1. Letzte Aktualisierung dieses Datensatzes: 05/06/23

2. Referenznummer: 05/2023

3. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Europäischer Bürgerbeauftragter, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Straßburg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Zuständige Abteilung:

Direktion Verwaltung (IKT-Bedienstete) und Projektteam (ein Mitglied des Generalsekretärs und der Leiter des Personalteams)

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Francesca Pavesi – Stellvertretende DSB: Herrn Nicholas Hernanz

E-Mail: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters: das externe Unternehmen, das für die Zusammenstellung der Antworten auf die Umfrage und die Erstellung des zusammenfassenden Berichts zuständig ist:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15, Frankreich

1300 Wavre

Belgien

E-Mail: gcomhaire@incidence.be oder info@incidence.be

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen: Entfällt

7. Zweck(e) der Verarbeitung:  Der EO beabsichtigt, über LimeSurvey (ein internes Erhebungsinstrument) eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, um Rückmeldungen von Mitarbeitern zur Organisation des Büros, zu den Arbeitsbedingungen, zum Arbeitsumfeld sowie zu ethischen Fragen und Fragen des Wohlergehens einzuholen. Ziel ist es, Bereiche zu identifizieren, die als zufriedenstellend wahrgenommen werden, sowie Bereiche, in denen Folgemaßnahmen erforderlich sein können, und, soweit möglich, die Ergebnisse im Laufe der Zeit und mit denen anderer Institutionen zu vergleichen.

Rechtsgrundlage des Verfahrens ist Artikel 1e Absätze 2 und 3 des Statuts ^[1].

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

- Kategorien betroffener Personen: Bedienstete des EO-Büros (Beamte, Bedienstete auf Zeit oder Vertragsbedienstete). Praktikanten des EO-Büros nehmen nicht an der Personalbefragung teil.

- Kategorien personenbezogener Daten:

Die Umfrage ist anonym. Die Aufzeichnung der Umfrageantworten enthält keine identifizierenden Informationen über die Befragten. Bei Kommentaren im Freitextfeld können die Befragten Informationen hinzufügen. In diesen Fällen besteht die Möglichkeit, dass bestimmte Befragte identifiziert werden oder dass sie personenbezogene Daten Dritter offenlegen, je nachdem, welchen Inhalt die von ihnen bereitgestellten Informationen haben.

Der EO verarbeitet die professionellen E-Mail-Adressen der Mitarbeiter, um den Link zur Umfrage senden zu können. Die EO verarbeitet auch die Umfrageantworten. Diese personenbezogenen Daten können vom externen Unternehmen und vom EO Office verarbeitet werden.

Das externe Unternehmen, das für den Bericht verantwortlich ist, verarbeitet die Meinungen der Mitarbeiter, die auf der Grundlage des Umfragefragebogens gesammelt wurden.

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung:

Die EO wird die E-Mail-Adressen der Befragten der Umfrage so lange aufbewahren, wie dies für die Übermittlung der Personalbefragung 2023 an die betreffenden Bediensteten erforderlich ist.

Der EO wird die Antworten auf die Umfrage, einschließlich potenzieller personenbezogener Daten, die von den Befragten in den Freitextfeldern übermittelt werden, für höchstens fünf Jahre aufbewahren. Danach werden die Daten gelöscht.

Das externe Unternehmen bewahrt die Antworten der Befragten so lange auf, wie es für die Erstellung des Erhebungsberichts erforderlich ist, und höchstens fünf Jahre ^[2]. Danach werden die Daten gelöscht. Es wird davon ausgegangen, dass alle Antworten anonym sind, mit Ausnahme von Freitextfeldern, wenn die Befragten darin personenbezogene Daten angeben.

10. Empfänger der Daten:

Empfänger ist das externe Unternehmen, das für die Erstellung des Berichts über die Umfrage verantwortlich ist.

Die Gesamtergebnisse (anonymisierte Daten) werden auch dem Personal mitgeteilt.

11. Werden personenbezogene Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen übermittelt? Entfällt

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen:

Der EO verwendet „LimeSurvey“, um die Umfrage an die Befragten zu senden und die Antworten zu sammeln. LimeSurvey ist ein internes Umfragetool, das sicherstellt, dass alle verarbeiteten Daten auf einem sicheren Server des Europäischen Bürgerbeauftragten verbleiben und dass die Daten durch strenge Sicherheitsvorschriften geschützt sind.

Antworten auf Fragen der Umfrage machen es unmöglich, betroffene Personen zu identifizieren, mit Ausnahme bestimmter Fälle, in denen die Befragten Informationen in ein Freitextfeld einfügen können.

Die Umfrage enthält den folgenden Haftungsausschluss: Um die Anonymität der Teilnehmer zu wahren, stellen wir sicher, dass die Antworten so strukturiert sind, dass die Identifizierung von Personen verhindert wird. Bitte beachten Sie jedoch, dass einige Freitextfelder Einzelpersonen die Freiheit geben, beliebige Informationen einzugeben, einschließlich personenbezogener Daten von sich selbst oder anderen. Wir empfehlen den Teilnehmern nachdrücklich, keine persönlich identifizierbaren Informationen in diesen Bereichen offenzulegen.“

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können:

Zu den E-Mail-Adressen der EO-Bediensteten:

Bedienstete können Zugang zu ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber verlangen, wie der EO sie verwendet. Sie können auch die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger sie betreffender Daten verlangen. Unter bestimmten Voraussetzungen haben sie das Recht, der Verwendung ihrer Daten durch den EO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen, sowie das Recht zu verlangen, dass der EO ihre personenbezogenen Daten löscht oder ihre Verwendung einschränkt.

Die EO wird die Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats beantworten.

Zu den Antworten auf die Umfrage:

Sobald die Befragten ihre Antworten zur Umfrage eingereicht haben, werden die Antworten zu anonymen Informationen. Daher gelten die Rechte betroffener Personen gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht für die Antworten auf die Umfrage. Der Haftungsausschluss über den Freitextfeldern bietet den Befragten genügend Informationen über die Risiken, die mit der Bereitstellung personenbezogener Daten in ihren Antworten verbunden sind. Da die Umfrage anonym durchgeführt wird, ist es technisch nicht möglich, festzustellen, „wer was beantwortet hat“, noch den Befragten das Recht auf Zugang, Berichtigung, Widerspruch, Löschung oder Einschränkung ihrer Antwort einzuräumen.

Jede betroffene Person hat jedoch das Recht auf Zugang, Berichtigung, Widerspruch, Löschung oder Einschränkung personenbezogener Daten, die in einem der Freitextfelder enthalten sind, wenn sie sie betreffen, unter bestimmten in der Verordnung festgelegten Bedingungen. Diese Anfragen sollten an das externe Unternehmen gerichtet werden, das die Umfrageantworten bearbeitet (info@incidence.be) oder an den EO.

Die Bediensteten können das Büro jederzeit per E-Mail (EO@ombudsman.europa.eu) oder über die Direktion Verwaltung um Auskünfte über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ersuchen. Die Dienststellen werden ihre Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats beantworten. Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Amtes wenden:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Wenn sie sich über den Umgang des Europäischen Bürgerbeauftragten mit ihren personenbezogenen Daten beschweren möchten, können sie sich unter folgender Adresse an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu) wenden: EDPS@edps.europa.eu

Datenschutzerklärung im Zusammenhang mit der Personalbefragung 2023 im Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten

Diese Datenschutzerklärung erläutert den Grund für die Verarbeitung, die Art und Weise, wie der Europäische Bürgerbeauftragte (EO) alle bereitgestellten personenbezogenen Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wie diese Informationen verwendet werden und welche Rechte die betroffenen Personen in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

Der Controller ist der EO. Der Auftragsverarbeiter ist das externe Unternehmen, das für die Zusammenstellung der Umfrageantworten und die Erstellung des zusammenfassenden Berichts zuständig ist.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Die Umfrage ist anonym. Die Aufzeichnung der Umfrageantworten enthält keine identifizierenden Informationen über die Befragten.

Der EO verarbeitet die professionellen E-Mail-Adressen der Mitarbeiter, um den Link zur Umfrage erhalten zu können.

Praktikanten des EO-Büros nehmen nicht an der Personalbefragung teil.

In bestimmten Fällen können die Befragten Informationen in einem Freitextfeld hinzufügen. 

Die Anweisungen für die Umfrage werden einen spezifischen Haftungsausschluss in dieser Richtung enthalten: Um die Anonymität der Teilnehmer zu wahren, stellen wir sicher, dass die Antworten so strukturiert sind, dass die Identifizierung von Personen verhindert wird. Bitte beachten Sie jedoch, dass einige Freitextfelder Einzelpersonen die Freiheit geben, beliebige Informationen einzugeben, einschließlich personenbezogener Daten von sich selbst oder anderen. Wir empfehlen den Teilnehmern dringend, keine persönlich identifizierbaren Informationen in diesen Bereichen offenzulegen.

Bei Kommentaren im Freitextfeld können die Befragten Informationen hinzufügen. In diesen Fällen besteht die Möglichkeit, dass bestimmte Befragte identifiziert werden oder dass sie personenbezogene Daten Dritter offenlegen, je nachdem, welchen Inhalt die von ihnen bereitgestellten Informationen haben.

Diese personenbezogenen Daten können vom externen Unternehmen und vom EO Office verarbeitet werden.

Ein Bericht über die Umfrage wird von einem externen Unternehmen erstellt und den Mitarbeitern und dem Managementteam übermittelt.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Wie im vorstehenden Absatz erwähnt, behält die Umfrage die Anonymität bei. Nichtsdestotrotz haben Bedienstete die Möglichkeit, ihre personenbezogenen Daten oder die personenbezogenen Daten Dritter in den Freitextfeldern freiwillig offenzulegen. Nur in solchen Fällen kann der Bürgerbeauftragte nebenbei mit personenbezogenen Daten umgehen.

Das Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten beabsichtigt, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, um Rückmeldungen von Mitarbeitern über die Organisation des Büros, die Arbeitsbedingungen, das Arbeitsumfeld sowie über ethische Fragen und Fragen des Wohlergehens einzuholen. Ziel ist es, Bereiche zu identifizieren, die als zufriedenstellend wahrgenommen werden, sowie Bereiche, in denen Folgemaßnahmen erforderlich sein können, und, soweit möglich, die Ergebnisse im Laufe der Zeit und mit denen anderer Institutionen zu vergleichen.

3. Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Die Verarbeitung ist auf der Grundlage von Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a (Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe) erforderlich.

Rechtsgrundlage ist Artikel 1e Absätze 2 und 3 des Statuts ..

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Die erste Kategorie personenbezogener Daten, nämlich die E-Mail-Adressen aller Bediensteten, wird von der Direktion Verwaltung (IKT-Bedienstete) und dem Projektteam (ein Mitglied des Generalsekretärs und der Leiter des Personalteams) verarbeitet.

Die zweite Kategorie personenbezogener Daten, d. h. diejenigen, die von den Bediensteten in die Anmerkungen im Freitext der Erhebung aufgenommen werden können, kann von dem externen Unternehmen, das für die Erstellung des Berichts über die Erhebung zuständig ist, der Direktion Verwaltung (IKT-Bedienstete) und dem Projektteam (ein Mitglied des Generalsekretärs und der Leiter des Personalteams) verarbeitet werden. Es wird davon ausgegangen, dass dieses externe Unternehmen nur anonyme Daten verarbeitet, außer im Falle der Freitextfelder, wenn die Befragten persönlich identifizierbare Informationen über sich selbst oder andere angeben.

5. Wer sind die Empfänger der Daten?

Empfänger ist das externe Unternehmen, das für die Erstellung des Berichts über die Umfrage verantwortlich ist. Die Gesamtergebnisse (anonymisierte Daten) werden auch dem Personal mitgeteilt.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Der Bürgerbeauftragte bewahrt die unter Nummer 1 aufgeführten personenbezogenen Daten (E-Mail-Adressen der Befragten der Umfrage) so lange auf, wie dies für die Übermittlung der Personalbefragung 2023 an die betreffenden Bediensteten erforderlich ist.

Das externe Unternehmen bewahrt die Antworten der Befragten so lange auf, wie es für die Erstellung des Erhebungsberichts erforderlich ist, und für höchstens fünf Jahre . Danach werden die Daten gelöscht. Es wird davon ausgegangen, dass alle Antworten anonym sind, mit Ausnahme von Freitextfeldern, wenn die Befragten darin personenbezogene Daten angeben.

7. Wie schützen wir Ihre Daten?

Der EO verwendet „LimeSurvey“, um die Umfrage an die Befragten zu senden und die Antworten zu sammeln. LimeSurvey ist ein internes Umfragetool, das sicherstellt, dass alle verarbeiteten Daten auf einem sicheren Server des Europäischen Bürgerbeauftragten verbleiben und dass die Daten durch strenge Sicherheitsvorschriften geschützt sind.

Antworten auf Fragen der Umfrage machen es unmöglich, betroffene Personen zu identifizieren, mit Ausnahme der in Teil 1 genannten Fälle, in denen die Befragten Informationen in ein Freitextfeld einfügen können.

Folgender Haftungsausschluss wird hinzugefügt: "Um die Anonymität der Teilnehmer zu wahren, stellen wir sicher, dass die Antworten so strukturiert sind, dass die Identifizierung von Personen verhindert wird. Bitte beachten Sie jedoch, dass einige Freitextfelder Einzelpersonen die Freiheit geben, beliebige Informationen einzugeben, einschließlich personenbezogener Daten von sich selbst oder anderen. Wir empfehlen den Teilnehmern dringend, keine persönlich identifizierbaren Informationen in diesen Bereichen offenzulegen."

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

In Bezug auf die erste Kategorie personenbezogener Daten, d. h. die E-Mail-Adressen aller Bediensteten:

Sie haben das Recht auf Zugang zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber, wie der EO sie verwendet.

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Sie betreffender Daten zu verlangen. Sie können Identifikationsdaten jederzeit berichtigen. Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten durch den EO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen.

Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht zu verlangen, dass der EO Ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Nutzung einschränkt.

Die EO wird die Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats beantworten.

In Bezug auf die zweite Kategorie personenbezogener Daten, nämlich die Antworten auf die Umfrage:

Sobald die Befragten ihre Antworten zur Umfrage eingereicht haben, werden die Antworten zu anonymen Informationen. Daher gelten die Rechte betroffener Personen gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht für die Antworten auf die Umfrage. Der Haftungsausschluss über den Freitextfeldern bietet den Befragten genügend Informationen über die Risiken, die mit der Bereitstellung personenbezogener Daten in ihren Antworten verbunden sind. Da die Umfrage anonym durchgeführt wird, ist es technisch nicht möglich, festzustellen, „wer was beantwortet hat“, noch den Befragten das Recht auf Zugang, Berichtigung, Widerspruch, Löschung oder Einschränkung ihrer Antwort einzuräumen.

Jede betroffene Person hat jedoch das Recht auf Zugang, Berichtigung, Widerspruch, Löschung oder Einschränkung personenbezogener Daten, die in einem der Freitextfelder enthalten sind, wenn sie sie betreffen, unter bestimmten in der Verordnung festgelegten Bedingungen. Diese Anfragen sollten an das externe Unternehmen gerichtet werden, das die Umfrageantworten bearbeitet.

9. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Sie können Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Organisation der Personalbefragung 2023 jederzeit an die EO unter folgender Adresse richten:

Europäischer Bürgerbeauftragter

1 Avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Straßburg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Sie können sich an das externe Unternehmen wenden, das die Umfrageantworten bearbeitet:

Herrn Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15, Frankreich

1300 Wavre

Belgien

gcomhaire@incidence.be

Es ist darauf hinzuweisen, dass das externe Unternehmen grundsätzlich nur anonyme Informationen verarbeitet, d. h. Informationen, die sich nicht auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person oder auf personenbezogene Daten beziehen, die so anonymisiert werden, dass die betroffene Person nicht oder nicht mehr identifizierbar ist.

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten der EO-Niederlassung unter folgender Adresse wenden: Datenschutzbeauftragter-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sie können jederzeit eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse einreichen: EDSB@edps.europa.eu

 

[1] Artikel 1e Absätze 2 und 3 „2. Den Beamten im aktiven Dienst werden Arbeitsbedingungen gewährt, die angemessenen Gesundheits- und Sicherheitsstandards entsprechen, die mindestens den Mindestanforderungen entsprechen, die im Rahmen von Maßnahmen gelten, die in diesen Bereichen gemäß den Verträgen erlassen werden. 3. Gemäß diesem Artikel angenommene soziale Maßnahmen werden von jedem Organ in enger Zusammenarbeit mit der Personalvertretung auf der Grundlage von mehrjährigen vorgeschlagenen Maßnahmen durchgeführt. Diese vorgeschlagenen Maßnahmen werden der Haushaltsbehörde jährlich im Rahmen des Haushaltsverfahrens übermittelt.“

[2] Siehe Artikel 21.2.13 der Allgemeinen Vertragsbedingungen: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en