Hintergrund der Beschwerde

1. Der im Vereinigten Königreich ansässige Beschwerdeführer nahm am allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/207/11 für Verwaltungsräte im Bereich „Audit“ teil. Er bestätigte seinen Antrag am 13. April 2011. Der nächste Schritt in diesem Wettbewerb bestand darin, Datum und Ort für den computergestützten Test ("CBT") zu buchen. Zunächst ist anzumerken, dass sich das Vereinigte Königreich in der Greenwich-Mittelzeitzone (GMT) befindet, während Brüssel, wo EPSO seinen Sitz hat, in der mitteleuropäischen Zeitzone (CET) liegt. CET ist eine Stunde vor GMT.

2. Der Beschwerdeführer erhielt über sein EPSO-Konto folgenden Newsfeed: „Sie können Ihren CBT-Test vom 20.4.2011 bis zum 26.4.2011 um 12:00 Uhr buchen. Für weitere Informationen über diese computergestützten Tests lesen Sie bitte sorgfältig die beigefügte Mitteilung. ... Wenn Sie die Frist versäumen, gilt Ihre Bewerbung als zurückgezogen und Ihre Teilnahme an diesem Auswahlverfahren endet. Während des Auswahlverfahrens liegt es in Ihrer Verantwortung, mindestens zweimal pro Woche Ihr EPSO-Konto zu konsultieren, um die für Ihre Bewerbung relevanten Informationen zu überprüfen.“

3. Am 26. April 2011 um 11:25 Uhr GMT meldete sich der Beschwerdeführer in seinem Konto an und versuchte, das CBT zu buchen. In einem Vermerk auf seinem EPSO-Konto wurde ihm mitgeteilt, dass dies nicht mehr möglich sei.

4. Am selben Tag richtete der Beschwerdeführer ein Schreiben an EPSO, in dem er die Genehmigung zur Buchung seines CBT beantragte. Er erklärt, dass der Buchungszeitraum mit der Osterpause in dem Büro, für das er gearbeitet habe, zusammenfalle und dass das Büro vom 21. bis 26. April 2011 geschlossen sei. Der Beschwerdeführer betonte, dass in den Informationen, die er über den Buchungszeitraum erhalten habe, keine Zeitzone angegeben sei. Seiner Ansicht nach seien Kandidaten aus der GMT-Zone somit ungleich behandelt worden. Schließlich wies er darauf hin, dass den Bewerbern, die an allen anderen vom EPSO organisierten Auswahlverfahren teilgenommen hätten, eine Erinnerung übermittelt worden sei, nicht aber denen, die am Auswahlverfahren EPSO/AD/207/11 teilgenommen hätten.

5. EPSO antwortete am 3. Mai 2011. Sie wies darauf hin, dass der Beschwerdeführer kurz nach der Validierung in einer Mitteilung auf dem Bildschirm darauf hingewiesen wurde, dass seinem Konto innerhalb von 48 Stunden ein Link hinzugefügt würde, der es ihm ermöglichen würde, das CBT zu buchen, und dass er schnell auf diesen Link reagieren sollte, da der Buchungszeitraum zeitlich begrenzt war. Der Login-Verlauf zeigte, dass der Beschwerdeführer das Schreiben, in dem er über den Buchungszeitraum informiert wurde, erst am 26. April 2011 um 12:28 Uhr MEZ, d. h. nach Ablauf des Buchungszeitraums, gelesen hatte. Zuvor hatte er erst am 14. April 2011 auf sein Konto zugegriffen, obwohl EPSO in seinem Leitfaden für Auswahlverfahren [1] die Bewerber anweist, ihre Konten mindestens zweimal pro Woche zu überprüfen. EPSO wies ferner darauf hin, dass in dem Schreiben, in dem der Beschwerdeführer über den Buchungszeitraum informiert wurde, angegeben wurde, dass die Buchungsfrist 12:00 Uhr MEZ war. Folglich lehnte das EPSO den Antrag des Beschwerdeführers ab, ihm die Buchung eines CBT zu gestatten.

6. Am 18. Mai 2011 wandte sich der Beschwerdeführer an den Europäischen Bürgerbeauftragten.

Gegenstand der Untersuchung

7. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu folgenden Behauptungen und Behauptungen ein:

Vorwurf:

Das EPSO hat den Beschwerdeführer zu Unrecht vom Auswahlverfahren EPSO/AD/207/11 ausgeschlossen. Zur Stützung seiner Behauptung brachte der Beschwerdeführer Folgendes vor: i) die CBT musste in der Osterpause (21.-25. April) gebucht werden, und der Zeitraum dafür war sehr kurz; ii) ihm wurde keine Mahnung übermittelt, und iii) das EPSO hat nicht angegeben, dass die für die Buchungsfrist geltende Zeitzone MEZ war [2].

Anspruch:

EPSO sollte angeben, welche Zeitzone in der CBT-Buchungsfrist gilt, und es dem Beschwerdeführer ermöglichen, eine CBT zu buchen.

Die Untersuchung

8. Am 28. Juni 2011 leitete der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung ein und ersuchte EPSO um seine Stellungnahme zu der Beschwerde. Der Bürgerbeauftragte fragte EPSO auch, ob es Beweise dafür vorlegen könne, dass in dem Schreiben, in dem der Beschwerdeführer über den Buchungszeitraum informiert wurde, CET als anwendbare Zeitzone angegeben sei.

9. Am 14. September 2011 übermittelte das EPSO seine Stellungnahme, die dem Beschwerdeführer mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt wurde.

10. Der Beschwerdeführer legte innerhalb der entsprechenden Frist keine Bemerkungen vor.

11. Am 14. Dezember 2011 versuchten die Dienststellen des Bürgerbeauftragten erfolglos, den Beschwerdeführer zu kontaktieren. Sie hinterließen eine Nachricht auf seinem Anrufbeantworter und fragten, ob er noch beabsichtige, Bemerkungen einzureichen und seinen Fall weiterzuverfolgen. Der Beschwerdeführer reagierte jedoch nicht auf diese Mitteilung.

Analyse und Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

A. Angeblicher unrichtiger Ausschluss des Beschwerdeführers vom relevanten Wettbewerb und der damit verbundenen Forderung

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

12. Der Beschwerdeführer machte geltend, EPSO habe ihn zu Unrecht vom Auswahlverfahren ausgeschlossen. Zur Stützung seiner Behauptung argumentierte er, dass i) das CBT während der Osterferien (21.-25. April) gebucht werden sollte und der Zeitraum dafür sehr kurz sei; ii) ihm wurde keine Mahnung übermittelt, und iii) das EPSO versäumte es, anzugeben, dass die für die Buchung geltende Zeitzone CET war. Er machte geltend, dass EPSO angeben sollte, welche Zeitzone auf die Buchungsfrist für CBT anwendbar ist, und ihm die Buchung einer CBT ermöglichen sollte.

13. In seiner Stellungnahme betonte das EPSO, dass es im Anschluss an die Initiativuntersuchung OI/9/2010/RT des Bürgerbeauftragten seinen Ansatz für Auswahlverfahren geändert und das "neue Verfahren"eingeführt habe. Sobald die Bewerber ihre Bewerbung validieren, sendet EPSO eine E-Mail, in der sie über den Buchungszeitraum informiert werden. Ein Kandidat, der sehr früh validiert, kann somit einer der ersten sein, der einen Testtermin bucht. Daher variieren die Fristen je nach Validierungsdatum. Während einige Kandidaten möglicherweise bereits ihre CBT gesessen haben, befinden sich andere Kandidaten möglicherweise noch in der Registrierungsphase. In jedem Fall hat jeder Kandidat genau die gleiche Zeit, um einen Test zu buchen. EPSO fügte hinzu, dass es seine Kommunikation mit den Bewerbern verbessert habe, indem es den für die Tests zuständigen Auftragnehmer angewiesen habe, 24 Stunden vor Ablauf der Buchungsfrist Erinnerungsschreiben zu versenden. EPSO brachte vor, dass am 13. April 2011 in seinem Konto ein Schreiben veröffentlicht worden sei, in dem der Beschwerdeführer darüber informiert worden sei, dass sein Antrag validiert worden sei, und in dem er aufgefordert worden sei, einen Termin für das CBT zwischen dem 20. April und dem 26. April 2011 (12.00 Uhr mittags MEZ) zu buchen. Die entsprechende Zeitzone wurde in diesem Schreiben angegeben.

14. Auch wenn sich der Beschwerdeführer am 14. April um 12.22 Uhr in sein Konto eingeloggt habe, habe er das Schreiben vom 13. April 2011 erst am 26. April um 12.28 Uhr MEZ, d. h. nach Ablauf der Frist für die Buchung des CBT, gelesen. EPSO macht geltend, dass die Tests 24 Stunden am Tag über eine beliebige Internetverbindung gebucht werden können. Die Tatsache, dass der Buchungszeitraum innerhalb der Osterferien lag, hatte somit keinen Einfluss auf die Zugänglichkeit des Buchungssystems. EPSO betonte, dass im Leitfaden für Auswahlverfahren eindeutig festgelegt sei, dass es in der Verantwortung der Bewerberinnen und Bewerber liege, ihr EPSO-Konto mindestens zweimal pro Woche zu überprüfen. Darüber hinaus wies sie erneut darauf hin, dass eine Erinnerungsnachricht an die E-Mail-Adresse gesendet worden sei, die der Bewerber in seiner Bewerbung angegeben habe. Diese Nachricht informierte ihn, dass er noch keinen Test gebucht hatte. Da keine Konnektivitätsprobleme auftraten, hielt das EPSO an seiner Entscheidung fest, die Buchungsfrist nicht zu verlängern. EPSO betont, dass es alle Verfahren eingehalten und jeden Bewerber rechtzeitig über das Buchungsverfahren informiert habe.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

15. In Bezug auf das erste Argument des Beschwerdeführers, wonach der Buchungszeitraum für die CBT zu kurz war und mit den Osterferien in seinem Büro zusammenfiel, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO erklärt hat, dass die Bewerber über den Buchungszeitraum für die CBT informiert werden, sobald sie ihre Bewerbung validieren. EPSO fügte hinzu, dass zwar unterschiedliche Buchungszeiträume galten, jeder Bewerber jedoch je nach Datum der Validierung über die gleiche Anzahl von Tagen für die Buchung des CBT verfüge. Angesichts der Tatsache, dass auch Auswahlverfahren rasch bearbeitet werden sollten, ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass der Zeitraum, der dem Beschwerdeführer für die Buchung seiner CBT zur Verfügung stand, als solcher nicht unangemessen war. Er weist ferner darauf hin, dass sich der Beschwerdeführer in dieser Hinsicht in der gleichen Situation wie andere Bewerber befunden habe. Da der Buchungszeitraum auf der Grundlage des Datums der Validierung bestimmt wird, war die Tatsache, dass dieser Zeitraum in diesem Fall mit dem Osterzeitraum zusammenfiel, eine Folge der Wahl des Datums für die Validierung seines Antrags durch den Beschwerdeführer. Obwohl der Beschwerdeführer geltend machte, dass sein Büro während der Osterferien geschlossen sei, deutet nichts darauf hin, dass er nicht von einem Ort außerhalb seines Büros aus auf das Internet und damit auf sein EPSO-Konto zugreifen konnte.

16. Als Antwort auf das zweite Argument des Beschwerdeführers, wonach EPSO ihm keine Erinnerung geschickt habe, betonte EPSO, dass es eine E-Mail-Erinnerung an die E-Mail-Adresse gesendet habe, die der Beschwerdeführer in seinem Bewerbungsformular angegeben habe. Der Beschwerdeführer hat diese Aussage nicht beanstandet.

17. In Bezug auf das dritte Argument des Beschwerdeführers, wonach EPSO nicht angegeben habe, dass die anwendbare Zeitzone CET sei, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der Newsfeed, den der Beschwerdeführer erhalten habe, tatsächlich nicht die anwendbare Zeitzone für den Buchungszeitraum erwähnt habe. Aus den dem Bürgerbeauftragten zur Verfügung gestellten Informationen geht jedoch hervor, dass das EPSO am 13. April 2011, d. h. an dem Tag, an dem der Beschwerdeführer seine Bewerbung validierte, auf dem EPSO-Konto des Beschwerdeführers ein Schreiben zur Verfügung stellte, in dem angegeben wurde, dass der Beschwerdeführer zwischen dem 20. April und dem 26. April 2011 (12.00 Uhr mittags MEZ) zur Buchung seines CBT aufgefordert wurde. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass in diesem Schreiben eindeutig die anwendbare Zeitzone angegeben ist. Es ist daher unbestreitbar, dass EPSO die relevanten Informationen im EPSO-Konto des Beschwerdeführers bereitgestellt hat.

18. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten ist es nicht unangemessen, dass EPSO erwartet, dass ein Bewerber die erforderlichen Schritte unternimmt, um die von ihm im Zusammenhang mit dem Buchungsverfahren bereitgestellten Informationen zu überprüfen, zumal die Bewerber ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass die Nichtbuchung eines Termins für die CBT zur Folge hätte, dass die Bewerbung als zurückgezogen gilt.

19. In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer nicht nachgewiesen hat, dass EPSO in Bezug auf seine Behauptung einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen hat.

20. In Fällen, in denen kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt wird, kann der Bürgerbeauftragte dennoch Möglichkeiten ermitteln, die allgemeine Qualität des Verwaltungsverhaltens in den Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU zu verbessern.

21. In diesem Zusammenhang erinnert der Bürgerbeauftragte daran, dass der erste Satz des Newsfeeds, den der Beschwerdeführer erhalten hat, wie folgt lautete: „Sie können Ihren CBT-Test vom 20.4.2011 bis zum 26.4.2011 um 12:00 Uhr buchen. Für weitere Informationen über diese computergestützten Tests lesen Sie bitte sorgfältig die beigefügte Mitteilung". Angesichts dieses Wortlauts kann nicht völlig ausgeschlossen werden, dass der Beschwerdeführer die relevante Botschaft so missverstanden hat, dass die "angehängte Mitteilung"Informationen über die CBT selbst enthielt und nicht den Zeitraum, in dem er seine CBT buchen musste. Es wäre daher besser gewesen, klarzustellen, dass diese Mitteilung auch Informationen über den Buchungszeitraum enthielt. Alternativ hätte die Tatsache, dass die im Newsfeed angegebenen Zeiten auf mitteleuropäischer Zeit beruhten, sinnvollerweise in diesem Newsfeed selbst erwähnt werden können. Der Bürgerbeauftragte wird daher diesbezüglich eine weitere Bemerkung machen.

B. Schlussfolgerung

Auf der Grundlage seiner Untersuchung dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte diese mit der folgenden Schlussfolgerung ab:

In diesem Fall wurde kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt.

Der Beschwerdeführer und EPSO werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Weitere Bemerkung

Um mögliche Missverständnisse zu vermeiden, wäre es sinnvoll, wenn EPSO die Art und Weise überprüfen könnte, in der es die Bewerber über den Zeitraum informiert, in dem sie einen Termin für die computergestützte Prüfung buchen müssen.

P. Nikiforos Diamandouros

Geschehen zu Straßburg am 30. Mai 2012

[1] Punkt 3.1 des EPSO-Leitfadens für allgemeine Auswahlverfahren (ABl. 2010, C 184 A, S. 1) lautet: „Es obliegt Ihnen, Ihr EPSO-Konto in regelmäßigen Abständen – mindestens zweimal pro Woche – zu konsultieren, um den Fortgang des Auswahlverfahrens zu verfolgen und die für Ihre Bewerbung relevanten Informationen zu überprüfen.“

[2] Es erscheint sinnvoll, darauf hinzuweisen, dass der Beschwerdeführer, obwohl er in seinem Schreiben vom 26. April 2011 an EPSO erwähnte, dass sein Büro vom 21. bis 26. April 2011 geschlossen war, in seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten vorbrachte, dass die Osterpause an seinem Arbeitsplatz vom 21. bis 25. April 2011 dauerte.