(Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand (1))

Komplekset

Baggrund

Den 2. oktober 2003 indgav klageren, en tysk konsulent, en ansøgning til Europa-Kommissionen som svar på dennes indkaldelse af forslag 2003-2004 under Leonardo da Vinci-programmet. I henhold til reglerne i indkaldelsen af forslag skulle projekterne indsendes senest den 3. oktober 2003.

De relevante bestemmelser er fastsat i Rådets afgørelse 1999/382/EF af 26.4.1999 om iværksættelse af anden fase af Fællesskabets handlingsprogram for erhvervsuddannelse »Leonardo da Vinci« (EFT L 146, s. 33). For forslag, der indgives under procedure C (f.eks. klagerens), indeholder de relevante regler bestemmelser om en udvælgelsesproces i to trin, nemlig i) udvælgelse af foreløbige forslag og ii) udvælgelse af fuldstændige forslag og inddragelse af et forvaltningsudvalg ("Leonardo da Vinci-udvalget").

De relevante skridt, der skal tages, er beskrevet som følger i disse regler:

"i) I henhold til de regler, der er fastsat i indkaldelsen af forslag, skal initiativtagerne indsende foreløbige forslag til Kommissionen. (...)

ii) Kommissionen evaluerer alle de foreløbige forslag og foretager en udvælgelse efter at have indhentet udtalelse fra [Leonardo da Vinci-udvalget]. (...)

iii) Kun initiativtagere til vellykkede projekter vil blive opfordret til at indsende et fuldstændigt forslag til Kommissionen. (...)

iv) Kommissionen vil med bistand fra uafhængige eksperter foretage en tværnational vurdering af de modtagne forslag og opstille en liste over udvalgte projekter. (...)

v) I overensstemmelse med proceduren i afgørelsens artikel 7 indhenter Kommissionen udtalelse fra [Leonardo da Vinci-udvalget] om denne liste.

vi) Kommissionen opstiller den endelige liste over udvalgte forslag og underretter [Leonardo da Vinci-udvalget]. (...)

vii) (...)

viii) Udvælgelsen af foreløbige forslag skal foretages senest tre måneder efter udløbet af den frist for indsendelse af forslag, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. processen på trin iii) til vi) bør ikke tage mere end fem måneder."

Den 22. december 2003 meddelte Kommissionen klageren, at hans projekt ikke kunne udvælges, da han ikke havde overholdt fristen for indsendelse af forslag.

Klageren mente, at han havde overholdt denne frist, da han havde sendt sit forslag pr. anbefalet brev den 2. oktober 2003.

Klageren kontaktede Kommissionen telefonisk den 29. december 2003. Ved skrivelse af samme dag anmodede han Kommissionen om senest den 5. januar 2004 at bekræfte, at hans projekt var blevet indgivet rettidigt, idet han ellers ville henvende sig til domstolene for at få hjælp. I sit brev til Kommissionen indgav klageren også klager ("Dienstaufsichtsbeschwerden") over den person, der var ansvarlig for hans projekt, og over lederen af den relevante tjenestegren i Kommissionen.

Klage 33/2004/GG

Klageren fremsendte samme dag en kopi af sin skrivelse til Kommissionen af 29. december 2003 til Ombudsmanden. I følgeskrivelsen anmodede han ombudsmanden om at undersøge sagen. Dette brev blev derfor registreret som en klage fra Ombudsmanden (klage 33/2004/GG).

Da klagerens brev til Kommissionen var blevet sendt samme dag som brevet til Ombudsmanden, var det klart, at Kommissionen endnu ikke havde haft tilstrækkelig tid til at behandle sagen. Klagen blev derfor afvist på grundlag af artikel 2, stk. 4, i Ombudsmandens statut den 13. januar 2004.

Klage 221/2004/GG

Den 15. januar 2004 skrev klageren for at meddele Ombudsmanden, at han ønskede at forny sin klage. Dette brev blev derfor registreret som en ny klage (klage 221/2004/GG). Klageren fremsatte ingen påstande, men anmodede blot Ombudsmanden om at undersøge sagen. Det fremgik imidlertid, at han var af den opfattelse, at Kommissionen ikke havde behandlet hans ansøgning korrekt.

Kommissionen erkendte i sin udtalelse, at der var begået en fejl. Ifølge Kommissionen havde en nærmere undersøgelse af den kuvert, som klageren havde fremsendt, vist, at der var et næsten læseligt poststempel med datoen den 2. oktober 2003. Kommissionen påpegede, at den for at rette op på denne fejl havde udvalgt klagerens projektforslag til forelæggelse af et fuldstændigt forslag. Klageren havde oprindeligt fået frist indtil den 1. marts 2004 til at indsende dette fuldstændige forslag. Efter at klageren havde påpeget, at han således ville have mindre tid til at fremlægge det fuldstændige forslag end andre initiativtagere, accepterede Kommissionen, at han skulle have samme antal dage til at udarbejde sit fuldstændige forslag som alle de andre ansøgere.

Sammen med sin udtalelse fremsendte Kommissionen en kopi af det interne notat af 28. januar 2004, hvori Kommissionen redegjorde for den tilgang, der blev foreslået i den foreliggende sag.

I sine bemærkninger til denne udtalelse understregede klageren, at han ikke havde nydt godt af den samme mængde oplysninger som andre ansøgere, da Kommissionen ikke havde fremsendt nogen oplysninger om, hvordan det projekt, der var beskrevet i det foreløbige forslag, efter Kommissionens opfattelse kunne forbedres i det fuldstændige forslag, hvilket Kommissionen havde gjort med hensyn til alle andre ansøgere. Ifølge klageren var dette en alvorlig ulempe, som han ville tage hensyn til i sin endelige vurdering, efter at ansøgningsproceduren var afsluttet, og for at afgøre, om det ville være nødvendigt at træffe yderligere foranstaltninger for at forsvare sine rettigheder. Klageren påpegede også, at Kommissionen ikke havde besvaret hans klager ("Dienstaufsichtsbeschwerden") over den person, der var ansvarlig for hans projekt, og over lederen af den relevante tjenestegren i Kommissionen.

Ombudsmanden mente, at Kommissionens manglende svar på "Dienstaufsichtsbeschwerden" syntes at skyldes en misforståelse fra Kommissionens side. I betragtning af sidstnævntes konstruktive og hurtige tilgang til den foreliggende sag fandt Ombudsmanden, at der ikke var behov for at forfølge dette spørgsmål i den foreliggende undersøgelse. Klageren blev imidlertid underrettet om muligheden for at indgive en ny klage vedrørende dette spørgsmål, hvis Kommissionen mod forventning skulle undlade at behandle dette spørgsmål.

Med hensyn til sagens realitet fandt Ombudsmanden, at Kommissionen havde handlet hurtigt og konstruktivt for at rette op på den fejl, der var begået. Ombudsmanden bemærkede, at klageren havde gjort gældende, at han i modsætning til, hvad Kommissionen havde sagt, ikke havde modtaget så mange oplysninger som andre ansøgere. Ombudsmanden fandt, at klageren således havde fremsat en ny, yderligere påstand. Efter Ombudsmandens opfattelse var det ikke hensigtsmæssigt at behandle denne nye påstand i forbindelse med hans undersøgelse af klage 221/2004/GG af mindst to grunde. For det første syntes klageren ikke at have rejst dette spørgsmål over for Kommissionen, før han forelagde det for Ombudsmanden. Kommissionen havde således endnu ikke haft mulighed for at undersøge sagen. For det andet stod det klageren frit for at indgive en ny klage til Ombudsmanden, hvis Kommissionens påståede undladelse af at give ham oplysninger skulle have en negativ indvirkning på Kommissionens afgørelse om hans fuldstændige forslag. Ombudsmanden konkluderede derfor, at der (med forbehold af ovennævnte forbehold) ikke længere var tale om fejl eller forsømmelser efter de skridt, som Kommissionen havde taget. Han afsluttede derfor sagen den 5. maj 2004.

Yderligere udvikling

Den 21. juni 2004 meddelte Kommissionen klageren, at hans forslag ikke var blevet udvalgt.

Klageren gjorde indsigelse mod denne beslutning ved brev af 26. juni 2004. I dette brev kritiserede han, at de personer, mod hvem han havde indgivet klager ("Dienstaufsichtsbeschwerden"), i modsætning til hans gentagne anmodninger havde været involveret i vurderingen af hans forslag. Klageren fremførte endvidere, at afvisningen af hans forslag havde været vilkårlig, da de personer, der havde evalueret dette forslag, ikke syntes at have den nødvendige ekspertise. Han anmodede også om aktindsigt i Kommissionens sagsakter og påpegede, at han ville anmode om erstatning på grund af afvisningen af hans forslag efter at have fået aktindsigt i disse sagsakter.

Klageren fremførte endvidere, at hvis hans foreløbige forslag var blevet behandlet korrekt, ville der ikke have været behov for, at han fremlagde et fuldstændigt forslag, der indebar høje omkostninger. Han understregede endvidere, at hvis hans foreløbige forslag var blevet vurderet positivt, ville han (som alle andre ansøgere havde gjort) have modtaget resultaterne af denne første evaluering, som ville have gjort det muligt for ham at tage hensyn til yderligere problemer i sit forslag, som han nu var blevet gjort opmærksom på for første gang. Klageren bemærkede, at den skade, der var forårsaget af dette aspekt af Kommissionens behandling af hans sag, allerede kunne udtrykkes præcist. Han krævede derfor 2 275 EUR for de omkostninger, der var forbundet med hans bestræbelser på at få Kommissionen til at behandle hans foreløbige forslag (30 timers arbejdstid med en sats på 75 EUR pr. time plus et fast beløb på 25 EUR for udgifter til fremsendelse af telefaxer og telefonopkald) og 8 752,60 EUR på grund af den (som det viste sig) forgæves indsats for at udarbejde et forslag (20 arbejdsdage med en sats på 409 EUR pr. dag plus et fast beløb på 7 % for omkostninger). Det samlede beløb udgjorde således 11 027,60 EUR.

I sit brev af 26. juni 2004 påpegede klageren også, at han allerede ved flere lejligheder havde anmodet om aktindsigt i Kommissionens sagsakter, og opfordrede Kommissionen til inden for tre dage at fastsætte en passende dato for aktindsigt i disse sagsakter i Kommissionens lokaler i Bruxelles.

Den 14. juli 2004 skrev klageren til Kommissionen for at minde den om, at hans anmodning om aktindsigt endnu ikke var blevet behandlet. Klageren fornyede derfor udtrykkeligt denne anmodning. Han meddelte også Kommissionen, at han ønskede at indgive klager ("Dienstaufsichtsbeschwerden") over den person, der er ansvarlig for hans begæring om aktindsigt, og over den direktør, der er ansvarlig for den relevante enhed i Kommissionen.

Den 19. juli 2004 besvarede Kommissionen klagerens brev af 26. juni 2004. I dette svar påpegede Kommissionen, at klagerens fuldstændige forslag var blevet evalueret af tre uafhængige eksterne eksperter. Efter Kommissionens opfattelse havde proceduren således været objektiv og gennemsigtig og overholdt princippet om ligebehandling af alle ansøgere. Kommissionen fremførte, at det problem, der var opstået i forbindelse med undersøgelsen af klagerens foreløbige forslag, ikke påvirkede denne konklusion. Den påpegede, at den havde taget sin beslutning om at afvise klagerens ansøgning op til fornyet overvejelse. Kommissionen bemærkede også, at den for at undgå forskelsbehandling i forhold til andre ansøgere havde opfordret klageren til at kontakte sine tjenestegrene med henblik på at drøfte yderligere spørgsmål i forbindelse med hans ansøgning. Kommissionen understregede, at klageren ikke havde gjort brug af denne mulighed. Den bemærkede også, at den havde givet klageren yderligere tid til at udarbejde sit forslag. Med hensyn til aktindsigt fortolkede Kommissionen anmodningen som en anmodning om aktindsigt i de vurderinger af klagerens forslag, som ovennævnte eksperter havde udarbejdet. Denne anmodning blev afvist på grundlag af artikel 4, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001. For så vidt angår "Dienstaufsichtsbeschwerden" forklarede Kommissionen, at den ikke havde kendskab til noget retsgrundlag for sådanne klager i fællesskabsretten. Den opfordrede derfor klageren til at give mere præcise oplysninger om grundlaget for sådanne klager.

Den 30. juli 2004 genfremsatte klageren ved fremsendelse pr. telefax til Kommissionens generalsekretær en begæring om aktindsigt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.

Det foreliggende klagepunkt

Den 30. juli 2004 indgav klageren også en ny klage til Ombudsmanden, som blev registreret under referencen 2437/2004/GG.

Klageren fremsatte ingen præcise påstande og påstande i sin klage. Det fremgik imidlertid, at klageren ønskede at hævde, at han var blevet forskelsbehandlet i forhold til andre ansøgere. Det var også klart, at han mente, at Kommissionen skulle betale den erstatning, han krævede i sin skrivelse af 26. juni 2004, og at den skulle svare "Dienstaufsichtsbeschwerden".

Med hensyn til Kommissionens argument om, at den havde opfordret ham til at drøfte alle relevante spørgsmål, inden sidstnævnte havde forelagt sit forslag, men at han ikke havde gjort brug af denne mulighed, gjorde klageren gældende, at han på daværende tidspunkt ikke havde haft nogen spørgsmål med hensyn til substansen i sin ansøgning, eftersom han ikke havde modtaget nogen foreløbig vurdering fra Kommissionen. Klageren påpegede endvidere, at det var Kommissionens faste (og rimelige) praksis ikke at deltage i sådanne "drøftelser med henblik på at optimere ansøgningerne" under en igangværende procedure. Han anmodede derfor Ombudsmanden om at undersøge, om Kommissionen rent faktisk havde deltaget i sådanne drøftelser i den foreliggende sag.

Under disse omstændigheder opfattede Ombudsmanden klageren som 1) en påstand om, at han var blevet forskelsbehandlet i forhold til andre ansøgere, 2) en påstand om, at Kommissionen skulle betale den erstatning, der var fastsat i hans skrivelse af 26. juni 2004, og 3) en påstand om, at Kommissionen skulle besvare "Dienstaufsichtsbeschwerden". Kommissionen blev derfor anmodet om at afgive udtalelse om denne påstand og disse påstande. Klageren blev underrettet herom.

Ombudsmanden meddelte både klageren og Kommissionen, at klagen tilsyneladende ikke omfattede spørgsmålet om aktindsigt i dokumenterne i sagsakterne.

Klagerens telefax af 31. august 2004

I en telefax af 31. august 2004 meddelte klageren Ombudsmanden, at han også ønskede at klage over Kommissionens afslag på at give ham aktindsigt. Den 13. september 2004 fremsendte Ombudsmanden en kopi af denne telefax til Kommissionen og anmodede denne om en udtalelse om den yderligere påstand.

Klagerens telefax af 12. september 2004

Den 12. september 2004 meddelte klageren Ombudsmanden, at han havde modtaget et brev af 2. september 2004, hvori Kommissionen havde bemærket, at fristen for at besvare klagerens genfremsatte begæring af 30. juli 2004 (som ifølge Kommissionen var blevet registreret den 12. august 2004) måtte forlænges med yderligere 15 arbejdsdage (indtil den 23. september 2004), fordi flere tjenestemænd, hvis ekspertise var nødvendig for at behandle begæringen, var på ferie. Klageren var af den opfattelse, at Kommissionens afgørelse ikke var korrekt, eftersom Kommissionen ikke burde have lov til at forlænge sagsbehandlingstiden ved at forsinke registreringen af ansøgninger, og at den begrundelse, som Kommissionen havde angivet, kunne anvendes til at omgå enhver frist. Han udtrykte også tvivl om, hvorvidt Kommissionens brev (som han hævdede at have modtaget den 11. september 2004) rent faktisk var blevet sendt den 2. september 2004. Den 4. oktober 2004 fremsendte Ombudsmanden en kopi af klagerens fax til Kommissionen.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse

I sin udtalelse fremlagde Kommissionen en kronologi over begivenhederne. Ifølge denne beskrivelse havde Kommissionens udvælgelseskomité på sit møde den 16. oktober 2003 fastslået, at klagerens forslag ikke kunne antages til behandling, mens skrivelsen til klageren var blevet sendt den 22. december 2003. Ifølge denne kronologi havde Kommissionen modtaget klagerens telefax af 30. juli 2004 den 6. august 2004.

Derudover fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

Udvælgelsen af forslag under Leonardo da Vinci-programmet omfattede to trin. Sagsøgeren fremlagde først et foreløbigt forslag, som efterfølgende blev evalueret af Kommissionen med hjælp fra uafhængige eksterne eksperter. På grundlag af resultaterne af denne evaluering blev de ansøgere, der havde de bedste foreløbige forslag, opfordret til at indsende et fuldstændigt forslag.

Klagerens foreløbige forslag var oprindeligt blevet afvist, fordi det syntes at være indgivet efter den relevante frist. Denne beslutning var blevet omstødt, efter at klageren havde gjort indsigelse mod den i sit brev af 29. december 2003. Da denne klage imidlertid var modtaget, efter at evalueringen allerede var afsluttet, var klagerens foreløbige forslag i modsætning til andre foreløbige forslag ikke blevet evalueret af eksterne eksperter. For at undgå, at klageren stilles ugunstigt på grund af Kommissionens oprindelige beslutning, blev han ikke desto mindre opfordret til at fremlægge et fuldstændigt forslag og kontakte Kommissionens tjenestegrene med hensyn til ethvert spørgsmål, han måtte have vedrørende sit forslag. For at undgå forskelsbehandling i forhold til andre ansøgere havde klageren desuden fået mere tid til at indsende sit fuldstændige forslag.

Det blev anerkendt, at der var forløbet en vis tid mellem udvælgelseskomitéens udtalelse og Kommissionens skrivelse, hvori klageren blev underrettet om, at hans ansøgning ikke kunne antages til realitetsbehandling. Denne forsinkelse skyldtes, at Kommissionens afgørelse om foreløbige forslag inden for rammerne af procedure C blev vedtaget efter at have indhentet udtalelse fra Leonardo da Vinci-udvalget og efter udløbet af den periode, der var fastsat for udøvelsen af Europa-Parlamentets kontrolbeføjelse.

Dette var grunden til, at Kommissionen havde indført en ekstraordinær procedure med det formål at give klageren mulighed for at fremsætte et fuldstændigt forslag. Kommissionen accepterede, at den var blevet foranlediget til at begå en fejl af de ulæselige poststempler (på klagerens ansøgning), da den undersøgte, om ansøgningen kunne antages til behandling, og den havde undskyldt dette over for klageren. Den havde imidlertid sørget for, at denne fejl blev rettet ved undtagelsesvis at acceptere, at klageren kunne indgive et fuldstændigt forslag, ved at opfordre ham til at kontakte sine tjenestegrene med hensyn til ethvert spørgsmål vedrørende det foreløbige forslag og ved at give ham en særlig frist til at indgive det fuldstændige forslag.

Klageren havde ikke lidt nogen skade som følge af, at hans ansøgning oprindeligt var blevet afvist. Det skal bemærkes, at der mellem indgivelsen af det foreløbige forslag og indgivelsen af det fuldstændige forslag var blevet udvekslet flere meddelelser mellem Kommissionens tjenestegrene og klageren. Det fremgik imidlertid, at klageren ikke havde fremsat nogen anmodninger vedrørende de eventuelle bemærkninger fra de eksterne eksperter vedrørende hans foreløbige forslag eller mulighederne for at forbedre hans forslag i denne periode.

Der var heller ingen direkte forbindelse mellem eventuelle anbefalinger fra eksterne eksperter om forbedring af foreløbige forslag og udvælgelsen af forslag, da succesraten mellem fasen med foreløbige forslag og fasen med forslag beløb sig til ca. 50 %.

Det skal også bemærkes, at der ikke var nogen "ret" til støtte i fællesskabsretten. Kommissionen kompenserede derfor ikke personer, der havde ansøgt om støtte, for den tid, de havde brugt på at udarbejde deres forslag.

Kommissionen var derfor ikke enig med klageren i, at han havde ret til erstatning.

Efter at have modtaget klagerens brev af 29. december 2003 havde Kommissionen foretaget en revurdering af sagen. Kommissionen havde revideret sin holdning på en passende måde og konkluderede, at der ikke kunne rettes nogen bebrejdelser mod den ansvarlige tjenestemand eller udvælgelseskomitéen, som havde begået en fejl i "god tro". Kommissionen havde redegjort for sin holdning i sit brev af 19. juli 2004, hvori den havde forklaret, at den ikke havde kendskab til noget retsgrundlag for "Dienstaufsichtsbeschwerden" i fællesskabsretten, og opfordrede klageren til at give mere præcise oplysninger om grundlaget for sådanne klager. Klageren havde ikke besvaret denne opfordring.

Hvad angår spørgsmålet om aktindsigt blev den genfremsatte begæring af 30. juli 2004 registreret den 12. august 2004. Svarfristen på 15 arbejdsdage udløb således den 2. september 2004. Samme dag havde Kommissionen skrevet til klageren for at meddele ham, at den relevante periode var blevet forlænget. Den begrundelse, som Kommissionen havde påberåbt sig, var helt legitim. Efter en fornyet gennemgang af anmodningen havde Kommissionen besluttet at udlevere evalueringsskemaerne for de eksterne eksperter til klageren uden dog at oplyse disse eksperters identitet. Det endelige svar var blevet sendt til klageren den 24. september 2004.

Klagernes bemærkninger

I sine bemærkninger fremsatte klageren følgende bemærkninger:

Kommissionen erkendte, at den ukorrekte behandling af hans ansøgning fra oktober 2003 udelukkende var dens ansvar. Den havde imidlertid ikke godtgjort sin påstand om, at dette skyldtes ulæselige poststempler på den kuvert, der indeholdt denne ansøgning, f.eks. ved at fremlægge en kopi af det pågældende dokument. Der var endnu ikke givet aktindsigt i dokumentet. På grundlag af de foreliggende oplysninger var det således ikke godtgjort, at den af Kommissionen påberåbte omstændighed havde ført til en fejlagtig behandling af stævningen.

Allerede inden forelæggelsen af det foreløbige forslag havde han henledt Kommissionens opmærksomhed på, at fastsættelsen af fristen den 3. oktober 2003 ville medføre, at tyske ansøgere ville blive behandlet anderledes, eftersom de tyske postkontorer ikke blev åbnet på denne dag, som var en national helligdag. Kommissionen havde imidlertid nægtet at acceptere hans anmodning om at ændre fristen.

Begæringen om aktindsigt i alle sagens akter blev derfor opretholdt.

Hvis Kommissionen faktisk skulle have været i tvivl om, hvorvidt hans anmodning var blevet fremsendt rettidigt, ville den have været forpligtet til at anmode ham om inden for 48 timer at fremlægge beviser for, at skrivelsen var blevet afsendt rettidigt. Kommissionen havde imidlertid undladt at gøre dette.

Hvis en evaluering foretaget af eksterne eksperter rent faktisk ikke havde været mulig, da det viste sig, at det foreløbige forslag kunne antages til realitetsbehandling, ville Kommissionen have været forpligtet til på eget initiativ, og uden at der var behov for en anmodning herom, at underrette ham om sin vurdering af det foreløbige forslag og om sine forslag til, hvordan dette kunne forbedres.

I mangel af en sådan meddelelse fra Kommissionen havde han antaget, at Kommissionen ikke havde nogen grundlæggende indvendinger med hensyn til indhold eller form, og at Kommissionen ikke fandt, at det var nødvendigt at optimere det foreløbige forslag på en grundlæggende måde. Det var på baggrund af denne forventning, at han havde udarbejdet hele forslaget.

Yderligere undersøgelser

Efter nøje overvejelse af Kommissionens udtalelse og klagerens bemærkninger viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser.

Ombudsmandens anmodning om yderligere oplysninger

Den 17. januar 2005 anmodede Ombudsmanden derfor Kommissionen (1) om at kommentere klagerens argument om, at Kommissionen ikke havde behandlet hele omfanget af hans begæring om aktindsigt i Kommissionens sagsakter, (2) om at fremlægge en kopi af kuverten med klagerens foreløbige forslag, som blev sendt til Kommissionen i oktober 2003, og (3) om at fremlægge mere specifikke oplysninger (a) om de retlige bestemmelser, der forpligtede den til at høre Leonardo da Vinci-udvalget og eventuelt Europa-Parlamentet, også i tilfælde af ansøgninger, der blev afvist med den begrundelse, at de var indgivet for sent, og (b) om, hvornår Leonardo da Vinci-udvalget havde afgivet udtalelse, og om udløbet af den periode, der var fastsat for Europa-Parlamentets kontrolret.

Kommissionens svar

I sit svar af 14. marts 2005 fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger:

I sit brev af 26. juni 2004 havde klageren anmodet om aktindsigt i Kommissionens sagsakter, for så vidt som han anfægtede objektiviteten af evalueringen af hans forslag ved at sætte spørgsmålstegn ved kvaliteten eller eksistensen af eksterne eksperters evalueringer. Kommissionen havde behandlet denne anmodning ved brev af 24. september 2004. Sammen med dette brev havde den sendt klageren de anonymiserede evalueringsskemaer fra de eksterne eksperter vedrørende hans forslag. Klageren nævnte ikke et specifikt dokument, som Kommissionen skulle fremsende til ham. Kommissionens tjenestegrene kunne derfor ikke se, hvad klageren mente, da han anførte, at Kommissionen ikke havde givet ham fuld aktindsigt.

Leonardo da Vinci-udvalget skulle høres af Kommissionen om udkastet til listen over udvalgte foreløbige forslag. Udvalget afgav positiv udtalelse den 17. november 2003. Udkastet til afgørelse var blevet forelagt Parlamentet den 17. november 2003, og fristen for udøvelse af Parlamentets kontrolrettigheder var udløbet den 16. december 2003.

En kopi af kuverten med klagerens foreløbige forslag, som blev sendt til Kommissionen i oktober 2003, blev fremsendt af Kommissionen sammen med dens brev af 14. marts 2005.

Klagerens bemærkninger

I sine bemærkninger fastholdt klageren sin klage og fremsatte følgende yderligere bemærkninger:

Da han havde anmodet om aktindsigt i alle Kommissionens sagsakter, havde det ikke været nødvendigt for ham at udpege bestemte dokumenter.

Et af poststemplet på konvolutten med hans foreløbige forslag var dateret den 2. oktober 2003 og var læseligt. Det var derfor uforståeligt, hvorfor Kommissionen havde afvist sagen. Da ansøgningerne skulle indgives pr. rekommanderet brev, ville det have været muligt at fastslå den korrekte dato. Under anvendelse af Kommissionens egne procedureregler burde Kommissionen have anmodet ham om senest 48 timer efter at have fået kendskab til de relevante omstændigheder at bevise, at skrivelsen var blevet fremsendt rettidigt.

Kommissionen skabte med urette det indtryk, at den ikke ville have været i stand til at oplyse ham om, at hans ansøgning var blevet afvist som uantagelig på grund af dens forpligtelse til at høre udvalget og Europa-Parlamentet.

Afgørelsen

1 De relevante faktiske omstændigheder

1.1 Den 2. oktober 2003 indgav klageren, en tysk konsulent, en ansøgning til Europa-Kommissionen som svar på dennes indkaldelse af forslag 2003-2004 under Leonardo da Vinci-programmet.

De relevante bestemmelser er fastsat i Rådets afgørelse 1999/382/EF af 26.4.1999 om iværksættelse af anden fase af Fællesskabets handlingsprogram for erhvervsuddannelse »Leonardo da Vinci« (EFT L 146, s. 33). For forslag, der indgives under procedure C (f.eks. klagerens), indeholder de relevante regler bestemmelser om en udvælgelsesproces i to trin, nemlig i) udvælgelse af foreløbige forslag og ii) udvælgelse af fuldstændige forslag og inddragelse af et forvaltningsudvalg ("Leonardo da Vinci-udvalget"). Kommissionen evaluerer først alle de foreløbige forslag, den modtager, og foretager en udvælgelse efter at have indhentet en udtalelse fra Leonardo da Vinci-udvalget. Det ser ud til, at Kommissionen allerede anvender eksterne eksperter i forbindelse med udvælgelsen af foreløbige forslag, og at eventuelle henstillinger om forbedring af forslag fra disse eksperter fremsendes til ansøgerne.

Kun ansøgere, hvis foreløbige forslag er blevet udvalgt, opfordres til at indsende forslag. Kommissionen foretager derefter, igen med hjælp fra eksterne eksperter, en vurdering af de modtagne forslag og opstiller en liste over projekter. Efter at have indhentet udtalelse fra Leonardo da Vinci-udvalget opstiller Kommissionen listen over udvalgte projekter.

Europa-Parlamentet udøver kontrolrettigheder over denne procedure.

Det ser ud til, at udvælgelsen af foreløbige forslag skal foretages senest tre måneder efter udløbet af den frist for indgivelse af foreløbige forslag, der er fastsat i indkaldelsen af forslag, mens den resterende del af processen ikke bør tage mere end fem måneder.

1.2 I henhold til de regler, der er fastsat i indkaldelsen af forslag vedrørende den foreliggende sag, skulle foreløbige forslag indgives senest den 3. oktober 2003. På mødet den 16. oktober 2003 afviste Kommissionens udvælgelseskomité klagerens foreløbige forslag med den begrundelse, at det var indgivet for sent. Klageren blev underrettet herom ved brev af 22. december 2003, efter at Kommissionen havde foretaget udvælgelsen af foreløbige forslag, efter at Leonardo da Vinci-udvalget var blevet hørt om denne udvælgelse, og efter at den periode, hvor Europa-Parlamentet kunne gribe ind, var udløbet.

1.3 Da klageren var af den opfattelse, at han havde overholdt denne frist, eftersom han havde sendt sit forslag med anbefalet post den 2. oktober 2003, henvendte han sig til både Kommissionen og Ombudsmanden den 29. december 2003. Da Kommissionen endnu ikke havde haft tilstrækkelig tid til at behandle sagen, afviste Ombudsmanden den 13. januar 2004 denne første klage (klage 33/2004/GG).

1.4 Den 15. januar 2004 indgav klageren en ny klage til Ombudsmanden (klage 221/2004/GG), og Ombudsmanden indledte en undersøgelse. I sin udtalelse accepterede Kommissionen, at der var begået en fejl, og at klagerens foreløbige forslag faktisk var blevet indgivet rettidigt. Kommissionen bemærkede, at den for at rette op på denne fejl havde udvalgt klagerens projektforslag til forelæggelse af et fuldstændigt forslag. Klageren havde oprindeligt fået frist indtil den 1. marts 2004 til at indsende dette fuldstændige forslag. Efter at klageren havde påpeget, at han således ville have mindre tid til at fremlægge det fuldstændige forslag end andre ansøgere, havde Kommissionen accepteret, at han skulle have samme antal dage til at udarbejde det fuldstændige forslag som alle de andre ansøgere.

I sine bemærkninger til denne udtalelse understregede klageren, at han ikke havde nydt godt af den samme mængde oplysninger som andre ansøgere, da Kommissionen ikke havde fremsendt nogen oplysninger om, hvordan det projekt, der var beskrevet i det foreløbige forslag, efter Kommissionens opfattelse kunne forbedres i det fuldstændige forslag, hvilket Kommissionen havde gjort med hensyn til alle andre ansøgere. Ifølge klageren var dette en alvorlig ulempe, som han ville tage hensyn til i sin endelige vurdering, efter at ansøgningsproceduren var afsluttet, og for at afgøre, om det ville være nødvendigt at træffe yderligere foranstaltninger for at forsvare sine rettigheder. Klageren påpegede også, at Kommissionen ikke havde besvaret hans klager ("Dienstaufsichtsbeschwerden") over den person, der var ansvarlig for hans projekt, og over lederen af den relevante tjenestegren i Kommissionen.

Ombudsmanden mente, at Kommissionens manglende svar på "Dienstaufsichtsbeschwerden" syntes at skyldes en misforståelse fra Kommissionens side. I betragtning af sidstnævntes konstruktive og hurtige tilgang til den foreliggende sag fandt Ombudsmanden, at der ikke var behov for at forfølge dette spørgsmål i den foreliggende undersøgelse. Klageren blev imidlertid underrettet om muligheden for at indgive en ny klage vedrørende dette spørgsmål, hvis Kommissionen mod forventning skulle undlade at behandle dette spørgsmål.

Med hensyn til sagens realitet fandt Ombudsmanden, at Kommissionen havde handlet hurtigt og konstruktivt for at rette op på den fejl, der var begået. Ombudsmanden bemærkede, at klageren havde gjort gældende, at han i modsætning til, hvad Kommissionen havde sagt, ikke havde modtaget så mange oplysninger som andre ansøgere. Ombudsmanden fandt, at klageren således havde fremsat en ny, yderligere påstand. Efter Ombudsmandens opfattelse var det ikke hensigtsmæssigt at behandle denne nye påstand i forbindelse med hans undersøgelse af klage 221/2004/GG af mindst to grunde. For det første syntes klageren ikke at have rejst dette spørgsmål over for Kommissionen, før han forelagde det for Ombudsmanden. Kommissionen havde således endnu ikke haft mulighed for at undersøge sagen. For det andet stod det klageren frit for at indgive en ny klage til Ombudsmanden, hvis Kommissionens påståede undladelse af at give ham oplysninger skulle have en negativ indvirkning på Kommissionens afgørelse om hans fuldstændige forslag. Ombudsmanden konkluderede derfor, at der (med forbehold af ovennævnte forbehold) ikke længere var tale om fejl eller forsømmelser efter de skridt, som Kommissionen havde taget. Han afsluttede derfor sagen den 5. maj 2004.

1.5 Den 21. juni 2004 meddelte Kommissionen klageren, at hans forslag ikke var blevet udvalgt.

1.6 I et brev af 26. juni 2004 gjorde klageren indsigelse mod denne beslutning og anmodede også om aktindsigt i Kommissionens sagsakter. Klageren anførte endvidere, at han mente, at Kommissionen burde betale ham en erstatning på 11 027,60 EUR.

I sit svar af 19. juli 2004 fandt Kommissionen, at den havde handlet korrekt i den foreliggende sag. Med hensyn til aktindsigt fortolkede Kommissionen klagerens anmodning som en anmodning om aktindsigt i de vurderinger af klagerens forslag, som var blevet udarbejdet af eksperter. Denne anmodning blev afvist på grundlag af artikel 4, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001.

Den 30. juli 2004 genfremsatte klageren begæringen om aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001.

1.7 Den 30. juli 2004 indgav klageren også en ny klage til Ombudsmanden, som blev registreret under referencen 2437/2004/GG. Den 31. august og den 12. september 2004 fremsendte klageren yderligere oplysninger og udvidede omfanget af denne klage. På grundlag af disse skrivelser identificerede Ombudsmanden følgende påstande og påstande: klageren 1) hævdede, at han var blevet forskelsbehandlet i forhold til andre ansøgere, 2) hævdede, at Kommissionen ikke havde givet ham aktindsigt i dens sagsakter i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001, 3) hævdede, at Kommissionen burde betale den erstatning, der blev krævet i hans brev af 26. juni 2004, og 4) hævdede, at Kommissionen burde svare på "Dienstaufsichtsbeschwerden".

2 Omfanget af den foreliggende undersøgelse

2.1 I sit brev til Kommissionen af 26. juni 2004, som denne klage er baseret på, forklarede klageren, at det beløb på 11 027,60 EUR, som han hævdede at have til gode, var afledt af, hvad han anså for at være Kommissionens ukorrekte behandling af hans foreløbige forslag. Klageren bemærkede, at han forbeholdt sig ret til at kræve erstatning for den måde, hvorpå hans forslag var blevet vurderet.

2.2 Da klageren ikke har fremlagt yderligere oplysninger eller præcise tal i denne henseende, finder Ombudsmanden, at klagerens eventuelle erstatningskrav som følge af Kommissionens vurdering af hans fuldstændige forslag ikke er omfattet af hans klage. Denne undersøgelse vil derfor kun behandle klagerens erstatningskrav som følge af Kommissionens behandling af hans foreløbige forslag, herunder opfordringen til at fremsætte et fuldstændigt forslag.

2.3 I sit brev af 26. juni 2004 anførte klageren også, at personer, mod hvem han havde indgivet klager ("Dienstaufsichtsbeschwerden"), i modsætning til hans gentagne anmodninger havde været involveret i vurderingen af hans forslag.

2.4 Ombudsmanden fandt, at denne påstand ikke var en del af den klage, som klageren indgav til ham i den foreliggende sag. Han anmodede derfor ikke Kommissionen om at afgive udtalelse om dette spørgsmål. Klageren, som blev underrettet om de påstande og påstande, som Ombudsmanden havde anmodet Kommissionen om at afgive udtalelse om, gjorde ikke indsigelse mod denne tilgang. Under disse omstændigheder vil denne undersøgelse ikke behandle dette spørgsmål.

2.5 Klageren foreslog i sin klage, at Ombudsmanden skulle undersøge, om Kommissionen havde indledt drøftelser med andre ansøgere under proceduren med henblik på at sætte disse ansøgere i stand til at optimere deres ansøgere. Det ser ud til, at klagerens bemærkning vedrører fasen efter indgivelsen af de fuldstændige forslag. I lyset af sine konklusioner om klagerens vigtigste påstande og påstande (se nedenfor) mener Ombudsmanden, at der ikke er behov for at behandle dette spørgsmål i denne undersøgelse.

2.6 I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse i den foreliggende sag bemærkede klageren, at han havde henledt Kommissionens opmærksomhed på, at fastsættelsen af fristen den 3. oktober 2003 ville medføre, at tyske ansøgere ville blive behandlet på en anden måde, eftersom de tyske postkontorer ikke var åbne den dag, hvilket var en national helligdag i Tyskland. Klageren påpegede, at Kommissionen imidlertid havde nægtet at acceptere hans anmodning om at ændre fristen.

2.7 Ombudsmanden er af den opfattelse, at klagerens ovennævnte bemærkning synes at have været beregnet på hans oplysninger, og at den ikke udgør en yderligere påstand. Dette aspekt af sagen vil derfor ikke være omfattet af denne undersøgelse. Ombudsmanden finder det nyttigt at tilføje, at den blotte omstændighed, at udløbet af en frist for indgivelse af ansøgninger falder på en helligdag i en af medlemsstaterne, ikke synes at være et tegn på fejl eller forsømmelser, forudsat at ansøgere fra alle medlemsstater har haft tilstrækkelig tid til at udarbejde og indgive deres ansøgninger.

3 Påstået forskelsbehandling

3.1 Klageren hævdede, at han var blevet forskelsbehandlet i forhold til andre ansøgere. Denne påstand var baseret på, at Kommissionen ikke havde undersøgt hans foreløbige forslag, før han var blevet opfordret til at fremsætte et fuldstændigt forslag. Klageren fremførte, at hvis hans foreløbige forslag var blevet behandlet korrekt, ville der ikke have været behov for, at han fremlagde et fuldstændigt forslag med høje omkostninger. Han understregede endvidere, at hvis hans foreløbige forslag var blevet vurderet positivt, ville han (som alle andre ansøgere havde gjort) have modtaget resultaterne af denne første evaluering, som ville have gjort det muligt for ham at tage hensyn til yderligere aspekter i sit forslag, som han nu var blevet gjort opmærksom på for første gang.

3.2 I sin udtalelse påpegede Kommissionen, at klagerens foreløbige forslag oprindeligt var blevet afvist, fordi det syntes at være indgivet efter den relevante frist. Denne beslutning var blevet omstødt, efter at klageren havde gjort indsigelse mod den i sit brev af 29. december 2003. Da denne klage imidlertid var modtaget, efter at evalueringen allerede var afsluttet, var klagerens foreløbige forslag i modsætning til andre foreløbige forslag ikke blevet evalueret af eksterne eksperter. For at undgå, at klageren skulle lide nogen ulempe som følge af Kommissionens oprindelige beslutning, var han ikke desto mindre blevet opfordret til at fremlægge et fuldstændigt forslag og kontakte Kommissionens tjenestegrene med hensyn til ethvert spørgsmål, han måtte have vedrørende sit forslag. For at undgå forskelsbehandling i forhold til andre ansøgere havde klageren desuden fået mere tid til at indsende sit fuldstændige forslag.

Kommissionen fremførte, at klageren ikke havde fremsat nogen anmodninger vedrørende de eventuelle bemærkninger fra de eksterne eksperter vedrørende hans foreløbige forslag eller mulighederne for at forbedre hans forslag i denne periode. Ifølge Kommissionen var der heller ikke nogen direkte forbindelse mellem eventuelle henstillinger fra eksterne eksperter om forbedring af forslag og udvælgelsen af forslag, eftersom succesraten mellem fasen med foreløbige forslag og fasen med forslag beløb sig til ca. 50 %.

3.3 Klageren anførte i sine bemærkninger, at hvis en evaluering foretaget af eksterne eksperter rent faktisk ikke havde været mulig, da det havde vist sig, at det foreløbige forslag var blevet antaget til behandling, ville Kommissionen have været forpligtet til på eget initiativ og uden behov for en anmodning herom at underrette ham om sin vurdering af det foreløbige forslag og om sine forslag til, hvordan dette kunne forbedres.

3.4 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen accepterede, at den begik en fejl, da den anså klagerens foreløbige forslag for at være indgivet for sent, og at den undskyldte denne fejl. Han bemærker endvidere, at Kommissionen handlede hurtigt og konstruktivt, da den blev gjort opmærksom på fejlen. For at rette op på de negative virkninger af denne fejl gav Kommissionen klageren mulighed for at indgive et fuldstændigt forslag, som skulle indgives inden den 1. marts 2004, som var den dato, der var fastsat for indgivelse af fuldstændige forslag fra de ansøgere, hvis foreløbige forslag var blevet udvalgt. Ombudsmanden bemærker endvidere, at da klageren påpegede, at dette ville give ham mindre tid til at indgive et fuldstændigt forslag end de andre initiativtagere, accepterede Kommissionen, at han fik samme tid, og at hans fuldstændige forslag skulle indgives senest den 19. marts 2004.

3.5 Efter Ombudsmandens opfattelse er det ikke desto mindre klart, at denne fremgangsmåde ikke sikrede, at klageren blev behandlet som alle de andre initiativtagere, hvis foreløbige forslag var blevet udvalgt. I løbet af denne undersøgelse bekræftede Kommissionen, at den havde gennemgået de foreløbige forslag med hjælp fra eksterne eksperter. Det fremgår endvidere, at disse eksperters bemærkninger, herunder forslag til, hvordan de foreløbige forslag kan forbedres, blev videresendt til ansøgerne af Kommissionen (2). Disse ansøgere havde således mulighed for at drage fordel af ekspertrådgivning, når de skulle beslutte, om og hvordan de skulle indgive et fuldstændigt forslag til Kommissionen. Det er ubestridt, at der ikke blev givet en sådan rådgivning til klageren. Under disse omstændigheder behandlede Kommissionen ikke klageren på samme måde som de andre ansøgere, hvis foreløbige forslag var blevet udvalgt.

3.6 Ombudsmanden er imidlertid af den opfattelse, at der skal tages hensyn til omstændighederne i den foreliggende sag med henblik på at afgøre, om denne forskelsbehandling kan begrundes. Det ser ud til, at de relevante regler fastsætter, at foreløbige forslag skal vurderes inden for et bestemt tidsrum. Denne periode var udløbet, da Kommissionen blev opmærksom på den fejl, der var sket, og Kommissionen forklarede, at det var af denne grund, at klagerens foreløbige forslag ikke blev vurderet af eksterne eksperter. Ombudsmanden bemærker endvidere, at Kommissionen sammen med sin udtalelse om klage 221/2004/GG fremsendte en kopi af det interne notat af 28. januar 2004, hvori Kommissionen forklarede den tilgang, der blev foreslået i den foreliggende sag. Ifølge dette notat var det på nuværende tidspunkt "materielt umuligt" at foretage en evaluering af klagerens foreløbige forslag i betragtning af den tid, der var nødvendig for at indgå kontrakt med eksterne eksperter, og det forhold, at det fuldstændige forslag skulle være Kommissionen i hænde inden afslutningen af "evalueringen af det fuldstændige forslag", som ifølge notatet skulle finde sted mellem den 1. og den 26. marts 2004. Ifølge dette notat var det derfor blevet besluttet at erklære det foreløbige forslag for udvalgt til forelæggelse af et fuldstændigt forslag og "træffe passende foranstaltninger over for [klageren] for at sikre ligebehandling".

3.7 Efter Ombudsmandens opfattelse er det ikke hævet over enhver tvivl, om det faktisk var umuligt at få klagerens foreløbige forslag evalueret af eksterne eksperter i den foreliggende sag. Det skal bemærkes, at de relevante regler ikke synes at fastsætte bindende frister for vurderingen af processens anden fase, dvs. vurderingen af de fuldstændige forslag. I mangel af yderligere oplysninger om disse spørgsmål og i lyset af hans efterfølgende konklusioner mener Ombudsmanden imidlertid, at det er bedst at gå ud fra den antagelse, at det faktisk var "materielt umuligt" for Kommissionen at benytte eksterne eksperter til at vurdere klagerens foreløbige forslag.

3.8 På dette grundlag mener Ombudsmanden, at den løsning, der er skitseret i Kommissionens notat af 28. januar 2004, faktisk var rimelig under de givne omstændigheder, forudsat at Kommissionen traf "passende foranstaltninger (...) for at sikre ligebehandling". Efter Ombudsmandens opfattelse gjorde Kommissionen imidlertid ikke alt, hvad der var nødvendigt og hensigtsmæssigt efter omstændighederne, for at sikre, at klageren blev behandlet på samme måde som de øvrige ansøgere. Dette er helt sikkert tilfældet for så vidt angår den tid, der blev tildelt ansøgerne. Det skal bemærkes, at klageren oprindeligt fik frist til den 1. marts 2004 til at indgive sit fuldstændige forslag. Det var først efter klagerens indsigelse, at han fik det samme antal dage som de øvrige ansøgere. Selv om denne mangel således hurtigt blev afhjulpet af Kommissionen og derfor er irrelevant for den foreliggende sag, giver Kommissionens fremgangsmåde anledning til tvivl om, hvorvidt den var fuldt ud klar over, hvad der var nødvendigt for at sikre ligebehandling af alle ansøgere. Endnu vigtigere var det, at Kommissionen i betragtning af den betydning, som evalueringen af det foreløbige forslag havde for indgivelsen af det fuldstændige forslag, burde have været klar over, at klageren var ringere stillet end de andre ansøgere, hvis foreløbige forslag var blevet evalueret og udvalgt. Under disse omstændigheder ville det have været god administrativ praksis for Kommissionen at forsøge at sikre, at denne ulempe blev minimeret mest muligt. Som klageren anførte, kunne Kommissionen navnlig have informeret ham om sin vurdering af det foreløbige forslag og om sine forslag til, hvordan sidstnævnte kunne forbedres. I betragtning af omstændighederne i den foreliggende sag er Ombudsmanden af den opfattelse, at en sådan fremgangsmåde faktisk kunne forventes af en administration, der ønskede at ophæve følgerne af en fejl, som den havde begået. Der synes imidlertid ikke at være truffet sådanne foranstaltninger. Det er korrekt, at Kommissionen i sit brev af 2. februar 2004, hvori den informerede klageren om den beslutning, den havde truffet, bemærkede, at han kunne kontakte Kommissionens generaldirektorat "for yderligere oplysninger". Efter Ombudsmandens opfattelse var dette temmelig generelle tilbud imidlertid ikke tilstrækkeligt til at sikre, at klageren i det væsentlige blev behandlet på samme måde som de ansøgere, hvis foreløbige forslag var blevet evalueret og udvalgt.

3.9 For at undgå tvivl skal det bemærkes, at Ombudsmanden er bekendt med, at klageren har fremsat et fuldstændigt forslag uden at have insisteret på eller fået en vurdering af sit foreløbige forslag. Efter Ombudsmandens opfattelse påvirker denne omstændighed (selv om den er relevant for spørgsmålet om, hvorvidt klageren har ret til erstatning) imidlertid ikke hans konklusion om, at Kommissionen ikke sikrede klageren samme behandling som andre ansøgere, hvis foreløbige forslag var blevet udvalgt, og som var blevet opfordret til at indgive et fuldstændigt forslag. Kommissionens undladelse af at sikre en sådan ligebehandling udgør derfor et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

4 Påstået undladelse af at give aktindsigt i Kommissionens sagsakter

4.1 Klageren hævdede, at Kommissionen ikke havde givet ham behørig aktindsigt. I et yderligere brev til Ombudsmanden af 12. september 2004 (som Ombudsmanden videresendte til Kommissionen) meddelte klageren Ombudsmanden, at han havde modtaget et brev af 2. september 2004, hvori Kommissionen havde bemærket, at fristen for at besvare klagerens genfremsatte begæring af 30. juli 2004 (som ifølge Kommissionen var blevet registreret den 12. august 2004) måtte forlænges med yderligere 15 arbejdsdage (indtil den 23. september 2004), fordi flere tjenestemænd, hvis ekspertise var nødvendig for at behandle begæringen, var på ferie. Klageren var af den opfattelse, at Kommissionens afgørelse ikke var korrekt, eftersom Kommissionen ikke burde have lov til at forlænge sagsbehandlingstiden ved at forsinke registreringen af ansøgninger, og at den begrundelse, som Kommissionen havde angivet, kunne anvendes til at omgå enhver frist.

4.2 Kommissionen påpegede i sin udtalelse, at den genfremsatte begæring af 30. juli 2004 var blevet registreret den 12. august 2004. Svarfristen på 15 arbejdsdage udløb således den 2. september 2004. Samme dag havde Kommissionen skrevet til klageren for at meddele ham, at den relevante periode var blevet forlænget. Ifølge Kommissionen var den begrundelse, som den havde påberåbt sig, fuldt ud berettiget. Efter en fornyet gennemgang af anmodningen havde Kommissionen besluttet at udlevere evalueringsskemaerne for de eksterne eksperter til klageren uden dog at oplyse disse eksperters identitet. Det endelige svar var blevet sendt til klageren den 24. september 2004.

4.3 I sine bemærkninger fastholdt klageren sin påstand.

4.4 I en anmodning om yderligere oplysninger, der blev sendt den 17. januar 2005, anmodede Ombudsmanden Kommissionen om at kommentere klagerens synspunkt om, at den ikke havde behandlet hele omfanget af hans anmodning om aktindsigt i Kommissionens sagsakter.

4.5 I sit svar anførte Kommissionen, at klageren havde anmodet om aktindsigt i Kommissionens sagsakter, for så vidt som han anfægtede objektiviteten af evalueringen af hans forslag ved at sætte spørgsmålstegn ved kvaliteten eller eksistensen af eksterne eksperters evalueringer. Kommissionen havde behandlet denne anmodning ved brev af 24. september 2004, som den havde fremsendt til klageren de anonymiserede evalueringsskemaer fra de eksterne eksperter vedrørende hans forslag. Kommissionen påpegede, at klageren ikke havde nævnt et specifikt dokument, som Kommissionen skulle fremsende til ham. Kommissionens tjenestegrene kunne derfor ikke se, hvad klageren mente, da han anførte, at Kommissionen ikke havde givet ham fuld aktindsigt.

4.6 I sine bemærkninger gjorde klageren gældende, at det ikke havde været nødvendigt for ham at udpege specifikke dokumenter, eftersom han havde anmodet om aktindsigt i alle Kommissionens sagsakter.

4.7 Ombudsmanden mener, at det er nyttigt at skelne mellem de proceduremæssige aspekter af denne påstand og de materielle spørgsmål, den indebærer.

4.8 Med hensyn til proceduremæssige aspekter bemærker Ombudsmanden, at klageren i sin skrivelse til Kommissionen af 26. juni 2004, hvori han anmodede om aktindsigt, også påpegede, at han allerede havde anmodet om aktindsigt i Kommissionens sagsakter ved flere lejligheder. Der blev ikke fremlagt yderligere oplysninger om disse tidligere forsøg på at få aktindsigt i Kommissionens sagsakter. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at de argumenter, som klageren fremlagde for ham, vedrører behandlingen af hans ansøgning af 26. juni 2004. Det er derfor denne begæring om aktindsigt (og den efterfølgende genfremsatte begæring), der vil blive behandlet her.

Da klageren ikke modtog noget svar på sin begæring om aktindsigt, genfremsatte han begæringen over for Kommissionen, som blev fremsendt pr. telefax den 30. juli 2004. Ifølge de oplysninger, som Kommissionen fremlagde i sin udtalelse, blev denne genfremsatte begæring modtaget den 6. august 2004, dvs. en uge senere, og registreret den 12. august 2004. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen ikke har fremlagt nogen forklaring på disse forsinkelser.

Ved brev af 2. september 2004 meddelte Kommissionen klageren, at fristen på 15 arbejdsdage for besvarelse af den genfremsatte begæring (som udløb samme dag) måtte forlænges med yderligere 15 arbejdsdage (indtil den 23. september 2004), fordi flere tjenestemænd, hvis ekspertise var nødvendig for at behandle begæringen, var på ferie. I henhold til artikel 8, stk. 2, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (3) kan fristen for besvarelse af genfremsatte begæringer forlænges med 15 arbejdsdage "i særlige tilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter". Ombudsmanden mener ikke, at fraværet af personale på ferie kan betragtes som et "ekstraordinært" tilfælde i denne bestemmelses forstand, der kan begrunde en forlængelse af fristen.

Under alle omstændigheder bemærkede Kommissionen i sit brev af 2. september 2004, at den forlængede frist var den 23. september 2004. Kommissionens svar på den genfremsatte begæring blev imidlertid først fremsendt den 24. september 2004.

Under disse omstændigheder konkluderer Ombudsmanden, at Kommissionen ikke har behandlet klagerens anmodning om aktindsigt korrekt for så vidt angår proceduremæssige aspekter.

4.9 Med hensyn til substansen i denne påstand skal det bemærkes, at klageren i sit brev af 26. juni 2004 havde anmodet om aktindsigt ("Akteneinsicht"). I sin genfremsatte begæring af 30. juli 2004 anførte klageren utvetydigt, at hans begæring ikke vedrørte "enkelte dokumenter, men hele sagen". I det foreliggende tilfælde må det konstateres, at Kommissionen hidtil kun har givet adgang til de eksterne eksperters (anonymiserede) evalueringsskemaer vedrørende hans forslag. Selv om Kommissionen specifikt er blevet opfordret til at fremsætte bemærkninger til dette spørgsmål, har den stadig ikke behandlet klagerens begæring om aktindsigt i det omfang, den vedrører de øvrige dokumenter i dens sagsakter. Kommissionen gjorde gældende, at klageren ikke havde præciseret, hvilke dokumenter han ønskede at få adgang til. Ombudsmanden finder ikke dette argument overbevisende. Klageren har anmodet om aktindsigt i alle Kommissionens sagsakter vedrørende hans sag. Efter Ombudsmandens opfattelse var klagerens anmodning således tilstrækkelig præcis til, at Kommissionen kunne forstå omfanget af den adgang, som klageren ønskede at opnå.

Ombudsmanden finder derfor, at Kommissionen stadig ikke har behandlet det fulde omfang af klagerens begæring om aktindsigt.

4.10 Under disse omstændigheder er Ombudsmandens konklusion, at Kommissionen ikke har behandlet klagerens begæring om aktindsigt korrekt, både med hensyn til proceduremæssige aspekter og for så vidt angår sagens realitet. Ombudsmanden fremsætter derfor et udkast til henstilling nedenfor.

5 Erstatningskrav

5.1 Klageren nedlagde påstand om, at Kommissionen skulle betale den erstatning, der var fastsat i hans skrivelse af 26. juni 2004.

5.2 Kommissionen erkendte i sin udtalelse, at der var forløbet en vis periode mellem udvælgelseskomitéens udtalelse og Kommissionens skrivelse, hvori klageren blev underrettet om, at hans ansøgning ikke kunne antages til realitetsbehandling. Ifølge Kommissionen skyldtes denne forsinkelse, at Kommissionens afgørelse om foreløbige forslag var blevet vedtaget inden for rammerne af "procedure C" efter at have indhentet udtalelse fra det relevante udvalg og efter udløbet af den periode, der var fastsat for Europa-Parlamentets kontrolbeføjelser.

Kommissionen fremførte endvidere, at klageren ikke havde lidt skade som følge af, at hans ansøgning oprindeligt var blevet afvist (se de argumenter, der allerede er anført i punkt 2.2 ovenfor). Det understregede også, at der ikke var nogen "ret" til støtte i fællesskabsretten. Kommissionen kompenserede derfor ikke personer, der havde ansøgt om støtte, for den tid, de havde brugt på at udarbejde deres forslag.

5.3 I sine bemærkninger fastholdt klageren sit synspunkt.

5.4 Eftersom Kommissionens oprindelige afgørelse om at afvise det foreløbige forslag udgør baggrunden (og oprindelsen) for denne klage, finder Ombudsmanden det nødvendigt at indlede sin undersøgelse af denne påstand med en nærmere undersøgelse af dette spørgsmål. Efter en anmodning herom fra Ombudsmanden fremlagde Kommissionen en fotokopi af kuverten med klagerens foreløbige forslag, som blev sendt til Kommissionen i oktober 2003. At dømme ud fra denne fotokopi var det faktisk vanskeligt at fastslå, om klagerens foreløbige forslag var blevet indgivet rettidigt. Ombudsmanden finder det imidlertid vanskeligt at forstå, hvorfor klageren ikke blev kontaktet og opfordret til at fremlægge dokumentation for at fastslå den dato, hvor han havde sendt sit foreløbige forslag til Kommissionen. I betragtning af, at ansøgerne havde været forpligtet til at anvende anbefalet post, kunne spørgsmålet let have været afklaret. Ombudsmanden finder det endnu vanskeligere at forstå, hvorfor skrivelsen til klageren om den (formodede) uantagelighed først blev sendt den 22. december 2003, mere end to måneder efter at Kommissionens udvælgelseskomité havde truffet afgørelse om spørgsmålet den 16. oktober 2003. I sin udtalelse hævdede Kommissionen tilsyneladende, at den først skulle høre Leonardo da Vinci-udvalget og vente, indtil det tidspunkt, hvor Europa-Parlamentet kunne udøve sine kontrolrettigheder, var udløbet, før det kunne skrive til klageren. Ombudsmanden anmodede derefter Kommissionen om at give mere specifikke oplysninger om de retlige bestemmelser, som dette synspunkt var baseret på. Efter Ombudsmandens opfattelse indeholder Kommissionens svar ikke overbevisende oplysninger, der viser, at den ikke ville have været i stand til at underrette klageren i tide om sin afgørelse af 16. oktober 2003. Under disse omstændigheder mener Ombudsmanden, at Kommissionen skal holdes ansvarlig for forsinkelsen mellem dens afgørelse af 16. oktober 2003 og den dato, hvor klageren blev gjort opmærksom på denne afgørelse.

5.5 Som anført ovenfor (punkt 3.4) accepterer Kommissionen, at dens oprindelige beslutning (af 16. oktober 2003) om at afvise klagerens foreløbige forslag som uantageligt skyldtes en fejl. Ombudsmanden har endvidere fundet, at Kommissionen kan drages til ansvar for forsinkelsen mellem dens afgørelse af 16. oktober 2003 og den dato, hvor klageren blev gjort opmærksom på denne afgørelse (se punkt 5.4). Endelig konkluderede Ombudsmanden, at Kommissionen efterfølgende havde undladt at sikre ligebehandling mellem klageren og de andre initiativtagere, hvis foreløbige forslag var blevet udvalgt, og som var blevet opfordret til at indgive et fuldstændigt forslag (punkt 3.11). I lyset af disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at et erstatningskrav i princippet er velbegrundet.

5.6 Med hensyn til erstatningens størrelse har klageren fremlagt en beregning, hvor han krævede 2 275 EUR for omkostningerne i forbindelse med sine bestræbelser på at få Kommissionen til at overveje sit foreløbige forslag (30 timers arbejdstid med en sats på 75 EUR pr. time plus et fast beløb på 25 EUR for omkostningerne ved at sende faxer og foretage telefonopkald) og 8 752,60 EUR på grund af den (som det viste sig) forgæves indsats for at udarbejde et forslag (20 arbejdsdage med en sats på 409 EUR pr. dag plus et fast beløb på 7 % for omkostninger).

5.7 Hvad angår det første af disse punkter er Ombudsmanden af den opfattelse, at det ikke kan udelukkes, at en borger kan anmode administrationen om at kompensere ham for specifikke omkostninger, som han har afholdt i forbindelse med udøvelsen af sine rettigheder. Det er imidlertid vanskeligt at se, hvorfor klageren skulle have brugt 30 arbejdstimer på spørgsmålet. Klagerens brev til Kommissionen af 29. december 2003 indeholder mindre end 2 sider, og udarbejdelsen heraf kan ikke have krævet uforholdsmæssigt meget tid og arbejde. Det samme gælder de to klager, som klageren indgav til Ombudsmanden (klage 33/2004/GG og klage 221/2004/GG). Efter Ombudsmandens opfattelse har klageren ikke fremlagt tilstrækkelige beviser for, at den indsats, han måtte gøre for at få Kommissionen til at acceptere, at hans foreløbige forslag var blevet indgivet i tide, gik ud over, hvad der med rimelighed kan forventes af en borger, der henvender sig til en EU-institution med henblik på at opnå støtte.

5.8 Ombudsmanden mener, at der bør tages forskellige hensyn til omkostningerne ved udarbejdelsen af det fuldstændige forslag. Som klageren med rette har gjort gældende, er det muligt, at han kunne have udarbejdet et bedre forslag eller besluttet slet ikke at fremsætte et forslag, hvis han havde modtaget en evaluering af sit foreløbige forslag.

Ombudsmanden mener imidlertid, at følgende aspekter også bør tages i betragtning:

Selv om Kommissionen havde givet den rådgivning, som klageren hævder, at han burde have fået, er der intet, der beviser, at klageren ville have afstået fra at fremsætte et fuldstændigt forslag. Udarbejdelsen af et fuldstændigt forslag var imidlertid ikke nogen garanti for succes, da kun 50 % af de initiativtagere, der blev opfordret til at indsende et forslag, synes at være blevet udvalgt i sidste ende.

- I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse anførte klageren, at han havde antaget, at Kommissionen ikke havde haft nogen grundlæggende indvendinger med hensyn til indhold eller form, og at Kommissionen ikke mente, at det var nødvendigt at optimere det foreløbige forslag på en grundlæggende måde. Det var på baggrund af denne forventning, at han havde udarbejdet hele forslaget. Det skal dog bemærkes, at det i Kommissionens brev af 2. februar 2004, hvori klageren blev opfordret til at fremsætte et fuldstændigt forslag, utvetydigt blev anført, at der ikke var nogen garanti for, at der ville blive udbetalt subsidier.

Som Kommissionen har anført, er der ingen "ret" til støtte i fællesskabsretten. Personer, der ansøger om tilskud, kan kun håbe på at opnå det ønskede beløb uden at have nogen garanti for succes. Ansøgerne risikerer således, at den tid, de brugte på at udarbejde deres forslag, blev brugt forgæves.

I den foreliggende sag accepterede klageren at indgive et fuldstændigt forslag, selv om der ikke var foretaget en vurdering af hans foreløbige forslag. Klageren må derfor formodes at have accepteret en del af risikoen for, at hans forslag under de givne omstændigheder ville blive mislykket.

5.9 På baggrund af ovenstående mener Ombudsmanden, at det ville være god administrativ praksis for Kommissionen at tilbyde klageren en rimelig kompensation for de negative konsekvenser for ham af de fejl eller forsømmelser, der har fundet sted. Ombudsmanden fremsætter derfor et udkast til henstilling nedenfor. Efter Ombudsmandens opfattelse er det beløb, der kan anses for at være rimeligt under omstændighederne i den foreliggende sag, dog bestemt meget lavere end det beløb, som klageren kræver.

6 Begæring om besvarelse af »Dienstaufsichtsbeschwerden«

6.1 Klageren hævdede, at Kommissionen burde svare på hans "Dienstaufsichtsbeschwerden" (klager over individuelle medlemmer af Kommissionens personale).

6.2 Kommissionen anførte i sin udtalelse, at den efter at have modtaget klagerens brev af 29. december 2003 havde foretaget en revurdering af sagen. Ifølge Kommissionen havde denne undersøgelse ført til den konklusion, at der ikke kunne rettes nogen bebrejdelser mod den ansvarlige tjenestemand eller udvælgelseskomitéen, som havde begået en fejl i "god tro". Kommissionen bemærkede, at den havde redegjort for sin holdning i sit brev af 19. juli 2004, hvori den havde forklaret, at den ikke havde kendskab til noget retsgrundlag for "Dienstaufsichtsbeschwerden" i fællesskabsretten, og opfordrede klageren til at give mere præcise oplysninger om grundlaget for sådanne klager. Ifølge Kommissionen havde klageren ikke besvaret denne opfordring.

6.3 Ombudsmanden mener, at klageren ved at indgive sin "Dienstaufsichtbeschwerden" ønskede at klage over de enkelte berørte tjenestemænds adfærd og ikke over institutionens adfærd som sådan. Ombudsmanden mener imidlertid ikke, at der er noget, der tyder på, at disse tjenestemænd ikke havde handlet i "god tro". Efter Ombudsmandens opfattelse synes Kommissionens holdning således at være rimelig.

6.4 Der kan således ikke konstateres fejl eller forsømmelser med hensyn til dette aspekt af sagen.

7 Konklusion

I henhold til artikel 3, stk. 5, i Ombudsmandens statut skal Ombudsmanden så vidt muligt søge en mindelig løsning for at tilfredsstille klageren. I sin udtalelse var Kommissionen af den opfattelse, at klageren ikke havde ret til erstatning. Klageren fastholder imidlertid, at han bør modtage en erstatning på mere end 10 000 EUR. I betragtning af at klagerens og Kommissionens respektive holdninger ligger langt fra hinanden, mener Ombudsmanden, at det er usandsynligt, at et forslag til en mindelig løsning vil være vellykket i den foreliggende sag.

På baggrund af ovenstående fremsætter Ombudsmanden derfor følgende udkast til henstillinger til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut:

Udkastet til henstillinger

(1) Kommissionen bør behandle det fulde omfang af klagerens begæring om aktindsigt.

(2) Kommissionen bør tilbyde klageren en rimelig kompensation for de negative følger for ham af, at Kommissionen ikke har givet ham samme behandling som andre ansøgere, hvis foreløbige forslag var blevet udvalgt, og som var blevet opfordret til at indgive et fuldstændigt forslag.

Kommissionen og klageren vil blive underrettet om disse udkast til henstillinger. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut sender Kommissionen en detaljeret udtalelse senest den 31. december 2005. Den detaljerede udtalelse kan bestå af en accept af Ombudsmandens afgørelse og en beskrivelse af de foranstaltninger, der er truffet for at gennemføre udkastene til henstillinger.

Strasbourg, den 27. september 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113, s. 15).

(2) Ombudsmanden antager, at denne form for oplysninger kun blev givet til de initiativtagere, hvis foreløbige forslag var blevet udvalgt, og først efter at afgørelsen om denne udvælgelse var blevet vedtaget.

(3) EFT L 145, s. 43.