Der Beschwerdeführer, ein Journalist, forderte die Europäische Kommission auf, der Öffentlichkeit Zugang zu Dokumenten über die Menschenrechtsüberwachung der EU-Aktivitäten in Libyen zu gewähren. Die Kommission stellte fest, dass sechs Dokumente in den Anwendungsbereich des Antrags fallen. Sie gewährte Zugang zu Teilen einiger der identifizierten Dokumente und verweigerte den Zugang zu den verbleibenden Dokumenten. Dabei berief sie sich auf Ausnahmen nach den EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und argumentierte hauptsächlich, dass die Verbreitung den Schutz der öffentlichen Sicherheit beeinträchtigen könnte.

Auf der Grundlage der Untersuchung und einer Überprüfung der Dokumente stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission nicht berechtigt war, wesentliche Teile der von ihr geschwärzten Informationen zu schwärzen. Um diesen Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu beheben, empfahl sie der Kommission, einen breiteren Zugang zu den betreffenden Dokumenten zu erwägen. Die Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass die Kommission nicht alle relevanten Dokumente ermittelt hatte, die in den Anwendungsbereich des Antrags des Beschwerdeführers fallen. Zu diesem Zweck empfahl sie der Kommission, eine neue Suche nach Dokumenten durchzuführen und zu bewerten, ob sie Zugang zu den von ihr ermittelten zusätzlichen Dokumenten gewähren könnte.

In ihrer Antwort führte die Kommission eine erneute Durchsuchung durch, ermittelte jedoch keine zusätzlichen Dokumente, da sie der Auffassung war, dass die vom Bürgerbeauftragten genannten inhaltlichen Berichte nicht Gegenstand des Antrags waren. Sie argumentierte auch, dass bereits ein möglichst breiter Zugang zu den von ihr ermittelten Dokumenten gewährt worden sei, und fügte hinzu, dass ein (weiterer) teilweiser Zugang einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand darstellen würde.

Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass die Auslegung des Umfangs des Antrags durch die Kommission zu restriktiv sei. Sie war auch nicht davon überzeugt, dass kein weiterer Zugang zu den ermittelten Dokumenten gewährt werden könne, und hielt das Argument, dass dies einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand verursachen würde, für unbegründet.

Die Bürgerbeauftragte schloss daher den Fall ab, indem sie ihre Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit bestätigte und einen Vorschlag machte.