1. Letzte Aktualisierung dieses Datensatzes: 14.11.2024

2. Referenznummer: 01/2023

Aktenzeichen Ares(2023)1412440

3. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Europäischer Bürgerbeauftragter, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Straßburg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Zuständige Abteilung: Direktion Verwaltung des Europäischen Bürgerbeauftragten – HR-Team – E-Mail: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Frau Francesca PAVESI-

Stellvertretender DSB: Herr Nicholas HERNANZ

E-Mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters: Entfällt

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen: Ärztlicher Dienst des Europäischen Parlaments (EP)

Im Falle eines Antrags auf angemessene Unterbringung bewertet der Ärztliche Dienst des EP die Belege, um die Gültigkeit der Anträge auf angemessene Vorkehrungen zu bestimmen, und schlägt der EO die erforderlichen Vorkehrungen vor.

E-Mail: bmedical@ep.europa.eu

7. Zweck(e) der Verarbeitung: Ermittlung von Bewerbern für das Praktikumsprogramm für Menschen mit Behinderungen im Amt für Amtshilfe und Durchführung des entsprechenden Auswahlverfahrens.

Rechtsgrundlage sind der Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika vom 13.2.2023, die Mitteilung des Europäischen Bürgerbeauftragten über Praktika 2023 – Praktika für Menschen mit Behinderungen und Artikel 1d Absatz 4 des Statuts der Beamten und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union [1] angemessene Vorkehrungen)

Die Bewerber stellen ihre Daten über das Online-Bewerbungstool (Website) zur Verfügung. Zur Durchführung des Auswahlverfahrens werden die Daten in ein IT-Tool importiert, das das Verfahren unterstützen und erleichtern soll.

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

- Kategorien betroffener Personen: Bewerber für Praktika für Menschen mit Behinderungen

- Kategorien personenbezogener Daten:

• Grundlegende personenbezogene Daten (Vorname, Nachname, Nationalität, Geburtsdatum, E-Mail, Stadt und Wohnsitzland, Telefon);
• Informationen, die im C.V. enthalten sind (Ausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse);
• das Dokument/die Dokumente zum Nachweis der Behinderung (z. B.: ein von einer nationalen oder regionalen Behörde oder einer akkreditierten Stelle in einem Mitgliedstaat der EU ausgestelltes Dokument, einen EU-Behindertenausweis, eine von einem Arzt ausgestellte Bescheinigung neueren Datums)
• gegebenenfalls einen Antrag auf angemessene Vorkehrungen für die Unterbringung der Arbeit während des Praktikums, dem eine angemessene Begründung für die Notwendigkeit einer angemessenen Unterbringung beizufügen ist [2];
• Kopien der Diplome, Abschlüsse oder Zeugnisse des Antragstellers.

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung:

• Die an das Online-Bewerbungstool (Website) übermittelten Daten der Bewerber werden zwei Jahre lang in ihrem persönlichen Online-Konto gespeichert, falls sich die Bewerber für künftige Praktika bewerben möchten. Die Bewerber können den EO jederzeit auffordern, ihr Konto zu löschen. Wenn sich Bewerber für ein Praktikum nicht innerhalb von zwei Jahren mit ihrem Konto verbinden, werden das Konto und die darin enthaltenen Daten automatisch gelöscht, nachdem eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Bewerber gesendet wurde.
• Die an das Auswahlinstrument übermittelten Daten über erfolglose Bewerber werden neun Monate nach Ablauf des Zeitraums der Praktika, für die Daten erhoben wurden, gelöscht. Die Daten der für Praktika ausgewählten Bewerber werden zwei Jahre nach Ablauf ihres Praktikumszeitraums gelöscht.

10. Empfänger der Daten:

Der EO, der Generalsekretär (falls zutreffend), der Direktor für Verwaltung, der Praktikantenbeauftragte, der Leiter des Referats Personal, die Leiter der Untersuchungsreferate, die an der Bewertung der Bewerber beteiligten Mitarbeiter und der IKT-Sektor.

Im Falle eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen bewertet der Ärztliche Dienst des EP die Belege, um die Gültigkeit des Antrags festzustellen, und schlägt der EO die erforderlichen Vorkehrungen vor. Nur der Ärztliche Dienst hat Zugang zu den eingereichten Unterlagen.

11. Werden personenbezogene Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen übermittelt? Entfällt

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen:

Die Daten werden online im sicheren Modus gesammelt. Der Zugang zu den Daten über das Online-Formular ist durch das vom Antragsteller gewählte Passwort geschützt.

Die elektronischen Daten werden im Online-Anwendungstool auf den Servern des EO gespeichert, was bedeutet, dass sie durch zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen des IKT-Sektors geschützt sind, um die Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs zu schützen.

Nur Bedienstete des Referats Personal haben Zugang zu den Dokumenten, mit denen die Behinderung bescheinigt wird. Andere Bedienstete oder Mitglieder des Auswahlausschusses haben keinen Zugang.

Die ausgewählten Praktikanten, die eine angemessene Unterbringung benötigen, übermitteln dem Ärztlichen Dienst des EP direkt die Einzelheiten zum entsprechenden Antrag und die entsprechenden Belege. Letztere führt eine Vorabbewertung des Antrags auf Genehmigung von RA-Vereinbarungen durch und legt ihren Bericht den Personaldiensten des Bürgerbeauftragten vor.

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können [3]:

Die Bewerber haben das Recht auf Zugang zu ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber, wie wir sie verwenden. Sie haben auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger sie betreffender Daten zu verlangen, sofern die Vertraulichkeit der Beratungen und Entscheidungen der an der Bewertung der Bewerber beteiligten Bediensteten sowie die Rechte anderer Bewerber gewahrt werden. Die Bewerber können die Identifizierungsdaten während des Verfahrens jederzeit berichtigen. In Bezug auf Daten im Zusammenhang mit Zulässigkeits- oder Bewertungskriterien kann das Recht auf Berichtigung bis zum Ablauf der Frist für die Einreichung von Anträgen ausgeübt werden.

Die Bewerberinnen und Bewerber haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verwendung ihrer Daten durch den Europäischen Bürgerbeauftragten einzulegen. Unter bestimmten Bedingungen haben sie das Recht zu verlangen, dass wir ihre personenbezogenen Daten löschen oder deren Nutzung einschränken. Die Bewerberinnen und Bewerber können jederzeit bei der Direktion Verwaltung – Personalteam – Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten per E-Mail anfordern: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Büros unter dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu wenden.

Wenn sie sich über den Umgang des Europäischen Bürgerbeauftragten mit ihren personenbezogenen Daten beschweren möchten, können sie sich unter folgender Adresse an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu) wenden: EDPS@edps.europa.eu

Die betroffenen Personen werden über ihre Rechte durch eine Datenschutzerklärung informiert, die unter folgender Adresse abrufbar ist: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Siehe Artikel 1 d Absatz 4 des Statuts: Angemessene Vorkehrungen in Bezug auf die wesentlichen Funktionen des Arbeitsplatzes sind erforderlichenfalls geeignete Maßnahmen, die es einer Person mit einer Behinderung ermöglichen, Zugang zu einer Beschäftigung zu erhalten, an einer Beschäftigung teilzunehmen, voranzukommen oder sich einer Ausbildung zu unterziehen, es sei denn, diese Maßnahmen würden den Arbeitgeber unverhältnismäßig belasten.“

[2] Nur der ausgewählte Bewerber wird aufgefordert, die entsprechenden Belege vorzulegen, um seinen Antrag auf angemessene Vorkehrungen zu begründen. Der Ärztliche Dienst des EP prüft die Belege, um die Gültigkeit des Antrags auf angemessene Vorkehrungen festzustellen, und schlägt der EO die erforderlichen Vorkehrungen vor.

[3] Erwägen Sie, den entsprechenden Teil der Datenschutzerklärung zu veröffentlichen und einen Link bereitzustellen. Siehe Artikel 15 und 16 über die Informationen, die der/den betroffenen Person(en) bereitzustellen sind, und Artikel 17 bis 22 über die Rechte betroffener Personen der Verordnung (EU) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725