Hintergrund der Beschwerde

1. Am 26. Oktober 2017 ersuchte der Beschwerdeführer im Namen eines internationalen Netzwerks von Nichtregierungsorganisationen die Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit (EFSA), ihr Zugang zu den „Interessenerklärungen des Betriebsmanagements der EFSA“zu gewähren.

2. Am 20. November 2017 gewährte die EFSA der Öffentlichkeit Zugang zu den Interessenerklärungen des Exekutivdirektors der EFSA und von vier Abteilungsleitern, die bereits auf der Website der EFSA veröffentlicht wurden.

3. Am 21. November 2017 antwortete der Beschwerdeführer auf die Entscheidung der EFSA und stellte klar, dass der Antrag auf Interessenerklärungen aller Mitarbeiter des operativen Managements der EFSA gerichtet war, was bedeutete, dass der Antrag auch die Interessenerklärungen betraf, die nicht auf der Website der EFSA veröffentlicht worden waren.

4. Nachdem die EFSA die Klarstellung des Beschwerdeführers als neuen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten registriert hatte, verweigerte sie am 15. Dezember 2017 den Zugang zu den verbleibenden Interessenerklärungen. Die EFSA begründete ihre Entscheidung damit, dass die Dokumente personenbezogene Daten der betroffenen Personen enthielten und dass daher die EU-Vorschriften über den Schutz personenbezogener Daten zur Anwendung kämen.[1] Sie stellte fest, dass Dokumente, die personenbezogene Daten enthielten, nur offengelegt werden dürften, wenn eine legitime Notwendigkeit für ihre Offenlegung festgestellt worden sei.[2] In diesem Zusammenhang forderte die EFSA den Beschwerdeführer auf, der EFSA die Notwendigkeit der Offenlegung der personenbezogenen Daten zu erläutern.

5. Am 23. Januar 2018 erläuterte der Beschwerdeführer der EFSA seine Auffassung von der legitimen Notwendigkeit der Offenlegung der Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten.

6. Nachdem die EFSA die Frist für ihre Antwort verlängert hatte, verweigerte sie der Öffentlichkeit am 9. März 2018 den Zugang zu den Interessenerklärungen.

7. Am 16. März 2018 stellte der Beschwerdeführer einen Antrag auf Überprüfung der Ablehnung, einen sogenannten Zweitantrag [3].

8. Am 11. April 2018 bestätigte die EFSA ihre ursprüngliche Entscheidung, mit der sie den Zugang verweigerte.

9. Unzufrieden mit diesem Ergebnis wandte sich der Beschwerdeführer am 9. Mai 2018 an den Bürgerbeauftragten.

10. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zur Weigerung der EFSA ein, der Öffentlichkeit Zugang zu Interessenerklärungen von Mitarbeitern der mittleren Führungsebene zu gewähren, und legte der EFSA einen Lösungsvorschlag vor.[4] Sie forderte die EFSA außerdem auf, auf Bedenken hinsichtlich der allgemeinen Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu reagieren.

11. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die EFSA zunächst argumentierte, dass sie auf ihrer Website alle Erklärungen veröffentlicht habe, für die die Offenlegung nach dem Rechtsrahmen, der der Arbeit der EFSA zugrunde liegt, verpflichtend ist.[5] Nach Ansicht der EFSA gelten für nichtwissenschaftliche Bedienstete der EFSA das EU-Beamtenstatut [6], das keine Offenlegung von Interessenerklärungen vorschreibt. Nach Ansicht der EFSA hatte der Beschwerdeführer kein stichhaltiges Argument dafür vorgebracht, dass die personenbezogenen Daten an ihn übermittelt werden müssten, wie es die Verordnung 1049/2001 für die Einhaltung der EU-Datenschutzvorschriften vorschreibe.

12. Im Laufe der Untersuchung teilte die EFSA dem Bürgerbeauftragten jedoch mit, dass sie ihre Politik in Bezug auf die Veröffentlichung von Interessenerklärungen des Personals geändert habe, indem sie eine neue Entscheidung über die Verwaltung konkurrierender Interessen erlassen habe.[7] Ab Juli 2018 veröffentlichte die EFSA die Interessenerklärungen aller Mitglieder des operativen Managementteams der EFSA. Dies betrifft nicht nur den Exekutivdirektor der EFSA, sondern auch die Abteilungs- und Referatsleiter [8].

13. In ihrem Lösungsvorschlag begrüßte die Bürgerbeauftragte diese Entwicklung und stellte fest, dass die EFSA mit der Veröffentlichung der Interessenerklärungen der Abteilungs- und Referatsleiter einen wichtigen Schritt zur Erhöhung der Transparenz unternommen hat.

Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine Lösung

14. Auf der Grundlage ihrer Untersuchung und um eine Lösung für die Beschwerde zu finden, legte die Bürgerbeauftragte der EFSA einen Lösungsvorschlag vor.

15. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der Beschwerdeführer in seinem Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu den Interessenerklärungen der Mitglieder des operativen Managementteams der EFSA verstanden habe, dass das operative Managementteam den leitenden Wissenschaftler, den leitenden Wissenschaftskoordinator, den leitenden Politikberater, den Teamleiter und den Beauftragten für das Engagement der Interessenträger umfasst.

16. In diesem Zusammenhang war die Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass der leitende Wissenschaftler, leitende Wissenschaftskoordinator und leitende Politikberater der EFSA einflussreiche Rollen bei der Festlegung der Politik der EFSA innehatten, da sie als Berater fungierten und den Exekutivdirektor direkt unterstützten.

17. Der Bürgerbeauftragte schlug daher vor, dass die EFSA die Interessenerklärungen dieser Personen ebenso veröffentlicht wie die der Abteilungs- und Referatsleiter.

18. In Bezug auf die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten durch die EFSA hatte der Beschwerdeführer geltend gemacht, dass die Tatsache, dass ein Zweitantrag an dieselbe Person innerhalb der EFSA zu richten sei wie der ursprüngliche Antrag, das Überprüfungsverfahren vergeblich mache.

19. Im Laufe der Untersuchung stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass Erst- und Zweitanträge innerhalb der EFSA von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden. Darüber hinaus hat die EFSA ihr Standardverfahren [9] geändert, sodass Zweitanträge direkt an den Exekutivdirektor der EFSA gerichtet werden müssen. Diese Verfahrensänderung soll der Bedeutung Rechnung tragen, die die EFSA dem Entscheidungsprozess im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Zweitanträgen beimisst.

20. Da diese Klarstellungen im Laufe der Untersuchung vorgenommen und dem Beschwerdeführer nicht mitgeteilt wurden, schlug der Bürgerbeauftragte jedoch vor, dass die EFSA dem Beschwerdeführer diese Informationen zur Verfügung stellt.

Bewertung des Bürgerbeauftragten nach dem Lösungsvorschlag

21. Die Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit nahm den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten an. Die EFSA hat auf ihrer Website die Interessenerklärungen des leitenden Wissenschaftlers und leitenden Politikberaters der EFSA veröffentlicht. Die EFSA teilte dem Bürgerbeauftragten mit, dass die Funktion des leitenden Wissenschaftskoordinators bei der EFSA nicht mehr besteht. Daher wurde keine Interessenerklärung zu diesem Standpunkt veröffentlicht.

22. Darüber hinaus hat die EFSA den Vorschlag des Bürgerbeauftragten umgesetzt, dem Beschwerdeführer mehr Informationen über das von ihr eingerichtete System für die Bearbeitung von Erst- und Zweitanträgen gemäß der Verordnung 1049/2001 zur Verfügung zu stellen. Die EFSA richtete ein Schreiben an den Beschwerdeführer, in dem sie die neuen Verfahren der EFSA für die Bearbeitung und Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten bei der EFSA erläuterte. Diese sehen vor, dass Erstanträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten von ihren Rechts- und Sicherheitsdiensten bearbeitet werden, während Entscheidungen über Zweitanträge vom Exekutivdirektor selbst getroffen werden.

23. Die Bürgerbeauftragte ersuchte die Beschwerdeführerin um Stellungnahmen zu ihrem Lösungsvorschlag und der Antwort der EFSA darauf.  In Bezug auf die überarbeitete Politik der EFSA für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten äußerte sich der Beschwerdeführer gegenüber dem Bürgerbeauftragten, dass das überarbeitete Verfahren seiner Ansicht nach weiterhin unbefriedigend sei. Der Beschwerdeführer argumentierte, dass das neue Verfahren nicht garantiere, dass ein Zweitantrag von einem anderen Bediensteten oder einer anderen Dienststelle als der ursprünglichen Beschwerde bearbeitet werde. Damit das Verfahren wirksam sei, müsse ein Zweitantrag von einer „neutralen dritten Stelle“ bearbeitet werden.

24. Der Bürgerbeauftragte hält das von der EFSA eingeführte überarbeitete Verfahren, wonach Zweitanträge anders behandelt werden als Erstanträge, für zufriedenstellend. Der Bürgerbeauftragte vertraut darauf, dass ein solches System ein ausreichendes Maß an Objektivität für den Überprüfungsprozess bieten wird.

25. Vor diesem Hintergrund begrüßt die Bürgerbeauftragte die positive Reaktion der EFSA auf ihren Lösungsvorschlag und ihren Vorschlag. Sie ist der Ansicht, dass die Beschwerde beigelegt wurde, und schließt daher den Fall ab.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab:

Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall als abgeschlossen ab, da die Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten angenommen und umgesetzt hat.

Der Beschwerdeführer und die Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, 18.6.2019

[1] Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Gemeinschaft

Organe und Einrichtungen sowie zum freien Datenverkehr, abrufbar unter https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=ABl.:L:2001:008:0001:0022:de:PDF und gemäß der Verordnung 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission, abrufbar unter http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&amprid=1;

[2] Artikel 8 Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 45/2001

[3] Gemäß Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001

[4] Der vollständige Wortlaut des Lösungsvorschlags ist abrufbar unter:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/113726

[5] Siehe Verordnung (EG) Nr. 178/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 28. Januar 2002 zur Festlegung der allgemeinen Grundsätze und Anforderungen des Lebensmittelrechts, zur Errichtung der Europäischen Behörde für Lebensmittelsicherheit und zur Festlegung von Verfahren zur Lebensmittelsicherheit, abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002R0178&from=EN

[6] Verordnung Nr. 31 (EWG), 11 (EAG) zur Festlegung des Statuts der Beamten und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft, abrufbar unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN

[7] Beschluss des Exekutivdirektors der Europäischen Behörde für Lebensmittelsicherheit über die Verwaltung konkurrierender Interessen, abrufbar unter: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/competing_interest_management_17.pdf

[8] Artikel 24 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer iv des Beschlusses des Exekutivdirektors der Europäischen Behörde für Lebensmittelsicherheit über die Verwaltung konkurrierender Interessen

[9] Abrufbar unter: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf