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Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten über die internen Verfahren für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und von Auskunftsersuchen

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Mit den in der vorliegenden Entscheidung dargelegten Verfahren soll sichergestellt werden, dass der Europäische Bürgerbeauftragte bei der Prüfung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und von Auskunftsersuchen die höchstmöglichen Standards der Transparenz und Effizienz anwendet.

Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Büros des Europäischen Bürgerbeauftragten sind gemäß der Verordnung (EG) Nr. 049/2001[1] und unter Achtung des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten[2] zu bearbeiten.

Die vorliegende Entscheidung findet auch auf an das Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten gerichtete Auskunftsersuchen Anwendung.

Der Bürgerbeauftragte hat folgende interne Verfahren erlassen:

Artikel 1: Eingang von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und von Auskunftsersuchen

1.1 Der für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und von Auskunftsersuchen zuständige leitende Dienst ist ein eigens für diese Aufgabe benanntes Referat.

1.2 Beim Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten gestellte Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten sind unverzüglich zur Registrierung und Bearbeitung an das benannte Referat weiterzuleiten.


1.3 Beim Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten eingegangene schriftliche Auskunftsersuchen sind unmittelbar und umgehend zu bearbeiten. Ist dies nicht möglich, sollte das Auskunftsersuchen an das benannte Referat weitergeleitet werden.

Artikel 2: Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten

2.1 Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten sind gemäß den in den Artikeln 6 bis 10 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Verfahrensregeln[3] zu bearbeiten. Gemäß diesen Regeln hat der Antragsteller das Recht, im Falle einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung oder einer nicht fristgerechten Antwort einen Zweitantrag[4] zu stellen.

2.2 Entscheidungen über Erstanträge werden vom Leiter des benannten Referats getroffen. Wird der Erstantrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten in vollem Umfang oder teilweise abgelehnt, so ist die Entscheidung zu begründen und der Antragsteller über sein Recht, einen Zweitantrag zu stellen, zu informieren.

2.3 Entscheidungen über Zweitanträge werden vom Generalsekretär getroffen. Wird der Zweitantrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten in vollem Umfang oder teilweise abgelehnt, so ist die Entscheidung zu begründen und der Antragsteller über sein Recht zu informieren, gemäß den einschlägigen Bestimmungen des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union beim Gerichtshof der Europäischen Union ein Verfahren anzustrengen.

2.4 Der öffentliche Zugang zu Dokumenten wird generell gewährt, es sei denn, der Schutz bestimmter öffentlicher oder privater Interessen im Sinne der Ausnahmeregelung gemäß Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erfordert etwas anderes.

2.5 Bei einem Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu einem Dokument, das im Zuge einer Untersuchung von einer natürlichen oder juristischen Person, einer Einrichtung der EU oder eines Mitgliedstaats unter der Bedingung der Vertraulichkeit vorgelegt wurde, wird von einer Vermutung der Nichtverbreitung des Dokuments im Einklang mit dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten ausgegangen[5].

2.6 In solchen Fällen kann sich der Bürgerbeauftragte im Interesse der Transparenz mit der Person, der EU-Einrichtung oder dem Mitgliedstaat, die/der das betroffene Dokument vorgelegt hat, in Verbindung setzen, um zu ermitteln, ob die Vertraulichkeit aufgehoben und das Dokument offengelegt werden kann.

Artikel 3: Personenbezogene Daten

3.1 Enthält ein Dokument, dessen Offenlegung beantragt wurde, „personenbezogene Daten“ im Sinne der Datenschutzverordnung[6], erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung.

3.2 Die Namen der Bediensteten des Büros des Europäischen Bürgerbeauftragten werden in der Regel – wenn sie im Rahmen der Erfüllung ihrer Dienstpflicht genannt werden – im Interesse der Transparenz offengelegt, sofern dem kein legitimer Grund entgegensteht.

Artikel 4: Auskunftsersuchen

4.1 Auskunftsersuchen sind schnellstmöglich, spätestens aber innerhalb von 15 Arbeitstagen zu bearbeiten.

4.2 Wird ein Auskunftsersuchen abgelehnt, ist die Entscheidung zu begründen[7] und der Antragsteller über sein Recht, die Überprüfung der Entscheidung zu beantragen, zu informieren.

4.3 Wird ein Antrag auf Überprüfung gestellt, prüft der Generalsekretär die Entscheidung über die Ablehnung der Erteilung der verlangten Auskünfte. Diese Überprüfung ist schnellstmöglich, spätestens aber innerhalb von 15 Arbeitstagen durchzuführen.

Artikel 5: Erlass und Inkrafttreten

Die vorliegende Entscheidung tritt am Tag ihres Erlasses in Kraft. Die Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten vom 26. Mai 2014 über den Erlass von internen Verfahren für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten und von Auskunftsersuchen wird hiermit aufgehoben.

Straßburg, 01.09.2016

Emily O'Reilly

[1] Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43).

[2] Beschluss des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (ABl. L 113 vom 4.5.1994, S. 15), geändert durch seine Beschlüsse vom 14. März 2002 (ABl. L 92 vom 9.4.2002, S. 13) und vom 18. Juni 2008 (ABl. L 189 vom 17.7.2008, S. 25).

[3] Das Wort „Verfahren“ bezieht sich unter anderem auf Fristen, Art des Zugangs und das Recht auf Überprüfung.

[4] Mit dem Begriff „Zweitantrag“ wird in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 das Recht auf Überprüfung beschrieben.

[5] Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass folgende Dokumente in den Anwendungsbereich von Artikel 2.5 der vorliegenden Entscheidung fallen: 1. von einer EU-Einrichtung erhaltene sensible Dokumente im Sinne von Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001; 2. von einer EU-Einrichtung im Zuge sowie im Anschluss an eine Untersuchung unter der Bedingung der Vertraulichkeit erhaltene Dokumente; 3. Dokumente eines Mitgliedstaats, die aufgrund von Rechts- oder Verwaltungsvorschriften der Geheimhaltung unterliegen; 4. im Rahmen von Zeugenaussagen von Beamten und sonstigen Bediensteten der EU im Vertrauen erhaltene Beweise; 5. von Beschwerdeführern oder Dritten erhaltene Dokumente, die der Bürgerbeauftragte mit Blick auf den Schutz der legitimen Interessen des Beschwerdeführers oder von Dritten – auf Antrag der Beschwerdeführer oder der betroffenen Dritten oder auf Eigeninitiative – als vertraulich einstuft.

[6] Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (ABl. L 8 vom 12.1.2001, S. 1).

[7] Zu den Gründen für die Ablehnung zählen unter anderem Vertraulichkeit, Berufsgeheimnis und die Verpflichtung, Beschwerdeführern oder anderen betroffenen Personen keinen Schaden zuzufügen.