Sehr geehrter Herr P.,

Am 28. Juni 2001 reichten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde bezüglich Ihrer persönlichen Akte bei der Europäischen Kommission ein.

Am 17. September 2001 leitete ich die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter. Die Kommission hat ihre Stellungnahme am 7. Dezember 2001 übermittelt. Ich habe sie Ihnen mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, die Sie am 26. Februar 2002 übermittelt haben. Am 22. März 2002 übermittelte die Kommission ihren letzten Schriftwechsel mit Ihnen.

Ich schreibe jetzt, um Sie über die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen zu informieren.

DIE BESCHWERDE

Im Juni 2001 reichte der Beschwerdeführer beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission ein. Der Beschwerdeführer hatte Anfang der 1980er Jahre für die Kommission gearbeitet, und seine Beschwerde betraf seine persönliche Akte mit der Kommission aus diesem Zeitraum.

Der Beschwerdeführer gab an, dass er in den 1980er und 1990er Jahren erfolglos versucht habe, seine persönliche Akte einzusehen. Nachdem er von seinem Recht auf Einsicht in seine Personalakte nach dem Statut erfahren hatte, wandte er sich erneut an die Kommission, die ihm riet, sich an ihr Forschungszentrum in Ispra zu wenden, falls seine Akte aufbewahrt würde. Am 20. April 2001 wandte er sich schriftlich an die Personalabteilung in Ispra und beantragte damit förmlich, seine Personalakte gemäß Art. 26 des Statuts einzusehen. Die Kommission leitete seine Akte an ihre Räumlichkeiten in Brüssel weiter, wo der Beschwerdeführer sie am 21. Mai 2001 konsultierte. Nach der Nachprüfung schrieb der Beschwerdeführer an die Kommission, dass Dokumente in der Akte fehlten.

In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten behauptete der Beschwerdeführer, dass Dokumente, die sich in seiner persönlichen Akte befanden, als er sie 1982 konsultierte, nun in der Akte fehlten. Bei den fehlenden Dokumenten handelte es sich um i) die Beurteilungen des Beschwerdeführers, ii) seine Anmerkungen zu den Berichten und iii) eine Reihe von Anerkennungsschreiben innerhalb und außerhalb der Kommission. Der Beschwerdeführer behauptete, eine Erklärung und möglicherweise eine Entschuldigung erhalten zu haben.

DIE ANFRAGE

Die Beschwerde wurde an die Kommission weitergeleitet. In ihrer Stellungnahme erklärte die Kommission, dass der Beschwerdeführer mit Schreiben vom 20. April 2001 die Einsichtnahme in seine Personalakte beantragt habe. Das Dossier lag bei der Generaldirektion der Gemeinsamen Forschungsstelle. Nach einem langwierigen Briefwechsel wurde vereinbart, dass der Beschwerdeführer seine Akte in den Räumlichkeiten des Assistenten des Generaldirektors einsehen konnte. Um die Nachprüfung zu erleichtern, ließ die Kommission die Akte von Ispra, wo sie archiviert wurde, nach Brüssel übertragen. Die Konsultation fand am 21. Mai 2001 statt.

Am 22. Mai 2001 richtete der Beschwerdeführer ein Schreiben mit einer Reihe von Fragen an die Kommission. Die Kommission antwortete mit Schreiben vom 7. Juni 2001. Eine der Fragen betraf den angeblichen Verlust der Personalakte des Beschwerdeführers. Die Kommission hatte dem Beschwerdeführer bereits erklärt, dass die Akte nie verloren gegangen sei. Stattdessen wurde die Akte im Einklang mit der üblichen Praxis für das Personal der Gemeinsamen Forschungsstelle mit einem Beschäftigungsverhältnis von weniger als zehn Jahren im Referat Humanressourcen der Gemeinsamen Forschungsstelle aufbewahrt.

Auf ausdrücklichen Antrag des Beschwerdeführers hatte die Kommission ferner bei der für die Archive zuständigen Dienststelle eine Kontrolle durchgeführt, um festzustellen, ob jemand um Einsichtnahme in seine Akte gebeten hatte, was nach Ansicht des Beschwerdeführers die angeblich fehlenden Dokumente erklären könnte. Es wurde festgestellt, dass niemand die Akte eingesehen hatte, und der Beschwerdeführer wurde davon in Kenntnis gesetzt.

Am 12. Juni 2001 richtete der Beschwerdeführer ein weiteres Schreiben mit verschiedenen Fragen. Die Kommission antwortete am 15. Juni 2001 und wies darauf hin, dass, wenn die Akte bestimmte Dokumente nicht enthalte, dies darauf zurückzuführen sei, dass der Akte niemals solche Dokumente hinzugefügt worden seien.

Die Kommission kam zu dem Schluss, dass sie die Situation in ihrer Stellungnahme und dem damit verbundenen Schriftwechsel mit dem Beschwerdeführer erläutert hatte und eine Entschuldigung nicht für gerechtfertigt hielt.

In seiner Stellungnahme hielt der Beschwerdeführer an seiner Beschwerde fest und legte zusammenfassend die folgenden zusätzlichen Informationen vor.

Die Personalakte des Beschwerdeführers bestand aus fünf Teilen. Die dritte Unterakte mit der Bezeichnung "Rapport et Appréciations" hätte eine Reihe von Dokumenten enthalten müssen, war aber leer, als der Beschwerdeführer sie im Mai 2001 konsultierte. Dem Beschwerdeführer zufolge hatte er zu dem Zeitpunkt, zu dem er bei der Kommission beschäftigt war, persönlich Referenzschreiben und Anerkennungsschreiben registriert, die in seine Akte aufgenommen werden sollten. Auch sein Beurteilungsbericht von 1982 mit seinen Anmerkungen sowie der sechsmonatige Probebericht hätten in die Akte aufgenommen werden müssen. Der Beschwerdeführer wiederholte, dass alle diese Dokumente in der Akte enthalten gewesen seien, als er sie 1982 konsultiert habe. Er betonte, dass er sich daran erinnere, dass die dritte Unterdatei seiner persönlichen Akte eine dicke Sammlung von Papieren enthalte und bei weitem die umfangreichste Unterdatei der fünf sei. Als er die Akte im Mai 2001 konsultierte, war die dritte Teildatei leer und es war offensichtlich eine Ersatzdatei, da die Stifte nie gebogen worden waren, um eine dicke Sammlung von Papieren unterzubringen. Der Beschwerdeführer wies darauf hin, dass alle Seiten der Personalakte gemäß dem Statut in fortlaufender Reihenfolge registriert und nummeriert werden müssten. Der Beschwerdeführer kam daher zu dem Schluss, dass aus irgendeinem Grund alle Dokumente gleichzeitig entfernt worden seien, da aufgrund der Seriennummerierung die Entfernung nur eines Dokuments ohne Vorlage nicht möglich gewesen wäre. Die Tatsache, dass eine neue leere Ersatzdatei in der Datei zu finden sei und nicht eine fehlende, zeige, dass jemand die Initiative ergriffen habe, den neuen leeren Ordner einzufügen. Der Beschwerdeführer stand nach wie vor in Kontakt mit der Kommission, als er versuchte, die Akte wiederherzustellen.

Darüber hinaus legte der Beschwerdeführer Informationen zu Maßnahmen der Kommission und der Europäischen Umweltagentur vor, die nicht in den Anwendungsbereich der vorliegenden Beschwerde fallen.

DER BESCHLUSS

1.1 Die Beschwerde betraf die Personalakte des Beschwerdeführers, der Anfang der 1980er Jahre bei der Kommission beschäftigt war. Der Beschwerdeführer behauptete, dass Dokumente, die sich in seiner persönlichen Akte befanden, als er sie 1982 konsultierte, nun in der Akte fehlten. Bei den fehlenden Dokumenten handelte es sich um i) die Beurteilungen des Beschwerdeführers, ii) seine Anmerkungen zu den Berichten und iii) eine Reihe von Anerkennungsschreiben innerhalb und außerhalb der Kommission. Der Beschwerdeführer behauptete, eine Erklärung und möglicherweise eine Entschuldigung erhalten zu haben.

1.2 Die Kommission erläuterte, dass der Beschwerdeführer mit Schreiben vom 20. April 2001 die Einsichtnahme in seine Personalakte beantragt habe und dass die Einsichtnahme am 21. Mai 2001 stattgefunden habe. Im Schriftverkehr mit dem Beschwerdeführer wies sie darauf hin, dass, wenn die Akte bestimmte Dokumente nicht enthalte, dies darauf zurückzuführen sei, dass der Akte niemals solche Dokumente hinzugefügt worden seien. Sie kam zu dem Schluss, dass sie die Situation erläutert habe und eine Entschuldigung nicht für gerechtfertigt halte.

1.3 Es besteht ein Beweiskonflikt darüber, welche Dokumente tatsächlich in die Personalakte des Beschwerdeführers aufgenommen wurden. Der Beschwerdeführer gab an, dass bestimmte Dokumente, die sich in seiner Akte befanden, als er sie 1982 konsultierte, fehlten, als er die Akte im Mai 2001 konsultierte. Die Kommission führt dagegen aus, dass der einzige Grund dafür, dass die Dokumente im Mai 2001 nicht in die Akte aufgenommen worden seien, darin bestehe, dass sie nie in die Akte aufgenommen worden seien. Der Bürgerbeauftragte kann nicht feststellen, welche Dokumente sich 1982 in der Akte befanden und ob einige Dokumente verloren gingen. Zwischen den Parteien scheint jedoch unstreitig zu sein, dass die dritte Teilakte mit der Bezeichnung „Rapport et Appréciations“ darauf abzielte, Beurteilungen (1) zu enthalten, und dass sie im Mai 2001 leer war. Es kann auch der Schluss gezogen werden, dass die Beurteilungen in keinem der anderen Teilakten zu finden waren.

1.4 Gemäß Artikel 26 des Statuts, der gemäß Artikel 11 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten für die sonstigen Bediensteten auf Zeit gilt, der in den Jahren 1980-82 der Status des Beschwerdeführers bei der Kommission war, enthält die Personalakte alle Unterlagen über seinen Verwaltungsstatus und alle Berichte über seine Fähigkeiten, seine Effizienz und sein Verhalten sowie alle Bemerkungen des Bediensteten zu diesen Unterlagen.

1.5 Die Kommission gab an, daß der Beschwerdeführer vom 16. Juni 1980 bis zum 31. Dezember 1982 beschäftigt gewesen sei. Der Beschwerdeführer legte Kopien seiner Verträge als Zeitbediensteter für diese Zeiträume vor. Sein erster Vertrag sieht eine Probezeit von sechs Monaten vor. Gemäß Artikel 14 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten ist vor Ablauf der Probezeit über die Fähigkeit des Bediensteten auf Zeit, die ihm zustehenden Aufgaben wahrzunehmen, sowie über sein Verhalten und seine Leistungsfähigkeit Bericht zu erstatten. Dieser Bericht wird der betroffenen Person übermittelt, die das Recht hat, schriftlich Stellung zu nehmen. Daraus folgt, dass für den Beschwerdeführer ein Probezeitbericht hätte erstellt werden müssen. Darüber hinaus wird gemäß Artikel 43 des Statuts, der gemäß Artikel 15 Absatz 2 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten auf Zeit für Bedienstete einer bestimmten Laufbahngruppe gilt, zu der der Beschwerdeführer gemäß seinem Vertrag gehörte, über die Befähigung, die Effizienz und das Verhalten des Bediensteten regelmäßig mindestens alle zwei Jahre Bericht erstattet. Da der Beschwerdeführer länger als zwei Jahre beschäftigt war, hätte neben dem Probezeitbericht auch ein Beurteilungsbericht nach Artikel 43 des Statuts erstellt werden müssen. Die Kommission hat das Vorhandensein solcher Berichte weder bestritten noch bestätigt, aber in jüngster Zeit in einem Schriftwechsel ihre Bereitschaft bekundet, solche Berichte in die Personalakte aufzunehmen, wenn sie vom Beschwerdeführer vorgelegt werden.

1.6 In Bezug auf Referenzschreiben und Anerkennungsschreiben, die nach Ansicht des Beschwerdeführers in seiner Akte hätten enthalten sein müssen, kann der Bürgerbeauftragte aus Mangel an Beweisen nicht feststellen, ob solche Dokumente jemals in die Akte aufgenommen wurden.

1.7 Aus den obigen Ausführungen zieht der Bürgerbeauftragte die folgenden Feststellungen. Als Bediensteter auf Zeit bei der Kommission für einen Zeitraum von mehr als zwei Jahren hätte für den Beschwerdeführer mindestens ein Probezeitbericht und ein regelmäßiger Beurteilungsbericht erstellt werden müssen. Gemäß den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten hätte die Personalakte des Beschwerdeführers diese Berichte und etwaige spätere Anmerkungen zu den Berichten des Beschwerdeführers enthalten müssen. Im Mai 2001 wurde festgestellt, dass solche Dokumente in der Personalakte des Beschwerdeführers nicht enthalten waren. Das Versäumnis der Kommission, sicherzustellen, dass die Personalakte die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente enthielt, war ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit. Der Bürgerbeauftragte wird daher eine kritische Bemerkung machen.

1.8 In Bezug auf den Antrag des Beschwerdeführers, eine Erklärung zu erhalten, geht der Bürgerbeauftragte davon aus, dass die Kommission die Situation so weit wie möglich erläutert hat und dass keine weitere Erklärung eingeholt werden kann. In Bezug auf den Antrag, eine Entschuldigung zu erhalten, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer in seiner ursprünglichen Beschwerde erklärt hat, dass er sich "vielleicht" wie eine Entschuldigung entschuldigen würde. Da der Beschwerdeführer diese Behauptung in seinen Bemerkungen nicht wiederholt hat, wird der Bürgerbeauftragte die Angelegenheit nicht weiterverfolgen.

Auf der Grundlage der Untersuchungen des Bürgerbeauftragten zu dieser Beschwerde ist folgende kritische Bemerkung zu machen:

Als Bediensteter auf Zeit bei der Kommission für einen Zeitraum von mehr als zwei Jahren hätte für den Beschwerdeführer mindestens ein Probezeitbericht und ein regelmäßiger Beurteilungsbericht erstellt werden müssen. Gemäß den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten hätte die Personalakte des Beschwerdeführers diese Berichte und etwaige spätere Anmerkungen zu den Berichten des Beschwerdeführers enthalten müssen. Im Mai 2001 wurde festgestellt, dass solche Dokumente in der Personalakte des Beschwerdeführers nicht enthalten waren. Das Versäumnis der Kommission, sicherzustellen, dass die Personalakte die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente enthielt, war ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit.

Da dieser Aspekt des Falles Verfahren betrifft, die sich auf bestimmte Ereignisse in der Vergangenheit beziehen, ist es nicht angebracht, eine gütliche Beilegung der Angelegenheit anzustreben. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Kommission wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.

Mit freundlichen Grüßen,

Jacob SÖDERMAN

(1) Der Standpunkt der Kommission zu dieser Frage wird in einem Schreiben vom 18. März 2002 an den Beschwerdeführer bestätigt.