# Beschluss darüber, wie die Asylagentur der Europäischen Union (EEUA) die Berufserfahrung eines Antragstellers in einem Auswahlverfahren für externe Sachverständige bewertet hat (EASO/2021/885) (Fall 560/2022/KT)
- Autor: Europäischer Ombudsmann
- Datum: 2023-07-20T10:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/de/decision/de/172616)
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> Die Beschwerdeführerin war unzufrieden damit, wie die Asylagentur der Europäischen Union (EEUA) ihre Berufserfahrung im Rahmen eines Auswahlverfahrens für externe Sachverständige bewertet hatte. Sie machte geltend, dass sie über die erforderliche einschlägige Mindesterfahrung verfüge, und ersuchte die EEUA, ihre Bewertung zu überprüfen. Sie macht ferner geltend, dass die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen zwar noch offen sei, das einschlägige Online-Bewerbungstool der EUAA es ihr jedoch nicht erlaube, ihre Bewerbung zu aktualisieren.
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> Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und ersuchte die EUAA, den Eingang des Antrags der Beschwerdeführerin zu bestätigen und ihr einen vorläufigen Zeitrahmen für ihre inhaltliche Antwort zu übermitteln. Die Bürgerbeauftragte traf sich auch mit der EUAA, um Klarstellungen zu bestimmten organisatorischen und verfahrenstechnischen Aspekten des Auswahlverfahrens zu erhalten, die problematisch zu sein schienen, einschließlich des Beschwerdeverfahrens der EUAA und ihrer Kommunikation mit Antragstellern.
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> Im Laufe der Untersuchung erklärte die EUAA der Beschwerdeführerin, dass sie ihre gesamte Berufserfahrung nicht korrekt im Online-Bewerbungsformular angegeben habe, obwohl diese Erfahrung in ihrem Lebenslauf enthalten sei. Die EUAA hat die Berufserfahrung der Beschwerdeführerin neu bewertet und sie in die Liste der erfolgreichen Bewerber aufgenommen.
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> Im Anschluss an das Treffen mit dem Bürgerbeauftragten befasste sich die EUAA auch mit den zuvor als problematisch eingestuften Problemen. Die Bürgerbeauftragte begrüßte die erheblichen Verbesserungen, die von der EUAA in dem betreffenden Auswahlverfahren eingeführt wurden, und schloss den Fall als erledigt ab.
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Hintergrund der Beschwerde
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**1.** Im August 2021 veröffentlichte das Europäische Unterstützungsbüro für Asylfragen (EASO), Vorgänger der Asylagentur der Europäischen Union (EUAA) (im Folgenden „EUA"), eine Aufforderung zur Interessenbekundung zur Erstellung einer Liste externer Experten für den Einsatz in den Asyl-Unterstützungsteams der EUAA (EASO/2021/885)[\[1\].](#_ftn1){#_ftnref1} Die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, die bis Mai 2024 läuft, umfasst 76 verschiedene Stellenprofile[\[2\].](#_ftn2){#_ftnref2} Bewerber können sich für maximal acht Profile bewerben.
**2.** Der Beschwerdeführer beantragte eine Reihe von Profilen, darunter die Profilnummer 16 für „Senior Case Experts" (im Folgenden „Profil 16"). Gemäß den Anforderungen dieses Profils müssen Antragsteller über eine „fünfjährige*nachgewiesene Erfahrung im Bereich Migration und Asyl verfügen, davon mindestens drei Jahre nachgewiesene Erfahrung in der Durchführung von Asylanhörungen und der Ausarbeitung von Stellungnahmen".*
**3.**Am 7. März 2022 teilte die EUAA der Beschwerdeführerin mit, dass sie sie nicht in die Liste der Sachverständigen für das Profil 16 aufgenommen habe, da sie die oben genannte Anforderung in Bezug auf die Mindestberufserfahrung nicht erfüllt habe. Die EUAA ermutigte die Beschwerdeführerin, ihren Antrag erneut einzureichen, sobald sie die Mindestdauer der einschlägigen Berufserfahrung erreicht hatte.
**4.**Am selben Tag schrieb der Beschwerdeführer an die EUAA. Wie aus ihrem Lebenslauf hervorgehe, erfülle ihre Erfahrung das einschlägige Kriterium. Sie macht geltend, dass es möglicherweise zu einem Missverständnis gekommen sei, und bittet die EUAA, sich mit der Angelegenheit zu befassen. Die Beschwerdeführerin bat die EUAA auch um Informationen darüber, wie sie ihren Antrag aktualisieren könne.
**5.**Am selben Tag wandte sich die Beschwerdeführerin auch an den Bürgerbeauftragten, um sich über die Entscheidung der EUAA zu beschweren, sie nicht in die Liste der Sachverständigen für Profil 16 aufzunehmen. Die Beschwerdeführerin brachte ferner vor, dass das einschlägige Online-Bewerbungstool der EUAA es ihr nicht ermögliche, ihre Bewerbung zu aktualisieren, obwohl die Aufforderung noch offen sei.
Die Untersuchung
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**6.** Als sich die Beschwerdeführerin an den Bürgerbeauftragten wandte, hatte sie der EUAA noch nicht genügend Zeit eingeräumt, um auf ihren Überprüfungsantrag zu antworten[\[3\].](#_ftn3){#_ftnref3} Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten stellte jedoch fest, dass die EUAA den Eingang des Überprüfungsantrags des Beschwerdeführers noch nicht bestätigt hatte, obwohl der entsprechende Zeitrahmen abgelaufen war[\[4\].](#_ftn4){#_ftnref4}
**7.** Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten ermittelte auch bestimmte Probleme im Auswahlverfahren, die problematisch zu sein schienen oder einer Klärung bedurften. Insbesondere war nicht klar, ob die EUAA über einen Rechtsbehelfsmechanismus verfügte und, wenn ja, wie dies den Antragstellern mitgeteilt wurde und in der Praxis funktionierte. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten war auch besorgt darüber, dass die den Antragstellern zur Verfügung stehenden Informationen über das Einstellungssystem im Zusammenhang mit der Aufforderung nicht ausreichten.
**8.**Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und ersuchte die EUAA, den Eingang des Antrags der Beschwerdeführerin auf Überprüfung zu bestätigen und ihr einen vorläufigen Zeitrahmen für ihre inhaltliche Antwort zu übermitteln. Die Bürgerbeauftragte bat auch um ein Treffen mit der EUAA, um die oben genannten Aspekte des Auswahlverfahrens zu klären.
**9.** Im April 2022 bestätigte die EUAA den Eingang des Überprüfungsantrags des Beschwerdeführers und gab dem Beschwerdeführer einen vorläufigen Zeitrahmen für seine inhaltliche Antwort (Mai 2022). Im Juni 2022 traf sich das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten mit Vertretern der EUAA[\[5\].](#_ftn5){#_ftnref5}
Wie die EUAA den Antrag des Beschwerdeführers bewertet hat
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### Antwort der EUAA an den Beschwerdeführer
**10.**Anfang Mai 2022 teilte die EUAA der Beschwerdeführerin mit, dass sie bei der Prüfung ihres Überprüfungsantrags eine Diskrepanz zwischen den Informationen, die die Beschwerdeführerin in das Online-Bewerbungstool der EUAA aufgenommen habe, und den in ihrem Lebenslauf enthaltenen Informationen in Bezug auf Berufserfahrung festgestellt habe. Insbesondere zeigte sich, dass die einschlägige Berufserfahrung des Beschwerdeführers zwar mehrere Zeitrahmen abdeckte, aber nicht alle diese Zeitrahmen im Online-Bewerbungstool angemessen berücksichtigt wurden. Die EUAA fügte hinzu, dass es zwar in der Verantwortung der Antragsteller liege, ihre Bewerbungen korrekt auszufüllen, der Auswahlausschuss jedoch zugestimmt habe, den Antrag des Beschwerdeführers neu zu bewerten. Der Beschwerdeführer wird demnächst über das Ergebnis der Neubewertung informiert.
**11.** Ende Mai 2023 setzte sich die EUAA erneut mit dem Beschwerdeführer in Verbindung. Der Auswahlausschuss habe festgestellt, dass die Beschwerdeführerin anstelle eines separaten Eintrags für jeden Zeitraum der Berufserfahrung (wie es das Online-Bewerbungstool verlange) mehrere Zeitrahmen in einen einzigen Eintrag aufgenommen habe (wobei sie fälschlicherweise alle ihre anderen Berufserfahrungen unter der „Beschreibung"der Aufgaben in diesem einzigen Eintrag erwähnt habe). Da das Online-Bewerbungstool jedoch automatisch die genaue Anzahl von Jahren, Monaten und Tagen für jede Berufserfahrung auf der Grundlage der von den Antragstellern selbst angegebenen Anfangs- und Enddaten berechnete, war diese andere Berufserfahrung nicht gezählt worden.
**12.** In Bezug auf das Ergebnis der Neubewertung teilte die EUAA der Beschwerdeführerin mit, dass der Auswahlausschuss bei der Erstbewertung festgestellt habe, dass sie die Anforderung einer fünfjährigen Erfahrung, nicht aber die Anforderung einer dreijährigen Erfahrung erfülle.[\[6\]](#_ftn6){#_ftnref6} Nach der Neubewertung wurde festgestellt, dass die Beschwerdeführerin auch die Anforderung einer dreijährigen Erfahrung erfülle. Die EUAA übermittelte der Beschwerdeführerin eine detaillierte Liste, wie ihre Berufserfahrung sowohl im Rahmen der Erstbewertung als auch der Neubewertung bewertet worden war.
**13.**Vor diesem Hintergrund hatte die EUAA beschlossen, den Beschwerdeführer in die Liste der erfolgreichen Bewerber für das Profil 16 aufzunehmen. Um jedoch ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden, forderte die EUAA die Beschwerdeführerin auf, ihre Online-Bewerbung ordnungsgemäß zu aktualisieren, damit sie alle Zeiträume der Berufserfahrung, die sie für die Profile, für die sie sich beworben hatte, für relevant hielt, angemessen widerspiegelt.
### Bewertung der Bürgerbeauftragten
**14.**Die EUAA erläuterte der Beschwerdeführerin ausführlich, wie der Auswahlausschuss ihre Berufserfahrung bewertete und warum sie ihren Antrag für das spezifische Profil ursprünglich abgelehnt hatte. Die Bürgerbeauftragte hält die Erklärung der EUAA für angemessen und angemessen.
**15.**Anschließend bewertete die EUAA die Berufserfahrung des Beschwerdeführers neu und nahm ihn in die Liste der erfolgreichen Bewerber für das Profil 16 auf. Der Bürgerbeauftragte hält diesen Aspekt der Beschwerde daher für erledigt.
Allgemeine Aspekte des Auswahlverfahrens
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### Die vom Bürgerbeauftragten ermittelten Probleme
**16.** Wie bereits erwähnt[\[7\],](#_ftn7){#_ftnref7} ermittelte die Bürgerbeauftragte bestimmte Probleme im Auswahlverfahren, die problematisch zu sein schienen oder einer Klärung bedurften. Diese sind in der abschließenden Entscheidung des Bürgerbeauftragten in der parallelen Rechtssache 574/2022/KT, die dasselbe Auswahlverfahren betraf, ausführlich dargelegt.[\[8\]](#_ftn8){#_ftnref8} Für eine gründliche Beschreibung dieser Fragen verweist der Bürgerbeauftragte daher auf diese Entscheidung[\[9\].](#_ftn9){#_ftnref9}
**17.** Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten brachte diese Fragen bei dem Treffen mit den Vertretern der EUAA zur Sprache. Unter anderem äußerte das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten die Besorgnis, dass es den Antragstellern möglicherweise nicht klar genug sei, dass bei der Bewertung ihrer Berufserfahrung nur die im Online-Antragsformular übermittelten Informationen berücksichtigt würden. Insbesondere könnten die damals verfügbaren Informationen die Bewerber zu der Annahme veranlassen, dass der Auswahlausschuss ihre Berufserfahrung auf der Grundlage der Informationen bewerten würde, die *sowohl im Online-Bewerbungsformular als* auch im Lebenslauf enthalten waren (die die Bewerber ebenfalls hochladen mussten).
**18.**Während des Treffens erklärte die EUAA unter anderem, dass sie daran arbeite, ihre zu diesem Zeitpunkt bestehenden internen Verfahren sowie die Art und Weise, wie sie mit den Antragstellern kommuniziert, zu verbessern.
### Von der EUAA im Rahmen der Untersuchung ergriffene Schritte
**19.**Während der laufenden Untersuchung ersuchte die Bürgerbeauftragte die EUAA um aktuelle Informationen zu den in der Sitzung erörterten Themen.
**20.** In ihrer Antwort gab die EUAA eine umfassende Liste der Schritte, die sie in der Zwischenzeit unternommen hatte, um die vom Bürgerbeauftragten festgestellten Probleme anzugehen. Diese werden in der Abschlussentscheidung der Bürgerbeauftragten im parallelen Fall 574/2022/KT[\[10\]](#_ftn10){#_ftnref10} ausführlich beschrieben, auf den sich die Bürgerbeauftragte erneut bezieht.
### Bewertung des Bürgerbeauftragten
**21.**Wie die Bürgerbeauftragte in der Abschlussentscheidung in der parallelen Sache 574/2022/KT eingeräumt hat, hat die EUAA konkrete Schritte unternommen, um die internen und externen Aspekte ihres Auswahlverfahrens EASO/2021/885 und insbesondere die Art und Weise, wie sie mit Antragstellern über alle Phasen des Verfahrens (Bewerbungsphase, Bewertung, Rechtsbehelfe) kommuniziert, zu verbessern.
**22.** Die EUAA hat unter anderem den *Leitfaden für Antragsteller für* die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen aktualisiert, der auf ihrer Website veröffentlicht ist[^\[11\].^](#_ftn11){#_ftnref11} Der Leitfaden enthält detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Bewerber, wie sie ihre Bewerbungen über das Online-Bewerbungstool ausfüllen und einreichen können.
**23.** Darüber hinaus heißt es in den aktualisierten häufig gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit der Aufforderung nun ausdrücklich, dass „\[a\]ll-Anträge*ausschließlich anhand der einschlägigen beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen bewertet werden, die von den Antragstellern in den verschiedenen im Online-Antragstool enthaltenen Informationsfeldern beschrieben werden. Zusätzliche Angaben in anderen Teilen der Bewerbung eines Antragstellers (z. B. in den beigefügten Lebensläufen) werden grundsätzlich **nicht** berücksichtigt."* [^\[12\]^](#_ftn12){#_ftnref12}
**24.** Im parallelen Fall 574/2022/KT erklärte die EUAA auch, dass sie auf der Grundlage ihres operativen Bedarfs das ganze Jahr über Bewertungen für die verschiedenen Profile durchführt. An dem Tag, an dem der Auswahlausschuss beschließt, eine Bewertung für ein bestimmtes Profil durchzuführen, wird die Liste der Bewerber „eingefroren"; Dies bedeutet, dass keine weiteren Antragsteller für dieses spezifische Profil bewertet werden. Der Auswahlausschuss berücksichtigt daher nur die Bewerber, die bis zu diesem Stichtag Interesse an dem spezifischen Profil bekundet haben und die Anforderungen dieses Profils erfüllen. Daher fordert die EUAA die Antragsteller auf, ihre Bewerbungen regelmäßig mit all ihren neuesten Berufserfahrungen und Qualifikationen zu aktualisieren[^\[13\].^](#_ftn13){#_ftnref13}
**25.**Die Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass dieses „Einfrieren" der Liste der Antragsteller zu dem Zeitpunkt, zu dem die EUAA eine Bewertung für die verschiedenen Profile durchführt, erklärt, warum der Versuch der Beschwerdeführerin, ihren Antrag am selben Tag zu aktualisieren, an dem sie das Ablehnungsschreiben der EUAA erhielt, erfolglos blieb. In jedem Fall stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass Antragsteller bei Fragen oder technischen Schwierigkeiten im Zusammenhang mit dem Online-Bewerbungstool der EUAA nun die Möglichkeit haben, sich über eine funktionale Mailbox für das betreffende Auswahlverfahren an die EUAA zu wenden.
**26.**Vor diesem Hintergrund stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass auch dieser Aspekt der Untersuchung geklärt ist.
Schlussfolgerung
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Auf der Grundlage der Untersuchung schließt die Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung[ab \[14\]:](#_ftn14){#_ftnref14}
**Die Asylagentur der Europäischen Union (EEUA) hat die von der Untersuchung abgedeckten Fragen geklärt.**
Der Beschwerdeführer und die EUAA werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.[**\[15\]**](#_ftn15){#_ftnref15}
Tina Nilsson
Leiter des Referats Fallbearbeitung
Straßburg, 18.7.2023
[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Abrufbar unter: <https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf>
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Siehe <https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf>
[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Gemäß dem Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (ECGAB) (Artikel 17) (abrufbar unter [https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510)](/de/publication/de/3510)*„wird über jeden Antrag oder jede Beschwerde an das Organ innerhalb einer angemessenen Frist, unverzüglich und in jedem Fall spätestens zwei Monate nach Eingang, entschieden".*
[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} In Artikel 14 des ECGAB*heißt es: „Jedes Schreiben oder jede Beschwerde an das Organ erhält innerhalb einer Frist von zwei Wochen eine Empfangsbestätigung, es sei denn, innerhalb dieser Frist kann eine substanzielle Antwort übermittelt werden."*
[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Die Sitzung in diesem Fall fand zusammen mit der Sitzung in der Rechtssache 574/2022/KT statt, die dasselbe Auswahlverfahren betraf.
[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Siehe oben, Nr. 2.
[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Siehe Absatz 7.
[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} Der Beschluss ist abrufbar unter [https://www.ombudsman.europa.eu/en/de/de/de/172411.](/de/decision/de/172411)
[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} Vgl. Rn. 15-18 dieses Beschlusses.
[\[10\]](#_ftnref10){#_ftn10} Vgl. Rn. 21-30 dieses Beschlusses.
[\[11\]](#_ftnref11){#_ftn11} [https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Anwendung%20Leitfaden.pdf](https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf)
[\[12\]](#_ftnref12){#_ftn12} Siehe FAQ 4 (Hervorhebung im Original).
[\[13\]](#_ftnref13){#_ftn13} Siehe FAQ 9.
[\[14\]](#_ftnref14){#_ftn14} Diese Beschwerde wurde im Rahmen der delegierten Fallbearbeitung gemäß [dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Annahme von Durchführungsbestimmungen behandelt.](/de/legal-basis/implementing-provisions/en#hl10)
[\[15\]](#_ftnref15){#_ftn15} Vollständige Informationen über das Verfahren und die Rechte im Zusammenhang mit Beschwerden finden Sie unter
https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/70707