Forord

Som Europæisk Ombudsmand bliver jeg ofte spurgt "I hvilket omfang lytter EU-institutionerne til dig?" Denne betænkning søger at give et statistisk svar på dette spørgsmål ved at se på institutionernes overholdelse af Ombudsmandens afgørelser. Der var en overholdelsesgrad på 83 % i 2015, hvilket er det næsthøjeste til dato. Så selv om det er et fald fra det fremragende resultat på 90 %, vi opnåede i 2014, er jeg stadig glad for at kunne konstatere, at EU-institutionerne i over fire ud af fem sager handler på grundlag af, hvad Ombudsmanden anmoder dem om.

I de 130 tilfælde, hvor Ombudsmanden fremsatte forslag i sager, der blev afsluttet i 2015, gav institutionerne 108 positive svar. Yderligere 135 sager blev afgjort af institutionerne. 12 ud af de 18 undersøgte institutioner scorede 100 %, mens Kommissionen – som tegner sig for de fleste sager ved Ombudsmanden – scorede 82 %.

Jeg er især tilfreds med institutionernes svar i de strategiske undersøgelser, vi gennemførte. 43 ud af de 45 forslag, der blev rettet til institutionerne i forbindelse med disse strategiske undersøgelser, blev accepteret på områder lige fra forhandlingerne om det transatlantiske handels- og investeringspartnerskab ("TTIP") til proceduren for det europæiske borgerinitiativ og fra Frontex' fælles tilbagesendelsesoperationer til EU's samhørighedspolitik. Mere generelt indeholder bilaget til denne rapport mange eksempler på sager, hvor Ombudsmanden har overtalt EU-administrationen til at forbedre sine resultater, og giver et overblik over de forskellige forbedringer af den offentlige tjeneste, der er sket. Disse omfatter afgørelsen truffet af Forvaltningsorganet for Små og Mellemstore Virksomheder om at indføre procedurer for kontrol af antagelighed og evaluering i forbindelse med tildeling af tilskud, Kommissionens udvikling af nye kommunikationsværktøjer for at øge offentlighedens deltagelse i dets beslutningstagning og forbedrede procedurer for whistleblowing inden for EU-Udenrigstjenestens civile missioner.

Faldet i overholdelsen fra 2014 til 2015 er imidlertid klart beklageligt. I en tid med flere kriser i EU kan enhver afvisning af at efterkomme en afgørelse fra Ombudsmanden ses som en forspildt mulighed for at afhjælpe en ægte borgerklage eller administrative mangler. Jeg vil fortsat samarbejde med EU-institutionerne om at levere den højest mulige servicestandard, som offentligheden med rette kan forvente af os.

Emily O'Reilly

16. december 2016

Indberetning

1. Indledning

Denne rapport beskriver, i hvilket omfang EU-institutionerne [1] reagerede konstruktivt på forslag fra Den Europæiske Ombudsmand i 2015. Disse forslag kommer i form af løsninger, anbefalinger, kritiske bemærkninger og yderligere bemærkninger.

I afsnit 3, 4 og 5 nedenfor forklares det, hvad Ombudsmandens løsninger, henstillinger, kritiske og yderligere bemærkninger indebærer. Ombudsmandens nye gennemførelsesbestemmelser, som trådte i kraft den 1. september 2016, påvirker i et vist omfang vores brug af disse vilkår. Selv om de undersøgelser, der er omfattet af denne rapport, blev gennemført under de tidligere undersøgelsesplaner, forklarer vi ændringerne, hvor det er relevant, nedenfor.

2. Ombudsmandens beføjelser og procedurer

Ombudsmanden hjælper enkeltpersoner, virksomheder og sammenslutninger, der har et problem med en EU-institution [2]. Samtidig tjener hun offentlighedens interesse ved at hjælpe institutionerne med at forbedre kvaliteten af den service, de yder. Ud over at undersøge klager kan Ombudsmanden også indlede undersøgelser på eget initiativ.

Ombudsmanden kan kræve, at den pågældende institution giver oplysninger, inspicerer sine sagsakter og indhenter vidneudsagn fra tjenestemænd. Disse beføjelser er fastsat i Ombudsmandens statut [3] (»statutten«). Når Ombudsmanden finder det hensigtsmæssigt at gøre dette i en specifik sag, opfordrer hun institutionen til at revidere sin holdning, yde erstatning eller foretage generelle ændringer for fremtiden. Hvis institutionen nægter at samarbejde, kan hun henlede den politiske opmærksomhed på en sag ved at udarbejde en særlig rapport til Europa-Parlamentet.

3. Løsninger

Hvis Ombudsmanden mener, at en klage kan løses, søger hun en løsning hos den pågældende institution på grundlag af statuttens artikel 3, stk. 5 [4]. Et af formålene med de ændringer, der blev indført i 2016 af Ombudsmandens gennemførelsesbestemmelser, var at gøre det lettere og hurtigere at finde løsninger, der afhjælper fejl eller forsømmelser.

4. Anbefalinger

Hvis Ombudsmanden konstaterer fejl eller forsømmelser, udsteder hun, hvad der i statuttens artikel 3, stk. 6, betegnes som et "udkast til henstilling". Henstillinger rettet til institutionerne offentliggøres samtidig på Ombudsmandens websted. Ombudsmandens nye undersøgelsesprocedurer kræver, at der anvendes henstillinger til at behandle alle konstateringer af fejl eller forsømmelser, inden en undersøgelse afsluttes.

5. Kritiske bemærkninger og yderligere bemærkninger

Tidligere førte en institutions afvisning af et løsningsforslag eller en henstilling til en række mulige resultater, herunder afslutning af sagen med en "kritisk bemærkning". En kritisk bemærkning informerede institutionen om, hvad den havde gjort forkert i den konkrete sag. Bemærkningen identificerede den regel eller det princip, der blev overtrådt, og forklarede (medmindre det var indlysende), hvordan institutionen skulle have handlet i forbindelse med sagen. Institutionen aflagde rapport inden for seks måneder, hvis Ombudsmanden anmodede herom. I 63 % af de sager, hvor der blev konstateret fejl eller forsømmelser i 2015, blev sagen afsluttet med en kritisk bemærkning.

En "yderligere bemærkning" havde til formål at tjene offentlighedens interesse ved at hjælpe den pågældende institution med at højne kvaliteten af dens forvaltning i fremtiden. I modsætning til en henstilling eller en kritisk bemærkning var en yderligere bemærkning ikke baseret på en konstatering af fejl eller forsømmelser og indebar ikke et mistillidsvotum til den institution, som den var rettet til.

De nye gennemførelsesbestemmelser erstatter begrebet kritiske bemærkninger med begrebet "konstateringer af fejl eller forsømmelser" og erstatter begrebet yderligere bemærkninger med begrebet "forslag til forbedringer".

6. Løsningsforslag og anbefalinger accepteret i 2015

I 2015 accepterede EU-institutionerne i alt 15 løsningsforslag, mens 14 anbefalinger blev accepteret. Tre anbefalinger blev afvist af Kommissionen, selv om den i alle tre tilfælde fulgte positivt op på de efterfølgende kritiske bemærkninger.

Tabel 1 - Løsninger og anbefalinger accepteret af institutionen i 2015

Bilaget til denne rapport sammenfatter de tilfælde, hvor et løsningsforslag eller en anbefaling blev accepteret. En af disse sager fortjener særlig omtale som en "stjernesag" , der bør tjene som model for andre institutioner med hensyn til, hvordan de bedst kan reagere på Ombudsmandens forslag.

7. Opfølgning på kritiske bemærkninger og yderligere bemærkninger fremsat i 2015

I 2015 blev der fremsat 22 kritiske bemærkninger i 19 afgørelser, mens der blev fremsat 76 yderligere bemærkninger i 30 afgørelser [5] En enkelt afgørelse kan indeholde mere end én bemærkning, og begge typer bemærkninger kan indgå i den samme afgørelse.

Tabel 2 - Kritiske og yderligere bemærkninger fremsat i 2015 efter institution

Institutionerne blev opfordret til at besvare bemærkningerne inden for en frist på seks måneder. Med en enkelt undtagelse [6] blev der modtaget svar på alle de bemærkninger, der blev fremsat i 2015, om end i nogle tilfælde med forsinkelse.

Sammen med kritiske og yderligere bemærkninger var opfølgningen på tilfredsstillende vis på 81 %, hvilket er et fald fra det rekordhøje niveau på 94 % i 2014. Opfølgningen på yderligere bemærkninger var tilfredsstillende i 92 % af tilfældene, mens den tilfredsstillende opfølgning på kritiske bemærkninger var 41 %, hvilket er rekordlavt. De hidtil højeste tal har været 100 % i 2008 for så vidt angår positiv opfølgning på yderligere bemærkninger og 88 % i 2014 for så vidt angår positiv opfølgning på kritiske bemærkninger.

En gennemgang af institutionernes svar på kritiske bemærkninger tyder på, at nogle, selv efter at en undersøgelse er afsluttet, fortsat anfægter Ombudsmandens konklusioner og gentager de argumenter, de har fremført under undersøgelsen. Selv om det på en eller anden måde er muligt at forstå, at en institution, der har været udsat for offentlig kritik fra Ombudsmandens side, har svært ved at følge konstruktivt op, er det vigtigt, at institutionerne er villige til at tage ved lære af Ombudsmandens undersøgelser og forsøge at mindske risikoen for, at lignende problemer opstår i fremtiden.

Tabel 3 - Tilfredsstillende svar på bemærkninger fremsat i 2015 pr. institution

Bilaget til denne rapport indeholder en detaljeret analyse af hvert af de tilfælde, hvor der blev fremsat en eller flere kritiske bemærkninger og/eller yderligere bemærkninger. Fire af opfølgningerne fortjener særlig omtale som "stjernetilfælde".

8. Overensstemmelsesgrad pr. institut

Det samlede tal for efterlevelse af Ombudsmandens forslag i 2015 er 83 %. Overholdelsesgraden er baseret på antallet af positive svar på løsningsforslag, henstillinger, kritiske bemærkninger og yderligere bemærkninger i sager, der blev afsluttet i 2015. Ud af de 130 tilfælde afgav institutionerne 108 positive svar [7]. Institutionerne afsluttede yderligere 135 undersøgelser, som Ombudsmanden havde indledt.

Som det fremgår af tabel 4 nedenfor, varierer overholdelsesgraden betydeligt fra den ene institution til den anden — fra 100 % i mange tilfælde til 33 % i værste fald. Selv om disse statistikker ofte er baseret på meget få sager, betyder ethvert resultat, der er lavere end 100 %, at institutionen ikke har efterkommet et forslag fra Ombudsmanden.

Tabel 4 - Overensstemmelsesgrad pr. institution i 2015

9. Konklusion

I konklusionen på sidste års beretning bebudede vi en række ændringer i brugen af udtrykket "løsninger" og "yderligere bemærkninger". Disse ændringer blev i vid udstrækning erstattet af Ombudsmandens mere grundige gennemgang af gennemførelsesbestemmelserne, der trådte i kraft den 1. september 2016. Indførelsen af de nye gennemførelsesbestemmelser betyder, at næste års rapport vil omfatte sager under både de gamle og de nye procedurer.

Vi håber næste år at kunne rapportere et endnu bedre svar på spørgsmålet "I hvilket omfang lytter EU-institutionerne til Ombudsmanden?" Vi har tillid til, at EU-administrationen fortsat vil engagere sig konstruktivt for at sikre, at tallet er så højt som muligt.

[1] I denne rapport anvendes udtrykket "institution" til at henvise til alle EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer.

[2] Artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde giver Ombudsmanden beføjelse til at undersøge tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af EU-institutionerne med undtagelse af Den Europæiske Unions Domstol under udøvelsen af dens domstolsfunktioner.

[3] Europa-Parlamentets afgørelse 2008/587 af 18.6.2008 om ændring af afgørelse 94/262 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EUT 2008, L 189, s. 25).

[4] I statuttens artikel 3, stk. 5, hedder det: "Ombudsmanden søger så vidt muligt sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ at finde en løsning, der kan bringe den pågældende fejl eller forsømmelse til ophør og imødekomme klagen."

[5] I denne beretning behandles retningslinjerne for forbedringer, forslag og forslag til institutionerne i Ombudsmandens afgørelser om afslutning af undersøgelserne på eget initiativ OI/9/2013/TN, OI/7/2014/NF, OI/8/2014/AN, OI/9/2014/MHZ og OI/10/2014/RA som yderligere bemærkninger.

[6] Da denne rapport blev udarbejdet, havde Kommissionen endnu ikke sendt sit supplerende opfølgende svar på Ombudsmandens yderligere bemærkning i sag 1832/2014/TN. Sagen er derfor ikke medtaget i denne rapport.

[7] I tre tilfælde afviste institutionerne et løsningsforslag, men accepterede en efterfølgende henstilling eller kritisk bemærkning. For at undgå dobbelttælling omfatter tallet 130 kun henstillingerne/bemærkningerne i disse tilfælde og ikke løsningsforslagene. I yderligere syv tilfælde afviste institutionen enten et løsningsforslag eller en henstilling og fulgte efterfølgende ikke tilfredsstillende op på den kritiske bemærkning. For at undgå dobbelttælling er det igen kun den negative opfølgning på den kritiske bemærkning, der indgår i ovennævnte statistikker.