Sehr geehrter Herr W.,
Sie haben am 14. Oktober 1999 eine Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten gegen den Rat der Europäischen Union gerichtet, weil dieser Ihren Antrag auf Dokumente verspätet bearbeitet hat.
Am 22. November 1999 leitete ich die Beschwerde an den Generalsekretär und Hohen Vertreter des Rates weiter. Der Rat hat seine Stellungnahme mit Schreiben vom 28. Februar und 9. März 2000 übermittelt, und ich habe sie Ihnen mit der Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt, falls Sie dies wünschen. Es scheinen keine Beobachtungen von Ihnen eingegangen zu sein. Am 23. Juni 2000 versuchte mein Sekretariat, Sie anzurufen, und am 26. Juni 2000 gaben Sie den Anruf zurück.
Ich schreibe Ihnen jetzt, um Ihnen die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen mitzuteilen.

DIE BESCHWERDE

Im Januar 1999 beantragte der Beschwerdeführer im Namen eines dänischen Papiers beim Rat der Europäischen Union Zugang zu einer Reihe von Dokumenten. Im März 1999 sandte der Beschwerdeführer ein Erinnerungsschreiben. Im April und Mai 1999 teilte der Rat dem Beschwerdeführer mit, dass der Antrag aufgrund der ungewöhnlich hohen Arbeitsbelastung nicht innerhalb der normalen Frist geprüft worden sei, und entschuldigte sich für die Verzögerung. Der Rat erklärte, dass die angeforderten Dokumente von den für Einwanderung zuständigen Ministern erstellt worden seien und es sich daher nicht um Ratsdokumente handele. Der Rat würde jedoch eine informelle Konsultation mit den beteiligten Mitgliedstaaten durchführen, und der Beschwerdeführer würde über das Ergebnis unterrichtet. Im September 1999 richtete der Beschwerdeführer ein neues Schreiben an den Rat. Im Oktober 1999 beschwerte er sich beim Bürgerbeauftragten und machte unnötige Verzögerungen beim Rat bei der Bearbeitung seines Antrags geltend.

DIE ANFRAGE

Stellungnahme
des Rates In seiner Stellungnahme stellte der Rat fest, dass es sich bei den angeforderten Dokumenten, einer Reihe von sogenannten "TREVI"-Dokumenten, nicht um Ratsdokumente handelt und der Zugang zu diesen Dokumenten nicht gemäß den Vorschriften des Rates über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten betrachtet werden kann . Um das Verfahren zu erleichtern, wurde der Antrag jedoch von den betroffenen Mitgliedstaaten informell geprüft. Da es sich um einen ungewöhnlichen Fall handelte, da die angeforderten Dokumente nicht einmal im Rat oder seinem Generalsekretariat zu finden waren, waren die Prüfung der Dokumente und die Konsultation der Mitgliedstaaten ein zeitaufwändiger Prozess gewesen. Der Rat legte seiner Stellungnahme eine Kopie eines Schreibens an den Beschwerdeführer vom Februar 2000 bei, in dem er das von ihm angewandte Verfahren erläuterte und sich für die Verzögerung entschuldigte. Der Rat gewährte außerdem Zugang zu zehn der zwölf angeforderten Dokumente.
Bemerkungen des Beschwerdeführers Der
Bürgerbeauftragte leitete die Stellungnahme des Rates mit einer Aufforderung zur Stellungnahme an den Beschwerdeführer weiter. Vom Beschwerdeführer gingen keine schriftlichen Stellungnahmen ein. In einem Telefongespräch mit dem Sekretariat des Bürgerbeauftragten äußerte sich der Beschwerdeführer jedoch zufrieden mit der Anzahl der Dokumente, die er erhalten hatte.

DER BESCHLUSS

1 Bearbeitung des Antrags auf Dokumente
Der Beschwerdeführer machte geltend, dass sich die Bearbeitung des Antrags auf eine Reihe von „TREVI“-Dokumenten durch den Rat unnötig verzögert habe. Der Rat entschuldigte sich für die Verzögerung und erläuterte, warum das Verfahren zeitaufwändig gewesen sei. Nach Konsultation der Mitgliedstaaten wurde Zugang zu 10 der 12 angeforderten Dokumente gewährt. Der Beschwerdeführer zeigte sich mit den ihm vorgelegten Unterlagen zufrieden.
2 Schlussfolgerung
Aus der Stellungnahme des Rates und den Bemerkungen des Beschwerdeführers geht hervor, dass der Rat Schritte unternommen hat, um die Angelegenheit beizulegen, und damit den Beschwerdeführer zufriedengestellt hat. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.
Der Generalsekretär des Rates der Europäischen Union wird ebenfalls über diesen Beschluss unterrichtet.
Mit freundlichen Grüßen
Jacob Söderman