Strasbourg, den 17.9.2012

Agenturets besøg OI/12/2012/EIS – Besøg hos Det Europæiske Kemikalieagentur (ECHA)

Kære Jørn Dancet

I maj 2011 lancerede jeg et program for besøg i EU-agenturer med det formål at identificere og udbrede bedste praksis i deres forbindelser med borgerne. Jeg gennemførte oprindeligt tre "pilotbesøg" i EU-agenturerne i Det Forenede Kongerige, nemlig Den Europæiske Banktilsynsmyndighed, Det Europæiske Lægemiddelagentur og Det Europæiske Politiakademi. Efterfølgende mødtes jeg den 1. juni 2011 med lederne af alle EU-agenturer i Bruxelles og havde lejlighed til at gøre dem mere fortrolige med dette initiativ. I oktober og november 2011 besøgte jeg henholdsvis Det Europæiske Miljøagentur i København og Det Europæiske Overvågningscenter for Narkotika og Narkotikamisbrug og Det Europæiske Agentur for Søfartssikkerhed i Lissabon. I februar 2012 besøgte jeg Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse i Thessaloniki, og i maj besøgte jeg Det Europæiske Institut til Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkårene i Dublin. I juni 2012 besøgte jeg Eurojust og Europol i Haag og Det Europæiske Udvalg for Systemiske Risici i Frankfurt. Endelig besøgte jeg i juli 2012 Det Europæiske Agentur for Net- og Informationssikkerhed, ENISA, i Iraklion på Kreta. Oplysninger om mine tidligere besøg i EU-agenturerne findes på følgende side på mit websted:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Jeg vil være i Helsinki den 5. oktober 2012 og vil gerne benytte lejligheden til at besøge ECHA og vil med glæde mødes med relevante medlemmer af agenturets ledelsesteam. I betragtning af arten af et sådant besøg forekommer det hensigtsmæssigt at henvende sig til dig som administrerende direktør for ECHA. For at hjælpe Dem med at forberede det, som jeg er sikker på vil vise sig at være en nyttig og konstruktiv udveksling af synspunkter, vedlægger jeg dette brev et bilag, der indeholder a) udkastet til program for vores møde og b) oplysninger om de proceduremæssige aspekter af denne type besøg.

Jeg bemærker, at efter uformelle kontakter mellem vores kontorer er fredag den 5. oktober 2012 (kl. 9.30-12.30) blevet aftalt som en gensidigt belejlig dato for vores møde, hvor, så vidt jeg forstår, Deres vicedirektør Jukka Malm i Deres fravær vil repræsentere ECHA's ledelse.

Under mit besøg hos ECHA vil jeg blive ledsaget af Eija Salonen, juridisk medarbejder, som vil fungere som kontaktperson for de organisatoriske aspekter af vores møde. Hendes kontaktoplysninger er: [e-mail], tlf.: + 33 3 88 17 24 29. Ud fra de uformelle kontakter mellem vores kontorer forstår jeg også, at Minna Heikkilä fra Deres agentur vil fungere som kontaktperson i ECHA, der vil samarbejde med fru Salonen om alle de nødvendige forberedelser.

Bemærk venligst, at jeg efter vores møde også gerne vil mødes med ECHA's personaleudvalg. Dette sker efter en anmodning fra forsamlingen af agenturets personaleudvalg (AASC) om, at jeg systematisk mødes med personaleudvalgene i de EU-agenturer, som jeg besøger i forbindelse med undersøgelser på eget initiativ.

Jeg vil gerne endnu en gang takke Dem for at have indvilliget i at tilrettelægge dette besøg og ser frem til at møde (i Deres fravær) Deres vicedirektør og Deres kolleger og til at samarbejde med Dem alle om, hvad jeg er sikker på vil være frugtbare drøftelser om de forskellige spørgsmål, der er indeholdt i forslaget til dagsorden for vores møde. Jeg vil endvidere takke ECHA's ledelse for at have tilrettelagt de praktiske aspekter af mit møde med agenturets personaleudvalg.

Din oprigtige,

P. Nikiforos Diamandouros

Vedhæftet fil: 1

BILAG: Proceduremæssige aspekter og forslag til dagsorden for besøget

Vedrørende de proceduremæssige aspekter

Den Europæiske Ombudsmands besøg gennemføres formelt på grundlag af hans kompetence til at foretage undersøgelser på eget initiativ. Korrespondancen vedrørende dette besøg vil derfor være forsynet med et registreringsnummer for sådanne undersøgelser på eget initiativ (OI/12/2012/EIS). Ombudsmanden ville være taknemmelig, hvis ECHA kunne anføre dette referencenummer i sin korrespondance vedrørende besøget.

En undersøgelse på eget initiativ indebærer bl.a., at de sædvanlige proceduremæssige garantier vedrørende sådanne undersøgelser finder anvendelse. Disse omfatter agenturets ret til at anmode Den Europæiske Ombudsmand om at behandle oplysninger og dokumenter fortroligt - se artikel 5.1, 5.2 og 14.2 i Ombudsmandens gennemførelsesbestemmelser:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Ud over at informere det agentur, der skal besøges, om de spørgsmål, han agter at rejse, kan Ombudsmanden også anmode det om på forhånd at fremlægge visse relevante oplysninger og/eller dokumenter.

Efter hvert besøg underretter Ombudsmanden skriftligt agenturet om sine resultater. Hvis han fremsætter specifikke forslag, vil han normalt anmode agenturet om at underrette ham om eventuelle opfølgende foranstaltninger, som det agter at træffe. Afhængigt af agenturets svar vil Ombudsmanden enten overveje at afslutte undersøgelsen eller tage yderligere skridt, f.eks. ved at fremsætte formelle henstillinger.

Bemærk venligst, at den forberedende skrivelse til dette besøg samt dette bilag vil blive offentliggjort på Den Europæiske Ombudsmands websted. Hvis Ombudsmanden beslutter at fremsætte forslag til agenturet efter sit besøg, vil meddelelsen med sådanne forslag også blive offentliggjort på denne side, ligesom agenturets svar, eventuel yderligere korrespondance og Ombudsmandens endelige skriftlige konklusioner vil blive offentliggjort. Disse udvekslinger vil blive vist på følgende side på Ombudsmandens websted: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Vedrørende de spørgsmål, der er på dagsordenen

 Med hensyn til indholdet af besøget den 5. oktober 2012 vil Den Europæiske Ombudsmand gerne drøfte følgende emner:

• principperne for offentlig tjeneste
• ECHA's indledende kontakter med offentligheden
• Gennemsigtighed, dialog og ansvarlighed ;
• Ansættelse
• Udbud og kontrakter
• interessekonflikter og
• Whistleblowing.

De specifikke spørgsmål, som Ombudsmanden gerne vil se på under hvert tema, er følgende:

1.Principperne for offentlig tjeneste

Den 10. juli 2012 underrettede jeg ECHA om offentliggørelsen af fem principper for offentlig tjeneste, som skulle være retningsgivende for EU-tjenestemænds adfærd. Jeg vil gerne vide, om agenturet har taget eller agter at tage skridt til at sikre, a) at alle medarbejdere informeres om principperne, og b) at principperne gøres tilgængelige på dets websted, således at offentligheden informeres om, at agenturet abonnerer på dem.

2. Indledende kontakter med offentligheden

En af Ombudsmandens grundlæggende opgaver er at sikre, at EU-administrationen er åben, serviceminded og effektiv i håndteringen af kontakter med borgerne. De relevante grundprincipper er fastlagt i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (ECGAB). Spørgsmålet er fortsat vigtigt i vores daglige arbejde, hvilket tyder på, at EU-administrationen stadig står over for visse udfordringer på dette område. Når det er relevant, forsøger Den Europæiske Ombudsmand at finde en hurtig løsning på klager, der vedrører klager over en borgers indledende kontakter med administrationen. Normalt indebærer dette, at mine tjenestegrene kontakter den relevante person telefonisk.

Jeg forstår, at alle EU-agenturerne blev enige om at vedtage den europæiske kodeks for god forvaltningsskik på et møde mellem lederne af agenturerne, der blev afholdt i Lissabon i oktober 2008. Jeg har på ECHA's websted fundet et link til agenturets egen kodeks for god forvaltningsskik [1] (i det følgende benævnt »ECHA-kodeksen«). Ved første øjekast ser det ud til, at ECHA's kodeks hovedsagelig afspejler principperne i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik (ECGAB). Der mangler imidlertid f.eks. en henvisning til Ombudsmanden i ECHA's kodeks for så vidt angår den bestemmelse, der svarer til artikel 19 i ECGAB (angivelse af klagemulighederne). I denne forbindelse ville jeg være taknemmelig, hvis ECHA kunne præcisere, hvordan det ser forholdet mellem de to koder, og om det også har til hensigt at offentliggøre ECGAB på sit websted. Jeg vil også være taknemmelig for at vide mere om, hvordan ECHA sikrer, at ECHA's personale overholder principperne i kodeksen. Jeg har ikke kunnet finde henvisninger til dette spørgsmål på ECHA's websted og vil derfor være taknemmelig for en præsentation om dette emne.

3. Gennemsigtighed, dialog og ansvarlighed

Den Europæiske Ombudsmand lægger også vægt på at fremme gennemsigtighed og øge ansvarligheden i EU's forvaltning. Dette krav afspejles bl.a. i EU-lovgivningen om aktindsigt, som udtrykkeligt nævner Ombudsmanden som klageinstans. Det afspejles også i Ombudsmandens omfattende undersøgelsesbeføjelser, som giver os mulighed for grundigt at afklare de forhold og spørgsmål, der rejses i vores undersøgelser.

Jeg vil derfor være taknemmelig for at vide mere om følgende spørgsmål:

a) Jeg bemærker, at ECHA's websted indeholder et afsnit om aktindsigt i dokumenter, som agenturet er i besiddelse af. Jeg ville imidlertid være taknemmelig for at vide, hvordan ECHA i praksis håndterer anmodninger om aktindsigt. Hvad er dens regler, retningslinjer og/eller praktiske ordninger for behandling af sådanne anmodninger? Giv eksempler, f.eks. den vigtigste korrespondance i agenturets behandling af de sidste tre begæringer om aktindsigt i dokumenter, der er behandlet i henhold til de relevante ECHA-regler og/eller forordning 1049/2001. (Indholdet af ECHA's afgørelser i disse eksempler vil ikke blive undersøgt, da dette ikke er formålet med dette besøg.)

Udarbejder ECHA en årlig rapport (intern eller ekstern) om sin behandling af aktindsigt?

c) driver eller har ECHA til hensigt at drive et offentligt register som omhandlet i artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001?

ECHA håndterer en stor mængde oplysninger og data. Dets websted er brugervenligt og indeholder en stor mængde data, publikationer og oplysninger om ECHA's vigtigste aktiviteter. Forordning 1049/2001 finder strengt taget kun anvendelse på "dokumenter". Hvordan behandler ECHA anmodninger om oplysninger? Giv os oplysninger om den feedback, som ECHA's tjenester modtager fra brugere og interessenter vedrørende adgang til oplysninger.

4. Udvælgelse og rekruttering

Med hensyn til indholdet af udvælgelses- og ansættelsesafgørelser anlægger Ombudsmanden en tilgang, der svarer til EU-domstolenes. Dette betyder bl.a., at han anerkender administrationens meget vide skønsbeføjelser i forbindelse med udvælgelsen af dens personale.

Med hensyn til de proceduremæssige aspekter af udvælgelse og rekruttering har Ombudsmanden arbejdet meget aktivt for at øge gennemsigtigheden i forbindelse med EU-rekruttering. Dette har f.eks. ført til øget gennemsigtighed med hensyn til navnene på medlemmerne af udvælgelseskomitéerne og mere detaljerede evalueringsskemaer, der giver ansøgerne et bedre indblik i, hvordan de blev vurderet.

ECHA har på sit websted under afsnittet "Jobs" offentliggjort oplysninger om sin ansættelsespolitik og sine ansættelsesprocedurer for midlertidigt ansatte og kontraktansatte (ECHA har i øjeblikket ingen fastansatte tjenestemænd). Jeg vil være taknemmelig for at modtage yderligere præciseringer om følgende spørgsmål:

a) Hvordan sikrer ECHA en effektiv kommunikation med ansøgerne om udvælgelsesprocedurerne vedrørende status for deres ansøgninger og/eller resultatet af udvælgelsesproceduren?

b) Kender ansøgerne navnene på udvælgelseskomitéens medlemmer?  I hvilket omfang giver ECHA ansøgerne adgang til vurderingerne af deres ansøgninger?

c) I hvilket omfang søger ECHA hurtigere og mindre formelle midler til at bilægge tvister om afgørelser om udvælgelse og ansættelse end dem, der er fastsat i personalevedtægtens artikel 90?

d) Underretter ECHA systematisk ansøgerne i sin korrespondance om, at de kan klage til Ombudsmanden, jf. artikel 19 i ovennævnte europæiske kodeks for god forvaltningsskik og ECHA's kodeks for god forvaltningsskik?

5. Tilbud og kontrakter

På klageniveau behandles tvister i forbindelse med udbudsafgørelser og kontraktforhold oftest af domstolene. En betydelig del af Ombudsmandens sager har imidlertid også i årenes løb drejet sig om disse områder. Med hensyn til udbud lader Ombudsmanden sig inspirere af Revisionsrettens tilgang, som er at anerkende administrationens vide skønsbeføjelser i forbindelse med vurderingen af de materielle aspekter af tilbud, samtidig med at det nøje kontrolleres, om den gav en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for sine afgørelser, og om den i tilstrækkelig grad respekterede gældende procedurer og informationsrettigheder. I forbindelse med kontraktlige tvister vurderer Ombudsmanden ikke som sådan, om der foreligger et kontraktbrud. Han undersøger imidlertid grundigt, om administrationen har givet en god begrundelse for sin holdning, og undersøger også rimeligheden af de administrative handlinger eller undladelser.

Jeg bemærker, at ECHA's websted indeholder et afsnit om "Udbud". I den forbindelse er mine spørgsmål:

a) Hvordan behandler ECHA tvister på disse områder?

b) Er tilbudsgivere og kontrahenter informeret om, at de kan klage til Ombudsmanden?

6. Interessekonflikter

Forebyggelse af interessekonflikter er et vigtigt aspekt af det andet princip om offentlig tjeneste: integritet. Interessekonflikter opstår, når personer, der arbejder for den offentlige forvaltning, kan opfattes som havende en upassende personlig interesse i en sag, de beskæftiger sig med. Sådanne konflikter skal håndteres hensigtsmæssigt for at sikre objektiv beslutningstagning og øge offentlighedens tillid til forvaltningen. De seneste begivenheder og sager viser, at EU-administrationen ikke helt klart nyder offentlighedens fulde tillid til dette spørgsmål.

Jeg bemærker, at ECHA på sit websted under afsnittet "Procedurer og politikker" har offentliggjort sin politik for håndtering af potentielle interessekonflikter [2] samt årlige interesseerklæringer fra ECHA's direktører, ledere og andre ledende medarbejdere.

I lyset af disse overvejelser vil jeg gerne vide, hvilke yderligere konkrete foranstaltninger ECHA anvender for at undgå interessekonflikter på følgende områder:

a) Rekruttering af personale, herunder ledende medarbejdere

b) Nuværende og tidligere ansatte, navnlig med hensyn til eksterne aktiviteter under og efter deres tjeneste ved ECHA (se f.eks. artikel 11, 11a, 12b og 16 i personalevedtægten).

7. Whistleblowing

Vedtægtens artikel 22a og 22b benævnes almindeligvis "whistleblowerbestemmelserne". Disse bestemmelser har en dobbelt struktur, der består af a) en forpligtelse til at indberette alvorlige forseelser til whistleblowerens egen institution eller under visse omstændigheder til OLAF og b) en ret til også at indberette sagen til embedsmænd i visse andre EU-institutioner, forudsat at specifikke krav overholdes [3]. Artikel 22a og 22b definerer de omstændigheder, hvorunder whistleblowere er beskyttet mod repressalier fra den institution, de arbejder for. I henhold til artikel 22a må den pågældende institution ikke gribe ind til skade for den tjenestemand, der har videregivet oplysningerne, hvis den pågældende har handlet rimeligt og ærligt. Artikel 22b udvider denne beskyttelse til at omfatte den tjenestemand, der yderligere videregiver oplysninger til en eller flere af de fem hvervsindehavere, der er nævnt deri, dvs. til formændene for Europa-Parlamentet, Kommissionen, Rådet, Revisionsretten eller Den Europæiske Ombudsmand.

Jeg ville være taknemmelig, hvis ECHA kunne give oplysninger om eventuelle ordninger, det har indført for intern whistleblowing, og om eventuelle erfaringer med whistleblowere.