Sehr geehrter Herr Dr. K.,

am 10. Dezember 2001 haben Sie eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission eingereicht, in der Sie sich über den Umgang mit Ihrer Korrespondenz beschweren.

Am 31. Dezember 2001 habe ich die Beschwerde an die Kommission zur Stellungnahme weitergeleitet.

Am 15. März 2002 sandte die Kommission ihre Stellungnahme zu Ihrer Beschwerde. Diese Stellungnahme habe ich am 18. März 2002 an Sie weitergeleitet mit der Bitte, sich dazu zu äußern, falls Sie es wünschen. Am 9. April 2002 habe ich Ihre Anmerkungen erhalten.

In diesem Schreiben möchte ich Ihnen nun die Ergebnisse der angestellten Nachforschungen mitteilen.

DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer ist ein Umweltexperte mit Wohnsitzen in Deutschland und Griechenland. Am 25. Juli 2001 richtete er ein Schreiben an Frau Wallström (Kommissionsmitglied für Umweltfragen), in dem er auf schwerwiegende Mängel bei der Erstellung von Umweltverträglichkeitsstudien durch die griechischen Behörden in Bezug auf die geplante Erweiterung der Verbindungsstraße zwischen Athen und Marathon hinweist.

Am 6. August 2001 bestätigte der Leiter des Referats B.2 (Natur und biologische Vielfalt) der Generaldirektion Umwelt der Kommission den Empfang des Schreibens und erklärte, dass für die Beantwortung der durch den Beschwerdeführer aufgeworfenen Fragen eine eingehende Prüfung notwendig sei. Er verwies darauf, dass die Kommission alles dafür tun werde, "damit Sie innerhalb von sechs Wochen nach Eingang dieses Schreibens eine Antwort erhalten."

Da weitere Antworten ausblieben, sandte der Beschwerdeführer drei Erinnerungsschreiben an die Kommission (18. Oktober, 15. November und 29. November 2001). Der Beschwerdeführer behauptete, dass er am 1. Dezember 2001(1) einen Anruf von einem Mitarbeiter des Juristischen Dienstes der Kommission erhalten habe, welcher sich nach dem Inhalt des betreffenden Schreibens erkundigt habe. Den Angaben des Beschwerdeführers zufolge habe der Anrufer erklärt, dass das Schreiben des Beschwerdeführers nicht auffindbar sei und dass die Kommission nicht wisse, ob die Rechtsabteilung oder die naturwissenschaftliche Abteilung zuständig ist.

Am 7. Dezember 2001 erhielt der Beschwerdeführer ein Schreiben mit Datum vom 3. Dezember 2001, in welchem die Kommission ihn darüber informierte, dass die in seinem Schreiben vom 25. Juli 2001 gemachten Angaben geprüft würden und dass man ihn unterrichtet halten würde.

In seiner am 10. Dezember 2001 eingereichten Beschwerde beschwert sich der Beschwerdeführer über Folgendes:

(1) Unnötige Verzögerung bei der Bearbeitung seines Anliegens

(2) Schlampiger, chaotischer und verantwortungsloser Umgang mit seinen Schreiben.

DIE UNTERSUCHUNG

Stellungnahme der Kommission

Die Kommission führt in ihrer Stellungnahme Folgendes an:

Das Schreiben des Beschwerdeführers vom 25. Juli 2001 sei dem Referat B.2 der GD Umwelt zugeteilt worden. Am 30. August 2001 sei es an das Referat D.2 (Implementierung und Durchsetzung) der GD Umwelt weitergeleitet worden. Allerdings seien das Schreiben des Beschwerdeführers (in deutscher Sprache) wie auch die umfangreichen Anlagen (in griechischer Sprache) aus verschiedenen Gründen nicht innerhalb einer angemessenen Frist bearbeitet worden.

Ab dem 1. Juli 2001 sei die Stelle des für die griechischen Vorgänge zuständigen Beamten nicht besetzt gewesen, da die Kommission eine Politik der internen Mobilität praktiziere. Die nötigen Vorkehrungen, um in dieser Sachlage Abhilfe zu schaffen, seien binnen kürzester Frist getroffen worden. So sei die Stellenausschreibung zur Besetzung der besagten Stelle (KOM/2001/2364) am 16. Mai 2001 bekannt gemacht worden, wohingegen der betreffende Beamte per 1. Juli 2001 im Rahmen der Mobilität versetzt worden sei. Die einzelnen eingereichten Bewerbungen (von internen wie externen Anwärtern) seien überprüft worden. Aufgrund der Anzahl der Bewerbungen und der Besonderheit der zu besetzenden Stelle sei ein neuer Beamter auf den Dienstposten eingewiesen worden, der seinen Dienst am 16. September 2001 angetreten habe.

Nach Prüfung der Unterlagen habe das Referat D.2 das Generalsekretariat mit Vermerk vom 30. November 2001 gebeten, die Eingabe des Beschwerdeführers als Beschwerde einzutragen. Mit Schreiben vom 3. Dezember 2001 sei der Beschwerdeführer davon unterrichtet worden, dass die Dienststellen der Kommission nach Prüfung des beklagten Sachverhalts die entsprechenden Schritte auf dessen Eingabe hin veranlassen würden. Von Seiten des Generalsekretariats sei der Beschwerführer mit Schreiben vom 14. Dezember 2001 davon in Kenntnis gesetzt worden, dass die Kommission ein Beschwerdeverfahren (eingetragen unter Nr. 2001/5235) eingeleitet habe.

Mit Schreiben vom 21. Januar 2002 seien die griechischen Behörden aufgefordert worden, sich binnen zwei Monaten zu dem vom Beschwerdeführer dargelegten Sachverhalt zu äußern.

Die Anmerkungen des Beschwerdeführers

In seinen Anmerkungen bezog sich der Beschwerdeführer auf den Wortlaut des Schreibens vom 6. August 2001. Er vertrat die Ansicht, dass die interne Mobilität, die von der Kommission angegeben wurde, weder ihm noch der bearbeitenden Stelle diene. Eine nicht aktuelle Lösung des Problems sei fast wertlos und deswegen nicht akzeptabel. Ferner fragte er, weshalb er nicht informiert worden sei, als klar war, dass die Beantwortung seines Schreibens nicht innerhalb von 6 Wochen erfolgen könne, warum seine mahnenden Briefe so lange ignoriert worden seien und warum er am 1. Dezember 2001 angerufen worden sei.

DIE ENTSCHEIDUNG

1 Unnötige Verzögerung bei der Bearbeitung des Falls

1.1 Am 25. Juli 2001 legte der Beschwerdeführer eine Beschwerde bei der Kommission ein. Mit Schreiben vom 6. August 2001 teilte die Kommission ihm mit, dass sie ihr Bestes tun werde, die Angelegenheit innerhalb von sechs Wochen zu bearbeiten. Trotz dreier Erinnerungsschreiben vom 18. Oktober, 15. November bzw. 29. November 2001 schrieb die Kommission dem Beschwerdeführer erst am 3. Dezember 2001 wieder, um ihm mitzuteilen, dass sie sich mit der Angelegenheit befassen werde. Der Beschwerdeführer macht geltend sich darüber, dass die Kommission die Bearbeitung seiner Beschwerde unnötig verzögert habe.

1.2 In ihrer Stellungnahme macht die Kommission geltend, dass sie das Schreiben des Beschwerdeführers zunächst dem Referat B.2 und anschließend dem Referat D.2 ihrer Generaldirektion Umwelt zugewiesen habe. Den Angaben der Kommission zufolge verzögerte sich die Bearbeitung dieses Schreibens aus mehreren Gründen. Der für die griechischen Vorgänge zuständige Beamte sei am 1. Juli 2001 aufgrund der in der Kommission praktizierten internen Mobilität von seiner Stelle abberufen worden. Vorkehrungen zur Schaffung von Abhilfe in dieser Sachlage seien jedoch binnen kürzester Frist getroffen worden. Die Stellenausschreibung zur Besetzung der besagten Stelle sei am 16. Mai 2001 bekannt gemacht worden. Aufgrund der Anzahl der Bewerbungen und der Besonderheit der zu besetzenden Stelle habe am 16. September 2001 ein neuer Beamter die Stelle angetreten. Am 14. Dezember 2001 habe das Generalsekretariat der Kommission dem Beschwerdeführer mitgeteilt, dass sein Schreiben als Beschwerde eingetragen worden sei. Mit Schreiben vom 21. Januar 2002 seien die griechischen Behörden aufgefordert worden, sich binnen zwei Monaten zu dem vom Beschwerdeführer dargelegten Sachverhalt zu äußern.

1.3 Es entspricht guter Verwaltungspraxis, Schreiben von Bürgern innerhalb einer angemessenen Frist zu beantworten. Im vorliegenden Fall sandte die Kommission kurz nach Erhalt des Schreibens des Beschwerdeführers vom 25. Juli 2001 eine vorläufige Antwort, in der die Kommission versicherte, dass sie alles tun werde, damit der Beschwerdeführer innerhalb von sechs Wochen nach Eingang dieses Schreibens eine Antwort erhalten solle. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass es dreier Erinnerungsschreiben des Beschwerdeführers bedurfte, ehe die Kommission mit Schreiben vom 14. Dezember 2001 den Beschwerdeführer darüber in Kenntnis setzte, dass sie sein Schreiben als Beschwerde eingetragen habe, also mehr als vier Monate nach Eingang des Schreibens.

1.4 Es liegt auf der Hand, dass die Frage, was eine "angemessene" Frist für die Beantwortung darstellt, von den jeweiligen Umständen abhängig ist. Die Kommission scheint sich insbesondere auf die Tatsache zu berufen, dass der für die griechischen Vorgänge zuständige Beamte das Referat D.2 am 1. Juli 2001 verlassen hatte und sein Nachfolger die Stelle erst am 16. September 2001 antrat. Dem Bürgerbeauftragten ist bewusst, dass ein Personalwechsel zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Schreiben von Bürgern führen kann und dass es Umstände geben kann, unter denen die Verwaltung sich auf diese Tatsache berufen kann, um solche Verzögerungen zu rechtfertigen. Allerdings ist dies hier offensichtlich nicht der Fall. Erstens hat die Kommission selbst im August 2001 entschieden, das Schreiben des Beschwerdeführers an das Referat D.2 weiter zu verweisen, obwohl sie sich dessen bewusst gewesen sein muss, dass die Stelle des Sachbearbeiters seit dem 1. Juli 2001 unbesetzt war. Zweitens muss es angesichts der Tatsache, dass der neue Sachbearbeiter die Stelle erst am 16. September antrat, klar gewesen sein, dass es sehr unwahrscheinlich war, eine Antwort auf das Schreiben des Beschwerdeführers vom 25. Juli 2001 innerhalb der im Schreiben vom 6. August 2001 angegebenen Frist von sechs Wochen zu versenden. Somit wäre es zumindest höflich gewesen, den Beschwerdeführer vor Ablauf dieser Frist entsprechend zu unterrichten. Drittens waren sowohl das Schreiben des Beschwerdeführers vom 25. Juli 2001 als auch die drei nachfolgenden Erinnerungsschreiben in deutscher, nicht in griechischer Sprache verfasst. Die Kommission hat nicht nachgewiesen, dass es in Referat D.2 bzw. in der gesamten GD niemanden gab, der in deutscher Sprache an den Beschwerdeführer hätte schreiben können, um ihn über den Sachstand zu informieren. Eine Antwort hätte wenigstens dann versandt werden müssen, als die Erinnerungsschreiben des Beschwerdeführers eintrafen. Ferner verweist der Bürgerbeauftragte darauf, dass auch in der Stellungnahme der Kommission keine Entschuldigung angeboten wurde.

1.5 Der Bürgerbeauftragte gelangt daher zu dem Schluss, dass im Lichte dieser Umstände die Kommission es unterlassen hat, die Schreiben des Beschwerdeführers innerhalb einer angemessenen Frist zu beantworten. Dies ist ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit. Es wird daher eine kritische Anmerkung gemacht werden.

2 Schlampiger, chaotischer und verantwortungsloser Umgang mit Schreiben

2.1 Der Beschwerdeführer erklärt, dass die Kommission schlampig, chaotisch und verantwortungslos mit seinen Schreiben umgegangen sei. Zur Bekräftigung dieser Behauptung führt er an, dass er am 1. Dezember 2001 von einem Mitarbeiter des Juristischen Dienstes der Kommission angerufen worden sei, welcher sich nach dem Inhalt seines Schreibens vom 25. Juli erkundigt habe. Den Angaben des Beschwerdeführers zufolge sei besagtes Schreiben nicht auffindbar, zudem wisse die Kommission nicht, ob die Rechtsabteilung oder die naturwissenschaftliche Abteilung zuständig sei.

2.2 Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Kommission sich zu diesem Sachverhalt nicht geäußert hat. Sollte der besagte Telefonanruf stattgefunden haben, hätte offensichtlich tatsächlich ein gewisses Maß an Verwirrung auf seiten der Kommission vorgelegen. Eine solche Verwirrung wäre aber von nur begrenztem Ausmaß gewesen, denn bereits am 14. Dezember 2001 teilte die Kommission dem Beschwerdeführer mit, dass sein Schreiben als Beschwerde eingetragen worden sei. Seitdem scheint die Bearbeitung dieses Falls durch die Kommission ordnungsgemäß vorangetrieben worden zu sein.

2.3 Angesichts dieser Tatsache vertritt der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass keine Veranlassung besteht, seine Nachforschungen hinsichtlich des zweiten Beschwerdepunktes des Beschwerdeführers fortzusetzen.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Nachforschungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde scheint folgende kritische Anmerkung angebracht:

Es entspricht guter Verwaltungspraxis, Schreiben von Bürgern innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu beantworten. Im vorliegenden Fall hat die Kommission erst nach Erhalt von drei Erinnerungsschreiben des Beschwerdeführers diesem am 14. Dezember mitgeteilt, dass sein Schreiben als Beschwerde eingetragen wurde, was einem Zeitraum von mehr als vier Monaten nach Eingang des Schreibens entspricht. Obwohl bereits kurz nach Eingang des ersten Schreibens eine vorläufige Antwort gegeben wurde, vertritt der Bürgerbeauftragte die Ansicht, dass im Lichte dieser Umstände die Kommission es unterlassen hat, die Schreiben des Beschwerdeführers innerhalb einer angemessenen Frist zu beantworten. Das ist ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit.

Angesichts der Tatsache, dass diese Sachverhalte spezifische Ereignisse in der Vergangenheit betreffen, ist es nicht angemessen, eine gütliche Regelung der Angelegenheit herbeizuführen zu suchen. Der Bürgerbeauftragte schließt daher den Fall.

Der Präsident der Europäischen Kommission wird ebenfalls über diese Entscheidung informiert werden.

Mit freundlichen Grüßen

 

Jacob SÖDERMAN

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(1) In seiner Beschwerde führt der Beschwerdeführer an, er sei am 6. Dezember 2001 angerufen worden. In seinen Bemerkungen zur Stellungnahme der Kommission gibt der Beschwerdeführer hingegen an, dass der Anruf am 1. Dezember 2001 erfolgt sei. Nach Maßgabe dieses Schreibens und des Zusammenhangs wurde in der Beschwerde anscheinend irrtümlich ein falsches Datum angegeben.