Den Europæiske Ombudsmands mandat

Den Europæiske Ombudsmand har mandat til at foretage undersøgelser af tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af De Europæiske Fællesskabers institutioner og organer. Hans beføjelser og pligter er fastlagt i traktaterne - navnlig EF-traktatens artikel 195 - og Ombudsmandens statut (1).

Venlige løsninger

Traktaterne og statutten giver Den Europæiske Ombudsmand en række værktøjer, som han kan bruge, når han finder, at der er tale om fejl eller forsømmelser. Inden man vender sig mod disse værktøjer, er det imidlertid vigtigt at påpege, at Ombudsmanden i henhold til statutten så vidt muligt skal søge at finde en løsning sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ for at afhjælpe fejl eller forsømmelser og tilfredsstille klageren.
Denne forpligtelse gælder under hele sagens forløb. Hvis en klager f.eks. udelukkende hævder, at administrationen ikke har besvaret et brev, er det sædvanligt, at Ombudsmandens tjenestegrene kontakter administrationen uformelt for at finde ud af, om administrationen allerede har svaret eller er ved at svare på klagerens brev. Hvis dette er tilfældet, og så snart Ombudsmanden har modtaget en kopi af dette svar, anses klagen for at være afgjort. Ombudsmanden forsøger også at fremme, at de pågældende institutioner eller organer søger en løsning direkte med klageren. Det har været ret vellykket. Næsten 200 sager er i løbet af fem år først blevet afgjort, når klagen er blevet sendt til den pågældende institution eller det pågældende organ. Det kan f.eks. have været et svar på en anmodning eller frigivelse af oplysninger eller et dokument, der blev anmodet om, eller en forsinket betaling, der skulle opfyldes, eller annullering af en fejlagtigt annonceret konkurrence eller et fejlagtigt annonceret tilbud.
Hvis der ikke opnås en løsning, forelægger Ombudsmanden om nødvendigt administrationen forslag til en mindelig løsning. Dette er den arbejdsmetode, der anvendes i det franske ombudsmandssystem (la mediation). Disse forslag accepteres ofte af administrationen. Da institutionerne og organerne har afgjort mange sager direkte, har der været mindre plads til, at Ombudsmanden har fremsat forslag til mindelige løsninger. Kun i ca. 10 tilfælde har Ombudsmanden fundet en mindelig løsning. Dette tal viser også, at de europæiske institutioner og organer er parate til at samarbejde med Ombudsmanden og afhjælpe tilfælde af fejl eller forsømmelser.
Hvis der ikke kan opnås en mindelig løsning, vil Ombudsmanden anvende de værktøjer, han har til rådighed.

Kritiske bemærkninger

Ombudsmanden har udviklet en praksis, der består i at fremsætte en kritisk bemærkning i sager, hvor der har været fejl eller forsømmelser, men hvor der (f.eks. på grund af tidsforløbet) ikke er nogen fornuftig måde at rette op på situationen på. Ideen bag den kritiske bemærkning er at angive et konstateret tilfælde af fejl eller forsømmelser og forsøge at undgå en gentagelse i de fremtidige aktiviteter. Svagheden ved denne løsning består i, at Ombudsmanden på grund af sin store arbejdsbyrde hidtil ikke har været i stand til systematisk at kontrollere, om administrationen tager hensyn til disse kritiske bemærkninger i fremtidige sager. Europa-Parlamentet har også for nylig fremhævet dette problem. Det er håbet, at forøgelsen af de ressourcer, der stilles til rådighed for Ombudsmanden, vil gøre det muligt for sidstnævnte at løse dette problem.

Yderligere bemærkninger

I denne forbindelse skal det bemærkes, at der også er tilfælde, hvor Ombudsmanden kommer til den konklusion, at der ikke var tale om åbenbare fejl eller forsømmelser, men hvor han mener, at det ville være ønskeligt, at administrationen forbedrer sin adfærd i fremtiden. I sådanne tilfælde forelægger Ombudsmanden dette råd for administrationen i form af en yderligere bemærkning ved afslutningen af den afgørelse, der afslutter sagen. Det er glædeligt at se, at administrationen i stigende grad reagerer på disse yderligere bemærkninger.

Udkast til henstillinger

Hvis Ombudsmanden konstaterer et tilfælde af fejl eller forsømmelser, som stadig kan afhjælpes, underretter han administrationen herom. Statutten giver ham mulighed for at fremsætte forslag til, hvad afhjælpningen kan være. Statutten kalder disse forslag "udkast til henstillinger". De lanceres offentligt. Hidtil har Ombudsmanden gjort brug af denne mulighed i 24 af de sager, hvor han gennemførte en tilbundsgående undersøgelse. I 11 af disse tilfælde blev udkastene til henstillinger accepteret af administrationen. Ti sager verserede stadig den 31. august 2000 (2).

Særberetninger

Hvis administrationen ikke accepterer Ombudsmandens udkast til henstillinger inden for tre måneder eller ikke finder en anden acceptabel måde at bringe fejlene eller forsømmelserne til ophør på, har Ombudsmanden ret til offentligt at forelægge en særlig rapport for Europa-Parlamentet og anmode dette om at anvende sine politiske beføjelser til at forsøge at få administrationen til at bringe fejlene eller forsømmelserne til ophør. Ombudsmanden har indtil videre forelagt Europa-Parlamentet tre særberetninger.
Den første af disse rapporter, der blev forelagt i december 1997, vedrørte spørgsmålet om aktindsigt i dokumenter, som 15 andre fællesskabsinstitutioner og -organer end Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen var i besiddelse af. De berørte fællesskabsinstitutioner og -organer har nu alle vedtaget regler om aktindsigt i de dokumenter, de ligger inde med, så sagen er blevet afsluttet med et godt resultat.
Den anden rapport, der blev forelagt i oktober 1999, vedrørte Kommissionens afslag på at give ansøgere, der havde deltaget i de ansættelsesprocedurer, som Kommissionen havde tilrettelagt, adgang til deres afmærkede eksamenspapirer. I december 1999 meddelte Kommissionen Ombudsmanden, at den nu havde accepteret Ombudsmandens argumenter og ville give denne adgang i fremtidige ansættelsesprocedurer.
Endelig vedrørte den tredje særberetning, der blev forelagt Europa-Parlamentet i april 2000, Ombudsmandens forslag om, at EU's institutioner og organer skulle vedtage en kodeks for god forvaltningsskik. Ligesom sine to forgængere blev denne særberetning vedtaget inden for rammerne af en undersøgelse på eget initiativ foretaget af Den Europæiske Ombudsmand.

Undersøgelser på eget initiativ

Dette fører os til et andet vigtigt punkt. Den Europæiske Ombudsmand har beføjelse til at modtage klager over tilfælde af fejl eller forsømmelser fra europæiske borgere. Han har dog også ret til at indlede en undersøgelse på eget initiativ. Ombudsmanden har hidtil bevidst gjort sparsom brug af denne mulighed. Normalt vil der blive indledt en undersøgelse på eget initiativ i sager, hvor Ombudsmanden har lært af en række klager, at der synes at være et mere generelt problem.
Den undersøgelse på eget initiativ af problemet med forsinket betaling, der blev indledt i december 1999, er et eksempel herpå. I årenes løb havde Ombudsmanden modtaget en række klager fra virksomheder og borgere, der havde leveret tjenesteydelser til Europa-Kommissionen, og som klagede over, at de slet ikke var blevet betalt eller ikke var blevet betalt i tide.
Ombudsmanden besluttede derfor at indlede en undersøgelse på eget initiativ vedrørende det mere generelle problem, der syntes at eksistere. Det bør tilføjes, at Ombudsmanden også har gjort brug af muligheden for at indlede en undersøgelse på eget initiativ i sager, hvor der syntes at være tale om fejl eller forsømmelser, men hvor klageren ikke havde søgsmålskompetence, fordi han ikke var EU-borger eller ikke boede i EU.

Andre muligheder for at påvirke administrationen

Endelig må det ikke glemmes, at Ombudsmanden råder over andre midler til at forsøge at påvirke forvaltningens adfærd. Årsberetningen giver f.eks. Ombudsmanden mulighed for at fremsætte mere generelle bemærkninger, som forhåbentlig ikke går ubemærket hen i administrationen.
Ombudsmanden kan også give administrationen positiv vejledning om, hvad han anser for at være god forvaltning. I 1999 afsluttede Ombudsmanden en undersøgelse på eget initiativ, som fik ham til at foreslå EU's institutioner og organer en detaljeret kodeks for god forvaltningsskik. En række af disse organer har nu vedtaget denne kodeks eller kodekser, der er baseret på Ombudsmandens forslag.
Som nævnt ovenfor har Ombudsmanden forelagt sagen for Europa-Parlamentet i en særberetning, hvor han har foreslået, at der vedtages en lov om god forvaltning i EU. Europa-Parlamentet undersøger stadig spørgsmålet.

Konklusion

Det kan derfor konkluderes, at Den Europæiske Ombudsmand råder over tilstrækkelige redskaber til at udføre sin opgave. Det er naturligvis op til andre at vurdere, om Den Europæiske Ombudsmand har haft succes med sit arbejde. Det kan dog påpeges, at Europa-Parlamentet, som Ombudsmanden skal forelægge sin årsberetning for, hidtil konstant har rost Den Europæiske Ombudsmand for hans resultater. Det forhold, at antallet af klager er konstant stigende - fra ca. 500 i løbet af det første hele år til ca. 1500 sidste år - synes at vise, at de europæiske borgere også har tillid til, at Den Europæiske Ombudsmand er i stand til at hjælpe dem.
Det skal tilføjes, at der stadig er et betydeligt antal klager, der falder uden for Ombudsmandens mandat, f.eks. fordi de er rettet mod andre organer end EU's institutioner eller organer. Ombudsmanden gør sit bedste for at bistå klagere selv i sådanne sager. Han giver derfor regelmæssigt oplysninger om, hvor klageren kan henvende sig for at få hjælp, eller han overfører selv klagen til en institution (f.eks. en national ombudsmand), der kan behandle den.
Afslutningsvis er det relevant at angive, at Den Europæiske Ombudsmands aktiviteter er tilgængelige på dens konstant opdaterede websted (http://www.ombudsman.europa.eu).

(1) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113, s. 15).

(2) De resterende tre sager gav anledning til en særberetning til Europa-Parlamentet.