Straßburg, den 20. Oktober 2004

Sehr geehrter Herr B.,

Am 27. Januar 2004 reichten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission wegen eines Forschungsvorschlags (FP6-502870) ein, den Ihr Unternehmen Arno Nordic AB eingereicht hatte.

Am 16. Februar 2004 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Europäischen Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 6. Mai 2004 übermittelt, und ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies wünschen. Es scheinen keine Beobachtungen von Ihnen eingegangen zu sein.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Im Februar 2004 wurde beim Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission wegen eines Forschungsvorschlags (FP6-502870) des schwedischen Unternehmens Arno Nordic AB eingereicht.

Nach Ansicht des Beschwerdeführers handelt es sich bei den relevanten Fakten zusammenfassend um Folgendes:

Am 18. März 2003 legte das Unternehmen des Beschwerdeführers, Arno Nordic AB (im Folgenden „Arno Nordic“), der GD Forschung der Kommission einen Forschungsvorschlag vor. Kurz nach Einreichung des Vorschlags verließ der im Vorschlag genannte Ansprechpartner, Herr B, seine Position im Unternehmen. Am 8. April 2003 teilte der Beschwerdeführer der Kommission daher per Einschreiben mit, dass Herr B seinen Posten verlassen habe und dass die Aufgaben von Herrn B vom Beschwerdeführer selbst übernommen worden seien. Diese Informationen wurden der Kommission auch per E-Mail übermittelt.

Dennoch kontaktierten die zuständigen Kommissionsdienststellen im Mai 2003 Herrn B. bezüglich des Forschungsvorschlags und erörterten, wie es scheint, Änderungen oder möglicherweise eine Rücknahme. Der Beschwerdeführer wandte sich an die Kommission, wies darauf hin, dass die Kommission einen Fehler begangen habe, und bat um eine schriftliche Erklärung. Als er keine schriftliche Erklärung erhielt, sandte der Beschwerdeführer eine E-Mail an die Kommission, in der er seinen Antrag wiederholte. Er bittet ferner um Informationen darüber, wann die Kommission den Namen des Ansprechpartners auf Vorschlag von Herrn B. in seinen Namen geändert habe. Der Beschwerdeführer erhielt eine E-Mail-Antwort der Kommission, in der er darauf hinwies, dass der Ausstieg von Herrn B. aus dem Unternehmen keine Auswirkungen auf die Bewertung des Vorschlags habe.

Im Juni 2003 übermittelte der Beschwerdeführer der Kommission eine E-Mail mit mehreren Fragen zum Wechsel der Kontaktperson. Er fragt unter anderem, ob die Angaben, die er in seinem Schreiben vom 8. April 2003 zum Wechsel der Kontaktperson gemacht habe, hinreichend klar seien und warum die Kommission auf dieses Schreiben nicht geantwortet habe. Ein Beamter der Kommission antwortete per E-Mail, dass die Informationen hinreichend klar seien, dass er aber das Schreiben des Beschwerdeführers vom 8. April 2003 nie erhalten habe und dass ihm daher der Wechsel des Ansprechpartners bei der Kontaktaufnahme mit Herrn B im Mai nicht bekannt gewesen sei. Der Beamte erklärte weiter, dass ein Vorschlag nicht geändert werden könne, er aber nun wisse, dass der Beschwerdeführer die Kontaktperson sei, was ausreichend sei.

Am 3. Juli 2003 übermittelte die Kommission dem Beschwerdeführer ein Schreiben zu dem Vorschlag. Das Schreiben war an den Beschwerdeführer gerichtet (d. h. mit dem Namen des Beschwerdeführers), wurde aber an die Adresse von Herrn B. gesendet. Der Beschwerdeführer informierte die Kommission in einer E-Mail über seinen Fehler.

Am 8. Dezember 2003 übermittelte die Kommission Herrn B. ein Schreiben zur Bewertung des Vorschlags. Der Beschwerdeführer übermittelte der Kommission erneut eine E-Mail, in der er sie über seine wiederholten Fehler informierte.

Darüber hinaus gibt der Beschwerdeführer an, dass eine Empfangsbestätigung des Vorschlags vom 18. November 2003 datiert worden sei. Allerdings erhielt er das Schreiben erst am 19. Januar 2004. Das Datum des Poststempels war der 18. Januar 2004. Der Beschwerdeführer hält diese Verzögerung bei der Übermittlung des Schreibens für unangemessen.

Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Kommission

i) bei der Behandlung der Information, dass hinsichtlich des Forschungsvorschlags ein Kontaktwechsel stattgefunden hat, fahrlässig gehandelt hat; und

ii) die Übermittlung der Empfangsbestätigung des Forschungsvorschlags unangemessen verzögert hat.

Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Kommission ihr Verhalten erläutern und berichtigen sollte.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme äußert sich die Kommission wie folgt:

Am 18. März 2003 legte das Unternehmen Arno Nordic einen Forschungsvorschlag für ein integriertes Projekt im Rahmen der ersten Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen im Rahmen der thematischen Priorität 1 FP6-2002-LifeSciHealth vor. Der Vorschlag ging am 20. März 2003 beim externen Dienstleister des RP6 ein und wurde unter der Vorschlagsnummer FP6-502870 registriert. In dem Vorschlag wird Herr B. als Ansprechpartner für Arno Nordic genannt.

Am oder um den 28. März 2003 übermittelte die Kommission Herrn B. eine Empfangsbestätigung des Vorschlags unter Angabe der dem Vorschlag von Arno Nordic zugewiesenen Registrierungsnummer.

Am 15. Mai 2003 übermittelte der Beschwerdeführer der Kommission eine E-Mail, in der er erklärte, er habe ein Einschreiben übermittelt, in dem er der Kommission mitteilte, dass er im Namen von Arno Nordic als Ansprechpartner für den Vorschlag übernommen worden sei. Er stellte die Frage, warum dieser Brief nicht anerkannt und befolgt worden sei. Bis zum 15. Mai 2003 war der Kommission jedoch das Vorliegen des Einschreibens nicht bekannt. Jüngste Anfragen an den externen Dienstleister haben ergeben, dass das Schreiben des Beschwerdeführers am 14. April 2003, d. h. nach Ablauf der Frist für die Einreichung von Vorschlägen, eingegangen ist und eingereicht wurde. Es ist nicht klar, ob und wann das Schreiben an die Kommission weitergeleitet wurde.

In späteren Telefonanrufen und E-Mails versicherte die Kommission dem Beschwerdeführer, dass der Inhalt seiner E-Mail vom 15. Mai 2003 ordnungsgemäß zur Kenntnis genommen worden sei. Dem Beschwerdeführer wurde mitgeteilt, dass die Regeln für die Bewertung des Vorschlags zwar eine Änderung des Vorschlags ausschließen, die Änderung der Kontaktperson für Arno Nordic jedoch zur Kenntnis genommen wurde. Es wurde betont, dass sich die Änderung der Kontaktperson in keiner Weise negativ auf die Bewertung des Vorschlags auswirken würde.

Das Bewertungsverfahren wurde am 6. Juni 2003 abgeschlossen. Ende Juni 2003 ging die Kommission davon aus, dass alle Probleme im Zusammenhang mit dem Vorschlag zur Zufriedenheit des Beschwerdeführers gelöst worden waren.

Allerdings sind in der Folge zwei Fehler bei der Erstellung lokaler Mailinglisten auf der Grundlage der im ursprünglichen Vorschlag enthaltenen Informationen aufgetreten. Am oder um den 3. Juli 2003 übermittelte die Kommission dem Beschwerdeführer ein Schreiben über die Ergebnisse der Bewertung des Vorschlags. Das Schreiben wurde an die Adresse von Herrn B. gesendet. Außerdem nahm die Kommission im Dezember 2003 im Rahmen einer Umfrage fälschlicherweise Kontakt zu Herrn B auf. Der Beschwerdeführer teilte der Kommission diese Fehler mit. Die Kommission bedauert die durch die Fehler verursachten Unannehmlichkeiten. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass die Fehler keinen Einfluss auf die Bewertung des Vorschlags von Arno Nordic hatten. Zum Zeitpunkt der Fehler war das Bewertungsverfahren bereits abgeschlossen.

Was die angeblich verspätete Übermittlung eines Schreibens vom 18. November 2003 betrifft, so ist der Kommission nicht klar, auf welches Schreiben sich der Beschwerdeführer bezieht. Es kann sein, dass sich das betreffende Schreiben auf einen anderen Vorschlag (FP6-005226) bezieht, den der Beschwerdeführer im Rahmen einer späteren Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen eingereicht hat. Bei dem genannten Schreiben könnte es sich um die Empfangsbestätigung vom 19. November 2003 für diesen neuen Vorschlag handeln. Der gesamte Schriftverkehr, den der Beschwerdeführer seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten beigefügt hat, bezieht sich jedoch auf den ersten Vorschlag (FP6-502870). Angesichts der Ungewissheit in Bezug auf das fragliche Schreiben ist die Kommission nicht in der Lage, angemessen auf die diesbezügliche Behauptung des Beschwerdeführers zu reagieren.

Der Bürgerbeauftragte forderte den Beschwerdeführer auf, zu der Stellungnahme Stellung zu nehmen. Der Beschwerdeführer hat offenbar keine Stellungnahme abgegeben.

DER BESCHLUSS

1 Der angeblich fahrlässige Umgang mit Informationen

1.1 Die Beschwerde, die gegen die Europäische Kommission gerichtet ist, betrifft einen Forschungsvorschlag (FP6-502870), den das schwedische Unternehmen Arno Nordic AB (im Folgenden "Arno Nordic") am 18. März 2003 einreichte und in dem Herr B als Ansprechpartner genannt wurde. Nach Ansicht des Beschwerdeführers verließ Herr B kurz nach Einreichung des Vorschlags seine Position bei Arno Nordic, und der Beschwerdeführer teilte der Kommission daher mit Einschreiben vom 8. April 2003 mit, dass er die Position als Ansprechpartner übernommen habe. Trotz der Tatsache, dass die Kommission den Wechsel des Ansprechpartners schließlich zur Kenntnis genommen hatte, setzte sie sich im Mai, Juli und Dezember 2003 mit Herrn B. über den Forschungsvorschlag in Verbindung. Der Beschwerdeführer teilte der Kommission bei jeder dieser Gelegenheiten seine Fehler mit. Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Kommission bei der Behandlung der Informationen fahrlässig vorgegangen sei, dass es in Bezug auf den Forschungsvorschlag zu einem Kontaktwechsel gekommen sei.

1.2 Die Kommission macht geltend, dass sie bis zum 15. Mai 2003, als der Beschwerdeführer eine E-Mail zu dieser Angelegenheit absandte, nicht wusste, dass der Einschreiben vorliegt, in dem der Beschwerdeführer erklärte, dass er als Ansprechpartner für den Forschungsvorschlag übernommen habe. Jüngste Anfragen an den externen Dienstleister haben ergeben, dass das Schreiben des Beschwerdeführers am 14. April 2003 eingegangen ist und eingereicht wurde. Es ist nicht klar, ob und wann das Schreiben an die Kommission weitergeleitet wurde. In späteren Telefonanrufen und E-Mails versicherte die Kommission dem Beschwerdeführer jedoch, dass der Wechsel der Kontaktperson ordnungsgemäß festgestellt worden sei und dass sich eine solche Änderung in keiner Weise negativ auf die Bewertung des Vorschlags auswirken werde. Dennoch wurde Herr B. im Juli 2003 zu den Ergebnissen des Projektvorschlags und im Dezember 2003 im Rahmen einer Umfrage irrtümlicherweise anstelle des Beschwerdeführers kontaktiert. Die Kommission bedauert die durch diese Fehler verursachten Unannehmlichkeiten, bekräftigt jedoch, dass die Fehler keinen Einfluss auf die Bewertung des Vorschlags hatten, die bereits am 6. Juni 2003 abgeschlossen worden war.

1.3 Der Bürgerbeauftragte weist darauf hin, dass die Gemeinschaftsinstitutionen nach den Grundsätzen einer guten Verwaltung gewissenhaft und dienstleistungsorientiert handeln müssen (1). Darüber hinaus ist die Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission weiterhin in vollem Umfang für die Qualität der Verwaltung verantwortlich ist, die von einem externen Dienstleister in ihrem Namen durchgeführt wird (2). Im vorliegenden Fall stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer Schritte unternommen hat, um die Kommission über den Wechsel der Kontaktperson zu informieren, dass aber der externe Dienstleister der Kommission das Schreiben eingereicht hat und dass unklar ist, ob und wann es an die Kommission weitergeleitet wurde. Der Bürgerbeauftragte stellt ferner fest, dass die Kommission, nachdem sie dem Beschwerdeführer versichert hatte, dass sie den Wechsel der Kontaktperson ordnungsgemäß zur Kenntnis genommen hatte, zweimal die falsche Person in Bezug auf Fragen im Zusammenhang mit dem Projektvorschlag kontaktiert hatte.

1.4 Auf der Grundlage der vorstehenden Ausführungen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission, da sie den ordnungsgemäßen Umgang mit den Informationen über den Wechsel der Kontaktperson nicht gewährleistet hat, nicht sorgfältig gehandelt und nicht dienstleistungsorientiert gehandelt hat. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar, und es wird diesbezüglich eine kritische Bemerkung gemacht werden.

2 Die angeblich unangemessene Verzögerung

2.1 Der Beschwerdeführer gibt an, dass er am 19. Januar 2004 eine Empfangsbestätigung für den Vorschlag erhalten habe. Die Empfangsbestätigung datierte vom 18. November 2003, das Datum des Poststempels war jedoch der 18. Januar 2004. Der Beschwerdeführer macht geltend, dass die Kommission die Übermittlung der Empfangsbestätigung des Forschungsvorschlags unangemessen verzögert habe.

2.2 Die Kommission macht geltend, es sei nicht klar, auf welches Schreiben sich der Beschwerdeführer beziehe. Das betreffende Schreiben könnte sich auf einen anderen Vorschlag (FP6-005226) beziehen, den der Beschwerdeführer im Rahmen einer späteren Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen eingereicht hat. Angesichts der Ungewissheit in Bezug auf das fragliche Schreiben ist die Kommission nicht in der Lage, angemessen auf die diesbezügliche Behauptung des Beschwerdeführers zu reagieren.

2.3 Der Bürgerbeauftragte nimmt die Erklärung der Kommission in seiner Stellungnahme zur Kenntnis, dass er nicht in der Lage sei, angemessen auf die Behauptung des Beschwerdeführers zu reagieren, da nicht klar sei, auf welches Schreiben sich der Beschwerdeführer beziehe. Die Stellungnahme der Kommission, in der sie erläuterte, warum sie auf die fragliche Behauptung nicht antworten könne, wurde dem Beschwerdeführer mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt. Vom Beschwerdeführer sind keine Anmerkungen mit Klarstellungen zu dieser Angelegenheit eingegangen. In Ermangelung von Klarstellungen durch den Beschwerdeführer ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen zu diesem Aspekt der Beschwerde gerechtfertigt sind.

2.4 Der Bürgerbeauftragte weist darauf hin, dass der Beschwerdeführer die Möglichkeit hat, eine neue Beschwerde über die angebliche Verzögerung einzureichen, wenn er dies für sinnvoll hält und detailliertere Informationen vorlegen kann.

3 Die Klage des Beschwerdeführers

3.1 Der Beschwerdeführer fordert die Kommission auf, sein Verhalten zu erläutern und zu berichtigen.

3.2 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission ihre Fehler in Bezug auf die Kontaktperson anerkannt und erläutert hat und sich für die durch diese Fehler verursachten Unannehmlichkeiten entschuldigt hat. Da sich die fraglichen Fehler auf bestimmte Ereignisse in der Vergangenheit beziehen, die das Ergebnis der Bewertung des Forschungsvorschlags offenbar nicht beeinflusst haben, hält der Bürgerbeauftragte keine Abhilfemaßnahmen für möglich. Der Bürgerbeauftragte stellt daher fest, dass die Kommission dem Vorbringen des Beschwerdeführers nachgekommen ist.

4 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde ist folgende kritische Bemerkung zum Vorwurf des Beschwerdeführers eines fahrlässigen Umgangs mit Informationen zu machen:

Nach den Grundsätzen einer guten Verwaltung sind die Organe der Gemeinschaft verpflichtet, gewissenhaft und dienstleistungsorientiert zu handeln (3). Im vorliegenden Fall ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission, indem sie nicht für den ordnungsgemäßen Umgang mit den Informationen über den Wechsel der Kontaktperson gesorgt hat, nicht sorgfältig gehandelt und nicht dienstleistungsorientiert gehandelt hat. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

Da dieser Aspekt des Falles Verfahren betrifft, die sich auf bestimmte Ereignisse in der Vergangenheit beziehen, ist es nicht angebracht, eine gütliche Beilegung der Angelegenheit anzustreben.

In Bezug auf den Vorwurf des Beschwerdeführers einer unangemessenen Verzögerung ist der Bürgerbeauftragte aus den unter 2.3 dargelegten Gründen der Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind.

Auf der Grundlage der vorstehenden Ausführungen schließt der Bürgerbeauftragte den Fall ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Artikel 12 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis, abrufbar auf der Website des Bürgerbeauftragten: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Siehe Fall 630/96, berichtet auf Seite 226 des Jahresberichts des Europäischen Bürgerbeauftragten für 1997, abrufbar unter: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Artikel 12 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis, abrufbar auf der Website des Bürgerbeauftragten: http://www.ombudsman.europa.eu