Straßburg, den 14. Oktober 2004

Sehr geehrter Herr D.,

Am 9. November 2002 haben Sie im Namen des Internationalen Instituts für städtische Umwelt eine Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten über die Weigerung der Europäischen Kommission gerichtet, die Kosten zu tragen, die dem Institut durch die Sekretariatshilfe für das Europäische Netzwerk städtischer Foren für nachhaltige Entwicklung (UFSD) entstanden sind.

Am 9. Dezember 2002 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 4. April 2003 übermittelt. Am 2. Juni 2003 habe ich die Kommission gebeten, eine überarbeitete Stellungnahme zu übermitteln, die die Kommission am 4. Juli 2003 abgegeben hat. Ich habe Ihnen sowohl die Stellungnahme als auch die überarbeitete Stellungnahme mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 29. August 2003 übermittelt haben.

Am 28. November 2003 schrieb ich an die Kommission und schlug eine einvernehmliche Lösung für Ihre Beschwerde vor. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 23. Dezember 2003 übermittelt, und ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 26. Februar 2004 übermittelt haben.

Am 31. März 2004 habe ich der Kommission einen Empfehlungsentwurf unterbreitet. Die Kommission hat ihre ausführliche Stellungnahme am 22. Juni 2004 übermittelt, und ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 30. August 2004 übermittelt haben.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Nach Ansicht des Beschwerdeführers handelte es sich dabei um folgende Sachverhalte:

Der Beschwerdeführer ist Direktor des "International Institute for the Urban Environment" ("IIUE", im Folgenden "Institut") mit Sitz in Delft (Niederlande) und beschwert sich über die Weigerung der Kommission, bestimmte Sekretariatskosten des Instituts zu erstatten.

Seit 1995 führt das Institut Sekretariatstätigkeiten im Auftrag des Europäischen Netzes der Stadtforen für nachhaltige Entwicklung durch, das von der GD Bildung und Kultur (ehemals GD X) der Europäischen Kommission verwaltet wird. Der Beschwerdeführer, der als „Delft“-Forum fungierte, war eines der drei Gründungsmitglieder dieses Netzes und hatte für diese Dienste auf der Grundlage der Zusicherungen der Europäischen Kommission, dass sie erstattet würden, gesorgt. 1997, als die Zahlung der Kosten nicht erfolgt war, wandte sich der Beschwerdeführer an den zuständigen Kommissionsbeamten, der zusicherte, dass die Zahlung erfolgen würde. Der Beamte erklärte, dass der vom Beschwerdeführer beantragte jährliche Beitrag von 42 000 EUR sowohl realistisch als auch möglich sei.

Trotz dieser Zusicherungen gingen keine Zahlungen ein. Als der Beschwerdeführer seine Bedenken sowohl in Schreiben als auch auf den jährlichen Sitzungen des Netzes wiederholte, forderte die Kommission den Beschwerdeführer auf, die Arbeit fortzusetzen, und versprach, dass das Zahlungsproblem rasch gelöst werde.

Da die GD X der Kommission keine Antwort gab, kontaktierte der Beschwerdeführer im Dezember 1998 ein Mitglied des Europäischen Parlaments, das in seinem Namen intervenierte und Fragen an die Kommission stellte. Der Beschwerdeführer widersprach den Antworten von Kommissionsmitglied OREJA. Der Beschwerdeführer erhielt aufgrund der Wahlen zum Europäischen Parlament und der internen Umstrukturierung der Kommission keine weiteren Reaktionen.

Der Beschwerdeführer setzte seine Bemühungen im Jahr 2000 fort, doch bei einem Treffen mit der GD Bildung und Kultur am 21. November 2000 wurde ihm klar, dass die Kommission die dem Institut entstandenen Kosten nicht erstatten würde. Mit Schreiben vom 30. November 2000 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass sie die Erstattung der Sekretariatsarbeiten nicht akzeptieren werde und dass die Angelegenheit abgeschlossen sei.

Die Zuständigkeit für das Netz wurde dann auf die GD Umwelt übertragen, und der Beschwerdeführer erwartete, dass die Angelegenheit endgültig gelöst würde. Im Sommer 2002 schienen diese Erwartungen nicht erfüllt zu werden.

Am 8. November 2002 reichte der Beschwerdeführer daher die vorliegende Beschwerde beim Bürgerbeauftragten ein und beantragte die Zahlung der Kosten, die dem Institut durch die Bereitstellung des Sekretariats für das Europäische Netz der Stadtforen für nachhaltige Entwicklung in Höhe von insgesamt 171 789 EUR entstanden waren, durch die Kommission.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme der Kommission

Das Urban Forums for Sustainable Development Network (UFSD) wurde 1991 unter der Aufsicht der ehemaligen GD X gegründet und verbindet acht (später 19) Städte, darunter Delft. Sie ist Teil einer Strategie zur Verbreitung von Informationen über die EU, einschließlich der „Info-Points Europa“ und der Informationszentren für ländliche Gebiete („Carrefours“). Mit der Neuorganisation der Dienststellen der Kommission im Januar 2000 ging die Verantwortung für die von der GD X eingerichteten Informationsnetze auf die GD Bildung und Kultur über. Nach weiteren Anpassungen am 1. Januar 2001 ging diese Zuständigkeit dann auf die GD Presse und Kommunikation über.

Die Kommission stellte fest, dass sich ihr Standpunkt nach einer erneuten Prüfung der gesamten vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen nicht von der Antwort des Kommissionsmitglieds OREJA auf die schriftliche Anfrage E-0230/99 unterschied. Im Abschlussbericht der GD Presse wird erwähnt, dass "in Ermangelung klarer Anweisungen der Kommission eines der Foren, DELFT, damit begonnen hat, eine Aufsichtsfunktion zu übernehmen. Dies wurde von der Kommission bemerkt, aber nie offiziell anerkannt und sicherlich nie in das Projekt als Ganzes einbezogen. DELFT hat sich beschwert, dass sie nie für diese Aufsichtsfunktion bezahlt wurden, aber da die Kommission sie nie aufgefordert hat, dies zu tun, können sie nicht damit rechnen, bezahlt zu werden.

Der Beschwerdeführer war ein sehr aktives Mitglied des UFSD-Netzwerks. Die Kommission hatte jedoch keine (rechtliche) Grundlage, um den Beschwerdeführer für Sekretariatsarbeiten zu bezahlen. In der vom Beschwerdeführer unterzeichneten Vereinbarung wurden der jährliche feste Zuschuss, die zu erfüllenden Aufgaben und Bedingungen sowie der geschätzte Personalbedarf festgelegt. In Bezug auf die Behauptung des Beschwerdeführers, dass die Arbeiten auf der Grundlage von Zusicherungen der Kommission durchgeführt wurden, stellte die Kommission fest, dass es nicht möglich erscheint, dass dem Beschwerdeführer nicht bewusst sein könnte, dass die Kommission vertragliche Angelegenheiten immer schriftlich unter der Unterschrift eines zuständigen Beamten abwickelt.

In der Antwort von Kommissionsmitglied OREJA heißt es, dass der Beschwerdeführer der Verwaltungsabteilung der GD X einen Finanzvorschlag für die Verwaltung des Netzes vorgelegt habe. Dieser Vorschlag konnte nicht berücksichtigt werden, da die Maßnahmen von der Kommission selbst durchgeführt werden müssen. Der Beschwerdeführer wurde mündlich und nicht schriftlich darüber informiert, da häufig mündliche Kontakte mit allen Netzen stattfanden.

Aus der Rekonstitution der Geschichte der finanziellen Unterstützung der Kommission für den Beschwerdeführer geht hervor, dass der Beschwerdeführer von 1996 bis 2001 einen festen jährlichen Zuschuss in Höhe von 10 000 EUR erhielt, was die einzige Verpflichtung der Kommission war. Es gibt keine feststehenden Rechte, die es dem Beschwerdeführer ermöglichen würden, seine am 4. Juli 1997 erstmals gestellte Forderung nach 171 689 Euro zu begründen. Diese Forderung wäre in jedem Fall exorbitant für Koordinierungsaufgaben für ein experimentelles und kleines Netzwerk.

Die Kommission kam zu dem Schluss, dass sie nach eingehender Prüfung des Dossiers aus folgenden Gründen keinen Grund hatte, ihren Standpunkt zu ändern:

- die spezifische Aufgabe der Bereitstellung des Sekretariats für die Netze war nicht Bestandteil des Vertrags, und der Vertrag wurde nicht geändert;

- dies war in Wirklichkeit eine Aufgabe der Kommission, die nicht delegiert werden konnte und nicht delegiert wurde. Gleiches gilt für die Netze der Informationszentren für den ländlichen Raum („Carrefours“) und „Info-Points Europe“;

- es gab keine Gelegenheit für den Beschwerdeführer, den Standpunkt, den die Kommission mündlich eingenommen hatte, falsch zu verstehen;

- der im Vertrag vorgesehene Betrag war in jedem Fall eine feste, inklusive Zahlung.

Stellungnahme des Beschwerdeführers

Der Beschwerdeführer übermittelte drei Anhänge, die jeweils ausführliche Bemerkungen zum Standpunkt der Kommission enthielten. Die Anmerkungen des Beschwerdeführers lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Die Stellungnahme der Kommission bestätigt, dass das Institut das Sekretariat mit der Kommission geteilt hat. Außerdem bestreitet der Beschwerdeführer das Argument der Kommission, dass die Aufgabe nicht (zumindest teilweise) delegiert worden sei. Der Beschwerdeführer kann nicht nachvollziehen, wie die Kommission geltend machen kann, dass das Institut die Sekretariatsarbeit auf freiwilliger Basis übernommen hat, als ein Erstattungsvorschlag mit Kommissionsbeamten in bilateralen Sitzungen und in jährlichen Sitzungen des Forum-Netzwerks erörtert wurde. Zu diesem Zweck richtete der Beschwerdeführer regelmäßig Briefe an die beteiligten Beamten. Der Beschwerdeführer macht nicht geltend, dass die Sekretariatsarbeiten im Rahmen des bestehenden Vertrags erstattet werden sollten. Daher nahm der Beschwerdeführer Verhandlungen mit der Kommission auf, um einen gesonderten Vertrag über Sekretariatsarbeiten zu vereinbaren, und legte einen Vorschlag vor, in dem die Tätigkeiten und die damit verbundenen Kosten aufgeführt waren.

Nach Ermutigung und spezifischen Aufforderungen der Kommission, die Arbeiten bis zum Abschluss eines Vertrags fortzusetzen, erklärte sich der Beschwerdeführer damit einverstanden. Der Beschwerdeführer kann daher nicht nachvollziehen, warum die Kommission nicht von Anfang an erklärt hat, dass diese Arbeit nicht erstattet werden könne.

Der Beschwerdeführer widerspricht daher nachdrücklich der Schlussfolgerung der Kommission, dass "die interessierte Partei keine Gelegenheit hatte, die mündlichen und schriftlichen Standpunkte der Kommission falsch zu verstehen". Im Gegenteil, die Kommission hatte keine Gelegenheit, den Standpunkt des Beschwerdeführers falsch zu verstehen.

Die Tatsache, dass die Kommission über einen Zeitraum von Jahren keine Maßnahmen ergriffen hat, weder durch den Abschluss eines Vertrags mit dem Beschwerdeführer noch durch die Unterrichtung des Beschwerdeführers, dass ein solcher Vertrag unmöglich sei, bedeutet leider, dass sich die Kommission eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit schuldig gemacht hat. Der Beschwerdeführer sah daher keinen Grund, den Antrag auf Erstattung der entstandenen Kosten zurückzuziehen.

DIE AUSWIRKUNGEN DES BÜRGERS, EINE FREUNDLICHE LÖSUNG ZU ERREICHEN

Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme und der Bemerkungen vertrat die Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass es zu Missständen in der Verwaltungstätigkeit der Kommission kommen könnte. Gemäß Artikel 3 Absatz 5 der Satzung (1) schrieb er daher am 28. November 2003 an den Präsidenten der Kommission, um auf der Grundlage der folgenden Analyse der zwischen dem Beschwerdeführer und der Kommission streitigen Fragen eine einvernehmliche Lösung vorzuschlagen:

1.1 Der Beschwerdeführer beantragt, dass die Kommission die Kosten erstattet, die dem Institut durch die Sekretariatshilfe für das Europäische Netz der Stadtforen für nachhaltige Entwicklung (UFSD) in Höhe von insgesamt 171 689 EUR entstanden sind. Nach Ermutigung und spezifischen Aufforderungen der Kommission, die Arbeiten bis zum Abschluss eines Vertrags fortzusetzen, erklärte sich der Beschwerdeführer damit einverstanden. Der Beschwerdeführer kann nicht nachvollziehen, warum die Kommission nicht von vornherein erklärt hat, dass diese Arbeit nicht kompensiert werden könne.

1.2 Die Kommission stellte fest, dass die Sekretariats- und Koordinierungsaufgabe nicht Teil des Mustervertrags sei, der nur die Zahlung eines jährlichen Pauschalzuschusses vorsehe. Dies war in Wirklichkeit eine Aufgabe der Kommission, die nicht delegiert werden konnte. Der ursprüngliche Vertrag wurde in keiner Weise geändert, die die Zahlung zusätzlicher Dienstleistungen ermöglichen würde. Außerdem hatte der Beschwerdeführer nicht die Gelegenheit, die mündlichen und schriftlichen Standpunkte der Kommission falsch zu verstehen.

1.3 Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass der Umfang der Überprüfung, die er in Vertragsfällen durchführen kann, notwendigerweise begrenzt ist. Der Bürgerbeauftragte ist nicht bestrebt, festzustellen, ob eine der Parteien einen Vertragsbruch begangen hat, wenn die Angelegenheit strittig ist. Diese Frage könnte nur von einem zuständigen Gericht wirksam behandelt werden, das die Möglichkeit hätte, die Argumente der Parteien in Bezug auf das einschlägige nationale Recht anzuhören und widersprüchliche Beweise in strittigen Sachverhaltsfragen zu bewerten. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass es in Fällen, die vertragliche Streitigkeiten betreffen, gerechtfertigt ist, seine Untersuchung auf die Prüfung zu beschränken, ob das Organ oder die Einrichtung der Gemeinschaft ihm eine kohärente und angemessene Darstellung der Rechtsgrundlage für sein Handeln vorgelegt hat und warum es seine Auffassung der vertraglichen Position für gerechtfertigt hält.

1.4 Auf der Grundlage einer sorgfältigen Analyse der in der Akte enthaltenen Dokumente gelangt der Bürgerbeauftragte zu folgenden Feststellungen: Erstens stimmen der Beschwerdeführer und die Kommission darin überein, dass die Sekretariatskosten nicht durch den von den Parteien unterzeichneten ursprünglichen Vertrag gedeckt sind.

1.5 In einem Dokument mit dem Titel "Urban Forums for Sustainable Development - General Secretariat" (Besançon 1997) beschreibt der Beschwerdeführer seine Rolle wie folgt: „Seit Beginn des Netzes des Forums ist das Internationale Institut für städtische Umwelt (das Delfter Forum) an der laufenden Verwaltung des Netzes beteiligt und fungiert als inoffizielles Bindeglied zwischen der Europäischen Kommission und den nunmehr zwanzig Zentren. Da das Netzwerk größer wird und die Rolle des Sekretariats wichtiger, aber auch anspruchsvoller wird, wollen sowohl die Europäische Kommission als auch das Delfter Forum eine formellere Vereinbarung für diese Sekretariatsarbeit (…) schließen.

1.6 Offenbar wurde eine solche förmliche Vereinbarung mit der Kommission nie unterzeichnet. Aus den Akten geht jedoch hervor, dass der Beschwerdeführer Schritte unternommen hat, um sicherzustellen, dass ein solcher Vertrag unterzeichnet wird. Am 4. Juli 1997 richtete der Beschwerdeführer ein Schreiben an Herrn G. in der GD X der Kommission, in dem er ausdrücklich den Abschluss einer solchen förmlichen Vereinbarung forderte. In einem zweiten Schreiben vom 7. Oktober 1997 an denselben Beamten in der GD X forderte der Beschwerdeführer erneut die Formalisierung seiner koordinierenden Rolle im Netz, "da wir diese Rolle auf inoffizieller und unbezahlter Basis ausüben, was nicht dem Wohl der Europäischen Kommission, der anderen Foren oder uns selbst dient".

1.7 Darüber hinaus scheint es zu diesem Thema verschiedene mündliche Gespräche gegeben zu haben. In einem Memorandum vom 16. September 1998 stellt der Beschwerdeführer fest, dass die mündliche Zusage der GD X nie in einem Vertrag über technische Hilfe mit der Kommission abgeschlossen worden sei. In einem Vermerk vom 13. April 2000 erwähnt der Beschwerdeführer erneut, dass "von Beamten der GD X die Erwartung geäußert wurde, dass die Sekretariatsfunktion (…) durch einen Einzelvertrag abgedeckt wird. Trotz zahlreicher Treffen wurde ein Vertrag nie abgeschlossen. Trotz des Fehlens eines offiziellen Dokuments einigte sich die IIUE im Interesse aller Parteien jedoch darauf, das Netz bis zur Unterzeichnung eines förmlichen Vertrags als De-facto-Sekretariat zu verwalten, zu koordinieren und zu vertreten.“

1.8 Der Bürgerbeauftragte fand in der Akte kein Dokument, in dem die Kommission den in den Schreiben vom 4. Juli und 7. Oktober 1997 gestellten Antrag des Beschwerdeführers ausdrücklich zurückwies. In ihrer Stellungnahme vom 4. April 2003 wies die Kommission darauf hin, dass sie vertragliche Angelegenheiten stets schriftlich abschließt. Im vorliegenden Fall scheint jedoch eine schriftliche Antwort auf die Anträge des Beschwerdeführers vom Juli und Oktober 1997 zu fehlen. Die Kommission scheint dies implizit zu akzeptieren, indem sie später in derselben Stellungnahme erklärt, dass der Beschwerdeführer mündlich und nicht schriftlich informiert wurde, da häufig mündliche Kontakte mit allen Netzen stattfanden.

1.9 Aus den vorstehenden Ausführungen geht hervor, dass die Kommission nicht in einer Weise reagiert hat, die dem Beschwerdeführer von Anfang an deutlich gemacht hätte, dass die Erstattung der Sekretariatskosten ausgeschlossen war. Dieses Fehlen einer klaren Antwort der Kommission scheint auf der Überzeugung des Beschwerdeführers zu beruhen, dass die Sekretariatskosten oder zumindest ein Teil dieser Kosten von der Kommission erstattet werden könnten.

1.10 Die Grundsätze einer guten Verwaltung verlangen, dass die Kommission angemessene und klare Informationen bereitstellt und innerhalb einer angemessenen Frist auf Ersuchen der Öffentlichkeit Entscheidungen trifft (2). Im vorliegenden Fall hat die Kommission auf Ersuchen des Beschwerdeführers vom Juli und Oktober 1997 den Beschwerdeführer offenbar nicht innerhalb einer angemessenen Frist über ihre Entscheidung unterrichtet. Außerdem hat es die Kommission offenbar versäumt, den Beschwerdeführer in angemessener und eindeutiger Weise über ihre Entscheidung zu unterrichten.

1.11 Unter diesen Umständen kommt der Bürgerbeauftragte vorläufig zu dem Schluss, dass die Ablehnung der Behauptung des Beschwerdeführers durch die Kommission, die auf den unklaren Informationen der Kommission zu beruhen scheint, unfair zu sein scheint. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

Der Vorschlag für eine freundliche Lösung

Die vom Bürgerbeauftragten vorgeschlagene einvernehmliche Lösung bestand darin, dass die Kommission die Behauptung des Beschwerdeführers auf der Grundlage der oben genannten Elemente überprüfte. Eine solche Überprüfung könnte zu einem angemessenen Angebot führen, das unter dem vom Beschwerdeführer geforderten Betrag liegen könnte.

Antwort der Kommission

Die Dienststellen der Kommission haben den Fall erneut geprüft. Die in der Akte enthaltenen Informationen bieten jedoch keine Grundlage für einen Rechtsbehelf.

Obwohl die Kommission das Fehlen einer schriftlichen Antwort auf die Anträge des Beschwerdeführers vom Juli und Oktober 1997 bedauert, scheint es nicht möglich, dass er irregeführt wurde. Sein langes Engagement bei der Kommission und seine Kenntnis der üblichen Verfahren hätten es ihm nicht ermöglicht, die Situation nach Treu und Glauben dahin auszulegen, dass die Kommission und ihre Dienststellen ihm gegenüber Verpflichtungen eingegangen seien.

Zusätzliche Anmerkungen des Beschwerdeführers

Der Beschwerdeführer hielt an seiner Beschwerde fest und stellte fest, dass sein Antrag auf Wiedergutmachung völlig gerechtfertigt sei. Er betont, dass das Institut in gutem Glauben gehandelt habe. In Anbetracht der Belege, der mündlichen Ermutigung und der Zusicherungen der Kommission ist es ungerecht, wenn die Kommission geltend macht, dass der Beschwerdeführer nicht irregeführt werden konnte. Wie könnte der Beschwerdeführer anders urteilen, wenn er keine angemessene oder rechtzeitige Antwort erhalten hätte?

Der Beschwerdeführer weist ferner darauf hin, dass er durch eine lange Zusammenarbeit mit der Kommission weiß, dass es keine „normalen Verfahren“ gibt.

Der Empfehlungsentwurf

Am 31. März 2004 richtete der Bürgerbeauftragte gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Bürgerbeauftragten einen Empfehlungsentwurf an die Kommission. Dieser Empfehlungsentwurf stützte sich auf folgende Erwägungen:

1 Der Antrag des Instituts auf Erstattung der Sekretariatskosten

1.1 Der Beschwerdeführer beantragt, dass die Kommission die Kosten erstattet, die dem Institut durch die Sekretariatshilfe für das Europäische Netz der Stadtforen für nachhaltige Entwicklung (UFSD) in Höhe von insgesamt 171 689 EUR entstanden sind. Nach Ansicht des Beschwerdeführers stimmte der Beschwerdeführer zu, nachdem er von der Kommission ermutigt und ausdrücklich aufgefordert worden war, die Arbeiten bis zum Abschluss eines Vertrags fortzusetzen. Der Beschwerdeführer kann nicht nachvollziehen, warum die Kommission nicht von vornherein erklärt hat, dass diese Arbeit nicht kompensiert werden könne.

1.2 Die Kommission stellte fest, dass die Sekretariats- und Koordinierungsaufgabe nicht Teil des Mustervertrags sei, der nur die Zahlung eines jährlichen Pauschalzuschusses vorsehe. Dies war in Wirklichkeit eine Aufgabe der Kommission, die nicht delegiert werden konnte. Der ursprüngliche Vertrag wurde in keiner Weise geändert, die die Zahlung zusätzlicher Dienstleistungen ermöglichen würde. Außerdem hatte der Beschwerdeführer nicht die Gelegenheit, die mündlichen und schriftlichen Standpunkte der Kommission falsch zu verstehen.

1.3 Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme und der Anmerkungen stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission auf Ersuchen des Beschwerdeführers vom Juli und Oktober 1997 es versäumt hatte, den Beschwerdeführer innerhalb einer angemessenen Frist und in angemessener und eindeutiger Weise über seine Entscheidung zu informieren. Die vorläufige Schlussfolgerung des Bürgerbeauftragten war, dass die Ablehnung der Behauptung des Beschwerdeführers durch die Kommission, die auf den unklaren Informationen der Kommission zu beruhen scheint, unfair zu sein schien. Der Bürgerbeauftragte schlug der Kommission eine einvernehmliche Lösung vor, die darin bestand, dass die Kommission die Behauptung des Beschwerdeführers überprüfte. Der Bürgerbeauftragte wies darauf hin, dass eine solche Überprüfung zu einem angemessenen Angebot führen könnte, das unter dem vom Beschwerdeführer geforderten Betrag liegen könnte.

1.4 In ihrer kurzen Antwort auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung bedauerte die Kommission das Fehlen einer schriftlichen Antwort auf die Anfragen des Beschwerdeführers. Die Kommission wies jedoch darauf hin, dass die Kenntnis des Beschwerdeführers von den üblichen Verfahren es ihm nach Treu und Glauben nicht ermöglicht hätte, die Situation so auszulegen, dass die Kommission ihm gegenüber Verpflichtungen eingegangen sei. In seinen Bemerkungen zur Antwort der Kommission hielt der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest und betonte, dass das Institut in gutem Glauben gehandelt habe.

1.5 Der Bürgerbeauftragte fand in der Antwort der Kommission auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung keine neuen Argumente, die ihn dazu veranlassen könnten, seine vorläufige Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit zu überarbeiten. Vielmehr hat die Kommission das Fehlen einer schriftlichen Antwort an den Beschwerdeführer bestätigt. Darüber hinaus ist das Vorbringen der Kommission zur mutmaßlichen Kenntnis der normalen Verfahren der Kommission durch den Beschwerdeführer nicht überzeugend, da die vorläufige Feststellung des Bürgerbeauftragten eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit nicht auf dem Vorliegen einer vertraglichen Verpflichtung beruhte, sondern darauf, dass die Kommission den Beschwerdeführer nicht innerhalb einer angemessenen Frist und in angemessener und eindeutiger Weise ausdrücklich über ihre Entscheidung, eine solche Verpflichtung nicht einzugehen, unterrichtet hat.

2 Schlussfolgerung

In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen hielt der Bürgerbeauftragte an seiner vorläufigen Schlussfolgerung des Missstands in der Verwaltungstätigkeit fest und unterbreitete der Kommission gemäß Artikel 3 Absatz 6 des Statuts des Bürgerbeauftragten den folgenden Entwurf einer Empfehlung:

Der Empfehlungsentwurf

Die Kommission sollte die Behauptung des Beschwerdeführers auf der Grundlage der oben genannten Elemente überdenken. Eine solche Überprüfung könnte zu einem angemessenen Angebot führen, das unter dem vom Beschwerdeführer geforderten Betrag liegen könnte.

Ausführliche Stellungnahme der Kommission

Die Kommissionsdienststellen haben das Dossier eingehend geprüft, um zu überprüfen, ob eine ausdrückliche oder stillschweigende Verpflichtung gegenüber dem Beschwerdeführer in Bezug auf die Erstattung der Sekretariatskosten für die „UFSD“ besteht. Allerdings kann die Kommission ihren früheren Standpunkt in ihren Antworten an den Bürgerbeauftragten vom 4. April 2003 und 23. Dezember 2003 nur bestätigen. Die Kommission kann daher dem Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten nicht zustimmen.

Zusätzliche Anmerkungen des Beschwerdeführers

Der Beschwerdeführer bedauerte die Weigerung der Kommission, den Empfehlungsentwurf des Bürgerbeauftragten anzunehmen und seine Verantwortung in diesem Fall anzuerkennen. Der Beschwerdeführer übermittelte weitere Nachweise über die durchgeführten Sekretariatstätigkeiten sowie eine neue Kopie des Schreibens vom 4. Juli 1997, in dem er die Kommission um den Abschluss einer förmlichen Vereinbarung ersuchte. Der Beschwerdeführer ist davon überzeugt, dass der Antrag auf Wiedergutmachung voll und ganz gerechtfertigt ist.

DER BESCHLUSS

1 Der Antrag des Instituts auf Erstattung der Sekretariatskosten

1.1 Der Beschwerdeführer beantragt, dass die Kommission die Kosten des Instituts für die Sekretariatshilfe für das Europäische Netz der Stadtforen für nachhaltige Entwicklung (UFSD) in Höhe von insgesamt 171 689 EUR erstattet. Nach Ansicht des Beschwerdeführers stimmte der Beschwerdeführer zu, nachdem er von der Kommission ermutigt und ausdrücklich aufgefordert worden war, die Arbeiten bis zum Abschluss eines Vertrags fortzusetzen. Der Beschwerdeführer kann nicht nachvollziehen, warum die Kommission nicht von vornherein erklärt hat, dass diese Arbeit nicht kompensiert werden könne.

1.2 Die Kommission stellte fest, dass die Sekretariats- und Koordinierungsaufgabe nicht Teil des Mustervertrags sei, der nur die Zahlung eines jährlichen Pauschalzuschusses vorsehe. Dies war in Wirklichkeit eine Aufgabe der Kommission, die nicht delegiert werden konnte. Der ursprüngliche Vertrag wurde in keiner Weise geändert, die die Zahlung zusätzlicher Dienstleistungen ermöglichen würde. Außerdem hatte der Beschwerdeführer nicht die Gelegenheit, die mündlichen und schriftlichen Standpunkte der Kommission falsch zu verstehen.

1.3 Nach sorgfältiger Prüfung der Stellungnahme und der Anmerkungen stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission auf Ersuchen des Beschwerdeführers vom Juli und Oktober 1997 es versäumt hatte, den Beschwerdeführer innerhalb einer angemessenen Frist und in angemessener und eindeutiger Weise über seine Entscheidung zu informieren. Die vorläufige Schlussfolgerung des Bürgerbeauftragten war, dass die Ablehnung der Behauptung des Beschwerdeführers durch die Kommission, die auf den unklaren Informationen der Kommission zu beruhen scheint, unfair zu sein schien. Der Bürgerbeauftragte schlug der Kommission eine einvernehmliche Lösung vor, die darin bestand, dass die Kommission die Behauptung des Beschwerdeführers überprüfte. Der Bürgerbeauftragte wies darauf hin, dass eine solche Überprüfung zu einem angemessenen Angebot führen könnte, das unter dem vom Beschwerdeführer geforderten Betrag liegen könnte.

1.4 In ihrer kurzen Antwort auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine einvernehmliche Lösung bedauerte die Kommission das Fehlen einer schriftlichen Antwort auf die Anfragen des Beschwerdeführers. Die Kommission wies jedoch darauf hin, dass die Kenntnis des Beschwerdeführers von den üblichen Verfahren es ihm nach Treu und Glauben nicht ermöglicht hätte, die Situation so auszulegen, dass die Kommission ihm gegenüber Verpflichtungen eingegangen sei. In seinen Bemerkungen zur Antwort der Kommission hielt der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest und betonte, dass das Institut in gutem Glauben gehandelt habe.

1.5 Der Bürgerbeauftragte fand in der Antwort der Kommission auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung keine neuen Argumente, die ihn dazu veranlassen könnten, seine vorläufige Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit zu überarbeiten. Im Gegenteil bestätigte die Kommission das Fehlen einer schriftlichen Antwort an den Beschwerdeführer. Darüber hinaus war das Vorbringen der Kommission zur mutmaßlichen Kenntnis der normalen Verfahren der Kommission durch den Beschwerdeführer nicht überzeugend, da die vorläufige Feststellung des Bürgerbeauftragten eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit nicht auf dem Vorliegen einer vertraglichen Verpflichtung beruhte, sondern auf dem Versäumnis der Kommission, den Beschwerdeführer innerhalb einer angemessenen Frist und in angemessener und eindeutiger Weise ausdrücklich von ihrer Entscheidung zu unterrichten, keine solche Verpflichtung einzugehen.

1.6 Der Bürgerbeauftragte richtete daher einen Empfehlungsentwurf an die Kommission, der darin bestand, dass die Kommission die Behauptung des Beschwerdeführers auf der Grundlage der oben genannten Elemente überdenken sollte. Die Kommission lehnte den Empfehlungsentwurf ab und bestätigte ihren früheren Standpunkt.

1.7 Wie bereits unter Ziffer 1.5 unter der Überschrift „Empfehlungsentwurf“ erläutert, fand der Bürgerbeauftragte in der ausführlichen Stellungnahme der Kommission zu dem Empfehlungsentwurf keine neuen Argumente, die ihn dazu veranlassen könnten, seine unter den Ziffern 1.10 und 1.11 unter der Überschrift „Bemühungen des Bürgerbeauftragten um eine einvernehmliche Lösung“ getroffene vorläufige Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit zu überarbeiten. Der Bürgerbeauftragte macht daher nachstehend die kritische Bemerkung.

2 Schlussfolgerung

2.1 Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde ist folgende kritische Bemerkung zu machen:

Nach den Grundsätzen einer guten Verwaltung muss die Kommission angemessene und klare Informationen bereitstellen und innerhalb einer angemessenen Frist auf Ersuchen der Öffentlichkeit Entscheidungen treffen (3). Im vorliegenden Fall hat die Kommission auf Ersuchen des Beschwerdeführers vom Juli und Oktober 1997 den Beschwerdeführer offenbar nicht innerhalb einer angemessenen Frist und in angemessener und eindeutiger Weise über ihre Entscheidung unterrichtet. Obwohl die Kommission in ihrer Stellungnahme darauf hingewiesen hat, dass sie vertragliche Angelegenheiten stets schriftlich abschließt, hat sie in ihrer Antwort auf den Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung das Fehlen einer schriftlichen Antwort auf die Schreiben des Beschwerdeführers vom 4. Juli und 7. Oktober 1997 bestätigt. Die Argumentation der Kommission in Bezug auf die mutmaßliche Kenntnis der normalen Verfahren der Kommission durch den Beschwerdeführer war daher weder rechtmäßig noch überzeugend. Unter diesen Umständen erscheint die Zurückweisung der Behauptung des Beschwerdeführers durch die Kommission, die auf den unklaren Informationen der Kommission zu beruhen scheint, unfair. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

2.2 Nach Artikel 3 Absatz 7 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten übermittelt der Bürgerbeauftragte nach Abgabe eines Empfehlungsentwurfs und nach Eingang der ausführlichen Stellungnahme des betreffenden Organs oder der betreffenden Einrichtung dem Europäischen Parlament und dem betreffenden Organ oder der betreffenden Einrichtung einen Bericht.

2.3 In seinem Jahresbericht für 1998 wies der Bürgerbeauftragte darauf hin, dass die Möglichkeit für ihn, dem Europäischen Parlament einen Sonderbericht vorzulegen, für seine Arbeit von unschätzbarem Wert sei. Er fügt hinzu, dass Sonderberichte daher nicht allzu häufig vorgelegt werden sollten, sondern nur in Bezug auf wichtige Angelegenheiten, in denen das Parlament tätig werden könne, um den Bürgerbeauftragten zu unterstützen (4). Der Jahresbericht 1998 wurde dem Europäischen Parlament vorgelegt und vom Europäischen Parlament gebilligt.

2.4 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der vorliegende Fall die Pflichten der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit einem Antrag des Beschwerdeführers auf Abschluss eines Vertrags betrifft, der nicht zustande gekommen ist. Er stellt ferner fest, dass nicht ersichtlich ist, welche Maßnahmen das Europäische Parlament ergreifen könnte, um den Bürgerbeauftragten und den Beschwerdeführer im vorliegenden Fall zu unterstützen. Unter diesen Umständen kommt der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass es nicht angebracht ist, dem Europäischen Parlament einen Sonderbericht vorzulegen.

2.5 Der Bürgerbeauftragte wird dem Präsidenten der Kommission daher eine Kopie dieses Beschlusses übermitteln und eine kurze Zusammenfassung in den Jahresbericht 2004 aufnehmen, der dem Europäischen Parlament vorgelegt wird. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall somit ab.

Mit freundlichen Grüßen,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) "So weit wie möglich bemüht sich der Bürgerbeauftragte um eine Lösung mit dem betreffenden Organ oder der betreffenden Einrichtung, um den Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu beseitigen und die Beschwerde zu befriedigen."

(2) Siehe Artikel 17.1 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis.

(3) Siehe Artikel 17.1 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis.

(4) Jahresbericht 1998, S. 27-28.