Hintergrund der Beschwerde

1. Im August 2021 veröffentlichte das Europäische Unterstützungsbüro für Asylfragen (EASO), Vorgänger der Asylagentur der Europäischen Union (EUAA) (im Folgenden „EEUA“) eine Aufforderung zur Interessenbekundung zur Erstellung einer Liste externer Experten für die Entsendung in die EUAA-Unterstützungsteams für Asylfragen (EASO/2021/885)[1]. Die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, die bis Mai 2024 läuft, umfasst 76 verschiedene Stellenprofile [2]. Bewerber können sich für maximal acht Profile bewerben.

2. Der Beschwerdeführer beantragte eine Reihe von Profilen, darunter die Profilnummer 16 für „Senior Case Experts“ (im Folgenden „Profil 16“). Gemäß den Anforderungen dieses Profils müssen Antragsteller „fünf Jahre nachgewiesene Erfahrung im Bereich Migration und Asyl, davon mindestens drei Jahre nachgewiesene Erfahrung in der Durchführung von Asylbefragungen und der Ausarbeitung von Stellungnahmen“haben.

3. Am 7. März 2022 teilte die EUAA der Beschwerdeführerin mit, dass sie sie nicht in die Liste der Sachverständigen für Profil 16 aufgenommen habe, da sie die oben genannte Anforderung in Bezug auf die Mindestberufserfahrung nicht erfülle. Die EUAA forderte die Beschwerdeführerin auf, ihren Antrag erneut einzureichen, sobald sie das Mindestmaß an einschlägiger Berufserfahrung erreicht hat.

4. Am selben Tag schrieb der Beschwerdeführer an die EUAA. Sie behauptete, dass ihre Erfahrung das in ihrem Lebenslauf angegebene einschlägige Kriterium erfülle. Sie behauptet, dass es ein Missverständnis gegeben haben könnte, und bittet die EUAA, sich mit der Angelegenheit zu befassen. Die Beschwerdeführerin bat die EUAA auch um Informationen darüber, wie sie ihren Antrag aktualisieren könne.

5. Am selben Tag wandte sich die Beschwerdeführerin auch an den Bürgerbeauftragten, um sich über die Entscheidung der EUAA zu beschweren, sie nicht in die Sachverständigenliste für Profil 16 aufzunehmen. Die Beschwerdeführerin brachte ferner vor, dass das einschlägige Online-Bewerbungstool der EUAA es ihr nicht ermöglicht habe, ihren Antrag zu aktualisieren, obwohl die Aufforderung noch offen sei.

Die Untersuchung

6.  Als sich die Beschwerdeführerin an den Bürgerbeauftragten wandte, hatte sie der EUAA noch nicht genügend Zeit gelassen, um auf ihren Überprüfungsantrag zu antworten [3]. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten stellte jedoch fest, dass die EUAA den Eingang des Antrags des Beschwerdeführers auf Überprüfung noch nicht bestätigt hatte, obwohl der entsprechende Zeitrahmen abgelaufen war [4].

7.  Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten ermittelte auch bestimmte Probleme im Auswahlverfahren, die problematisch zu sein schienen oder geklärt werden mussten. Insbesondere war nicht klar, ob die EUAA über einen Rechtsbehelfsmechanismus verfügte und wenn ja, wie dies den Antragstellern mitgeteilt wurde und in der Praxis funktionierte. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten war auch besorgt darüber, dass die den Antragstellern zur Verfügung stehenden Informationen über das Einstellungssystem im Zusammenhang mit der Aufforderung nicht ausreichen.

8. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und forderte die EUAA auf, den Eingang des Antrags der Beschwerdeführerin auf Überprüfung zu bestätigen und ihr einen vorläufigen Zeitrahmen für ihre inhaltliche Antwort zu geben. Die Bürgerbeauftragte ersuchte ferner um ein Treffen mit der EUAA, um die oben genannten Aspekte des Auswahlverfahrens zu klären.

9. Im April 2022 bestätigte die EUAA den Eingang des Antrags des Beschwerdeführers auf Überprüfung und gab dem Beschwerdeführer einen vorläufigen Zeitrahmen für seine inhaltliche Antwort (Mai 2022). Im Juni 2022 traf sich das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten mit Vertretern der EUAA.[5]

Zur Bewertung des Antrags des Beschwerdeführers durch die EUAA

Antwort der EUAA an den Beschwerdeführer

10. Anfang Mai 2022 teilte die EUAA der Beschwerdeführerin mit, dass sie bei der Prüfung ihres Antrags auf Überprüfung eine Diskrepanz zwischen den Informationen, die die Beschwerdeführerin in das Online-Bewerbungstool der EUAA aufgenommen habe, und den Informationen in ihrem Lebenslauf in Bezug auf die Berufserfahrung festgestellt habe. Insbesondere zeigte sich, dass die einschlägige Berufserfahrung des Beschwerdeführers zwar mehrere Zeitrahmen umfasste, aber nicht alle diese Zeitrahmen im Online-Bewerbungstool angemessen berücksichtigt wurden. Die EUAA fügte hinzu, dass es zwar Sache der Antragsteller sei, ihre Bewerbungen korrekt auszufüllen, der Auswahlausschuss jedoch zugestimmt habe, den Antrag des Beschwerdeführers neu zu bewerten. Der Beschwerdeführer wird in Kürze über das Ergebnis der Neubewertung informiert.

11. Ende Mai 2023 nahm die EUAA erneut Kontakt mit dem Beschwerdeführer auf. Der Auswahlausschuss habe festgestellt, dass die Beschwerdeführerin anstelle eines separaten Eintrags für jeden Zeitraum der Berufserfahrung (wie das erforderliche Online-Bewerbungstool) mehrere Zeitrahmen in einen einzigen Eintrag aufgenommen habe (fälschlicherweise alle ihre anderen Berufserfahrungen unter der „Beschreibung“der Aufgaben in diesem einzigen Eintrag erwähnt). Da das Online-Bewerbungstool jedoch automatisch die genaue Anzahl der Jahre, Monate und Tage für jede Berufserfahrung anhand der von den Antragstellern selbst angegebenen Anfangs- und Endtermine berechnete, wurde diese andere Berufserfahrung nicht gezählt. 

12. In Bezug auf das Ergebnis der Neubewertung teilte die EUAA der Beschwerdeführerin mit, dass der Auswahlausschuss in der ursprünglichen Bewertung festgestellt habe, dass sie die Anforderung von fünf Jahren Erfahrung, nicht aber die Anforderung von drei Jahren Erfahrung erfüllt habe.[6] Nach der Neubewertung wurde festgestellt, dass die Beschwerdeführerin auch die Anforderung von drei Jahren Erfahrung erfüllt. Die EUAA übermittelte der Beschwerdeführerin eine detaillierte Liste, wie ihre Berufserfahrung sowohl im Rahmen der Erstbewertung als auch der Neubewertung bewertet worden war.

13. Vor diesem Hintergrund hatte die EUAA beschlossen, den Beschwerdeführer in die Liste der erfolgreichen Bewerber für das Profil 16 aufzunehmen. Um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden, forderte die EUAA die Beschwerdeführerin jedoch auf, ihre Online-Bewerbung korrekt zu aktualisieren, damit sie alle Zeitrahmen der Berufserfahrung, die sie für die Profile, für die sie sich beworben hatte, als relevant erachtete, angemessen widerspiegelt.

Bewertung durch den Bürgerbeauftragten ΄s

14. Die EUAA erläuterte der Beschwerdeführerin ausführlich, wie der Auswahlausschuss ihre Berufserfahrung einschätzte und warum sie ihren Antrag auf das spezifische Profil zunächst abgelehnt hatte. Der Bürgerbeauftragte hält die Erklärung der EUAA für angemessen und angemessen.

15. Die EUAA bewertete anschließend die Berufserfahrung des Beschwerdeführers neu und nahm den Beschwerdeführer in die Liste der erfolgreichen Bewerber für das Profil 16 auf. Der Bürgerbeauftragte hält daher diesen Aspekt der Beschwerde für erledigt.

Zu allgemeinen Aspekten des Auswahlverfahrens

Die vom Bürgerbeauftragten ermittelten Probleme

16. Wie bereits erwähnt [7], stellte der Bürgerbeauftragte bestimmte Probleme im Auswahlverfahren fest, die problematisch zu sein schienen oder geklärt werden mussten. Diese werden in der Abschlussentscheidung des Bürgerbeauftragten in der Parallelsache 574/2022/KT, die dasselbe Auswahlverfahren betraf, ausführlich dargelegt.[8] Für eine gründliche Beschreibung dieser Fragen verweist der Bürgerbeauftragte daher auf diese Entscheidung [9].

17.  Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten hat diese Fragen in der Sitzung mit den Vertretern der EUAA angesprochen. Unter anderem brachte das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten seine Besorgnis darüber zum Ausdruck, dass den Antragstellern möglicherweise nicht ausreichend klar sei, dass bei der Bewertung ihrer Berufserfahrung nur die im Online-Bewerbungsformular übermittelten Informationen berücksichtigt würden. Insbesondere könnten die damals verfügbaren Informationen die Antragsteller zu der Annahme veranlassen, dass der Auswahlausschuss ihre Berufserfahrung auf der Grundlage der Informationen bewerten würde, die sowohl im Online-Bewerbungsformular als auch im Lebenslauf enthalten sind (die die Antragsteller ebenfalls hochladen mussten).

18. Während des Treffens erklärte die EUAA unter anderem, dass sie daran arbeite, ihre zu diesem Zeitpunkt bestehenden internen Verfahren sowie die Art und Weise, wie sie mit den Antragstellern kommuniziert, zu verbessern.

Schritte, die die EUAA im Zuge der Untersuchung unternommen hat

19. Während der laufenden Untersuchung bat die Bürgerbeauftragte die EUAA um aktuelle Informationen zu den in der Sitzung erörterten Fragen.

20.  In ihrer Antwort gab die EUAA eine umfassende Liste der Schritte, die sie in der Zwischenzeit unternommen hatte, um die vom Bürgerbeauftragten ermittelten Probleme anzugehen. Diese werden im Abschlussbeschluss des Bürgerbeauftragten in der Parallelsache 574/2022/KT [10] ausführlich beschrieben, auf die sich der Bürgerbeauftragte erneut bezieht.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

21. Wie die Bürgerbeauftragte in der Abschlussentscheidung in der Parallelsache 574/2022/KT eingeräumt hat, hat die EUAA konkrete Schritte unternommen, um die internen und externen Aspekte ihres Auswahlverfahrens EASO/2021/885 und insbesondere die Art und Weise, wie sie mit den Antragstellern über alle Phasen des Verfahrens (Antragsphase, Bewertung, Rechtsbehelfe) kommuniziert, zu verbessern.

22. Unter anderem hat die EUAA den Leitfaden für Antragsteller aktualisiert, der der Aufforderung gewidmet ist und auf ihrer Website veröffentlicht wird ^[11]. Der Leitfaden enthält detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Bewerber, wie sie ihre Bewerbungen mit dem Online-Bewerbungstool ausfüllen und einreichen können.

23. Darüber hinaus heißt es in den aktualisierten häufig gestellten Fragen (FAQ) im Zusammenhang mit der Aufforderung nun ausdrücklich, dass „[a]ll-Bewerbungen ausschließlich anhand der einschlägigen beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen bewertet werden, die von den Antragstellern in den verschiedenen Informationsfeldern des Online-Bewerbungstools ausführlich beschrieben werden. Zusätzliche Angaben in anderen Teilen der Bewerbung eines Antragstellers (z. B. in den beigefügten Lebensläufen) werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.“^[12]

24. Im Parallelfall 574/2022/KT erklärte die EUAA auch, dass sie auf der Grundlage ihres operativen Bedarfs das ganze Jahr über Bewertungen für die verschiedenen Profile durchführe. An dem Tag, an dem der Auswahlausschuss beschließt, eine Bewertung für ein bestimmtes Profil durchzuführen, wird die Liste der Bewerber „eingefroren“; Dies bedeutet, dass keine weiteren Antragsteller für dieses spezifische Profil bewertet werden. Der Auswahlausschuss berücksichtigt somit nur die Bewerber, die bis zu diesem Stichtag Interesse an dem spezifischen Profil bekundet haben und die Anforderungen dieses Profils erfüllen. Daher fordert die EUAA die Antragsteller auf, ihre Bewerbungen regelmäßig mit ihren neuesten Berufserfahrungen und Qualifikationen zu aktualisieren ^[13].

25. Die Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass dieses „Einfrieren“ der Liste der Antragsteller zum Zeitpunkt der Bewertung der verschiedenen Profile durch die EUAA erklärt, warum der Versuch der Beschwerdeführerin, ihren Antrag am selben Tag, an dem sie das Ablehnungsschreiben der EUAA erhielt, zu aktualisieren, erfolglos war. In jedem Fall stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass Antragsteller im Falle von Fragen oder technischen Schwierigkeiten im Zusammenhang mit dem Online-Bewerbungstool der EUAA nun die Möglichkeit haben, sich über eine funktionale Mailbox für das betreffende Auswahlverfahren an die EUAA zu wenden.

26. Vor diesem Hintergrund stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass dieser Aspekt der Untersuchung ebenfalls geklärt wurde.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab [14]:

Die Asylagentur der Europäischen Union (EEUA) hat die von der Untersuchung abgedeckten Fragen geklärt.

Der Beschwerdeführer und die EUAA werden über diese Entscheidung unterrichtet.[15]

Tina Nilsson

Leiter des Referats Fallbearbeitung

Straßburg, 18.7.2023

[1] Abrufbar unter: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Siehe https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Gemäß dem Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis (ECGAB) (Artikel 17) (abrufbar unter https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510)„wird über jeden Antrag oder jede Beschwerde bei dem Organ innerhalb einer angemessenen Frist, unverzüglich und in jedem Fall spätestens zwei Monate nach Eingang entschieden“.

[4] In Artikel 14 des ECGAB heißt es: „Jedes Schreiben oder jede Beschwerde an das Organ erhält innerhalb einer Frist von zwei Wochen eine Empfangsbestätigung, es sei denn, innerhalb dieser Frist kann eine inhaltliche Antwort übermittelt werden.“

[5] Die Sitzung in dieser Rechtssache fand gemeinsam mit der Sitzung in der Rechtssache 574/2022/KT über dasselbe Auswahlverfahren statt.

[6] Siehe oben, Nr. 2.

[7] Siehe Absatz 7.

[8] Der Beschluss ist abrufbar unter https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/de/de/172411.

[9] Vgl. Rn. 15-18 dieses Beschlusses.

[10] Vgl. Rn. 21-30 dieses Beschlusses.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Anwendung%20Leitfaden.pdf

[12] Siehe FAQ 4 (Hervorhebung im Original).

[13] Siehe FAQ 9.

[14] Diese Beschwerde wurde gemäß dem Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über die Annahme von Durchführungsbestimmungen im Rahmen einer delegierten Fallbearbeitung behandelt.

[15] Vollständige Informationen über das Verfahren und die Rechte im Zusammenhang mit Beschwerden finden Sie unter 

  https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/70707