- DA Dansk
Maskinoversættelser kan indeholde fejl, der potentielt gør teksten mindre klar og nøjagtig. Ombudsmanden påtager sig intet ansvar for eventuelle afvigelser. For de mest pålidelige oplysninger og den største retssikkerhed henvises der til originalversionen på engelsk, som der er linket til ovenfor.
Læs mere i vores sprog- og oversættelsespolitik.
Registrering af tekst- og chatbeskeder, der sendes/modtages af ansatte i deres faglige kapacitet – praktiske anbefalinger til EU-administrationen
Korrespondance - Dato Torsdag | 14 juli 2022
Sag SI/4/2021/MIG - Indledt den Onsdag | 30 juni 2021 - Afgørelse af Onsdag | 13 juli 2022 - Involverede institutioner Europa-Parlamentet | Rådet for Den Europæiske Union | Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning | Det Europæiske Kemikalieagentur | Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet | Det Europæiske Lægemiddelagentur | Europa-Kommissionen | Den Europæiske Centralbank - Land Frankrig
Disse praktiske anbefalinger kan vejlede EU-administrationen i forbindelse med registrering af tekst- og chatbeskeder i fremtiden. De er resultatet af en informationsindsamling foretaget af Den Europæiske Ombudsmand og afspejler god praksis, som hun identificerede i denne forbindelse.
EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer bør:
- Tage hensyn til den stadigt stigende brug af tekst og instant messaging i dokumentforvaltningsregler og -praksis. Konkret indebærer dette, at beslutningen om at registrere en bestemt oplysning i administrationens dokumentstyringssystem ikke bør afhænge af mediet – det være sig et brev, en e-mail, en tekst eller en chatbesked – men af dets indhold.
- Indføre teknologiske løsninger, der gør det nemt at optage tekst- og chatbeskeder i dokumentstyringssystemer. I mellemtiden sørge for alternative måder at registrere sådanne meddelelser på.
- Udstede klar vejledning til personalet om, hvordan tekst- og chatbeskeder, der opfylder kriterierne for dokumentregistrering, bør udtrækkes, overføres og registreres. Alt personale, der anvender elektroniske arbejdsenheder, bør kunne forstå, hvordan man udtrækker og overfører tekst- og chatbeskeder fra meddelelsesapps eller -platforme til det relevante dokumentstyringssystem.
- Øge personalets bevidsthed om behovet for at sikre, at tekst- og chatbeskeder, der opfylder registreringskriterierne, udtrækkes, overføres og registreres regelmæssigt og rutinemæssigt. Ud over standardmeddelelser om intern kommunikation kan dette f.eks. ske ved at tilbyde uddannelse til eksisterende medarbejdere og som led i introduktionsprogrammer for nye medarbejdere.
- Sørg for, at opbevaringsperioderne for tekst- og chatbeskeder på elektroniske enheder, der anvendes til arbejde, er i overensstemmelse med opbevaringspolitikken.
- have indført en procedure, der sikrer, at alle dokumenter, som medarbejderen er i besiddelse af, herunder tekst- og chatbeskeder, der opfylder registreringskriterierne, registreres, når medarbejderen forlader virksomheden.
- Anerkende, at arbejdsrelateret tekst og chatbeskeder er "dokumenter" som omhandlet i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt.
- Når der behandles anmodninger om aktindsigt i dokumenter, der kan omfatte tekst- og chatbeskeder, skal der tages hensyn til alle steder, hvor sådanne meddelelser kan lagres, herunder elektronisk udstyr, der anvendes af personalet, og personalet skal bistås med potentielt at opbevare sådanne meddelelser i deres søgninger, f.eks. ved at give instrukser.
- Sikre, at deres standardsøgeværktøj gør det muligt at identificere tekst- og chatbeskeder (som sådan), når de er blevet registreret i deres dokumentstyringssystem.