Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer ist der Ehegatte eines EU-Bediensteten. Er und sein Kind sind in einem EU-Mitgliedstaat primär krankenversichert. Als Familienangehörige des Bediensteten profitieren sie auch von einem ergänzenden („Aufstockungs-“) Versicherungsschutz im Rahmen des Gemeinsamen Krankheitsfürsorgesystems der EU (GKFS), des Krankenversicherungssystems für EU-Bedienstete, Rentner und unterhaltsberechtigte Personen. Das GKFS wird vom Amt der Europäischen Kommission für die Feststellung und Abwicklung individueller Ansprüche (Paymaster Office, im Folgenden: „PMO“).

2. Im April 2022 teilte die Bedienstete dem PMO mit, dass sie im September 2022 eine Stelle in einer EU-Delegation in einem Nicht-EU-Land antreten werde, wo ihr Ehepartner und ihr Kind sie begleiten würden. Sie erklärte, dass ihre beiden Familienangehörigen zwar eine primäre Krankenversicherung im Rahmen des nationalen Systems hätten, diese Regelung sie jedoch in dem Land, in das sie entsandt worden sei, nicht abdecken werde. Der Bedienstete fragte das PMO, ob es ihm in diesem Land im Rahmen des GKFS eine primäre Deckung (für Krankheiten und Unfälle) gewähren könne.  

3. Das PMO antwortete dem Bediensteten, dass es seinen Familienangehörigen keinen Hauptversicherungsschutz gewähren könne, da ihr Ehegatte weiterhin in einem EU-Mitgliedstaat beschäftigt sei und somit auch unter das nationale System falle. Da das nationale System jedoch ihre beiden Familienangehörigen in dem Land, in das sie entsandt wurde, nicht abdecken würde, würde das PMO ihre Krankheitskosten während ihres Aufenthalts dort im Rahmen der GKFS-Primärversicherungsregeln erstatten.

4. Im Juli 2022 forderte die Bedienstete das PMO auf, Bescheinigungen über die primäre Deckung ihres Ehepartners und Kindes in dem Land auszustellen, in das sie entsandt wurde. Sie lehnte ihren Antrag im August 2022 ab und wies darauf hin, dass die Bescheinigungen, die das PMO in der Zwischenzeit ausgestellt habe, nur die „Aufstockung“ beträfen und daher nicht zum Nachweis der primären Deckung in dem Land verwendet werden könnten, in das sie entsandt worden sei. Sie fügte insbesondere hinzu, dass ihr Kind sich in diesem Land einer obligatorischen Gesundheitsuntersuchung unterziehen müsse, um sich an einer Schule einschreiben zu können. Daher musste sie die primäre Abdeckung ihres Kindes durch das GKFS nachweisen.

5. Das PMO stellte die beantragte Bescheinigung für das Kind des Bediensteten aus, nicht jedoch für seinen Ehegatten, da einige Belege fehlten. Sie erklärte, dass sie die gleiche Bescheinigung für ihren Ehepartner ausstellen werde, sobald sie die fehlenden Dokumente erhalten habe.

6. Die Bedienstete legte die fehlenden Dokumente vor und wies das PMO darauf hin, dass sie die Bescheinigung ihres Ehegatten vor ihrem Umzug (Ende August 2022) vorlegen müsse und dass sie in der letzten Augustwoche 2022 keinen Zugang zu ihrem Computer haben werde.

7. Das PMO antwortete dem Bediensteten, dass die Bescheinigung, die sie für ihren Ehegatten beantragt habe, nicht standardmäßig sei und daher nicht automatisch erstellt werde; Vielmehr musste es manuell ausgegeben werden. Folglich würde sie eine solche Bescheinigung nur aus einem bestimmten Grund ausstellen, d. h., wenn ein Gesundheitsdienstleister in dem betreffenden Land ausdrücklich den Nachweis der Erstversicherung für seinen Ehegatten verlangen würde.

8. Im September 2022 schrieb der Beschwerdeführer an das PMO, um sich darüber zu beschweren, wie er mit dem Antrag auf Ausstellung einer Krankenversicherungsbescheinigung umgegangen sei. Der Beschwerdeführer beschwerte sich auch beim Generalsekretär der Kommission (im Folgenden „Generalsekretär“). Er machte geltend, dass das PMO zwar seine primäre Berichterstattung in dem Land, in das seine Frau entsandt worden sei, bestätigt und zunächst versprochen habe, eine Bescheinigung für ihn auszustellen (wie es für sein Kind der Fall gewesen sei), dies jedoch abgelehnt habe. Er behauptete, dass er im Falle eines medizinischen Notfalls eine solche Bescheinigung im Voraus haben müsse.

9. Unzufrieden mit der Behandlung der Angelegenheit durch die Kommission wandte sich der Beschwerdeführer im September 2022 an den Bürgerbeauftragten. Er machte geltend, das PMO habe den Antrag auf eine Bescheinigung über seinen Hauptversicherungsschutz in dem Land, in das seine Frau entsandt worden sei, nicht ordnungsgemäß bearbeitet. Er befürchtete auch, dass der Generalsekretär auf seine Beschwerde noch nicht geantwortet habe.

10. Anfang Oktober 2022 sandte das PMO eine E-Mail an den Beschwerdeführer, in der es darauf hinwies, dass seine Frau die Erstattung ihrer medizinischen Kosten nach denselben Grundsätzen wie diejenigen, die die Erstversicherung beantragten, beantragen könne, da die nationale Regelung die medizinischen Kosten für ihn und sein Kind in dem Land, in das seine Frau entsandt wurde, nicht gedeckt habe. Da in den damals verwendeten GKFS-Zertifikaten jedoch nur die Art der Abdeckung eines Begünstigten durch das GKFS (primär oder aufstockend) erwähnt werden konnte, prüfte das PMO diese Zertifikate genauer, um zu sehen, wie sie verbessert werden könnten, um sie für die Außenwelt leichter verständlich zu machen. Das PMO kam zu dem Schluss, dass es das neue Dokument der Ehefrau des Beschwerdeführers übermitteln werde, sobald es fertig sei.

11. Mitte Oktober 2022 übermittelte das PMO dem Beschwerdeführer eine weitere E-Mail. Er verwies auf seine Beschwerde beim Generalsekretär und erklärte, dass das PMO sowohl für den Beschwerdeführer als auch für sein Kind nach Erhalt der einschlägigen Unterlagen eine Bescheinigung über die GKFS-Ergänzung ausgestellt habe. Was der Beschwerdeführer zusätzlich beantragte, war ein auf seine individuelle Situation zugeschnittenes Schreiben, das zuvor kein anderer GKFS-Begünstigter angefordert hatte. Das PMO betonte, dass die Bearbeitung außergewöhnlicher Anfragen länger dauern könnte.

12. Der Beschwerdeführer leitete diese E-Mails an den Bürgerbeauftragten weiter und behauptete, dass die Kommission immer noch keine angemessene Bescheinigung vorgelegt habe. Daher gefährdete ihn die Kommission im Falle eines medizinischen Notfalls.

Die Untersuchung

13. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und forderte die Kommission auf, klarzustellen, wie sie mit Folgendem umgeht:

A. Antrag des Beschwerdeführers auf Ausstellung einer Krankenversicherungsbescheinigung; und

B. Beschwerde des Beschwerdeführers beim Generalsekretär.

14.  Der Bürgerbeauftragte erhielt die Antwort der Kommission auf die Beschwerde und anschließend die Stellungnahme des Beschwerdeführers als Antwort auf die Antwort der Kommission.

15. In ihrer Antwort stellte die Kommission fest, dass sie dem Beschwerdeführer Mitte September 2022 eine Bescheinigung übermittelt hatte, die der für sein Kind ausgestellten ähnlich war. In seinem Follow-up-Austausch mit dem Bürgerbeauftragten behauptete der Beschwerdeführer jedoch, dass er nur eine Bescheinigung über den zusätzlichen Versicherungsschutz und keine Bescheinigung über die Erstattung nach den Vorschriften über den primären Versicherungsschutz erhalten habe.

16. Anschließend forderte der Bürgerbeauftragte die Kommission auf, anzugeben, über welchen Kanal das PMO die angeforderte Bescheinigung übermittelt hatte. Die Kommission stellte klar, dass die entsprechende Bescheinigung der Ehefrau des Beschwerdeführers über den gesicherten Kommunikationskanal übermittelt wurde, den das PMO für GKFS-Mitglieder nutzt. Alle aktiven EU-Bediensteten haben Zugang zu diesem Kanal, der mit ihren beruflichen E-Mail-Adressen verknüpft ist. Die Kommission übermittelte dem Bürgerbeauftragten eine Kopie dieser Bescheinigung, die der Bürgerbeauftragte dann an den Beschwerdeführer weiterleitete.

17. Der Beschwerdeführer merkte an, dass seine Frau höchstwahrscheinlich nicht die E-Mail-Benachrichtigung erhalten habe, dass die Bescheinigung auf dem internen Kommunikationskanal verfügbar sei, da sich ihre E-Mail-Adresse nach ihrem Umzug in die EU-Delegation im September 2022 geändert habe.

18. Im Januar 2023 teilte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten und der Kommission Probleme mit, mit denen er bei der Verwendung des vorgelegten Zertifikats mit Gesundheitsdienstleistern im Nicht-EU-Land konfrontiert war. Er bat um ein Zertifikat, das klarer formuliert war.

19. Mitte Januar 2023 übermittelte die Kommission dem Beschwerdeführer eine überarbeitete Fassung der Bescheinigung.

Wie die Kommission mit dem Antrag des Beschwerdeführers auf Ausstellung einer Krankenversicherungsbescheinigung umging

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

20. Der Beschwerdeführer machte geltend, die Kommission habe es versäumt, den Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung über seinen Hauptversicherungsschutz in dem Land, in das seine Ehefrau entsandt worden sei, ordnungsgemäß zu bearbeiten. Er befürchtete, dass die Gesundheitsdienstleister in diesem Land sich weigern würden, ihm eine dringende Gesundheitsversorgung ohne Nachweis des Versicherungsschutzes zukommen zu lassen.

21. In ihrer Antwort an den Bürgerbeauftragten stellte die Kommission fest, dass es zwei standardisierte GKFS-Krankenversicherungsbescheinigungen gibt: das GKFS-Primärdeckungszertifikat und das GKFS-Ergänzungszertifikat. Diese Zertifikate stehen allen GKFS-Mitgliedern zur Verfügung und können von der entsprechenden Online-Plattform heruntergeladen werden. Jede andere Art von Bescheinigung muss manuell erstellt werden und wird auf Antrag „in hinreichend begründeten Fällen nach einer Analyse der Akte und des Antrags“ ausgestellt.

22. Die Kommission stellte ferner fest, dass dies das erste Mal war, dass sie einen solchen Antrag von einem Bediensteten in der betreffenden EU-Delegation erhalten hatte. Er fügte hinzu, dass er dem Beschwerdeführer mitgeteilt habe, dass das GKFS, da er und sein Kind in diesem Land nicht im Rahmen ihres nationalen primären Krankenversicherungssystems gedeckt seien, „nur die primäre Erstattung der in dem [Drittland] entstandenen Kosten gewähren [würde], während der Versicherungsschutz mit dem GKFS ergänzt würde“.

23. Die Kommission wies ferner darauf hin, dass das PMO, auch wenn der Adressat der beantragten Bescheinigung und der spezifische Bedarf daran in seinem ausführlichen Schriftwechsel mit dem Beschwerdeführer nie ermittelt worden seien, eine Bescheinigung erstellt habe, die der für das Kind des Beschwerdeführers ausgestellten ähnlich sei, und diese Mitte September 2022 übermittelt habe.

24. Die Kommission erklärte ferner, dass das PMO dem Beschwerdeführer konsequent geantwortet und ihm rechtzeitig Klarstellungen übermittelt habe.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

25. Der Beschwerdeführer forderte das PMO auf, ihm eine Bescheinigung auszuhändigen, dass er in der Praxis über einen Erstversicherungsschutz im Rahmen des GKFS in dem betreffenden Nicht-EU-Land verfügt, da er befürchtete, dass Gesundheitsdienstleister in diesem Land sich weigern könnten, dringende Gesundheitsdienstleistungen ohne einen solchen Nachweis zu erbringen. Der Bürgerbeauftragte hält die Bedenken des Beschwerdeführers für verständlich und seinen Antrag für angemessen.

26.  Die Kommission räumte von Anfang an ein, dass die dem Beschwerdeführer und seinem Kind im Nicht-EU-Land entstandenen Krankheitskosten nach den Vorschriften für den primären Krankenversicherungsschutz des GKFS erstattet würden. Während die Kommission jedoch die entsprechende Bescheinigung für das Kind des Beschwerdeführers rechtzeitig ausstellte (für das Kind, sich in die Schule einzuschreiben), schien sie weniger bereit zu sein, dasselbe für den Beschwerdeführer zu tun. Die Kommission verwies auf die Zeit, die für die Ausstellung solcher „nicht standardmäßigen“Bescheinigungen benötigt wird, und auf das Fehlen eines spezifischen Grundes für die Ausstellung einer Bescheinigung für den Beschwerdeführer.

27. Nach einem umfassenden Austausch, bei dem der Beschwerdeführer sein Ersuchen wiederholte, stellte die Kommission Mitte September 2022 die angeforderte Bescheinigung aus. Im Januar 2023 übermittelte die Kommission dem Beschwerdeführer auf dessen Antrag auch eine überarbeitete, explizitere und klarere Fassung der Bescheinigung. Die Kommission hat diesen Aspekt der Beschwerde somit geklärt.

28. Die Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass die Kommission den Antrag des Beschwerdeführers nicht in vollem Umfang serviceorientiert bearbeitet hat.

29. Die Kommission hat dem Beschwerdeführer und seiner Ehefrau bei verschiedenen Gelegenheiten recht widersprüchliche Informationen über die Verzögerungen bei der Vorlage der beantragten Bescheinigung übermittelt, die vom Fehlen eines spezifischen Grundes für die Ausstellung der beantragten Bescheinigung bis hin zur längeren Vorbereitungszeit reichten.

30.  Darüber hinaus ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass es angemessen war, dass der Beschwerdeführer Bedenken hinsichtlich des Zugangs zur Gesundheitsversorgung hatte, da keine Bescheinigung vorliegt, aus der hervorgeht, dass etwaige Ausgaben im Rahmen des GKFS in einer Weise erstattet würden, die der primären Deckung entspricht. Dies gilt umso mehr, als das Land, in das die Ehefrau des Beschwerdeführers entsandt wurde, für seine hohen medizinischen Kosten bekannt ist.[1] Vor diesem Hintergrund sind die von der Kommission genannten Gründe für ihr Zögern und ihre Verzögerung bei der Ausstellung der beantragten Bescheinigung nicht völlig hinnehmbar.

31. Der Bürgerbeauftragte ist sich darüber im Klaren, dass das PMO angesichts der hohen Zahl von GKFS-Begünstigten eine große Zahl von Anträgen bearbeiten muss und dass die Erstellung manuell (und nicht automatisch) erstellter Bescheinigungen länger dauern kann. Der Text des schließlich ausgestellten Zertifikats war jedoch kurz und erforderte nur geringfügige Änderungen gegenüber dem Standardzertifikat. Der Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass das PMO unverhältnismäßig viel Zeit benötigte, um den Antrag des Beschwerdeführers zu bearbeiten. Darüber hinaus hatte das PMO bereits eine Bescheinigung für das Kind des Beschwerdeführers ausgestellt, die als Grundlage für die Bescheinigung des Beschwerdeführers hätte dienen können.[2] Diese Verzögerung und das Zögern verursachten nicht nur unnötigen Stress für den Beschwerdeführer und seine Frau (die Bedienstete), sondern führten auch zu Verwaltungsaufwand und erheblichen Ressourceninvestitionen seitens der Kommission, da sie zur Beteiligung verschiedener Abteilungen verschiedener Ebenen führten.

32. Um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern, fordert die Bürgerbeauftragte die Kommission auf, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass sie solche Anfragen zeitnah und insgesamt effizienter bearbeitet. Beispielsweise könnte das PMO Vorlagen für ähnliche Zertifikate einrichten.

33. Ein Teil der Probleme in diesem Fall ist auf eine schlechte Kommunikation zurückzuführen. Insbesondere stellte die Kommission die angeforderte Bescheinigung zwar Mitte September 2022 aus, doch erst im Dezember 2022 wurde dem Beschwerdeführer bekannt, dass er dies getan hatte (nachdem der Bürgerbeauftragte die Angelegenheit mit der Kommission geklärt hatte). Dies scheint auf eine Änderung der E-Mail-Adresse der Ehefrau des Beschwerdeführers zurückzuführen zu sein [3].

34. Die Bürgerbeauftragte erkennt an, dass die Praxis der Kommission, Informationen, die personenbezogene Daten enthalten, nur über gesicherte Kommunikationskanäle zu übermitteln, verwaltungstechnisch einwandfrei ist und den einschlägigen EU-Datenschutzvorschriften entspricht. Da der Beschwerdeführer in seiner Eigenschaft als Familienangehöriger des EU-Bediensteten (seine Ehefrau), der den ursprünglichen Antrag im Namen des Beschwerdeführers gestellt hat, von der GKFS-Krankenversicherung profitiert, ist es auch verständlich, warum das PMO diesen internen Kommunikationskanal genutzt hat.

35. Allerdings hätte der Beschwerdeführer offenbar nur über seine Frau wissen können, dass ein wichtiges offizielles Dokument, das ihn persönlich betraf, verfügbar war. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass diese Art der Bearbeitung eines solchen Antrags, wie sich aus dem Sachverhalt im vorliegenden Fall ergibt, nicht ideal ist.

36. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass es ein besserer Weg gewesen wäre, dem Beschwerdeführer (neben seiner Ehefrau) die Möglichkeit zu geben, darüber informiert zu werden, dass die angeforderte Bescheinigung auf der entsprechenden Plattform verfügbar war, da er, der in diesem Fall individuell betroffene GKFS-Begünstigte, direkt informiert worden wäre. Dies könnte geschehen, indem dem Bediensteten die Möglichkeit gegeben wird, zusätzliche E-Mail-Adressen anzugeben, an die das PMO eine Benachrichtigung senden soll, wenn ein angefordertes Zertifikat verfügbar ist (z. B. die E-Mail-Adresse des von dem Zertifikat betroffenen Familienangehörigen). Zu diesem Zweck könnte das Online-Antragsformular des PMO („Personalkontakt“) ein entsprechendes Feld (das der Bedienstete bei Bedarf ausfüllen muss) wie folgt enthalten: „Zusätzliche E-Mail-Adresse(n), an die eine Benachrichtigung gesendet werden sollte, wenn eine Antwort verfügbar ist: ... „.[4] Der Bürgerbeauftragte fordert die Kommission auf, eine solche Option in Erwägung zu ziehen.

37. In diesem Fall hätte der Bedienstete beispielsweise seine private E-Mail-Adresse und/oder die E-Mail-Adresse seines Mannes angeben können. Selbst wenn der Bedienstete aus irgendeinem Grund keinen (längeren) Zugriff auf die berufliche E-Mail-Adresse hatte, die mit der Online-Plattform verknüpft ist, konnten sie und/oder ihr Ehemann die Benachrichtigung über das angeforderte Zertifikat über eine andere E-Mail-Adresse erhalten, auf die sie direkt zugreifen können.

Wie die Kommission mit der Beschwerde beim Generalsekretär umgegangen ist

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

38. Der Beschwerdeführer machte geltend, er habe keine Antwort auf seine Beschwerde beim Generalsekretär der Kommission erhalten.

39. In ihrer Antwort an die Bürgerbeauftragte erklärte die Kommission, dass das PMO auf Anweisung des Generalsekretärs Mitte Oktober 2022 auf die Beschwerde des Beschwerdeführers geantwortet habe.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

40. Aus der Antwort der Kommission an den Bürgerbeauftragten geht hervor, dass die E-Mail, die sie Mitte Oktober 2022 an den Beschwerdeführer sandte, die förmliche Antwort der Kommission auf die Beschwerde des Beschwerdeführers an seinen Generalsekretär war. Diese Antwort wurde innerhalb der entsprechenden Frist und vor Einleitung der Untersuchung durch den Bürgerbeauftragten übermittelt. Somit gab es keinen Missstand bei der Behandlung der Beschwerde beim Generalsekretär durch die Kommission.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgenden Schlussfolgerungen ab:[5]

Die Europäische Kommission hat das Problem in Bezug auf den Antrag des Beschwerdeführers auf eine Bescheinigung über den Versicherungsschutz im Rahmen des Gemeinsamen Krankheitsfürsorgesystems (GKFS) gelöst.  

Bei der Behandlung der Beschwerde des Beschwerdeführers beim Generalsekretär der Kommission durch die Europäische Kommission gab es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit.

Der Beschwerdeführer und die Kommission werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Rosita Hickey
Direktorin für Anfragen

Straßburg, den 15.11.2023

[1] Im Intranet der Kommission wird das Land auf der Seite „Direktabrechnung“des GKFS bei hohen Krankheitskosten als Beispiel unter den Ländern mit „teuerem Arzneimittel“aufgeführt.

[2] Tatsächlich bestand der einzige Unterschied zwischen der Bescheinigung, die das PMO für das Kind des Beschwerdeführers ausgestellt hatte, und der für ihn ausgestellten Bescheinigung in den Namen der Begünstigten.

[3] In der Korrespondenz mit dem PMO (über den internen Kommunikationskanal) erschien die berufliche E-Mail-Adresse der Bediensteten unter [...]@ec.europa.eu (eine E-Mail-Adresse der Kommission), während ihre derzeitige berufliche E-Mail-Adresse [...]@eeas.europa.eu (d. h. eine E-Mail-Adresse des Europäischen Auswärtigen Dienstes) lautet.

[4] Die Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass eine solche Option keine besonderen Datenschutzprobleme aufwerfen würde, da es sich bei den PMO- und GKFS-Meldungen um „keine Antwort“-E-Mails mit einem sehr allgemeinen Inhalt handelt, bei denen der Empfänger lediglich darüber informiert wird, dass eine Nachricht/Antwort auf der entsprechenden Plattform verfügbar ist (zu der natürlich nur Bedienstete Zugang haben). Derzeit lauten insbesondere die automatischen Benachrichtigungen, die von der Online-Plattform des PMO („Personalkontakt“) generiert werden, wie folgt: „Eine neue Nachricht ist in Ihrem Mitarbeiterkontakt verfügbar. Um sie einzusehen, loggen Sie sich bitte mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort ein, wenn Sie auf den folgenden Link klicken [...]“. Je nach Fall lauten die Online-Meldungen des GKFS wie folgt: „Ein neues Dokument ist in Ihrem GKFS-Online verfügbar. Um sie einzusehen, loggen Sie sich bitte mit Ihren Zugangsdaten unter https:// [...]“ oder „Das von Ihnen angeforderte Zertifikat ist in Ihrem JSIS-Online verfügbar. Zum Herunterladen melden Sie sich bitte mit Ihren Zugangsdaten unter https://[...] an.“

[5] Diese Beschwerde wurde im Rahmen der delegierten Fallbearbeitung gemäß dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Annahme von Durchführungsbestimmungen behandelt.