Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand [1]

Sagen vedrørte afslaget på en ansøgning om en stilling som stipendiat inden for rammerne af det syvende rammeprogram for forskning og udvikling. Efter først at være blevet tilbudt stillingen af det pågældende projekt blev klageren informeret om, at hans tidligere praktikophold i en privat virksomhed gjorde hans ansøgning "etisk uacceptabel". Klageren klagede til Forvaltningsorganet for Forskning over, at ansættelsesprocessen hverken var gennemsigtig eller retfærdig. Agenturet hævdede, at det alene er modtagerne af tilskuddene, der er ansvarlige for ansættelsen af forskere, og afviste at have været involveret i afgørelsen.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og fandt, at agenturet ikke havde sikret gennemsigtighed og retfærdighed i proceduren. Hun har derfor fremsat en anbefaling til agenturet.

Baggrunden for klagen

1. Klageren var ansøger til en stilling som stipendiat i et projekt finansieret inden for rammerne af det syvende rammeprogram for forskning og udvikling (RP7) i henhold til en indkaldelse af forslag til Marie Curie Initial Training Networks (ITN)[2] ("projektet").

2. Klageren blev oprindeligt udvalgt af projektudvælgelseskomitéen og tilbød stillingen som stipendiat i juni 2014. Få dage senere meddelte stipendievejlederen klageren, at projektets videnskabelige udvalg havde afvist hans ansøgning. Det videnskabelige udvalg konkluderede, at selv om han opfyldte de akademiske krav til stillingen, "efter høring af Marie Curie-rådgivere i Bruxelles" blev hans tidligere arbejde for en privat virksomhed ("virksomheden") anset for "etisk uacceptabelt" af tre grunde: i) der var en igangværende juridisk konflikt mellem medlemmer af projektteamet og virksomheden ii) Marie Curie-ordningen gav ikke mulighed for forbindelser til private virksomheder, der måtte være involveret i retssager med andre virksomheder eller videnskabeligt personale i Marie Curie-projekterne og iii) selskabet var internationalt kendt for at være et "tvivlsomt" selskab.

3. Klageren påklagede afgørelsen til projektkoordinatoren og forklarede, at han fejlagtigt var blevet behandlet som ansat i den pågældende virksomhed, da han kun havde været praktikant. Han understregede, at han ikke længere havde nogen tilknytning til selskabet, at praktikopholdet på daværende tidspunkt var blevet finansieret af Den Europæiske Union [3], og at hans opgaver var begrænset til arkiv- og dokumentarforskning. Efter at have kontaktet en projektansvarlig i Bruxelles bekræftede projektkoordinatoren imidlertid afvisningen af klagerens ansøgning.

4. I august 2014 klagede klageren til Forvaltningsorganet for Forskning (i det følgende benævnt "organet") og hævdede, at han var blevet uretfærdigt behandlet som en ansat i nævnte private virksomhed. I sit svar forklarede forvaltningsorganet, at det ikke var involveret i rekrutteringen af ITN-stipendiater, hvilket udelukkende var støttemodtagernes ansvar. Desuden kunne agenturet ikke gribe ind på grund af manglende kontraktforhold mellem klageren og projektet.

5. Den 26. august 2014 henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsen

6. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af klagen og identificerede følgende påstande og relaterede påstande:

Påstande

1) NaturErhvervstyrelsen har undladt klart at redegøre for sin involvering i ansættelsesproceduren af stipendiater i projektet.

2) NaturErhvervstyrelsen har ikke sikret sig, at de ansvarlige enheder for projektet har gennemført en retfærdig og gennemsigtig udvælgelsesprocedure.

Krav

1) Agenturet bør behørigt afklare, hvem der var involveret i udvælgelsesproceduren for projektet.

2) Agenturet bør tilskynde de ansvarlige enheder til at tage klagerens ansøgning op til fornyet overvejelse.

7. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden agenturets udtalelse om klagen og efterfølgende klagerens bemærkninger som svar på agenturets udtalelse. Ombudsmanden har i forbindelse med undersøgelsen taget hensyn til parternes argumenter og udtalelser.

Påstand om, at agenturet ikke klart har forklaret sin deltagelse i ansættelsesproceduren og den tilhørende påstand

Argumenter forelagt Ombudsmanden

8. Klageren hævdede, at det var uklart, hvilken enhed der havde været ansvarlig for at vurdere hans ansøgning. Han påpegede, at projektkoordinatoren havde bekræftet den negative afgørelse efter at have rådført sig med den "projektansvarlige i Bruxelles".

9. Agenturet anførte i sin udtalelse, at det aldrig var involveret i eller ydede rådgivning om ansættelse af klageren. Den forklarede endvidere, at efter at klagerens ansøgning var blevet afvist, anmodede projektkoordinatoren om rådgivning om sagen, og der blev afholdt et møde mellem en af de forskere, der var ansvarlige for projektet, og en af agenturets projektansvarlige. Agenturet meddelte Ombudsmanden, at det ikke havde rådgivet om beslutningen om ikke at ansætte klageren, og at det blot havde anført, at ansvaret lå hos projektkonsortiet og dets medlemmer. Til støtte herfor fremlagde organet kopier af den korrespondance, det havde udvekslet med projektkoordinatoren vedrørende udvælgelsesproceduren.

10. I sine bemærkninger understregede klageren, at han stadig ikke kendte sammensætningen af det videnskabelige udvalg, eller som havde været involveret i ansættelsesprocessen.

Ombudsmandens vurdering

11. Ombudsmanden bemærker, at projektkoordinatorens svar til klageren henviste til høringer af medarbejdere i Bruxelles flere gange. Koordinatoren anførte f.eks., at ansøgningen blev anset for etisk uacceptabel af det videnskabelige udvalg "efter høring af Marie Curie-rådgivere i Bruxelles". Agenturet anførte imidlertid i sin udtalelse, at det ikke havde rådgivet eller deltaget i ansættelsesproceduren.

12. I korrespondancen mellem agenturet og projektkoordinatoren fandt Ombudsmanden intet bevis for, at agenturet rent faktisk var involveret i ansættelsesproceduren. Hun bemærker også, at agenturet efter at have underrettet klageren om dette opfordrede klageren til at rette sin forespørgsel vedrørende den enhed, der er ansvarlig for proceduren, til projektkoordinatoren.

13. Ombudsmanden bemærker, at pligten til at give offentligheden de oplysninger, de anmoder om, er et generelt princip om god forvaltningsskik [4]. I dette tilfælde og i lyset af de oplysninger, som agenturet har fremlagt, er Ombudsmanden af den opfattelse, at agenturet opfyldte denne pligt og behørigt underrettede klageren om, at det ikke havde været involveret i rekrutteringen af forskere og heller ikke havde påvirket beslutningen om at afvise klagerens ansøgning. Hun mener også, at agenturet med hensyn til identiteten af medlemmerne af det videnskabelige udvalg korrekt henviste klageren til projektkoordinatoren som den rette person til at give ham sådanne oplysninger. Ombudsmanden finder derfor ikke, at agenturet har begået fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af klagen.

Påstand om, at agenturet ikke havde sikret sig, at de ansvarlige enheder havde gennemført en retfærdig og gennemsigtig udvælgelsesprocedure, og den tilhørende påstand

Argumenter forelagt Ombudsmanden

14. Klageren hævdede, at afslaget på hans ansøgning var resultatet af en uretfærdig og uigennemsigtig proces, og at afgørelsen ikke var baseret på hans meritter, men snarere på hans påståede forbindelser med selskabet.

15. I sin udtalelse henviste forvaltningsorganet til Marie Curie-rammebestemmelserne, ifølge hvilke støttemodtagerne udvælger forskerne efter åbne, gennemsigtige, upartiske og retfærdige udvælgelsesprocedurer [5]. Forvaltningsorganet forklarede, at det for at sikre, at rekrutteringsprocesserne gennemføres i overensstemmelse med disse værdier, giver støttemodtagerne vejledning og uddannelse og kontrollerer rekrutteringsprocesserne gennem overvågning og årlig rapportering. Den påpegede, at den havde foretaget en sådan gennemgang af denne ansættelsesproces i november 2014 og havde konkluderet, at udvælgelsesproceduren havde opfyldt kravene i de relevante regler og bestemmelser. Forvaltningsorganet præciserede imidlertid, at de relevante regler i modsætning til koordinatorens påstand "hverken forbyder ansættelse af forskere, der har eller har haft forbindelser til virksomheder, der er i tvist med modtagerne af Marie Curie-projekter, eller erklærer sådanne forbindelser for uetiske".

Ombudsmandens vurdering

16. I henhold til forordningen om syvende rammeprogram [6] skal ansættelse i projekter, der finansieres under dette program, overholde principperne om gennemsigtighed, retfærdighed og upartiskhed [7] Disse grundlæggende principper er også nedfældet i tilskudsaftalen, hvori det hedder, at modtagerne skal udvælge forskere i henhold til kriterierne for støtteberettigelse efter åbne, gennemsigtige, upartiske og retfærdige ansættelsesprocedurer.

17. Agenturet har i sin udtalelse anerkendt disse forpligtelser og forklaret, at det for at sikre respekt for disse værdier tilrettelægger uddannelseskurser og foretager årlig overvågning. Agenturet har også henvist til sine tilsynsrettigheder i henhold til tilskudsaftalen, navnlig sine overvågningsaktiviteter og skønsmæssige beføjelser til at foretage ad hoc-kontrol af gennemførelsen og gennemførelsen af projekter.

18. Agenturet bestrider derfor ikke, at det har en generel pligt til at kontrollere anvendelsen af de midler, det yder. Det er Ombudsmandens opfattelse, at denne pligt indebærer, at der skal træffes passende foranstaltninger, når Ombudsmanden på grundlag af tilstrækkeligt underbyggede oplysninger eller betænkeligheder, som tredjemand har forelagt Ombudsmanden, bliver opmærksom på, at en modtager muligvis ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til tilskudsaftalen.

19. I dette tilfælde var det fastsat i tilskudsaftalen, at ansættelsen skulle ske på grundlag af en række krav, såsom ansøgernes videnskabelige færdigheder og relevansen af deres forskningserfaring.[8] Klageren blev imidlertid underrettet om, at hans ansøgning var blevet afvist af "etiske grunde". NaturErhvervstyrelsen har i denne forbindelse klart anført, at der i modsætning til koordinatorens påstand ikke er nogen retlige begrænsninger eller regler, der forbyder ansættelse af forskere, der har eller har haft tilknytning til visse private virksomheder. På trods af dette konkluderede agenturet, at ansættelsen var blevet gennemført i overensstemmelse med de gældende regler, og insisterede på, at ansvaret under alle omstændigheder lå hos projektkonsortiet og dets medlemmer.

20. Ombudsmanden skal være enig med klageren i, at agenturets svar synes at anerkende, at den begrundelse, der blev givet klageren for afslaget på hans ansøgning, ikke var i overensstemmelse med de gældende regler. Ombudsmanden kan derfor ikke forstå, hvordan agenturet kunne konkludere, at ansættelsesproceduren ikke desto mindre var i overensstemmelse med tilskudsaftalens krav. Ombudsmanden bemærker også, at agenturets gennemgang af ansættelsesprocessen først blev foretaget i november 2014, flere måneder efter klagerens klage.

21. Endelig bemærker Ombudsmanden, at agenturet gentagne gange i sin korrespondance med koordinatoren og klageren samt i sit svar til Ombudsmanden anførte, at det ikke har noget ansvar med hensyn til ansættelsesproceduren. Med denne erklæring synes organet at nægte at have noget ansvar for at håndtere en modtagers eventuelle manglende overholdelse af tilskudsaftalen.

22. I lyset af ovenstående mener Ombudsmanden, at agenturet i dette tilfælde ikke har opfyldt sin generelle forpligtelse til at føre tilsyn med et projekt, som det finansierer, for det første ved ikke at foretage en ordentlig undersøgelse af sagen (selv om det allerede har konstateret en mulig mangel i ansættelsesproceduren), og for det andet ved at give afkald på sit ansvar for at føre tilsyn med modtageren. Dette udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

23. Under normale omstændigheder, hvor Ombudsmanden konstaterer fejl eller forsømmelser, forsøger hun at finde en løsning, som vil bringe klageren tilbage i den situation, han eller hun ville have befundet sig i, hvis der ikke havde været fejl eller forsømmelser. I dette tilfælde har klageren meddelt hende, at hans forhold i mellemtiden har ændret sig, og at han ikke længere ønsker, at hans ansøgning tages op til fornyet overvejelse. Ombudsmanden mener derfor ikke, at der er mulighed for en løsning i dette særlige tilfælde.

24. Efter at have konstateret, at agenturet har begået fejl eller forsømmelser, understreger Ombudsmanden imidlertid, at agenturet i overensstemmelse med principperne for god administrativ praksis bør træffe de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at dårlig praksis som den, der er påvist i dette tilfælde, ikke vil have en negativ indvirkning på fremtidige tilskudsaftaler. Hun vil derfor fremsætte en anbefaling i denne henseende.

Henstillingen

Når agenturet modtager pålidelige oplysninger fra tredjeparter og identificerer mulige uregelmæssigheder eller uoverensstemmelser i ansættelsesproceduren i henhold til de tilskudsaftaler, det finansierer, bør det foretage en korrekt og rettidig undersøgelse af sagen med henblik på at sikre, at den pågældende tilskudsmodtagers ansættelse af forskere sker på en retfærdig og gennemsigtig måde.

Klageren og Forvaltningsorganet for Forskning vil blive underrettet om denne anbefaling. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Den Europæiske Ombudsmands statut sender agenturet en detaljeret udtalelse senest den 31. januar 2016. Den detaljerede udtalelse kan bestå af en accept af anbefalingen og en beskrivelse af, hvordan den er blevet gennemført.

Emily O'Reilly

Strasbourg, den 26. oktober 2015

[1] Europa-Parlamentets afgørelse af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (94/262/EKSF, EF, Euratom), EFT L 113, s. 15.

[2] FP7-PEOPLE-2013-ITN (EUT C 202 af 10.7.2012).

[3] Programmet for livslang læring Leonardo da Vinci, http://ec.europa.eu/education/tools/llp_en.htm

[4] Artikel 22 i den europæiske kodeks for god forvaltningsskik.

[5] RP7 Marie Curie-tilskudsaftalen – bilag III, artikel III.2.2, litra a), og artikel III.3.4, litra b)

[6] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1906/2006 af 18. december 2006 om regler for virksomheders, forskningscentres og universiteters deltagelse i foranstaltninger under syvende rammeprogram og for formidling af forskningsresultater (2007-2013) (EUT L 391, s. 1).

[7] Jf. artikel 19, stk. 6.

[8] Artikel III.3.4, litra b), i tilskudsaftalen