1. Letzte Aktualisierung dieses Datensatzes: 23/02/2022

2. Bezugsnummer: 1/2022

3. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen:

Europäischer Bürgerbeauftragter,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Straßburg Cedex

Kontakt:

Leiter der Untersuchungsabteilung

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Frau Francesca Pavesi

Datenschutzbeauftragter (DSB)

Herrn Nicholas Hernanz

Stellvertretender DSB

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters:

Entfällt

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen:

Entfällt

7. Zweck(e) der Verarbeitung:

Gemäß Artikel 11 EUV organisiert der Europäische Bürgerbeauftragte Konsultationen mit Interessenträgern, deren Zweck es ist, den Bürgerbeauftragten über die Ansichten derjenigen zu informieren, die von den Themen strategischer Untersuchungen und Initiativen betroffen sind, die von öffentlicher Bedeutung sind.

Eine öffentliche Konsultation im Rahmen strategischer Untersuchungen und Initiativen besteht in der Regel aus folgenden Schritten:

• eine Aufforderung zur Einreichung von Beiträgen auf der EO-Website veröffentlicht wird,
• jeder aufgefordert wird, bis zu einer bestimmten Frist einen Beitrag zu leisten,
• die Beiträge können über ein Kontaktformular, eine E-Mail oder eine Post versandt werden,
• alle Beiträge auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden und
• Es wird ein Bericht erstellt, in dem die Beiträge zusammengefasst sind.

Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725).

Die personenbezogenen Daten werden auch verwendet, um mit den Mitwirkenden zu kommunizieren.

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

Kategorien betroffener Personen

Jede natürliche oder juristische Person kann zu einer Konsultation des Europäischen Bürgerbeauftragten beitragen.

Kategorien personenbezogener Daten

Bei den erhobenen und weiterverarbeiteten personenbezogenen Daten handelt es sich um Daten, die für die Teilnahme an der Konsultation wie folgt erforderlich sind:

• Vorname,
• Nachname,
• Berufsbezeichnung
• E-Mail-Adresse,
• Sprache, in der man eine Antwort erhalten möchte,
• in einer anderen Sprache, in der man eine Antwort akzeptieren würde,
• Gegenstand (Titel der Konsultation) und Inhalt (zum größten Teil die Ansichten der Person oder Organisation zu dem Thema).

Einige Antworten können auch personenbezogene Daten Dritter enthalten, obwohl die Mitwirkenden gebeten werden, unnötige personenbezogene Daten nicht in ihre Antworten aufzunehmen. Grundsätzlich sollten keine besonderen Datenkategorien ^[1] erfasst werden. In Bezug auf personenbezogene Daten Dritter wendet der Europäische Bürgerbeauftragte die Richtlinie über die Bereitstellung von Informationen an die dritte betroffene Person im Rahmen einer Untersuchung an (https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/de/70851).

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung:

Die Beiträge werden im Einklang mit der Aufbewahrungspolitik des Fallverwaltungssystems des Bürgerbeauftragten für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Falls in den einschlägigen Akten gespeichert ^[2]. Dazu gehören grundlegende personenbezogene Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) und Sprachpräferenzen sowie individuelle Antworten. Sie werden dann gemäß der Richtlinie des Bürgerbeauftragten über die Archivierung [3] archiviert.

Personenbezogene Daten von Mitwirkenden werden aus der Version des Beitrags geschwärzt, die auf Anfrage auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten veröffentlicht wird.^[4] E-Mail-Adressen werden immer geschwärzt. Sollten in einem Beitrag personenbezogene Daten Dritter enthalten sein, die von den Mitwirkenden zu vermeiden sind, wird dies ebenfalls geschwärzt.

Im Rahmen einer Konsultation eingereichte Dokumente wie Positionspapiere oder Hintergrunddokumente werden bei Eingang veröffentlicht. Sollten solche Eingaben personenbezogene Daten Dritter enthalten, werden entsprechende Schwärzungen vorgenommen.

Bei Massenmailings, d. h. wenn eine Gruppe von Mitwirkenden identische Beiträge einreicht, werden die Antworten für einen Zeitraum von zehn Jahren in der entsprechenden Akte gespeichert und können anschließend archiviert werden. Sie werden drei Monate lang im E-Mail-System des Europäischen Bürgerbeauftragten gespeichert und danach gelöscht. Ein solcher Beitrag wird auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht, wobei darauf hingewiesen wird, dass der Bürgerbeauftragte mehrere weitere Beiträge mit demselben Inhalt erhalten hat.

10. Empfänger der Daten:

Der Zugang zu den personenbezogenen Daten wird den für die Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten des Europäischen Bürgerbeauftragten und den befugten Bediensteten auf der Grundlage des „Kenntnis nur, wenn nötig“ gewährt, z. B. den Bediensteten des IKT-Referats für die Verwaltung der auf der Website des Bürgerbeauftragten übermittelten Daten.

Im Rahmen des Untersuchungsverfahrens leitet der Bürgerbeauftragte alle eingegangenen Beiträge an die zuständigen Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU weiter.

Um Missbrauch zu vermeiden, sind die Mitwirkenden verpflichtet, sich selbst oder die Organisation, in deren Namen sie antworten, zu identifizieren. Anonyme Beiträge zu Konsultationen werden nicht akzeptiert.

Die Beitragenden werden gebeten, zu vermeiden, dass unnötige personenbezogene Daten in ihre Beiträge aufgenommen werden, insbesondere personenbezogene Daten Dritter.

Im Interesse der Transparenz leistet der Bürgerbeauftragte öffentliche Beiträge zu einer Konsultation. Sollten personenbezogene Daten von Mitwirkenden oder anderweitig enthalten sein, werden diese geschwärzt (im Falle von Mitwirkenden nur auf Anfrage).

11. Werden personenbezogene Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen übermittelt?:

Entfällt ^[5]

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen:

Die meisten Beiträge zu Konsultationen der Interessenträger des Europäischen Bürgerbeauftragten werden elektronisch an spezielle Konsultationsmailboxen übermittelt. Die Beitragenden werden gebeten, ein Kontaktformular auf der Website des Bürgerbeauftragten auszufüllen, das die Antworten an das entsprechende Konsultationspostfach weiterleitet.

Die per Post eingereichten Beiträge werden vom zuständigen Untersuchungsbeauftragten gescannt und in die digitale Datei aufgenommen. Die Papierkopie des Beitrags wird anschließend vernichtet.

Die Beiträge zu den Konsultationen der Interessenträger werden im „Fallbearbeitungssystem“ des Bürgerbeauftragten gespeichert. Der Zugang zu den personenbezogenen Daten der Kontributoren wird den für die Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständigen Bediensteten des Bürgerbeauftragten und den befugten Bediensteten nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ gewährt.

Der Europäische Bürgerbeauftragte möchte sicherstellen, dass die Datenverarbeitungssysteme und -dienste belastbar sind und dass die Vertraulichkeit der Daten gegebenenfalls geschützt wird.

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können:

Nach der Übermittlung der Daten über das Kontaktformular erhalten die Mitwirkenden eine E-Mail mit einer Kopie ihrer verarbeiteten Daten.

Betroffene Personen haben das Recht auf Zugang zu ihren eigenen personenbezogenen Daten und auf relevante Informationen darüber, wie wir sie verwenden. Sie haben auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger sie betreffender Daten zu verlangen. Betroffene Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verwendung ihrer Daten durch den Europäischen Bürgerbeauftragten einzulegen. Unter bestimmten Bedingungen haben sie das Recht zu verlangen, dass wir ihre personenbezogenen Daten löschen oder deren Nutzung einschränken.

Die betroffenen Personen können uns jederzeit per E-Mail unter EO@ombudsman.europa.eu um Auskunft über unsere Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ersuchen (eine E-Mail-Adresse des zuständigen Untersuchungsbeauftragten ist auch auf der Konsultationsseite auf der Website des Bürgerbeauftragten abrufbar). Anfragen betroffener Personen werden so schnell wie möglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats, beantwortet.

Betroffene Personen können sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden unter: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Wenn sie sich über den Umgang des Bürgerbeauftragten mit ihren personenbezogenen Daten beschweren möchten, können sie sich unter folgender Adresse an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu) wenden: EDPS@edps.europa.eu

Bei der Organisation einer Konsultation der Interessenträger stellt der Europäische Bürgerbeauftragte den Beitragszahlern die folgenden Informationen in Bezug auf ihre Privatsphäre zur Verfügung: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

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Datenschutzerklärung

Konsultationen des Europäischen Bürgerbeauftragten im Rahmen strategischer Untersuchungen und Initiativen ^[6]

In dieser Datenschutzerklärung wird beschrieben, wie der Europäische Bürgerbeauftragte Ihre personenbezogenen Daten schützt, wenn Sie auf eine Konsultation des Bürgerbeauftragten antworten, und wo der Bürgerbeauftragte als solcher als Verantwortlicher fungiert. Diese Erklärung legt auch fest, welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

Insbesondere wird darin der Grund für die Erhebung und Verarbeitung der Daten erläutert; die Art und Weise, wie der Bürgerbeauftragte die bereitgestellten Daten erhebt, verarbeitet und schützt; und welche Rechte die Kontributoren in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Die Mitwirkenden füllen das Kontaktformular auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten aus, das Beiträge in die spezielle Konsultationsmailbox leitet. Beiträge können auch per Brief oder E-Mail gesendet werden. Das zuständige Personal im Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten bearbeitet die Beiträge.

Der Europäische Bürgerbeauftragte kann Kontributoren kontaktieren, um Klarstellungen anzufordern und/oder die Ergebnisse der Konsultation/Untersuchung zu verbreiten. Die Kontaktdaten der für die Anfrage verantwortlichen Person sind der Aufforderung zur Beantwortung der Konsultation zu entnehmen.

Bei den erhobenen und weiterverarbeiteten personenbezogenen Daten handelt es sich um Daten, die für die Teilnahme an der Konsultation wie folgt erforderlich sind: Vorname, Nachname, E-Mail, Stellenbeschreibung und die bevorzugte Sprache für weitere Korrespondenz, eine andere Sprache, in der man eine Antwort akzeptieren würde, und Inhalt (zum größten Teil die Ansichten der Person oder Organisation zu dem Thema).

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Die Europäische Bürgerbeauftragte möchte der Öffentlichkeit und interessierten Interessenträgern die Möglichkeit geben, ihre Ansichten im Rahmen strategischer Untersuchungen und Initiativen zum Ausdruck zu bringen, die von externen Beiträgen profitieren würden und daher öffentliche Konsultationen einleiten könnten.

3. Welche Rechtsgrundlage und Notwendigkeit besteht für die Verarbeitung dieser Daten?

Rechtsgrundlage für diesen Verarbeitungsvorgang ist Art. 11 EUV.

Personenbezogene Daten werden gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU verarbeitet. Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725).

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Der Bereich Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) des Europäischen Bürgerbeauftragten verwaltet die an die Website übermittelten Daten. Das für öffentliche Konsultationen zuständige Personal des Europäischen Bürgerbeauftragten und das befugte Personal werden die von den Beitragszahlern übermittelten Daten auf der Grundlage des „Kenntnis nur, wenn nötig“ weiterverarbeiten.

5. Wer sind die Empfänger der Daten?

Mitarbeiter des Europäischen Bürgerbeauftragten, die für die Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs zuständig sind, haben Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten; sowie andere befugte Bedienstete des Europäischen Bürgerbeauftragten nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“.

Im Rahmen des Untersuchungsverfahrens leitet der Europäische Bürgerbeauftragte alle eingegangenen Beiträge an die zuständigen Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU weiter. Im Interesse der Transparenz leistet der Europäische Bürgerbeauftragte öffentliche Beiträge zu einer Konsultation.

Wenn Sie zu einer Konsultation beitragen, müssen Sie sich und die Organisation, in deren Namen Sie einen Beitrag leisten, identifizieren. Anonyme Beiträge zu Konsultationen werden nicht akzeptiert. Damit soll Missbrauch vermieden werden.

Im Interesse der Transparenz leistet die Europäische Bürgerbeauftragte öffentliche Beiträge, die sie als Antwort auf eine öffentliche Konsultation erhalten hat. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht veröffentlicht. Sie sollten es vermeiden, unnötige personenbezogene Daten in Ihre Beiträge aufzunehmen, insbesondere personenbezogene Daten Dritter. Wenn solche Daten enthalten sind, werden sie von der veröffentlichten Version entfernt.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Die Beiträge werden im Einklang mit der Aufbewahrungspolitik des Fallverwaltungssystems des Bürgerbeauftragten für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Falls in der entsprechenden Akte gespeichert ^[7]. Dazu gehören grundlegende personenbezogene Daten (Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse), Sprachpräferenzen und die Antworten. Die Archivierung der Beiträge erfolgt gemäß der Archivierungsrichtlinie des Bürgerbeauftragten ^[8].

7. Wie schützen wir Ihre Daten?

Die elektronischen Daten werden auf den Servern des Europäischen Bürgerbeauftragten gespeichert. Diese Daten werden durch zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen geschützt, die der Bereich Informations- und Kommunikationstechnologien des Europäischen Bürgerbeauftragten zum Schutz der Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs eingeführt hat.

Der Zugang zu personenbezogenen Daten wird durch die Verwaltung von Zugriffsrechten geschützt, die streng begrenzt sind und auf dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ beruhen.

E-Mail-Adressen werden niemals veröffentlicht, sie werden jedoch gespeichert und können vom Europäischen Bürgerbeauftragten für den Schriftverkehr im Zusammenhang mit der Antwort verwendet werden.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Wenn Sie zu einer Konsultation beitragen, können Sie wählen, ob Ihre personenbezogenen Daten auf unserer Website veröffentlicht werden sollen oder nicht.

Sie haben auch spezifische Rechte als „betroffene Person“ gemäß Kapitel III (Artikel 14-25) der Verordnung (EU) 2018/1725, insbesondere das Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und auf deren Berichtigung, falls Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind. Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.

Der Europäische Bürgerbeauftragte wird Ihre Anfragen so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, beantworten.

Schließlich haben Sie jederzeit das Recht, sich an den Europäischen Datenschutzbeauftragten zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass der Europäische Bürgerbeauftragte Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 aufgrund der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verletzt hat.

9. An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Sie können Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit den öffentlichen Konsultationen des Europäischen Bürgerbeauftragten jederzeit an folgende Adresse richten: EO@ombudsman.europa.eu

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Europäischen Bürgerbeauftragten unter folgender Adresse wenden: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sie können jederzeit eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse einreichen: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Siehe Artikel 10 der Verordnung (EU) 2018/1725.

[2] Siehe: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Siehe: https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/de/70850

[4] Siehe: https://www.ombudsman.europa.eu/de/strategische Fragen/öffentliche Konsultationen.

[5] Die auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten veröffentlichten personenbezogenen Daten sind weltweit zugänglich. Die EU-Gerichte haben festgestellt, dass das Laden personenbezogener Daten auf einer Website keine Übermittlung personenbezogener Daten darstellt (vgl. Urteil des Gerichtshofs vom 6. November 2003, Lindqvist, Rechtssache C-101/01).

[6] Abrufbar auf der Website des Europäischen Bürgerbeauftragten: https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/de/61555.

[7] Siehe: https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/de/70850.

[8] Siehe: https://www.ombudsman.europa.eu/de/document/de/70850.