# Udkast til henstilling fra Den Europæiske Ombudsmand i forbindelse med hans undersøgelse af klage 56/2007/PB over Europa-Kommissionen
- Forfatter: Den Europæiske Ombudsmand
- Dato: 2010-05-11T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/da/recommendation/da/4850)
---
(Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand[\[1\])](#_ftn1){#_ftnref1}

BAGGRUNDEN TIL KONKLUSIONEN
---------------------------

1. Denne sag vedrører en anmodning om oplysninger og dokumenter, der blev indgivet til Kommissionen i slutningen af 2006. Klageren, der er pensioneret tjenestemand, anmodede Kommissionen om at give ham detaljerede oplysninger om arbejdet i den fælles sygeforsikringsordning eller alternativt dokumenter, som han selv kunne udlede af disse oplysninger. Kommissionen forelagde klageren visse rapporter, som den anså for at indeholde relevante oplysninger vedrørende hans anmodning. Den var imidlertid af den opfattelse, at den ikke var forpligtet til at imødekomme hans anmodning fuldt ud, fordi den var for vidtgående.

2. Klageren kontaktede Ombudsmanden, som i sidste ende nåede frem til den foreløbige konklusion, at Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad havde begrundet sit afslag på aktindsigt i de pågældende oplysninger eller dokumenter. Ombudsmanden fremsatte derfor et forslag til en mindelig løsning, som i det væsentlige blev afvist af Kommissionen. Ombudsmanden foretog efterfølgende en inspektion i Kommissionen, som afslørede en række mangler i Kommissionens behandling af sagen.

3 De nærmere omstændigheder i sagen er nærmere beskrevet i undersøgelsesafsnittet i dette udkast til henstilling.

Forespørgslens genstand
-----------------------

4. Den 7. februar 2007 indledte Ombudsmanden sin undersøgelse af klagerens følgende påstand og påstand:

Påstand:

Kommissionen har ikke behandlet hans genfremsatte begæring af 22. november 2006 i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001[\[2\].](#_ftn2){#_ftnref2}

Påstand:

Kommissionen bør give ham fuld eller delvis aktindsigt som svar på hans anmodninger af 14. september og 22. november 2006.

Forespørgslen
-------------

5. Den 7. februar 2007 anmodede Ombudsmanden Kommissionen om en udtalelse om klagen. Den 10. april 2007 sendte Kommissionen sin udtalelse, som blev videresendt til klageren. Klageren fremsatte sine bemærkninger til udtalelsen den 21. april 2007. På grund af i) klagerens forsøg på at finde en samlet løsning på sine mange tvister med Kommissionen og ii) Ombudsmandens støtte til dette forsøg suspenderede Ombudsmanden sin behandling af alle klager fra denne klager i en periode på flere måneder i 2007. Den 17. juni 2008 fremsatte Ombudsmanden et forslag til en mindelig løsning. Kommissionen fremsendte sine bemærkninger den 18. februar 2009, som blev videresendt til klageren den 24. februar 2009. Klageren fremsendte sine bemærkninger til Kommissionens bemærkninger den 1. marts 2009. Den 8. juni 2009 foretog Ombudsmandens tjenestegrene en inspektion i Kommissionen. Kontrolrapporten blev fremsendt til klageren, som fremsatte sine bemærkninger den 24. juni 2009.

Ombudsmandens analyse og konklusioner
-------------------------------------

### A. Påstand om, at Kommissionen ikke har behandlet klagerens genfremsatte begæring korrekt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001

*Argumenter forelagt Ombudsmanden*

6. Den 14. september 2006 indgav klageren følgende anmodninger til Europa-Kommissionen:

A. Adgang til alle statistikker over den fælles sygeforsikringsordning for de foregående fem år og navnlig til:

1. antallet af ansøgninger
2. den gennemsnitlige mængde (anmodet/betalt)
3. den minimale, maksimale og gennemsnitlige tid for behandling af ansøgninger fra deres registrering til afgørelsen og betalingen samt udviklingen i sagsbehandlingen over tid
4. antallet af ansøgninger, der kræver forudgående aftale, og resultaterne heraf (opdelt på kategorier)
5. antallet af ansøgninger med forskudsbetaling, deres resultater og mængder
6. ansøgninger om anerkendelse af ulykker (herunder behandlingstid og afgørelse)
7. en oversigt over yderligere tilgængelige statistiske data
8. antallet af medarbejdere med ansvar for behandling af ansøgninger
9. hvis disse data ikke foreligger, adgang til alle ansøgninger og afgørelser for det seneste år.

B. Adgang til alle statistikker vedrørende ansøgninger om anerkendelse af erhvervssygdom for de foregående 15 år, navnlig vedrørende:

1. antallet af ansøgninger
2. deres volumen
3. den tid, det tager at håndtere dem
4. antallet af godkendte ansøgninger og de foretagne betalinger
5. antallet af klager eller afgørelser truffet af et lægepanel
6. opdelt efter sygdomstype
7. hvis disse data ikke foreligger, adgang til alle sagsakter (ansøgninger og afgørelser) for de foregående fem år.

7. Klageren anførte, at han foretrak at få ovennævnte data på cd'er/dvd'er.

8. Kommissionen svarede den 17. oktober 2006. En kopi af dette svar var ikke vedlagt klagen, men sammenfattet i Kommissionens svar på klagerens genfremsatte*begæring.* Kommissionens PMO[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3} meddelte klageren, at a) de statistiske oplysninger, han havde anmodet om, ikke fandtes, og b) hans anmodning derfor ikke var blevet behandlet som en begæring om aktindsigt i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter ("forordning 1049/2001")[\[4\],](#_ftn4){#_ftnref4} men snarere som en begæring om oplysninger. PMO sendte klageren de relevante årsrapporter for 2001-2004 og oplyste, at PMO ville sende ham årsrapporten for 2005, når denne rapport var blevet færdiggjort. PMO sendte også klageren en oversigt*over de seneste år.* Endelig bemærkede PMO, at klageren havde anmodet om adgang til alle anmodninger og afgørelser, hvis de ønskede data ikke fandtes. En sådan adgang blev afvist for at beskytte personoplysninger.

9. Den 22. november 2006 indgav klageren en genfremsat*begæring om aktindsigt og/eller aktindsigt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001.* Klageren fremsatte følgende bemærkninger.

10. Han bemærkede først, at han havde modtaget nogle dokumenter som svar på ovennævnte anmodning, men at disse i modsætning til hans udtrykkelige anmodning om elektroniske kopier i) havde været i papirformat, og ii) dokumenterne på ingen måde opfyldte hans anmodninger.

11. Klageren rejste endvidere følgende spørgsmål som svar på Kommissionens svar af 17. oktober på hans brev af 14. september 2006:

1. I sit svar anmodede Kommissionen klageren om først at distribuere/videregive de fremsendte dokumenter efter høring af PMO. Kommissionen hævdede, at denne anmodning var i overensstemmelse med artikel 19 i personalevedtægten[\[5\].](#_ftn5){#_ftnref5} Klageren mente ikke, at der kunne anmodes om en sådan begrænsning, da hans anmodning var blevet fremsat i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 om *aktindsigt* i dokumenter.
2. Klageren bemærkede, at Kommissionen desuden havde meddelt ham, at der ikke fandtes systematisk strukturerede data vedrørende anmodninger vedrørende erhvervssygdomme, men at han havde fået tilsendt en oversigt over de foregående ti år. Klageren mente, at oplysningerne i sidstnævnte var helt utilstrækkelige, da de var på fransk og kun bestod af sagsnumre.

12. Klageren bemærkede også, at formålet med hans anmodning ikke som sådan var at få adgang til de nævnte sagsakter, men at få adgang til statistiske oplysninger (i tilfælde af at ovennævnte oplysninger ikke fandtes som sådan). Han bemærkede endvidere, at hans anmodning om aktindsigt var blevet afvist. Han gjorde gældende, at de oplysninger, som han havde anmodet om, faktisk var indeholdt i databaser, hvorfra Kommissionen let kunne have hentet disse relevante oplysninger i form af dokumenter, og at dens undladelse heraf var i strid med forordning nr. 1049/2001. Han bemærkede, at de oplysninger, han ønskede at indhente, tilsyneladende ikke var af interesse for Kommissionen, men at dette var irrelevant i henhold til forordning 1049/2001.

13. Klageren henviste til de oplysninger, han allerede havde fået, og bemærkede, at antallet af tilfælde af erhvervssygdomme var på ca. 235. Han hævdede, at det ikke ville indebære en uforholdsmæssig arbejdsbyrde for Kommissionen at give delvis aktindsigt i de relevante sagsakter.

14. På det tidspunkt, hvor han indgav sin klage til Ombudsmanden, havde klageren endnu ikke modtaget et svar fra Kommissionen på sin "*genfremsatte begæring*" . Den 10. januar 2007 fremsendte klageren imidlertid Kommissionens svar af samme dato til Ombudsmanden. Klageren påpegede, at han på trods af dette svar fastholdt sin klage. Klagerens e-mail af 10. januar 2007 og bilagene hertil indgik derfor i sagsakterne som en del af klagen.

15. Kommissionens svar af 10. januar 2007 til klageren blev sendt af Kommissionens generalsekretær og indeholdt med fed skrift angivelsen "*Genfremsat begæring om aktindsigt i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001".* Den indeholdt en første del med titlen "Omfanget*af Deres anmodning*" , hvori de forskellige punkter i klagerens anmodning blev sammenfattet. Anmodningen blev derefter drøftet i punkt 2 og 3 i skrivelsen som følger:

Behandling af den første ansøgning

De statistiske data, som klageren anmodede om, fandtes ikke som sådan. Udarbejdelsen af de statistiske data ville kræve et betydeligt arbejde med hensyn til søgning og behandling. PMO behandlede derfor ikke den første anmodning som en første begæring i henhold til forordning 1049/2001, men i stedet som en anmodning om oplysninger. PMO sendte klageren de relevante årsrapporter for 2001-2004 og ville sende ham årsrapporten for 2005, når den var færdiggjort. Desuden sendte PMO ham en oversigt over ansøgningerne for de seneste 15 år.

Klageren formulerede også en betinget ansøgning om, at hvis disse data ikke var tilgængelige, ville han gerne have adgang til alle sagsakter (ansøgninger og afgørelser) for de foregående fem år. Denne ansøgning blev afvist af PMO med henblik på beskyttelse af personoplysninger.

Behandling af klagerens første anmodning

I sin e-mail af 22. november 2006 fastholdt klageren sin første ansøgning af 14. september 2006. Med hensyn til aktindsigt i begæringer og afgørelser forklarede han, at han ikke var interesseret i at få adgang til de nævnte akter, men i at få adgang til statistiske oplysninger, der findes i eller kan hentes fra en database. Generalsekretæren "formoder*derfor,* *at* \[klageren\] har*frafaldet* \[hans\]*begæring om aktindsigt i "alle begæringer og afgørelser", som der blev anmodet om i* \[hans\]*første begæring".*

Omfanget af klagerens anmodning og arten af de ønskede oplysninger gik langt ud over anvendelsesområdet for forordning (EF) nr. 1049/2001. Opmærksomheden blev henledt på artikel 10, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, i henhold til hvilken "*dokumenter skal udleveres i en eksisterende udgave og i et eksisterende format*".

De oplysninger, som klageren anmodede om, var ikke tilgængelige som sådan, og de var heller ikke indeholdt i eksisterende dokumenter. Dette var også tilfældet for de statistiske data, der kunne udledes af ansøgningerne og afgørelserne. Klageren hævdede, at definitionen af "*dokument*" i artikel 3, litra a), i forordning 1049/2001 omfattede elektroniske dokumenter, og at de ønskede oplysninger derfor var omfattet af forordningens anvendelsesområde.

Kommissionen kunne ikke tilslutte sig dette synspunkt. Artikel 3, litra b), i forordning 1049/2001 fastsætter kun, at mediet ikke er vigtigt for definitionen af et dokument. Et elektronisk dokument, f.eks. en PDF-fil eller et Word-dokument, er et dokument i forordningens forstand. En database er derimod ikke et dokument, men en samling af dokumenter og data. Klageren anmodede om et uddrag af oplysningerne for hvert medlem af sygeforsikringen. Det er klart, at for at imødekomme en sådan anmodning skal der søges, udvælges og behandles oplysninger. Anmodningen kunne derfor ikke betragtes som en begæring om aktindsigt i et eksisterende format som omhandlet i artikel 10, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001, men i stedet som en begæring om behandling af oplysninger med henblik på at give klageren statistiske oplysninger. En sådan anmodning er ikke omfattet af anvendelsen af forordning 1049/2001.

PMO handlede korrekt ved at svare klageren i henhold til Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik[\[6\]](#_ftn6){#_ftnref6} (\>\>kodeksen\<\<). Hans e-mail af 22. november 2006 kunne derfor ikke behandles og blev besvaret som en genfremsat begæring i henhold til forordning 1049/2001.

Klageren hævdede, at PMO handlede ulovligt ved at anmode ham om at anmode om dens tilladelse, inden ovennævnte årsrapporter blev videregivet. Det kan lades stå åbent for yderligere undersøgelse af, om vedtægtens artikel 19 fandt specifik anvendelse. Det forholder sig imidlertid fortsat således, at de årlige rapporter blev givet til klageren i dennes egenskab af tjenestemand i Kommissionen og ikke på grundlag af forordning 1049/2001. De blev derfor udelukkende givet til ham med henblik på hans personlige oplysninger og er derfor ikke offentlige. Anmodningen om fortrolig behandling af rapporterne kunne derfor tages til følge.

I et sidste særskilt punkt med titlen "*Klager*" meddelte Kommissionen klageren, at han i henhold til kodeksen kunne klage over PMO's afgørelse af 17. oktober 2006. Han blev henvist til Kommissionens websted med klageformularer.

16. I en kort e-mail af 10. januar 2007 besvarede klageren Kommissionens ovennævnte svar. I sit svar anførte klageren:

i) gentog sit synspunkt om, at hans anmodning af 14. september 2006 var omfattet af forordning (EF) nr. 1049/2001 og

iii) fremførte, at Kommissionen klart havde begået en "*fortolkningsfejl* " ved at gå ud fra den formodning, at han ikke længere fastholdt sin anmodning om aktindsigt i "*alle begæringer og afgørelser*" (jf. ovenfor).

17. I sin udtalelse fremlagde Kommissionen først følgende baggrundsoplysninger og gav derefter udtryk for sin holdning til klagerens klage.

*Baggrundsoplysninger*

Den 14. september 2006 fremsatte klageren sin anmodning (Kommissionen redegjorde på ny for baggrunden for klagerens anmodning som sammenfattet ovenfor under "*Klagen ").*

PMO svarede den 17. oktober 2006. En kopi af dette brev var vedlagt Kommissionens udtalelse. Den bekræftede, at de statistiske oplysninger, som klageren havde anmodet om, ikke fandtes som sådan. PMO fremsendte imidlertid årsberetningerne for 2001-2004 til klageren og meddelte, at PMO ville sende ham årsberetningen for 2005, når den var færdiggjort. Desuden sendte PMO klageren en oversigt over antallet af ulykker, ansøgninger om erhvervssygdom og naturlige dødsfald i de foregående ti år, hvoraf en kopi var vedlagt. Der blev givet afslag på aktindsigt i individuelle begæringer og afgørelser med den begrundelse, at disse dokumenter indeholder personoplysninger, hvis udbredelse ville være til skade for de berørte personers privatliv. PMO fandt, at det ikke ville være muligt at udlevere anonyme kopier af disse ansøgninger og afgørelser.

Klageren genfremsatte sin begæring pr. e-mail den 22. november 2006. Han klagede over, at dokumenterne blev leveret på papir og ikke i elektronisk format, og at de langt fra opfyldte hans anmodning. Klageren gentog sin ovennævnte anmodning. Med hensyn til adgang til ansøgninger og afgørelser præciserede han, at han ikke søgte adgang til alle tilknyttede selskabers fuldstændige sygejournaler, men snarere søgte at opnå anonymiserede statistiske data, som formodentlig var tilgængelige i en database eller kunne hentes fra den.

Den 10. januar 2007 bekræftede generalsekretæren, at klagerens anmodning ikke var omfattet af forordning (EF) nr. 1049/2001, og fandt, at PMO havde behandlet hans anmodning om oplysninger korrekt i overensstemmelse med kodeksen.

1.5 Samme dag anførte klageren, at forordning 1049/2001 efter hans opfattelse fandt anvendelse på hans begæring. Han meddelte generalsekretæren, at han i mellemtiden havde indgivet en klage til Ombudsmanden. Kommissionen tog dette til efterretning og fortsatte ikke yderligere korrespondance med klageren.

*Kommissionens holdning*

Klageren anmodede om meget omfattende statistiske data vedrørende den fælles sygeforsikringsordning. Sådanne statistikker fandtes ikke som sådan. Klagerens anmodning kunne kun imødekommes ved at hente og behandle oplysninger med det specifikke formål at give ham de ønskede statistikker. Da hans anmodning ikke vedrørte et eksisterende dokument i et eksisterende format, var det ikke omfattet af anvendelsesområdet for forordning 1049/2001.

PMO forsøgte at imødekomme klagerens anmodning om oplysninger ved at forelægge ham eksisterende årsrapporter om den fælles sygeforsikringsordning. Desuden udarbejdede den en oversigt over ansøgninger om anerkendelse af erhvervssygdom, der var indgivet i de foregående 15 år.

PMO handlede i fuld overensstemmelse med kodeksens bestemmelser.

18. I sine bemærkninger til Kommissionens udtalelse fremsatte klageren kortfattet følgende bemærkninger.

1. De faktiske omstændigheder, som Kommissionen henviste til, var i det store og hele nøjagtige, bortset fra at klageren i sin e-mail af 22. november 2006 havde trukket sin anmodning om alle de ansøgninger og afgørelser, der er nævnt i dette punkt, tilbage. Dette var på ingen måde tilfældet og kunne ganske enkelt ikke udledes af den nævnte e-mail. Desuden nævnte Kommissionen ikke, at klageren i sin e-mail af 10. januar 2007 udtrykkeligt anførte, at han opretholdt alle sine betingede ansøgninger fuldt ud.
2. Kommissionens udtalelse rejser følgende spørgsmål, men behandler dem kun på en rudimentær måde:

a) Findes der dokumenter, der indeholder de statistiske data, som klageren har anmodet om, og som han ikke har fået aktindsigt i?

b) Er elektroniske data "*dokumenter*" som omhandlet i forordning (EF) nr. 1049/2001?

c) Har Kommissionen opfyldt sine forpligtelser i henhold til artikel 6 i forordning (EF) nr. 1049/2001?

d) Har Kommissionen behandlet de betingede ansøgninger korrekt?

e) Har Kommissionen handlet i overensstemmelse med sin kodeks for god forvaltningsskik?

Klageren anså svarene på disse spørgsmål for at være følgende:

a) Det må tages for givet, at Kommissionen er i besiddelse af "*dokumenter*" som omhandlet i forordning (EF) nr. 1049/2001, der indeholder de ønskede oplysninger. Dette kan bl.a. udledes af, at kommissær Kallas i sit svar på et spørgsmål fra et medlem af Europa-Parlamentet (P-5444/06) gav oplysninger om sygesikringsordningen, som er langt mere detaljerede end de oplysninger, der blev givet til klageren. Når sådanne tal kan meddeles eksternt, må det formodes, at Kommissionen er i besiddelse af langt mere detaljerede oplysninger internt.

Generelt er det ikke muligt at forestille sig, hvordan Kommissionen ville kontrollere sin ordning for lægebehandling internt, hvis den kun var i besiddelse af de "*dokumenter*" , der blev udleveret til klageren i denne sag.

b) Artikel 3, litra b), i forordning nr. 1049/2001 har følgende ordlyd:

"a)*"dokument": ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende spørgsmål vedrørende politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens ansvarsområde".*

Denne brede definition skal forstås således, at den også omfatter databaser og deres dataindhold.

c) Kommissionen har undladt at handle i overensstemmelse med sin forpligtelse til at finde en "*retfærdig løsning*" som omhandlet i artikel 6 i forordning 1049/2001. Den burde have hjulpet klageren ved aktivt at hente de relevante data fra de pågældende databaser.

d) Klagerens "*betingede begæringer*" henviste til klassiske papirdokumenter. Selv om Kommissionen kan have ret med hensyn til aktindsigt i oplysninger i databaser, forholder det sig ikke desto mindre således, at klageren havde indgivet behørige begæringer om aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001.

Desuden syntes Kommissionen at henvise til, at det ikke var muligt at sorte -- dvs. give delvis aktindsigt i -- dokumenter. Dette er imidlertid ikke i overensstemmelse med Fællesskabets retsinstansers praksis, som indeholder et krav om delvis aktindsigt, selv når der er tale om et meget stort antal dokumenter.

e) Selv hvis man (med urette) accepterede Kommissionens synspunkt om, at forordning (EF) nr. 1049/2001 ikke fandt anvendelse i denne sag, ville Kommissionen stadig klart have undladt at overholde sin kodeks. Navnlig tilbød den ikke klageren den bistand, som den burde have ydet ham.

*Ombudsmandens foreløbige vurdering, der fører til et forslag til en mindelig løsning*

19. Ombudsmanden fremsatte et forslag til en mindelig løsning på grundlag af følgende resultater:

20. I sit svar på klagerens genfremsatte begæring af 22. november 2006 bemærkede Kommissionen for det første, at de statistiske data, som klageren anmodede om, ikke fandtes som sådan, og at udarbejdelsen af disse data ville kræve et betydeligt arbejde med hensyn til søgning og behandling. I den forbindelse hævdede klageren i det væsentlige, at den brede definition af \>\>dokumenter\<\< i artikel 3, litra a), i forordning (EF) nr. 1049/2001[\[7\]](#_ftn7){#_ftnref7} omfatter databaser og deres dataindhold. Han påpegede også, at Kommissionen let kunne have hentet de oplysninger, som han havde anmodet om, fra sin database. I sin udtalelse om klagen henviste Kommissionen i det væsentlige til den holdning, den havde indtaget i sin afgørelse vedrørende den genfremsatte begæring.

21. Ombudsmanden mindede om, at Kommissionen i en anden undersøgelse vedrørende aktindsigt i dokumenter eller data i en af Kommissionens databaser (klage 1693/2005/PB) specifikt anførte, at den havde vedtaget en generel praksis,*ifølge hvilken resultatet af en normal søgning i databasen ("rutinemæssige operationer" (...)) betragtes som et dokument i henhold til forordning 1049/2001. Kommissionen vil imidlertid ikke ændre databasens eksisterende søgeparametre for at kunne hente de ønskede oplysninger.* " I så fald bemærkede Ombudsmanden, at Kommissionen i henhold til principperne om god forvaltningsskik havde pligt til at give en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for afslaget på klagerens begæring om aktindsigt. Kommissionen fandt imidlertid i det væsentlige, at det, som klageren havde anmodet om, ikke kunne hentes fra den pågældende database gennem en "*normal søgning* " eller "*rutinemæssige operationer* " . Den anførte endvidere, at leveringen af det, som klageren ønskede, ville kræve en ændring af de eksisterende søgeparametre i databasen og ville kræve en betydelig ny programmering, hvilket ikke var nødvendigt for udførelsen af Kommissionens opgaver. Ombudsmanden fandt (i punkt 1.5 i sin afsluttende afgørelse), at Kommissionen ved at fremsætte disse erklæringer ikke på korrekt vis opfyldte sin forpligtelse som anført ovenfor. De pågældende erklæringer kunne anses for at udgøre gyldige grunde, for så vidt som de vedrørte urimeligheden af den administrative byrde, som bestemmelsen af, hvad klageren havde anmodet om, ville pålægge institutionen[\[8\].](#_ftn8){#_ftnref8} Kommissionen havde imidlertid ikke fremført tilstrækkeligt specifikke og behørigt underbyggede argumenter om, at en genfinding af det, som klageren havde anmodet om, indebar, at den blev pålagt en urimelig administrativ byrde.

22. I den foreliggende sag nåede Ombudsmanden frem til den foreløbige konklusion, at der havde fundet et lignende tilfælde af fejl eller forsømmelser sted, idet Kommissionen ikke havde fremført tilstrækkeligt specifikke og behørigt underbyggede argumenter om, at en genfinding af det, som klageren havde anmodet om, indebar, at den blev pålagt en urimelig administrativ byrde. Kommissionens henvisninger til "betydeligt*arbejde med søgning \[og* *behandling\]"*er formuleret i generelle vendinger og udgjorde derfor ikke sådanne argumenter. Ombudsmanden konkluderede derfor foreløbigt, at Kommissionens ovennævnte undladelse af at fremsætte tilstrækkeligt specifikke og behørigt underbyggede argumenter udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

23. For det andet havde klageren anmodet om adgang til "*alle ansøgninger og afgørelser/filer "*, hvis de specifikke data, der blev anmodet om, ikke var tilgængelige (punkt A.9 og B.7 i anmodningen). Kommissionen afviste denne anmodning for at beskytte personoplysninger. I sin genfremsatte begæring bemærkede klageren i denne forbindelse, at formålet med hans anmodning ikke var at få adgang til de nævnte sagsakter, men snarere at indhente de statistiske oplysninger, han ønskede. I sin afgørelse om den genfremsatte begæring baserede Kommissionen sig på denne bemærkning for at nå frem til den konklusion, at klageren i det væsentlige havde frafaldet sin ovennævnte anmodning. I denne klage anfægtede klageren på det kraftigste Kommissionens fortolkning af ovennævnte erklæring. I sin udtalelse om klagen henviste Kommissionen i det væsentlige til den holdning, den havde indtaget i sin afgørelse vedrørende den genfremsatte begæring.

24. Ombudsmanden bemærkede, at ovennævnte erklæring i klagerens genfremsatte begæring ikke indeholder en udtrykkelig tilbagetrækning af den pågældende anmodning. Desuden kan man ikke med rimelighed udlede af denne erklæring, at den indebar, at denne anmodning blev opgivet. Klageren syntes at have fremsat ovennævnte erklæring for at angive, at han ikke søgte personoplysninger, men snarere statistiske data, som kunne indsamles fra undersøgelsen af de "*ansøgninger og afgørelser/dossierer " ,* der henvises til i hans anmodning. På grundlag af en foreløbig konklusion fandt Ombudsmanden derfor, at Kommissionen havde begået endnu et tilfælde af fejl eller forsømmelser ved ikke at behandle klagerens genfremsatte begæring korrekt, i det omfang den fandt, at klageren i det væsentlige havde frafaldet ovennævnte anmodning.

25. I sit første svar af 17. oktober 2006, som Kommissionen vedlagde kopier af ovennævnte årsrapporter (2001-2004), anmodede Kommissionen klageren om ikke at distribuere/videregive de nævnte rapporter uden først at have konsulteret dem. Den støttede sin anmodning på artikel 19 i tjenestemandsvedtægten[\[9\]](#_ftn9){#_ftnref9}. I sin genfremsatte begæring anfægtede klageren denne begrænsning og bemærkede, at rapporterne var blevet givet til ham som svar på hans anmodning i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001 om *aktindsigt* i dokumenter. I sin afgørelse om klagerens genfremsatte begæring anførte Kommissionen, at spørgsmålet om, hvorvidt vedtægtens artikel 19 specifikt fandt anvendelse, kunne overlades til yderligere undersøgelse. Den fandt imidlertid, at de årlige rapporter var blevet givet til klageren i dennes egenskab af tjenestemand i Kommissionen og ikke på grundlag af forordning (EF) nr. 1049/2001. De blev derfor udelukkende givet til ham med henblik på hans personlige oplysninger og er derfor ikke offentlige, og anmodningen om at behandle rapporterne som fortrolige kunne derfor imødekommes. Klageren anfægtede denne tilgang fra Kommissionens side. I sin udtalelse om klagen henviste Kommissionen i det væsentlige til den holdning, den havde indtaget i sin afgørelse vedrørende den genfremsatte begæring.

26. Ombudsmanden bemærkede, at Kommissionen ganske enkelt ikke havde givet nogen specifik og overbevisende begrundelse for, hvorfor klageren skulle anses for at have modtaget de her omhandlede årsrapporter i sin egenskab af tjenestemand snarere end som medlem af offentligheden. I betragtning af at klageren ikke er aktiv, men pensioneret EF-tjenestemand, konkluderede Ombudsmanden foreløbigt, at Kommissionen havde begået et tilfælde af fejl eller forsømmelser ved ikke at give en gyldig og tilstrækkelig begrundelse for sit afslag på den del af klagerens genfremsatte begæring, der anfægtede ovennævnte begrænsning.

27. På baggrund af disse resultater fremsatte Ombudsmanden følgende forslag:

1. Med hensyn til den foreløbige konstatering af fejl eller forsømmelser i præmis 22 ovenfor kunne Kommissionen overveje at give den ønskede aktindsigt eller fremlægge tilstrækkeligt specifikke og behørigt underbyggede argumenter for ikke at gøre dette.
2. Med hensyn til den foreløbige konstatering af fejl eller forsømmelser i præmis 24 ovenfor kunne Kommissionen overveje at revidere sin forståelse af klagerens relevante erklæring i hans genfremsatte begæring og undersøge klagerens anmodning.
3. Med hensyn til den foreløbige konstatering af fejl eller forsømmelser i præmis 26 ovenfor kan Kommissionen genoverveje den del af klagerens genfremsatte begæring, der anfægter den begrænsning, der er anført i begyndelsen af præmis 25 ovenfor.

*De argumenter, der blev fremført for Ombudsmanden efter hans forslag om en mindelig løsning*

28. I sin udtalelse om forslaget til en mindelig løsning anførte Kommissionen kortfattet følgende:

29. I overensstemmelse med tjenestemandsvedtægtens artikel 72 er tjenestemænd i EU-administrationen garanteret godtgørelse af deres lægeudgifter. Behandlingen af personoplysninger sker under behørig hensyntagen til artikel 26a i personalevedtægten, som bekræfter, at enhver tjenestemand har ret til indsigt i sin lægejournal, og forordning 45/2001 om beskyttelse af personoplysninger.

30. Forvaltningen af den fælles sygeforsikringsordning sker via edb-systemet \>\>ASSMAL\<\<. Dette system blev udviklet i 1992 på grundlag af et computerprogram, der var baseret på en Oracle-databaseplatform. Dataene i dette system kan kun hentes gennem et begrænset antal muligheder, der har til formål at udarbejde årsrapporten. De statistikker, som klageren anmoder om, kan ikke udarbejdes på grundlag af dette system.

31. I overensstemmelse med artikel 10, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt*skal dokumenter " udleveres i en eksisterende udgave og i et eksisterende format*". Institutionerne er ikke forpligtet til at udarbejde nye dokumenter eller nye versioner af eksisterende dokumenter.

32. Kommissionen er derfor ikke forpligtet til at udarbejde statistikker på grundlag af kriterier, som klageren har meddelt den. Klagerens anmodning falder derfor ikke ind under forordning 1049/2001, men kun under Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik.

33. Da Kommissionen således for det første ikke er forpligtet til at udarbejde de statistikker, som klageren har anmodet om, er den ikke forpligtet til at begrunde sit afslag med henvisning til den uforholdsmæssige arbejdsbyrde, som udarbejdelsen af statistikkerne ville medføre.

34. Selv om der ikke er en sådan forpligtelse, skal det bemærkes, at det faktisk ville indebære en uforholdsmæssig stor administrativ byrde at udarbejde de statistikker, som klageren har anmodet om. Kommissionen mener, at det ville være i strid med god forvaltningsskik at imødekomme klagerens anmodning. For at imødekomme anmodningen, som blev fremsat af en enkelt person for hans personlige interesser på et bestemt område, og hvor der ikke er nogen almen offentlig interesse, ville det indebære investering af betydelige personaleressourcer. Nogle af statistikkerne skal endda udarbejdes manuelt.

35. Med hensyn til de spørgsmål, der er nævnt i punkt 2.6 og 2.7 i forslaget til mindelig løsning (se punkt 9 ovenfor i denne afgørelse), anerkendte Kommissionen, at der faktisk havde været en misforståelse, og at klageren ikke havde trukket sin (betingede) begæring om aktindsigt i henhold til forordning 1049/2001 tilbage. Med hensyn til realiteten i denne anmodning anførte Kommissionen, at der ikke kunne gives aktindsigt. Genstanden for klagerens anmodning vedrørte dokumenter, der indeholdt personoplysninger. Offentliggørelse af disse dokumenter ville være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet som omhandlet i undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning nr. 1049/2001.

36. Med hensyn til det spørgsmål, der er nævnt i punkt 2.9 i forslaget til mindelig løsning (jf. punkt 9 ovenfor i denne beslutning), fastholdt Kommissionen, at de pågældende rapporter var blevet sendt til klageren i dennes egenskab af tjenestemand. Kommissionen anførte imidlertid, at den accepterede at ophæve begrænsningen på grundlag af vedtægtens artikel 19. Den fastholdt imidlertid, at rapporterne ikke kan anvendes til kommercielle formål.

*Ombudsmandens yderligere undersøgelser*

37. Ombudsmanden besluttede, at det for at foretage sin vurdering var nødvendigt at besøge Kommissionen og undersøge databasen og de dokumenter/data, der er omhandlet i den foreliggende sag. Den 8. juni 2009 aflagde hans ansvarlige juridiske medarbejder besøget i Kommissionens lokaler. De tilstedeværende ansatte i Kommissionen var fra Generalsekretariatet og PMO. Ombudsmandens juridiske medarbejder forklarede formålet med besøget og var enig med Kommissionens tjenestegrene i, at det kunne gennemføres ved a) en kort præsentation af de relevante værktøjer til dataudtræk og b) en undersøgelse punkt for punkt af klagerens anmodning om oplysninger og dokumenter.

38. Med hensyn til de relevante systemer til dataudtræk, der anvendes af PMO, blev følgende oplysninger indhentet:

39. Fra 1994 registrerer sektoren for arbejdsulykker og erhvervssygdomme (AMP) i PMO.3 sine data for hver ansøgning og fil om erhvervssygdomme og ulykker i et system kaldet "ASSMAL". Dette system indeholder en række felter med standarddata og en række felter med fritekst (til kommentarer osv.). For at forbedre databehandlingen og -udtrækket begyndte AMP-sektoren (ca. ved udgangen af 2006) at anvende en ny applikation kaldet "Business Objects". Dette system indfører standarddata (men ikke fritekst) fra \>\>ASSMAL\<\< i en række kategorier. På grundlag af disse kan PMO foretage søgninger mere effektivt. PMO leverede relevante print-screen-udskrifter fra ovennævnte systemer.

40. Med hensyn til undersøgelsen af klagerens specifikke anmodning om oplysninger og dokumenter blev følgende oplysninger (opført efter hver enkelt del af anmodningen) indhentet.

A. Adgang til alle statistikker over den fælles sygeforsikringsordning for de seneste fem år og navnlig til:

1. antallet af ansøgninger: PMO har allerede givet klageren disse oplysninger.
2. den gennemsnitlige mængde (anmodet/betalt): PMO var ikke helt klar over, hvad klageren mente med denne anmodning.
3. den minimale, maksimale og gennemsnitlige tid for behandling af ansøgninger fra registreringen til afgørelsen og betalingen samt udviklingen i sagsbehandlingen over tid: Ovennævnte IT-systemer var ikke udformet til at give sådanne oplysninger, og sagsbehandlere i PMO ville ikke være i stand til at hente meningsfulde og/eller pålidelige relevante data i denne henseende. Inddragelsen af IT-medarbejdere kan dog gøre en sådan hentning mulig, men der er ikke foretaget nogen vurdering i denne henseende. Endelig blev det bemærket, at PMO anmodede det private forsikringsselskab om fra 2007 at fremlægge sine relevante data om sagsbehandlingstid og resultater. PMO fremlagde et eksempel på oplysninger, som PMO havde fremlagt på grundlag af sådanne oplysninger.
4. antallet af ansøgninger, der kræver forudgående aftale, og resultatet heraf (opdelt på kategorier): PMO anførte, at sådanne oplysninger ikke kunne indhentes af det personale, der var til stede under kontrolundersøgelsen, eftersom dette emne specifikt henhørte under \>\>Afregningskontorets\<\< ansvarsområde. Sidstnævnte blev ikke anmodet om at deltage i kontrollen.
5. antallet af ansøgninger med forskudsbetaling, deres resultater og mængde: De bemærkninger, der er relevante for det foregående punkt, finder anvendelse.
6. ansøgninger om anerkendelse af ulykker (herunder behandlingstid og afgørelse): Bemærkningerne til punkt 3 ovenfor finder anvendelse.
7. en oversigt over yderligere tilgængelige statistiske data: Denne anmodning var ikke helt klar. PMO henledte opmærksomheden på, at den allerede havde givet klageren en række relevante årsrapporter. Den ville være rede til at give klageren sine seneste statistikker vedrørende årene 2007 og 2008. PMO bemærkede imidlertid, at disse oplysninger vedrører ulykker, der er anmeldt siden den 1. januar 2007, og vedrører sager, der ikke er afsluttet.
8. antallet af medarbejdere med ansvar for behandling af ansøgninger: AMP-sektoren består af 17 medarbejdere, som også varetager andre funktioner ud over sagsbehandling (navnlig subrogation).
9. hvis disse data ikke foreligger, adgang til alle ansøgninger og afgørelser for det seneste år: PMO kunne (af indlysende grunde) ikke kommentere adgangen til disse begæringer i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001. Med hensyn til spørgsmålet om en eventuel delvis aktindsigt i ansøgningerne fremlagde PMO imidlertid kopier (ikke-fortrolige) af de relevante standardformularer, som de ansatte skal udfylde, når de indgiver deres ansøgninger.

B. Adgang til alle statistikker vedrørende ansøgninger om anerkendelse af erhvervssygdom for de seneste 15 år frem til datoen for klagen, navnlig vedrørende:

1. antallet af ansøgninger: Den bemærkning, der er relevant for punkt A, nr. 1), ovenfor, finder anvendelse.
2. deres volumen: Den bemærkning, der er relevant for punkt A.2 ovenfor, finder anvendelse.
3. Tidspunktet for håndtering af dem: De bemærkninger, der er relevante for punkt A.3 ovenfor, finder anvendelse.
4. antallet af godkendte ansøgninger og de foretagne betalinger: De bemærkninger, der er relevante for punkt A.3 ovenfor, finder anvendelse.
5. antallet af klager eller afgørelser truffet af et lægepanel: PMO anførte, at det sandsynligvis ville være i stand til at hente oplysningerne forholdsvis let.
6. opdelt efter sygdomstype: PMO anførte, at den liste over kategorier, der oprindeligt blev indført i \>\>ASSMAL\<\<, ikke viste sig at være nyttig, og at oplysningerne i dette system med hensyn til dette spørgsmål slet ikke var pålidelige. Fra 2007 har Kommissionens private forsikringsselskab imidlertid givet PMO en mere detaljeret oversigt over sygdomstyper.
7. hvis disse data ikke foreligger, adgang til alle sagsakter (ansøgninger og afgørelser) for de foregående fem år: De bemærkninger, der er relevante for punkt A.9 ovenfor, finder anvendelse.

*Klagerens bemærkninger til kontrolrapportens indhold*

41. Kontrolrapporten blev sendt til klageren, hvis bemærkninger kan sammenfattes som følger:

Med hensyn til tilrettelæggelsen af inspektionen kritiserede klageren, at Kommissionen ikke sikrede, at IT-personalet var til stede, da sagen vedrører adgang til en database.

Med hensyn til ovennævnte punkter bemærkede klageren, at PMO for så vidt angår punkt A.2 (gennemsnitlig mængde, anmodet/betalt) ikke vidste, hvad han mente med denne anmodning. Klageren kritiserede, at Kommissionen ikke tidligere havde meddelt ham, at den ikke forstod denne del af hans anmodning. Han forklarede kortfattet, at han søgte gennemsnittet af de ansøgninger (af den her omhandlede type, der blev indgivet til PMO) og gennemsnittet af de faktisk udbetalte beløb.

Med hensyn til punkt A. (7) bemærkede klageren igen, at PMO tilsyneladende ikke vidste, hvad han mente med denne anmodning. Han foreslog, at han kunne få oplysninger om de felter, der anvendes i databasen, og om arten af de data, der er gemt deri. På dette grundlag ville han være i stand til at vide, hvilke yderligere tilgængelige statistiske data der kunne hentes.

Med hensyn til punkt A. (8) mente klageren, at han nu syntes at have modtaget et svar på sit spørgsmål, dog forudsat at antallet omfattede alle de involverede tjenesteydelser og var konstant i den femårsperiode, der er nævnt i hans anmodning.

Med hensyn til punkt A. (9) foreslog klageren, at Kommissionen skulle finde en måde at hente oplysningerne fra sin database på.

Med hensyn til punkt B. (5) (antallet af klager eller afgørelser truffet af et lægeudvalg) bemærkede klageren, at oplysningerne tilsyneladende kunne hentes "ret*let".* Sammenfattende udtrykte han overraskelse over, at han ikke havde fået disse oplysninger, som kunne hentes "ret*let".*

Med hensyn til punkt B.6 anførte klageren, at han ville indvillige i blot at modtage dataene for 2007.

*Ombudsmandens vurdering efter hans forslag om en mindelig løsning*

42. Den foreliggende sag rejser vigtige spørgsmål vedrørende anvendelsen af forordning (EF) nr. 1049/2001 og behandlingen af anmodninger om oplysninger. De vigtigste spørgsmål behandles mest hensigtsmæssigt under følgende tre overskrifter: a) Aktindsigt i dokumenter i deres eksisterende format b) adgang til data, der \>\>normalt\<\</\>\>rutinemæssigt\<\< er hentet og c) adgang til oplysninger.

Aktindsigt i dokumenter i deres eksisterende format

43. Kommissionen afslog at give aktindsigt i klagerens betingede begæring, der blev fremsat i slutningen af 2006, om aktindsigt i følgende dokumenter: alle ansøgninger og afgørelser for året forud for det år, hvor han indgav sin ansøgning under den fælles sygeforsikringsordning og alle ansøgninger og afgørelser vedrørende anerkendelse af erhvervssygdom for de foregående fem år.

44. Kommissionen behandlede ikke denne betingede anmodning korrekt i sit svar på klagerens genfremsatte begæring, men gav i sit svar på Ombudsmandens forslag om en mindelig løsning endelig en begrundelse for ikke at give aktindsigt. I dette svar anførte den, at offentliggørelse af ovennævnte dokumenter ville være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet som omhandlet i undtagelsen i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning 1049/2001. Kommissionen synes også at have været af den opfattelse, at for at give delvis aktindsigt ville indholdet af de redigerede dokumenter være så begrænset, at det ikke kunne tjene noget reelt formål.

45. Kravene i forordning 1049/2001 vedrørende begrundelsespligten er særligt strenge med hensyn til påberåbelse af undtagelser fra aktindsigt. Det er imidlertid klart, at de pågældende dokumenter er af lægelig og personlig karakter og derfor klart er omfattet af den undtagelse, som Kommissionen har henvist til. Den blotte henvisning til undtagelsen er derfor i det foreliggende tilfælde tilstrækkelig til at afslå fuld aktindsigt i dokumenterne. Med hensyn til forpligtelsen til at overveje at give delvis aktindsigt i dokumenterne synes den samme tilgang at være berettiget i den foreliggende sag. Hvis der gives aktindsigt, selv delvis, i meget følsomme lægelige dokumenter vedrørende individuelle tjenestemænd i den samme institution, kan det muligvis skade \>\>beskyttelsen\<\< af de ovennævnte interesser.

46. I lyset af ovenstående kan Ombudsmanden ikke konkludere, at Kommissionens afslag på at give aktindsigt, herunder delvis, i de pågældende dokumenter udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser.

Adgang til data "normalt"/"rutinemæssigt" hentet

47. I sit forslag til en mindelig løsning henviste Ombudsmanden til Kommissionens praksis med at anvende forordning 1049/2001 på output fra en "normal"/"rutinemæssig" søgning i en given database.

48. Efter at have undersøgt Kommissionens svar på forslaget om en mindelig løsning er Ombudsmanden enig i, at en vurdering af anvendelsen af denne praksis i første omgang skal dreje sig om spørgsmålet om, hvorvidt et givet output er (eller ville være) resultatet af en "normal"/"rutinemæssig" søgning. Hvis Kommissionen på overbevisende måde kan påvise eller hævde, at dataene ikke er "normalt" eller "rutinemæssigt" udtrukket, kan dataene derfor i princippet med rimelighed anses for ikke at falde ind under Kommissionens ovennævnte praksis.

49. I den foreliggende sag har klageren peget på flere typer oplysninger, som han anmodede om, og som med rimelighed kunne formodes at udgøre oplysninger, som administrationen selv regelmæssigt ville indhente gennem "normale"/"rutinemæssige" søgninger.

50. Den foreliggende undersøgelse har imidlertid ikke bekræftet denne formodning. Tværtimod synes Kommissionens databasesystemer, som de var på tidspunktet for klagerens anmodning, både at have været utilstrækkelige og underudnyttede. Dette resulterede reelt i en indhentningspraksis, der fokuserede på de statistikker, der var anført i de årsrapporter, som klageren modtog kopier af.

51. Utilstrækkeligheden af Kommissionens databaser på tidspunktet for klagerens anmodning er et særskilt spørgsmål og kan ikke tages op til fornyet overvejelse i forbindelse med denne undersøgelse. Denne utilstrækkelighed underbygger ikke desto mindre på overbevisende måde Kommissionens faktuelle standpunkt om, at en genfinding af de pågældende oplysninger ikke ville falde ind under dens ovennævnte praksis. Ombudsmanden accepterer derfor Kommissionens holdning på dette punkt.

Adgang til oplysninger

52. Da Kommissionen havde konkluderet, at klagerens anmodning primært vedrørte oplysninger, og at den dertil knyttede betingede anmodning om aktindsigt måtte afvises, havde den pligt til at undersøge, om anmodningen kunne imødekommes som en anmodning om aktindsigt. Denne forpligtelse følger af det generelle princip om god forvaltningsskik, der kræver, at tjenestemænd skal handle så åbent som muligt, og mere specifikt af de gældende adfærdskodekser[\[10\].](#_ftn10){#_ftnref10}

53. Pligten til at besvare anmodninger om oplysninger (i modsætning til dokumenter) er imidlertid ikke nærmere defineret i de skriftlige regler. Denne mangel på specifikke skriftlige regler kan anses for nyttig, i det omfang den giver mulighed for en vis fleksibilitet i behandlingen af sådanne anmodninger.

54. Det er imidlertid en misforståelse at betragte fraværet af specifikke skriftlige regler som et regelgab, der giver mulighed for vilkårlighed. Ved anvendelsen af denne generelle oplysningspligt skal der som minimum tages hensyn til andre klart gældende forpligtelser vedrørende god forvaltning, navnlig forpligtelserne vedrørende åbenhed, omhu, servicemindedhed og objektivitet.

55. I lyset af Kommissionens udtalelse og de oplysninger, der blev indhentet ved den inspektion, der blev foretaget i forbindelse med denne undersøgelse, beklager Ombudsmanden at måtte konkludere, at behandlingen af klagerens anmodning om oplysninger ikke opfyldte disse forpligtelser.

56. Inden ombudsmanden går i detaljer med disse mangler, vil han gerne påpege og anerkende, at klagerens anmodning om oplysninger unægtelig var ret detaljeret og omfattende. For så vidt som de pågældende oplysninger ikke allerede fandtes, ville der skulle anlægges sag til fordel for en pligt til at indsamle og fremlægge disse oplysninger.

57. I den forbindelse påpegede klageren, at de fleste af de oplysninger, der blev anmodet om, var oplysninger, som man normalt kunne forvente, at Kommissionen anså for vigtige til eget brug. I den foreliggende sag er dette punkt meget velbegrundet. Klageren kunne f.eks. ikke med rimelighed forventes at vide eller uden klare forklaringer acceptere, at Kommissionens relevante tjenestegrene, der behandlede ansøgninger om sygdom, reelt ikke var i stand til at indhente tilstrækkeligt pålidelige oplysninger om sygdomstyperne eller sin egen sagsbehandlingstid. Kommissionen har måske følt sig utilpas over denne situation. Det ville imidlertid have været hensigtsmæssigt at underrette klageren tidligt om de konkrete tekniske vanskeligheder, som den ville stå over for i forbindelse med imødekommelsen af hans anmodning. I stedet formidlede den budskabet til ham om, at det simpelthen ville kræve for meget arbejde at give de pågældende oplysninger. Dens svar var derfor ikke tilstrækkeligt åbent og åbent. Denne mangel kan desuden bidrage til at forklare, hvorfor klageren -- med hvem Kommissionen har haft talrige og alvorlige tvister i flere år -- fandt det vanskeligt ikke at tro, at Kommissionen bevidst tilbageholdt oplysningerne fra ham personligt.

58. Niveauet af servicemindedness har heller ikke været overbevisende. Som det fremgik af Ombudsmandens inspektion, var Kommissionens tjenestegrene ikke sikre på betydningen af visse vigtige dele af klagerens anmodning om oplysninger. Der er imidlertid intet, der tyder på, at Kommissionen nogensinde har overvejet blot at kontakte klageren -- selv telefonisk -- for at få de relevante præciseringer.

59. Niveauet af omhu i Kommissionens behandling af anmodningen om oplysninger er heller ikke overbevisende. Med hensyn til visse helt utvetydige dele af anmodningen viste Ombudsmandens inspektion, at disse kunne have været forholdsvis let opfyldt. Igen er der intet, der tyder på, hvorfor disse dele endte med at være omfattet af det samlede afslag, hvilket blev understøttet af argumentet om, at fremlæggelsen af de ønskede oplysninger ville udgøre en uforholdsmæssig stor arbejdsbyrde. Ombudsmanden bemærker i den forbindelse, at ikke alle relevante medarbejdere var til stede ved den inspektion, der blev foretaget i forbindelse med denne undersøgelse. Navnlig var IT-personale og personale fra "Afregningskontoret" fraværende. Dette bidrager naturligvis ikke til at give indtryk af, at Kommissionen ønskede at behandle sagen omhyggeligt.

60. Endelig satte Kommissionen ikke overbevisende begrænsninger for de oplysninger, den gav klageren gennem de årlige rapporter fra sygesikringsordningen[\[11\].](#_ftn11){#_ftnref11} Den pålagte begrænsning var baseret på vedtægtens artikel 19, hvori det hedder (fremhævelse tilføjet), at "\[e\]n*tjenestemand må ikke uden ansættelsesmyndighedens tilladelse under nogen som helst retssag videregive oplysninger, som han har kendskab til i forbindelse med sit arbejde. "Selv om man måtte acceptere, at klassifikationsdokumentet*" à usage interne*" (anført på rapporternes første interne side) indebar, at sådanne rapporter ikke var "offentlige" dokumenter som omhandlet i forordning (EF) nr.* 1049/2001, er det bemærkelsesværdigt, at Kommissionen påberåbte sig vedtægtens artikel 19 og ikke den mere generelle bestemmelse om fortrolighed i forordningens artikel 17 ("*1. En tjenestemand skal afholde sig fra enhver uautoriseret videregivelse af oplysninger, han har modtaget i forbindelse med udøvelsen af sit hverv, medmindre disse oplysninger allerede er offentliggjort eller er offentligt tilgængelige.* De involverede tjenestegrene i Kommissionen havde formodentlig kendskab til klagerens forskellige verserende eller påtænkte retssager mod klageren. I mangel af et reelt forsøg fra Kommissionens side på at forklare sin ovennævnte påberåbelse af artikel 19 er det derfor for let at give indtryk af, at Kommissionen havde til hensigt at begrænse klagerens brug af årsrapporterne til støtte for eventuelle retssager, som han måtte have ønsket at anlægge mod institutionen. Dette er naturligvis ikke foreneligt med ovennævnte pligt til objektivitet.

61. Selv om Kommissionen i forbindelse med denne undersøgelse har erklæret, at anvendelsen af vedtægtens*artikel 19 " kan gøres til genstand for en yderligere undersøgelse*", er ethvert indtryk af objektivitet i behandlingen af anmodningen om oplysninger ikke blevet forstærket af Kommissionens efterfølgende bemærkning om, at rapporterne under alle omstændigheder ikke kan anvendes til kommercielle formål. Medmindre Kommissionen er i besiddelse af oplysninger om, at klageren måtte ønske at sælge oplysningerne i disse årsberetninger, er ovennævnte bemærkning ikke relevant for Ombudsmanden.

62. I lyset af ovenstående konklusioner fra punkt 48 og fremefter finder Ombudsmanden, at Kommissionen ikke har reageret tilstrækkeligt på klagerens anmodning om oplysninger, og at dette udgjorde et tilfælde af fejl eller forsømmelser. Han fremsætter derfor et tilsvarende forslag til henstilling nedenfor i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand. Udkastet til henstilling tager hensyn til de oplysninger, der er indhentet under Ombudsmandens inspektion i Kommissionen, vedrørende de tilsyneladende betydelige forbedringer, der for nylig er foretaget af Kommissionens systemer til indsamling og indhentning af oplysninger på området for ansøgninger om og forsikring mod sygdom.

### B. Udkastet til henstilling

På grundlag af sine undersøgelser af denne klage fremsætter Ombudsmanden følgende udkast til henstilling til Europa-Kommissionen:

1. Kommissionen bør give klageren de oplysninger, som den udtrykkeligt eller implicit fandt lette og tilsyneladende uproblematiske at give. Kommissionen fandt det navnlig muligt at give oplysninger om antallet af (nuværende) medarbejdere med ansvar for behandlingen af de pågældende ansøgninger (jf. dens bemærkninger til punkt A.8 i klagerens anmodning). Kommissionen bør give klageren oplysningerne fra den dato, hvor han fremsatte sin anmodning. Desuden bør Kommissionen give klageren oplysninger om antallet af klager eller afgørelser truffet af et lægepanel. Kommissionen anførte under Ombudsmandens inspektion, at den sandsynligvis ville være i stand til forholdsvis let at indhente disse oplysninger (jf. dens bemærkninger til punkt B. (5) i klagerens anmodning).

2. Kommissionen bør kontakte klageren for at få afklaret eventuelle punkter i hans anmodning om oplysninger, som den måske stadig ikke forstår, navnlig de punkter, som Kommissionen beskrev som uklare.

3. Når Kommissionen kontakter klageren, bør den drøfte eventuelle ændringer, der kan være relevante i lyset af den tid, der er gået siden hans oprindelige anmodning, og i lyset af de forbedringer, der er foretaget i Kommissionens systemer til indsamling og indhentning af oplysninger vedrørende ansøgninger om og forsikring mod sygdom.

4. Hvis Kommissionen konkluderer, at visse oplysninger stadig ikke kan gives, fordi det ville indebære en uforholdsmæssig stor arbejdsbyrde eller ændringer i dens systemer for søgning af oplysninger, bør institutionen sikre, at den i tilstrækkelig grad begrunder sit relevante afslag. Kommissionen bør navnlig fremlægge tilstrækkelige oplysninger til, at et sådant afslag kan efterprøves, hvilket i praksis betyder, at den som minimum bør angive et omtrentligt skøn over den tid og de ressourcer, der er nødvendige for at indhente oplysningerne.

5. Kommissionen bør give klare og præcise oplysninger om, hvorfor den specifikt har påberåbt sig artikel 19 i personalevedtægten for at begrænse klagerens brug af de årlige rapporter fra sygesikringsordningen, og klart angive, hvorfor denne bestemmelse potentielt kan finde anvendelse, hvis den fastholder, at dette er tilfældet. Kommissionen bør i den forbindelse give oplysninger om, hvorfor den fandt det relevant at underrette klageren i sit svar på Ombudsmandens forslag til en mindelig løsning om, at han ikke kan anvende oplysningerne i de årlige rapporter om sygeforsikringsordningen til kommercielle formål.

Kommissionen og klageren vil blive underrettet om dette udkast til henstilling. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Den Europæiske Ombudsmands statut sender Kommissionen en detaljeret udtalelse senest den 31. august 2010. Den detaljerede udtalelse kan bestå af en accept af udkastet til henstilling og en beskrivelse af, hvordan det er blevet gennemført.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Udfærdiget i Strasbourg, den 11. maj 2010.

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Europa-Parlamentets afgørelse af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (94/262/EKSF, EF, Euratom), EFT L 113, s. 15.

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Det skal her bemærkes, at på grund af overlappende rettigheder, der er relevante for spørgsmålet om aktindsigt og aktindsigt i oplysninger, og i lyset af de implicitte forpligtelser til god forvaltningsskik i forbindelse med behandlingen af sådanne genfremsatte begæringer, er omfanget af denne påstand nødvendigvis blevet fortolket bredt under hele undersøgelsen.

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} PMO står for Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder.

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} EFT L 145, s. 43.

[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} "En*tjenestemand må ikke uden ansættelsesmyndighedens tilladelse af nogen grund under en retssag videregive oplysninger, som han har kendskab til i forbindelse med sit arbejde. Tilladelsen kan kun nægtes, hvis Fællesskabernes interesser kræver det, og et sådant afslag ikke vil få strafferetlige konsekvenser for tjenestemanden. Tjenestemanden er fortsat bundet af denne forpligtelse efter udtrædelsen af tjenesten."*

[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} "*Kodeks for god forvaltningsskik for Europa-Kommissionens ansatte i deres forbindelser med offentligheden*", Kommissionens afgørelse af 17.10.2000 om ændring af dens forretningsorden (2000/633/EF, EKSF, Euratom), EFT L 267, s. 63.

[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} ""dokument":*ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende emner, der har at gøre med politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens ansvarsområde".*

[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} Ombudsmanden mindede i den forbindelse om, at en begrænsning af retten til adgang til oplysninger, der kan udtrækkes ved hjælp af eksisterende søgeværktøjer, risikerer at underminere nytten af retten til adgang, fordi sådanne værktøjer normalt kun vil være blevet udviklet med henblik på intern informationsstyring.

[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} "En*tjenestemand må ikke uden ansættelsesmyndighedens tilladelse af nogen grund under en retssag videregive oplysninger, som han har kendskab til i forbindelse med sit arbejde. Tilladelsen kan kun nægtes, hvis Fællesskabernes interesser kræver det, og et sådant afslag ikke vil få strafferetlige konsekvenser for tjenestemanden. Tjenestemanden er fortsat bundet af denne forpligtelse efter udtrædelsen af tjenesten."*

[\[10\]](#_ftnref10){#_ftn10} "*Kodeks for god forvaltningsskik for Europa-Kommissionens ansatte i deres forbindelser med offentligheden* ", Kommissionens afgørelse af 17.10.2000 om ændring af dens forretningsorden (2000/633/EF, EKSF, Euratom), EFT L 267, s. 63. Se også den europæiske kodeks for god forvaltningsskik, som findes på [http://www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces](/resources/code.faces).

[\[11\]](#_ftnref11){#_ftn11} Det kan overvejes, om klageren modtog disse rapporter i henhold til forordning (EF) nr. 1049/2001, da han ikke specifikt havde anmodet om aktindsigt i disse. Kommissionen havde snarere til hensigt at give ham oplysninger ved at give ham rapporterne som et delvist svar på hans anmodning om oplysninger. Dette spørgsmål kræver ikke en endelig konklusion.