Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer nahm an einem vom Europäischen Amt für Personalauswahl (EPSO) organisierten Auswahlverfahren für die Einstellung von Assistenten im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie – EPSO/AST/151/22 [1] teil. Das Auswahlverfahren umfasste Tests zum logischen Denken, die per Ferntest durchgeführt wurden [2]. EPSO nutzte einen Dienstleister, um diese Tests zu hosten und zu überwachen.[3]

2. Der Beschwerdeführer sollte am 16. Mai 2023 fernbeaufsichtigte Tests ablegen. Nach Ansicht der Beschwerdeführerin versuchte sie, die Übung zu beginnen, nachdem sie die Anweisungen für die Fallstudie gelesen hatte [4]. Die Belege wurden jedoch in der Mitte des Bildschirms angezeigt, ohne Bearbeitungsfunktion oder Notizwerkzeug zur Eingabe der Fallstudie. Darüber hinaus zeigte der Timer, der die verbleibende Zeit für den Abschluss der Fallstudie anzeigte, wie vorgesehen nur zwei statt 90 Minuten.

3. Der Beschwerdeführer informierte unverzüglich den „Proktor“[5], der die Tests überwachte, mündlich und schriftlich im Chat. Der Proktor forderte den Beschwerdeführer auf, auf die Schaltfläche „nächste“ zu klicken, die die einzige angezeigte Option war. Der Beschwerdeführer tat dies und wurde auf eine Umfrageseite weitergeleitet. Die Beschwerdeführerin kontaktierte den Proktor erneut und äußerte Bedenken, da sie verstand, dass die Umfrage in der Regel am Ende der Tests steht. Sie forderte den Proktor auf, eine Aufzeichnung des „Vorfalls“ anzufertigen.

4. Der Proktor wies den Beschwerdeführer an, den Antrag zu beenden, und teilte einen Link zum technischen Online-Support des Diensteanbieters mit, in dem er erklärte, dass der Beschwerdeführer ihn kontaktieren sollte, falls er sich nach dem Verlassen des Antrags nicht mehr mit dem Test verbinden könne. Der Beschwerdeführer tat dies und stellte erneut eine Verbindung zu den Tests her, wurde aber erneut auf die Umfrage umgeleitet. Sie bat um Hilfe, und der Proktor bat sie, die Umfrage auszufüllen. Der Beschwerdeführer tat dies und der Antrag zeigte dann die Nachricht an, dass der Beschwerdeführer den Test abgeschlossen hatte.

5. Die Beschwerdeführerin wandte sich erneut an den Proktor, der ihr schließlich mitteilte, dass sie das Problem nicht lösen könne. Sie wiesen den Beschwerdeführer an, sich an den technischen Support zu wenden. Der Beschwerdeführer versuchte, den technischen Support auf der Website des Diensteanbieters zu kontaktieren, wurde jedoch einfach auf den Abschnitt „Häufig gestellte Fragen“ (FAQ) weitergeleitet. Schließlich nutzte der Beschwerdeführer ein „Kontaktformular“, um eine Beschwerde beim Diensteanbieter einzureichen. Parallel dazu richtete der Beschwerdeführer eine Beschwerde an EPSO.

6. EPSO wies die Beschwerde der Beschwerdeführerin mit der Begründung zurück, dass sie den technischen Support des Dienstleisters während der Tests weder kontaktiert noch eine „Ticketnummer“[6] als Nachweis dafür vorgelegt habe. Der Beschwerdeführer stellte den Standpunkt des EPSO in Frage, das EPSO bestätigte jedoch seine Entscheidung.

7. Am 24. Juli 2023 erhielt die Beschwerdeführerin eine Nachricht von EPSO, in der sie darüber informiert wurde, dass sie es versäumt habe, die Fallstudienprüfung zu buchen oder abzulegen, und dass sie daher vom Auswahlverfahren ausgeschlossen worden sei. Der Beschwerdeführer forderte EPSO auf, seine Entscheidung zu überprüfen [7]. EPSO lehnte den Antrag mit der Begründung ab, dass ein Antrag auf Überprüfung in Bezug auf technische Fragen nicht gestellt werden könne. EPSO teilte dem Beschwerdeführer mit, dass es in dieser Angelegenheit keinen weiteren Schriftverkehr führen werde.

8. Unzufrieden mit der Bearbeitung ihrer Beschwerde durch EPSO wandte sich die Beschwerdeführerin an den Europäischen Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung

9. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der Beschwerde ein. Im Laufe der Untersuchung erhielt der Bürgerbeauftragte die Antwort des EPSO auf das Auskunftsersuchen des Bürgerbeauftragten und anschließend die Stellungnahme des Beschwerdeführers zur Antwort des EPSO.

10. In ihrem Schreiben an EPSO forderte die Bürgerbeauftragte EPSO auf, die technischen Protokolle im Zusammenhang mit den Tests des Beschwerdeführers zu überprüfen.

11. Vor Eingang dieser Beschwerde hatte der Bürgerbeauftragte mehrere Untersuchungen dazu durchgeführt, wie EPSO mit Beschwerden in Bezug auf technische Probleme bei Ferntests umgegangen war. Die in diesen Untersuchungen getroffenen Feststellungen sind für diesen Fall relevant.[8]

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

12. In ihrer Beschwerde wurde im Wesentlichen geltend gemacht, dass EPSO ihre Beschwerde zu Unrecht abgewiesen habe, weil sie die Anweisungen zur Behebung technischer Probleme nicht befolgt habe. In der Beschwerde wurde geltend gemacht, dass sie die Proktorin während des Tests alarmiert und somit sowohl den Anweisungen des EPSO als auch der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens entsprochen habe.

13. In seiner Antwort an den Bürgerbeauftragten wiederholte EPSO, dass der Beschwerdeführer es versäumt habe, den technischen Support seines Dienstleisters während des Tests zu kontaktieren und eine Ticketnummer als Nachweis dafür vorzulegen. EPSO erklärte, dass es aufgrund der Beendigung seines Vertragsverhältnisses mit dem Dienstleister nicht mehr möglich sei, auf die technischen Protokolle zuzugreifen. Stattdessen legte EPSO Auszüge aus seinen eigenen Unterlagen und insbesondere den „Vorfallbericht“ vor, der für die ursprüngliche Beschwerde des Beschwerdeführers relevant war.

14. Das EPSO kam zu dem Schluss, dass auf der Grundlage dieses Dokuments kein Grund bestand, die damalige Bewertung in Frage zu stellen.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

15. Der Bürgerbeauftragte führte zuvor mehrere Untersuchungen in Fällen durch, in denen EPSO Beschwerden über technische Probleme mit der Begründung zurückgewiesen hatte, dass die Beschwerdeführer keine vom technischen Support des Dienstleisters ausgestellte Ticketnummer angegeben hatten. In einer Reihe von Entscheidungen stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass sich Bewerber, die auf technische Probleme stoßen, gemäß der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens und den Anweisungen für Ferntests an den Beauftragten oder den technischen Online-Support wenden könnten, um ein Problem zu melden. Daher konnte das EPSO Beschwerden nicht nur deshalb zurückweisen, weil der Beschwerdeführer keine Ticketnummer angegeben hatte.

16. Im vorliegenden Fall ist der Bürgerbeauftragte auch der Ansicht, dass EPSO die Beschwerde zu Unrecht allein deshalb zurückgewiesen habe, weil der Beschwerdeführer keine Ticketnummer angegeben habe.

17. Im Zusammenhang mit den oben genannten Untersuchungen wies der Bürgerbeauftragte darauf hin, dass EPSO, wenn Beschwerdeführer angeben, dass sie die Anweisungen der Proktoren befolgt haben, und eine schriftliche Aufzeichnung einer Beschwerde verlangen, Flexibilität nachweisen und jede spätere damit zusammenhängende Beschwerde weiter prüfen sollte.

18. In diesem Fall geht aus den vom EPSO vorgelegten Unterlagen zusammen mit seiner Antwort auf diese Untersuchung hervor, dass das EPSO nach Eingang der Beschwerde die technischen Protokolle überprüft hat [9]. Diese Protokolle zeigten, dass der Beschwerdeführer nach Beginn der Fallstudie tatsächlich auf die Umfrageseite weitergeleitet worden war. Die Protokolle zeigten auch, dass der Beschwerdeführer 20 Minuten lang von der Testplattform getrennt war, bevor er wieder verbunden wurde. Aus dem Bericht über den Vorfall geht auch hervor, dass EPSO auf der Grundlage dieser Informationen erwogen hat, den Dienstleister um weitere Einzelheiten zu dem Vorfall zu ersuchen.

19. Nach Ansicht der Bürgerbeauftragten zeigt dies, dass EPSO ausreichende Anhaltspunkte dafür hatte, dass ein technisches Problem aufgetreten war, wie der Beschwerdeführer berichtete. Es liegt auch auf der Hand, dass diese Frage „wesentlich“ gewesen sein könnte, da die Beschwerdeführerin die Prüfung überhaupt nicht durchführen konnte, wodurch ihre Fähigkeit, im Auswahlverfahren erfolgreich zu sein, beeinträchtigt wurde.  EPSO entschied jedoch, dass der Beschwerde in Ermangelung einer Ticketnummer nicht stattgegeben werden könne. Besonders bedauerlich ist, dass das EPSO den im Vorfallbericht enthaltenen Vorschlag, weitere Untersuchungen durchzuführen, nicht weiterverfolgt hat.

20. Vor diesem Hintergrund und im Einklang mit den Feststellungen in den oben genannten früheren Untersuchungen stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO die Beschwerde zu Unrecht zurückgewiesen hat. Dies stellte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

21. In seinen Antworten auf die Feststellungen und Anregungen in den oben genannten Untersuchungen des Bürgerbeauftragten hat das EPSO den Bürgerbeauftragten von seiner Absicht in Kenntnis gesetzt, Beschwerdeführern in mehreren Fällen die Möglichkeit zu bieten, Tests erneut durchzuführen [10]. Der Bürgerbeauftragte schlägt daher dem EPSO vor, einen Dialog mit dem Beschwerdeführer aufzunehmen, um in diesem Fall eine angemessene und faire Lösung zu finden, z. B. indem dem Beschwerdeführer die Möglichkeit geboten wird, die Tests erneut durchzuführen.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab [11]:

Bei der Behandlung der Beschwerde des Beschwerdeführers durch EPSO ohne weitere Untersuchung kam es zu Missständen in der Verwaltungstätigkeit.

Vorschlag

EPSO sollte mit dem Beschwerdeführer in einen Dialog treten, um eine angemessene und faire Lösung zu finden, z. B. indem es dem Beschwerdeführer die Möglichkeit bietet, die Tests erneut zu absolvieren.

Der Beschwerdeführer und EPSO werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, 13.2.2025

[1] Assistenten – Digitaler Arbeitsplatz, Büroautomation und mobiles Rechnen https://eu-careers.europa.eu/de/job-opportunities/assistants-digital-workplace-office-automation-and-mobile-computing

[2] Die Tests werden von den Kandidaten aus der Ferne über eine spezielle Anwendung durchgeführt.

[3] Das EPSO hat seitdem seinen Vertrag mit dem betreffenden Dienstleister gekündigt.

[4] Bei der Fallstudie handelte es sich um eine schriftliche Prüfung, bei der die Bewerber Unterlagen analysieren und eine schriftliche Antwort auf die problematische(n) Frage(n) erstellen mussten.

[5] Die Proktoren waren Mitarbeiter des EPSO-Dienstleisters, die für die Überwachung der Tests und die Unterstützung von Bewerbern zuständig waren, die während der Tests Probleme hatten.

[6] Nach Angaben des EPSO ermöglicht diese Nummer den Zugang zu einer schriftlichen Aufzeichnung eines Vorfalls.

[7] Wenn sie der Auffassung sind, dass ein wesentlicher Fehler oder ein Verstoß gegen die Regeln des Auswahlverfahrens vorliegt, können die Bewerber in jeder Phase des Auswahlverfahrens eine Überprüfung jeder Entscheidung des Prüfungsausschusses oder des EPSO beantragen, die sich auf ihren Fortschritt auswirkt: https://eu-careers.europa.eu/de/help/faq/2342.

[8] Siehe z. B. Fall 1027/2023/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/de/case/de/64094.

[9] Damit wird nachgewiesen, dass es sich bei einer Fahrkartennummer nicht um eine auf einer technischen Begründung beruhende Anforderung, sondern um eine bloße verfahrensrechtliche Anforderung handelt.

[10] Siehe z. B. Fall 261/2024/MAG https://www.ombudsman.europa.eu/de/case/de/65774.

[11] Diese Beschwerde wurde gemäß dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Annahme von Durchführungsbestimmungen im Rahmen einer delegierten Fallbearbeitung behandelt.