# Udkast til henstilling til Europa-Kommissionen i klage 1351/2000/ADB
- Forfatter: Den Europæiske Ombudsmand
- Dato: 2001-12-04T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/da/recommendation/da/447)
---
(Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand[(1))](#(1)){#Footnote1}   

Sammendrag
----------

Klagen i denne sag vedrører Kommissionens afvisning af at udbetale de aftalte midler til en støttemodtager under en joint venture-støtteordning (Phare-programmet for joint ventures - "JOP Phare"). Den 13. juni 2000 gennemførte Kommissionens tjenestegrene en revision af klagerens virksomhed. Revisionen er endnu ikke afsluttet. Klagen vedrører i øvrigt Kommissionens afvisning af at returnere klageren en hovedbog, der blev udarbejdet under revisionen. Under denne undersøgelse hævdede klageren også, at hans virksomhed var opført på en sort liste.

Kommissionen hævder, at revisionen ikke kunne afsluttes, fordi klageren ikke fremlagde de nødvendige dokumenter. Desuden var den regnskabsbog, der blev udarbejdet under revisionen, ikke oprindelig. Endelig var klageren ikke opført på en sort liste, men på Kommissionens interne system for tidlig varsling (EWS).

På grundlag af de foreliggende beviser er Ombudsmanden af den opfattelse, at Kommissionen ikke i tilstrækkelig grad har underrettet klageren om de dokumenter, han skulle fremlægge for at sætte Kommissionen i stand til at afslutte revisionen og træffe en rettidig afgørelse med hensyn til udbetalingen af midlerne. Ombudsmanden mener desuden ikke, at Kommissionen har givet ham en rimelig forklaring på, hvorfor den har afvist at tilbagelevere hovedbogen. Endelig har Ombudsmanden tillid til, at Kommissionen vil genoverveje registreringen af klagerens virksomhed i varslingssystemet i lyset af resultaterne af revisionen.

Under disse omstændigheder fremsætter Ombudsmanden et udkast til henstilling. Han anmoder Kommissionen om at underrette klageren om de dokumenter, han skal fremlægge i forbindelse med revisionen, og om at returnere hovedbogen.

Komplekset
----------

Klageren er administrerende direktør for GERE. et selskab, der er registreret i Luxembourg. GERE ansøgte om EU-midler under JOP-facilitet 2-programmet. Ifølge ansøgningsproceduren skulle anmodningen indgives gennem en finansiel formidler. Ifølge klageren accepterede Kommissionen projektet i oktober 1998. I august 1999 blev dokumentationen fremsendt til Kommissionen via FI, og selskabet forventedes at blive betalt inden for 60 dage. Kommissionen anmodede ved flere lejligheder gennem FI om yderligere oplysninger. Det ser ikke ud til, at Kommissionen var tilfreds med nogen af de fremlagte oplysninger, og den besluttede derfor at foretage en revision af virksomheden. Dette blev gjort den 13. juni 2000. Ved udgangen af oktober 2000 var virksomheden ikke blevet betalt, og trods flere kontakter med Kommissionen blev den hverken underrettet om resultatet af revisionen eller sendt tilbage nogle originale dokumenter, som Kommissionen tog fra den under revisionen.

Klageren besluttede derfor at indgive en klage over Europa-Kommissionen og fremsatte følgende påstande:
1. Kontraktsituationen for virksomheder, der ansøger om JOP-midler, over for Kommissionen er uklar. Selv om GERE aldrig har indgået en kontrakt med Kommissionen, pålægger Kommissionen GERE forpligtelser.

2. Den måde, informationen cirkuleres på, virker mod hensigten. Forbindelserne mellem GERE og Kommissionen blev hovedsagelig varetaget gennem FI. Det er derfor uklart, om klageren blev anmodet om at fremlægge de oplysninger, som Kommissionen virkelig havde brug for.

3. Når Kommissionen foretager sin kontrol, bør den have begrænset sine undersøgelser til elementer, der er knyttet til det finansierede projekt, uden at kontrollere virksomhedens samlede regnskaber.

4. GERE er aldrig blevet underrettet om resultaterne af den revision, der blev foretaget den 13. juni 2000.

5. Kommissionen nægtede at returnere de originale dokumenter, som den havde fået udleveret med henblik på ovennævnte revision.

Klageren krævede udbetaling af midlerne og tilbagelevering af de originale dokumenter, som Kommissionen havde fået overdraget.

Forespørgslen
-------------

**Kommissionens udtalelse**   

Europa-Kommissionens udtalelse om klagen var sammenfattende følgende:
1. Kommissionen og FI undertegnede en rammeaftale den 18. januar 1996. For hvert projekt undertegnes der en særlig aftale mellem Kommissionen og den finansielle institution. Sidstnævnte underskriver til gengæld en finansieringsaftale (FinA) med modtageren af midlerne. I GERE's tilfælde blev SA og FinA undertegnet den 26. oktober 1998. FinA henviste specifikt til FA og SA. Begge disse indeholder bestemmelser, der skaber forpligtelser for støttemodtageren over for Kommissionen. Klageren kunne derfor ikke hævde at være uvidende om situationen og om sine forpligtelser over for Kommissionen.

2. I princippet går alle kontakter med støttemodtagerne gennem finansieringsinstrumentet, og Kommissionen anser ikke dette for at være kontraproduktivt. Tværtimod giver dette potentielle støttemodtagere i hele Europa mulighed for at drage fordel af bistand fra erfarne fagfolk. I den foreliggende sag synes problemerne at stamme fra forbindelserne mellem FI og klageren.

3. FinA henviser til bestemmelser i FA og SA, der giver Kommissionen ret til at foretage "...any og alle kontroller...". Den udførte kontrol havde til formål at fastslå, om GERE var støtteberettiget, og at kontrollere selve den finansierede foranstaltning. Dette krævede at have adgang til alle virksomhedens filer.

4. Den 13. juni 2000 underrettede Kommissionens revisorer GERE om de foreløbige konklusioner. Modtageren blev imidlertid anmodet om at fremlægge yderligere dokumentation, inden revisionen blev afsluttet. En af de erklæringer, som klagerens advokat fremsendte den 16. august 2000, var ikke tilfredsstillende. Siden da har Kommissionen forsøgt at få et passende dokument fra den person, der har udstedt erklæringen. Klageren opfyldte aldrig sine forpligtelser, de relevante bilag blev aldrig fremlagt, de kunne derfor ikke godkendes, og midlerne kunne derfor ikke udbetales.

5. Den hovedbog (*Grand Livre*), som Kommissionen er i besiddelse af, er dateret den 13. juni 2000, dagen for revisionen, og blev trykt af GERE's bogholder på H's anmodning af revisorerne. Regnskabet for 1999 blev fremsendt til GERE af GERE's revisor den 13. april 2000. Den oprindelige hovedbog var derfor nødvendigvis blevet udarbejdet før denne dato. Endelig gav Kommissionen klagerens advokat mulighed for at inspicere de dokumenter, som Kommissionen ligger inde med. Denne mulighed blev aldrig udnyttet.
**Klagerens bemærkninger**   

Den Europæiske Ombudsmand fremsendte Europa-Kommissionens udtalelse til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren anførte i sit svar kortfattet følgende:
1. På trods af sine anmodninger fik GERE aldrig udleveret kopier eller tilladelse til at konsultere FA og SA af FI. Selv om disse dokumenter nævnes som bilag til finansloven, har GERE aldrig set dem. Kommissionen var blevet underrettet om denne situation. GERE påtager sig imidlertid sit eget ansvar på dette punkt.

2. Denne form for kontrakt med henvisninger til andre kontrakter, der involverer tredjeparter, er forvirrende. I modsætning til Kommissionens forventninger anser klageren ikke det pågældende finansielle instrument for at være en højt kvalificeret fagmand. GERE kunne have håbet på en bedre overvågning af sagen og mener, at Kommissionen bør overvåge de finansielle formidleres aktiviteter.

3. GERE har aldrig været imod en revision. De tekniske og finansielle rapporter blev imidlertid fremlagt den 5. august 1999. Siden da har GERE aldrig modtaget nogen skriftlige bemærkninger eller betalinger fra Kommissionen. Selv om alle yderligere oplysninger i henhold til god administrativ praksis kunne have været anmodet skriftligt, enten af Kommissionen direkte eller af FI, blev GERE anmodet om oplysninger mundtligt og ved flere isolerede lejligheder. Desuden blev disse anmodninger først fremsat, da GERE forespurgte om sagens forløb.

4. GERE modtog ingen skriftlige konklusioner eller foreløbige konklusioner om revisionen. Kommissionens skriftlige anmodninger om oplysninger var en opfølgning på GERE's skriftlige anmodninger om tilbagelevering af regnskabet. Selv om GERE gentagne gange har anmodet Kommissionen om resultaterne af revisionen og udbetalingen af midlerne, er klageren stadig uvidende om Kommissionens grunde til ikke at afslutte revisionen.

5. Klageren mener, at det ikke er op til Kommissionen at afgøre, om det fremlagte dokument er originalt eller ej. Hver gang hovedbogen udskrives, faktureres den faktisk til GERE. Hvert selskab, der er etableret i Luxembourg, skal dog føre en hovedbog i sine lokaler. Kommissionens afvisning af at returnere hovedbogen koster GERE mindst 100 EUR.

Endelig beklager klageren, at alle konsekvenserne af manglerne i dette projekt skal bæres af den svageste part, dvs. GERE. Selv om GERE ikke blev informeret om alle vilkårene i kontrakten, nægtede GERE aldrig at samarbejde. Klageren beklager, at dommen for GERE kom før dommen, og at den blev sat på en sort liste.
**Yderligere undersøgelser**   

Den 2. maj 2001 forelagde klageren Ombudsmanden dokumentation vedrørende opførelsen af GERE på Kommissionens sorte liste. Klageren havde modtaget en fax fra Europa-Kommissionens Fælles Forskningscenter (FFC) i Ispra, hvori han blev informeret om, at en betaling til et andet projekt var blokeret, fordi GERE var opført på "EU's*sorte liste".*

Efter nøje overvejelse af dette nye element viste det sig, at der var behov for yderligere undersøgelser. Ombudsmanden anmodede derfor Kommissionen om at oplyse ham om, hvorvidt Kommissionen blokerede betalinger til GERE i henhold til ubestridte kontrakter. Ombudsmanden forhørte sig desuden om, hvordan den sorte liste, som en tjenestemand i Kommissionen havde nævnt, fungerede.

Kommissionen beklagede den formulering, som en af dens tjenestemænd anvendte til at nævne det interne varslingssystem (EWS), der blev oprettet efter anmodning fra Europa-Parlamentet. Formålet med varslingssystemet er at identificere modtagere af fællesskabsmidler, som har begået administrative fejl eller svig. Systemet for tidlig varsling standser ikke en betaling. Det gør det kun vanskeligere og kræver yderligere kontrol fra de ansvarlige tjenestegrenes side. I GERE's tilfælde opstod der beklagelige forsinkelser. I juli undskyldte Kommissionen dette og betalte de skyldige beløb under det ubestridte projekt samt forsinkede renter.

Klageren fandt, at GERE aldrig var blevet underrettet om svig eller administrative fejl, som kunne have begrundet registreringen i varslingssystemet. Klageren hævder, at Kommissionens tjenestemænd almindeligvis udpeger varslingssystemet som en sort liste, og at dets virkning er at blokere for betalinger. Hvis varslingssystemet ikke var en sort liste, bør det ikke behandles som sådan, og de registrerede virksomheder bør underrettes skriftligt.

Afgørelsen
----------

**1 Påstået uklar kontraktmæssig situation over for Kommissionen**   

1.1 Klageren mente, at den kontraktmæssige situation for virksomheder, der ansøger om JOP-midler, over for Kommissionen er uklar. GERE har aldrig underskrevet en kontrakt med Kommissionen og pålægges forpligtelser af denne.

1.2 Kommissionen gjorde gældende, at klageren ikke kunne være uvidende om sine kontraktlige forpligtelser over for Kommissionen. Alle bestemmelserne var klart fastsat i finansieringsaftalen og i de rammeaftaler og aftaler om særligt tilskud, der var knyttet til den.

1.3 Ombudsmanden bemærker, at klageren mener, at FI ikke informerede GERE korrekt om alle de kontraktlige bestemmelser, der gælder for finansieringsaftalen. Klageren erkendte også sit eget ansvar for dette aspekt af sagen. GERE synes at have indgået en kontrakt uden at have fået kendskab til bilagene til denne kontrakt, som indeholdt bestemmelser, der skabte forpligtelser over for Kommissionen. Ombudsmanden mener derfor ikke, at der er tegn på fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side i forbindelse med dette aspekt af sagen.
**2 Videregivelse af oplysninger mellem GERE og Kommissionen**   

2.1 Klageren mente, at den måde, hvorpå oplysningerne blev rundsendt, var kontraproduktiv. Forbindelserne mellem GERE og Kommissionen blev hovedsagelig varetaget gennem FI. Det er derfor uklart, om klageren blev anmodet om at fremlægge de oplysninger, som Kommissionen virkelig havde brug for.

2.2 Kommissionen hævdede, at anvendelsen af en FI garanterer, at sagen behandles af en erfaren fagmand.

2.3 Ombudsmanden bemærker, at der ikke er noget bevis i sagen for, at systemet med anvendelse af finansielle formidlere som sådan er skyld i vanskelighederne i forbindelserne mellem GERE og Kommissionen. Både Kommissionen og klageren synes at tillægge FI en del af ansvaret for manglerne i formidlingen af oplysninger. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke er bevis for fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side med hensyn til dette aspekt af sagen.
**3 Revisionens omfang**   

3.1 Klageren mente, at Kommissionen i forbindelse med revisionen burde have begrænset sine undersøgelser til elementer, der var knyttet til det finansierede projekt, uden at kontrollere virksomhedens samlede regnskaber.

3.2 Kommissionen gjorde gældende, at omfanget af revisionen var i overensstemmelse med GERE's kontraktlige forpligtelser.

3.3 I betragtning af kontraktbestemmelserne, navnlig i lyset af den relevante rammeaftale, synes Kommissionen ikke at have overskredet sine beføjelser i forbindelse med revisionen af GERE. Ombudsmanden konkluderer derfor, at der ikke er tale om fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.
**4 Manglende underretning af GERE om resultaterne af revisionen**   

4.1 Ifølge klageren er GERE aldrig blevet underrettet om resultaterne af den revision, der blev foretaget den 13. juni 2000.

4.2 Kommissionen fandt, at Kommissionens revisorer den 13. juni 2000 underrettede GERE om de foreløbige konklusioner. Modtageren blev imidlertid anmodet om at fremlægge yderligere dokumentation, inden revisionen blev afsluttet. På trods af gentagne anmodninger opfyldte klageren aldrig sine forpligtelser, disse dokumenter blev aldrig fremlagt, de kunne derfor ikke godkendes, og midlerne kunne derfor ikke udbetales.

4.3 Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen ud fra de foreliggende dokumenter ikke synes at have gjort klageren opmærksom på de dokumenter, han skulle fremlægge for ikke at forsinke Kommissionens beslutning med hensyn til udbetalingen af midlerne. Dette kan udgøre et tilfælde af fejl eller forsømmelser, og Ombudsmanden vil derfor udarbejde et udkast til henstilling i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut.
**5 Afslag på at returnere originale dokumenter, der er taget under revisionen**   

5.1 Klageren hævdede, at Kommissionen nægtede at returnere originale dokumenter, som den havde modtaget med henblik på ovennævnte revision.

5.2 Kommissionen gjorde gældende, at den hovedbog, som GERE udleverede til revisorerne, og som opbevares af Kommissionens tjenestegrene, ikke er et originalt dokument. Den blev trykt på dagen for revisionen.

5.3 Ombudsmanden forstår, at Kommissionen siden den 13. juni 2000 har anvendt GERE's regnskabsbog for 1999 til kontrolformål. Selv om dokumentet blev trykt specielt med henblik på revisionen, hævder klageren, at hans virksomhed blev opkrævet et betydeligt gebyr for genudstedelsen af dette dokument. Klageren anmodede derfor om at få regnskabsbogen tilbage, som han anser for at være GERE's ejendom.

5.4 Kommissionen har ikke givet Ombudsmanden en rimelig forklaring på, hvorfor den nægtede at fortsætte arbejdet med en fotokopi af hovedbogen og returnere GERE det dokument, der blev trykt den 13. juni 2000. Ombudsmanden vil derfor udarbejde et udkast til henstilling i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut.
**6 Påstået registrering af GERE på en sort liste og konsekvenserne heraf**   

6.1 Klageren hævdede, at GERE var opført på Kommissionens sorte liste. Dette blokerede alle de betalinger, som Kommissionen skulle foretage til GERE, selv i henhold til ubestridte kontrakter.

6.2 Kommissionen forklarede, at betalingerne blev forsinket på grund af Kommissionens interne system for tidlig varsling. Dette system kræver yderligere kontrol, inden der foretages betalinger til støttemodtagere, der er registreret i varslingssystemet på grund af administrative fejl eller svig. I den foreliggende sag blev GERE registreret i varslingssystemet på grund af vanskelighederne i forbindelse med den kontrakt, der blev indgået inden for rammerne af JOP-projektet.

6.3 Ombudsmanden bemærker, at de betalinger, der skulle foretages til GERE i henhold til ubestridte kontrakter, kunne foretages under denne undersøgelse. Kommissionen har givet Ombudsmanden en rimelig begrundelse for at registrere GERE i varslingssystemet. Ombudsmanden har derfor konkluderet, at der ikke er bevis for fejl eller forsømmelser i forbindelse med dette aspekt af sagen.

6.4 Ombudsmanden bemærker, at nogle tjenestemænd i Kommissionen synes at betragte varslingssystemet som en sort liste, selv om Kommissionen har erklæret, at det ikke er tilfældet. Ombudsmanden kan derfor på et senere tidspunkt overveje at undersøge varslingssystemets generelle funktion i en undersøgelse på eget initiativ.
**7 Konklusion**   

Ombudsmanden mener, at Kommissionens tilgang i den foreliggende sag gav anledning til tilfælde af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden fremsætter derfor følgende forslag til henstilling til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut:
**Udkastet til henstilling**   
Kommissionen bør skriftligt underrette klageren om de dokumenter, han forventes at fremlægge, således at Kommissionen kan træffe afgørelse om betalingen inden for en rimelig frist. Desuden bør Kommissionen returnere klagerens GERE-bog for 1999, der blev trykt den 13. juni 2000.

Kommissionen og klageren vil blive underrettet om dette udkast til henstilling. I overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut sender Kommissionen en detaljeret udtalelse inden den 28. februar 2002. Den detaljerede udtalelse kunne bestå i en accept af Ombudsmandens udkast til henstilling og en beskrivelse af, hvordan den er blevet gennemført.

Jacob SÖDERMAN

Strasbourg, den 4. december 2001

*** ** * ** ***

[(1)](#Footnote1){#(1)} Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9. marts 1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EFT L 113, s. 15).