(Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Ombudsmandens statut.(1))
Ved skrivelse af 7. november 1997 indledte Den Europæiske Ombudsmand på eget initiativ en undersøgelse af den tavshedspligt, der er en del af Kommissionens ansættelsesprocedurer. Ombudsmanden anmodede i sin skrivelse Kommissionen om at oplyse ham om, hvorvidt den ville overveje at træffe foranstaltninger med henblik på at gøre Fællesskabets forpligtelse til gennemsigtighed mere håndgribelig på dette område. Han ønskede navnlig oplyst, om Kommissionen ville give ansøgerne mulighed for at tage eksamensspørgsmålene med sig fra prøvelokalet, meddele bedømmelseskriterierne til de ansøgere, der anmoder herom, oplyse ansøgerne om navnene på medlemmerne af udvælgelseskomitéen og give de berørte ansøgere mulighed for at få udleveret de korrigerede kopier af prøverne.
Begrundelsen for at indlede undersøgelsen var i det væsentlige følgende:
En væsentlig del af ombudsmandens opgaver er at arbejde hen imod en styrkelse af forbindelserne mellem fællesskabsinstitutionerne og de europæiske borgere. Det ser ud til, at mange borgeres første kontakt med fællesskabsinstitutionerne finder sted i forbindelse med ansættelse. Det ville være værdifuldt for institutionerne, hvis de første indtryk, som borgerne får i dette første møde med fællesskabsadministrationen, var positive. Desuden synes det at være i modstrid med Fællesskabets forpligtelse til gennemsigtighed, at disse første kontakter for eventuelle fremtidige tjenestemænd skulle være præget af manglende gennemsigtighed.
Den Europæiske Ombudsmand havde modtaget en række klager inden for ansættelsesområdet, navnlig vedrørende den manglende gennemsigtighed i procedurerne. I klage 46/27.7.95/FVK/B-DE kunne sagsøgeren ikke få nogen meddelelse om grundene til, at hendes ansøgning var blevet afslået. I klage 252/22.11.95/Tfr/ES kunne klageren ikke få navnene på medlemmerne af udvælgelseskomitéen. I klage 659/24.6.96/AEKA/FIN/IJH og 850/3.9.96/JIA/FIN/KT blev hverken udvælgelseskomitéens medlemmers navne eller kvalifikationer offentliggjort. I klage 216/08.11.95/MH/A fik klageren ikke lov til at kende navnene på de korrekturlæsere, der bistod udvælgelseskomitéen. I klage 142/97/PD fik klageren ikke lov til at tage en kopi af de stillede spørgsmål med sig fra eksamenslokalet, og som svar på sin anmodning om fornyet bedømmelse af sine karakterer fik han at vide, at de karakterer, han fik meddelt, svarede til dem, udvælgelseskomitéen havde givet ham. I klage 773/29.7.96/SS/FIN/PD henvendte fire ansøgere sig til Kommissionen for at anmode om en kopi af deres afmærkede eksamener og anmode om en gennemgang af de givne karakterer. Deres anmodning blev afvist, og med henvisning til anmodningen om en fornyet gennemgang anførte den kompetente udvælgelseskomité blot, at den havde fastslået, at "bedømmelsen af din eksamen var foretaget på en korrekt og retfærdig måde", uden at give yderligere oplysninger. I klage 105/97/PD, 675/1.7.96/AL/FIN/KT og 940/11.10.96/AS/SW/BB blev en anmodning om meddelelse af den markerede kopi af en eksamen ligeledes afvist. Desuden anmodede klagerne i klage 675/2.7.96/AL/FIN/KT og 659/24.6.96/AEKA/FIN/IJH om meddelelse af evalueringskriterierne. I klage 940/11.10.96/AS/SW/BB anmodede klageren om meddelelse af evalueringskriterierne vedrørende vurderingen af erhvervserfaring.
Der var to tilbagevendende elementer i fællesskabsinstitutionernes bemærkninger til denne type klager. Den ene er en henvisning til artikel 6 i bilag III til vedtægten. I denne bestemmelse hedder det, at "udvælgelseskomitéens arbejde er hemmeligt". Det andet element er udvælgelseskomitéernes vide skønsbeføjelser.
Artikel 6 blev indført med henblik på at sikre udvælgelseskomitéernes uafhængighed ved at beskytte dem mod indblanding og pres. Denne berettigede betragtning synes ikke at hindre udviklingen af proceduremæssige garantier for ansøgere i overensstemmelse med kravene i artikel 6.
Det er ganske vist korrekt, at udvælgelseskomitéerne i henhold til Domstolens praksis har vide skønsbeføjelser. Sådanne beføjelser indebærer, at omfanget af domstolskontrollen er begrænset. tildelingen af sådanne beføjelser synes ikke at forhindre de offentlige myndigheder i at overholde principperne om god forvaltningsskik.
Uden at det berører udvælgelseskomitéernes skønsbeføjelser og artikel 6, ser det ud til, at Kommissionen selv kan beslutte at udvikle proceduremæssige garantier for ansøgere som et spørgsmål om god forvaltningsskik. På nuværende tidspunkt ser det ud til, at bestemmelsen har fået et omfang, som dens underliggende mål måske ikke berettiger, og som borgerne finder uforståeligt i en demokratisk og ansvarlig forvaltning, der er forpligtet til gennemsigtighed. I betragtning af udvælgelseskomitéernes vide skønsbeføjelser synes det så meget desto vigtigere, at disse beføjelser udøves i overensstemmelse med principperne for god forvaltningsskik. Meddelelse af den afmærkede eksamen og af bedømmelseskriterierne til den pågældende ansøger, der anmoder herom, kan også lette udvælgelseskomitéernes arbejde med at behandle forespørgsler og klager fra ansøgere.
Dette var således baggrunden for Ombudsmandens henvendelse til Kommissionen.
Kommissionens udtalelse
Kommissionens udtalelse var opdelt i tre dele. Kommissionen anførte i det væsentlige følgende:
For det første fandt Kommissionen, at ansættelsesprocedurerne er den første og for mange ansøgere den eneste direkte kontakt med fællesskabsadministrationen, og det er derfor vigtigt, at denne kontakt er positiv. Kommissionen fandt, at antallet af klager over manglende gennemsigtighed var meget lavt i forhold til det samlede antal ansøgere til de forskellige udvælgelsesprøver, som Kommissionen afholdt.
For det andet mindede Kommissionen om de retlige rammer for ansættelsesoperationer: De udvælgelsesprøver, der afholdes af EU-administrationen, er reguleret af personalevedtægten og de generelle principper i EU-retten som fastlagt i EU-domstolenes retspraksis. Udvælgelsesprøver er lovregulerede ansættelsesprocedurer, og det er udelukkende Fællesskabets retsinstanser, der har kompetence til at kontrollere den korrekte anvendelse af lovgivningen.
Kommissionen understregede, at en udvælgelsesprøve normalt er en eksamensprocedure, men at eksamenerne ikke er eksamener i traditionel forstand. Mens eksamener og udvælgelsesprøver ligner hinanden i det omfang, de begge har til formål at udvælge kandidater, er der dog en grundlæggende forskel mellem eksamener og udvælgelsesprøver for så vidt angår vurderingen af deltagernes fortjenester. Succes i en eksamen afhænger kun af opnåelsen af en bestået karakter; Deltagerne bedømmes ud fra "objektive" kriterier. På den anden side bedømmes ansøgerne i en udvælgelsesprøve i forhold til hinanden, dvs. vurderingen er sammenlignende.
Ifølge Kommissionen er dette den grund, der ligger til grund for artikel 6 i bilag III til vedtægten vedrørende den fortrolige karakter af udvælgelseskomitéernes arbejde og de regler, der følger heraf, navnlig reglerne om udvælgelseskomitéens uafhængighed, som har til formål at beskytte komitéen mod enhver indgriben eller ethvert pres, uanset hvor den kommer fra.
Med hensyn til domstolskontrollen af en udvælgelseskomités arbejde anførte Kommissionen, at der skal skelnes mellem to typer afgørelser:
På den ene side afgørelser om adgang til udvælgelsesprøven, hvor domstolskontrollen er yderst streng.
På den anden side afgørelser vedrørende den sammenlignende vurdering af ansøgere. Disse afgørelser indebærer en stor skønsmargen i overensstemmelse med EF-domstolenes retspraksis, som Ombudsmanden også henviser til i sine afgørelser. Denne skønsmargen er forståelig, fordi det kun er nævnet, der kan vurdere den enkelte ansøger, da det kun er nævnet, der har kendskab til alle ansøgerne og dermed kan sammenligne dem. Det er grunden til, at kun den "rene" kopi af eksamenspapirerne - dvs. kopien uden anmærkning af markøren - meddeles den pågældende ansøger i lande, der tillader en sådan meddelelse i udvælgelsesprøver. Fremsendelsen af den markerede kopi eller af den detaljerede bedømmelse af en mundtlig prøve ville nemlig ikke tjene noget formål, da bedømmelsen heraf foretaget af en tredjemand, som ikke har vurderet de øvrige ansøgere, ville blive frataget sin betydning. Denne skønsmargen, der kan betragtes som skønsmæssig, men bestemt ikke vilkårlig, er underlagt domstolskontrol, for så vidt som Fællesskabets retsinstanser sikrer, at udvælgelseskomitéerne ikke har tilsidesat nogen regel eller noget princip, der er bindende for dem.
For det tredje anførte Kommissionen, at ansøgerne for nylig havde fået lov til at tage eksamensspørgsmålene med sig, når de forlod eksamenslokalet, medmindre ophavsretten hindrede dette. Med hensyn til meddelelse af evalueringskriterier anførte Kommissionen, at kriterierne meddeles efter anmodning. Hvad angår muligheden for at gøre sagsøgerne bekendt med navnene på medlemmerne af udvælgelseskomitéerne fandt Kommissionen det hensigtsmæssigt ikke at offentliggøre navnene for at bevare medlemmernes uafhængighed og den korrekte afvikling af udvælgelsesprøverne. Med hensyn til muligheden for at udlevere en kopi af de afmærkede eksamensdokumenter til den pågældende sagsøger anførte Kommissionen, at dette ville være meningsløst i betragtning af karakteren af den ovenfor beskrevne konkurrencesag. Kommissionen anførte endvidere, at i betragtning af de tusindvis af ansøgere til udvælgelsesprøver, der ofte kommer fra alle medlemsstater, kan udleveringen af kopien af de afmærkede eksamensdokumenter medføre administrative og finansielle omkostninger.

Afgørelsen

1 Eksamensspørgsmål
1.1 Hvad angår eksamensspørgsmålene, har Kommissionen forpligtet sig til at give ansøgerne tilladelse til at tage disse spørgsmål med sig, når de forlader eksamenslokalet, medmindre ophavsretten er til hinder herfor. Ombudsmanden finder derfor ingen grund til at undersøge dette spørgsmål nærmere.
2 Evalueringskriterier
2.1 Hvad angår meddelelse af evalueringskriterierne, har Kommissionen oplyst, at disse meddeles de ansøgere, der fremsætter anmodningen. Ombudsmanden finder derfor ingen grund til at undersøge dette spørgsmål nærmere.
3 Navne på medlemmer af udvælgelseskomitéen
3.1 Med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt ansøgerne skal have lov til at kende navnene på medlemmerne af udvælgelseskomitéen, skal Ombudsmanden overholde følgende: Kommissionen har hidtil fundet det hensigtsmæssigt ikke at offentliggøre medlemmernes navne for at bevare deres uafhængighed og hindre ethvert pres på medlemmerne. Ombudsmanden finder denne betragtning relevant. Ombudsmanden skal imidlertid også minde om, at det er et grundlæggende princip om god forvaltningsskik, at ethvert medlem af offentligheden, der beskæftiger sig med en tjenestemand, har ret til at kende denne tjenestemands navn. En administration uden ansigt og navn er fremmedgørende. Ombudsmanden finder det derfor uacceptabelt, at ansøgere, der deltager i mundtlige prøver, ikke har ret til at kende navnene på de personer, der undersøger dem.
4 Kopi af afmærkede eksamenspapirer
4.1 Med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt ansøgerne skal have adgang til deres egne eksamenspapirer, når de er afmærket, bemærker Ombudsmanden, at Kommissionen baserer sit afslag på at give den pågældende ansøger adgang på den betragtning, at en sådan videregivelse ville blive frataget meningen i betragtning af udvælgelsesprøvernes art, dvs. den sammenlignende vurdering af ansøgerne. Desuden har Kommissionen gjort gældende, at fremlæggelse af eksamensdokumenterne kan medføre administrative og finansielle omkostninger.
4.2 For det første skal Ombudsmanden bemærke, at Kommissionen bestemt har ret i, at udvælgelseskomitéerne råder over en stor skønsmargen ved vurderingen af ansøgerne. Udvælgelseskomitéens vurdering er endelig, og den afviste ansøger har i realiteten ingen mulighed for at anfægte den. Det er derfor endnu vigtigere, at offentligheden har fuld tillid til udvælgelseskomitéernes arbejde.
4.3 Efter denne indledende bemærkning skal det bemærkes, at den markerede kopi af en eksamensopgave består af to dele, selve eksamensopgaven og karaktererne. Det må fastslås, at den pågældende ansøger, der er ophavsmand til eksamensopgaven, ikke kan nægtes aktindsigt i den samme opgave.
4.4 Med hensyn til den anden komponent skal Ombudsmanden minde om, at et grundlæggende princip om gennemsigtighed er, at borgeren og ikke administrationen afgør, om det er rimeligt at anmode om oplysninger. Administrationen kan afvise borgerens anmodning af hensyn til fortroligheden, men den kan ikke afvise anmodningen med den begrundelse, at anmodningen ikke giver mening for den interesserede borger. Uafhængigt af spørgsmålet om, hvorvidt varemærker kan anfægtes eller ej, har sagsøgeren en grundlæggende interesse i at vide, hvilke fejl han har begået. Ombudsmanden kan derfor ikke acceptere, at Kommissionen nægter at udlevere de afmærkede eksamenspapirer fra den berørte ansøger, der anmoder herom, med den begrundelse, at de ikke tjener noget formål.
4.5 Med hensyn til administrative og finansielle omkostninger skal Ombudsmanden bemærke, at Kommissionen ikke har underbygget dette med beviser. Hvis det viser sig, at et stort antal ansøgere anmoder om kopier af deres eksamenspapirer, kan Kommissionen overveje at opkræve et rimeligt gebyr for omkostningerne.
4.6 På denne baggrund må ombudsmanden konkludere, at Kommissionen ikke har henvist til nogen grund, der begrunder dens afslag på at fremsende kopier af afmærkede eksamenspapirer til den pågældende ansøger. For at øge gennemsigtigheden og offentlighedens tillid til udvælgelseskomitéernes aktiviteter bør Kommissionen derfor give den pågældende ansøger, der anmoder herom, adgang til sine egne afmærkede eksamenspapirer. For at give Kommissionen mulighed for at tage de nødvendige skridt til at tilrettelægge en sådan fremlæggelse af oplysninger skal denne konklusion begrænses til de fremtidige udvælgelsesprøver, som Kommissionen afholder.
5 Udkast til henstilling
5.1 I overensstemmelse med artikel 3, stk. 6, i Den Europæiske Ombudsmands statut fremsætter Ombudsmanden derfor følgende udkast til henstilling til Kommissionen:

Kommissionen meddeler ved mundtlige prøver ansøgerne navnene på medlemmerne af udvælgelseskomitéen.

I forbindelse med fremtidige udvælgelsesprøver giver Kommissionen efter anmodning ansøgerne adgang til deres egne afmærkede eksamensdokumenter.

I overensstemmelse med statuttens artikel 3, stk. 6, sender Kommissionen en udførlig udtalelse inden den 30. juni 1999. Den detaljerede udtalelse kunne bestå i en accept af Ombudsmandens udkast til henstilling og en beskrivelse af, hvordan den er blevet gennemført.
Strasbourg, den 8. marts 1999
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Europa-Parlamentets afgørelse 94/262 af 9. marts 1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv, 1994 EFT L 113/15.