Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand [1]

Baggrunden for klagen

1. Klageren, Foundation for a Free Information Infrastructure [2], klagede til Ombudsmanden over, hvordan Parlamentet behandlede sin anmodning om aktindsigt i referaterne af udvalgskoordinatorernes møder [3].

2. Den 8. juli 2011 anmodede klageren om et referat af møderne i Parlamentets Udvalg om International Handel (INTA), Retsudvalget (JURI) og Udvalget om Konstitutionelle Anliggender (AFCO) vedrørende forhandlingerne om handelsaftalen vedrørende bekæmpelse af forfalskning (ACTA)[4]. Det anmodede også om et referat af alle relevante udvalgskoordinatormøder.

3. Den 28. juli 2011 svarede Parlamentets Enhed for Åbenhed - Aktindsigt, at protokollerne fra alle møder i Parlamentets udvalg var tilgængelige på Parlamentets websted [5]. Det anførte endvidere, at denne protokol indeholdt et punkt kaldet "koordinatorernes afgørelser "eller "formandens meddelelser "med koordinatorernes relevante afgørelser. Den tilføjede imidlertid, at den ikke havde et særskilt referat af udvalgskoordinatorernes møder.

4. Den 29. juli 2011 genfremsatte klageren begæringen om aktindsigt i referaterne fra udvalgskoordinatorernes møder. Klageren påpegede, at en Google-søgning efter "Europa-Parlamentets koordinatormøder" identificerede særskilte referater af møder i Udvalgets koordinatorer for Miljø, Folkesundhed og Fødevaresikkerhed (ENVI-udvalget).

5. Den 5. august 2011 insisterede Parlamentet på, at der normalt ikke forelå særskilte protokoller fra udvalgskoordinatorernes møder. Den tilføjede, at nogle udvalg, f.eks. ENVI-udvalget, havde besluttet at offentliggøre resultaterne af deres møder.

6. Den 5. oktober 2011 skrev klageren til INTA-udvalgets sekretariat. Det henviste til de tidligere svar fra Parlamentet om, at "der findes særskilte protokoller for koordinatormøderne", og fremførte, at disse erklæringer havde vist sig at være forkerte, da der i en skrivelse fra Carl Schlyter, medlem af Europa-Parlamentet, til INTA-udvalget blev henvist til koordinatorernes protokoller. Klageren anførte, at INTA-udvalgets sekretariat havde nægtet eller skjult eksistensen af dokumenter, og opfordrede indtrængende sekretariatet til at registrere alle eksisterende dokumenter i et af Parlamentets dokumentregistre, således at offentligheden kunne klage over afgørelser om afslag på aktindsigt.

7. Den 25. oktober 2011 gav Parlamentet under henvisning til klagerens anmodning af 5. oktober 2011 til INTA-udvalgets sekretariat adgang til referatet af INTA-koordinatorernes møder vedrørende ACTA, dvs. referatet af INTA-udvalgets koordinatormøde, der fandt sted den 21. juni 2011 [6].

8. Den 20. november 2011 skrev klageren til Parlamentet og takkede det for at have sendt det en kopi af referatet af INTA-udvalgets koordinatormøde vedrørende ACTA. Det påpegede imidlertid, at det i sin anmodning af 8. juli 2011 også havde anmodet om et referat af JURI-udvalgets koordinatormøde, men at Parlamentet tre gange havde benægtet, at disse møder havde fundet sted. Den anmodede igen om aktindsigt i dette referat.

9. Den 28. november 2011 svarede Parlamentet klageren, at "efter oplysninger fra JURI's sekretariat bekræfter vi vores svar fra juli: JURI-udvalgets sekretariat udarbejder ikke særskilte koordinatorprotokoller. JURI-protokollerne findes på Europa-Parlamentets websted: [henvisning] . De afgørelser, der blev truffet af koordinatorerne, blev medtaget i udvalgets protokol (punkt "Meddelelser fra formanden") ...".

Undersøgelsens genstand

10. Ombudsmanden anmodede Parlamentet om at afgive udtalelse om følgende påstand og krav:

Påstand:

Parlamentet registrerer ikke alle Parlamentets eksisterende dokumenter i sit elektroniske dokumentregister, navnlig protokollerne fra udvalgskoordinatorernes møder.

Påstand:

Parlamentet bør registrere alle Parlamentets eksisterende dokumenter i sit elektroniske dokumentregister, navnlig protokollerne fra udvalgskoordinatorernes møder.

Undersøgelsen

11. Klagen blev fremsendt til Parlamentet med henblik på en udtalelse. Parlamentet afgav udtalelse den 31. maj 2012. Udtalelsen blev derefter fremsendt til klageren, som fremsendte sine bemærkninger den 25. juli 2012.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstået manglende registrering af alle Parlamentets eksisterende dokumenter i registret

Argumenter forelagt Ombudsmanden

12. Klageren hævdede, at Parlamentet overtræder Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (forordning 1049/2001)[7] ved ikke at registrere alle Parlamentets dokumenter (såsom protokollerne fra møderne mellem koordinatorerne for INTA-, JURI- og AFCO-udvalgene) i et offentligt dokumentregister. Det fremførte også, at denne undladelse også giver anledning til en overtrædelse af artikel 103 i Parlamentets forretningsorden ("gennemsigtighed i Parlamentets aktiviteter"), hvori det hedder: "Parlamentet sikrer, at dets aktiviteter udføres med den størst mulige gennemsigtighed i overensstemmelse med artikel 1, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union, artikel 15 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og artikel 42 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder."

13. I sin udtalelse bemærkede Parlamentet, at det i betragtning 14 i forordning 1049/2001 hedder, at "[f]or at gøre det lettere for borgerne at udøve deres rettigheder bør hver institution give adgang til et register over dokumenter". Den bemærkede også, at det i betragtning 6 hedder, at "[d]er bør gives aktindsigt i dokumenter i de tilfælde, hvor institutionerne handler som lovgivende myndighed". Den citerede også artikel 12 i forordning (EF) nr. 1049/2001, der har følgende ordlyd:

"1. Institutionerne gør så vidt muligt dokumenter direkte tilgængelige for offentligheden i elektronisk form eller gennem et register i overensstemmelse med den pågældende institutions regler.

2. Navnlig lovgivningsdokumenter, dvs. dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget som led i procedurer med henblik på vedtagelse af retsakter, som er retligt bindende i eller for medlemsstaterne, bør med forbehold af artikel 4 og 9 gøres direkte tilgængelige.

3. Hvor det er muligt, bør andre dokumenter, navnlig dokumenter vedrørende udviklingen af politik eller strategi, gøres direkte tilgængelige.

4. Hvis der ikke gives direkte adgang gennem registret, skal det så vidt muligt fremgå af registret, hvor dokumentet befinder sig."

14. Parlamentet forklarede derefter strukturen af sit elektroniske register. Den præciserede, at den for at overholde artikel 11 i forordning nr. 1049/2001 udarbejdede en fortegnelse over de kategorier af dokumenter, som Parlamentet havde udarbejdet eller modtaget i forbindelse med interinstitutionelle procedurer. Efter udarbejdelsen af denne liste over dokumenter udviklede Parlamentet de nødvendige IT-værktøjer, der gør det muligt automatisk at indlæse (producerede/modtagne) dokumenter i et elektronisk offentligt register. De forskellige kategorier af dokumenter er opført i det offentlige register, hvilket giver mulighed for onlinesøgninger efter kategori. Direkte download af dokumenter er muligt i de fleste (95%) tilfælde. Hvis direkte download ikke er mulig, findes referencen til det relevante dokument i registret. Dokumentet kan derefter rekvireres fra Parlamentet.

15. Parlamentet erklærede, at det ved oprettelsen af det offentlige register anvendte kriterierne om, at de opregnede dokumenter skulle være "formelle" dokumenter, dvs. dokumenter, der har en vis grad af færdiggørelse, og som er blevet registreret i et internt dokumentforvaltningssystem. Parlamentet erklærede, at flygtige eller midlertidige dokumenter (f.eks. personlige notater, interne forberedende udkast, e-mails osv.) ikke er registreret i noget system, medmindre de er nødvendige for en passende opfølgning af en specifik sag. Som følge heraf er de ikke opført i det offentlige register. Derimod er formelle udkast eller forberedende dokumenter, der er relevante for drøftelserne om (hovedsagelig lovgivningsmæssige) sager, der skal vedtages af parlamentsudvalgene eller Parlamentets plenarforsamling, opført i det offentlige register.

16. Parlamentet fremførte, at det i forbindelse med udviklingen af det automatiske fodringssystem havde prioriteret dokumenter, der var udarbejdet og modtaget i forbindelse med lovgivningsproceduren, med henblik på at overholde artikel 12 og betragtning 6 i forordningen og på en proaktiv måde bidrage til gennemsigtigheden i lovgivningsproceduren. Parlamentet anførte endvidere, at registrets anvendelsesområde gradvist udvides, efterhånden som nye typologier af dokumenter identificeres og udarbejdes, parallelt med Parlamentets øgede beføjelser.

17. Som svar på klagerens påstand om, at Parlamentet skulle registrere alle Parlamentets eksisterende dokumenter i sit elektroniske offentlige register, anførte Parlamentet, at artikel 11 i forordningen efter dets opfattelse ikke pålægger institutionerne en forpligtelse til i deres registre at opføre alle de dokumenter, som de er i besiddelse af. Desuden er det hverken muligt eller tilrådeligt af hensyn til god forvaltningsskik at registrere alle eksisterende dokumenter uafhængigt af deres formelle status og færdiggørelsesgrad. Det ville også være i strid med effektiv gennemsigtighed.

18. Parlamentet gjorde gældende, at det ud fra et teknisk synspunkt og i betragtning af den meget brede definition af "dokument" i forordningens artikel 3, litra a), er umuligt at oprette et fuldstændigt udtømmende register. Rent praktisk indebærer den brede definition, at ethvert forberedende dokument med de første idéer (selv håndskrevne) til en fremtidig rapport kan betragtes som et dokument. Det samme gælder for alle foreløbige udgaver af et udkast til betænkning. Sådanne dokumenter (personlige notater, e-mails, post-its, foreløbige udkast) gør, selvfølgelig, "eksisterer". Men på grund af deres flygtige karakter registreres de normalt ikke.

19. Parlamentet gjorde gældende, at klagerens påstand skyldtes en sammenblanding af princippet om bred adgang (betragtning 11 i forordningen) og institutionernes forpligtelse til at oprette et register. Den anførte, at et offentligt register er et redskab til at lette offentlighedens adgang. Parlamentet anførte, at forordningen ikke drager en parallel mellem anvendelsesområdet for princippet om offentlig adgang og registrets anvendelsesområde. Hvis en sådan parallel etableres, vil dens gennemførelse være urealistisk. Det ville pålægge institutionerne en tung administrativ byrde på grund af det betydelige antal foreløbige og uformelle dokumenter af forskellig art, som institutionerne er i besiddelse af. Et krav om, at institutionerne skal registrere alle sådanne dokumenter, vil være til hinder for, at institutionerne kan fungere tilfredsstillende.

20. En sådan sondring (mellem retten til aktindsigt og registrets anvendelsesområde) betyder imidlertid ikke, at der er tale om en begrænsning af retten til aktindsigt. Tværtimod betyder det, at når der fremsættes en begæring, har den berørte institution pligt til at identificere det relevante dokument og undersøge dets indhold med henblik på at give aktindsigt i henhold til forordningen. Denne opgave er uafhængig af, om det offentlige register henviser til de ønskede dokumenter eller ej.

21. Parlamentet konkluderede derfor, at dets offentlige dokumentregister opfylder kravene i artikel 11 og 12 i forordning 1049/2001.

22. Klageren anførte i sine bemærkninger, at det fremgik af Parlamentets udtalelse, at Parlamentet ikke registrerer flygtige dokumenter eller overgangsdokumenter. Der er imidlertid mange dokumenter, som ikke er flygtige eller midlertidige, og som bør opføres i registret, f.eks. i) referater af udvalgskoordinatorernes møder og ii) forhandlingsdokumenter.

23. Klageren hævdede, at referater af koordinatorernes møder ikke er flygtige eller midlertidige dokumenter. Det anførte, at udvalgenes sekretariater udarbejdede særskilte detaljerede koordinatorprotokoller og sendte dem til alle udvalgets medlemmer. Disse dokumenter spiller en afgørende rolle, da de informerer udvalgets medlemmer og kan registrere afgørelser. Klageren gjorde gældende, at registret ikke angiver, hvilke udvalgssekretariater der udarbejder koordinatorernes mødereferater. Klageren påpegede, at den stadig ikke havde modtaget de ønskede koordinatorprotokoller fra JURI-udvalget. Ifølge klageren findes disse referater. Klageren hævdede, at udvalgene tilsyneladende ikke deler deres dokumenter med registret. Det tilføjede, at udvalgenes sekretariater fungerer som "små kongeriger" i Parlamentet uden for registrets rækkevidde. Parlamentet bør derfor efter dets opfattelse præcisere, hvilke udvalg der udarbejder særskilte koordinatorprotokoller, og ajourføre sit register i overensstemmelse hermed. På samme måde bør udvalgenes sekretariater give korrekte oplysninger til registret, som bør have adgang til alle dokumentstyringssystemer (for øjeblikket siger klageren, at det ikke er tilfældet).

24. Klageren hævdede, at Parlamentets svar af 28. juli og 5. august 2011, hvori det anførte, at der ikke udarbejdes referater af udvalgsmøderne for lukkede døre (AFFO, JURI og INTA), kunne være korrekte med hensyn til de samlede udvalgsmøder, der afholdes for lukkede døre. Det samme var imidlertid ikke tilfældet for udvalgskoordinatorernes møder for lukkede døre, da mindst to af de tre sekretariater (for INTA- og JURI-udvalgene) udarbejder (særskilte) detaljerede referater af koordinatorernes møder for lukkede døre. Klageren anførte, at beviset herfor var, at den havde modtaget en kopi af koordinatorens protokol fra INTA-udvalget.

Ombudsmandens vurdering

25. Ombudsmanden bemærker, at denne undersøgelse ikke vedrører et afslag på aktindsigt i dokumenter. Så snart eksistensen af et begæret dokument blev bekræftet af Parlamentets tjenestegrene, fik klageren fuld aktindsigt i dokumentet. Denne klage vedrører kun Parlamentets påståede retsstridige undladelse af at opføre referaterne af udvalgskoordinatorernes møder i sit offentlige dokumentregister. Klageren hævder, at den manglende registrering af disse dokumenter i det offentlige dokumentregister hindrer udøvelsen af retten til aktindsigt.

26. betragtning til forordning nr. 1049/2001 har følgende ordlyd:

"Hver institution bør træffe de nødvendige foranstaltninger for at informere offentligheden om de nye gældende bestemmelser og uddanne sit personale til at bistå borgerne med at udøve deres rettigheder i henhold til denne forordning. For at gøre det lettere for borgerne at udøve deres rettigheder bør hver institution give adgang til et register over dokumenter" (fremhævelse tilføjet).

27. Artikel 11 i forordning nr. 1049/2001 har følgende ordlyd:

"1. For at gøre borgernes rettigheder i henhold til denne forordning effektive giver hver institution offentlig adgang til et register over dokumenter. Adgangen til registret bør gives i elektronisk form. Henvisninger til dokumenter registreres straks i registret.

2. For hvert dokument skal registret indeholde et referencenummer (herunder, hvor det er relevant, den interinstitutionelle henvisning), genstanden for og/eller en kort beskrivelse af dokumentets indhold og den dato, hvor det blev modtaget eller udarbejdet og indført i registret. Henvisninger skal foretages på en sådan måde, at beskyttelsen af de i artikel 4 omhandlede interesser ikke bringes i fare.

3. Institutionerne træffer straks de nødvendige foranstaltninger til at oprette et register, der skal være operationelt senest den 3. juni 2002."

28. Artikel 12 i forordning nr. 1049/2001 har følgende ordlyd:

"1. Institutionerne gør så vidt muligt dokumenter direkte tilgængelige for offentligheden i elektronisk form eller gennem et register i overensstemmelse med den pågældende institutions regler.

2. Navnlig lovgivningsdokumenter, dvs. dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget som led i procedurer med henblik på vedtagelse af retsakter, som er retligt bindende i eller for medlemsstaterne, bør med forbehold af artikel 4 og 9 gøres direkte tilgængelige.

3. Hvor det er muligt, bør andre dokumenter, navnlig dokumenter vedrørende udviklingen af politik eller strategi, gøres direkte tilgængelige.

4. Hvis der ikke gives direkte adgang gennem registret, skal det så vidt muligt fremgå af registret, hvor dokumentet befinder sig."

29. Det er fastslået, at Parlamentets tjenestegrene ikke systematisk medtager de særskilte protokoller fra udvalgskoordinatorernes møder i Parlamentets offentlige dokumentregister, selv om disse protokoller helt sikkert findes [8]. Der er f.eks. i øjeblikket ingen henvisning til dokument INTA(2011)0621_2 i Parlamentets offentlige register over dokumenter, selv om dette dokument helt sikkert findes, og klageren i sidste ende fik adgang til det (jf. punkt 9 ovenfor).

30. Parlamentets tjenestegrenes manglende optagelse af dette dokument i Parlamentets offentlige register over dokumenter betyder ikke blot, at klagerens udøvelse af sin ret til aktindsigt i dette dokument blev forsinket [9], men også, at andre medlemmer af offentligheden selv i dag ikke er gjort bekendt med eksistensen af dette dokument.

31. Ombudsmanden er enig i, at ordlyden af og formålet med artikel 11 og 12 i forordning (EF) nr. 1049/2001 ikke indebærer en forpligtelse for Parlamentet til i sit offentlige register over dokumenter at have en henvisning til hvert enkelt dokument, det er i besiddelse af. For f.eks. at informere offentligheden om det utal af verdslige administrative dokumenter, som Parlamentet har udarbejdet i forbindelse med forvaltningen af sit personale og sin infrastruktur, ville det være passende for Parlamentet at beskrive disse kategorier af dokumenter i det offentlige register (selv om hvert enkelt dokument i disse kategorier ikke er opført særskilt i registret)[10]. Hvis medlemmer af offentligheden nogensinde har brug for aktindsigt i sådanne dokumenter, kan de indgive en anmodning til Parlamentet, som bør hjælpe dem med at identificere specifikke dokumenter.

32. Parlamentet bør dog bestemt fortolke artikel 11 og 12 i forordning 1049/2001 på en måde, der gør det muligt for offentligheden at få et så fuldstændigt billede som muligt af, hvordan Parlamentet udfører sine kerneopgaver. Dokumenter, der vedrører disse kerneopgaver, bør så vidt muligt indføres i Parlamentets offentlige dokumentregister.

33. Parlamentsmedlemmernes arbejde i udvalgene er uden tvivl en central opgave for Parlamentet. Dette arbejde omfatter arbejde på udvalgskoordinatorernes møder. Hvis der udarbejdes særskilte mødereferater fra udvalgskoordinatorernes møder [11], bør eksistensen af sådanne mødereferater registreres i Parlamentets offentlige dokumentregister.

34. Parlamentets egne interne regler, der har til formål at gennemføre retten til aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter [12], er i overensstemmelse med ovennævnte principper. Samme reglements artikel 4, stk. 3, bestemmer: "Dokumenter, der er udarbejdet i henhold til lovgivningsproceduren eller med henblik på Parlamentets arbejde, indføres i [det offentlige register], så snart de er indgivet eller offentliggjort "(fremhævelse tilføjet).

35. I den foreliggende sag har Parlamentet imidlertid ikke overholdt sine egne interne regler. Selv om der findes referater af mindst ét udvalgskoordinatormøde vedrørende forhandlingerne om ACTA (jf. punkt 9 ovenfor), og selv om disse referater helt sikkert falder ind under kategorien "udarbejdede dokumenter ... i forbindelse med Parlamentets arbejde" er der ingen henvisning til dette dokument i Parlamentets offentlige register.

36. Det er Ombudsmandens opfattelse, at Parlamentet som et generelt politisk spørgsmål ikke medtager henvisninger til mødereferater fra udvalgskoordinatorernes møder i Parlamentets offentlige dokumentregister. Som følge heraf og i stedet for at være en isoleret undladelse fra Parlamentets side af at offentliggøre eksistensen af et enkelt dokument, der vedrører MEP'ernes arbejde, er der en systemisk undladelse fra Parlamentets side af i det offentlige dokumentregister at nævne eksistensen af en hel række dokumenter, der vedrører MEP'ernes arbejde.

37. I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden, at Parlamentets undladelse af at medtage henvisninger til referaterne af udvalgskoordinatorernes møder i sit dokumentregister udgør et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Hun fremsætter derfor et tilsvarende forslag til henstilling nedenfor i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand.

38. Ombudsmanden understreger, at denne klage blev udløst af manglende gennemsigtighed med hensyn til aktindsigt i dokumenter vedrørende forhandlingerne om en international handelsaftale, i det foreliggende tilfælde ACTA. I sit nylige svar af 10. januar 2014 til Ombudsmanden [13] indtog Parlamentets formand en holdning til fordel for større gennemsigtighed i internationale handelsforhandlinger. Det er også med dette tilsagn for øje, at Ombudsmanden fremsætter dette udkast til henstilling.

B. Udkastet til henstilling

Når der udarbejdes referater af udvalgskoordinatorernes møder, bør Parlamentet medtage referaterne i sit offentlige register over dokumenter og i princippet gøre dem direkte tilgængelige i overensstemmelse med artikel 12 i forordning (EF) nr. 1049/2001.

 

af Emily O'Reilly

Udfærdiget i Strasbourg, den 31. marts 2014

---

[1] Europa-Parlamentets afgørelse af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (94/262/EKSF, EF, Euratom), EFT L 113, s. 15.

[2] Fonden erklærer, at den er en almennyttig forening, der beskæftiger sig med udvikling af informationsprodukter til gavn for offentligheden, baseret på ophavsret, fri konkurrence og åbne standarder.

[3] Europa-Parlamentet har 20 parlamentariske udvalg bestående af mellem 24 og 76 medlemmer. De parlamentariske udvalg mødes offentligt en eller to gange om måneden i Bruxelles. De udarbejder betænkninger om lovgivningsforslag, som derefter forelægges for Parlamentets plenarforsamling. I henhold til artikel 192 i Parlamentets forretningsorden kan de politiske grupper i Parlamentet udpege et af deres medlemmer som "koordinator" i hvert udvalg. Der indkaldes derefter til udvalgskoordinatormøder, normalt samme dag som udvalgsmøderne, for at forberede de afgørelser, som udvalget skal træffe, navnlig procedureafgørelser og udpegelse af ordførere. Et udvalg kan også delegere beføjelsen til at træffe visse afgørelser til koordinatorerne, med undtagelse af afgørelser vedrørende vedtagelse af betænkninger, udtalelser eller ændringsforslag.

[4] ACTA er en multinational traktat, der har til formål at fastlægge internationale standarder for håndhævelse af intellektuelle ejendomsrettigheder. ACTA blev underskrevet i oktober 2011 af Australien, Canada, Japan, Marokko, New Zealand, Singapore, Sydkorea og USA. Den 26. januar 2012 underskrev Mexico, Den Europæiske Union og 22 lande, der er medlemmer af Den Europæiske Union, også ACTA. Når seks lande har ratificeret ACTA, træder den i kraft i de lande, der har ratificeret den. Da Den Europæiske Union og dens medlemsstater deler kompetencen med hensyn til denne konvention, krævede ACTA's ikrafttræden ratificering af både medlemsstaterne og Den Europæiske Union. Den Europæiske Unions ratifikation kræver Europa-Parlamentets godkendelse (i overensstemmelse med artikel 218 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde). Ved afstemningen den 4. juli 2012 forkastede Europa-Parlamentet imidlertid ratificeringen af ACTA.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/en/minutes.html

[6] Instituttet for en Fri Informationsinfrastruktur har offentliggjort dette referat (referencenummer INTA(2011)0621_2) på sit websted: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] EFT L 145, s. 43.

[8] Hvorvidt et bestemt udvalgskoordinatormøde optages i referat eller ej, er helt op til deltagerne i det pågældende møde (dvs. udvalgskoordinatorerne beslutter selv, om der skal optages referat på et bestemt møde). (Artikel 192 i Parlamentets forretningsorden, som vedrører udvalgskoordinatorernes rolle, pålægger ikke nogen forpligtelse til at udarbejde en protokol.)

Eftersom retten til aktindsigt i dokumenter (og behovet for at medtage henvisninger til dokumenter i et offentligt dokumentregister for at lette udøvelsen af denne ret) kun gælder for eksisterende dokumenter og ikke indebærer nogen forpligtelse til at oprette et dokument, opstår spørgsmålet om aktindsigt i særskilte referater af et givet udvalgskoordinatormøde simpelthen ikke, hvis deltagerne i det pågældende møde ikke har valgt at oprette særskilte referater af mødet.

Hvis udvalgskoordinatorerne beslutter, at der skal udarbejdes et referat af et udvalgskoordinatormøde, har den tjenestegren i Parlamentet, der er ansvarlig for udarbejdelsen af et sådant referat (nemlig det relevante udvalgssekretariat), to muligheder. For det første kan referatet af udvalgskoordinatorernes møde indarbejdes direkte i referatet af det relevante udvalgsmøde. JURI-udvalgets sekretariat har f.eks. udtrykkeligt erklæret, at det aldrig udarbejder særskilte udvalgskoordinatorprotokoller, og at de afgørelser, der træffes af koordinatorerne, er medtaget i udvalgets protokol under afsnittet "Meddelelser fra formanden". Alternativt kan udvalgskoordinatorerne vælge at have et særskilt referat af et møde. F.eks. omfatter protokollen fra INTA-udvalgets møde den 21. juni 2011 ikke protokollen fra udvalgskoordinatorernes møde samme dag (jf. dokumentreference INTA_PV(2011)0621_1). I stedet (jf. punkt 9 ovenfor) blev der udarbejdet et særskilt referat af koordinatormødet, som fik tildelt et formelt registreringsnummer (INTA(2011)0621_2).

Intet binder et udvalg til konsekvent at følge den ene eller den anden mulighed. Det samme udvalg, INTA-udvalget, vedtog en tilgang til sit møde den 21. juni 2011 og en anden tilgang til sit møde den 25.-26. april 2012 (protokollen fra udvalgskoordinatorernes møde vedrørende INTA-udvalgets møde den 25. april 2012 findes på side 4-9 i protokollen fra INTA-udvalgets møde den 25.-26. april 2012 (INTA_PV(2012)0425_1)).

[9] Klageren anmodede om aktindsigt i referatet den 8. juli 2011. Det varede indtil den 25. oktober 2011, før Parlamentet anerkendte, at referatet forelå, og gav klageren en kopi.

[10] Naturligvis kan de dokumenter, der er registreret i registret, selv organiseres inden for kategorier af hensyn til brugervenligheden.

[11] Jf. fodnote 8 ovenfor.

[12] Præsidiets afgørelse af 28.11.2001, EUT 2011 C 216, s. 19, se også http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=EN.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/release.faces/en/53287/html.bookmark