Straßburg, den 2. Juni 2004

Sehr geehrte Frau H.,

Am 20. August 2003 haben Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten im Namen der DIK-Vereinigung Beschwerde gegen die Europäische Kommission eingelegt. Ihre Beschwerde betrifft die Entscheidung der Kommission, die Erstattung eines Teils der dem DIK-Verband für die Durchführung eines Leonardo-da-Vinci-Projekts gewährten Mittel zu beantragen (S 95/2/179/III.2.a).

Am 27. Oktober 2003 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter. Am 29. Januar 2004 erhielt ich die Stellungnahme der Kommission, die ich Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelte. Es scheinen keine Beobachtungen von Ihnen eingegangen zu sein.

Ich schreibe jetzt, um Sie über das Ergebnis der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers ergibt sich der Sachverhalt zusammenfassend wie folgt:

Der Beschwerdeführer ist Präsident des DIK-Verbandes, einer kleinen Berufsorganisation und Gewerkschaft unter anderem für Bibliothekare, Archivare und Museumsfachleute. Ihr Verein war für die Entwicklung eines Projekts verantwortlich, das von der Europäischen Kommission im Rahmen des Programms Leonardo da Vinci finanziert wurde (Az.: S95/2/179/III.2.a).

Im Jahr 2001 erhielt der DIK-Verband von der Kommission eine Rechnung, in der er die Zahlung von 50 000 EUR ohne weitere Erläuterungen verlangte. Nach mehreren Versuchen, den für das Projekt zuständigen Beamten zu finden, einschließlich eines Besuchs bei der Kommission, wurde der Beschwerdeführer über die Bedenken des Organs in Bezug auf das Projekt informiert. Sie betrafen eine Reihe von Unregelmäßigkeiten wie das Fehlen von Unterschriften einiger Partner, die Notwendigkeit, dass der Verein seine eigenen Kosten übernimmt, den übermäßigen Betrag, den einer der Partner als Reisekosten in Rechnung stellt, und die Dauer, für die ein Partner Kosten geltend gemacht hat. Der Beschwerdeführer erklärte, dass dies darauf zurückzuführen sei, dass der ursprünglich von den Projektleitern erstellte Entwurf des Berichts über das Projekt von den Teilnehmern nicht akzeptiert worden sei und dass ein externer Museumsfachmann die endgültige Ausarbeitung des Berichts übernehmen müsse.

Angesichts der von der Kommission vorgebrachten Bedenken nahm der Beschwerdeführer eine Reihe von Korrekturen am Projektbericht vor. Infolge dieser Änderungen hat die Kommission offenbar einige ihrer Einwände erneut geprüft und ihren Erstattungsantrag auf 20 911,09 EUR reduziert. Der Beschwerdeführer wies jedoch darauf hin, dass das Projekt erfolgreich durchgeführt worden sei und darüber hinaus der Bericht des DIK-Verbandes über das Projekt abgeschlossen und veröffentlicht worden sei. Sie stimmt zu, dass die Durchführung des Projekts teilweise von den Spezifikationen des Vertrags hätte abweichen können, bestreitet jedoch den von der Kommission beantragten Betrag.

Nach mehreren Gesprächen und persönlichen Treffen mit den zuständigen Beamten erstattete der Beschwerdeführer den beantragten Betrag von 20 911,09 EUR. Sie bringt jedoch ihre Unzufriedenheit mit der Entscheidung der Kommission zum Ausdruck und weist darauf hin, dass es sich bei ihr um eine kleine Organisation unter anderem von Bibliothekaren, Archivaren und Museumsfachleuten handele. Der beantragte Geldbetrag konnte nicht aus dem Haushalt des Vereins gedeckt werden und verursachte daher Verwüstung für seine Mitglieder.

Der Beschwerdeführer betonte, dass der DIK-Verband zwar einige der für das Projekt geltenden Regeln nicht kenne und dass ihre Umsetzung viel Zeit und Geld gekostet habe, dass er das Projekt jedoch vertragsgemäß durchgeführt habe.

Zusammenfassend macht der Beschwerdeführer in seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten geltend, dass die Kommission das Projekt nicht ordnungsgemäß bearbeitet habe, insbesondere in Bezug auf ihren Antrag auf Erstattung eines Teils der Finanzierung, und dass sie es versäumt habe, den DIK-Verband über einige der Anforderungen des Vertrags zu informieren.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme erläuterte die Kommission, dass der Beschwerdeführer als Auftragnehmer an einem im Rahmen des Programms Leonardo da Vinci finanzierten Projekt gearbeitet habe (Auftrag S.95.2.179.III.2.a; Nr. 3854). Der Vertrag lief vom 1. Dezember 1995 bis zum 30. Januar 1997.

Das Projekt war Gegenstand zahlreicher Kontakte zwischen dem sogenannten Büro für technische Hilfe (TAO) im Namen der Kommission und dem Auftragnehmer, um die zahlreichen Probleme zu lösen, die sich aus der Bewertung der Fortschritte und der Abschlussberichte ergaben. Die Kommission stellte fest, dass ihre Dienststellen den Beschwerdeführer sowohl schriftlich als auch mündlich über diese Probleme informiert hatten.

Die Kommission wies darauf hin, dass die Beziehungen zum Auftragnehmer durch einen Vertrag geregelt seien, dem ein Verwaltungs- und Finanzhandbuch beigefügt sei. In diesem Handbuch sind die Förderkriterien für Projektausgaben festgelegt. Die Institution betonte, dass der Auftragnehmer daher die ganze Zeit über seine vertraglichen Verpflichtungen informiert worden sei.

Das Organ stellte fest, dass die von der Beschwerdeführerin angefochtene Erstattungsanordnung erlassen wurde, nachdem ihre Dienststellen die Bearbeitung ihrer zweiten Fassung des am 6. Juni 1999 vorgelegten Abschlussberichts abgeschlossen hatten. Der erste Abschlussbericht war am 19. Februar 1998 beim TAO eingegangen. Sie sei nicht genehmigt worden, weil die geplante Leistung nicht abgeschlossen worden sei, was eine Bewertung unmöglich mache.

Aufgrund der Probleme, die sich aus dem Abschluss des TAO und der Versiegelung seiner Akten durch die belgischen Justizbehörden ergaben, wurde die zweite Fassung des Abschlussberichts von der Kommission erst im Jahr 2000 bearbeitet. Auf der Grundlage ihrer Bewertung kam die Kommission zu dem Schluss, dass der Bericht unvollständig war, weshalb ihre Dienststellen den Auftragnehmer am 17. Mai und 18. August 2000 um zusätzliche Informationen ersuchten.

Da die Kommission diesen Anträgen nicht nachkam, beschloss sie, das Dossier am 12. Dezember 2000 abzuschließen und bestimmte Ausgaben für nicht förderfähig zu erklären. In ihrem Schreiben vom 12. Dezember 2000 an den Beschwerdeführer begründete die Kommission ihren Standpunkt mit folgenden Gründen: Es konnten nur die während der Vertragslaufzeit (1. Dezember 1995 bis 30. November 1997) getätigten Ausgaben berücksichtigt werden; die Fortschrittsberichte und Abschlussberichte waren nicht von derselben Person unterzeichnet worden, die den Vertrag unterzeichnet hatte; es gab Unstimmigkeiten in den Tabellen und die fehlende Unterzeichnung einiger von ihnen; die zweite Fassung des Abschlussberichts konnte nicht berücksichtigt werden, da sie später als zehn Monate nach Ablauf der Vertragslaufzeit vorgelegt wurde; der Beschwerdeführer hatte es versäumt, auf die Auskunftsersuchen der Kommission zu antworten, und Verträge mit Partnern waren nicht vorgelegt worden. Die Akte wurde daher abgeschlossen und dem Auftragnehmer am 31. Mai 2001 eine Zahlungsaufforderung mit erläuternden Finanzanhängen übermittelt.

Der DIK-Verband beschwerte sich am 21. Juni 2001 bei der Kommission. Angesichts der Umstände im Zusammenhang mit der Schließung des TAO ging die Kommission davon aus, dass der Beschwerdeführer sein Ersuchen um zusätzliche Informationen vom 17. Mai 2000 nie erhalten hatte, und beschloss daher, das Dossier erneut zu öffnen. Nachdem die Beschwerdeführerin im September 2001 die angeforderten zusätzlichen Informationen übermittelt hatte, änderte die Kommission mit Schreiben vom 15. Oktober 2001 ihre Bewertung und akzeptierte einen Teil der ursprünglich für nicht förderfähig erklärten Ausgaben. Auf der Grundlage dieser neuen Bewertung schätzte die Kommission die verbleibenden nicht förderfähigen Kosten auf 20 911,09 EUR und legte dem Auftragnehmer einen entsprechenden Vorschlag vor.

Mit Schreiben vom 23. Oktober 2001 nahm der Auftragnehmer diesen Vorschlag förmlich an. Sie zahlte der Kommission für das Projekt am 13. August 2003 einen Betrag von 20 911,09 Euro. Nach Auffassung der Kommission bestätigte diese Zahlung die Zustimmung des Auftragnehmers zu seiner endgültigen Entscheidung.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Der Bürgerbeauftragte hat keine Stellungnahme des Beschwerdeführers erhalten.

DER BESCHLUSS

1 Abwicklung des Projekts durch die Kommission

1.1 Die Beschwerde betrifft die Entscheidung der Kommission, die Erstattung eines Teils der dem DIK-Verband für die Durchführung eines Leonardo-da-Vinci-Projekts gewährten Mittel zu beantragen. Der Beschwerdeführer behauptet, dass die Kommission das Projekt nicht ordnungsgemäß bearbeitet habe, insbesondere in Bezug auf ihren Antrag auf Erstattung eines Teils der Finanzierung, und dass sie es versäumt habe, den DIK-Verband über einige der vertraglichen Anforderungen zu informieren. Der Beschwerdeführerin zufolge habe der DIK-Verband zwar einige der für das Projekt geltenden Regeln nicht gekannt und deren Umsetzung viel Zeit und Geld gekostet, das Projekt aber vertragsgemäß durchgeführt.

1.2 Die Kommission macht geltend, dass ihre Beziehungen zum Auftragnehmer durch einen Vertrag geregelt worden seien, dem ein Verwaltungs- und Finanzhandbuch beigefügt worden sei. In diesem Handbuch sind die Förderkriterien für Projektausgaben festgelegt. Die Institution betonte, dass der Auftragnehmer daher die ganze Zeit über seine vertraglichen Verpflichtungen informiert worden sei.

Hinsichtlich der Vertragsabwicklung macht die Kommission geltend, sie habe die Erstattung bestimmter Kosten beantragt, da sie zu dem Schluss gekommen sei, dass der vom Beschwerdeführer übermittelte Abschlussbericht unvollständig sei.

Nach Eingang zusätzlicher Informationen des Beschwerdeführers akzeptierte die Kommission einen Teil der ursprünglich für nicht förderfähig erklärten Ausgaben. Auf der Grundlage dieser neuen Bewertung schätzte die Kommission die verbleibenden nicht förderfähigen Kosten auf 20 911,09 EUR und legte dem Auftragnehmer einen entsprechenden Vorschlag vor, der den Vorschlag am 23. Oktober 2001 förmlich annahm.

1.3 Gemäß Artikel 195 EG-Vertrag ist der Europäische Bürgerbeauftragte befugt, Beschwerden "über Missstände bei der Tätigkeit der Organe oder Einrichtungen der Gemeinschaft" entgegenzunehmen. Nach Auffassung des Bürgerbeauftragten liegt ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vor, wenn eine öffentliche Einrichtung nicht im Einklang mit einer für sie verbindlichen Regel oder einem für sie verbindlichen Grundsatz handelt (1). Ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit kann somit auch dann festgestellt werden, wenn es um die Erfüllung von Verpflichtungen aus Verträgen geht, die von den Organen oder Einrichtungen der Gemeinschaften geschlossen wurden.

1.4 Der Bürgerbeauftragte ist jedoch der Auffassung, dass der Umfang der Überprüfung, die er in solchen Fällen durchführen kann, notwendigerweise begrenzt ist. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass er nicht versuchen sollte, festzustellen, ob eine der Parteien einen Vertragsbruch begangen hat, wenn die Angelegenheit strittig ist. Diese Frage könnte nur von einem zuständigen Gericht wirksam behandelt werden, das die Möglichkeit hätte, die Argumente der Parteien in Bezug auf das einschlägige nationale Recht anzuhören und widersprüchliche Beweise in strittigen Sachverhaltsfragen zu bewerten.

1.5 Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass es in Fällen, die vertragliche Streitigkeiten betreffen, gerechtfertigt ist, seine Untersuchung auf die Prüfung zu beschränken, ob das Organ oder die Einrichtung der Gemeinschaft ihm eine kohärente und angemessene Darstellung der Rechtsgrundlage für sein Handeln gegeben hat und warum es seine Auffassung der vertraglichen Position für gerechtfertigt hält. Ist dies der Fall, wird der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss kommen, dass seine Untersuchung keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit ergeben hat.

Diese Schlussfolgerung berührt nicht das Recht der Parteien, ihre vertragliche Streitigkeit von einem zuständigen Gericht prüfen und maßgebend beilegen zu lassen.

1.6 Aus den im Laufe der Untersuchung vorgelegten Beweisen geht hervor, dass der zwischen der Kommission und der Vereinigung des Beschwerdeführers unterzeichnete Vertrag (S.95.2.179.III.2.a; Nr. 3854) eine Reihe von Anhängen enthielt, darunter ein administratives und finanzielles Handbuch des Projekts. In diesem Dokument werden die Förderkriterien für Projektausgaben im Einzelnen dargelegt. Da die Kriterien für die Festlegung der von der Kommission zu tragenden Kosten integraler Bestandteil des vom Beschwerdeführer unterzeichneten und gebilligten Vertrags waren, ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass die Kommission dem Beschwerdeführer ausreichende Informationen über die sich aus dem Vertrag ergebenden Rechte und Pflichten zur Verfügung gestellt hat.

1.7 In Bezug auf die Abwicklung des Vertrags durch die Kommission, insbesondere die Entscheidung, die Erstattung eines Teils ihrer Finanzierung zu beantragen, geht aus den vorliegenden Beweisen hervor, dass die Kommission ihre Anträge auf Erstattung eines Teils der Unterstützung mit der Begründung begründete, dass ein Teil der dem Beschwerdeführer entstandenen Kosten nicht förderfähig sei. Der Bürgerbeauftragte ist sich der Tatsache bewusst, dass die Kommission ihren Standpunkt mit mehreren vertraglichen Anforderungen begründet hat, die vom Beschwerdeführer offenbar nicht bestritten wurden, wie unter anderem, dass nur die während der Vertragslaufzeit (1. Dezember 1995 bis 30. November 1997) getätigten Ausgaben berücksichtigt werden konnten, dass die Fortschritts- und Abschlussberichte offenbar nicht von derselben Person unterzeichnet wurden, die den ursprünglichen Vertrag unterzeichnet hat, oder dass es Unstimmigkeiten in den Tabellen gab und einige von ihnen nicht unterzeichnet wurden.

1.8 Auf der Grundlage der Informationen, die der Beschwerdeführer und die Kommission während der Untersuchung übermittelt haben, ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass der Standpunkt der Kommission zu diesem Thema nicht unangemessen erscheint und dass die Kommission den Beschwerdeführer offenbar angemessen über die Gründe für ihren Standpunkt informiert hat.

Unter diesen Umständen kommt der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die Untersuchung keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit ergeben hat.

2 Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde scheint es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission gegeben zu haben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Siehe Jahresbericht 1997 des Europäischen Bürgerbeauftragten, S. 22.