# Registrering af tekst- og chatbeskeder, der sendes/modtages af ansatte i deres faglige kapacitet – praktiske anbefalinger til EU-administrationen
- Forfatter: Den Europæiske Ombudsmand
- Dato: 2022-07-14T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/da/doc/correspondence/da/158302)
- [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/da/158302)
---
> Disse praktiske anbefalinger kan vejlede EU-administrationen i forbindelse med registrering af tekst- og chatbeskeder i fremtiden. De er resultatet af en informationsindsamling foretaget af Den Europæiske Ombudsmand og afspejler god praksis, som hun identificerede i denne forbindelse.
> 
**EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer bør:**

* **Tage hensyn til** den **stadigt stigende brug af tekst og instant messaging i dokumentforvaltningsregler og** -praksis. Konkret indebærer dette, at beslutningen om at registrere en bestemt oplysning i administrationens dokumentstyringssystem ikke bør afhænge af mediet -- det være sig et brev, en e-mail, en tekst eller en chatbesked -- men af dets indhold.
* **Indføre teknologiske løsninger,** der gør det nemt at optage tekst- og chatbeskeder i dokumentstyringssystemer. I mellemtiden sørge for alternative måder at registrere sådanne meddelelser på.
* **Udstede klar vejledning til personalet**om, hvordan tekst- og chatbeskeder, der opfylder kriterierne for dokumentregistrering, bør udtrækkes, overføres og registreres. Alt personale, der anvender elektroniske arbejdsenheder, bør kunne forstå, hvordan man udtrækker og overfører tekst- og chatbeskeder fra meddelelsesapps eller -platforme til det relevante dokumentstyringssystem.
* **Øge personalets bevidsthed**om behovet for at sikre, at tekst- og chatbeskeder, der opfylder registreringskriterierne, udtrækkes, overføres og registreres regelmæssigt og rutinemæssigt. Ud over standardmeddelelser om intern kommunikation kan dette f.eks. ske ved at tilbyde uddannelse til eksisterende medarbejdere og som led i introduktionsprogrammer for nye medarbejdere.
* **Sørg for,** at **opbevaringsperioderne** for tekst- og chatbeskeder på elektroniske enheder, der anvendes til arbejde, **er i overensstemmelse med opbevaringspolitikken.**
* **have indført en procedure, der sikrer, at alle dokumenter, som medarbejderen er i** besiddelse af, herunder tekst- og chatbeskeder, **der opfylder registreringskriterierne, registreres, når medarbejderen** forlader virksomheden.
* **Anerkende, at arbejdsrelateret tekst og chatbeskeder er "dokumenter"** som omhandlet i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt.
* Når der behandles anmodninger om aktindsigt i dokumenter, der kan omfatte tekst- og chatbeskeder, **skal der tages hensyn til alle steder, hvor sådanne meddelelser kan lagres, herunder elektronisk udstyr,** der anvendes af personalet, og personalet skal bistås med potentielt at opbevare sådanne meddelelser i deres søgninger, f.eks. ved at give instrukser.
* **Sikre, at deres standardsøgeværktøj gør det muligt at identificere tekst- og chatbeskeder**(som sådan), når de er blevet registreret i deres dokumentstyringssystem.