1. Indledning

Det er mig en stor fornøjelse at fremlægge Den Europæiske Ombudsmands årsberetning for 2023.

Det stadig mere komplekse beslutningstagningsmiljø i EU – som ofte arbejder hurtigt og involverer mange forskellige interessenter – styrker behovet for og vigtigheden af at have uafhængige tilsynsorganer som Den Europæiske Ombudsmand til at sikre, at EU-administrationen er ansvarlig og åben.

Mit kontors arbejde består blandt andet i at minde EU-institutionerne om, at selv om visse situationer kræver hurtig politisk handling, bør standarden for en borgerorienteret forvaltning være én, der muliggør offentlig debat og kontrol.

På den baggrund anmodede jeg Europa-Parlamentet om at støtte min henstilling om at prioritere behandlingen af Europa-Kommissionens betydelige forsinkelser i behandlingen af anmodninger om aktindsigt, navnlig gennemgangen af dens oprindelige afgørelser om aktindsigt. Dette er kun anden gang, at jeg som europæisk ombudsmand har udsendt en særlig beretning til Parlamentet, og det beviser, hvor vigtigt dette emne er for den demokratiske kontrol. Jeg er taknemmelig for, at Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender tog sagen op så hurtigt.

De etiske spørgsmål var centrale hele året igennem. Jeg fulgte nøje reformprocessen i Europa-Parlamentet efter korruptionsskandalen i slutningen af 2022. Der er sket visse klare forbedringer af Parlamentets etiske ramme, men det afgørende er, at reformerne gennemføres og håndhæves korrekt.

Migrationsrelaterede undersøgelser var fremherskende i 2023. Jeg indledte en undersøgelse på eget initiativ for at få klarhed over Frontex' rolle i eftersøgnings- og redningsoperationer i Middelhavet, og anmodede i en særskilt undersøgelse agenturet om at gøre mere for at sikre, at migranters grundlæggende rettigheder respekteres ved »debriefingsamtaler«. Jeg udbad mig også flere oplysninger vedrørende aftalememorandummet mellem EU og Tunesien, herunder om Kommissionen havde foretaget en konsekvensanalyse vedrørende menneskerettigheder.

Migration var et af hovedemnerne på Det europæiske netværk af ombudsmænds konference i Europa-Parlamentet i november. Mødet mellem de nationale og regionale ombudsmænd omfattede desuden vidtrækkende drøftelser om brugen af kunstig intelligens i offentlige forvaltninger samt betydningen af at have høje etiske standarder i den offentlige forvaltning.

Det var en fornøjelse at være vært for den fjerde udgave af Den Europæiske Ombudsmands pris for god forvaltning i juni. Prisoverrækkelsen synliggjorde endnu en gang de mange fremragende initiativer og projekter, der gennemføres af medarbejdere i EU-administrationen. Den overordnede pris gik til Eurojust og anklageren ved Den Internationale Straffedomstol for deres arbejde med at hjælpe civilsamfundet med at dokumentere krigsforbrydelser og forbrydelser mod menneskeheden.

Det kommende år er et vigtigt år for demokratiet i Europa og resten af verden. Det valg, borgerne træffer ved stemmeurnerne, vil ikke kun påvirke den offentlige politik, men også selve demokratiets funktion, herunder den kontrol og balance, der sikrer grundlæggende rettigheder og myndigheders ansvarlighed. Offentlige forvaltninger i hele verden er nødt til at navigere i den iboende konflikt mellem deres uafhængighed og kravene om forvaltning, og bruge offentlighedens interesse som deres ledestjerne. Det samme gælder EU-institutionerne, og det er en del af Den Europæiske Ombudsmands rolle at fungere som deres rettesnor. Som sidste års pris for god forvaltning viser, er EU heldig at have en gruppe hårdtarbejdende, samfundsengagerede og selvstændigt tænkende embedsmænd. Jeg glæder mig til at fortsætte arbejdet med dem og fremvise, hvordan god offentlig forvaltning kan hjælpe med at beskytte demokratiet og de grundlæggende rettigheder.

Emily O'Reilly

2. Oversigt over 2023

3. Vigtige emner

Ombudsmanden kan hjælpe private, virksomheder og organisationer, som står over for problemer med EU-administrationen. Problemerne kan spænde fra manglende åbenhed i beslutningsprocesser til forsinkelser eller afslag på aktindsigt, overtrædelse af grundlæggende rettigheder og kontraktmæssige spørgsmål. De følgende afsnit giver et overblik over de mest almindelige sager inden for bestemte områder.

3.1. Aktindsigt

EU-borgerne har omfattende rettigheder til aktindsigt i dokumenter, som EU-administrationen er i besiddelse af. Hvis de har svært ved at få adgang til disse dokumenter, kan de henvende sig til Ombudsmanden for at få hjælp.

Efter en undersøgelse på eget initiativ anmodede Ombudsmanden Europa-Kommissionen om hurtigst muligt at få styr på de systemiske forsinkelser i behandlingen af anmodninger om aktindsigt og bemærkede, at der er behov for en grundlæggende nytænkning for at sikre, at Kommissionen overholder de frister, der er fastsat i EU's lovgivning om aktindsigt (forordning (EF) nr. 1049/2001). Ombudsmandens undersøgelse afslørede, at når personer søger om fornyet behandling af en afgørelse om aktindsigt, en såkaldt bekræftende anmodning, overskrider Kommissionen fristerne i lovgivningen i 85 % af tilfældene. I september sendte Ombudsmanden en særlig beretning til Europa-Parlamentet, hvori hun anmodede institutionen om formel støtte til at få Kommissionen til at følge op på hendes henstilling. Hun drøftede beretningen med medlemmer af Europa-Parlamentet i Udvalget for Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender i november.

Ombudsmanden indledte også en undersøgelse på eget initiativ af, hvordan Kommissionen, Parlamentet og Rådet for Den Europæiske Union håndterer anmodninger om aktindsigt i lovgivningsdokumenter. Tidligere ombudsmandsundersøgelser har vist tegn på, at de tre institutioner ikke helt overholder EU-lovgivningen og mere specifikt retspraksis, når det gælder disse anmodninger om aktindsigt.

Efter en undersøgelse bad Ombudsmanden Rådet om at give fuld aktindsigt i en udtalelse fra dets juridiske tjeneste om et lovforslag om mindsteløn, idet hun argumenterede for, at større åbenhed i lovforslagets forhandlingsperiode i høj grad ville have gjort det lettere for offentligheden at deltage i EU's lovgivningsproces. Rådet gav efter Ombudsmandens henstilling aktindsigt i det ønskede dokument. Ombudsmanden kritiserede desuden Det Europæiske Databeskyttelsesråds (EDPB's) afslag på en række anmodninger om aktindsigt i forberedende dokumenter vedrørende internationale dataoverførsler. Som følge af Ombudsmandens henstilling gav Databeskyttelsesrådet til sidst større adgang til de ønskede dokumenter.

Spørgsmålet om, hvad begrebet »EU-dokument« helt konkret dækker over, var fortsat en udfordring i 2023. Ombudsmanden kritiserede, at Kommissionen oprindeligt ikke havde udleveret specifikke e-mails i forbindelse med en anmodning om aktindsigt vedrørende udvekslinger om udkast til EU's jordbunds-, skov- og klimatilpasningsstrategier. I løbet af Ombudsmandens undersøgelse indvilligede Kommissionen i at registrere de pågældende e-mails og undersøge, om de kunne udleveres.

I en undersøgelse vedrørende Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA) konkluderede Ombudsmanden, at agenturets praksis med automatisk at anbringe bestemte anmodninger om aktindsigt i en kronologisk kø uafhængigt af, om behandlingen af dem ville medføre en uforholdsmæssig stor administrativ byrde, ikke kunne betragtes som god forvaltningsskik. Ombudsmanden bemærkede, at EMA allerede er i gang med at udfase denne kø, og bad agenturet om at melde tilbage til hende om dets fremskridt.

Ombudsmanden kom ydermere med forslag til Den Europæiske Investeringsbank (EIB) om, hvordan den kan behandle anmodninger om aktindsigt. Hun bad især EIB om at vurdere anmodningerne om aktindsigt i sig selv, og ikke ud fra, om det allerede er hensigten at offentliggøre de relevante dokumenter senere, og bedre at forklare, hvordan offentliggørelse helt konkret kan undergrave interesser, der er beskyttet af gennemsigtighedsregler, når der gives afslag på aktindsigt. Ombudsmandens forslag kom efter en undersøgelse af, hvordan banken behandlede en anmodning om aktindsigt i et sammenfatningsdokument for et projekt, den finansierer, om modernisering af et elforsyningsnet i Polen. EIB svarede, at den ville sørge for at behandle anmodninger om aktindsigt i overensstemmelse med Ombudsmandens forslag.

I en undersøgelse i forbindelse med beslutningstagning på miljøområdet kritiserede Ombudsmanden Kommissionen for at have givet afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende drivhusgasemissioner fra den keramiske industri, som er indberettet under EU's emissionshandelssystem (EU ETS). Ombudsmanden var uenig i Kommissionens begrundelse, at de ønskede dokumenter ikke indeholdt flere oplysninger om emissioner til miljøet end hvad der allerede var offentligt tilgængeligt, og ligeledes i Kommissionens vurdering af, at der ikke var nogen tungtvejende offentlig interesse i at offentliggøre dokumenterne. Hun meddelte Kommissionen, at hun overvejer at gennemføre en bredere undersøgelse af, hvordan Kommissionen fortolker, hvad der henhører under begrebet miljøoplysninger og oplysninger relateret til emissioner til miljøet.

3.2. Grundlæggende rettigheder

Efter at hundredvis af mennesker druknede ud for Grækenlands kyst den 14. juni, indledte Ombudsmanden en undersøgelse på eget initiativ af Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning (Frontex) og dets rolle i forbindelse med eftersøgnings- og redningsmissioner. Ombudsmanden bad om at gennemgå en lang række dokumenter vedrørende Frontex' ansvar på dette område, herunder den formelle rapport om den pågældende hændelse (Serious Incident Report) samt rapporter om andre nylige hændelser, der havde medført et betydeligt tab af menneskeliv i Middelhavet. Ombudsmandens undersøgelsesgruppe mødtes efterfølgende med Frontex' repræsentanter i Warszawa for at få præciseret nogle af de fremlagte oplysninger. Ombudsmanden bad desuden Frontex om at fremlægge yderligere dokumenter til gennemgang.

I et andet initiativ relateret til EU-institutionernes rolle i at værne om grundlæggende rettigheder i grænseforvaltningsaktiviteter, bad Ombudsmanden om mere information om det aftalememorandum, der blev underskrevet i juli mellem EU og Tunesien. Specifikt spurgte Ombudsmanden Europa-Kommissionen, hvordan den agter at sikre respekt for menneskerettighederne i migrationsrelaterede foranstaltninger i medfør af aftalen, der giver 105 millioner euro i EU-finansiering til Tunesien til grænseforvaltning. Ombudsmanden spurgte Kommissionen, om den havde foretaget en konsekvensanalyse vedrørende menneskerettigheder forud for undertegnelsen af aftalememorandummet, og om den havde til hensigt at foretage regelmæssige analyser under gennemførelsen af aftalen. Hun spurgte desuden Kommissionen, om den havde defineret kriterier for suspendering af finansieringen, hvis menneskerettighederne ikke respekteres. I en separat undersøgelse spurgte Ombudsmanden Kommissionen, hvordan den sikrer, at EU-midler, der bevilges til Grækenland til grænseforvaltning, ikke bidrager til krænkelser af grundlæggende rettigheder.

Efter en undersøgelse vedrørende en fælles Frontex-operation i Spanien anmodede Ombudsmanden agenturet om at gøre mere for at sikre, at irregulære migranters grundlæggende rettigheder respekteres under debriefingsamtaler – samtaler, hvor der indsamles oplysninger med henblik på risikoanalyse og identifikation af personer, som er mistænkt for grænseoverskridende kriminalitet. Hun foreslog Frontex at registrere migranternes samtykke og sikre, at de informeres om deres rettigheder og deres adgang til en uafhængig klagemekanisme. Ombudsmanden foreslog ydermere, at Frontex bør insistere på, at de operationelle planer for enhver fælles grænseforvaltningsoperation i en medlemsstat omfatter adgang til retshjælp for migranter. Frontex godtog størstedelen af Ombudsmandens forslag.

Ombudsmanden glædede sig over Kommissionens beslutning om at samarbejde med lokale myndigheder om at foretage en konsekvensanalyse vedrørende grundlæggende rettigheder for EU-finansierede migrationsstyringsfaciliteter i Grækenland (multicentre for modtagelse og identifikation af migranter), offentliggøre denne analyse og gennemgå den regelmæssigt. Kommissionens engagement i disse foranstaltninger er et resultat af Ombudsmandens forslag i en undersøgelse af, hvordan Kommissionen sikrer, at de grundlæggende rettigheder i disse faciliteter respekteres.

Efter en undersøgelse af, hvordan EU-Udenrigstjenesten vurderer menneskerettighedsrisici, inden den yder støtte til ikke-EU-lande til udvikling af overvågningskapaciteter, fremsatte Ombudsmanden en række forslag til forbedring af EU-Udenrigstjenestens retningslinjer for menneskerettigheder. Disse omfatter mere information om risikoidentifikationsprocessen med en specificering af, at der skal foretages en konsekvensanalyse vedrørende menneskerettigheder i alle aktivitetens faser, og medtagelse af databeskyttelsesbestemmelser af hensyn til informationsdelinger med lokale menneskerettighedsorganisationer. I en anden undersøgelse relateret til bistand til ikke-EU-lande til udvikling af overvågningskapacitet, foreslog Ombudsmanden, at Frontex opdaterer den procedure, agenturet anvender til konsekvensanalyse vedrørende menneskerettigheder, og anvender proceduren bedre.

3.3. Etiske spørgsmål

Efter beskyldninger i slutningen af 2022 om, at lande uden for EU betalte for indflydelse i Europa-Parlamentet, havde Ombudsmanden en række drøftelser med Parlamentet om dets planer om at reformere sine etiske regler. I december glædede Ombudsmanden sig over de forbedringer, som Parlamentet havde foretaget i sin etiske ramme, såsom en mere detaljeret definition af interessekonflikter og parlamentsmedlemmernes forpligtelse til at offentliggøre møder med registrerede lobbyister og med diplomatiske repræsentanter fra lande uden for EU, men sagde, at der stadig herskede bekymring om, hvordan reglerne vil blive implementeret og håndhævet. Hun opfordrede Parlamentet til at sikre, at det har de nødvendige ressourcer og ordninger på plads til at overvåge og håndhæve de nye regler korrekt.

Efter nyheden om, at Qatar og organisationer tæt på Qatar havde betalt forretningsrejserne for en af Europa-Kommissionens generaldirektører, bad Ombudsmanden Kommissionen om oplysninger om rejseomkostninger betalt af tredjeparter siden 2021. Efter at have undersøgt de fremlagte statistikker meddelte hun, at hun ville indlede en undersøgelse for at vurdere de pågældende rejser og finde frem til, om Kommissionen havde taget passende skridt til at afbøde potentielle interessekonflikter i disse sager. Hun opfordrede også Kommissionen til som minimum at offentliggøre et sammendrag af de oplysninger, den allerede havde delt med hende i dette spørgsmål.

I 2023 undersøgte Ombudsmanden risici i forbindelse med interessekonflikter på områder som f.eks. Den Europæiske Forsvarsfond. Hun indledte en undersøgelse af, hvordan Kommissionen sikrer, at der ikke er interessekonflikter blandt de eksterne eksperter, der evaluerer Forsvarsfondens projektforslag, da Kommissionen, i modsætning til den generelle praksis for evaluering af forslag med henblik på at modtage EU-finansiering, ikke er forpligtet til at offentliggøre navnene på de eksperter, den konsulterer i forbindelse med disse projekter.

Ombudsmanden bad desuden Den Europæiske Investeringsbank (EIB) om at forbedre sine regler for interessekonflikter, efter at EIB's næstformand var blevet administrerende direktør for en national erhvervsfremmende bank i Italien. Næstformanden havde deltaget i godkendelsen af finansieringsaftaler mellem EIB og den nationale erhvervsfremmende bank i ugerne forud for sin udnævnelse som administrerende direktør. Ombudsmanden foreslog, at EIB's udvalg for etik og regelefterlevelse fik styrket sin tilsynsrolle i forbindelse med direktionsmedlemmer, der tiltræder nye stillinger andetsteds. EIB svarede, at den havde informeret sit udvalg for etik og regelefterlevelse om Ombudsmandens forslag. Den tilføjede, at udvalget nu informerer afgående direktionsmedlemmer om, at deres nye kontrakter ikke må forhindre dem i at rapportere tilbage om eventuelle interessekonflikter, der opstår i løbet af deres »afkølingsperiode« efter at have forladt stillingen.

Som led i sin analyse i en sag om potentielle interessekonflikter i forbindelse med Kommissionens tildeling af en kontrakt til et konsulentfirma inden for konkurrenceret, som skulle foretage en undersøgelse af EU's politik for virksomhedsfusioner, anså Ombudsmanden de ændringer, som Kommissionen for nylig havde foretaget i sin interne vejledning om offentlige udbud, for at være positive. Hun anførte, at den nye vejledning kunne styrke den måde, institutionen håndterer potentielle faglige interessekonflikter på i forbindelse med udbud, men at vejledningen skulle anvendes omhyggeligt. Kommissionen bragte den pågældende kontrakt til ophør i løbet af Ombudsmandens undersøgelse.

3.4. Ansvarlighed i beslutningstagning

Ombudsmanden fremsatte en række forslag til Europa-Kommissionen for at hjælpe den med at sikre større åbenhed og ansvarlighed med hensyn til den genopretnings- og resiliensfacilitet på over 700 milliarder euro, der skal hjælpe med at få EU's økonomi på fode igen efter covid-19-pandemien og de socioøkonomiske virkninger af Ruslands invasion af Ukraine. Hendes forslag går ud på at anmode Kommissionen om fortsat at offentliggøre foreløbige vurderinger af medlemsstaternes betalingsanmodninger, forbedre sin behandling af anmodninger om aktindsigt i forbindelse med genopretnings- og resiliensfaciliteten og sikre, at medlemsstater, der endnu ikke har oprettet offentlige portaler med data om større støttemodtagere, gør dette. Hun foreslog også Kommissionen at tilskynde medlemsstaterne til at offentliggøre alle støttemodtagere under genopretnings- og resiliensfaciliteten på disse offentlige portaler.

Eftersom EU i de seneste år har vedtaget en række love, der skal beskytte miljøet og forebygge klimaforandringer, har åbenhed i beslutningstagningen på dette område været i fokus i mange af Ombudsmandens nylige undersøgelser. I år offentliggjorde Ombudsmanden en oversigt over resultaterne af sin offentlige høring om åbenhed og deltagelse i EU's beslutningstagning på miljøområdet. Respondenterne identificerede problemstillinger, der gør det vanskeligt for dem at følge eller bidrage til beslutningsprocesser, herunder sen offentliggørelse af information, manglende åbenhed omkring lobbyisme og vanskelig adgang til information om drøftelser om lovforslag. Med hensyn til inddragelsen af civilsamfundet i den politiske beslutningsproces foreslog respondenterne, at Kommissionen deler foreløbige holdninger til politikker og lovgivning og anmodede om større åbenhed omkring, hvem der deltager i offentlige høringer.

På baggrund af disse resultater iværksatte Ombudsmanden en undersøgelse på eget initiativ af, hvordan Kommissionen håndterer risici i forbindelse med farlige kemikalier. Undersøgelsen ser nærmere på forsinkelser med at indføre restriktioner for at afbøde risiciene ved specifikke kemikalier, forsinkelser med at optage kemikalier på listen over stoffer, hvis anvendelse kræver forudgående godkendelse, og forsinkelser med at træffe beslutning om individuelle godkendelser og betingelser for godkendelser. Som led i undersøgelsen ser Ombudsmanden på udvalgte sager for at fastslå årsagerne til forsinkelserne samt åbenheden i processen.

Med hensyn til beslutningstagning relateret til folkesundhed opfordrede Ombudsmanden Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA) til hurtigst muligt at dele sine foreløbige planer for offentliggørelse af kliniske forsøgsdata relateret til lægemiddelvurderingsprocedurer, der blev afsluttet, mens EMA's proaktive åbenhedspolitik var suspenderet mellem 2018 og 2023. Ombudsmanden konstaterede desuden flere problemer med åbenheden i Kommissionens interaktioner med tobaksindustrien. I undersøgelsesresultaterne kritiserede hun Kommissionen for ikke proaktivt at have offentliggjort oplysninger om alle sine møder med tobakslobbyister og for ikke at have opbevaret referater af alle disse møder. Samtidig glædede Ombudsmanden sig over Kommissionens tilsagn om, at den ville foretage en yderligere vurdering af sine tjenestegrenes eksponering for lobbyvirksomhed fra tobaksindustriens side. Hun vil forsyne Kommissionen med de oplysninger, den bør formidle til ledende medarbejdere for at sikre, at vurderingen er grundig, og har anmodet Kommissionen om at rapportere tilbage til hende om resultaterne.

Efter at en civilsamfundsorganisation havde rejst betænkeligheder om ansvarlighed, indledte Ombudsmanden en undersøgelse af Kommissionens beslutning om at indskrænke offentliggørelsen af kontaktoplysninger i EU's onlinepersonalefortegnelse »Whoiswho« til blot ledende medarbejdere. Tidligere var kontaktoplysningerne på politiske medarbejdere også tilgængelige i Whoiswho.

3.5. Personalespørgsmål

Ombudsmanden gennemførte en undersøgelse af, hvordan Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) afholdt »forhåndsudvælgelsesprøver« som led i en ansættelsesprocedure for nye medarbejdere til EU. Undersøgelsen kom efter flere klager over prøverne, især i forhold til kravet om, at de udelukkende skulle foregå online. Kandidaterne nævnte tekniske problemer under prøverne og problemer med at modtage bistand fra EPSO og dets kontrahent. Ombudsmanden kom med en række forslag til forbedringer til EPSO. Bl.a. blev EPSO bedt om at foretage en omfattende vurdering af, hvordan onlineprøver kan påvirke lige muligheder, at sikre, at tekniske krav ikke stiller visse kandidater dårligere end andre, og at sikre, at kandidaterne har adgang til instruktioner om, hvordan man foretager en fejlsøgning under en prøve, og hvordan man kan klage.

Den Europæiske Unions Asylagentur (EUAA) forbedrede en udvælgelsesprocedure for eksterne eksperter efter en undersøgelse fra Ombudsmanden af, hvordan det havde behandlet en bestemt ansøgning. I løbet af undersøgelsen ændrede EUAA de proceduremæssige og organisatoriske aspekter af udvælgelsesprocessen, som virkede problematiske. Ombudsmanden var tilfreds med ændringerne.

3.6. Tilskud og kontrakter

En NGO henvendte sig til Ombudsmanden, efter at Europa-Kommissionen havde søgt at få godtgjort omkostninger forbundet med en revision af et EU-finansieret projekt om rehabilitering af torturofre. Kommissionen udstedte en debetnota til NGO'en, idet den var koordinator for projektet. De fleste af de omkostninger, der ikke blev anset for støtteberettigede, kunne imidlertid tilskrives en af projektpartnerne. Efter Ombudsmandens indgriben annullerede Kommissionen indtægtsordren på i alt knap 28 000 euro og meddelte, at den ville udstede en ny indtægtsordre til den ansvarlige projektpartner. Ombudsmanden var tilfreds med Kommissionens beslutning.

Efter at Europa-Parlamentet nægtede at give en ekstern kontraktansats spædbarn adgang til Europa-Parlamentets lokaler for at blive ammet, henvendte barnets far sig til Ombudsmanden. Klageren bemærkede, at Parlamentet giver adgang til sine egne medarbejderes børn. Ombudsmanden fandt, at reglen syntes at være uforholdsmæssig og i strid med princippet om ligebehandling. Parlamentet indvilligede i at lade den ansatte tage sit barn med ind i bygningen og sagde, at det ville ændre sine regler.

4. Prisen for god forvaltning

Ombudsmandens pris for god forvaltning 2023 hædrede det arbejde, som Den Europæiske Unions Agentur for Strafferetligt Samarbejde (Eurojust) og anklagerens kontor ved Den Internationale Straffedomstol har udført for at hjælpe med at dokumentere vigtige internationale forbrydelser og menneskerettighedskrænkelser. De to institutioner forenede deres bestræbelser på at udarbejde retningslinjer for at hjælpe civilsamfundsorganisationer med at indsamle og opbevare oplysninger på en sådan måde, at de kan bruges som bevismidler i retten.

Hovedprisvinderne blev bekendtgjort ved en ceremoni i Solvay-biblioteket i Bruxelles den 28. juni, som blev åbnet af Den Europæiske Ombudsmand, Emily O'Reilly, og Europa-Parlamentets formand, Roberta Metsola. Der blev derudover bekendtgjort fem vindere af specifikke kategorier, en vinder fundet ved offentlig afstemning, og en vinder af en særlig pris.

I sit indlæg om vindernes arbejde sagde Ombudsmanden: »At stille gerningsmændene til krigsforbrydelser og menneskerettighedskrænkelser til ansvar skaber retfærdighed for ofrene og kan have en afskrækkende effekt i fremtidige konflikter. Historien har vist, hvor vanskeligt det kan være at retsforfølge sådanne forbrydelser, hvilket er grunden til, at det er så vigtigt at finde effektive metoder til at indsamle og bevare bevismateriale.«

Der blev nomineret 57 projekter til prisen i 2023. Prisen uddeles hvert andet år og har til formål at anerkende EU-tjenestemænds arbejde, som har haft en positiv indvirkning på menneskers liv i og uden for Europa.

Et uafhængigt rådgivende udvalg vurderede nomineringerne, og Ombudsmanden valgte vinderne. Ombudsmanden indførte prisen i 2017, og dette var fjerde gang, den blev uddelt.

5. Klager og undersøgelser: Sådan hjælper vi offentligheden

Den Europæiske Ombudsmand hjælper borgere, virksomheder og organisationer, der oplever problemer med EU-administrationen. Det gør hun ved at behandle de klager, de indgiver, og søge at fremme god forvaltningsskik ved proaktivt at identificere bredere systemiske problemstillinger i EU-institutionerne.

Ombudsmanden søger konstant at forbedre kontorets interne procedurer for at sikre, at det behandler undersøgelser så effektivt som muligt, og sørge for, at klagerne får den bedst mulige betjening. I 2023 forenklede og strømlinede Ombudsmanden procedurerne for behandling af klager uden for mandatet, og for klager over, at EU-administrationen ikke svarer på e-mails eller breve. Med de nye procedurer kan Ombudsmandens kontor behandle klagerne mere effektivt, hvilket også forbedrer klagernes oplevelse.

Ombudsmandens onlineklagesystem er blevet forbedret, og er nu mere brugervenligt. Det er lettere for klagere at indgive og følge forløbet af deres klager.

Kontorets mangfoldige team af sagsbehandlere samt kontorets flersprogede websted afspejler Ombudsmandens engagement i at hjælpe dem, der søger bistand, på alle 24 officielle EU-sprog.

Selv om Ombudsmanden ikke altid er i stand til at undersøge alle modtagne klager, forsøger kontoret dog alligevel at hjælpe alle, der søger bistand, f.eks. ved at rådgive om andre klagemuligheder.

5.1. Typer af klager, og hvor de kommer fra

5.1.1. Oversigt over klager og strategiske undersøgelser

Ombudsmanden kan kun indlede undersøgelser af klager, som falder inden for hendes mandat, og som har opfyldt de nødvendige »kriterier for antagelse«, f.eks. at klageren allerede har forsøgt at løse sagen direkte sammen med den pågældende institution.

Emnerne for kontorets arbejde følger af Ombudsmandens mandat og de klager, som tegner sig for flest sager. Ud over hovedopgaven med klager gennemfører Ombudsmanden imidlertid også bredere strategiske undersøgelser og initiativer vedrørende systemiske problemstillinger i EU-institutionerne.

5.1.2. Klager, der falder uden for Ombudsmandens mandat

I 2023 håndterede Den Europæiske Ombudsmand ca. 1 500 klager, som ikke lå inden for hendes mandat, hovedsagelig fordi de ikke vedrørte EU-administrationens arbejde. Mere end 40 % af disse klager kom fra Spanien, Polen og Tyskland. Spanien alene tegnede sig for 20 %, mens de to andre lande tegnede sig for 10 % hver.

I de fleste klager henvendte folk sig til Ombudsmanden med spørgsmål vedrørende ligebehandling eller forskelsbehandling, retssager, forbrugerbeskyttelse, bankvæsen og administrativ gennemsigtighed. De klager, som lå uden for mandatet, vedrørte primært problemer med nationale, regionale eller lokale offentlige organer, myndigheder og offentlige serviceorganer samt nationale eller internationale domstole (såsom Den Europæiske Menneskerettighedsdomstol). Borgerne indgav tillige en lang række klager over private enheder, herunder banker, onlinevirksomheder og -platforme samt sundhedsinstitutioner.

Ombudsmanden modtog også klager uden for mandatet vedrørende de humanitære kriser i Ukraine og Gaza.

Selv om det samlede antal klager i forbindelse med covid-19-pandemien er faldet, var de tiltag, som de nationale myndigheder havde truffet for at overvåge og begrænse spredningen af virusset, fortsat en væsentlig kilde til klager uden for mandatet i 2023.

Andre klager uden for mandatet vedrørte EU-institutioner, men gjaldt politisk arbejde eller lovgivningsarbejde.

Ombudsmanden svarede alle borgere, der søgte bistand, på enten klagens eller det foretrukne sprog. I svarene præciserede Ombudsmanden, hvad der hørte under hendes mandat, og rådede så vidt muligt klagerne til at henvende sig til andre organer, der kunne hjælpe. Disse var især nationale og regionale ombudsmandsinstitutioner, men Ombudsmanden henviste også klagere til EU-institutioner (primært Europa-Kommissionen og Europa-Parlamentet) og netværk såsom SOLVIT og Det Europæiske Netværk af Forbrugercentre.

I tilfælde, hvor klagerne ikke var tilfredse med specifik EU-lovgivning, rådede Ombudsmanden dem generelt til at henvende sig til Europa-Parlamentets Udvalg for Andragender. Hun henviste klagere, der rejste problemstillinger vedrørende gennemførelsen af EU-retten, til nationale eller regionale ombudsmænd eller til EU-netværk som Europe Direct.

I 2022 blev der indført strømlinede skabeloner til behandlingen af klager uden for mandatet, og de gjorde det muligt for Ombudsmandens medarbejdere at besvare disse klager meget hurtigere i 2023 end i de foregående år.

5.2. Hvem blev der klaget over?

5.3. Hvad blev der klaget over?

5.4. Opnåede resultater

5.5. Indvirkning og resultater

Et af Den Europæiske Ombudsmands overordnede mål er at skabe håndgribelige forbedringer for klagerne og offentligheden i forhold til EU-administrationen. Dette gør Ombudsmanden ved at fremsætte forslag i form af løsninger, henstillinger og forslag. Ombudsmanden kan også bidrage til forbedring gennem strategiske initiativer, som ikke er formelle undersøgelser. Hun kan desuden opfordre institutioner til at bilægge sager allerede inden der fremsættes formelle løsninger, forslag eller henstillinger.

5.5.1. Acceptgrad

Acceptgraden er procentdelen af positive reaktioner på det samlede antal forslag (løsninger, henstillinger og forslag), som Ombudsmanden fremsætter. Da Ombudsmanden giver institutionerne op til seks måneder til at følge op på forslagene i hendes afgørelser ved afslutningen af undersøgelser, dækker acceptgraden for 2023 desuden sager, der blev afsluttet i 2022.

I 2022 samarbejdede EU-institutionerne tilfredsstillende med Ombudsmanden i 81 % af tilfældene. Af de 83 forslag, som Ombudsmanden fremsatte for at rette op på eller forbedre den administrative praksis, reagerede EU-institutionerne positivt på de 67.

5.5.2. Bredere indvirkning

Acceptgraden afspejler institutionernes reaktion på forslag på et bestemt tidspunkt, men viser ikke fuldt ud virkningen af Ombudsmandens arbejde over tid.

Selv om institutionerne tager positivt imod Ombudsmandens forslag eller henstillinger, tager det ofte tid for dem at indføre ændringer i deres administrative praksis. F.eks. fandt Ombudsmanden fejl eller forsømmelser i 2022 i en undersøgelse af, hvordan Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet (EFSA) behandlede en anmodning om aktindsigt i forbindelse med et forslag om at begrænse bly i ammunition. EFSA's svar på Ombudsmandens anbefalinger var positivt, og agenturet meddelte, at det ville ændre sine regler og praksis. I 2023 forbedrede EFSA derfor den måde, det håndterer aktindsigt i dokumenter på. Agenturet offentliggjorde f.eks. en vejledning for personer, som vil anmode om aktindsigt, det ændrede interne regler for at forkorte behandlingstiden for anmodninger, og begyndte at afprøve et nyt IT-værktøj for mere effektivt at håndtere anmodninger og overholde frister.

I en anden undersøgelse fra 2022 fandt Ombudsmanden, at den måde, EU-Udenrigstjenesten (EEAS) havde informeret en ekstern ekspert om, at den ville opsige hans kontrakt, udgjorde et tilfælde af fejl og forsømmelser. Året efter meddelte EU-Udenrigstjenesten Ombudsmanden, at den ville organisere informationsmøder for at skabe bedre arbejdsrelationer med de eksterne eksperter, der var ansat gennem en kontrahent.

6. Kommunikation og samarbejde

6.1. Kommunikation

Kommunikation er vigtigt for at promovere Ombudsmandens rolle og arbejde over for det bredest mulige publikum, dele vigtige opdateringer med interessenter og EU-administrationen og øge bevidstheden om emner som åbenhed, etik og ansvarlighed.

I løbet af 2023 blev vigtige undersøgelsesdokumenter gjort lettere tilgængelige ved at oprette en dynamisk sektion på websidens forside, hvor de seneste opdateringer kan ses. Navigationen på webstedet blev desuden forbedret på flere områder for at gøre det lettere at finde rundt.

For at styrke offentlighedens kendskab til den langsigtede virkning af Ombudsmandens arbejde, offentliggjorde kontoret en scrollbar webhistorie, som forklarer Ombudsmandens arbejde på flere områder, og hvilken virkning det har haft på EU-administrationen. Webhistorien blev støttet af en kampagne på de sociale medier.

Desuden blev en række videoer, der præsenterer kontorets arbejde og forklarer centrale undersøgelsesområder, offentliggjort på webstedet, herunder hjemmesiden, og promoveret på de sociale medier.

Ombudsmanden præsenterede kontorets arbejde på sin årlige pressekonference i april. På pressekonferencen præsenterede Ombudsmanden desuden en oversigt over svarene på hendes offentlige høring om åbenhed og deltagelse i EU's beslutningstagning på miljøområdet.

For at udbrede kendskabet til vinderne af prisen for god forvaltning, der uddeles hvert andet år, og for at tilskynde til udveksling af gode idéer og praksis blev en kampagne på de sociale medier omkring prisoverrækkelsen efterfulgt af en scrollbar webhistorie, der præsenterede vinderprojekterne og højdepunkterne fra arrangementet.

Ombudsmanden deltog i Det Europæiske Ungdomsarrangement (EYE2023) i Strasbourg i juni. I en udveksling med deltagerne besvarede hun spørgsmål om kontorets arbejde og om, hvor vigtig god forvaltning er for at opretholde demokratiet i EU.

Efter beskyldninger i slutningen af 2022 om, at regeringer uden for EU havde forsøgt at købe sig til indflydelse i Europa-Parlamentet, inviterede Ombudsmanden højtstående talere fra de vigtigste tilsynsmyndigheder samt Europa-Kommissionen og Parlamentet til at diskutere hullerne i opbygningen og overholdelsen af integritetsrammen. Paneldiskussionen, som fandt sted i juni, fokuserede også på forslaget om at oprette et nyt etisk organ og på, hvordan det potentielt kunne medvirke til at forbedre EU-administrationens integritet yderligere.

Med hensyn til pressedækningen af Ombudsmandens arbejde i 2023 var der en stigning på 35 % i det samlede antal presseartikler sammenlignet med året forinden, hvor 56 % af al dækning kom fra EU-lande.

I 2023 fortsatte antallet af Ombudsmandens følgere på de sociale medier med at stige, og væksten var særlig stor på LinkedIn og Instagram. Øget profilaktivitet samt et stigende antal brugere, der søger EU-relateret indhold på disse to platforme, er vigtige faktorer, der har medvirket til de positive resultater. Ombudsmandens Instagram-konto oplevede en vækst på 91 % i det samlede antal følgere (6 578 nye følgere sammenlignet med de 3 472 følgere, der kom til i 2022). På LinkedIn steg antallet af følgere med 65 % (+ 5 825 sammenlignet med de 2 990 nye følgere i 2022). På X, som er det sociale medie, hvor Ombudsmanden har flest følgere, nåede antallet op på 36 188 i december 2023, svarende til en stigning på 5 % (+ 1 757). Der sås desuden en kraftig forbedring i brugerengagementet samt en betydelig stigning i antallet af omtaler.

Endelig fortsatte Ombudsmanden og medarbejderne deres opsøgende aktiviteter ved at give interviews til pressen, deltage i videnskabelige konferencer og tale til besøgsgrupper.

6.2. Forbindelser med EU’s institutioner

6.2.1. Europa-Parlamentet

Europa-Parlamentet vælger Den Europæiske Ombudsmand i begyndelsen af hver valgperiode, hvilket gør forholdet mellem de to institutioner særligt vigtigt.

I 2023 mødtes Ombudsmanden med formanden for Europa-Parlamentet, Roberta Metsola, for at overrække kontorets årsberetning. Hun diskuterede også de integritets- og åbenhedsreformer, som EP-formanden lancerede efter beskyldningerne i slutningen af 2022 om, at ikke-EU-lande havde betalt sig til at få indflydelse i Parlamentet. Disse møder samt de regelmæssige møder, som Ombudsmanden og hendes team havde med medlemmer af Europa-Parlamentet fra hele det politiske spektrum, var afgørende for at sikre fortsat tillid og samarbejde. Ombudsmanden og medarbejderne præsenterede desuden kontorets arbejde på flere udvalgshøringer og meningsudvekslinger, f.eks. i Udvalget om Borgernes Rettigheder og Retlige og Indre Anliggender (LIBE), Udvalget om Udenlandsk Indblanding og Desinformation (ING2), Retsudvalget (JURI) og Underudvalget om Menneskerettigheder (DROI).

I september sendte Ombudsmanden en særlig beretning til Parlamentet om Europa-Kommissionens systematiske forsinkelser med behandlingen af anmodninger om aktindsigt. Parlamentet indledte efterfølgende en procedure i LIBE-udvalget til støtte for Ombudsmandens beretning. En plenarafstemning om beslutningen forventes at finde sted i begyndelsen af 2024.

6.2.2. Udvalget for Andragender

Udvalget for Andragender (PETI) er det udvalg i Parlamentet, der har ansvaret for forbindelserne med Den Europæiske Ombudsmand, da de begge arbejder for at sikre, at borgernes problemstillinger tages i betragtning på EU-plan. I 2023 fortsatte de deres samarbejde på områder som handicappede personers rettigheder og inden for rammerne af Det europæiske netværk af ombudsmænd (ENO), som PETI er medlem af.

Ombudsmanden og formanden for PETI, Dolors Montserrat, mødtes regelmæssigt i 2023, og Dolors Montserrat var også paneldeltager ved den årlige konference i Det europæiske netværk af ombudsmænd (ENO) på et møde, hvor der var fokus på valget til Europa-Parlamentet og valget af Den Europæiske Ombudsmand.

6.2.3. Europa-Kommissionen

Som den største EU-institution, der har betydelig indflydelse på millioner af borgeres liv, er det naturligt, at en stor del af klagerne til Ombudsmanden vedrører Europa-Kommissionens arbejde. Samarbejdet med Kommissionen forblev meget konstruktivt i 2023, hvor Ombudsmanden holdt møder med flere kommissærer. På personaleniveau blev der opretholdt tætte kontakter mellem Ombudsmandens kontor og Kommissionen for at sikre, at klagernes problemstillinger kunne behandles så effektivt som muligt.

6.2.4. Andre institutioner, agenturer og organisationer

Forbindelserne med forskellige dele af EU-administrationen er en integreret del af Ombudsmandens strategi »På vej mod 2024«. Kun gennem et tæt samarbejde kan der opnås en langvarig og positiv indvirkning på EU’s forvaltning. I februar afholdt Ombudsmanden et møde med formanden for Den Europæiske Revisionsret (ECA), den europæiske chefanklager og generaldirektøren for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) som forberedelse til konferencen »Opbygning af en stærkere EU-integritetsramme«, som hun arrangerede. I løbet af året mødtes Ombudsmanden desuden med formanden for Den Europæiske Centralbank (ECB) og den administrerende direktør for Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning (Frontex).

6.2.5. FN's handicapkonvention

Den Europæiske Union har underskrevet FN's konvention om rettigheder for personer med handicap (UNCRPD), et bindende internationalt menneskerettighedsinstrument, der skal fremme, beskytte og sikre muligheden for, at alle personer med handicap fuldt ud kan nyde alle menneskerettigheder og grundlæggende frihedsrettigheder på lige fod med andre, samt fremme respekten for deres naturlige værdighed.

Overholdelsen af FN's handicapkonvention i EU overvåges af EU-rammen for FN's konvention om rettigheder for personer med handicap, som Den Europæiske Ombudsmand var formand for i 2023. Som medlem af denne ramme er Ombudsmanden meget opmærksom på EU-administrationens gennemførelse af FN's konvention om rettigheder for personer med handicap.

Ombudsmanden varetog en række undersøgelser i 2023 vedrørende rettigheder for personer med handicap. I februar afsluttede Ombudsmanden sin undersøgelse af, hvordan Europa-Kommissionen anvender reglen i EU's personalevedtægt om tildeling af et dobbelt børnetilskud som hjælp til pasning af børn med handicap. Undersøgelsen viste, at anvendelsen af tærskler for graden af handicap, som automatisk udelukker visse sager fra overvejelse, er i strid med EU-administrationens forpligtelser i henhold til FN's konvention om rettigheder for personer med handicap. Ombudsmanden anmodede Kommissionen om at revidere sin tilgang. Kommissionen har siden indledt en proces for hele EU-administrationen, hvor de gældende regler skal revideres for at sikre en individuel, grundig vurdering af alle ansøgninger om denne type tilskud.

Ombudsmandens kontor præsenterede sit arbejde vedrørende rettigheder for personer med handicap ved flere arrangementer i løbet af året, bl.a. det femte Europa-Parlament for personer med handicap.

6.3. Det europæiske netværk af ombudsmænd

Det Europæiske Netværk af Ombudsmænd (ENO) er et uformelt netværk, der koordineres af Den Europæiske Ombudsmand. Det består af over 95 kontorer i hele Europa og Europa-Parlamentets Udvalg for Andragender.

Emnet for den årlige konference i Det europæiske netværk af Ombudsmænd i 2023, der blev afholdt i Europa-Parlamentet i Bruxelles, var beskyttelse af menneskerettigheder. Den første session fokuserede på migration, hvor deltagerne reflekterede over, hvordan og hvorfor migranter kommer til Europa, og den afgørende rolle, ombudsmænd spiller i at synliggøre skaderne, beskytte folks rettigheder og holde myndighederne ansvarlige. Den anden session så på brugen af AI i offentlige forvaltninger, hvor drøftelserne fokuserede på fordelene og de potentielle ulemper ved teknologien.

Gennem forespørgselsproceduren kan medlemmerne af Det europæiske netværk af ombudsmænd stille spørgsmål om EU-lovgivningen, der opstår i løbet af deres undersøgelser, hvor Den Europæiske Ombudsmand modtager ekspertsvar til dem fra EU-institutionerne. Her var emnerne i 2023 det europæiske sygesikringskort, begrænsninger af den frie bevægelighed for personer mellem EU's medlemsstater samt EU's forsikringsregler.

Da EU-kandidatlande kan blive medlemmer af netværket, blev Bosnien-Hercegovinas ombudsmandsinstitution for menneskerettigheder også medlem af Det europæiske netværk af ombudsmænd i 2023.

Den Europæiske Ombudsmand fortsatte sine regelmæssige besøg hos de nationale ombudsmænds kontorer og rejste til Warszawa i september, hvor hun mødtes med den polske vicekommissær for menneskerettigheder. Under sit ophold i den polske hovedstad besøgte hun hovedkvarteret for Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning (Frontex). Ombudsmanden var desuden hovedtaler på universitetet i Warszawa, hvor hun talte om »Den Europæiske Ombudsmand i en geopolitisk tidsalder: beskyttelse af menneskerettigheder og ansvarlighed«.

7. Ressourcer

7.1. Budget

Ombudsmandens budget er en uafhængig sektion i EU-budgettet. Det er opdelt i tre afsnit. Afsnit 1 omfatter lønninger, godtgørelser og andre udgifter til personale. Afsnit 2 dækker bygninger, inventar, udstyr og forskellige driftsudgifter. Afsnit 3 dækker udgifter i forbindelse med institutionens udførelse af generelle opgaver. De budgetterede bevillinger beløb sig til 13 212 447 euro i 2023.

For at sikre effektiv forvaltning af ressourcerne udfører Ombudsmandens interne revisor regelmæssig kontrol af de interne kontrolsystemer og de økonomiske transaktioner, kontoret udfører. Som det er tilfældet med andre institutioner, er Ombudsmanden også underlagt en gennemgang foretaget af Den Europæiske Revisionsret, som ikke afdækkede specifikke problemer i forbindelse med det revisionsarbejde, der blev udført eksternt.

7.2. Anvendelse af ressourcer

Hvert år vedtager Ombudsmanden en årlig forvaltningsplan, der fastlægger bestemte tiltag, som kontoret forventer at træffe for at opfylde målsætningerne og prioriteterne i Ombudsmandens femårige strategi »På vej mod 2024«. Den årlige forvaltningsplan for 2023 er den tredje, der er baseret på denne strategi.

Ombudsmanden har højt kvalificerede, flersprogede medarbejdere. Det betyder, at kontoret kan behandle klager på de 24 officielle EU-sprog og øge kendskabet til Ombudsmandens arbejde i hele EU. Kontorets politik for hybridarbejde er resultatorienteret og tillidsbaseret og støtter Ombudsmandens ambition om at fremme et moderne, digitalt og fleksibelt arbejdsmiljø.

I 2023 omfattede Ombudsmandens stillingsfortegnelse 75 stillinger, og derudover arbejdede der i gennemsnit ni kontraktansatte ved kontoret. 18 praktikanter opnåede erhvervserfaring ved Ombudsmandens kontor i løbet af året.

Ombudsmanden gennemførte en medarbejderundersøgelse i 2023, som viste generelt høj medarbejdertilfredshed og engagement.

Detaljerede oplysninger om ombudsmandskontorets sammensætning og de forskellige enheders opgaver findes på Ombudsmandens websted.

8. Hvordan kontakter man Den Europæiske Ombudsmand?

Pr. telefon

+33 (0)3 88 17 23 13

Pr. e-mail

eo@ombudsman.europa.eu

Postadresse

Médiateur européen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Online

• Websted ombudsman.europa.eu
• Twitter twitter.com/EUombudsman
• Instagram instagram.com/euombudsman
• LinkedIn linkedin.com/company/272026
• YouTube youtube.com/user/eotubes

Vores kontorer

Strasbourg

Besøgsadresse

Bâtiment Václav Havel (HAV)
Allée Spach
F-67000 Strasbourg

Bruxelles

Besøgsadresse

Bâtiment Froissart (FRS)
Rue Froissart 87
B-1000 Bruxelles

---

© Den Europæiske Union, 2024

Alle fotografier og billeder © Den Europæiske Union.
Gengivelse til uddannelsesmæssige og ikkekommercielle formål er tilladt med kildeangivelse.
Sat med FrutigerNext.

HTML	ISBN 978-92-9483-389-1	ISSN 1680-3906	doi: 10.2869/766036	QK-AA-24-001-DA-Q