Forord

Det glæder mig at kunne præsentere dette års rapport "Putting it Right?", som vurderer, hvordan EU-institutionerne reagerede på de forslag, der blev fremsat i forbindelse med vores undersøgelser, som blev afsluttet i 2019. EU-institutionerne samarbejdede tilfredsstillende i 79 % af tilfældene i 2019, hvilket er en forbedring i forhold til det foregående år. Dette er en positiv refleksion over EU-institutionerne, som søgte at forbedre deres administrative praksis.

Institutionerne reagerede positivt på 93 ud af de 118 forslag, vi fremsatte for at korrigere eller forbedre deres administrative praksis. Ud af de 17 institutioner, som vi fremsatte forslag til, reagerede 10 tilfredsstillende på alle de løsninger, forslag og anbefalinger, vi foreslog. Selv om ikke alle institutioner reagerede på alle vores forslag på en tilfredsstillende måde, øgede disse forslag ikke desto mindre deres bevidsthed om bekymringer over deres praksis. Dette bør i sig selv bidrage til en øget følsomhed over for, hvad offentligheden forventer, og i sidste ende til en bedre forvaltning.

Selv om tallet på 79 % tager højde for institutionernes svar på mine forslag på et bestemt tidspunkt, tager det ikke fuldt ud højde for virkningen af vores arbejde over tid. Derfor ser dette års rapport også på den bredere virkning af Ombudsmandens undersøgelser og initiativer.

Denne virkning omfatter f.eks. ændringer i forbindelse med initiativer, som jeg tog uden at indlede en undersøgelse, eller spørgsmål, der blev løst af institutionerne, mens en ombudsmandsundersøgelse var i gang. Det er imidlertid afgørende, at den også omfatter resultaterne af visse undersøgelser, hvor virkningen først var tydelig, efter at undersøgelsen var afsluttet. Nogle af vores forslag er vidtrækkende, indebærer en betydelig indsats og kan indebære en reform af de procedurer og den praksis, der har været gældende i årtier. I andre tilfælde kan et igangværende eksternt momentum, efter at en undersøgelse er afsluttet, på et senere tidspunkt føre til ændringer, selv om institutionen i første omgang kan have reageret negativt på et forslag.

EU-administrationen klarer sig generelt godt, og jeg vil gerne tro, at vi alle har set fordelene ved det i dette vanskelige år, der er præget af covid-19-krisen. Jeg har forsøgt at anerkende nogle af disse gode administrative praksisser gennem "prisen for god forvaltning", som afholdes hvert andet år, og jeg ser frem til at gøre det igen i 2021.

 

Emily O'Reilly
(flertydig)

 

Indberetning

1. Indledning

Denne rapport redegør for, hvordan EU-institutionerne ^[1] reagerede over for Ombudsmanden i sager, der blev afsluttet i 2019. Ombudsmanden kan fremsætte forslag i form af løsninger, henstillinger og forslag. Ombudsmanden kan også fremme forbedringer gennem strategiske initiativer, som ikke er formelle undersøgelser, eller tilskynde en institution til at bilægge en sag, selv før der fremsættes et formelt løsningsforslag eller en formel henstilling.

I afsnit 2 forklares Ombudsmandens løsninger, henstillinger og forslag. Den ser på resultatet af Ombudsmandens arbejde og vurderer, i hvilket omfang EU-institutionerne accepterer Ombudsmandens forslag.

I afsnit 3 analyseres den kvalitative virkning af Ombudsmandens arbejde, som ikke kan måles ved hjælp af statistikker. Dette omfatter f.eks. ændringer som følge af strategiske initiativer eller spørgsmål, der blev løst af institutionerne, mens en ombudsmandsundersøgelse var i gang. I dette afsnit ses der også på resultatet af undersøgelser, hvor virkningen først var tydelig, efter at undersøgelsen var afsluttet.

Begge afsnit indeholder resuméer af sager, der kræver en "særlig omtale" som ledende eksempler.

2. Resultater i ombudsmandssager

Ombudsmanden hjælper enkeltpersoner, virksomheder og sammenslutninger, der har problemer med en EU-institution ^[2]. Samtidig tjener Ombudsmanden den bredere offentlige interesse ved at hjælpe institutionerne med at forbedre kvaliteten af den service, de yder. Ud over at undersøge klager kan Ombudsmanden også indlede undersøgelser på eget initiativ.

Ombudsmanden kan kræve, at institutionen fremlægger oplysninger, inspicerer sine sagsakter og indhenter vidneudsagn fra sine ansatte. Disse beføjelser er fastsat i Ombudsmandens statut ^[3] (»statutten«). Ombudsmanden kan, når det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt, opfordre institutionen til at revidere sin holdning, yde erstatning eller foretage generelle ændringer for fremtiden. Hvis institutionens svar på en konstatering af fejl eller forsømmelser er utilfredsstillende, kan Ombudsmanden henlede den politiske opmærksomhed på en sag ved at udarbejde en "særberetning" til Europa-Parlamentet.

a. Samarbejde om afsluttede sager i 2019

 

Andelen af accepterede svar er procentdelen af positive svar på det samlede antal forslag (løsninger, henstillinger og forslag) fra Ombudsmanden.

Der var en samlet acceptrate på 79 % med Ombudsmandens forslag i sager, der blev afsluttet i 2019. Det vil sige, at institutionerne reagerede positivt på 93 ud af 118 forslag, som Ombudsmanden fremsatte for at korrigere eller forbedre deres administrative praksis ^[4].

Satsen varierer fra institution til institution. Ud af 17 institutioner havde 10 en godkendelsesprocent på 100 % i 2019. Kommissionen, som tegner sig for de fleste af de sager, hvor Ombudsmanden fremsatte forslag på grund af størrelsen af sin administration, havde en acceptrate på 75 %.

Tabel 1 - Samlet accept af Ombudsmandens forslag pr. institution:

Institution	Løsninger, anbefalinger og forslag	Tilfredsstillende svar
Europa-Parlamentet	2	0
Europa-Kommissionen	71	53
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig	5	4
Det Europæiske Asylstøttekontor	5	5
Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur	1	1
Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning	5	5
Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse	1	1
Det Europæiske Kemikalieagentur	3	3
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse	1	1
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil	6	5
Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet	1	1
Den Europæiske Investeringsbank	3	2
Det Europæiske Lægemiddelagentur	4	4
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor	7	6
Den Europæiske Værdipapir- og Markedstilsynsmyndighed	1	1
Den Europæiske Unions Agentur for Cybersikkerhed	1	1
Forvaltningsorganet for Innovation og Netværk	1	0
I alt	118	93

b. Løsninger

Hvis Ombudsmanden mener, at en klage kan løses hurtigt, kan hun fremsætte et løsningsforslag til den pågældende institution på grundlag af statuttens artikel 3, stk. 5 ^[5].

EU-institutionerne accepterede 6 ud af 10 løsninger foreslået af Ombudsmanden i sager, der blev afsluttet i 2019 ^[6].

Tabel 2 - Institutionernes accept af løsningsforslag:

Institution	Løsninger	Tilfredsstillende svar
Europa-Kommissionen	5	2
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig	1	0
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse	1	1
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil	1	1
Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet	1	1
Den Europæiske Værdipapir- og Markedstilsynsmyndighed	1	1
I alt	10	6

Figur 2 - En accept af løsningsforslag pr. institution:

 

Eksempler på positivt samarbejde:

Sag 860/2018/THH om Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritets afslag på aktindsigt i interesseerklæringer fra mellemledere En undersøgelse af Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritets (EFSA's) afslag på at give aktindsigt i interesseerklæringer fra mellemledere førte til, at EFSA vedtog en ny gennemsigtighedspolitik på dette område. I henhold til den reviderede politik offentliggør EFSA interesseerklæringer fra alle ledende medarbejdere. EFSA fulgte også Ombudsmandens anmodning om at offentliggøre interesseerklæringerne fra sin ledende forsker, ledende videnskabskoordinator og ledende politisk rådgiver. Ombudsmanden glædede sig også over, at EFSA har indført et passende system til behandling af anmodninger om aktindsigt.

Sag 357/2019/FP om Den Europæiske Værdipapir- og Markedstilsynsmyndigheds afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende kontakter med interessenter En akademiker klagede til Ombudsmanden, efter at Den Europæiske Værdipapir- og Markedstilsynsmyndighed (ESMA) havde tilbageholdt aktindsigt i visse dokumenter vedrørende møder, den havde haft med repræsentanter for industrien om et bestemt spørgsmål. Ombudsmanden undersøgte sagen og fandt, at ESMA havde interne notater om disse møder, som den burde have overvejet at offentliggøre. Efter Ombudsmandens undersøgelse fremlagde ESMA dele af otte dokumenter. Ombudsmanden anmodede også om, at ESMA i fremtiden angiver, om dens onlinebibliotek med oplysninger til offentligheden indeholder detaljerede optegnelser over dens møder med lobbyister.

c. Anbefalinger

Ombudsmanden kan fremsætte formelle henstillinger, når hun konstaterer fejl eller forsømmelser. Hvis henstillingen accepteres, afslutter Ombudsmanden sagen og hilser dette samarbejde velkommen. Hvis henstillingen afvises af institutionen, kan Ombudsmanden afslutte sagen ved at bekræfte sin konstatering af fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden kan forelægge en særlig beretning for Europa-Parlamentet om enhver undersøgelse, der afsluttes med en konstatering af fejl eller forsømmelser, som Ombudsmanden anser for at være af bredere væsentlig offentlig interesse.

Som i de foregående år er acceptraten for formelle henstillinger i 2019 klart lavere end for Ombudsmandens løsningsforslag og -forslag. Dette skyldes muligvis, at henstillingerne er baseret på konstatering af fejl eller forsømmelser. Når en undersøgelse når dette punkt, kan holdninger være blevet forankret, hvilket gør det vanskeligere at nå et positivt resultat.

Tabel 3 - Accept af henstillinger pr. institution:

Institution	Anbefalinger	Tilfredsstillende svar
Europa-Parlamentet	2	0
Europa-Kommissionen	13	3
Den Europæiske Investeringsbank	3	2
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor	3	2
Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning	2	2
Den Europæiske Unions Agentur for Cybersikkerhed	1	1
Forvaltningsorganet for Innovation og Netværk	1	0
I alt	25	10

Eksempler på positivt samarbejde:

Sag 758/2017/MDC om sprogpolitikken for Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning (Frontex) Sagen vedrørte en anmodning om at få udleveret et dokument på italiensk fra Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning (Frontex). Ombudsmanden undersøgte Frontex' sprogpolitik i sin eksterne kommunikation og anbefalede, at Frontex stiller generelle oplysninger til rådighed på sit websted på alle officielle EU-sprog. Hun anbefalede også, at Frontex offentliggør sin sprogpolitik på sit websted på alle officielle EU-sprog. Frontex accepterede hendes anbefalinger.

Sag 723/2018/AMF om, hvordan Den Europæiske Unions Agentur for Net- og Informationssikkerhed håndterede en udbudsprocedure med henblik på tilrettelæggelse af et arrangement En spansk virksomhed klagede til Ombudsmanden, efter at Den Europæiske Unions Agentur for Net- og Informationssikkerhed (ENISA) ikke havde besvaret de spørgsmål, den havde stillet i forbindelse med udarbejdelsen af sit bud på en kontrakt, selv om ENISA havde besvaret spørgsmål fra en anden tilbudsgiver. Ombudsmanden fandt, at der var tale om fejl eller forsømmelser, og anbefalede, at ENISA kompenserede klageren for den tid og de ressourcer, der var investeret i udarbejdelsen af buddet. ENISA accepterede Ombudsmandens forslag og tilbød virksomheden en "ex-gratia"-betaling på 2 500 EUR. Klageren var tilfreds med resultatet, og Ombudsmanden afsluttede sagen.

d. Forslag

Forslag til forbedringer har til formål at sikre systemiske forbedringer i EU-forvaltningen. De træffes enten i den afgørelse, hvorved sagen afsluttes, eller på et tidligere tidspunkt i undersøgelsen.

I alt 83 forslag blev fremsat i sager, der blev afsluttet i 2019.^[7] Opfølgningen på forslag var tilfredsstillende i 93 % af sagerne, hvilket er højere end sidste års sats på 82 %.

Tabel 4 - Accept af forslag pr. institution:

Institution	Forslag	Tilfredsstillende svar
Europa-Kommissionen	53 [8]	48
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig	4	4
Det Europæiske Asylstøttekontor	5	5
Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur	1	1
Det Europæiske Agentur for Grænse- og Kystbevogtning	3	3
Det Europæiske Center for Udvikling af Erhvervsuddannelse	1	1
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil	5	4
Det Europæiske Kemikalieagentur	3	3
Det Europæiske Lægemiddelagentur	4	4
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor	4	4
I alt	83	77

Figur 4 - Accept af forslag efter institution:

 

Eksempler på positivt samarbejde:

Sag 1139/2018/MDC om eksperters adfærd under samtaler med asylansøgere arrangeret af Det Europæiske Asylstøttekontor Ombudsmanden behandlede en sag om, hvordan Det Europæiske Asylstøttekontor (EASO) gennemførte en samtale med en asylansøger. Klageren, NGO Advocates Abroad, gav udtryk for alvorlig bekymring over interviewet med en asylansøger, som efterfølgende blev udvist. EASO erkendte, at intervieweren havde foretaget en uhensigtsmæssig afhøring, og at der havde været problemer med fortolkningen. Efter Ombudsmandens forslag bekræftede EASO, at det var i færd med at oprette en klagemekanisme. Den sagde også, at den straks og systematisk ville underrette de nationale myndigheder, hvis den opdager, at der er begået betydelige fejl under samtaler med asylansøgere.

Sag 417/2018/JF om, hvordan Europa-Kommissionen behandlede påstande om krænkelser af menneskerettighederne i et hjem for personer med handicap, der medfinansieres af EU Ombudsmanden behandlede en klage over, hvordan Europa-Kommissionen behandlede påstande om krænkelser af menneskerettighederne i et hjem for personer med handicap i Ungarn, som blev medfinansieret af EU. Hun udtrykte bekymring over, at Kommissionens fortolkning af en central bestemmelse i FN's konvention om rettigheder for personer med handicap (UNCRPD) om en uafhængig tilværelse var i strid med fortolkningen i det FN-organ, der er ansvarligt for overvågningen af UNCRPD. Som svar på Ombudsmandens forslag indvilligede Kommissionen i at lægge særlig vægt på at sikre, at der tages tilstrækkeligt hensyn til UNCRPD under udarbejdelsen og gennemførelsen af EU's finansieringsprogrammer.

3. Positiv indflydelse

I denne beretning registreres accepten af Ombudsmandens forslag på et bestemt tidspunkt. En måling af virkningen af Ombudsmandens arbejde kræver imidlertid, at man går ud over den kvantitative acceptrate.

Ombudsmandens undersøgelser kan rejse vanskelige spørgsmål og henlede opmærksomheden på systemiske og vidtrækkende spørgsmål. Det kan tage tid at løse disse problemer, hvilket betyder, at nogle positive ændringer ikke kan afspejles i de årlige tal.

Virkningen kan også opnås ved at øge debatten om et emne. Ombudsmandens arbejde kan sammen med Parlamentet, civilsamfundet og mange andre have en vigtig "afskrækkende virkning" med hensyn til at forebygge fejl eller forsømmelser. Institutionerne er klar over, at administrative foranstaltninger, der ikke lever op til de høje standarder, som offentligheden forventer, kan give anledning til en ombudsmandsundersøgelse eller en bredere kontrol. I denne henseende afspejler statistikkerne ikke fuldt ud virkningen af Ombudsmandens arbejde.

Endelig viser acceptprocenten ikke, hvor eller hvor ofte Ombudsmandens undersøgelser foranlediger øjeblikkelige ændringer fra institutionerne, selv før Ombudsmanden fremsætter et formelt forslag. Sådanne undersøgelser anses for at være "afviklet" af institutionerne.

a. Virkninger over tid

Nogle af de ændringer, som Ombudsmanden anmoder institutionerne om at foretage, er vidtrækkende, indebærer en betydelig indsats og kan indebære en reform af de procedurer og den praksis, der har været gældende i årtier. Sådanne ændringer tager tid og kan forekomme for sent til at blive medtaget i Ombudsmandens årlige beregninger.

I andre tilfælde fokuserer det pres, der udøves af en bestemt undersøgelse, større offentlig opmærksomhed på et spørgsmål, og dette kan igen på et senere tidspunkt føre til, at et negativt svar på et forslag vendes.

Eksempler:

Fælles sag 488/2018/KR og 514/2018/KR om Europa-Kommissionens udnævnelse af en ny generalsekretær I Ombudsmandens undersøgelse af den proces, der førte til udnævnelsen af Kommissionens højeste tjenestemand, anmodede hun Kommissionen om at indføre en særlig procedure for udnævnelse af dens generalsekretær. Selv om Kommissionen oprindeligt nægtede at acceptere Ombudsmandens henstilling, gjorde den efterfølgende, som Ombudsmanden anbefalede, hen imod udgangen af 2019 ved at indlede en særlig udnævnelsesprocedure for stillingen som generalsekretær, herunder et stillingsopslag og en veldefineret tidsplan.

 

b. Strategiske initiativer

Ombudsmanden kan vælge at forfølge strategisk vigtige emner uden at iværksætte en undersøgelse ved at indlede et såkaldt "strategisk initiativ"^[9]. Formålet med disse initiativer er at udveksle forslag med institutionerne om vigtige emner, at henlede opmærksomheden på spørgsmål af offentlig interesse eller at finde ud af mere om et bestemt spørgsmål, inden det besluttes, om det er nødvendigt at indlede en undersøgelse.

I 2019 indledte Ombudsmanden to ^[10] strategiske initiativer og afsluttede elleve.

Eksempel:

Strategisk initiativ med Europa-Kommissionen om forhandlingerne om Det Forenede Kongeriges udtræden af EU (SI/1/2017/KR) Inden brexitforhandlingerne begyndte, skrev Ombudsmanden til Kommissionen og Rådet og opfordrede til proaktiv offentliggørelse af centrale forhandlingsdokumenter. I 2019 afsluttede Ombudsmanden det toårige initiativ til overvågning af brexitforhandlingerne ved at rose den generelt høje grad af gennemsigtighed. Hun opfordrede indtrængende Europa-Kommissionen og Rådet til at opretholde disse standarder i eventuelle fremtidige forhandlinger om forholdet mellem EU og Det Forenede Kongerige. De positive skridt fra Kommissionens "brexittaskforce" omfattede offentliggørelse af over 100 forhandlingsdokumenter, offentliggørelse af chefforhandlerens kalender og kun møder med registrerede lobbyister. Rådet offentliggjorde også forhandlingsdirektiverne og de vejledende principper om gennemsigtighed.

c. Afgjorte sager

Ombudsmanden kan afslutte en undersøgelse på et tidligt tidspunkt uden at foreslå en løsning, hvis institutionen spontant løser problemet eller afhjælper eventuelle fejl eller forsømmelser efter at være blevet underrettet om problemet.

I 2019 fandt Ombudsmanden, at institutionerne havde taget de nødvendige skridt til at løse sagen på denne måde i 178 sager.

Eksempel:

Sag 279/2018/JN om Europa-Kommissionens beslutning om at inddrive midler fra en virksomhed, der har deltaget i et EU-finansieret projekt i Namibia Klagen vedrørte en tysk virksomhed, der deltog i et EU-finansieret projekt om forbedring af Namibias nationale myndigheders kapacitet til at forvalte EU-midler og -programmer. Virksomheden henvendte sig til Ombudsmanden, efter at Europa-Kommissionen havde inddrevet ca. 100 000 EUR fra den efter en revision. Mens Ombudsmandens undersøgelse var i gang, henvendte Kommissionen sig til både klageren og de namibiske myndigheder for at finde en løsning. Da de namibiske myndigheder påtog sig et delvist finansielt ansvar, tilbagebetalte Kommissionen næsten hele det beløb, den tidligere havde inddrevet, til klageren.

4. Konklusioner

I et klart flertal af de undersøgelser, der var omfattet af dette års gennemgang, svarede institutionerne tilfredsstillende på Ombudsmandens forslag. Selv om institutionerne i høj grad accepterer løsningsforslag og -forslag, er dette imidlertid ikke tilfældet for henstillinger. Dette kan skyldes, at institutionerne på det tidspunkt, hvor undersøgelserne når det punkt, hvor Ombudsmanden fremsætter en formel henstilling, er mindre åbne over for at ændre deres holdning. Dette gælder navnlig for klager vedrørende forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i dokumenter, hvor institutionen allerede har truffet en formel afgørelse som svar på klagen "genfremsat begæring".

Som beskrevet ovenfor afspejler acceptraten imidlertid ikke alle institutionernes bestræbelser på at forbedre deres forvaltning og behandle spørgsmål, der rejses i Ombudsmandens undersøgelser. Ombudsmanden forsøger at anerkende nogle af disse gode administrative praksisser gennem "prisen for god forvaltning", som afholdes hvert andet år.

Ombudsmanden vil fortsat samarbejde med institutionerne om at skabe forandringer, både umiddelbart som svar på individuelle klager og mere generelt over tid.

 

[1] For at gøre det kort bruger denne rapport udtrykket "institution" til at henvise til alle EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer.

[2] Artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde giver Ombudsmanden beføjelse til at undersøge tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af EU-institutionerne med undtagelse af Den Europæiske Unions Domstol under udøvelsen af dens domstolsfunktioner.

[3] Europa-Parlamentets afgørelse 2008/587 af 18.6.2008 om ændring af afgørelse 94/262 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EUT 2008, L 189, s. 25).

[4] Statistikkerne i denne rapport omfatter ikke sag 1946/2018/KR og 757/2017/PB, hvor vi afventer svar fra henholdsvis Generalsekretariatet for Rådet og Tjenesten for EU's Optræden Udadtil.

[5] I statuttens artikel 3, stk. 5, hedder det: "Ombudsmanden søger så vidt muligt sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ at finde en løsning, der kan bringe den pågældende fejl eller forsømmelse til ophør og imødekomme klagen."

[6] For at undgå dobbelttælling omfatter statistikkerne ikke et løsningsforslag i sag 805/2018/MIG, som blev efterfulgt af en henstilling.

[7] De fem forslag til Rådet i sag 1946/2018/KR og de tre forslag til EU-Udenrigstjenesten i sag 757/2017/PB blev ikke medregnet, fordi institutionerne endnu ikke har besvaret dem.

[8] I undersøgelse OI/3/2017/NF om Kommissionens håndtering af "svingdørssituationer" vedrørende EU-ansatte fremsatte Ombudsmanden 25 forslag, hvoraf 21 blev accepteret af Kommissionen. 

[9] Yderligere oplysninger om Ombudsmandens strategiske initiativer findes på følgende link: https://www.ombudsman.europa.eu/da/strategic-issues/strategic-initiatives.

[10] Dette omfatter det strategiske initiativ SI/4/2018/TE, der blev indledt i december 2019, efter at rapporten "Sæt det rigtigt" fra 2018 blev offentliggjort.