drei Sachverständigen (Aufgaben 3A und 3E) seien, und forderte den Beschwerdeführer auf, Profile für neue Sachverständige vor dem 3. Februar 2004 vorzulegen.

Am selben Tag teilte der Beschwerdeführer mit, dass sein Unternehmen am Verhandlungsverfahren teilnehmen werde, und beantragte eine Verlängerung der Frist für die Einreichung von Profilen für neue Sachverständige. Er wirft auch eine Reihe von Fragen zum Verfahren auf. Dieses Schreiben wurde der Delegation übermittelt.

Am 30. Januar 2004 erklärte sich der öffentliche Auftraggeber bereit, die Frist um sieben Tage zu verlängern.

Am 3. Februar 2004 teilte der Beschwerdeführer dem öffentlichen Auftraggeber mit, dass er beschlossen habe, die drei Sachverständigen aufrechtzuerhalten, und äußerte Bedenken hinsichtlich eines fairen Wettbewerbs.

Am 6. Februar 2004 antwortete die Delegation auf das Schreiben des Beschwerdeführers vom 29. Januar 2004.

Am 9. Februar 2004 bestätigte der Beschwerdeführer, dass er die drei Sachverständigen beibehalte.

Am 11. Februar 2004 richtete der Beschwerdeführer ein Schreiben an den öffentlichen Auftraggeber, in dem er um eine Neubewertung seines ursprünglichen Vorbringens ersuchte. Dieses Schreiben wurde der Delegation und dem Generaldirektor von EuropeAid in Kopie übermittelt.

Am 13. Februar 2004 teilte die Delegation dem Beschwerdeführer mit, dass es keine Grundlage für eine Neubewertung gebe, da das Verfahren annulliert worden sei.

Am selben Tag antwortete der Beschwerdeführer der Delegation, da nicht alle seine Fragen beantwortet worden seien. Er erklärte, er wisse, dass das Angebot seines Unternehmens vom Bewertungsausschuss empfohlen worden sei. Er kopierte sein Schreiben an den Generaldirektor von EuropeAid und beantragte seinen Beitrag und die Organisation einer Sitzung.

Am 24. Februar 2004 wandte sich der Beschwerdeführer schriftlich an den öffentlichen Auftraggeber und bat um weitere Informationen über die unbefriedigenden Profile der Sachverständigen und über das Ergebnis des Verhandlungsverfahrens.

Am selben Tag wurde die Annullierung des Verfahrens in der Beilage zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.

Am 25. Februar 2004 antwortete der öffentliche Auftraggeber dem Beschwerdeführer, dass ihm alle verfügbaren Informationen über Sachverständige zur Verfügung gestellt worden seien und dass die ursprüngliche Bewertung geändert worden sei, dass der Bericht über das Verhandlungsverfahren von der Delegation gebilligt worden sei, dass aber kein Vertrag unterzeichnet worden sei, weil die Ausführungsfrist im Vertrag falsch berechnet worden sei.

Am 26. Februar 2004 beantragte der Beschwerdeführer bei der Generaldirektion Erweiterung eine Antwort auf die in seinem früheren Schriftwechsel aufgeworfenen Fragen.

Am 8. März 2004 antwortete die Generaldirektion Erweiterung dem Beschwerdeführer.

Am 13. März 2004 ersuchte der Beschwerdeführer die Generaldirektion Erweiterung um weitere Erläuterungen.

Am 25. März 2004 antwortete die Generaldirektion Erweiterung dem Beschwerdeführer und bot ihm an, eine Sitzung zu organisieren.

Am 2. April 2004 fand ein Treffen zwischen dem Beschwerdeführer und der Generaldirektion Erweiterung statt.

Auf der Grundlage der vorstehenden Fakten und der Chronologie macht der Beschwerdeführer geltend, dass die Delegation der Kommission in Warschau ihre Befugnisse missbraucht habe, indem sie die Schlussfolgerungen des Bewertungsausschusses und die Empfehlungen des öffentlichen Auftraggebers zur Vergabe dieses Auftrags zurückgewiesen habe.

Der Beschwerdeführer weist darauf hin, dass nach dem Praktischen Leitfaden der Kommission für aus dem Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaft finanzierte Vergabeverfahren im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich (im Folgenden „Praxisleitfaden") die Angebote von einem Bewertungsausschuss bewertet werden, dessen Schlussfolgerungen, sofern sie vom öffentlichen Auftraggeber gebilligt werden, der Delegation der Kommission zur Genehmigung vorgelegt werden. Der öffentliche Auftraggeber hatte dem Beschwerdeführer die Vergabe des Auftrags empfohlen. Die Delegation kam jedoch zu dem Schluss, dass kein Angebot technisch konform war.

Um die Empfehlung aus technischen Gründen abzulehnen, müsse die Delegation eine zweite Bewertung des Inhalts der ursprünglichen Angebote vornehmen, während die Genehmigungsfunktion nur für die Überprüfung der formalen, präsentationsbezogenen und administrativen Aspekte der Angebote gelten könne. Der Beschwerdeführer äußert die Hoffnung, dass die Kommission im Praktischen Leitfaden ihre Aufgabe, die Schlussfolgerungen eines Bewertungsausschusses für die Ausschreibung und die Empfehlung des öffentlichen Auftraggebers zu billigen, besser definieren wird.

Die Delegation lehnte drei Sachverständige des Beschwerdeführers wegen ihres unbefriedigenden Profils ab, was nach Ansicht des Beschwerdeführers beweist, dass der Delegation die technischen Fähigkeiten zur Neubewertung der Angebote fehlten.

Die Delegation verhängte auch eine übermäßige und unnötige Verzögerung im Bewertungsprozess. Es dauerte fast drei Wochen, um die Schlussfolgerungen des Bewertungsausschusses abzulehnen und dem öffentlichen Auftraggeber zu empfehlen, ein Verhandlungsverfahren einzuleiten, obwohl er sich des engen Zeitplans für das Projekt bewusst war. Nach Ansicht des Beschwerdeführers beschränkte dieser enge Zeitplan die Maßnahmen des öffentlichen Auftraggebers, der nur wenig andere Möglichkeiten hatte, als den Empfehlungen der Delegation zu folgen.

Der Beschwerdeführer macht ferner geltend, dass das in diesem Fall angewandte Verhandlungsverfahren nicht den Anforderungen des Praktischen Leitfadens entspreche. Gemäß dem Praktischen Leitfaden kann ein Verhandlungsverfahren angewandt werden, wenn sich keines der eingereichten Angebote qualitativ und/oder finanziell lohnt. Im vorliegenden Fall kam die Delegation zu dem Schluss, dass keines der Angebote technisch mit der Leistungsbeschreibung für das Projekt übereinstimmte.

Die Delegation weigerte sich, dem Beschwerdeführer Informationen über die ordnungsgemäße Teilnahme am Verhandlungsverfahren zu erteilen. Er wurde gebeten, drei Experten aufgrund ihrer unbefriedigenden Profile zu ersetzen, aber es wurden keine weiteren Informationen gegeben. Nach Ansicht des Beschwerdeführers haben die drei Bieter möglicherweise nicht die gleichen Chancen, ihre Angebote zu verbessern. Das Unternehmen des Beschwerdeführers erhielt die Möglichkeit, drei Sachverständige im Wert von maximal 22 Punkten von insgesamt 100 Punkten zu ersetzen. Wenn anderen Bietern die Möglichkeit geboten wurde, Experten für mehr als 22 Punkte zu ersetzen, wurde der Grundsatz des fairen Wettbewerbs nicht eingehalten.

Darüber hinaus erhielten die Bieter nur zwei Tage Zeit, um ihr Angebot zu überprüfen. Auf Antrag des Beschwerdeführers wurde die Frist verlängert. Der Beschwerdeführer hatte keine andere Wahl, als sein ursprüngliches Angebot aufrechtzuerhalten.

Das Verhandlungsverfahren führte zur Vergabe des Projekts an einen anderen Bieter. Die Delegation teilte dem öffentlichen Auftraggeber jedoch mit, dass mit diesem Bieter kein Vertrag unterzeichnet werde, da er den Zeitraum für die Durchführung des Projekts falsch berechnet habe. Nach Ansicht des Beschwerdeführers hätte dieser Bieter während des ersten Bewertungsverfahrens oder während der internen technischen Bewertung der Delegation ausgeschlossen werden müssen. Die Delegation ist der Inkompetenz schuldig. Eine weitere Erklärung für die endgültige Entscheidung der Delegation könnte nach Ansicht des Beschwerdeführers das Fax sein, das er der Delegation mit dem Hinweis übermittelte, dass er den Generaldirektor von EuropeAid um Intervention gebeten habe.

Das gesamte Verfahren führte zu einem Schaden für den Beschwerdeführer. Er verlangt eine Entschädigung für: Verdienstausfall durch Eurostrategies und die Sachverständigen; die Kosten für die Erstellung des ursprünglichen Angebots und die Einreichung einer Beschwerde beim Bürgerbeauftragten; und entgangenen Gewinn.

Zusammenfassend behauptet der Beschwerdeführer, dass die Delegation der Kommission in Warschau ihre Befugnisse missbraucht habe, als sie die Schlussfolgerungen des Bewertungsausschusses und die Empfehlungen des öffentlichen Auftraggebers für die Vergabe eines Projekts mit der Bezeichnung *„Technische Hilfe für JI-Projekte (PL0103.08)"* (EuropeAid/113676/D/SV/PL) zurückgewiesen und außerdem eine übermäßige und unnötige Verzögerung im Bewertungsprozess verursacht habe. Er macht ferner geltend, dass die Delegation der Kommission die Leitlinien der Kommission für Vergabeverfahren im Hinblick auf die Einleitung eines Verhandlungsverfahrens für die Vergabe des Projekts nicht eingehalten habe.

Der Beschwerdeführer verlangt eine Entschädigung in Höhe von 555 000 EUR.

DIE ANFRAGE
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**Stellungnahme der Europäischen Kommission**   

Die Stellungnahme der Europäischen Kommission lässt sich wie folgt zusammenfassen:
> **++Chronologie des Vergabeverfahrens++**   

Für das Phare-Projekt 2001 wurden Mittel in Höhe von 1 800 000 EUR bereitgestellt, und die Frist für die Auftragsvergabe endete am 15. Dezember 2003. Auf Ersuchen der polnischen Behörden verlängerte die Kommission diese Frist für die Auftragsvergabe bis zum 15. Februar 2004. Diese Verlängerung war ausnahmsweise und die Frist konnte nicht weiter verlängert werden.

Nach einer langen Vorbereitung der Leistungsbeschreibung wurde die Ausschreibungsbekanntmachung schließlich am 21. August 2003 im Internet veröffentlicht, wobei die Frist für die Einreichung von Bewerbungen für die Auswahlliste am 22. September 2003 endete. Am 30. Oktober 2003 genehmigte die Delegation förmlich den vom öffentlichen Auftraggeber vorgelegten Bericht über die Auswahlliste, und die Ausschreibung „Technische *Hilfe für JI-Projekte (PL0103.08)"* wurde am 31. Oktober 2003 veröffentlicht.

Drei Unternehmen legten Angebote vor und wurden bewertet, aber eines erreichte bei der technischen Bewertung nicht den Schwellenwert von 80 %. Am 7. Januar 2004 schlug der öffentliche Auftraggeber die Vergabe des Auftrags an das Unternehmen des Beschwerdeführers vor, das einer der beiden verbleibenden Bieter war.

Am 13. Januar 2004 lehnte die Delegation den vom öffentlichen Auftraggeber erstellten Bewertungsbericht ab. Am 15. Januar 2004 erhielt sie den überarbeiteten Bewertungsbericht, analysierte eingehend die Argumente des Bewertungsausschusses und beider Angebote und kam zu dem Schluss, dass keines der beiden Angebote die Anforderungen der Ausschreibungsunterlagen (insbesondere in Bezug auf die Erfahrung der Sachverständigen) erfüllte. Die Bemerkungen der Delegation sind in einem internen Aktenvermerk vom 27. Januar 2004 enthalten. Am selben Tag übermittelte die Delegation dem öffentlichen Auftraggeber ein Schreiben mit ihren zusammenfassenden Feststellungen.

Infolgedessen hat der öffentliche Auftraggeber das Angebot annulliert. Um das Projekt zu retten und da nur noch zwei Wochen vor Ablauf der Frist für die Auftragsvergabe verbleiben, schlägt die Delegation vor, mit allen drei Unternehmen, die an der Ausschreibung teilgenommen hatten, ein Verhandlungsverfahren einzuleiten und sie aufzufordern, andere Sachverständige, die die Anforderungen besser erfüllten, vorzustellen.

Der öffentliche Auftraggeber hat der Delegation am 10. Februar 2004, vier Tage vor Ablauf der Frist für die Auftragsvergabe, einen ausführlichen Verhandlungsbericht vorgelegt. Ein Unternehmen lag immer noch unter der 80 %-Schwelle, aber der Auftrag zwischen dem dritten Unternehmen und dem Unternehmen des Beschwerdeführers wurde rückgängig gemacht, und es wurde vorgeschlagen, den Auftrag an das dritte Unternehmen zu vergeben. Die Delegation lehnte es jedoch ab, einen Vertrag zu billigen, der intern inkohärent war und eilig ausgehandelt wurde. folglich hat der öffentliche Auftraggeber das gesamte Verfahren annulliert, und die Mittel blieben ungenutzt.
> **++Stellungnahme der Kommission zu den Argumenten des Beschwerdeführers ++Ermessensmissbrauch++++**   
> *In Bezug auf seine Aufgaben als die Institution, die Phare-Projekte finanziert*   

Die Kommission ist verpflichtet, die Vergabeentscheidungen der öffentlichen Auftraggeber in den Empfängerländern von Phare-Mitteln zu überprüfen, bevor sie ihre Zustimmung zur Finanzierung von Verträgen erteilt.

Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 des Rates über die Koordinierung der Hilfe für die Bewerberländer im Rahmen der Heranführungsstrategie bedürfen die Projektauswahl, die Ausschreibung und die Auftragsvergabe durch die Bewerberländer der vorherigen Genehmigung durch die Kommission. Ebenso ist in der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften festgelegt, dass die Durchführung von Maßnahmen durch begünstigte Drittländer der Kontrolle durch die Kommission unterliegt und dass diese Kontrolle entweder durch vorherige Genehmigung, durch Ex-post-Kontrollen oder im kombinierten Verfahren durchgeführt wird.

Die Phare-Hilfe wird im Rahmen des sogenannten dezentralen Durchführungssystems durchgeführt, in dem die Zuständigkeiten der Behörden der begünstigten Länder einerseits und der Kommission andererseits festgelegt sind. Das System bildet den operativen Rahmen, in dem die Kommission ihren Verpflichtungen zur Ex-ante-Kontrolle und -Genehmigung nachkommt. In der Praxis werden diese Aufgaben von den Delegationen der Kommission in den Empfängerländern wahrgenommen. Während die Projektauswahl, die Ausschreibung und die Auftragsvergabe durch die beitrittswilligen Länder der Ex-ante-Genehmigung durch die Kommission unterliegen, damit die Aufträge in den Genuss der Phare-Finanzierung kommen, ist die Kommission in keiner Weise verpflichtet, die Projektauswahl mechanisch zu genehmigen, sei es im Hinblick auf die Ausschreibung oder die Auftragsvergabe.
> *Zum Standpunkt der Delegation zu diesem Dossier*   

Am 13. Januar 2004 lehnte die Delegation den ersten Bewertungsbericht des öffentlichen Auftraggebers ab, da er keine Informationen enthielt, die die technische Bewertung der drei Bieter rechtfertigten. Sie entsprach daher nicht der folgenden Anforderung des Praktischen Leitfadens: *„Der Sekretär muss dann im Rahmen des Bewertungsberichts eine Zusammenfassung der Bemerkungen der Ausschussmitglieder zusammenstellen."* Es sei daran erinnert, dass der Bewertungsbericht die Rechtsgrundlage für die Vergabeentscheidung bildet und daher vollständig und genau sein muss, um im Falle einer Beschwerde nützlich zu sein. Da einer der drei Bieter abgelehnt worden sei, seien auch die Gründe für diese Ablehnung genannt worden. Die Behörde wurde aufgefordert, *„Informationen darüber aufzunehmen, aus welchen Gründen ein Unternehmen ausgeschlossen wurde, was die Schwächen und Stärken der anderen Unternehmen waren, um aus dem Bericht Einzelheiten darüber zu erfahren, wie die Bewertung durchgeführt wurde und wie der Ausschuss zu den tatsächlichen Ergebnissen gelangt ist".*

Die Delegation ist uneingeschränkt befugt, Schlussfolgerungen eines Bewertungsausschusses auf der Grundlage des Praktischen Leitfadens abzulehnen: *"Wenn die Europäische Kommission die Empfehlung des Bewertungsausschusses und des öffentlichen Auftraggebers nicht annimmt, muss sie dem öffentlichen Auftraggeber schriftlich die Gründe für ihre Entscheidung mitteilen. Die Europäische Kommission kann auch vorschlagen, wie der öffentliche Auftraggeber vorzugehen hat, und die Bedingungen festlegen, unter denen die Behörde einen vorgeschlagenen Auftrag auf der Grundlage des Ausschreibungsverfahrens billigen* kann."

Das Argument des Beschwerdeführers in Bezug auf die beiden polnischen Sachverständigen wird nicht durch ihre Qualifikationen und Erfahrungen bestätigt. Tatsächlich hatten drei Experten im Vergleich zum Mandat ein unbefriedigendes Profil. Der Schlüsselexperte für die Datenflussmodellierung verfügte nicht über klare einschlägige Erfahrungen: In seinem Lebenslauf gab er nicht an, wann er anfing, mit der Datenflussmodellierung zu arbeiten, und wie umfangreich seine Erfahrung in diesem Bereich war. Der Schlüsselexperte für die Position des Teamleiters in der Risikoanalysestudie für die Ostgrenze hatte nicht das in der Leistungsbeschreibung geforderte Profil eines internationalen Experten. Abgesehen davon verfügte der vorgeschlagene Sachverständige über einen militärischen Hintergrund, und obwohl er möglicherweise über die technischen Kenntnisse verfügte, zeigte sein Lebenslauf sicherlich nicht den erforderlichen Bildungshintergrund oder die erforderliche Berufserfahrung bei der Verwaltung von Großprojekten oder Phare-Projekten. Der dritte Sachverständige, der dem Mandat nicht entsprach, war der Schlüsselexperte auf dem Gebiet der Risikoanalyse, der weder das Erfordernis internationaler Erfahrung noch das Erfordernis erfüllte, Erfahrung in der Arbeit des Grenzschutzes eines EU-Mitglieds- oder Kandidatenstaates von mindestens zehn Jahren, zumindest nicht in einem relevanten Sinne, zu haben, da seine Erfahrung 1990 endete. Er war über 20 Jahre lang und während der kommunistischen Zeit Leiter des polnischen Spionageabwehrdienstes. Damals hatte das Grenzmanagement eine ganz andere Bedeutung als heute. Die Anforderung, einen internationalen Experten zu haben, sollte ein größeres Fachwissen gewährleisten, als es in Polen zu finden ist.

Aus diesen Gründen ist die Kommission der Auffassung, dass die Delegation zu Recht nicht mit dem Vorschlag des ursprünglichen Bewertungsberichts einverstanden war.
> ++Übermäßige Verzögerungen durch die Delegation++   

Der öffentliche Auftraggeber übermittelte der Delegation den Bewertungsbericht mit Schreiben vom 7. Januar 2004. Am 13. Januar 2004 wurde das Ablehnungsschreiben versandt. Am 15. Januar 2004 übermittelte der öffentliche Auftraggeber den überarbeiteten Bewertungsbericht, der von den Task Managern sorgfältig analysiert wurde, die zu dem Schluss kamen, dass keiner der Bieter ein konformes Angebot vorgelegt hatte. Auf der Grundlage des internen Aktenvermerks vom 27. Januar 2004 richtete die Delegation am selben Tag ein Schreiben an den öffentlichen Auftraggeber. Dieses Schreiben enthielt eine Zusammenfassung der Feststellungen der Delegation, lehnte den überarbeiteten Bewertungsbericht ab und empfahl dem öffentlichen Auftraggeber, *„das Verfahren (...) zu annullieren, alle drei Unternehmen, die ein Angebot eingereicht haben, zu kontaktieren und ein Verhandlungsverfahren durchzuführen".* Bevor das Personal der Delegation zu dieser Schlussfolgerung gelangte, musste es die Angebote und insbesondere die Lebensläufe der vorgeschlagenen Sachverständigen mit den Anforderungen der Leistungsbeschreibung vergleichen. Dies erforderte sieben Arbeitstage im Vergleich zu den sechs Tagen, die der Bewertungsausschuss für die Abgabe einer Empfehlung benötigte.
> ++Abwicklung der Verhandlungen mit den Bietern++   

Die Kommission findet keine Anhaltspunkte, auf deren Grundlage der Schluss gezogen werden könnte, dass das fragliche Verhandlungsverfahren nicht mit den Grundsätzen der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung im Einklang stand. Die Delegation verfolgte einen proaktiven Ansatz in Bezug auf diesen Vertrag. Da keines der Angebote konform war, hätte es den Bericht einfach ablehnen und keine andere Lösung vorschlagen können. Der öffentliche Auftraggeber beschloss zu Beginn des Verhandlungsverfahrens, allen drei Unternehmen die Möglichkeit zu geben, die Sachverständigen zu ersetzen, die als nicht im Einklang mit dem Mandat stehend eingestuft wurden. Da es im Ermessen des öffentlichen Auftraggebers liegt, festzulegen, wie das Verhandlungsverfahren durchzuführen ist, ist die Behauptung, die Delegation habe die Leitlinien der Kommission nicht eingehalten, nicht anwendbar. Der öffentliche Auftraggeber gab allen Bietern Gelegenheit, andere Sachverständige vorzustellen, die die Anforderungen der Ausschreibungsunterlagen besser erfüllten. Der Beschwerdeführer war das einzige Unternehmen, das kein geändertes Expertenteam einreichte. Die anderen beiden Unternehmen taten es. Infolgedessen wurden die technischen Bewertungen der beiden anderen Unternehmen leicht erhöht, während der Beschwerdeführer sein ursprüngliches Scoring beibehielt. Ein Unternehmen lag immer noch unter der 80 %-Schwelle, aber der Auftrag zwischen dem dritten Unternehmen und dem Unternehmen des Beschwerdeführers wurde rückgängig gemacht, und es wurde vorgeschlagen, den Auftrag an das dritte Unternehmen zu vergeben.

Die Delegation billigte den Verhandlungsbericht mit Schreiben vom 12. Februar 2004, teilte dem öffentlichen Auftraggeber jedoch mit, dass es *„nicht möglich \[ist\], den Vertrag zu billigen, da er eine Ausführungsfrist vorsah und die im Angebot enthaltenen Informationen auf der Grundlage von 11 Monaten berechnet wurden. Da der Beginn frühestens am 15. Februar liegen sollte und die Auszahlungsfrist am 15. Dezember endete, musste der Vertrag geändert werden, und \[das dritte Unternehmen\] musste ein überarbeitetes Angebot vorlegen, um den Zeitraum für die Umsetzung und auch ihre Kostenberechnung zu verkürzen, wenn sich die Zeitverkürzung auswirkt."* Der überarbeitete Vertrag (Dauer von 8,5 Monaten) wurde von der Delegation jedoch nicht akzeptiert, da der Preis nur um 18 000 EUR gesenkt wurde und das Unternehmen seinen Arbeitsplan nicht geändert hatte. Nachdem sich die Delegation geweigert hatte, einen Vertrag zu billigen, der intern inkohärent war und eilig ausgehandelt wurde, annullierte der öffentliche Auftraggeber das gesamte Verfahren, und die Mittel blieben ungenutzt.
> **++Schlussfolgerung++**   

Die Kommission hat im Rahmen des Ex-ante-Systems zu prüfen, ob die Bedingungen für die Finanzierung eines Projekts aus Gemeinschaftsmitteln erfüllt sind. Die Initiative zur Einleitung eines Projekts und die Verwaltung des Ausschreibungsverfahrens bleiben die Vorrechte der polnischen Behörden. In diesem speziellen Fall war die Zeit nach der Auftragsvergabe zu kurz, um die Ziele dieses ehrgeizigen, komplexen und wichtigen Projekts zu erreichen. Bei beschränkten Angeboten wie dem in Rede stehenden wird empfohlen, sechs Monate für die Ausschreibung und Auftragsvergabe vorzubehalten. Ohne die außerordentliche Verlängerung um zwei Monate der Frist für die Auftragsvergabe wäre dieses Projekt nicht eingeleitet worden, und selbst mit der Verlängerung blieb die Auftragsvergabe in Gefahr. Letztlich führte dies zum Zusammenbruch des Projekts, da der vorgeschlagene erfolgreiche Bieter nach dem Verhandlungsverfahren seinen Vorschlag nicht neu formulieren konnte, um ihn in den verbleibenden Umsetzungszeitrahmen zu integrieren.

Die vom Beschwerdeführer vorgebrachten Argumente zeigen, dass ihm ein klares Verständnis der Verantwortlichkeiten und der Interaktionen zwischen den Hauptakteuren in einem dezentralen Umsetzungssystem fehlt. Die Delegation folgte den Anweisungen. Bei der Wahrnehmung ihrer Ex-ante-Kontrollfunktion hat sie gebührend darauf geachtet, dass ein Auftragnehmer ausgewählt werden muss, der in der Lage ist, dieses Projekt durchzuführen, wobei die Anforderungen der vom Begünstigten erstellten Ausschreibungsunterlagen zu berücksichtigen sind. Sie kommunizierte mit dem öffentlichen Auftraggeber, wie in den Verfahren vorgesehen, und mit dem Beschwerdeführer, um die Situation zu erläutern. Dasselbe taten die Kommissionsdienststellen in Brüssel am 8. und 25. März 2004.

Das gesamte Ausschreibungsverfahren wurde annulliert, so dass der Beschwerdeführer nicht ungünstiger behandelt wurde als die anderen Bieter. Auf dieser Grundlage kann sie keine Entschädigung für Verdienstausfälle verlangen. Darüber hinaus sieht Paragraf 10 der Standardanweisung für Bieter, die die Beschwerdeführerin akzeptiert hat, da sie Teil ihres Angebots ist, vor, dass Bieter keine Entschädigung für die Kosten der Angebotserstellung verlangen können. Vor diesem Hintergrund und in Anbetracht der Tatsache, dass die Kosten für die Erstellung eines Angebots dieser Größe auf 10 000 bis 20 000 EUR geschätzt werden können, ist die Forderung des Beschwerdeführers als ungerechtfertigt anzusehen.

Der Beschwerdeführer hatte offenbar Zugang zu Informationen im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren, die normalerweise streng vertraulich behandelt werden sollten, bis er offiziell über das Ergebnis des Verfahrens gemäß dem Praktischen Leitfaden informiert wird. Am 13. Februar 2004 konnte der Beschwerdeführer an die Delegation schreiben: *„Um ehrlich zu sein, wir wissen, dass \[unser\] Angebot dasjenige war, das dem Bewertungsausschuss zur Genehmigung empfohlen wurde. Aufgrund der zeitlichen Zwänge, die wir alle bedauern, hat uns der öffentliche Auftraggeber informell mitgeteilt, dass wir mit der Unterrichtung unserer Experten beginnen sollten, damit sie sich auf eine große Projektaufgabe vorbereiten können, die am 19. Januar 2004 beginnen sollte und die nicht verschoben werden konnte.* Auf der Grundlage dieser Erklärung kann der Schluss gezogen werden, dass der Beschwerdeführer am 7. Januar 2004 oder kurz danach über die Schlussfolgerungen des Bewertungsausschusses unterrichtet wurde.

Ferner wird auf das Schreiben des Beschwerdeführers vom 21. Januar 2004 an den öffentlichen Auftraggeber verwiesen, in dem dieser erklärt: *„Im Falle des Zuschlags ist Eurostrategies selbstverständlich bereit, dieses Projekt unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung auf den Weg zu bringen. In der Zwischenzeit stehen wir Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung, die Sie und Ihre Kollegen möglicherweise benötigen, um Ihre Entscheidung zu beschleunigen.* Es sei daran erinnert, dass der Beschwerdeführer erst am 29. Januar 2004 offiziell über die Annullierung des Ausschreibungsverfahrens unterrichtet wurde. Diese Verletzung der Vertraulichkeit durch den öffentlichen Auftraggeber veranlasste dieses Unternehmen zu der Annahme, dass es den Zuschlag erhalten würde. Die Kommission kann keine Verantwortung für die Folgen übernehmen, die sich aus einer solchen Verletzung der Vertraulichkeit ergeben. Der Beschwerdeführer kannte das in den Ausschreibungsunterlagen beschriebene Verfahren, und wenn er daher mit der Vorbereitung des Projekts begann, tat er dies auf eigenes Risiko.
**Stellungnahme des Beschwerdeführers**   

In seiner Stellungnahme hält der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest und bringt zusammenfassend folgende Punkte vor:
> ++Qualifikationen der vorgeschlagenen Sachverständigen++   

Nach Ansicht des Beschwerdeführers geht die Stellungnahme der Kommission schließlich auf die spezifischen Gründe ein, aus denen die Delegation die drei Sachverständigen ablehnte, die genannten Gründe sind jedoch weitgehend falsch.

Der als Teamleiter gewählte Experte war ein Pole, der den Vorgaben entsprach. Zu seinen Bildungsabschlüssen gehörten ein Master-Abschluss und ein PhD der Polnischen Militärischen Technischen Universität in den Bereichen elektronische und optoelektronische Überwachungssysteme. Im Jahr 2000 erhielt er eine Goldmedaille des Eureka-Programms und nahm an vier von der EU finanzierten Phare-Projekten teil.

Gleiches gilt für den Schlüsselexperten für die Risikoanalyse, auch einen Pole. Er hatte internationale Erfahrung. Entgegen den Ausführungen der Kommission endete seine Erfahrung 1990 nicht. Sein Lebenslauf zeigt seine Berufserfahrung nach 1990: Stellvertretender Chef des Nationalen Krisenkomitees Polens, Leiter des Amtes für Staatsschutz, unabhängiger Berater für den Banken-, Verteidigungs- und Telekommunikationssektor. Einige Informationen sind nicht enthalten, da er an geheimen Operationen teilgenommen hat. Er ist ein führender internationaler Experte im Kampf gegen den Terrorismus.

Die Qualifikationen des dritten Sachverständigen entsprachen den Anforderungen der Leistungsbeschreibung.
> ++Verfahren++   

Der Beschwerdeführer fragt sich, wer die in der Stellungnahme der Kommission genannten Task-Manager der Delegation sind, die die Neubewertung durchgeführt haben, was ihre spezifischen sektoralen Fähigkeiten und ihr Fachwissen sind, die es ihnen ermöglicht haben, eine Sachverständigengruppe außer Kraft zu setzen, und warum sie der Ansicht sind, dass sie die Ergebnisse des Bewertungsausschusses abfragen müssen. Der Beschwerdeführer geht davon aus, dass ein Vertreter der Delegation als Beobachter an den Sitzungen des Bewertungsausschusses teilgenommen hat. Die Delegation hat fast doppelt so lange gebraucht wie die ursprüngliche Bewertung durch die Sachverständigengruppe. Die von der Delegation verursachte Gesamtverzögerung betrug drei Arbeitswochen.
> ++Fairer Wettbewerb++   

Die Kommission äußert sich nicht zu den Bedenken des Beschwerdeführers, dass das für das Verhandlungsverfahren gewählte Verfahren andere Bieter gegenüber dem Beschwerdeführer begünstige.
> ++Entschädigung++   

Der Entschädigungsanspruch hängt nicht mit der Vorbereitung des Projekts zusammen, sondern mit den Kosten, die entstehen, wenn ein 30-köpfiges Expertenteam während der Bewertung und Vergabe des Auftrags bereitgehalten wird.

Der Beschwerdeführer gibt an, dass sein Unternehmen von der Auswahlliste für ein Projekt zur Unterstützung des integrierten Grenzmanagements in Montenegro ausgeschlossen wurde, da der Antrag auf Vorqualifizierung nicht genügend Verweise auf ähnliche Projekte enthielt, die vom Beschwerdeführer durchgeführt wurden. Hätte der Beschwerdeführer den polnischen Auftrag erhalten, hätte er sich für dieses andere Projekt präqualifizieren können.
> ++Weitere Missstände in der Verwaltungstätigkeit++   

In den abschließenden Vertragsverhandlungen wurde der Bieter aufgefordert, den Preis zu senken, aber nicht ausreichend, um der Kommission zu gefallen, die das Projekt abgebrochen hatte. Diese Klarstellung offenbart einen weiteren Missstand in der Verwaltungstätigkeit. Eine Verkürzung der Vertragslaufzeit und des Budgets stellt eine wesentliche Änderung der Leistungsbeschreibung eines Projekts dar. Das vorgeschlagene Verhandlungsverfahren hätte auch die Verpflichtung der Bieter umfassen sollen, ihren Preis und ihren Arbeitsplan entsprechend anzupassen. Der Beschwerdeführer geht davon aus, dass diese Anforderung, wenn sie auferlegt worden wäre, allen Bietern mitgeteilt worden wäre.
**Weitere Anfragen**   

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme der Kommission und der Anmerkungen des Beschwerdeführers schienen weitere Untersuchungen erforderlich zu sein. Mit Schreiben vom 29. März 2005 ersuchte der Bürgerbeauftragte daher die Kommission, ihm Zugang zu ihrer Akte über das Angebot des Beschwerdeführers zu gewähren.
> *Zugriff auf die Datei*   

Am 3. Mai 2005 prüften die Dienststellen des Bürgerbeauftragten die Akte der Kommission über das Angebot, das der Beschwerdeführer im Rahmen des Vergabeverfahrens eingereicht hatte.

DER BESCHLUSS
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**1 Vorbemerkungen**   

1.1 Der Beschwerdeführer ist Geschäftsführer eines Unternehmens, das im Rahmen einer von der Kommission durchgeführten Ausschreibung mit der Bezeichnung *"Technische Hilfe für JI-Projekte (PL0103.08)"* ein Angebot eingereicht hat. Das Verfahren wurde vom öffentlichen Auftraggeber annulliert, und die Mittel wurden nicht verwendet.

1.2 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Beschwerdeführer in seinen Bemerkungen zur Stellungnahme der Kommission Informationen von der Kommission anfordert. Er fragt sich, wer die in der Stellungnahme der Kommission genannten Task-Manager der Delegation sind, wer die Neubewertung durchführt, was ihre spezifischen sektoralen Fähigkeiten und ihr Fachwissen sind, die es ihnen ermöglicht haben, eine Expertengruppe außer Kraft zu setzen, und warum sie das Gefühl haben, die Ergebnisse des Bewertungsausschusses abfragen zu müssen. Er möchte wissen, ob ein Vertreter der Delegation als Beobachter an den Sitzungen des Bewertungsausschusses teilgenommen hat. Der Bürgerbeauftragte rät dem Beschwerdeführer, sein Auskunftsersuchen direkt an die Kommission zu richten.
**2 Mutmaßlicher Machtmissbrauch**   

2.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Delegation der Kommission in Warschau ihre Befugnisse missbraucht habe, als sie die Schlussfolgerungen des Bewertungsausschusses und die Empfehlungen des öffentlichen Auftraggebers für die Vergabe eines Projekts mit der Bezeichnung *"Technische Hilfe für JI-Projekte (PL0103.08)"* (EuropeAid/113676/D/SV/PL) ablehnte. Um die Empfehlung aus technischen Gründen abzulehnen, müsse die Delegation eine zweite Bewertung vornehmen, während die Genehmigungsfunktion nur für die Überprüfung der formalen, präsentationsbezogenen und administrativen Aspekte der Angebote gelten könne. Die Delegation lehnte zu Unrecht drei vom Beschwerdeführer vorgeschlagene Sachverständige ab, was beweist, dass der Delegation die technischen Fähigkeiten zur Neubewertung der Angebote fehlten.
> ++Genehmigungsfunktion der Delegation++   

2.2 Die Kommission erklärt in ihrer Stellungnahme, dass die Phare-Hilfe im Rahmen des sogenannten dezentralen Durchführungssystems durchgeführt wird. Das System bildet den operativen Rahmen, in dem die Kommission ihren Verpflichtungen zur Ex-ante-Kontrolle und -Genehmigung nachkommt. In der Praxis werden diese Aufgaben von den Delegationen der Kommission in den Empfängerländern wahrgenommen. Während die Projektauswahl, die Ausschreibung und die Auftragsvergabe durch die Bewerberländer der Ex-ante-Genehmigung durch die Kommission bedürfen, damit die Aufträge in den Genuss der Phare-Finanzierung kommen können, ist die Kommission in keiner Weise verpflichtet, die Projektauswahl, die Ausschreibung oder die Auftragsvergabe mechanisch zu genehmigen.

Nach Ansicht der Kommission lehnte die Delegation den ersten Bewertungsbericht ab, da er keine Informationen enthalte, die die technische Bewertung der drei Bieter rechtfertigten. Die Delegation analysierte den überarbeiteten Bewertungsbericht eingehend und kam zu dem Schluss, dass keines der beiden Angebote den Anforderungen der Ausschreibungsunterlagen entsprach. Bei der Wahrnehmung ihrer Ex-ante-Kontrollfunktion hat die Delegation gebührend darauf geachtet, dass unter Berücksichtigung der Anforderungen der vom Begünstigten erstellten Ausschreibungsunterlagen ein Auftragnehmer ausgewählt werden muss, der in der Lage ist, dieses Projekt durchzuführen. Die Delegation übermittelte dem öffentlichen Auftraggeber ein Schreiben mit ihren zusammenfassenden Feststellungen gemäß dem Praktischen Leitfaden und schlug vor, ein Verhandlungsverfahren einzuleiten. Die Delegation verfolgte einen proaktiven Ansatz in Bezug auf diesen Vertrag. Da keines der Angebote konform war, hätte es den Bericht einfach ablehnen und keine andere Lösung vorschlagen können.

2.3 Der Bürgerbeauftragte erinnert daran, dass gemäß Artikel 7 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis, der sich auf Machtmissbrauch bezieht, *"(...) Befugnisse ausschließlich für die Zwecke ausgeübt werden, für die sie durch die einschlägigen Bestimmungen übertragen wurden. Der Beamte vermeidet es insbesondere, von diesen Befugnissen für Zwecke Gebrauch zu machen, die keine Rechtsgrundlage haben oder die nicht durch ein öffentliches* Interesse motiviert sind."

2.4 Der Bürgerbeauftragte erinnert ferner daran, dass gemäß Artikel 12 der Verordnung (EG) *Nr. 1266/1999[(2)](#(2)){#Footnote2} "(...) die Projektauswahl, die Ausschreibung und die Auftragsvergabe durch die Bewerberländer der vorherigen Genehmigung durch die Kommission bedürfen".* Die dezentrale Ex-ante-Kontrolle wird im Praktischen Leitfaden[(3)](#(3)){#Footnote3} wie folgt definiert: *„Beschlüsse über die Auftragsvergabe und die Vergabe von Aufträgen werden vom öffentlichen Auftraggeber getroffen und der Europäischen Kommission zur Genehmigung vorgelegt (...)".*

Im Praktischen Leitfaden heißt es weiter: *„Die Angebote werden von einem vom öffentlichen Auftraggeber bestellten Bewertungsausschuss eröffnet und bewertet (...) das gesamte Verfahren (technische und finanzielle Bewertung) wird in einem Bewertungsbericht festgehalten (...) Dieser muss dem öffentlichen Auftraggeber vorgelegt werden, der entscheiden muss, ob er seine Empfehlungen annimmt oder nicht. Der öffentliche Auftraggeber muss dann den Bewertungsbericht zusammen mit seiner Empfehlung der Europäischen Kommission zur Genehmigung vorlegen (...), wenn die Europäische Kommission die Empfehlung des Bewertungsausschusses und des öffentlichen Auftraggebers nicht annimmt, muss sie dem öffentlichen Auftraggeber schriftlich die Gründe für ihre Entscheidung mitteilen. Die Europäische Kommission kann auch vorschlagen, wie der öffentliche Auftraggeber vorzugehen hat, und die Bedingungen festlegen, unter denen die Behörde einen vorgeschlagenen Auftrag auf der Grundlage des Ausschreibungsverfahrens billigen* kann."

2.5 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der öffentliche Auftraggeber der Delegation mit Schreiben vom 15. Januar 2004 den überarbeiteten Bewertungsbericht zusammen mit seiner Empfehlung für die Vergabe des Projekts übermittelt hat. Mit Schreiben vom 27. Januar 2004 teilte die Delegation dem öffentlichen Auftraggeber mit, dass sie den überarbeiteten Bewertungsbericht nicht genehmigen könne, da keines der eingereichten Angebote die in der Leistungsbeschreibung festgelegten Bedingungen erfülle. Der Aktenvermerk vom 27. Januar 2004 enthält die Prüfung des überarbeiteten Bewertungsberichts durch die Delegation. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Delegation gemäß den geltenden Vorschriften die Empfehlung des öffentlichen Auftraggebers akzeptieren muss. Er ist daher der Ansicht, dass die Genehmigungsfunktion der Delegation nicht nur für die Überprüfung der formalen, präsentationsbezogenen und administrativen Aspekte der Angebote gelte. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die Kommission die Vorschriften des Art. 12 der Verordnung Nr. 1266/1999 und des Praktischen Leitfadens offenbar korrekt angewandt hat.
> ++Die Profile der Experten++   

2.6 Nach Angaben der Kommission hatten drei Sachverständige im Vergleich zum Mandat ein unbefriedigendes Profil. Der Schlüsselexperte für die Datenflussmodellierung verfügte nicht über klare einschlägige Erfahrungen: In seinem Lebenslauf gab er nicht an, wann er anfing, mit der Datenflussmodellierung zu arbeiten, und wie umfangreich seine Erfahrung in diesem Bereich war. Der Schlüsselexperte für die Position des Teamleiters in der Risikoanalysestudie für die Ostgrenze hatte nicht das in der Leistungsbeschreibung geforderte Profil eines internationalen Experten. Abgesehen davon verfügte der vorgeschlagene Sachverständige über einen militärischen Hintergrund, und obwohl er möglicherweise über die technischen Kenntnisse verfügte, zeigte sein Lebenslauf sicherlich nicht den erforderlichen Bildungshintergrund oder die erforderliche Berufserfahrung bei der Verwaltung von Großprojekten oder Phare-Projekten. Der dritte Sachverständige, der dem Mandat nicht entsprach, war der Schlüsselexperte auf dem Gebiet der Risikoanalyse, der weder das Erfordernis internationaler Erfahrung noch das Erfordernis erfüllte, Erfahrung in der Arbeit des Grenzschutzes eines EU-Mitglieds- oder Kandidatenstaates von mindestens zehn Jahren, zumindest nicht in einem relevanten Sinne, zu haben, da seine Erfahrung 1990 endete. Er war über 20 Jahre lang und während der kommunistischen Zeit Leiter des polnischen Spionageabwehrdienstes. Damals hatte das Grenzmanagement eine ganz andere Bedeutung als heute. Die Anforderung, einen internationalen Experten zu haben, sollte ein größeres Fachwissen gewährleisten, als es in Polen zu finden ist.

2.7 In seiner Stellungnahme macht der Beschwerdeführer geltend, dass die ausgewählten Sachverständigen über geeignete Profile verfügten, die den Vorgaben entsprachen. Der als Teamleiter gewählte Experte war ein Pole. Zu seinen Bildungsabschlüssen gehörten ein Master-Abschluss und ein PhD der Polnischen Militärischen Technischen Universität in den Bereichen elektronische und optoelektronische Überwachungssysteme. Im Jahr 2000 erhielt er eine Goldmedaille des Eureka-Programms und nahm an vier von der EU finanzierten Phare-Projekten teil. Als Schlüsselexperte für Risikoanalyse war er Pole und verfügte über internationale Erfahrung. Entgegen den Ausführungen der Kommission endete seine Erfahrung 1990 nicht[(4).](#(4)){#Footnote4} Sein Lebenslauf zeigt seine Berufserfahrung nach 1990: Stellvertretender Chef des Nationalen Krisenkomitees Polens, Leiter des Amtes für Staatsschutz, unabhängiger Berater für den Banken-, Verteidigungs- und Telekommunikationssektor. Einige Informationen sind nicht enthalten, da er an geheimen Operationen teilgenommen hat. Er ist ein führender internationaler Experte im Kampf gegen den Terrorismus.

2.8 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass es einen Konflikt zwischen dem Beschwerdeführer und der Kommission hinsichtlich der Relevanz der Lebensläufe der Sachverständigen für das Mandat gibt. Betroffen sind drei Experten:
> - der Schlüsselexperte für die Aufgabe 3A, die sich mit der Umsetzung von Daten- und Informationsflussmodellen für die Verwaltung von Polizeieinheiten befasst;
>
> - zwei Schlüsselexperten für die Aufgabe 3E, die sich mit der Ausarbeitung des Konzepts der technischen Überwachung der polnischen Ostgrenze befasst.

2.9 Der Bürgerbeauftragte weist zunächst darauf hin, dass er es nicht für seine Aufgabe halte, seine eigene Bewertung der Übereinstimmung der vorgeschlagenen Sachverständigen mit dem Mandat der Kommission (d. h. in diesem Fall der Delegation der Kommission in Warschau) zu ersetzen.

Bei der Prüfung der vorliegenden Beschwerde gegen einen etwaigen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Delegation hält es der Bürgerbeauftragte für angebracht, sich nicht nur auf Artikel 7 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (siehe Ziffer 2.3), sondern auch auf die Artikel 9 und 11 des Kodex zu beziehen, in denen es heißt:

Artikel 9: *„Bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt der Beamte die relevanten Faktoren und verleiht jedem von ihnen sein angemessenes Gewicht in der Entscheidung, wobei er alle irrelevanten Elemente von der Prüfung ausschließt."*

Artikel 11: *„Der Beamte handelt unparteiisch, fair und angemessen."*

Bei der Prüfung der Dokumente in der Akte der Kommission hat der Bürgerbeauftragte die Lebensläufe der drei vom Beschwerdeführer ausgewählten Sachverständigen geprüft, die der Beschwerdeführer der Kommission übermittelt hat. Auf der Grundlage der oben dargelegten Argumente des Beschwerdeführers und der Kommission und seiner Prüfung der Lebensläufe ist der Bürgerbeauftragte nicht der Auffassung, dass es Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Entscheidung der Delegation, drei Sachverständige abzulehnen, gegen die oben genannten Bestimmungen des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis verstoßen hat.

2.10 Der Bürgerbeauftragte kommt zu dem Schluss, dass es keine Anhaltspunkte für einen Machtmissbrauch oder einen anderen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde gibt.
**3 Angebliche übermäßige und unnötige Verzögerung**   

3.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Delegation der Kommission den Bewertungsprozess übermäßig und unnötig verzögert habe.

3.2 Nach Angaben der Kommission hat der öffentliche Auftraggeber der Delegation den Bewertungsbericht mit Schreiben vom 7. Januar 2004 übermittelt. Am 13. Januar 2004 wurde das Ablehnungsschreiben versandt. Am 15. Januar 2004 übermittelte der öffentliche Auftraggeber den überarbeiteten Bewertungsbericht. Auf der Grundlage des internen Aktenvermerks vom 27. Januar 2004 übermittelte die Delegation dem öffentlichen Auftraggeber am selben Tag ein Schreiben mit ihren zusammenfassenden Feststellungen, in dem sie den überarbeiteten Bewertungsbericht ablehnte und dem öffentlichen Auftraggeber empfahl, das Verfahren einzustellen und ein Verhandlungsverfahren einzuleiten. Bevor das Personal der Delegation zu dieser Schlussfolgerung gelangte, musste es die Angebote und insbesondere die Lebensläufe der vorgeschlagenen Sachverständigen mit den Anforderungen der Leistungsbeschreibung vergleichen. Dies erforderte sieben Arbeitstage.

3.3 In seinen Anmerkungen macht der Beschwerdeführer geltend, dass die Prüfung der Delegation fast doppelt so lange gedauert habe wie die ursprüngliche Bewertung durch die Sachverständigengruppe.

3.4 Der Bürgerbeauftragte erinnert daran, dass gemäß Artikel 17 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis *"(...) der Beamte dafür Sorge trägt, dass über jeden Antrag oder jede Beschwerde bei dem Organ innerhalb einer angemessenen Frist, unverzüglich und in jedem Fall spätestens zwei Monate nach Eingang entschieden wird."* Darüber hinaus *sollte gemäß dem Praktischen Leitfaden "(...) die Bewertung des Angebots so bald wie möglich abgeschlossen werden (...). Das Bewertungsverfahren muss rechtzeitig abgeschlossen sein, damit der Zuschlagsempfänger vom öffentlichen Auftraggeber innerhalb der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Frist (d. h. 90 Tage) benachrichtigt werden kann".*

Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Angebote vor dem 22. Dezember 2003 eingereicht werden mussten und dass es ab dem Tag, an dem die Delegation den überarbeiteten Bewertungsbericht erhielt, sieben Tage gedauert habe, um zu einem Abschluss zu gelangen. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass selbst unter Berücksichtigung der Notwendigkeit, das Bewertungsverfahren rasch abzuschließen, die von der Delegation benötigte Zeit nicht unangemessen oder übermäßig erscheint. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Verzögerung in jedem Fall keine wesentlichen Auswirkungen auf das Ergebnis hatte, da die Delegation zu dem Schluss kam, dass keiner der Bieter angemessen war. Er kommt daher zu dem Schluss, dass in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt.
**4 Behauptete Nichteinhaltung der Leitlinien der Kommission für Vergabeverfahren**   

4.1 Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Delegation der Kommission die Leitlinien der Kommission für Vergabeverfahren im Hinblick auf die Einleitung eines Verhandlungsverfahrens für die Vergabe des Projekts nicht eingehalten habe. Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Delegation zu Unrecht ein solches Verfahren vorgeschlagen habe, dass sie ihm keine Informationen zur korrekten Teilnahme an diesem Verfahren gegeben habe, dass die Bieter nicht alle die gleichen Chancen hätten, ihr Angebot zu verbessern, und dass die ihnen dafür eingeräumte Zeit sehr kurz gewesen sei. Er macht ferner geltend, dass der vom öffentlichen Auftraggeber im Verhandlungsverfahren ausgewählte Bieter von der Delegation früher hätte eliminiert werden müssen.

4.2 Nach Prüfung des überarbeiteten Bewertungsberichts gelangte die Delegation zu dem Schluss, dass keines der beiden Angebote die Anforderungen der Ausschreibungsunterlagen (insbesondere in Bezug auf die Erfahrung der Sachverständigen) erfüllt. Folglich wurde das Angebot vom öffentlichen Auftraggeber annulliert. Um das Projekt zu retten, schlug die Delegation vor, mit allen drei Unternehmen, die an der Ausschreibung teilgenommen hatten, ein Verhandlungsverfahren einzuleiten, da nur noch zwei Wochen vor Ablauf der Frist für die Auftragsvergabe verbleiben.

Zu Beginn des Verhandlungsverfahrens beschloss der öffentliche Auftraggeber, allen drei Unternehmen die Möglichkeit zu geben, die Sachverständigen zu ersetzen, die als nicht im Einklang mit dem Mandat stehend eingestuft wurden. Der Beschwerdeführer war das einzige Unternehmen, das kein geändertes Expertenteam einreichte. Die anderen beiden Unternehmen taten es. Da es im Ermessen des öffentlichen Auftraggebers liegt, festzulegen, wie das Verhandlungsverfahren durchzuführen ist, ist die Behauptung, die Delegation habe die Leitlinien der Kommission nicht eingehalten, nicht anwendbar.

Die Delegation billigte den Verhandlungsbericht mit Schreiben vom 12. Februar 2004, teilte dem öffentlichen Auftraggeber jedoch mit, dass sie den Vertrag aufgrund der vorgesehenen Ausführungsfrist nicht billigen könne. Der überarbeitete Vertrag (Dauer von 8,5 Monaten) wurde von der Delegation jedoch nicht akzeptiert, da der Preis nur um 18 000 EUR gesenkt wurde und das Unternehmen seinen Arbeitsplan nicht geändert hatte. Angesichts der Weigerung der Delegation, einen Vertrag zu billigen, der intern inkonsistent war und eilig ausgehandelt wurde, annullierte der öffentliche Auftraggeber das gesamte Verfahren, und die Mittel blieben ungenutzt.

4.3 In seiner Stellungnahme macht der Beschwerdeführer auch geltend, dass es bei der Abwicklung des Verhandlungsverfahrens zu einem weiteren Missstand in der Verwaltungstätigkeit gekommen sei, da sich die Delegation geweigert habe, den Vertrag zu billigen, weil der ausgewählte Bieter den Preis nicht gesenkt und den Arbeitsplan nicht angepasst habe.

4.4 Der Bürgerbeauftragte weist darauf hin, dass die *öffentlichen Auftraggeber gemäß den Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung[(5)](#(5)){#Footnote5} "(...) \[für Dienstleistungsaufträge\] das Verhandlungsverfahren mit einem einzigen Angebot anwenden können, (...) wenn das Ausschreibungsverfahren erfolglos war, d. h. wenn kein qualitativ und/oder finanziell lohnendes Angebot eingegangen ist; in diesem Fall kann der öffentliche Auftraggeber nach Annullierung des Ausschreibungsverfahrens mit einem oder mehreren Bietern seiner Wahl aus dem Kreis der an der Ausschreibung teilnehmenden Bieter verhandeln, sofern die ursprünglichen Vertragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden"*.

Im Praktischen Leitfaden heißt es: *„Bei Dienstleistungsaufträgen können die öffentlichen Auftraggeber das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in folgenden Fällen anwenden:*

*(...) d) wenn das Ausschreibungsverfahren nicht erfolgreich war, d. h. wenn kein qualitativ und/oder finanziell lohnendes Angebot eingegangen ist. In solchen Fällen kann der öffentliche Auftraggeber nach Annullierung des Ausschreibungsverfahrens mit einem oder mehreren Bietern seiner Wahl aus dem Kreis der am Ausschreibungsverfahren Beteiligten verhandeln, sofern die ursprünglichen Bedingungen des Ausschreibungsverfahrens nicht wesentlich geändert werden und der Grundsatz des lauteren Wettbewerbs beachtet wird."*

Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Delegation der Auffassung war, dass keines der Angebote den Anforderungen der Ausschreibungsunterlagen entsprach, und schlug die Anwendung eines Verhandlungsverfahrens vor. Dem Bürgerbeauftragten liegen keine Anhaltspunkte dafür vor, dass die Delegation die oben genannten Bestimmungen der Haushaltsordnung und des Praktischen Leitfadens nicht ordnungsgemäß angewandt hat.

4.5 In Bezug auf die Behauptung, dass nicht alle Bieter die gleichen Chancen hatten, ihr Angebot zu verbessern, erinnert der Bürgerbeauftragte daran, dass Diskriminierung oder Nichtbeachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes nur durch die Anwendung unterschiedlicher Regeln auf vergleichbare Situationen oder die Anwendung derselben Regel auf unterschiedliche Situationen entstehen können[(6).](#(6)){#Footnote6} Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission in ihrer Stellungnahme erklärt, dass der öffentliche Auftraggeber allen drei Unternehmen die Möglichkeit gegeben habe, die Sachverständigen zu ersetzen, die als nicht im Einklang mit dem Mandat stehend eingestuft wurden, und dass der Beschwerdeführer dies offenbar nicht bestreitet. Er weist ferner darauf hin, dass die beiden anderen Bieter geänderte Angebote eingereicht hätten, während der Beschwerdeführer sein Angebot aufrechterhalten habe. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass dies, selbst wenn der Beschwerdeführer zu Recht geltend macht, dass anderen Bietern die Möglichkeit gegeben worden sein könnte, mehr als drei Sachverständige zu ersetzen, nicht auf eine Ungleichbehandlung oder einen Verstoß gegen das im Praktischen Leitfaden genannte Erfordernis eines fairen Wettbewerbs hinauslaufen würde, wenn der Zweck darin bestünde, qualitativ lohnende Angebote der Unternehmen zu fördern, die zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren eingeladen wurden. Der Bürgerbeauftragte hat keine Anhaltspunkte dafür gefunden, dass in dieser Hinsicht ein anderer Zweck verfolgt wurde.

In Bezug auf die kurze Frist, die den Unternehmen für die Einreichung überarbeiteter Angebote eingeräumt wurde, stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Frist für alle drei Unternehmen gleich war und auf Antrag des Beschwerdeführers verlängert wurde.

4.6 In Bezug auf die Informationen, die die Delegation dem Beschwerdeführer zur Verfügung gestellt hat, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer darüber informiert wurde, dass die Hauptschwächen seines Angebots mit dem unbefriedigenden Profil von drei Sachverständigen zusammenhängen und dass er aufgefordert wurde, neue Kandidaten für die betreffenden Positionen zu benennen. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass diese Informationen angemessen waren, um dem Beschwerdeführer die gleichberechtigte Teilnahme am Verhandlungsverfahren zu ermöglichen.

4.7 In Bezug auf die Annullierung des Verhandlungsverfahrens stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die Delegation sich geweigert hat, den Vertrag mit der Begründung zu billigen, dass er intern inkohärent sei und eilig ausgehandelt wurde. Er ist der Ansicht, dass die Kommission ihre Entscheidung, die Billigung des Vertrags abzulehnen, angemessen erläutert hat und dass diese Erklärung mit den geltenden Vorschriften im Einklang zu stehen scheint.

4.8 Der Bürgerbeauftragte kommt daher zu dem Schluss, dass in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt.
**5 Schadensersatzanspruch**   

5.1 Der Beschwerdeführer verlangt eine Entschädigung in Höhe von 555 000 Euro. Er verlangt eine Entschädigung für die entgangenen Gewinne seiner Unternehmen und der Sachverständigen, für die Kosten für die Vorbereitung des ursprünglichen Angebots und des vorliegenden Verfahrens sowie für den entgangenen Gewinn.

5.2 In Anbetracht seiner Feststellungen unter den Punkten 2, 3 und 4 ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Forderung des Beschwerdeführers nicht aufrechterhalten werden kann.
**6 Schlussfolgerung**   

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde scheint es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission gegeben zu haben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

*** ** * ** ***

[(1)](#Footnote1){#(1)} JI steht für "Justiz und Inneres".

[(2)](#Footnote2){#(2)} Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 des Rates vom 21. Juni 1999 zur Koordinierung der Hilfe für die beitrittswilligen Länder im Rahmen der Heranführungsstrategie und zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 3906/1989, ABl. L 161 vom 26.6.1999.

[(3)](#Footnote3){#(3)} Praktischer Leitfaden für aus dem Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften finanzierte Vergabeverfahren im Rahmen des auswärtigen Handelns.

[(4)](#Footnote4){#(4)} Die Prüfung des Lebenslaufs zeigt, dass sich der Experte 1996 aus dem Staatsdienst zurückgezogen hat und seit 1996 als Berater tätig ist.

[(5)](#Footnote5){#(5)} Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, ABl. L 357 vom 31.12.2002.

[(6)](#Footnote6){#(6)} Rechtssache C-279/93, *Finanzamt Köln-Altstadt gegen Roland Schumacker, Slg.* 1995, I-00225.